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Arreglos de viaje

Profa. María L. Moctezuma Dewey University

27/07/2015

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Objetivos

• Identificar las tareas a realizar al hacer arreglos de viaje. • Conocer aspectos relacionados con la planificación de viajes

utilizando Internet. • Preparar itinerarios de viaje. • Aplicar procedimientos adecuados para realizar las tareas

durante la ausencia del ejecutivo. • Informar al ejecutivo sobre asuntos que se atendieron

durante su ausencia. • Conocer documentos necesarios para realizar viajes

internacionales. • Enumerar pasos a seguir antes, durante y al regreso de un

viaje oficial.

27/07/2015 Profa. M. Moctezuma 2

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Planificar viajes para el ejecutivo

• Determinar cómo se hacen los arreglos de viaje (electrónicamente o por medio de agentes de viaje).

• Conocer quién es responsable de hacer los arreglos de viaje.

• Utilizar el departamento interno para organizar los viajes de los ejecutivos.

• Identificar la persona en la empresa a cargo de los arreglos de viaje.

• Conocer la agencia de viajes que se utiliza.



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Planificar viajes para el/la ejecutiv@

• Saber la política de la empresa sobre: – acomodo en hoteles para ejecutiv@s. – transportación terrestre: alquiler de auto, carro

oficial/privado.

• Si la empresa posee aviones, ¿cómo reservar para usarlos?

• Conocer el procedimiento para obtener adelantos de efectivo.



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• Responsabilidad del profesional administrativo: – Servir de enlace y coordinar para asegurarse de

que las reservaciones de viaje se hagan a tiempo y correctamente.

– Conocer las preferencias del ejecutiv@. – Conocer las políticas de la compañía:

• vuelos en primera clase, ejecutiva o económica. • transportación terrestre (alquiler de auto, carro oficial

/privado).




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• Arreglos por Internet: – Se puede reservar vuelo, seleccionar asientos,

pagar y recibir el boleto electrónico. – Estar pendiente de confirmación electrónica. – El viajero presentará el número de confirmación

y deberá identificarse a la salida. – Asesorarse sobre cláusulas de contrato con

respecto a cambios o cancelaciones.




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• Departamento de viaje: – La persona a cargo puede ser emplead@ de la empresa o

de una agencia de viajes. – Se prepara un perfil del ejecutivo que contenga:

• nombre • información de tarjeta de crédito a utilizar para las

reservaciones • teléfono (oficina, residencia, móvil) • dirección (oficina, residencia) • preferencias en líneas aéreas y asiento • compañía de alquiler de automóvil y tipo de automóvil • hoteles y tipo de habitación preferida • número de viajer@ frecuente (frequent flyer)




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• Departamento de viaje: – Responsabilidad del profesional administrativo

• Comunicarse con quien haga los arreglos de viaje. • Proveer nombre del ejecutivo, ciudades a visitar, fechas

del viaje, hora de llegada preferida y hora de regreso. • Recoger o mandar a buscar boleto de viaje. • Verificar que los datos estén correctos y concuerden con

lo solicitado. • Verificar que el itinerario esté completo. • Entregar el boleto y copia del itinerario al ejecutivo y

conservar una copia.




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• Agencias de viaje: – Usualmente hacen los

arreglos de viaje, incluyendo la estadía (reservación en el hotel, trasportación terrestre, etc.)

– En ocasiones el profe-sional administrativo solo utiliza la agencia para reservar los vuelos y se ocupa del resto de los arreglos.




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Medidas de seguridad

• Llegar con, por lo menos, tres horas de antelación para tomar el vuelo.

• Mostrar tarjeta de identificación en el mostrador de la línea aérea o al abordar el avión.

• Conocer las reglas de la Transportation Security Administration (TSA).

• Pasar por inspección de maletas, carteras, portafolios y otros artículos.

• Quitarse los zapatos antes de pasar por el escáner de cuerpo entero.

• Remover cámaras de vídeo y computadoras de los estuches para inspección.



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Seguridad personal

• Asegure objetos de valor.

• Fotocopie documentos importantes y guár-delos en otro lugar.

• Utilice una correa para dinero – guárdelo bien.

• Entienda la cultura del país que visita.

• Confíe en sus instintos.



