AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS ......De conformidad con el contexto anterior, la...

de 28 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE CUENTAS

POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-0010

FECHA: 02-01-2013 FORMATO INFORME EJECUTIVO

VERSIÓN: 0

AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

OFICINA DE PLANEACIÓN

1. Lugar, ciudad y fecha

Dirección General Policía Nacional, Auditorio General Santander, 26 de abril de 2013

2. Introducción

La Ley 489 de 1998 establece que todas las entidades y organismos de la administración pública tienen la obligación de desarrollar su misión acorde con los principios de democracia participativa de la gestión pública. Para ello, podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de las actividades en el marco de la gestión pública. La rendición de cuentas, como proceso permanente, exige organizar varias acciones de encuentro y comunicación presenciales y no presenciales, que garanticen la información, la interlocución y la deliberación con los ciudadanos y con los integrantes de la Institución; estas acciones pueden ser:

Encuentros comunitarios.

Reuniones zonales.

Foros de discusión por proyectos, temas o servicios.

Mesas de trabajo temáticas.

Boletines virtuales o publicados.

Programas radiales o de televisión comunitarios o nacionales.

Ruedas de prensa.

Ferias de la gestión, en las cuales se expongan resultados de planes y servicios.

Periódicos murales o carteleras didácticas.

Noticias en la prensa local o nacional.

Interacción en línea a través de varios mecanismos como chat, diapositivas, foros, blogs, etcétera.

Audiencias públicas para cerrar el proceso con los resultados de una vigencia anual. De conformidad con el contexto anterior, la audiencia pública es una de las acciones para la rendición de cuentas. Ésta, debe permitir el encuentro y la reflexión al final del proceso de rendición de cuentas sobre los resultados de la gestión de un periodo, en el cual se resumen aspectos cruciales para la interlocución con la ciudadanía, en donde personas naturales y/o jurídicas y las organizaciones sociales se reúnen en un acto público para intercambiar información, explicaciones, evaluaciones y propuestas sobre aspectos relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de políticas, programas, manejo de los recursos físicos, económicos y humanos. Es así como la Policía Nacional, implementa un modelo de rendición de cuentas para que las unidades puedan comunicar, explicar, justificar y consultar su gestión no solo ante la sociedad civil, sino al interior de la misma, permitiendo el seguimiento y evaluación de sus compromisos, planes y programas, como un marco de referencia para la toma de decisiones. En virtud de lo anterior, las unidades policiales que integran los niveles operativo, administrativo y educativo, determinados mediante el Decreto 4222 del 231106, les corresponde implementar el desarrollo de las audiencias públicas de rendición de cuentas en cada jurisdicción.


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FECHA: 24-12-2012 FORMATO EVALUACIÓN RENDICIÓN DE CUENTAS

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La Oficina de Planeación a través de la Orden de Servicios No 011 del 01 de marzo de 2013 OFPLA GUSAP (anexo 1), estableció las responsabilidades para el desarrollo de la audiencia pública y determinó que los grupos de trabajo de la oficina asumieran actividades que garantizaran el desarrollo exitoso de la misma. De la misma forma se ordena a todo el personal comprometido en la Orden de Servicios la realización de un ensayo con todos los elementos necesarios el día 25/04/13 a las 17:00 horas en el auditorio “General Santander” ubicado en el primer piso de la Dirección General. 3. Medios de convocatoria y difusión Con el fin de obtener la concentración del mayor número de funcionarios de la entidad y de garantizar de en alguna medida la cobertura a nivel nacional, se solicitó a la Oficina de Comunicaciones Estratégicas de la Policía Nacional la elaboración de la imagen visual para el evento (anexo 2), a través del correo EXCHANGE se enviaron 05 comunicaciones invitando a la participación de las direcciones, oficinas asesoras, metropolitanas, departamentos, escuelas de formación y CASUR. Además por medio del polígrama 033 del 25 de abril de 2013 se solicitó a la unidades que se conectarán a través de la videoconferencia (anexo 3). Se realizó la invitación a los señores directores y jefes de las oficinas asesoras y a entidades como el Ministerio de Defensa Nacional, Departamento Nacional de Planeación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Casa Ciudadana del Control Social, Veeduría Distrital de Bogotá, Red Nacional de Veedurías Ciudadanas de Colombia, Personería de Bogotá, Procuraduría General de la Nación (anexo 4). Para garantizar la mayor cobertura, se publicó en la pagina web www.policia.gov.co, y en la Polired (anexo 5) la infornación de la actividad; para tal fin, se ubicó un link para el acceso a la información correspondiente a la audiencia pública y un formato para la formulación de preguntas, como acceso para el personal de la Institución en todo el país.

4. Listado de invitados y asistentes A través de los medios anteriormente mencionados, el día 26 de abril de 2013 en el Auditorio General Santander, desde las 14:00 pm y hasta las 16:00 pm, se realizó la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas la cual conto con la participación de 145 asistentes al evento, 54 unidades policiales, enlazadas a nivel nacional. 5. Resumen temas tratados La Audiencia Pública de Rendición de cuentas de la Oficina de Planeación, se efectuó el día 26 de abril de 2013 en el horario de 14:00 a 16:00, la cual fue presidida por el señor Brigadier General JANIO LEÓN RIAÑO jefe de la Oficina de Planeación, emitiendo un saludo de bienvenida a las personas que se encontraban en el auditorio y a todas las unidades conectadas a nivel país, invitándolos a participar a través de las preguntas y propuestas en el formato que se les entregó al ingreso, posteriormente se explicó el contenido del programa y la metodología del evento. Se clarifica que por disposición del señor Director General de la Policía Nacional, se efectúa la Audiencia Pública, en la cual se realizará un balance de gestión dirigido a la comunidad y partes interesadas, aplicando una metodología que contribuya a la autorregulación institucional como un proceso comunicativo integrado. Asimismo, se expresa que este mecanismo se convierte en un espacio de participación institucional y de la comunidad, para fortalecer el sentido de responsabilidad, facilitar el ejercicio del control social a la gestión policial, mejorar los mecanismos y herramientas que permitan lograr una gestión eficiente y transparente; como una instancia de dialogo efectivo, como insumo para proponer cambios, mejoras o fortalecimiento al Sistema de Gestión Integral adoptado por la Policía Nacional.

http://www.policia.gov.co/


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La Rendición de Cuentas de la gestión realizada por la Oficina de Planeación, se desarrolló a través de la siguiente programación: presentación del informe de gestión, sesión de preguntas y respuestas en directo y conclusiones. El señor Brigadier General JANIO LEÓN RIAÑO procede a realizar la presentación (anexo 6), en la cual explica la misionalidad de la unidad y frente a este qué se ha hecho, a fin de demostrar que se está actuando en concordancia y con la debida focalización para resolver en forma estructural las necesidades de nuestros clientes con relación a los productos que la oficina produce. 6. Participación de la ciudadanía Se recepcionaron un total de 18 preguntas de parte del personal asistente y 04 de las unidades que se conectaron a través de videoconferencia, de igual forma se anexa álbum fotográfico del evento (anexo 7 y 8). 7. Revisión de compromisos anteriores Se mostraron los compromisos anteriores y sus resultados de los temas: asegurar el cumplimiento y el impacto del primer encuentro de directores y jefes de planeación de las policías de América; diseñar, desarrollar y capacitar los funcionarios de las dependencias de planeación a nivel país; por medio del curso virtual de planeación; lograr por segundo año consecutivo del premio a la gestión humana; asegurar el cumplimiento y el impacto de primer congreso nacional y segundo encuentro de cultura institucional; cumplir el cronograma de capacitaciones nacionales e internacionales para el personal de la Oficina de Planeación; responder con calidad y oportunidad las solicitudes de control político, así como realizar el seguimiento y estudio de los proyectos de ley y actos legislativos de interés institucional; posicionar la S.V.E como herramienta para la toma de decisiones, a través de la implementación de los módulos de mejora, revisiones y reuniones, fortalecimiento de sus módulos. 8. Compromisos adquiridos Se trataron en el desarrollo de la rendición de cuentas entre otros las proyecciones para la vigencia 2013 asi: la certificación de las unidades desconcentradas de MEBAR – MESAN – MECAR – MEPER y ESAGU; diseño del modelo de implementación y aseguramiento del SGI; estructura orgánica para la creación de las Policías Metropolitanas de Neiva – Pasto; instruir al segundo y tercer nivel en el proceso de mejora continua e innovación a los equipos de mejora que están constituidos en las 8 regiones de Policía; planificar, organizar, y realizar el III Encuentro de equipos de mejora continua e innovación con la participación de los líderes de mejora de la unidades; desarrollar la metodología Revisión Ambiental Institucional. Socializar e implementar la metodología de la revisión ambiental institucional (RAI) en 8 unidades; hacer acompañamiento y seguimiento a unidades certificadas en ISO 14001 y participantes en el premio excelencia ambiental distrital; desarrollo y sistematización del aplicativo para la construcción de riesgos con la nueva metodología, realizar encuentros regionales de cultura para fortalecer la movilización en realidades específicas y locales, diseñar y realizar el segundo congreso internacional y tercer encuentro de nuestra cultura institucional. 9. Evaluación

¿Cómo se enteró de la Rendición de Cuentas?


