ASPECTOS GENERALES DE LA

ADMINISTRACION DE VENTAS M A S T E R L U I S A W A L E S K A G O D O Y

2

Introduccin

El recuadro anterior nos reafirma lo aprendido en

Administracin de ventas I, en donde se sostiene que lo

mas importante en la actualidad es la relacin con el

cliente. Ya paso la poca en donde la tarea del

vendedor terminaba con la venta.

3

Objetivos

Despus de esta leccin usted ser capaz de:

1. Conocer la manera en que las ventas se ajustan a la

mezcla de marketing.

2. Identificar las responsabilidades de la administracin

de ventas.

3. Reconocer el rol de las ventas.

4. Definir las caractersticas de los vendedores exitosos.

4

1.1 Naturaleza y papel de las ventas

La forma ms sencilla de pensar en la naturaleza y el

papel de las ventas (tradicionalmente llamado el arte de

vender) es identificar su funcin con el hecho de lograr

una venta.

Las compaas gastan grandes sumas para capacitar a

su personal de ventas en el arte de vender. La razn de

esta atencin que se otorga a la venta personal es

sencilla: en la mayora de las compaas el personal de

ventas es el vnculo ms importante con el cliente.

5

Los esfuerzos de marketing planeados y mejor

diseados pueden fracasar porque la fuerza de

ventas no es efectiva. Esta posicin en la lnea de

fuego del representante de ventas significa que, para

muchos clientes, el personal de ventas es la

compaa.

6

1.2 La naturaleza de la administracin de

ventas.

De la misma forma en que la actividad de vender se ha profesionalizado cada vez ms, tambin lo ha hecho la

administracin de ventas, tanto en su naturaleza como

en su papel. El nfasis recae en la palabra

administracin.

Ha quedado atrs la idea de que para ser un buen

gerente de ventas se debe tener la personalidad

correcta, y que la caracterstica principal del puesto es

asegurar que la fuerza de ventas salga a vender un

volumen suficiente.

7

Aunque esas cualidades son admirables, las obligaciones

del gerente de ventas, en la compaa moderna, se han

ampliado y su enfoque es diferente.

En la actualidad se espera que el gerente de ventas

desempee un papel mucho ms estratgico en la

compaa y haga una contribucin a la elaboracin de los

planes de esta.

necesita familiarizarse con el concepto de marketing para

asegurar que tales actividades

y las de ventas estn integradas.

8

El gerente de ventas debe ser capaz de analizar y dirigir

las actividades de la fuerza de ventas hacia negocios

ms rentables.

Al manejar una fuerza de ventas, el gerente debe tener

control de los acontecimientos recientes en el rea de

administracin de recursos humanos. Visto de esta

forma, el papel d el gerente de ventas parece

formidable: esa persona debe ser contador, planificador,

administrador de personal y comerciante.

9

Sin embargo, la responsabilidad principal es asegurar

que la funcin de ventas haga la contribucin ms

efectiva para el logro de los objetivos y las metas de la

compaa.

Para cumplir con este papel, los gerentes de ventas

debern aceptar obligaciones y responsabilidades

especificas:

10

1.Determinar los objetivos y las metas

de la fuerza de ventas

2.Pronosticar y presupuestar

3. Organizar la fuerza de ventas y su tamao, disear y planear territorios.

4. Seleccionar la fuerza de ventas,

reclutar y capacitar.

5. Motivar a la fuerza de ventas.

6. Evaluar y controlar el plan de ventas con todos sus elementos.

Funciones especificas de un gerente de ventas.

Para efectos de esta clase, estudiaremos los ltimos 3 temas.

11

Bibliografia

JOBBER , DAVID y GEOFFRE Y LANCASTER

Administracin de ventas. octava edicin

PEARSON EDUCACIN, Mxico, 2012

12

ASPECTOS ORGANIZACIONALES DEL

PERSONAL DE VENTAS. R E C L U T A M I E N T O Y S E L E C C I N D E L P E R S O N A L D E V E N T A S

MAE Luisa Waleska Godoy

Objetivos

Al final de la leccin usted ser capaz de:

1. Aplicar diferentes formas en que se determinan los

criterios de seleccin a vendedores.

