Área de Procesos de Formación, Capacitación y Desarrollo – GTH

Confa – Caja de Compensación Familiar de Caldas

Todos los procesos de capacitación son un caso exitoso para Confa, en cuanto a

actualización de competencias técnicas de los colaboradores se refiere; es un caso de

éxito para la Caja a nivel de capacitación, porque en otras organizaciones se hace

por demanda específica o por área específica, se estudia si hay presupuesto y según

esto, se realiza; el diferencial de Confa en este momento es que existe un proceso que

se llama capacitación y desarrollo, que maneja un presupuesto amplio anual para su

realización, en el cual se busca que sea asignado a todas las áreas o procesos de la

organización, por ejemplo, se dispone un determinado presupuesto para toda la

empresa, de este presupuesto, existen diferentes procesos y áreas que requieren de

capacitación, entonces se distribuye el valor entre las áreas o procesos de acuerdo a

sus requerimientos más específicos, por ejemplo, en salud hay un volumen importante

de dinero porque existen varios temas legales referentes a la habilitación del servicio,

sino se capacita a médicos, enfermeros, auxiliares de enfermería y terapeutas, en

determinados temas que son de obligatoriedad, puede repercutir en la clausura del

servicio, debido a esto se destinan recursos para salud; sucede lo mismo con el área de

educación, porque existen leyes especificas que determinan el deber de tener

actualizados varios temas educativos; al igual que en servicios sociales por ejemplo,

con el grupo de socorristas acuáticos, donde también existen necesidades puntuales

de ley; así sucede en muchas otras áreas.

¿En qué radica el éxito del proceso?, cada año la organización, con el proceso de

capacitación realiza unos planes para todas las áreas, orientados a que puedan

desarrollar las competencias de los colaboradores de la Caja. La organización le

apuesta considerablemente al desarrollo de competencias en los colaboradores; una

competencia técnica en una habilidad que permite desarrollar mejor determinada

función, por ejemplo, una persona trabaja en el área financiera pero no tiene

suficiente conocimiento en costos, debido a esto, la organización capacita en temas

de costos al colaborador para que pueda dar un mejor rendimiento en su cargo; es

decir, la Confa todo el tiempo esta en aras de ver las necesidades técnicas de los

 

empleados, para que puedan mejorar la productividad en sus cargos laborales, y una

de las formas para hacerlo, es por medio de los planes de formación.

Confa tiene varios planes de capacitación, dentro de los cuales hay uno para toda el

área corporativa, donde se encuentran todos los negocios que actualmente tiene la

empresa, como supermercados, créditos, prestación de servicios sociales,

administración de subsidios; y áreas de dirección que son auditoria, informática,

productividad y desarrollo, relaciones corporativas, financiera, planeación estratégica;

todas estas áreas tienen una planeación especial en cuanto a necesidades puntuales.

¿De dónde llegan estás necesidades?, existen varias fuentes que permiten

determinarlas, la primera fuente son lideres de área, quienes informan las necesidades

puntuales de su equipo de trabajo, por ejemplo, la necesidad en un equipo es

capacitación en Excel porque se identifica que el poco conocimiento de la

herramienta retrasa las labores en asuntos como entrega de informes, entonces se

necesita un afianzamiento en este tema para así mejorar la productividad; otro

ejemplo, el gerente de crédito identifica que los colaboradores necesitan capacitarse

en riesgo crediticio, y se procede a buscar un curso que abarque el tema; también

puede suceder que el equipo de trabajo es nuevo, entonces el líder considera que es

importante capacitarlo en trabajo en equipo, esta no se consideraría como una

competencia técnica (o Dura), sino como una competencia denominada Blanda (las

asociadas al ser humano), en este tipo de competencias, la organización no realiza

inversiones para todos los colaboradores, pero sí donde se identifique una necesidad

importante, como comunicación efectiva, liderazgo, entre otras.

Adicional al de plan de capacitación de las áreas, se tiene un plan de desarrollo de

líderes, que busca que todos los líderes de la organización sean excelentes en su

función, y a través de esto se busca que ellos tengan determinadas competencias

técnicas, pero también competencias de desarrollo de personas, debido a esto, en

una gran mayoría, los lideres se capacitan en todos estos temas para que puedan

replicarlo en sus equipos de trabajo. ¿cuándo llega la necesidad de desarrollar algo

específico en el equipo de trabajo?, normalmente cuando hay coyuntura, y se

necesita corregir este tipo de situación en beneficio de la productividad. Así se puede

apreciar entonces que la Caja delega toda la confianza en sus líderes, en que sean

 

ellos quienes puedan desarrollar muchas de las competencias en sus equipos de

trabajo.

La segunda fuente con la que cuenta la organización, son las Evaluaciones de

Desempeño que se realizan anualmente, en donde salen necesidades puntuales, ya

sean individuales o grupales, y según estas, se establece qué áreas necesitan

capacitación en temas determinados; de esta forma, esta fuente se convierte en otro

punto importante en el plan de capacitación, el cual, es muy dinámico, no es para

nada estático, pues al inicio de año de realiza una reunión con los líderes de área en

donde se determinan las necesidades iniciales para el año; pero de acuerdo a la

evaluación de desempeño que se realiza aproximadamente en el abril, la información

obtenida entra a hacer parte del plan de formación y capacitación de la empresa.

La tercera fuente es Procesos de Selección, porque cuando se está en medio del

proceso, puede suceder que se necesita seleccionar un analista de compras, y el perfil

para este cargo necesita unos mínimos tecnológicos como manejar un sistema,

habilidades de negociación, debe ser una persona organizada, detallada, minuciosa,

entre otras características; entonces ¿qué hace selección?, de acuerdo al perfil, se

establece un 100% de criterios, pero puede ocurrir que cuando se va al mercado, es

difícil encontrar una persona que cumpla con el 100% de los requerimientos, entonces

se establece un mínimo del 75% de cumplimiento en ajuste con el cargo, por ejemplo,

se encuentra un perfil con habilidades en negociación, tiene conocimientos en

mínimos tecnológicos, pero le falta un poco en manejo de Excel, y esta herramienta la

necesita para el cargo; ¿qué sucede entonces?, este 15% de diferencia no se

convierte en un contra para la empresa, pero si en una necesidad puntual que debe

mejorar en el colaborador por medio de los procesos de capacitación; esto quiere

decir que en asuntos muy puntuales, siempre se busca formas de desarrollo; ¿cómo?,

con un conocimiento interno que tenga la Caja, es decir, si existe un colaborador muy

capacitado en el aspecto por mejorar del nuevo empleado, entonces se gestiona con

el este colaborador para que ayude con el proceso de quienes necesitan fortalecer

determinados temas; de esta forma el costo radicaría en el tiempo de esa persona y

solo se necesitaría que el líder del área permita que el empleado realice la el proceso

de formación.

 

Se puede considerar una cuarta fuente a Salud Ocupacional, porque esta área siñe a

los requerimientos de ley, entonces puede ocurrir que esta área determine que debe

capacitar a todo su personal en plan de emergencia, o determine que se debe

certificar a un grupo en trabajo de altura; por lo que este tipo de necesidades

específicas de ley también se convierten en insumos y entran al plan de capacitación

de Confa. Estas cuatro fuentes anteriores hacen parte del plan corporativo.

El plan de educación también tiene necesidades según los lideres, pero se tiene

separado del área corporativa debido a que este plan, junto con el de salud, cuentan

con certificación Icontec, entonces cuando esta entidad viene, debe verificar

únicamente el plan de educación y el plan de salud; por esta razón no se incluye a

educación dentro del plan corporativo, aunque tenga la misma lógica de las otras

áreas en cuanto procesos de capacitación; en el caso del plan de salud, sí se incluye

en plan corporativo porque se ajusta en mayor medida a la lógica de otras áreas

empresariales, y se debe a los temas habilitadores de ley ya mencionados; ejemplo,

todo Confa Salud, o los servicios que lo requieren, deben tener conocimientos en

violencia sexual, cuidado crítico de pacientes, transfusión sanguínea, radio-protección,

etc., y son un gran número de requerimientos que se deben cumplir y por esto deben

cubrirse este tipo de necesidades dentro del plan de capacitación. Entonces una vez

llegan todas estas necesidades lo que se hace es empezar a priorizar y a buscar los

capacitadores que puedan responder a ellas; se realiza la logística del proceso como

contratar el formador, la asignación de salas o aulas, se envían las invitaciones, se

realiza evaluación del proceso de formación, ya que todo los procesos de formación

deben tener una evaluación de satisfacción; y finalmente quedan los resultados

obtenidos del procesos formativo.

¿Por qué se puede decir que este es un caso exitoso para Gestión del Talento de

Confa?, porque en muchas otras organizaciones de la ciudad, este proceso no se

realiza, no se tienen rubros específicos destinados a procesos de formación, sino que la

eventual necesidad surge, debe entonces referirse a la gerencia y esperar a su

aprobación o desaprobación; debido a esto, capacitación Confa es supremamente

 

demandante, porque todas la áreas requieren procesos de formación, y se cuentan

con los recursos para hacerlo.

Continuando con la última fuente, hay algunos de estos procesos que se planean, pero

existen otros que surgen según las demandas del entorno, y se consideran entonces

como el quinto insumo, y radique en que pueden surgir por ejemplo seminarios de

actualización en seguridad social, esto no estaba dentro del plan de formación, pero

un seminario de seguridad social, es muy útil para los colaboradores que trabajan en

Nómina, entonces se determina por ejemplo, enviar al líder de Nómina al seminario

para que se actualice y pueda implementar el nuevo conocimiento en la empresa; o

puede haber un simposio de cardiología en Cartagena, y se necesita que alguien de

UCI asista y pueda traer el conocimiento al área de interés; este tipo de cosas son las

no planeadas, las que surgen de acuerdo a las necesidades que se van teniendo en el

entorno y lo que se debe hacer es ir capitalizándolas en beneficio de la empresa.

Retomando nuevamente el primera fuente, cada líder tiene conocimiento del

presupuesto destinado para su área en capacitación, entonces cada uno de ellos

tiene de cierta forma autonomía para manejarlo de acuerdo a las necesidades que

surgen en su gestión; y una vez se determina la necesidad, los lideres se refieren al

habilitador de GTH para los procesos de capacitación, informan su necesidad, y lo que

hace el habilitador es soportar el proceso, analizar la propuesta, estudiar el presupuesto

y generar un contrato para realizar el proceso de formación; entonces el habilitador se

encarga de todo el proceso, y los lideres deben encargarse únicamente de que sus

colaboradores asistan, participen y se capaciten.

¿Esto qué ha asegurado en la caja?, ha asegurado, de alguna forma, que haya

motivación en las personas, porque ven que Confa se preocupa por formarlas; asegura

mejores resultados en los puestos de trabajo; asegura, de alguna forma, orientar a las

áreas o los procesos en los resultados que la organización busca, ejemplo, un líder

puede considerar que se necesita capacitar en un asunto de impresión o digitalización

de documentos porque para el área de relaciones corporativas es importante; pero

entonces el habilitador determina si esto va o no en línea con los resultados al

direccionamiento estratégico que la Caja tiene; y así esto permite a la organización ir

 

filtrando este tipo de requerimientos de acuerdo a las necesidades puntuales que la

empresa posee; pues si la organización tiene unos objetivos específicos trazados,

entonces todas las áreas deben propender porque todas sus formaciones le den

respuesta l cumplimiento de estos objetivos; también se observa el beneficio que esto

trae, en que si hay motivación en los empleados, luego hay retención de personal,

pues se puede apreciar que en Confa existen colaboradores con mucho tiempo de

antigüedad, y aunque la rotación que tiene la empresa es como la de cualquiera otra,

que puede o no darse por filtro natural, fácilmente se identifican empleados que tienen

entre 10 a 20 años de servicio, entonces esto permite observar que la empresa al

realizar estos procesos de formación técnica, y también en formación personal,

asegura que las personas desarrollen otras habilidades dentro de su misma vida

profesional; y por esto ha sido un factor clave de éxito en la ejecución de los procesos

empresariales.

Aunque la empresa, no ha establecido indicadores que determinen si las

capacitaciones efectuadas aumentan la productividad de la empresa, si está segura

de generar un tipo de motivación intrínseca, pues sucede, por ejemplo, que una

persona que trabajó durante cuatro años en una empresa y nunca tuvo algún tipo de

formación o capacitación específica, puede no tener el mismo sentido de pertenencia

frente a una persona que trabajó en una empresa que durante el mismo periodo de

tiempo de servicio, pudo hacerse acreedor de seis diplomas que certifican diferentes

procesos formación que tuvo dentro de la organización; es algo que claramente

marca precedente en cualquier ámbito laboral.

Finalmente, es muy importante resaltar que el proceso de capacitación es un proceso

clave para Confa, que aunque para otras organizaciones no lo es, porque no aprecian

la importancia de desarrollar a las personas, de pensar en que si sus empleados no se

forman van a terminar saliendo de la empresa, o no van a poder cumplir con las metas

de sus cargos de acuerdo a los resultados que la empresa requiere; Confa confía en su

capital humano, lo forma y le permite desarrollarse, para que el crecimiento pueda

evidenciarse en todos sus ámbitos empresariales.

Autor: Johann Villa Sánchez