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Prensa u otros

medios de comunicación

A través de la comunidad

Página WEB Invitación directa Otra

1 1 21 71 18

El contenido de la información fue:

Excelente Satisfactoria Poco satisfactoria Insuficiente

62 50 0 0

Los temas de la rendición de cuentas fue discutido de manera:

Profunda Moderadamente

profunda Superficial

76 41 4


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Después de haber tomado parte en la rendición de cuentas, considera que su participación en el control de la gestión pública es:

Muy importante Importante Sin

importancia

83 29 0

¿Considera necesario continuar con la realización de actividades de rendición de cuentas para el control de la gestión pública?

Si No

121 1


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ANEXO 1

ORDEN DE SERVICIOS

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

OFICINA DE PLANEACIÓN

Bogotá D.C,

ORDEN DE SERVICIO No. / OFPLA-JEFAT-38 “AUDIENCIA DE RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN DE LA POLICÍA NACIONAL”

I. MOTIVO

A. FINALIDAD

Realizar el día 26 de abril de 2013, la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas mediante audiencia el balance de la gestión, efectuada por parte del jefe de la Oficina de Planeación, con miras al mejoramiento continúo.

B. REFERENCIAS 1. Ley 190 del 6 de junio de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en

la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”.

2. Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

3. Ley 790 del 27 de diciembre de 2002 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

4. Ley 850 del 18 de noviembre de 2003 “Por medio de la cual se reglamentan las veedurías ciudadanas”.

5. Decreto No. 2232 del 18 de diciembre de 1995 “Por medio del cual se reglamenta la Ley 190 de 1995 en materia de declaración de bienes y rentas e informe de actividad económica y así como el sistema de quejas y reclamos”.

6. Directiva Presidencial 10 del 20 de agosto de 2002 “Programa de renovación de la administración pública: Hacia un Estado Comunitario”.

7. Directiva Presidencial 04 del 3 de abril de 2012 “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública”


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8. Directiva Permanente 027 DIPON-INSGE del 19 de agosto de 2005 “Implementación y Promoción

de las Oficinas de Atención al Ciudadano”.

9. Directiva Permanente 008 DIPON-INSGE del 30 de enero de 2008 “Implementación programa oficinas de atención al ciudadano a su alcance”.

10. Directiva Permanente 021 DIPON-OFPLA del 04 de abril de 2008 “Instrucciones para el desarrollo del programa Cultura de la Legalidad en la Policía Nacional”.

11. Cartilla guía para la rendición de cuentas de la administración pública a la ciudadanía del 2009.

12. Plan Nacional de Desarrollo 2012-2014 “Prosperidad para todos”

13. Plan Estratégico Institucional.

14. Documento del Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) No. 3654 de fecha 12 de abril de 2010 “Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos”.

15. Directiva 002 del 07/02/2013 “Modelo de Audiencia Pública en la Policía Nacional”

C. VIGENCIA

A partir de la fecha de expedición y hasta el 30 de abril de 2013.

II. INFORMACIÓN

La Ley 489 de 1998 establece que todas las entidades y organismos de la administración pública tienen la obligación de desarrollar su misión acorde con los principios de democracia participativa de la gestión pública. Para ello, podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de las actividades en el marco de la gestión pública.

La rendición de cuentas, como proceso permanente, exige organizar varias acciones de encuentro y comunicación presenciales y no presenciales, que garanticen la información, la interlocución y la deliberación con los ciudadanos y con los integrantes de la Institución; estas acciones pueden ser:

• Encuentros comunitarios. • Reuniones zonales. • Foros de discusión por proyectos, temas o servicios. • Mesas de trabajo temáticas. • Boletines virtuales o publicados. • Programas radiales o de televisión comunitarios o nacionales. • Ruedas de prensa. • Ferias de la gestión, en las cuales se expongan resultados de planes y servicios. • Periódicos murales o carteleras didácticas. • Noticias en la prensa local o nacional. • Interacción en línea a través de varios mecanismos como chat, diapositivas, foros, blogs,

etcétera. • Audiencias públicas para cerrar el proceso con los resultados de una vigencia anual.

De conformidad con el contexto anterior, la audiencia pública es una de las acciones para la rendición de cuentas. Ésta, debe permitir el encuentro y la reflexión al final del proceso de rendición de cuentas sobre los resultados de la gestión de un periodo, en el cual se resumen aspectos cruciales para la interlocución con la ciudadanía, en donde personas naturales y/o jurídicas y las organizaciones sociales se reúnen en un acto público para intercambiar información, explicaciones, evaluaciones y propuestas


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sobre aspectos relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de políticas, programas, manejo de los recursos físicos, económicos y humanos.