2. Definir las fuentes de nuevos candidatos a

vendedor.

3. Aplicar los procedimientos de seleccin a la fuerza

de ventas.

Trminos Clave:

Anlisis de puesto

Descripcin de puesto

14

1.1 Aspectos del Reclutamiento y la Seleccin

Se preguntaran porque estamos viendo estos temas en

administracin de ventas, cuando en realidad parece

tema de recursos humanos.

Tmense un minuto y piensen porque el personal de

ventas merece un trato diferente en este sentido?

15

Independientemente de quin tenga la responsabilidad

de reclutar a nuevos representantes de ventas, se

deben seguir ciertos procedimientos para asegurar que

los nuevos candidatos tengan la actitud para el puesto y

el potencial de obtener resultados favorables.

El punto de partida en el proceso de reclutamiento por lo

tanto, debe ser un anlisis completo del puesto que se

ha de ocupar y una descripcin de las calificaciones que

debe tener un candidato.

16

El siguiente paso es encontrar y atraer a un grupo de

solicitantes de empleo que tengan las calificaciones que

busca la compaa.

En otras palabras, el objetivo por lo general no es

maximizar el nmero de solicitantes de empleo, sino

atraer pocos que sean eficientes, en especial por los

altos costos relacionados con la captacin y evaluacin

de candidatos.

A que costos cree usted que nos referimos?

17

La etapa final en el proceso de contratacin es evaluar a

cada solicitante mediante la revisin de sus

antecedentes personales, la aplicacin de entrevistas, la

verificacin de referencias y el uso de tests formales. El

propsito es determinar qu solicitantes tienen las

caractersticas

y habilidades para el xito.

En la figura 1.1 se presenta el proceso de decisin en el

reclutamiento y seleccin de vendedores.

18

Establecer la politica respecto de la responsabilidad del reclutamiento y la seleccin.

a. Quin participara en el proceso?

b. Quin tiene autoridad para tomar decisiones de contratacin?

Analizar el puesto y determinar los criterios de seleccin.

a. Llevar a cabo un analisis de puesto.

b. Redactar un analisis de puesto.

c. Desarrollar una declaracin de requerimientos del puesto.

Encontrar y atraer un grupo de solicitantes.

a. fuentes internas

b. Fuentes externas

Elaborar y aplicar procedimientos de seleccin para evaluar a los solicitantes

a. Solicitudes de empleo

b. Entrevistas

c. Verificacin de referencias

d. Test formales

Figura 1.1

19

Quin es responsable de reclutar y seleccionar

a los vendedores? La forma en que una compaa responda esta

pregunta depender slo del tamao de su fuerza de

ventas y la clase de ventas de que se trate. En

empresas en las que la fuerza de ventas es pequea, el

director de ventas suele visualizar el reclutamiento y la

seleccin de nuevo personal como una de sus

responsabilidades primarias.

20

En compaas en las que el puesto de

vendedor no es muy difcil o complejo, los

recin contratados no necesitan

calificaciones especiales y la rotacin en

la fuerza de ventas es alta (como en las

empresas que venden bienes de consumo

mediante telemarketing) los gerentes de

ventas de primer nivel a menudo tienen la

responsabilidad a menudo tienen toda la

responsabilidad en contratacin.

21

Sin embargo, cuando una empresa debe

ser ms selectiva para escoger

candidatos con ciertas calificaciones y

habilidades, por lo general un

especialista en reclutamiento auxilia a

los gerentes de primer nivel para evaluar

a los candidatos y tomar las decisiones

de contratacin.

22

23

Anlisis del puesto y determinacin de los

criterios de seleccin.

