Archivos Digitales 24-03-2013 - La Voz del Bibliotecario · 2013-06-21 · Administración Archivos...

Administración Archivos Digitales

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Administración y Preservación de Archivos Digitales

Administración del archivo digital de un sistema de gestión de la calidad:

Caso Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas UACh.

Terrazas, F.

Chihuahua, Chih. Marzo 2013


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"Los documentos reciben poca consideración en la mayoría de las funciones en un alto porcentaje

de las organizaciones"

Brumm, E. (2000)

“A diferencia de los estables entornos en papel, los actuales entornos digitales en los que se

generan información y documentos son invisibles, invasivos, inestables, dinámicos, interactivos,

distribuidos, reutilizables y multipropósito.”

Delgado, A. (2012)

Al registrar sucesos y realizar trámites se inicia un expediente, es el punto donde nace un archivo.

Esta información sustenta y legitima las acciones que se realizaron y que se plasman en un

documento de archivo, que se debe conservar y custodiar debidamente organizado.

También pueden definirse como el conjunto de documentos generados a raíz de la realización de

trámites, o parte del conjunto de un proceso administrativo, sin importar el tipo de soporte, éste

forma parte de una cadena y no existe un sustituto para él.

La conservación y preservación de archivos muchos años fue un punto subvaluado en la

administración documental, aunque aún existe una destrucción desmesurada de archivos.

En el Plan de Desarrollo Universitario al 2021, dentro del Eje rector 12 denominado: Fortalecimiento a la gestión

Se plantea como estrategia:

l) Una administración institucional responsable, transparente, eficiente y honesta al servicio de la academia.

Por lo tanto, para poder lograr la transparencia deseada es necesario establecer lineamientos que le permitan a los cinco sistemas de Gestión de la Calidad que existen en la Universidad, conservar y preservar la documentación generada.

Por el momento únicamente se desarrollará lo que compete al Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas (SUBA), que consta de una Coordinación General, la Biblioteca Central, las Bibliotecas de las DES de Ingenierías y de Salud, además de las Bibliotecas de las diferentes unidades académicas.

En agosto del 2011 se obtuvo la certificación de procesos del Sistema de Gestión de la Calidad

(SGC), del SUBA.

A partir de ese momento se inició con la producción de documentos que sirvieron para definir los

lineamientos, indicadores, estructuras, procedimientos, formatos, etc. A la fecha el SGC del SUBA


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cuenta con 135 documentos base, en formato digital, que se utilizan en las Unidades

Administrativas de la Coordinación General y en las quince bibliotecas que conforman el SUBA.

La documentación se puso a disposición de los usuarios del SGC a través de una plataforma

desarrollada en la Coordinación General de Tecnologías de la Información, de la misma

universidad.

Dentro de este sistema se publica toda la documentación y se administran las versiones

actualizadas de los documentos de los cinco Sistemas de Gestión de la Calidad de la Universidad,

de forma independiente, además se van publicando documentos con los resultados de actividades

propias del SGC, tales como concentrados generales de indicadores por procesos, resultados de

auditorías internas y externas, reportes de acción de las actividades que se realizan causadas por

acciones correctivas o preventivas, mejoras y ajustes del sistema.

Sin embargo, ninguno de los controladores de los SGC cuentan con formación archivística, por lo

tanto, la valoración de los documentos y su ciclo de vida se asignó arbitrariamente y no se han

definido políticas fundamentadas sobre la disposición que se hará de los documentos una vez que

han cumplido su ciclo de vida.

Por lo tanto se ha convertido en una necesidad, establecer los lineamientos de preservación,

conservación y disposición de los documentos, además de que éstos sean incluidos en los

procedimientos de Control de Documentos y Control de Registros que exige la norma ISO

9001:2008, con el fin de garantizar la preservación y conservación a largo plazo de la

documentación que tiene actualmente el sistema.

Valor de los documentos

Éste depende de la función temporal que cumple y podemos delimitarlo en algunas categorías

como las que plantearemos a continuación.

Administrativo

Fiscal, cuando menos con una duración de cinco años y posteriormente 2 años en el archivo de

concentración.

Legal: normas, leyes.

Testimonial o histórico.

