Archivo capitulo 10
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Administración y control de un
archivoAlejandra Andrade Ricardo Durán César García Paola Rivas
Capítulo 10página 101
manejo de un archivoEn una oficina nos encontramos con diferentes tipos de archivo y diferente volumen de documentos y por lo consiguiente de archivos.
oficina pequeña
- la secretaria escribe una carta o documento en la computadora y envía una copia. y la manda a una carpeta. Si lleva un correlativo se imprime y se archiva.
- La secretaria escribe la carta o documento en una máquina, la envía y archiva la copia correspondiente.
- Cuando recibe la correspondencia, la tramita y luego la archiva.
- si solamente se usa una computadora, deberá pasarla por el escáner para archivarla en la debida carpeta.
oficina por departamentos
-El volumen de correspondencia puede ser mayor por consiguiente cada departamento controla su propio archivo.
oficina con archivo centralizado
-El volumen de correspondencia puede ser mayor por consiguiente cada departamento controla su propio archivo.
Control de los documentos de un archivo
Se le llama Sistema de Cargo. La Secretaria o el Archivero son los responsables del control de los documentos y de confidencialidad, por ello cuidará lo siguiente:- Si tiene sus archivos en un computador, al dejar
su puesto, su computadora estará bloqueada.- Si imprime un documento será de
confidencialidad. - Puede prestarse el documento a quien esté
autorizado.
SISTEMA DE CARGO PARA ARCHIVOS FÍSICOS
Pasos Principales:El solicitante debe llenar un formulario“Cargar” o dar la responsabilidad a alguien del documentoQuien administre el archivo deberá controlar el documentoSi el formulario no hubiese sido llenado por el solicitante, el encargado lo hará y conseguirá la firma requerida
INFORMACIÓN DE FORMULARIO DE SOLICITUD
DocumentoAsuntoFecha de DocumentoSolicitanteCargoNúmero de Páginas
Eliminación de DocumentosClases de Documentos
● Documentos vitales: Son irreemplazables y nodeben ser destruidos. Ejemplo: Títulos, Actas, Acciones, Escrituras, etc.
● Documentos Importantes: Son difíciles de reemplazar. Se logra con esfuerzo, tiempo y trabajo, y deben estar protegidos y cuidados. Ejemplo: Planos, Patentes, Nombramiento.
● Documentos Útiles: Pueden destruirse después de un cierto tiempo. En Guatemala la ley indica que deben guardarse cinco años. Ejemplos: Cheques, Estados de Cuenta, Inventarios, Registros contables.
● Correspondencia Normal: Es más importante que la correspondencia de rutina. y se debe guardar los documentos por uno o dos años.
● Correspondencia de Rutina: Asuntos que se resuelven a diario. Y pueden guardarse tres o cuatro meses. Ejemplo: Solicitudes de entrevistas, solicitudes de ayuda, Invitaciones, Etc.
❖ Si son de contabilidad de la empresa, deben guardarse 5 años.
Pasos Previos a la eliminación:Para eliminar papeles o documentos son necesarios varios pasos:❏ Saber con qué frecuencia utilizas estos
documentos.❏ Obtener por escrito la autorización de la
eliminación.❏ Eliminación física.
Para decidir qué vamos a eliminar
● preparar la lista de documentos a eliminar. la autorizará una persona de alta jerarquía de la empresa.
● algunas empresas tienen un comité de archivo que toma las decisiones de manejo de los documentos en cuenta de la eliminación.
● Otras empresas tienen la política que una persona tiene la autorización de decidir cuánto tiempo se guardará el archivo.
Eliminación física❖ pueden hacerse de varias maneras dependiendo de la
confidencialidad de los documentos.
➢ Muy Confidenciales:➔ Deben destruirse por medio de una máquina
trituradora.
➢ No confidenciales: ➔ Pueden venderse para reprocesadoras. Pueden
descartarse en bolsas para basura. puede usarse de ambos lados.
Materia Pendiente● En toda oficina se encuentra documentos
pendientes.● Estos documentos pueden guardarse en una
canasta llamada “PENDIENTE”● Es mejor llevar un control de estos archivos
porque pueden hacer que se confundan con archivos pendientes.
● Y para llevar este control se encuentran dos formas y son:
Forma #1● Se puede poner una guía con la
Palabra pendiente.● También se puede comprar un juego de
guías para los 31 días del mes.● También se puede elaborar una
carpeta llamada “OTROS MESES”
Forma #2● Se coloca en una gaveta de un archivo
con el título de “PENDIENTES”● Se crean tarjetas con el nombre, la
fecha, y la fecha probable de solución.● Es necesario revisar cada día el
tarjetero.
EJEMPLO
Nombre o Asunto: Camacho José
Fecha probable de atención: 5 de Octubre
Asunto:Solicitud de licencia para
apertura de panadería