Diferentes puestos de ventas requieren el desempeo de

diferentes actividades, y esto seala que se debe

contratar personal con diferentes rasgos de personalidad

y habilidad para ocuparlos. As las primeras actividades

en el proceso de reclutamiento deben ser las siguientes:

24

An

lisis

de

pu

esto

Realizar un anlisis de puesto para determinar que actividades, tareas, responsabilidades intervienen en el puesto a ocupar.

De

scri

pci

n d

e p

ue

sto

Redactar una descripcin de puesto que detalle las conclusiones del anlisis de puesto.

Re

qu

eri

mie

nto

s d

el p

ue

sto

Elaborar un informe o una lista que determine y describa los rasgos y habilidades personales que se deben tener para ocupar el puesto.

Actividades en el proceso de

reclutamiento

Figura 1.2

25

Quin realiza el anlisis y descripcin de

puesto?

Puede hacerlo un profesional de recursos humanos

interno o externo, lo importante es que el responsable

capte informacin sobre el contenido del puesto de 2

fuentes: 1. Sus ocupantes actuales y 2. los gerentes de

ventas que supervisan al personal de ese puesto.

Debe observarse o entrevistar a los ocupantes actuales

para saber realmente lo que hacen y a diferentes

gerentes para saber que creen ellos que deben hacer.

26

Contenido de la descripcin de puesto

1. Ttulo del puesto.

2. Deberes y responsabilidades: las tareas

que se esperan de los nuevos

representantes, como vender, brindar

servicio despus de la venta, dar

retroalimentacin, conocer el rango de

productos, los mercados y el tipo de

clientes con los que tendrn trato.

3. A quin debern reportarse.

4. Requerimientos tcnicos, como el grado

en el cual deben entender los aspectos

tcnicos de los productos que venden.

27

5. Localizacin y rea geogrfica que cubrirn.

6. Grado de autonoma: e l grado en el que el ejecutivo de

ventas puede controlar sus propios programas de trabajo.

Ejemplo: Figura 1.3

28

Determinacin de los requerimientos del puesto y

criterios de seleccin.

Estos incluyen atributos fsicos, habilidades mentales,

experiencia y rasgos de personalidad.

La tarea es decidir cuales son los rasgos y habilidades

mas importantes en el momento de calificar a un

individuo y cuales son menos criticas.

A continuacin los resultados de un estudio sobre las

cualidades buscadas en el personal de ventas.

29

Cualidades requeridas en el personal de altos

ejecutivos de ventas

Figura 1.4

30

Mtodos para decidir los criterios de seleccin

El simple hecho de analizar la descripcin de puesto sirve

de ayuda a quienes deciden cuales son los

requerimientos. Otro mtodo es evaluar la historia

personal de sus vendedores actuales con buenos y malos

resultados.

Otra posibilidad es emplear tcnicas para observar

correlaciones significativas entre las variaciones entre

caractersticas personales de los vendedores actuales y

las variaciones en el desempeo.

31

1. 2 Reclutamiento de solicitantes

El objetivo primario no debe ser

maximizar el numero de

solicitantes, sino llamar la

atencin de aquellos que sean

competentes.

El esfuerzo de reclutamiento debe

realizarse en una forma que

Desaliente a las personas no calificadas a presentar una

solicitud.

Hay 2 grandes fuentes de reclutamiento:

1. Fuentes internas.

2. Fuentes externas

32

Fuentes internas incluyen a personas que estn

empleadas en otros departamentos de la compaa.

Las fuentes externas incluyen a personas de otras

empresas entre ellas:

1. Instituciones educativas (especificar)

2. Anuncios

3. Agencias de empleo

4. Referencia de personas de otras empresas

5. Internet

6. Feriad de empleo

33

En el caso de instituciones educativas debe especificarse

cual es apropiado para cada puesto de trabajo, por

ejemplo si es para venta de equipo industrial podra

recurrir a universidades en la carrera de ingeniera.

