Bachilleres:Atienza, JoséFuentes, HéctorMendoza, Alejandra

Universidad de OrienteNúcleo de Monagas

Departamento de Ingeniería de SistemasControl de Proyectos (071-5933)

Maturín, noviembre de 2016.

Profesor:Ing. Jesús Chaparro

Contenido

1.1.- Introducción e importancia de la gerencia de proyectos1.2.- Definición de Gerencia de Proyectos- Objetivos- Dinámica y efectividad gerencial1.3.- Proyecto de Inversiones- Definición- Ciclo de vida de un proyecto de inversiones- Los cinco Procesos de Gerencia de Proyectos1.4.- Interrelación y responsabilidad funcional en el manejo de proyectos- Función de ingeniería- Función procura- Función construcción1.5.- Sistema de Gerencia de proyectos1.6.- Criterios gerenciales de diseño

1.1.- Introducción e importancia de la gerencia

de proyectos

Un Inicio Un Final

Se alcanza cuando se logran losobjetivos del proyecto o cuandose determina el proyecto porquesus objetivos no se cumplirán ono pueden ser cumplidos, ocuando ya no existe la necesidadque dio origen al proyecto.

Un proyecto es un esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultadoúnico, y tiene la característica de ser naturalmente temporal, es decir, que tiene un inicio yun final establecidos, y que el final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto ocuando se determina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden sercumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

Tiene establecido

La Aplicación deHabilidadesHerramientasTécnicas

En el proyecto, para:

Su administración podemos definirla como:

Es una de las actividades de Gerenciaque lleva la mayor responsabilidaddentro de la empresa, una empresaque vive creando, planificando ydesarrollando proyecto, quiere decirque es una empresa que está a lavanguardia de los cambios continuose imparables de la globalizaciónactual, en una entidad que está enconstante cambio interno ycrecimiento gradual y sostenible.

La Gestión de Proyectos

De aquí marca la gran importancia,garantizando la adecuada distribución ycontrol del presupuesto, realizándola altiempo justo cada fase de los proyectosadministrados, reduciendo a su mínimaexpresión los costos, detectando yanticipándose a los posibles problemas einconvenientes que puedan surgir en lamarcha.

1.2.- Definición de la Gerencia de proyectos

La gerencia de proyectos es la aplicación deconocimientos, habilidades, herramientas y técnicasa las actividades de un proyecto para satisfacer losrequisitos del proyecto. La dirección de proyectos selogra mediante la aplicación e integración de losprocesos de dirección de proyectos de inicio,planificación, ejecución, seguimiento y control, ycierre. El director del proyecto es la personaresponsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

Según Guía PMBok, Año 2004.

La Gerencia de Proyectos incluye:

Identificar los requisitos

Adaptar las especificaciones, los

planes y el enfoque

Establecer unos objetivos claros

y posibles de realizar

Equilibrar las demandas

concurrentes de calidad, alcance,

tiempo y costes

1. Controlar: Consta de Implementar un proceso decontrol de cambio adecuado para incluirpropiamente todos los nuevos requerimientos ycambios. Mantener siempre actualizado su plan deproyecto/trabajo, evaluar el progreso del proyecto(planeado vs. real).

2. No Exceder Presupuesto: Asegurar los costos delproyecto de acuerdo al presupuesto o en muchoscasos por debajo, no es tarea fácil. Para elloestablecer líneas en base de presupuesto permitiráncomparar y hacer seguimiento en todo momento a laejecución de dicho presupuesto.