Una vez que han cumplido con su vigencia administrativa, judicial o fiscal deben ser valorados

desde el punto de vista histórico y testimonial.


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Tomaremos el Administrativo, el Legal y el Contable/ Fiscal, tal como lo establece el Archivo

General de la Nación.

Ciclo vital de los documentos

Proceso desde que inicia el trámite hasta que se incorpora en un archivo histórico.

1. Archivo de trámite o de gestión. Expedientes vivos, vigentes o activos.

Funciones de archivo para éstos son: recepción, clasificación, distribución, resguardo y control.

La creación de los expedientes se refiere a las funciones de la institución. La institución debería

establecer las políticas para desarrollar los expedientes. Instrumentos de consulta.

Todo el proceso debe estar normado, a través de un comité y un acta.

El responsable legal es el representante de la dependencia y/o institución. El Jefe de

Departamento deberá de revisar el archivo al iniciar el año y tendrá la decisión de levantar un

inventario. Definirá qué información es reservada y cual pública.

El responsable de los documentos es el Jefe de la Oficina en la que se generan, en este caso

Control de Documentos del SGC.

2. Archivo de transferencia o de concentración

Aquí deberán estar los documentos cuya consulta ya no es frecuente debido a su valor

administrativo, fiscal o legal. El archivo de concentración debe tener al menos las tres últimas

administraciones (cada administración tiene una duración de seis años), para que se puedan dar

continuidad a los proyectos.

Funciones: recepción, revisión, clasificación, ordenación, cuidado, consulta y depuración de

documentos

La fase de transferencia secundaria es cuando se depositan en el Archivo histórico.

LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

En nuestro país, la Ley federal de archivos (LFA) es muy reciente y representa un logro dentro de

la conservación de la memoria de nuestro país. Además de ser la ley especializada en el área que

nos compete para el desarrollo de este tema.

La LFA, tiene como objetivo

Fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social,

técnica, científica o cultural.

En su artículo 4 establece que:

I. Administración de documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y

controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de

los documentos de archivo.


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VIII. Área coordinadora de archivos: La creada para desarrollar criterios en materia de

organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las

unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de

valoración y destino final de la documentación.

Coordinar con el área de tecnologías de la información, la formalización informática de las

actividades para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así

como la automatización de los archivos.

Además desglosa muchos conceptos básicos para los archivos, entre ellos, los siguientes

establecen los términos de valoración de los documentos:

X. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores

documentales, los plazos de conservación , la vigencia documental, la clasificación de reserva o

confidencialidad y el destino final.

XXXII. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite,

de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental y,

en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

XXXIX. Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores

documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y

XL. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores

administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas

vigentes y aplicables.

Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios:

I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica

para la adecuada preservación de los archivos;

II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos

obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos

semejantes;


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III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar

con exactitud la información contenida; y

IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.

También, en el artículo 29, párrafo V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se menciona lo siguiente:

V. Establecer y supervisar la aplicación de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nación, según corresponda.

Norma ISO 9000:2005

“La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino que debería se una

actividad que aporte valor”

Debido a los lineamientos de la certificación ISO y después de haber revisado la legislación que

aplica, es necesario tener en cuenta los siguientes lineamientos sobre

2.7 DOCUMENTACIÓN

2.7.1 Valor de la documentación.

a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad.

b) proveer la formación apropiada.

c) la repetitibilidad y la trazabilidad.

d) proporcionar evidencia objetiva

e) evaluar la eficacia y la adecuación continua del SGC.

2.7.2 Tipos de documentos utilizados en los SGC.

a) documentos que proporcionan información coherente interna y externamente, acerca del

SGC, denominados manuales de la calidad .

b) documentos que describen cómo se aplica el SGC a un producto, proyecto o contrato

específico, denominados planes de la calidad .

c) documentos que establecen requisitos , denominados especificaciones .

d) documentos que establecen recomendaciones o sugerencias, denominados directrices .

e) documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos

de manera coherente, pueden incluir, procedimientos, instrucciones de trabajo, planos

3.7 Términos relativos a la documentación


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3.6.1 Información: datos que poseen significado

3.7.2 documento: medio de soporte de la información

3.7.6 registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y los medios a utilizar.

