Archivo de la nación

ARCHIVO DE LA NACIÓNEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ES EL ARCHIVO NACIONAL DE COLOMBIA. ES UN ESTABLECIMIENTO PÚBLICO DEL GOBIERNO NACIONAL COLOMBIANO QUE PROMUEVE LA CONSERVACIÓN Y CONSULTA DEL LEGADO DOCUMENTAL NACIONAL Y PONERLO AL SERVICIO DE LA COMUNIDAD. ES LA CABEZA DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Y ESTÁ ADSCRITA AL MINISTERIO DE CULTURA. SU SEDE EN BOGOTÁ ES UNA EDIFICACIÓN INAUGURADA EL 1 DE SEPTIEMBRE DE 1992. ES OBRA DEL ARQUITECTO ROGELIO SALMONA, QUIEN FUE PREMIADO EN LA BIENAL DE ARQUITECTURA DE 1994.

Clasificación de documental a Clasificación: Es la labor intelectual y

física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, ésta puede ser:

• Clasificación de Fondos • Clasificación de Secciones y Subsecciones • Clasificación de Series y Subseries • Se hace en grupos jerárquicos, llamados

fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación.

Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original.

Tabla de retención de documento

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tipos de archivos

e entiende bajo el concepto de archivo a todos aquellos espacios físicos en los que una persona, institución, agrupación o comunidad destina para almacenar de forma organizada una serie de documentos, con el objeto de poder conservarlos para una futura recuperación y hacerlo de la forma más rápida posible.

Con el avance de la informática, el concepto de archivo fue tomado para designar una serie de datos o información en formato digital y que puede ser recuperado desde alguna PC o dispositivo informático.

foliación El presente documento tiene como propósito

ofrecer algunas recomendaciones generales sobre

foliación en documentos de archivo. Esta actividad, imprescindible en los procesos de

organización archivística, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una

unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última

como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad

documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el

respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.

Instrumentos (físicos) Un archivo es la memoria colectiva de una

empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todosestén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar.El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato