Auditool Lista de Chequeo Para Identificar des de Mejoramiento en Un Proceso de Compras

8/2/2019 Auditool Lista de Chequeo Para Identificar des de Mejoramiento en Un Proceso de Compras

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Lista de chequeo para

identificar oportunidades

de mejoramiento en un

proceso de compras

www.auditool.org1/09/2009


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LISTA DE CHEQUEO PARA IDENTIFICAROPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO ENUN PROCESO DE COMPRAS

Esta lista de chequeo est dirigida a Gerentes, Contralores,

Directores de Control Interno, Directores de Cartera, Auditores y

Revisores Fiscales entre otros y su objetivo es proveer de un

punto de partida para la implementacin de buenas prcticas en

un proceso de compras.Esta lista de chequeo no pretende abarcar todas las situaciones,

simplemente pretendemos que sea un punto de partida para el

mejoramiento de las prcticas en un proceso de compras.


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SI NO N/AGeneralesExisten y estn implementados los manuales

de procedimientos dentro del procesoSe han identificado los riesgos del proceso yhan implementado controles para mitigarlosEl funcionamiento de los controles

es monitoreado de forma permanenteSe han definido polticas de compras que

permitan mitigar riesgos del proceso,

tales como:Personal autorizado para ordenaruna compra

Limites de compra

Polticas para la seleccin de

proveedores, evaluacin de los

proveedores, formas de pago, plazos, etc.

se monitorea su cumplimiento

Por lo menos una vez al ao se elabora un

presupuesto de compras y mensualmente se

le hace seguimiento a su cumplimiento, se

analizan las variaciones y se toman accionesSe cuenta con planes de contingencia ante

posibles fallas en el proceso de compras,

ejemplo: incumplimiento de los proveedores,

prdida de datos, enfermedad de alguno de

los funcionarios clave, cadas del internet,

desastres, atentados terroristas,

inundaciones, etc.

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SI NO N/A

2) Capacidad demostrada del proveedorpara realizar los suministros en el tiempoacordado y con la calidad requerida

3) Precios favorables para la compaa

Los mtodos para establecer la capacidadpueden incluir las siguientes caractersticas:

1) Evaluar los sistemas de calidaddel proveedor

2) Evaluar muestras de los productos

3) Experiencia anterior conproductos similares

4) Referencia escrita de otros usuarios

Para la seleccin de un proveedor por lomenos se investigan tres y se selecciona elque ms beneficios traiga a la compaa(calidad, precio, condiciones, etc.)Con el proveedor seleccionado por lo menosse definen: plazos, especificaciones delproducto, el precio de compra y las

condiciones para devoluciones y descuentosSe establecen canales de comunicacinque permitan transmitir de forma oportunalas inconformidades en la compra (materialdefectuoso, entrega inoportuna, etc.)Peridicamente se realiza una evaluacin delproveedor en donde se evala por lo menos,calidad del producto, puntualidad en la

entrega, atencin a los requerimientos, etc.Segregacin adecuada de funcionesEl proceso cuenta con una adecuada segregacin

de funciones. Es decir que el proceso asegura que

un individuo no puede llevar a cabo todas las fases

de una operacin, desde suwww.auditool.org, es la Red de Conocimientos en Auditora y Control Interno. 4


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SI NO N/A

autorizacin, pasando por la custodia deactivos, el mantenimiento de los registrosmaestros y la supervisin.Los individuos que aprueban las comprasno tienen acceso directo a losdesembolsos de efectivoLos individuos que firman cheques sondiferentes que los que aprueben lasfacturas relacionadasLos individuos en el departamento de

cuentas por pagar no tienen acceso a loscheques despus que stos se preparan

Las facturas las aprueban individuos que noson los que hacen las comprasLos pagos los efectan individuos que no sonlos que compran y reciben la mercancaEl personal que recibe la mercanca no esquien procesa las facturasLas conciliaciones de cuentas por pagar einventarios no las efectan los individuosque procesan las transacciones originalesPara pagos electrnicos se deben realizar porlo menos por dos personas de nivel adecuadoLa responsabilidad de supervisar elinventario fsico debe estar separada de lafuncin de administracin del inventario



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SI NO N/A

La persona responsable de mantener lainformacin del archivo maestro de proveedoresno es la misma que es responsable de registrarlas cuentas por pagar, rdenes de compra, etc.Los indicadores de gestin son elaborados porpersonas diferentes a las que ejecutan elproceso que es medidoLa revisin de los resultados de losindicadores de gestin es realizada por unapersona de nivel adecuado.Generacin de la orden de compraSe generan requisiciones de compra porparte de un empleado autorizadoCon base en la requisicin de compra segenera la orden de compra que por lo menosdebe contener:

1) Identificacin precisas del tipo y clasede suministro

2) Instrucciones de inspecciny especificaciones aplicables

3) Precio y otras condiciones negociadas

Las ordenes de compra estn pre numeradasLa orden de compra es revisada y aprobadapor un nivel adecuadoExisten lmites de compra definidos yconfigurados en el sistema. Las compras quesuperen los lmites deben ser autorizadaspor un nivel adecuadoLa configuracin del sistema permite que el

precio de compra negociado con el proveedor

quede en registrado en la orden de compra.www.auditool.org, es la Red de Conocimientos en Auditora y Control Interno. 6


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SI NO N/A

Recepcin del bien y/o serviciosRevisin de la descripcin, cantidad, llegadaoportuna y condicin del pedido con base enla orden de compra. Se deja evidencia de que

el producto se recibi de forma satisfactoriaEl sistema permite recibir productos o serviciosnicamente de proveedores autorizadosSe realizan pruebas para verificar que elproducto o servicio cuenta con lascaractersticas requeridas (inspeccin de todoel lote o a travs de muestreo)Elaboracin de estadsticas relacionadas concalidad del producto, puntualidad en laentrega y atencin a requerimientos, con el finde evaluar al proveedorAceptacin de la factura de compraSe verifica que lo recibido satisfactoriamentecorresponde a lo facturado por el proveedorSe verifican los clculos y cantidadesSe verifica que la fecha de la facturacorresponda al periodo correctoSe verifica que la factura cumple conlos requisitos legalesTodas las facturas han deautorizarse debidamenteSe hace un seguimiento a las ordenes de compra

no facturadas y se realizan procedimientos para

cerrarlas lo ms pronto posible

www.auditool.org, es una Red de Conocimientos especializada en Auditora Integral. 7


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SI NO N/A

Registro de la compraPara los materiales recibidos y no facturados alfinal del mes se reconoce el pasivo (provisin)El sistema permite conocer si se entreg unanticipo por ese pedido para descontarloEl responsable de impuestos revisa que todos losimpuestos que se apliquen de forma correctaEl sistema est confirgurado para afectar lascuentas contables respectivas en la compra

Los saldos por pagar en moneda extranjerase ajustan mensualmenteSe archivan por separado las facturaspagadas de las pendientes por cancelarSi la contabilizacin es realizada deforma manual, otra persona verifica lacorrecta contabilizacinPago de la facturaEl acceso a los cheques pre numerados est

restringido y los nmeros de cheque se

repasan y se reconcilian regularmenteLa requisicin de compra, la orden de compray la factura de proveedor se adjuntan alcomprobante de egreso

Existe un procedimiento para tomar losdescuentos acordados con el proveedorTodos los cheques girados se le ponesello restrictivo



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SI NO N/A

A los documentos de la compra (requisicin,orden de compra y factura de proveedor) seles pone un sello de cancelado para evitar quesean utilizados nuevamenteLos pagos de las cuentas por pagar seautorizan debidamente, incluyendo loscheques manuales, as como los pagosautomticos que se hagan electrnicamente.Para la firma de los cheque es necesario dedos personas de nivel adecuado

Excepto los pagos realizados por caja menor,no se realizan pagos en efectivoLa compaa ha implementado un sistemade transferencia electrnica de fondosPeridicamente se concilian los fondospagados y las cantidades debitadas a lascuentas de proveedoresLos egresos se aplican a las cuentas deproveedores basadas en emparejar el nombredel proveedor, el nmero del proveedor, y delnmero de factura, de forma automticaMantenimiento de los datosSe genera un informe de excepciones sobrelas diferencias presentadas entre losolicitado, lo recibido y lo facturado y seefecta un seguimiento oportuno al respecto

El sistema genera un informe de excepcionesque identifica las excepciones a las toleranciasconfiguradas, tales como aprobaciones queexcedan una tolerancia configurada



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19-8-2009SI NO N/A

Por las devoluciones en compras se genera unanota que es contabilizada de forma oportunaLos costos y gastos reales se comparan con

presupuestos bien desarrollados y lasvariaciones las revisan los niveles apropiadosde la gerenciaMensualmente se realizan conciliacionesbancarias y se investigan y aclaran laspartidas conciliatorias de forma oportunaMensualmente se concilia el mdulo de

cuentas por pagar con el libro mayor y seinvestigan y aclaran las partidas conciliatoriasde forma oportunaMensualmente se concilia el mdulo deinventarios con el libro mayor y se investigany aclaran las partidas conciliatorias de formaoportuna

Peridicamente se revisa la antigedad delas cuentas por pagar y se revisa las causasde las cuentas por pagar antiguasPeridicamente se analizan los saldoscontrarios y/o saldos extraosEl inventario est sujeto a conteo permanentey las diferencias con el mayor general seconcilian regularmente y se efectan losajustes correspondientes.Solicitud de estados de cuenta a los proveedores

de forma peridica por una persona que no tenga

responsabilidad en el manejo del efectivo, en la

preparacin de los registros de compras ni en las

cuentas por pagarwww.auditool.org, es la Red de Conocimientos en Auditora y Control Interno.10


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SI NO N/AConciliacin de las diferencia presentadasentre los saldos del proveedor y los saldos dela compaa

Equipo de Trabajo AuditoolAuditool, es la Red de Conocimientos en Auditora y ControlInterno

Bogot D.C. / [email protected]

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