Esto depende de factores tales como:

Tipo y el tamaño de la organización

Complejidad e interacción de los procesos

Complejidad de los productos

Los requisitos de los clientes

Los requisitos reglamentarios que sean aplicables

La competencia demostrada por el personal

El grado en que sea necesario demostrar el cumplimiento de los requisitos en el SGC.

Norma ISO 9001:2008

4.2 Requisitos de la documentación

4.2.1 Generalidades.

a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad.

b) manual de la calidad

c) procedimientos documentados y registros requeridos por la norma mexicana.

d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para

asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de procesos.

4.2.2 Manual de la calidad

4.2.3. Control de los documentos

Los documentos requeridos por el SGC deben controlarse.

Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:

a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

b) Revisar y actualizar los documentos.

c) Identificar cambios y estado de la versión

d) Ofrecer acceso a los documentos.

e) Aseguramiento de legibilidad e identificación.

f) Asegurar control de documentos externos.

g) Prevenir uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos


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4.2.4 Control de Registros.

Establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la

identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros.

Deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

Como puede verse, las normas ISO que hemos revisado son más breves y amplias que la

legislación.

PROCEDIMIENTOS DENTRO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL SUBA

En esta revisión, únicamente se detallarán las partes de los procedimientos desde la generación

hasta la disposición de documentos, sin embargo se han suprimido los propósitos, diagramas de

flujo, glosarios y algunas tablas con el fin de enfocarse en lo más importante.

CONTROL DE DOCUMENTOS

I. ETAPA DE GENERACIÓN DE DOCUMENTOS

4.1 Generador.- Genera documento y solicita su apr obación.

Cualquier empleado que participa en SGC puede elaborar un documento o formato; con la

colaboración de quien juzgue conveniente. Primeramente solicita al Controlador de

Documentos, quién es el titular de la Unidad de Servicios Bibliotecarios, el FOR 4.2.3 USB

02 Solicitud de alta, baja o modificación a documentos. Una vez terminado el documento lo

entera al Coordinador General del SUBA. Por último entrega al Controlador de documentos

una impresión del documento autorizado acompañado de un archivo digital.

En el caso de formatos determina y notifica al Controlador de Documentos el tiempo de

retención, la justificación del período de retención, la disposición final del documento y quién

es el responsable de conservar el documento, para que éste a su vez lo indique en la Lista

Maestra publicada en el UniQ. (véase anexo 1)

Nota 1.- Control de documentos externos.

El Responsable del Proceso notifica al Controlador de Documentos cuáles son los

documentos externos que emplea para que los incluya en la Lista Maestra publicada

en el UniQ, y le imprima la leyenda “Documento Externo”.

La documentación se debe ajustar a los siguientes l ineamientos:


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Los Manuales, Procedimientos, Documentos, Formatos e Instrucciones contienen los siguientes

campos que ayudan a su identificación y uso:

a. Encabezado

• Logo UACH

•

• Título del documento

• Código

• Página (Pág.)

• Aprobó

• Revisión (Rev.)

Los Formatos:

a. Encabezado:

• Logotipo (igual que en documentos)

• Título del formato

b. Pie de página:

• Código

• Página

• Revisión (Rev.)

Nota 2. Nomenclatura de código para identificación particular del documento.- La forma para

generar un código de cualquier documento, incluyendo la lista de las abreviaturas requeridas

por áreas, se muestran en el Anexo “I”.

Nota 3. Uso de formas obsoletas

Nota 4: Aprobación de documentos y sus modificacion es

4.2 Controlador de Documentos.- Verifica estructur a del documento y si procede lo libera.

Recibe el documento aprobado y verifica que su estructura cumpla con los requisitos

correspondientes a la naturaleza del documento que se le presenta. Si hay algún

incumplimiento retroalimenta al Generador para que lo atienda. De no haber irregularidades

procede a liberar el documento para lo cual:

a. Coloca imagen de ante firma en el documento.