3. Satisfacer los Requerimientos: Este objetivo esintrínseco ya que es por los requerimientos que sedefinió el proyecto para el cual estamos trabajando ovamos a trabajar. Sin importar cuales sean estosrequerimientos, nuestro objetivos como gerentes esgarantizar que estos requerimientos se cumplen enun 100%

4. Hacer Felices a los Clientes: Para garantizar que elpatrocinador del proyecto (sponsor), los clientes yotros interesados (stakeholders) están contentos alfinal del proyecto, es vital gestionar y manejar lasexpectativas de cada uno de forma cuidadosa. Paraello, es importante mantener un contacto regularcon ellos, informando sobre el avance

5. Mantener un Equipo Alegre y Motivado:Mantenga a su equipo de trabajo contento,recompensando sus éxitos y reconociendo elesfuerzo. Asigne el trabajo garantizando queaquellos que tienen la responsabilidad dehacer algo, tienen las competencias parahacerlo. Las actividades de construcción deequipo son necesarias para elevar la moraldel equipo. Con un equipo motivado yalegre es posible lograr todo objetivo.

Hablar de efectividad, es hablar de resultados ycumplimiento, y por ende, se deriva una interrogante:

¿Qué tan eficaces y eficientes son los gerentes en las organizaciones?

Dentro de las múltiples definiciones, se puede señalar que unapersona eficaz, es quien cumple con los objetivos que le fueronencomendados, y usando su creatividad, inteligencia y métodoscomúnmente tiene resultados positivos y lo hace de manerareiterada. Un elemento que el gerente debe tomar en cuenta paraser efectivo, es la habilidad para ser asertivo.

Otro elemento para la efectividad gerencial es lacreatividad, que podemos comprenderla como lahabilidad de inventar o crear algo nuevo o derelacionar algo conocido de forma innovadora.

Un tercer elemento que el gerente debe tener encuenta para ser efectivo es el manejo de conflictos,que debe ser atendido de manera oportuna y deforma inteligente.

1.3.- Proyecto de inversiones

¿Qué es una inversión?Es un término económico que hace referencia a la colocaciónde capital en una operación, proyecto o iniciativa empresarialcon el fin de recuperarlo con intereses en caso de que elmismo genere ganancias.

Un proyecto de inversión es una propuesta de acción técnicoeconómica para resolver una necesidad utilizando un conjunto derecursos disponibles, los cuales pueden ser, recursos humanos,materiales y tecnológicos entre otros. Es un documento por escritoformado por una serie de estudios que permiten al emprendedorque tiene la idea y a las instituciones que lo apoyan saber si la ideaes viable, se puede realizar y dará ganancias.

Por lo tanto,

Tiene como objetivos aprovechar los recursos para mejorar lascondiciones de vida de una comunidad, pudiendo ser a corto,mediano o a largo plazo. Comprende desde la intención opensamiento de ejecutar algo hasta el término o puesta enoperación normal

Selección de

opción más

conveniente

Análisis

técnico

Estudio de

mercado

Análisis

económico

Generación

de opciones

Es el proceso de transformación de una idea, desdesu formulación, su aplicación y seguimiento,derivado de la detección de alguna necesidad,problemática u oportunidad, con el fin de contarcon las provisiones de bienes o servicios que laspudieran resolver de la mejor manera.

Además de tener como objetivo elevar lasprobabilidades de éxito, dado que la investigación yanálisis realizados, hacen posible detectar lasposibles soluciones y definir el proceso de laInversión.

Pre - Inversión

Inversión

Operación, ejecución y monitoreo

Evaluación

El ciclo de vida de un proyecto de inversiones es:

Pre- Inversión

Es la fase en la cual, después de haber nacido la idea, se inicia y se profundiza, en losestudios correspondientes para la preparación y formulación del proyecto, el cual nosva permitir resolver la problemática, la necesidad o la oportunidad, que nos desde uninicio, planteándonos diferentes alternativas para llevarlas a cabo, identificando losbeneficios y las afectaciones que pudieran degenerarse, para poder tomar una decisión.Consta de 3 Fases: Estudio de Perfil, Estudio de Pre-Factibilidad, Estudio de Factibilidad

Inversión

Es la fase en la cual se materializan todas las acciones que se van a llevar a cabo paradar funcionamiento al proyecto, las cuáles fueron evaluadas como convenientes. Yasea para la adquisición de bienes, para las capacitaciones, o simplemente parareajustes en el estudio. Con el fin de poner en marcha dicho proyecto. Consta de tresfases que son: Estudio Definitivo, Montaje, Puesta en Marcha

Estudio Definitivo

Puesta en marcha

Montaje

Operación, ejecución

y monitoreo

Es en esta fase donde se producen los bienes o serviciosdel proyecto seleccionado de acuerdo al estudio que sefue desarrollando. Además es en esta etapa dondecomienza a generarse un flujo de ingresos y egresos,del producto de la operación del proyecto.

