Archivos alcalá tema 1
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PRINCIPIOS GENERALES DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y
ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS. LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN
Alcalá de Henares10 de diciembre de 2010Jose Luis Muñoz [email protected]@yahoo.es
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Principios generales de organización de fondos
La organización de un archivo responde a la necesidad de:– Proporcionar una estructura lógica al fondo.– Facilitar la organización de los documentos.– Organizar el fondo de un archivo.
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Definición
“Operación archivística que agrupa los documentos individuales en unidades inteligibles” (DTA).
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Principio de procedencia I
Es el primer fundamento teórico de la Archivística. Consiste en reunir los documentos por fondos y
organizarlos de acuerdo a un orden determinado. Teóricos:
– Natalis de Wally (1841).– Von Seybel (1881).– Muller, Feith y Fruin (1898).
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Principio de procedencia II
Ventajas: – Protege la integridad de los documentos (se
refleja en su ordenación).– Proporciona una guía para ordenar, describir y
analizar los documentos.– Facilita la identificación del órgano productor.– Reconstruye la organización jerárquica de la
Entidad productora.
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Críticas
Detractores: Papritz. Lodolini, es un sistema objetivo, el resultado
será siempre el mismo (independientemente del archivero).
Cruz Mundet: proporciona una base segura para el trabajo de clasificación y ordenación.
Los archiveros españoles lo consideran válido, aceptado por la gran mayoría.
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Sistemas de clasificación y ordenación de documentos
Clasificación: consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante clases, de acuerdo a los principios de procedencia y orden original.
“Operación archivística que establece las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional de un Archivo siguiendo el principio de procedencia” (DTA).
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Criterios a seguir
Reconocer grandes grupos documentales Clasificar. Poner en orden (siguiendo otro criterio:
topográfico, cronológico o alfabético).
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Sistemas de clasificación
Funcional: deriva de las funciones y trámites de la entidad productora.
Orgánica: refleja la estructura orgánica de la institución.
Materias: establece las agrupaciones documentales de acuerdo a los asuntos o materias de los que tratan.
Mixto: combina la orgánica y la funcional.
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Ventajas de la clasificación
Acelera la recuperación de la información. Ahorra espacio en el almacenamiento físico. Archiva los documentos con unos criterios
uniformes.
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Características
Será sencilla. Flexible. Eficaz.
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Ordenación
“Operación archivística que establece las secuencias dentro de las categorías y grupos en las distintas series a partir de diferentes criterios” (DTA).
Objetivo: facilitar la recuperación de la información, su localización e instalación en los depósitos.
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Tipos
Cronológico: por fecha. Alfabético: según el abecedario.
– Alfabético-Onomástico: apellidos, nombre.– Alfabético-Geográfico: lugares.– Materias: asuntos o temas.– Organismos: instituciones, centros u oficinas.
Numérico: del 1 en adelante. Alfanumérico: combina letras y números.
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Labores relacionadas con la ordenación
Desdoble Signaturación y sellado Datación Numeración y foliación Agregación
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Cuadro de clasificación
“Instrumento de consulta que refleja jerárquica y funcionalmente la organización del fondo clasificado según el principio de procedencia” (DTA).
Se elabora a posteriori, va de lo general a lo particular.
Holmes (1964), habla de 5 agrupaciones documentales: Archivo, Fondo, Serie, Expediente y Documento.
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Desarrollo de un cuadro
El cuadro se debe realizar para un fondo concreto, de acuerdo al principio de procedencia.
Se desarrolla en los siguientes niveles: Sección, Subsección y Serie.
No es posible llegar a un sistema CDU como en bibliotecas.
Siempre normalizado.
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Resultados
Permite seguir la evolución orgánica de cada Entidad administrativa.
Elaborar diversos instrumentos (IDDs). Establecer criterios para una correcta
clasificación y ordenación de las series. Facilitar la normalización. Realizar una correcta valoración.
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Elaboración del Cuadro
Analizar la estructura orgánica de la institución. Analizar las funciones y competencias de cada una de las
unidades administrativas que la forman. Con el estudio de (funciones y competencias), se logra la
identificación de cada una de las series documentales. Ideal: emplear un sistema de clasificación orgánico y funcional
ya que es más flexible (recoge las funciones generales y específicas).
Valorar siempre que el principal problema que encontraremos será la creación, supresión o modificación de las unidades y organismos que componen una institución.
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Bibliografía básica
Cruz Mundet, J.R.: Manual de Archivística Diccionario de Terminología Archivística. Molina Nortés, J.: Técnicas de Archivo y
Tratamiento de la documentación administrativa.
Roberge, M.: La classification universelle des documents administratifs.
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Recursos informáticos
Guía del Archivo Universitario de la Universidad de Alcalá ISAD (G).
Página Web del Ministerio de Cultura, sección Archivos.
Página del CRUE-Archivos. PARES