Código: Pág. de

Aprobó: Rev.:

FOR 4.2.3

CD 01

Página 1 de

1

Rev:


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b. Cambia el formato original del archivo digital a formato PDF y lo publica en el UniQ. (Los

formatos se suben en su formato original para que puedan ser usados por el personal).

c. Lo da de alta en la Lista Maestra publicada en el UniQ.

d. Notifica a los usuarios a través del Tablero de Avisos del UniQ y por correo electrónico

las altas, bajas o modificaciones de los documentos.

Nota 5. Estandarización del documento.- El Controlador de Documentos, en la recepción de la

documentación, sólo verifica que ésta se apegue a los lineamientos de estructura. Es

responsabilidad del Generador el contenido y su redacción.

Nota 6. Tiempo para liberación.- El Controlador de Documentos debe liberar el documento en un

plazo no mayor de 5 días hábiles a partir de la recepción de la autorización.

Nota 7. Control de ante firmas.- El Controlador de Documentos recaba la ante firma misma que

se usa como evidencia de aprobación en los documentos del SGC. El archivo que contiene

las ante firmas es de uso limitado al Controlador de Documentos.

Nota 8. Copias de documento:

A Copia controlada.

B Copia no controlada.

4.3 Generador.- Entera a los involucrados.

El Generador del Documento entera al personal involucrado en la aplicación de documentos de

nueva creación, baja ó modificaciones a los existentes.

Nota 9. Disponibilidad y legibilidad .- Los Responsables del Proceso mantienen disponibles,

fácilmente identificables y preservados los documentos impresos del SGC, en sus puntos

de uso, para que todos los usuarios los consulten. Para asegurar la legibilidad de los

documentos originales o copia controlada no se deben rayar, grapar, subrayar o marcar.

La documentación del sistema esta disponible en forma digital en el Uniq

http://uniq.uach.mx. También puede estar en otros medios impresos.

Nota 10. Baja ó reposición.

Nota 11. Solicitud de copias de documentos.- Cuando el empleado necesita Copias Controladas

o No Controladas las solicita verbalmente al Controlador de Documentos, quien, según sea

el caso, las registra en la Lista de Distribución FOR 4.2.3 USB 01 para su control. (véase

anexo 3) Esto con el fin de asegurar la disponibilidad de la documentación en el lugar en

que se utiliza.


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Nota 12. Confidencialidad.- No se permite imprimir ni guardar en forma electrónica ningún

documento del SGC publicado en UniQ. Tampoco es permitido sacar copias fotostáticas o

substraer documentos, por ejemplo. Manuales, Instructivos, Procedimientos, etc.

Nota 13. Generación de registros electrónicos.- Solo es permitida la impresión de formatos para

elaborar registros.

II ETAPA DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

4.4 Generador.- Comenta y documenta modificaciones. Solicita aprobación

a. Llena FOR 4.2.3 USB 02 SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN A

DOCUMENTOS y envía indicando que su jefe o el

Representante de la Dirección es el responsable de su aprobación.

b. En el caso de solicitud de Alta de formato, éste deberá incluir un instructivo de llenado

Nota 14: El Jefe inmediato de quien promueve y el Representante de la Dirección cuentan con 5

días hábiles para aprobar la solicitud.

4.5 Controlador de documentos modifica y libera documento

Mediante los siguientes pasos realiza la modificación:

a. Aplica la modificación.

b. Cambia número de revisión.

c. Libera el documento aplicando lo indicado en el punto 4.2 de este procedimiento.

d. Actualiza la Lista Maestra FOR 4.2.3 USB 03 y la publica en el Tablero de Avisos del

UniQ.

En el caso de documentos internos se envía el archivo digital obsoleto a la carpeta

denominada Documentos Obsoletos; con el fin de contar con el antecedente que fue objeto

de modificación; sólo se conserva la última versión modificada.

III RESGUARDO DE DOCUMENTOS

Para el resguardo de documentos;

a. Mensualmente se hacen respaldos digitales.


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Nomenclatura para todos los códigos.