De igual forma segn el perfil requerido as el tipo de

publicidad, por ejemplo para un gerente de ventas no se

recomienda el anuncio en los clasificados de un

peridico.

34

Las agencias de empleo, hay de varios tipos en

Honduras; hay aquellas en donde el solicitante se

compromete mediante un contrato a pagar el 50% de

su primer salario o la totalidad, en otras la empresa que

contrata paga a la empresa.

Existen tambin agencias de empleo por internet,

o aquellas en donde el aspirante paga una inscripcin

nica, al igual que en internet hay diversas fuentes

siendo las mas populares: Tecoloco, empleos.net y

Computrabajo.

35

1.3 Procedimientos de seleccin

Despus de que se han determinado los requerimientos que se necesitan en un puesto y se han reclutado

algunos candidatos, la tarea final es determinar qu

aspirantes cumplen mejor dichos requerimientos y tienen

la mayor aptitud para la empresa.

Con el fin de obtener la informacin necesaria para

evaluar a cada posible empleado, las compaas recurren

a una combinacin de las siguientes herramientas y

procedimientos de seleccin:

Ver figura 1.5

36

Solicitudes Entrevistas personales

Verificacin de referencias

Exmenes fsicos

Test psicolgicos:

Inteligencia

Personalidad

Aptitud, habilidades

Procedimientos de seleccin Figura 1.5

37

Solicitudes de empleo asegura que la informacin se

obtenga en la misma forma de todos los candidatos.

El propsito principal de la solicitud es recopilar

informacin sobre las caractersticas fsicas y la historia

personal del aspirante. Estos formatos suelen incluir

preguntas sobre lo siguiente:

Condicin fsica del candidato, situacin familiar,

experiencia de negocios, servicio militar, participacin

en organizaciones sociales e intereses y actividades

externas, que se utilizan para revisar requerimientos

bsicos, como la experiencia educativa.

Una segunda funcin del formato de solicitud es ayudar

a los gerentes a prepararse para las entrevistas

personales con los candidatos.

38

Las entrevistas personales les sirven

a los gerentes para obtener

elementos de juicio de las

habilidades

mentales y la personalidad del

candidato. Una entrevista permite

que un gerente tenga la oportunidad

de evaluar las habilidades de

comunicacin, la inteligencia, la

sociabilidad, la energa,

la empata, la ambicin y otros rasgos

que estn relacionados con los

requerimientos del puesto.

39

Pueden ser estructuradas o no estructuradas.

En las entrevistas estructuradas se pide a cada

solicitante que responda las mismas preguntas

predeterminadas. Este enfoque es particularmente til

cuando el entrevistador no tiene experiencia en la

evaluacin de candidatos, pues estas preguntas ayudan

a guiar la entrevista e incluyen todos los factores

pertinentes de las calificaciones del candidato.

Y preguntar los mismos temas a todos los candidatos

simplifica la comparacin de sus fortalezas y

debilidades.

40

Una entrevista no estructurada exitosa requiere de

entrevistadores con experiencia y habilidades de

interpretacin. Como no hay un conjunto predeterminado

de preguntas, existe el peligro de que el entrevistador

descuide algunos temas esenciales. Suele resultar ms

difcil tambin comparar las respuestas de dos o ms

solicitantes.

En consecuencia, puesto que la mayora de los

gerentes de ventas de las empresas tienen

relativamente poca experiencia como entrevistadores,

las entrevistas estructuradas son mucho ms comunes

para seleccionar nuevos vendedores, que los enfoques

no estructurados.

41

Bibliografia

1. JOBBER , DAVID y GEOFFRE Y LANCASTER

Administracin de ventas. Octava edicin

PEARSON EDUCACIN, Mxico, 2012.

2. MARCK JOHNSTON, GREG MARSHALL

Administracin de ventas . Novena Edicin

Mc Graw Hill.