Es así como la Policía Nacional, implementa un modelo de rendición de cuentas para que las unidades puedan comunicar, explicar, justificar y consultar su gestión no solo ante la sociedad civil, sino al interior de la misma, permitiendo el seguimiento y evaluación de sus compromisos, planes y programas, como un marco de referencia para la toma de decisiones.

En virtud de lo anterior, las unidades policiales que integran los niveles operativo, administrativo y educativo, determinados mediante el Decreto 4222 del 231106, les corresponde implementar el desarrollo de las audiencias públicas de rendición de cuentas en cada jurisdicción.

La audiencia pública de rendición de cuentas para las direcciones, oficinas asesoras, metropolitanas, departamentos y escuelas de policía se realizará con el propósito de evaluar la gestión de la vigencia del año anterior (enero a diciembre).

Para dinamizar el desarrollo de las audiencias, es necesario establecer la conformación de un grupo organizador de apoyo, con el fin de asignar responsabilidades puntuales para el cumplimiento de los aspectos que se tratan en la presenta directiva. En el caso de las direcciones, oficinas asesoras, policías metropolitanas y departamentos de policía estará integrado así:

El Subdirector o Subcomandante, según corresponda, (quien lo presidirá)

El Jefe de Planeación (quien actuará como secretario técnico)

El Jefe del Área de Control Interno (Jefe Regional de Control Interno)

El Jefe de Comunicaciones Estratégicas

El Jefe de Telemática

El Jefe de la Oficina de Atención al Ciudadano

Un representante de protocolo

III. EJECUCIÓN CONCEPTO DEL SERVICIO

Generar compromiso en los señores Oficiales, Suboficiales, miembros del Nivel Ejecutivo, Agentes y personal no uniformado, con el fin de desarrollar con éxito el día 26 de abril de 2013, la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la Oficina de Planeación.

A. MISIÓN GENERAL

Impartir órdenes e instrucciones y asignar responsabilidades para garantizar el desarrollo de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la Oficina de Planeación.

B. MISIONES PARTICULARES

1. SUPERVISIÓN Y CONTROL

1.1 La supervisión y el control se encontrará a cargo del Señor Coronel HUMBERTO

CASTILLO SAAVEDRA, quien hará cumplir las órdenes impartidas en la presente Orden de Servicios.


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2. JEFE DE GRUPO DEL CENTRO DE PENSAMIENTO Y DOCTRINA POLICIAL.

2.1 Dispone la asistencia total del personal uniformado y no uniformado, a la Audiencia

Pública de Rendición de Cuentas.

2.2 Brinda toda la información y asesoría requerida para la preparación y organización de la

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, de la vigencia 2012, donde se relacionen

su informe de gestión (planeación orientada a resultados, contratación de talento

humano, cumplimiento de metas, indicadores de gestión, plan de acción, programas y

proyectos de la siguiente vigencia, recursos humanos, gestión de la vigencia,

estadísticas, dificultades y retos entre otros según corresponda)

2.3 Da respuesta a las diferentes preguntas presentadas por las unidades.

2.4 Asigna un funcionario al Grupo de Soporte y Apoyo para que integre el equipo de

transcriptores que elaboran el acta de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas

3. JEFE GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

3.1 Dispone la asistencia total del personal uniformado, no uniformado, y personal por

contrato a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

3.2 Asiste a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, con el fin de complementar o

aclarar las inquietudes que surjan en las intervenciones.






estadísticas, dificultades y retos entre otros según corresponda)

3.4 Da respuesta a las diferentes preguntas presentadas.

3.5 Asigna un funcionario al Grupo de Soporte y Apoyo para que integre el equipo de

transcriptores que elaboran el acta de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

3.6 Designa a la Señorita Subteniente LIZA MELINA GARZÓN SANTOS para que tabule

las encuestas de los participantes a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas,

entregando informe estadístico sobre dicha información al Grupo de Soporte y Apoyo

quien consolidará en el informe final.

3.7 Notifica al señor Subteniente ALEXANDER MEJÍA FRANCO, organizar y entregar al

público asistente, los formatos para la formulación de preguntas y de evaluación de la

actividad al finalizar el evento.


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4. JEFE GRUPO PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

4.1. Dispone la asistencia total del personal uniformado y personal por contrato a la

Audiencia de Rendición de Cuentas.

4.2. Brinda toda la información y asesoría requerida para la preparación y organización de la





estadísticas, dificultades y retos entre otros según corresponda).

4.3. Acompaña en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas al Jefe de la Oficina de

Planeación, con el fin de complementar o aclarar las inquietudes que surjan en las

intervenciones.