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE LOS REGISTROS

4. PROCEDIMIENTO

4.1. Generador de Registros.- Documenta el resultado de las actividades realizadas.

Los Generadores de Registros que participan en el SGC, documentan los resultados de sus

actividades en los formatos que previamente han diseñado, para contar con evidencia

objetiva de la realización de las actividades planificadas; así como la información histórica del

comportamiento de los procesos que al ser analizada permita:

a. Determinar las situaciones para iniciar acciones preventivas, correctivas o de mejora.

b. Calificar los indicadores de proceso y objetivos de la calidad, y elaborar reportes a

solicitud expresa.

4.2. Al documentar los registros de la calidad el generador de éstos, debe observar que:

a. Su escritura es legible, de manera que al leerlos no se presten a una doble interpretación,

evitando tomar decisiones no correctas.

b. La fecha cumple con formato día/mes/año.

c. Al escribir un nombre propio se indica nombre de pila y primer apellido, y si el espacio del

campo no lo permite, usa la inicial del nombre y primer apellido. Ej. Norma Díaz ó N. Díaz.

d. Para corregir errores de escritura no deberá usar ningún tipo de corrector ni sobre-escribir

en el dato incorrecto. La manera establecida para corregir es la siguiente:

• Cancelar el dato con paréntesis. Ej. (5).

• Si el espacio del campo lo permite, escribir el dato correcto y el nombre de quien hace la

corrección. De no ser posible esto, utiliza el símbolo asterisco “*” y usa los márgenes o el

reverso del formato para escribir el dato correcto. Ej. (5) *.

Tipo de Documento: AYU= Ayuda Visual DOC= Documento FOR= Forma IND=Indicador INS= Instructivo MAN= Manual MIN=Minutas PRO=Procedimiento

PRO 01 4.2.

Consecutivo Hasta dos campos

Generador: Abreviatura del nombre del puesto que genera el documento (Hasta tres campos)

Sub cláusula: número de la sub cláusula de la norma ISO 9001:2008 a la que se refiere (Hasta tres campos)

CD


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e. Cuando un formato es modificado y se cuente aún con formas impresas del mismo, se

permite usar éstas hasta que se terminen, observando lo siguiente:

• Si la modificación consiste en eliminar un campo, éste se cancela llenándolo con N/A

(No Aplica) o con una línea diagonal.

• Si la modificación consiste en adicionar un campo, registra el dato en el lugar asignado

para dicho campo o en el margen.

f. No se acepta, ni se reciben Registros con campos vacíos o con escritura no legible.

g. También deberá cancelarse con diagonal o con N/A en los campos que no se utilicen una

vez llenado un formato.

h. Todo formato deberá llenarse de acuerdo al instructivo en caso de que lo tenga.

Nota1. El Generador puede realizar los registros en forma electrónica, no le está permitido

hacer modificaciones.

El Generador puede imprimir del UniQ las formas que necesite para elaborar registros o

bien lo puede hacer en el mismo archivo sin salvar la información registrada.

4.2. Generador de registros.- Archiva y retiene los registros.

Para facilitar el acceso, recuperación y análisis de los registros de la calidad se archivan por:

a) Alfabéticamente de la A a la Z.

b) Tipo de Documento (Documento o Formato).

c) Tipo de Registro (Registro de calidad del proveedor, Documento legal).

d) Área que lo utiliza y/o genera.

e) Fecha de elaboración del registro, iniciando de la más reciente.

f) Folio en forma ascendente.

Y los almacena por el tiempo de retención establecido, en su área de trabajo o archivo

muerto, observando que sean en lugares secos, ventilados y libres de plagas, que eviten su

daño o pérdida. El tiempo de retención puede ser consultado en la FOR 4.2.3 USB 03 Lista

Maestra del UniQ.

4.2. Responsable del proceso.- Define la disposición final

Cuando los registros de la calidad han cumplido con su tiempo de retención, en función a la

confidencialidad de la información que contengan define la disposición final mediante:

Información No Confidencial:

Re-uso.- Registros que no contengan información personal y/o académica del Usuario. Se

re-usan cancelando el escrito con una diagonal y se utiliza el reverso del registro.


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Información Confidencial :

a. Reciclaje .- Se lleva a empresas recicladoras de papel.

b. Trituración.- Se emplea el triturador de papel y posteriormente se envía a la

basura comercial. En caso de no tener triturador, deberán trozarse o cortarse con

tijeras.

c. Borrar la información capturada en el archivo electrónico.

d. Eliminar el archivo electrónico.