Evaluación

Es la fase última, encargada de dar seguimiento al proyecto en todasu operación, en base a una serie de indicadores, previamentedefinidos para la validación de los resultados y el seguimiento en laoperación.

• Es el principal punto que debe tomarse en cuenta para saber si el resultado del proyecto es el mismo que solucionó el problema para el cual fue creado • En caso de no ser así, pone en evidencia errores en la formulación del proyecto.

• Este mide la eficiencia del proyecto, es decir la relación del costo del proceso y el resultado obtenido.• Con esto, no quiere decir, que entre más eficiencia tenga, mejor va ser, porque puede tener demasiadaeficiencia, pero el resultado no es eficaz.

Elementos para garantizar el ciclo de vida de un proyecto

Se divide en fases, lascuales son consecutivasy deben evidenciar unentregable para pasar ala siguiente. Estas son:

También se cuenta con unciclo de 4 elementos y quedeben entregar unresultado para entrar a unnuevo elemento. Estos son:

Por último encontramos 5grupos de procesos, los cualesson independientes entre si,según el proyecto que se esterealizando. Estos son:

Fase InicialFase Intermedia

Fase Final

PlanificarHacerRevisarActuar

PlanificaciónEjecución

Iniciación

CierreSeguimiento y Control

Los 5 Procesos de Gerencia de Proyectos

Los procesos de dirección de proyectos sepresentan como elementos discretos coninterfaces bien definidas. Sin embargo, en lapráctica, se superponen e interactúan demaneras que no se detallan totalmente enesta guía. La mayoría de los practicantes conexperiencia en dirección de proyectosreconocen que hay más de una manera degestionar un proyecto. Los detallesespecíficos de un proyecto se definen comoobjetivos que deben cumplirse sobre la basede la complejidad, el riesgo, el tamaño, elplazo, la experiencia del equipo delproyecto, el acceso a recursos, la cantidad deinformación histórica, la madurez de laorganización en la dirección de proyectos, laindustria y área de aplicación.

Iniciación

Planificación

Ejecución

Seguimiento y Control

Cierre

Los 5 Procesos de Gerencia de Proyectos son:

Iniciación

El Grupo de Procesos de Iniciación se compone de procesos quefacilitan la autorización formal para comenzar un nuevo proyecto ouna fase del mismo. Los procesos de iniciación, por lo general, serealizan fuera del ámbito de control del proyecto por la organizacióno por los procesos del programa o del portafolio, lo cual puede hacerborrosos los límites del proyecto en lo que se refiere a entradasiniciales del proyecto. Por ejemplo, antes de comenzar con lasactividades del Grupo de Procesos de Iniciación, se documentan lasnecesidades o requisitos de negocio de la organización.

Planificación

El equipo de dirección del proyecto usa elGrupo de Procesos de Planificación, y losprocesos e interacciones que lo componen,para planificar y gestionar con éxito unproyecto para la organización. El Grupode Procesos de Planificación ayuda arecoger información de varias fuentes dediverso grado de completitud y confianza.Los procesos de planificación desarrollanel plan de gestión del proyecto. Estosprocesos también identifican, definen ymaduran el alcance del proyecto, el costedel proyecto y planifican las actividadesdel proyecto que se realizan dentro delproyecto.