4.4. Ordena a la señor Teniente ÁNGEL RODRIGO TORRES RODRÍGUEZ, coordinar con

la Oficina de Telemática la instalación de los equipos de cómputo (2), video beam,

medios técnicos requeridos y la asignación de dos (02) funcionarios de esa

dependencia para que estén disponibles durante el desarrollo de la Audiencia Pública

de Rendición de Cuentas.

4.5. Da respuesta a las diferentes preguntas presentadas por las unidades.

4.6. Asigna un funcionario al Grupo de Soporte y Apoyo para que integre el equipo de


5. JEFE GRUPO SOPORTE Y APOYO

5.1 Dispone la asistencia total del personal uniformado y no uniformado, a la Audiencia

Pública de Rendición de Cuentas.


Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la vigencia 2012, informe de gestión

(presupuesto asignado, presupuesto ejecutado, planeación orientada a resultados,

contratación de bienes y servicios, contratación de talento humano, cumplimiento de

metas, indicadores de gestión, plan de acción, programas y proyectos de la siguiente

vigencia, recursos humanos, gestión de la vigencia, estadísticas, dificultades y retos

entre otros según corresponda).

5.3 Acompaña en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas al Jefe de la Oficina de


intervenciones.

5.4 Asigna al señor Teniente DEIBY ESTEFAN NIÑO ARCILA, para que sea responsable

de consolidar las presentaciones del evento y la elaboración del informe ejecutivo en el

que se destaquen los logros más relevantes durante la gestión del año 2013.


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5.5 Ordena al señor Intendente JAROLD GUILLERMO TORRES AMAYA, la construcción

del acta e informe de la Rendición de Cuentas para el envío a la Subdirección General

con un plazo máximo de quince días después de realizada.

5.6 Notifica al señor Subintendente JHON FREDY CASTAÑO MANCERA hacer las

coordinaciones para la disponibilidad del Auditorio General Santander para llevar a

cabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas prevista para el día 260413.

5.7 Ordena al Señor Patrullero CARLOS ANDRÉS LABRADOR MARÍN, enviar a través los

correos exchange y de la plataforma Windows live “correo personal” el formato de

formulación de preguntas o propuestas a las oficinas de planeación a nivel país, así

mismo deberá consolidarlas, debiendo redireccionarlas a los diferentes jefes de grupo

de OFPLA, dependiendo sus competencias para su respuesta y posterior envió a los

peticionarios, estructurando la matriz de solicitudes para el informe a la Subdirección

5.8 Notifica al Patrullero JHON EDISSON CANELO VILLAREAL de realizar las

coordinaciones con la Oficina de COEST de la Policía Nacional y los demás medios a

que haya lugar, la asignación de funcionarios con los respectivos medios técnicos para

que realicen el registro fílmico y fotográfico del evento; realizar la difusión y Publicación

del banner del evento en la página web e intranet institucional.

6. JEFE DE GRUPO MEJORA E INFORMACIÓN

6.1. Dispone la asistencia total del personal uniformado y personal por contrato a la

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

6.2. Brinda toda la información y asesoría requerida para la preparación y organización de la





estadísticas, dificultades y retos entre otros según corresponda).

6.3. Acompaña en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas al Jefe de la Oficina de


intervenciones.

6.4. Da respuesta a las diferentes preguntas presentadas por las unidades.

6.5. Asigna un funcionario al Grupo de Soporte y Apoyo para que integre el equipo de


6.6. Realiza las conclusiones durante el desarrollo de la rendición de cuentas

6.7. Designa a la Señor al Subteniente HAROL MAURICIO ORTEGÓN TORRES para que

tabule las encuestas de los participantes a la Audiencia Pública de Rendición de


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VERSIÓN: 1

Cuentas, entregando informe estadístico sobre dicha información al Grupo de Soporte y

Apoyo quien consolidará en el informe final.

7. JEFE GRUPO LEGISLATIVO

7.1. Brinda toda la información y asesoría requerida para la preparación y organización de

la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, de la vigencia 2012, donde se

relacionen su informe de gestión (planeación orientada a resultados, contratación de

talento humano, cumplimiento de metas, indicadores de gestión, plan de acción,

programas y proyectos de la siguiente vigencia, recursos humanos, gestión de la

vigencia, estadísticas, dificultades y retos entre otros según corresponda).

7.2. Notifica al señor Subteniente JOHAN ANDRES ÁLVAREZ PARDO organizar y entregar

al público asistente, los formatos para la formulación de preguntas y de evaluación de la

actividad al finalizar el evento.

8. JEFES DE GRUPO DMS, GRULE, SEPOL y GUGED

8.1. Disponen la asistencia total del personal uniformado y personal por contrato a la

Audiencia de Rendición de Cuentas.