4.4 Generador de registros.- Da disposición final a los registros de la calidad

Realiza las actividades necesarias para dar la disposición prevista a los registros de la calidad.

4.5 Tipos de documentos utilizados en los SGC.

a) documentos que proporcionan información coherente interna y externamente, acerca del SGC.

b) documentos que describen cómo se aplica el SGC a un producto, proyecto o servicio.

c) documentos que establecen requisitos.

d) documentos que establecen recomendaciones o sugerencias.

e) documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos

de manera coherente, pueden incluir, procedimientos, instrucciones de trabajo, formatos.

Con todos los antecedentes legales, instrumentales y la revisión de algunos Catálogos de

Disposición, tales como el del Archivo General de la Nación y del Archivo Histórico del Instituto

Nacional de Antropología e Historia, Unidad Chihuahua se pudo elaborar la siguiente propuesta.

PROPUESTA

La intención del proyecto era establecer una tabla de valoración de los documentos del Sistema de

Gestión de Calidad del SUBA, con el fin de contar con lineamientos básicos que nos permitieran

darle seguimiento a los documentos generados por éste a lo largo de su ciclo de vida.

Se realizó la revisión de los procedimientos de Control de Documentos y de Control de Registros y

posterior mente fueron modificados para incluir algunos puntos sobre preservación y conservación

de los documentos, esto dio como resultado la modificación de la Lista maestra (véase anexo 1).


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Los campos para la Solicitud de Altas, bajas y modificaciones de los documentos (véase anexo 2) y

la Lista para distribución de los documentos (véase anexo 3)

También se elaboró una propuesta con el fin de delimitar una posible estructura para el Catálogo

de Disposición Documental de la UACH, para lo cual se tomó como referencia el número de Serie

correspondiente a Archivos de Educación Superior, del Catálogo de Disposición Documental del

Archivo General de la Nación.

Sección: SC03S Asesoría y Control Técnico Archivístico.

Serie: Archivos de Educación Superior SE14

Su valoración es: Administrativo

Vigencias:

Archivo de trámite 3

Archivo concentrador 3

Vigencia total 6 años

Conservación por muestreo

Dando como resultado la siguiente tabla general, en la cual se especifica la propuesta para la

Documentación del SGC del SUBA.

Fondo UACH: SE14

Sección Subsección Series documentales

Sub-series

AAD Dirección Administrativa

Secretarías Administrativas: ZyE Zootecnia y Ecología CAyF Ciencias Agrícolas y Forestales CAg Ciencias Agrotecnológicas CA Contaduría y Administración EI Economía Internacional Dr Derecho FFyL Filosofía y Letras Ar Artes CPYS Ciencias Políticas y Sociales


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MD Medicina EyN Enfermería y Nutriología Od Odontología EFYCD Educación Física y Ciencias del Deporte

Dirección de Planeación

Secretarías de planeación Facultades. ZyE CAyF CAg CA EI Dr FFyL Ar CPYS MD EyN Od EFYCD

DAC Dirección Académica

ZyE CAyF CAg CA EI Dr FFyL Ar CPYS MD EyN Od EFYCD

CECAD Coordinación de Educación Continua y a Distancia

CUDD Centro Universitario de Desarrollo Docente

Control Escolar SUBA Coordinación General del SUBA

CG Coordinación General

1 AYU Ayudas visuales 2 DOC Documentos 3 FOR Formatos 4 IND Indicadores


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5 INS Instructivos 6 MAN Manuales 7 MIN Minutas 8 PRO Procedimientos

UPT Unidad de Procesos Técnicos

1 AYU 2 DOC 3 FOR 4 IND 5 INS 6 MAN 7 MIN 8 PRO

USAB Unidad de Sistemas y Automatización de Bibliotecas


USB Unidad de Servicios Bibliotecarios


USEI Unidad de Servicios Electrónicos de Información


DES Ingenierías Salud


BA Bibliotecas Académicas: ZyE CAyF CAg

1 AYU 2 DOC 3 FOR 4 IND 5 INS 6 MAN


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CA EI Dr FFyL Ar CPYS MD EyN Od EFYCD

7 MIN 8 PRO

DIP Dirección de Investigación y Posgrado


DED Dirección de Extensión y Difusión.