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Viajes internacionales

• Se necesita pasaporte y, en algunos países, visa. • Pasaporte

– El nuestro lo emite el Departamento de Estado de EU. – Documento de identificación que otorga el gobierno de un

país a una persona. – Certifica que la persona es ciudadana del país que lo

emite. – Concede permiso para salir y viajar a otros lugares y

garantiza el ingreso al país al regreso. – Sirve como evidencia de ciudadanía y de identificación en

un país extranjero.



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• Visa: – La otorga el consulado del país a visitar. – Es un permiso de ingreso por un periodo de

tiempo específico para que ciudadanos extranjeros entren al país.

– Indica el propósito de la visita y el tiempo que durará la misma.

– Los requisitos para obtenerla están sujetos a cambio.



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• Vacunación: – El gobierno de Estados Unidos recomienda

vacunarse contra cierto tipo de enfermedades que pueden contraerse en el país a visitar.

– Al cumplir este requisito, la persona obtiene un certificado de vacunación.

– Éste se presentará junto con el pasaporte al regreso a EU.



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Mantenga los récords

• Cheques de viajero • Recibos de gastos • Índice de cambio • Nombre y dirección de

las personas con quien se reunirá

• Destinos



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Otros requisitos

• Conseguir boletos o confirmaciones de vuelo.

• Completar el formulario para adelanto en efectivo, recoger el cheque a tiempo y entregarlo al ejecutiv@ inmediatamente.

• Preparar itinerario de viaje. – Duplicarlo para mantener copia en la oficina,

para el/la ejecutiv@ y para la familia. – Notificar cualquier cambio que surja a quienes

tienen copia del mismo.



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Otros requisitos

• Entregar copia al ejecutiv@”: – Hoja con el número de reservación electrónica o boletos de

avión. – Documentos que confirmen reservación de automóvil y

hotel. – Materiales pertinentes al viaje (programa de convención,

etc.). – Sobre para conservar los recibos de los gastos. – Cheques de viajero y conservar la numeración y

denominación. • Recordarle el celular, agenda electrónica y PC personal. • Conseguir información sobre la moneda y el cambio del

país a visitar. • Reunirse con el ejecutivo para dialogar sobre

instrucciones especiales mientras viaja.



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En ausencia del ejecutivo

• Consultar frecuentemente el correo electrónico y facsímil para atender los mensajes del ejecutivo.

• Preparar un registro de llamadas recibidas y visitantes.

• Hacer registro de correspondencia recibida. • Procesar la correspondencia conforme a

instrucciones recibidas. Contestar las que se puedan dentro del marco de autoridad.

• Tomar decisiones sensatas y delegar en el superior del ejecutivo los asuntos urgentes para los cuales el/la profesional administrativo@ no tenga autoridad.



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En ausencia del ejecutivo

• Enviar al correo electrónico del ejecutivo la lista de asuntos para consultar o informar, documentos que necesite leer o cotejar, solicitados o urgentes.

• Organizar el escritorio del ejecutiv@ y poner en orden asuntos pendientes.

• Renviar información electrónica que el ejecutivo deba ver.

• Trabajar las tareas pospuestas para cuando haya tiempo.

• Concertar citas par el ejecutivo, excepto para el primer día que esté de vuelta en la oficina.



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Llegada del ejecutivo

• Colocar la correspondencia en el orden que deba leerla. • Presentar el registro de llamadas y visitantes atendidos. • Actualizar el calendario de citas. • Preparar cartas de agradecimiento para aquellas

personas que tuvieron alguna cortesía durante el viaje del ejecutivo.

• Cotejar asuntos no contestados del correo electrónico. • Cotejar documentos que el ejecutivo se llevó y

devolverlos al lugar de procedencia. • Solicitar los documentos necesarios para preparar el

informe de gastos.



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Recomendaciones para viajes internacionales

• Conseguir información en los consulados de los países a visitar, Departamento de Estado, libros y en la Internet.

• Imprimir tarjetas de presentación del ejecutivo en el idioma del país a visitar.

• Investigar sobre el saludo apropiado y otras formulas de cortesía del país a visitar.

• Mantener la mente alerta y objetiva. No juzgar el comportamiento de nadie. Ser cortés y respetar actitudes, forma de pensar y actuar, valores y gestos de ciudadanos del país.



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Recomendaciones para viajes internacionales

• Escuchar con atención para tratar de entender el idioma en que se habla.

• Ser cuidados@ con el lenguaje no verbal para no ser malinterpretado o considerarse ofensiv@.

• Vestir adecuadamente para proyectar una imagen profesional.

• Recordar que las culturas son diferentes y pueden tratar el tiempo de forma diferente.



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