8.2. Brindan toda la información y asesoría requerida para la preparación y organización de

la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, de la vigencia 2012, donde se

relacionen su informe de gestión (planeación orientada a resultados, contratación de

talento humano, cumplimiento de metas, indicadores de gestión, plan de acción,

programas y proyectos de la siguiente vigencia, recursos humanos, gestión de la

vigencia, estadísticas, dificultades y retos entre otros según corresponda).

8.3. Acompañan en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas al Jefe de la Oficina de


intervenciones.

8.4. Dan respuesta a las diferentes preguntas presentadas por las unidades.

8.5. Asignan un funcionario al Grupo de Soporte y Apoyo para que integre el equipo de

transcriptores que elaboran el acta de la Audiencia Pública Rendición de Cuentas.

9. SECRETARIA PRIVADA

9.1 Hace las veces de maestro de ceremonias en el desarrollo de la Audiencia Pública de

Rendición de Cuentas.

IV. INSTRUCCIONES DE COORDINACIÓN


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VERSIÓN: 1

No. GP 135 – 16 No. SC 6545 – 16 No. CO – SC 6545 – 16

A. La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas se desarrollará el día 26 de abril de 2013, en el auditorio General Santander, en jornada continua de 14:00 a 18:00.

B. El orden y la disciplina deben ser factores fundamentales para el desarrollo de la audiencia pública, de lo cual son directamente responsables los jefes de grupo de la unidad.

C. Los jefes de grupo deben suministrar al Grupo de Soporte y Apoyo la información necesaria para la audiencia y estar en capacidad de responder cualquier requerimiento de los entes de control, veedurías ciudadanas o público en general. Las presentaciones deben ser entregadas al Grupo de Soporte y Apoyo con plazo máximo 050413.

D. Cada Jefe de Grupo tendrá un plazo máximo de 03 días para contestar las preguntas enviadas a la Oficina de Planeación y entregarlas a OAC OFPLA, entregando la respuesta escaneada al correo exchange OFPLA-OAC.

E. Se debe convocar a los participantes a enviar las sugerencias, quejas y/o reclamos de manera virtual con plazo máximo 180413 al correo [email protected].

F. Se realizará ensayo con la disposición logística, administrativa y de personal en el lugar del evento el día 250413 a las 17:00 horas en las instalaciones de la DIPON auditorio “General Santander” con todo el personal comprometido en el evento.

Brigadier General JANIO LEÓN RIAÑO Jefe Oficina de Planeación

Para conocimiento Para Cumplimiento SEPRI DMS, GUSAP, GUGED, GRULE, GUMIN,

DESOG, GUPRO, CEMPO, SEPOL REVISÓ,

Capitán ERIKA ANDREA PARRA MALAVER

Jefe Grupo de Soporte y Apoyo (E) ELABORADO POR: TE DEIBY ESTEFAN NIÑO ARCILA REVISADO POR: CT ERIKA ANDREA PARRA MALAVER

FECHA DE ELABORACIÓN: 270213 ARCHIVO: C\DOCUMENTOS\ÓRDENES DE SERVICIO

Carrera 59 No. 26-21 CAN Bogotá Teléfonos: 315 98 82 -315 91 78

[email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


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VERSIÓN: 1

ANEXO No. 1 DE LA ORDEN DE SERVICIOS No. _______/ DEL ________________ AUDIENCIA DE RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN DE LA POLICÍA NACIONAL

M E T O D O L O G Í A

1. Preparación institucional: las unidades comprometidas conformarán un grupo organizador interno de apoyo para que se encargue de preparar la información de forma sencilla, clara y concisa, el cual estará conformado por: El Subdirector o Subcomandante, según corresponda (quien lo presidirá), el Jefe de Planeación (quien actuará como secretario técnico) el Jefe de la Regional de Control Interno, el enlace de Comunicaciones Estratégicas, el Jefe de Telemática, el Jefe de la Oficina de Atención al Ciudadano y un representante de protocolo.

El grupo organizador deberá consolidar la información de acuerdo con la temática establecida en los anexos contenidos en la presente Directiva y la cartilla audiencias públicas en la ruta de rendición de cuentas a la ciudadanía de la administración pública nacional.

2. Identificación de asistentes: la unidad deberá crear una base de datos de las organizaciones de las diferentes ramas del poder público, autoridades militares, civiles y de control, asociaciones, comités de usuarios, consejos regionales, consejos comunales, gremios, veedurías, universidades, medios de comunicación, asociaciones de profesionales, ONG´s, oficinas de control interno y ciudadanos en general, existentes en su jurisdicción, con el fin de formalizar la invitación a la audiencia pública de rendición de cuentas.

El listado de asistentes e invitados deben ser insertadas en el acta e informes de la audiencia pública de rendición de cuentas.

3. Divulgación y capacitación: se deben facilitar espacios para sensibilizar, informar y capacitar a la ciudadanía y a los funcionarios, quienes intervendrán en este ejercicio, con el fin de prepararlos sobre su derecho, funcionamiento, desarrollo, participación, medios y herramientas que pueden utilizar en el ejercicio del control social.

4. Organización y logística

Lugar y fecha: identificar un lugar acorde al número de invitados y de fácil acceso por la ciudadanía (escenarios públicos, parques, plazas públicas etc) difundir la fecha de realización y presentar los respectivos informes de gestión con suficiente antelación.

Duración: realizar una jornada continua, con el fin de evitar interrupciones o ausencias, sin embargo según las condiciones de cada unidad se podrá desarrollar en diferentes jornadas y se podrán utilizar para el desarrollo de medios virtuales.

Suministros: establecer los elementos (teléfono, fax, computador, punto de red, internet, pantalla, televisión, cámara de video, grabadora, CD’s, papelería, registro de asistencia, etc) requeridos para el desarrollo de la actividad.

Reglamento: instituir las pautas que permitan el desarrollo del ejercicio de una manera clara y ordenada, para lo cual se asignará un moderador quien dará las instrucciones para desarrollar la actividad y administrará los tiempos, número y orden de intervenciones.

5. Convocatoria: informar a través de los medios de comunicación como por ejemplo boletines de prensa, entrevistas televisivas o radiales y espacios institucionales en medios de comunicación, el boletín del


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VERSIÓN: 1

consumidor, internet, radio, televisión, carteleras institucionales y volantes, con treinta (30) días de antelación la realización de la audiencia pública, para lograr la participación de las personas jurídicas (organizaciones civiles) y naturales (comunidad en general) organismos de control, jefes de acciones comunales, etc.

6. Inscripción y radicación de propuestas: radicar las propuestas de intervención de las organizaciones, en

la Oficina de Atención al Ciudadano mínimo con diez (10) días de antelación a la audiencia, para que les sean asignados los espacios respectivos en la misma.

La unidad deberá analizar y preparar las respuestas a las organizaciones el día de la audiencia pública. Las personas naturales tendrán la oportunidad de intervenir sin necesidad de radicar previamente sus propuestas, por lo cual deberá fijarse el tiempo de intervención.

Es de anotar que tanto las propuestas de las organizaciones como las respuestas de las entidades deben publicarse en la página WEB de la Policía y dejarse a disposición en los centros de documentación y atención al usuario.

7. Realización de la audiencia: registrar a la entrada del recinto la asistencia, con el propósito de agrupar las intervenciones que puedan surgir en este instante por temas y darle un orden a las explicaciones de la entidad.

Para tal efecto, se deberá entregar a los participantes o asistentes un formato para sistematizar su participación. (Ver anexo 4). La audiencia será presidida por el Director, Comandante o Líder, acompañado por su equipo de trabajo. Adicionalmente podrán participar como testigos del evento algunos organismos de control invitados como la Contraloría General de la República, universidades, entre otras.

Intervención de la unidad: éste es el espacio donde el Director, Comandante o Líder expondrá su informe de gestión policial (presupuesto asignado, presupuesto ejecutado, planeación orientada a resultados, contratación de bienes y servicios, contratación de talento humano, cumplimiento de metas, indicadores de gestión, plan de acción, programas y proyectos de la siguiente vigencia, recursos humanos, gestión de la vigencia, estadísticas de operatividad logros, dificultades y retos entre otros según corresponda). Para ello, dispondrá de dos (2) horas, motivo por el cual la presentación debe realizarse en forma didáctica y amena. Podrá utilizar video clips sobre realizaciones, testimonios, presentaciones en power point, resúmenes didácticos y otros medios que dinamicen el programa. Las metas e indicadores deberán estar definidos en términos de cantidad, costos, calidad y oportunidad.

Intervención de las organizaciones sociales: el moderador llamará en su orden a un representante para que ilustre la propuesta que radicó con antelación a la audiencia. Se recomienda que dichas intervenciones no superen los diez (10) minutos. Una vez finalice la presentación el Comandante deberá emitir la respuesta a la organización.

Intervención de los ciudadanos: los ciudadanos podrán intervenir para presentar las inquietudes de acuerdo con lo registrado en el formato de inscripción. La intervención de los ciudadanos tendrá una duración establecida por el moderador de acuerdo con la cantidad de ciudadanos inscritos. Esta intervención se efectuará una vez el moderador les otorgue el turno.

Cierre y evaluación: corresponde a las conclusiones de la audiencia, las cuales pueden ser presentadas por los observadores externos invitados que hicieron parte del evento, o por el área de control interno.


POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-000


VERSIÓN: 1

ANEXO No. 2 DE LA ORDEN DE SERVICIOS No. _______/ DEL ________________ “AUDIENCIA DE RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN DE LA POLICÍA NACIONAL”

LISTA DE CHEQUEO

TEMA RESPONSABLE

Coordinará el ensayo con todos los elementos necesarios el día 250413 a las 17:00 horas

CR. HUMBERTO CASTILLO SAAVEDRA

Coordinar con el Área Logística de la DIPON, la disponibilidad del Auditorio General Santander para llevar a cabo la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

SI JHON FREDY CASTAÑO MANCERA

Coordinación equipos de cómputo, video beam, técnico de telemática, micrófono e indicador lasérico.

TE. ÁNGEL RODRIGO TORRES RODRÍGUEZ

Consolidación presentación TE. DEIBY ESTEFAN NIÑO ARCILA

Asigna un funcionario para que sea responsable de operar el equipo de cómputo donde se van a proyectar las presentaciones del evento.

TE. DEIBY ESTEFAN NIÑO ARCILA

Elaboración del informe ejecutivo en el que se destaquen los logros

más relevantes durante la gestión del 2012.

TE. DEIBY ESTEFAN NIÑO ARCILA

Moderador y manejo de micrófono CT. MARLON FAVIAN VALENCIA ORJUELA

Maestro de ceremonias CT. MARLON FAVIAN VALENCIA ORJUELA

Junto con el grupo de transcriptores elabora el acta de la Audiencia Pública de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas para ser entregada al GUSAP 5 días después de realizada la audiencia.

IT. JAROLD GUILLERMO TORRES AMAYA

Elaboración del informe ejecutivo con los resultados del desarrollo de la audiencia .

IT. JAROLD GUILLERMO TORRES AMAYA

Consolidación de las conclusiones del desarrollo de la rendición de cuentas.

MY. WILSON GILBERTO BARRIOS PERDOMO

Enviar a través de los correos exchange y de la plataforma Windows

live “correo personal” el formato de formulación de preguntas o

propuestas (anexo 3) a las oficinas de planeación a nivel país, a si

mismo deberá consolidarlas, debiendo redireccionarlas a los diferentes

jefes de grupo de OFPLA, dependiendo sus competencias para su

respuesta y posterior envío a los peticionarios, estructurando la matriz

de solicitudes para el informe a la Subdirección.

PT CARLOS ANDRÉS LABRADOR MARÍN

Inscripción de asistentes y entrega de formatos para la formulación de

preguntas y de evaluación de la actividad al finalizar el evento. ST. JOHAN ANDRÉS ÁLVAREZ PARDO ST. ALEXANDER MEJÍA FRANCO

Aplica, recepciona y tabula las encuestas a los participantes a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

ST LIZA MELINA GARZÓN SANTOS, ST. HAROLD MAURICIO ORTEGÓN

Comité para selección de preguntas JEFES DE GRUPO

Realiza la grabación y registro fotográfico del evento Coordinación con comunicaciones estratégicas de la Policía la publicidad del evento (banner, polired, pagina web, correos institucionales y difusión del evento)

PT. JHON EDISSON CANELO VILLAREAL

REVISÓ,

Capitán ERIKA ANDREA PARRA MALAVER Jefe Grupo de Soporte y Apoyo (E)


POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-000


VERSIÓN: 1

ANEXO 2

IMAGEN VISUAL

Banner del Evento


POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-000


VERSIÓN: 1

ANEXO 3

INVITACIÓN UNIDADES


POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-000


VERSIÓN: 1

ANEXO 4

INVITACIONES ENVIADAS

Correos electrónicos

Entrega de invitaciones


POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-000


VERSIÓN: 1

Entrega de invitaciones


POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-000


VERSIÓN: 1

ANEXO 5

PUBLICACIÓN EN MEDIOS

S.V.E.

POLIRED


POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-000


VERSIÓN: 1

www.policia.gov.co

http://www.policia.gov.co/


POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-000


VERSIÓN: 1

ANEXO 6

PRESENTACIÓN


POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-000


VERSIÓN: 1


POLICÍA NACIONAL

CÓDIGO: 1MC-FR-000


VERSIÓN: 1

ANEXO 7

ÁLBUM FOTOGRÁFICO

AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS ......De conformidad con el contexto anterior, la...

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Transcript of AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS ......De conformidad con el contexto anterior, la...