CONCLUSIONES

Aun cuando en la Universidad Autónoma de Chihuahua, las políticas generales de preservación y

conservación de documentos sean nulas y a pesar de que exista un Archivo Histórico Universitario,

estos lineamientos generales, si bien en forma de esbozo, pueden plantearse como la base para

que cuando menos, el resto de los Sistemas de Gestión de la Calidad que están funcionando, los

adopten y los vayan mejorando, con el fin de que a mediano plazo se puedan obtener ya

resultados del flujo de los documentos que se hayan generado y se pueda obtener un mejor

acceso a la información, a todos los niveles, tal como lo establece el Instituto Federal de Acceso a

la Información.

Además de elaborar en un equipo multidisciplinario, el Catálogo de Disposición de los

documentos, que serán imprescindibles para cumplir a cabalidad las disposiciones planteadas en


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la Ley Federal de Archivos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental.


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Referencias

Archivo General de la Nación (2012) Catálogo de disposición Documental. [En línea] Disponible en:

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/cumplimiento/cumplimiento.html

Consulta: 26/10/2012.

Brumm, E. (2000) Administración de la documentación en las normas ISO 9000. Santa Fé, Bogotá:

Rojas Eberhard Editores Ltda.

Cámara de Diputados. H. Congreso de la Unión (2012) Ley federal de archivos. [En línea]

Disponible en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ Consulta: 26/10/2012.

Cámara de Diputados. H Congreso de la Unión (2006) Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental [En línea] Disponible en:

http://inicio.ifai.org.mx/LFTAIPG/LFTAIPG.pdf Consulta: 20/03/2013

Delgado, A. (2012) Estado del arte mundial de los documentos de archivo digitales: E-gobierno.

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008) Norma Mexicana ISO 9001:2008:

Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos. México: IMNC

Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. (2008) Norma Mexicana ISO 9000:2005:

Sistemas de Gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. México: IMNC


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Anexo I:

Tabla de valoración de los documentos del SGC.

Los campos de valoración primaria se tomaron del Catálogo de disposición documental del archivo de tránsito del Archivo General de la Nación.

Fecha de Actualización: dd/mm/aa Actualizado por: Fabiola Terrazas CONTROLADOR DE DOCUMENTOS

Proceso/actividad Formato del Documento papel/digital

Código Título Número de

Revisión

Fecha revisión

(Aplicación Cambio)

Elaboró Aprobó Valoración primaria Retención Disposición final

Nombre Responsable Adminis trativo

Legal Fiscal/Contable

Tiempo Justificación

Retenido por

Electrónico

Papel

Archivo

de Tránsito

Archivo

de concentración

Borrar

Digitalizar

Eliminar

Reutiliza

r


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Anexo 2

Datos que contiene la propuesta para formato de Altas, bajas o modificaciones de

documentación en el SGC-SUBA

DATOS DEL DOCUMENTO A MODIFICARSE Título: Tipo de documento: Código:

Alta � Fecha de la solicitud:

Valoración primaria � Administrativa � Legal � Fiscal / Contable

Tiempo de retención (sólo para formatos): � 1semestre � 1 año � 2 años � 5 años � Mientras esté en uso

Disposición Final: Electrónico: � Borrar Papel: � Digitalizar � Triturar � Reutilizar

Responsable de conservar el documento: � CG � JUPT � JUSB � JUSAB

� JUSEI � JBA � BA � Bcatalogador

Baja � Fecha de la solicitud: Motivo de la baja del documento:

Modificación � Revisión actual del documento: Fecha de elaboración de la revisión:

DETALLAR LA MODIFICACIÓN (Incluir información relevante: página, párrafo, tabla, etc.) Nota: En caso de ser muy extensa la

modificación, agregar los anexos necesarios. Dice: Debe decir: Solicitud hecha por:

_________________

Nombre y Firma

Revisada y autorizada por:

_________________ Nombre y Firma

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Anexo 3

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Archivos Digitales 24-03-2013 - La Voz del Bibliotecario · 2013-06-21 · Administración Archivos...

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