Ejecución

Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido en el plan degestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto. El equipo delproyecto debe determinar cuáles son los procesos necesarios para el proyecto específicodel equipo. Este Grupo de Procesos implica coordinar personas y recursos, así comointegrar y realizar las actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión delproyecto. Este Grupo de Procesos también aborda el alcance definido en el enunciado delalcance del proyecto e implementa los cambios aprobados

Seguimiento y Control

Se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de formaque se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las accionescorrectivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto. El equipo delproyecto debe determinar cuáles de los procesos son necesarios para el proyecto específico delequipo. El beneficio clave de este Grupo de Procesos es que el rendimiento del proyecto seobserva y se mide regularmente para identificar las variaciones respecto del plan de gestión delproyecto. El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control también incluye controlar los cambios yrecomendar acciones preventivas como anticipación de posibles problemas.

Cierre

El Grupo de Procesos de Cierre incluyelos procesos utilizados para finalizarformalmente todas las actividades de unproyecto o de una fase de un proyecto,entregar el producto terminado aterceros o cerrar un proyectocancelado. Este Grupo de Procesos, unavez completado, verifica que losprocesos definidos se completan dentrode todos los Grupos de Procesos paracerrar el proyecto o una fase delproyecto, según corresponda, yestablece formalmente que se hafinalizado un proyecto o fase delproyecto.

1.4.- Interrelación y responsabilidad funcional en el

manejo de proyectos

Función de Ingeniería

El estudio general de esta función es resolver todo loconcerniente al diseño del problema a tratar con todassus ventajas y desventajas, desde la descripción de losprocesos hasta las distribuciones económicas yjurídicas que abarcan al proyecto. En este marco segeneran todos los estudios e informaciones necesariaspara poder llevar a cabo el proyecto.

Función Procura

Consiste en guiar y administrar los procesos de lamanera más eficaz y transparente posible, incluye laformulación de la logística del proyecto y aseguraque las adquisiciones concernientes al proyecto biensean tangibles o intangibles sean adquiridos bajoslos términos y condiciones más favorables.

Función de Construcción

Es el procedimiento técnico que el grupo aplica parala elaboración o ejecución del proyecto, aplicandoherramientas y conocimientos con el fin de ejecutarpaso a paso toda la parte teórica que se desarrolló enel estudio del proyecto.

1.5.- Sistema de Gerencia de proyectos

El sistema de gestión de proyectos es el conjunto de herramientas, técnicas, metodologías,recursos y procedimientos utilizados para gestionar un proyecto. Puede ser formal o informal,y ayuda al director del proyecto a gestionar de forma eficaz un proyecto hasta su conclusión.El sistema es un conjunto de procesos y de las funciones de control correspondientes, que seconsolidan y combinan en un todo funcional y unificado.

El plan de gestión del proyecto describe cómo se va a usar el sistema degestión de proyectos. El contenido del sistema de gestión de proyectosvariará dependiendo del área de aplicación, influencia de laorganización, complejidad del proyecto y disponibilidad de los sistemasexistentes. Las influencias de la organización conforman el sistemapara ejecutar los proyectos dentro de esa organización. El sistema seajustará o adaptará a cualquier exigencia impuesta por laorganización.

Si existe una oficina de gestión deproyectos en la organización ejecutante,una de las funciones de la oficina degestión de proyectos normalmenteconsistirá en gestionar el sistema degestión de proyectos, a fin de asegurar laconsistencia en su aplicación y lacontinuidad en los diferentes proyectosque se estén llevando a cabo.

1.6.- Criterios gerenciales de diseño

En la Gerencia de proyectos no sólo es necesario definir lasfunciones básicas sino que es preciso establecer una serie decriterios que orienten el proceso investigativo, a considerarse enel desarrollo y desempeño de las funciones de planificación,organización, dirección y control, es por ello que la dirección deproyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usandoconocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de direcciónde proyectos que reciben entradas y generan salidas.

Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:

Seleccionar los procesos apropiados dentro de losGrupos de Procesos de la Dirección de Proyectos(también conocidos como Grupos de Procesos) que seannecesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.

Usar un enfoque definido para adaptar las especificacionesdel producto y los planes de tal forma que se puedancumplir los requisitos del proyecto y del producto.

Cumplir con los requisitos para satisfacer lasnecesidades, deseos y expectativas de los interesados.

Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes,calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad.