AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

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Sesión No. 3

Nombre: Modelos de Auditoría Administrativa. Parte 1.

Objetivo: El estudiante ubica el modelo de auditoría administrativa de William P.

Leonard.

Contextualización

Varios estudiosos de la auditoría administrativa han propuesto distintas formas de

metodología. En algunas de estas propuestas se han señalado renglones

específicos de actividades y conceptos que deben manejarse en el transcurso de

la auditoría administrativa; éstos, al ser tan particulares, se han constituido como

modelos.

En esta semana conocerás el modelo del autor William P. Leonard. Observarás la

finalidad o propósito que este autor le ha dado a la auditoría administrativa, así

como la forma de llevarla a cabo.

Siempre es importante conocer los diferentes modelos de auditoria administrativos

que han sido utilizados a través de los tiempos, para saber cuál de ellos pudieran

utilizarse en el proceso de revisión que llevemos a cabo o utilizar una combinación

de los métodos que mejor se acomoden a las necesidades de la empresa. La

propuesta de William P. Leonard es un modelo eficaz y que aún sigue vigente.

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Introducción al Tema

Uno de los precursores de la auditoría administrativa fue William P. Leonard, quien

presenta su modelo de auditoría administrativa en su libro titulado Evaluación de

los métodos y eficiencia administrativa publicado en 1991.

En su modelo, Leonard plantea que el objetivo principal de la auditoría

administrativa es descubrir las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir

en alguna de las partes de la empresa para realizar las recomendaciones que

permitan superar esas deficiencias.

Leonard define la auditoria administrativa como: “Un examen completo y

constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o

departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de

control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y

materiales” (William, 1991: 46).

En esta definición se manifiesta el objetivo que Leonard adjudica a la auditoría

administrativa: el de revisar una función específica, un departamento o la empresa

completa con el fin de corregir u optimizar su funcionamiento. Además, propone

que el programa a seguir incluya los objetivos y el plan de ejecución aprobado por

la dirección.

De acuerdo con esto, el modelo de Leonard contempla dos partes (identificación

de las deficiencias o áreas de mejora para corregirlas y seguimiento)

desagregadas en cuatro etapas. A continuación, revisamos éstas y dejamos como

punto para que reflexiones si con tales etapas será suficiente obtener información

que permita hacer un diagnóstico de la situación de un área o empresa, y más

aún, mejorarla. (1)

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Explicación

3.0 Modelos de auditoría administrativa. Los modelos de la auditoría administrativa, son parámetros de medición de

aspectos relevantes en el momento de hacer la revisión de las actividades,

informes, operaciones, etc. de una empresa, existen varios modelos de los cuales

se estudiarán a los más importantes.

La finalidad de un modelo de auditoría administrativa es auxiliar a los directivos al

logro eficiente de la administración de las operaciones. Que se sigan una serie de

pasos o de procesos específicos en la revisión de cada una de las funciones que

forman a la organización. Arens, A. (2007).

3.1 Modelos de auditoría administrativa

¿Cuáles son las etapas del modelo de William P. Leonard? El modelo de Leonard comprende cuatro etapas, en cada una identifica los

factores precisos que él considera deberán ser evaluados antes y durante la

auditoría administrativa. Esto puedes apreciarlo en el siguiente esquema:

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Etapa 1:

En esta etapa se identifica el alcance de la auditoría, es decir, si debe enfocarse

sólo a una función, a un departamento o a toda la empresa. Además, implica un

análisis de los factores bajo los cuales opera la organización, los cuales son

determinantes para que el auditor plantee a la dirección de la empresa el alcance

y las limitaciones de la auditoría a realizar.

Los elementos de la organización que deben revisarse antes de establecer un

compromiso son:

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a) Planes y objetivos. Es importante que el auditor los revise junto con la

dirección para saber si representan o no lo que se quiere lograr, o bien, las

causas por las que no se están alcanzando.

b) Estructura organizacional. Representa la manera como se encuentran

distribuidas o repartidas las tareas en la organización.

c) Políticas y prácticas. Son los lineamientos establecidos por la

organización para indicar la manera cómo deben hacerse las cosas.

d) Reglamentos. Son todas las reglamentaciones gubernamentales

imputables a la organización.

e) Sistemas y procedimientos. Comprenden la forma como opera la

empresa.

f) Métodos de control. Son los parámetros que la organización establece

para asegurar que se están alcanzando los resultados, normalmente están

relacionados con la producción o ventas.

g) Mechas de operación. Mediante la auditoría deben evaluarse las

operaciones de la empresa para identificar sus necesidades.

h) Recurso humano. Este elemento es fundamental en las operaciones de la

empresa. En la auditoría, tomarlo en consideración implica estudiar con

cuánto personal se cuenta, así como sus labores, con el fin de determinar

si es suficiente y si están bien distribuidas sus funciones.

i) Instalaciones y equipo. Es menester revisar las instalaciones para

determinar las condiciones en que se encuentran y los años de vida útil.

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Etapa 2:

Cuando se tiene un panorama completo de los planes de la organización, de sus

procesos y de sus recursos, es momento de evaluarlos a partir de su adecuación

y aportación a la visión y misión de la organización. En esta etapa el auditor

cuenta con los elementos suficientes para demostrar a la dirección de la empresa

cuáles de sus áreas no están funcionando adecuadamente y cuáles cumplen con

las expectativas esperadas; para después poder desarrollar sus

recomendaciones.

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Etapa 3:

Con esta etapa se cierra el trabajo realizado por el auditor en todos sus aspectos

y recomendaciones. Comprende un documento escrito y su réplica oral. El auditor

debe tener mucho cuidado en la manera como presenta la información,

considerando a quién la dirigirá. Se presenta el informe en tres fases:

a) Discusión oral de aspectos importantes.

b) Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones.

c) Presentación del informe final.

Etapa 4

Leonard dice que “su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente,

que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada”

(William, 1991: 112). Además, considera que una auditoría a la que no se le da

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seguimiento no tendrá ningún valor para la organización, y que se debe designar

a una persona con suficiente autoridad para que se encargue de garantizar la

implementación de las recomendaciones.

El seguimiento implica vigilar que se lleven las siguientes actividades:

Revisión de las instalaciones

Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de formas y

procedimientos.

Conclusión de cualquier asunto pendiente.

Verificación del informe con la alta gerencia. Franklin, E. B. (2007).

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Conclusión

El modelo que el autor William P. Leonard propone, que es una auditoría basada

en el proceso administrativo. Parte de que cada proceso, área o departamento, y

la organización misma, pueden y deben ser auditadas, sobre todo si presentan

deficiencias en su desempeño o funcionamiento.

En esta semana has conocido las cuatro etapas comprendidas en el modelo de

auditoría de Leonard. Éstas deben seguirse a lo largo del proceso de auditoría y

abarcan la planeación, revisión minuciosa de los procesos, evaluación y

presentación del informe; hasta el seguimiento, que es la comprobación de los

resultados logrados con la aplicación de las recomendaciones surgidas de la

auditoría.

Lo que Leonard espera que se realice es constatar que las recomendaciones den

los resultados esperados en el entendido de que éstos no se darán si no se cuenta

con las condiciones necesarias para ello. Es común que las organizaciones y el

personal encuentren pretextos para posponer la realización de nuevos proyectos,

lo cual ocurre muchas veces por desconocimiento o falta de claridad en las

instrucciones, así como por la creencia de que éstos significan incrementar la

carga habitual de trabajo.

De acuerdo con todo lo anterior, podemos decir que los rasgos del modelo de

Leonard apuntan a lograr que el personal se involucre en el proyecto y vislumbre

los beneficios que obtendrá después del proceso de auditoría.

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Para aprender más

William P. Leonard

Este link contiene información importante del Método de William P. Leonardo,

explica el concepto, importancia, alcance y limitaciones, como evitar la

ineficiencia en una empresa, etc.

UPICCSA (s/a). 4.1 William P. Leonard. Obtenido de:

http://www.sites.upiicsa.ipn.mx/polilibros/portal/polilibros/P_proceso/Audito

riayConsultoriaAdministrativa_Original/auditoriayconsuttoria/UMD/Unidad

%204/william.htm

Ejemplo de una Auditoria Administrativa

Este video te explica de manera práctica un ejemplo de la aplicación de una

auditoria interna.

Herrera, A. (2014). Auditoria Administrativa Parte 1 y Parte 2. Obtenido

de: https://www.youtube.com/watch?v=Du7QBcfphjI

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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:

Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta

sesión realiza lo siguiente:

Investiga más información acerca del modelo de auditoria

administrativa de William P. Leonard y desarrolla varios cuadros

sinópticos que expliquen las aportaciones de este administrador.

Al final se pide guardarlo en formato PDF, con la finalidad de subirlo a la

plataforma de la asignatura.

Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo

siguiente:

Tus datos generales

Imágenes

Referencias bibliográficas

Ortografía y redacción

Título

Cuadros sinópticos

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Bibliografía

Arens, A. (2007). Auditoría: un enfoque integral. México: Pearson Prentice

Hall.

Franklin, E. B. (2007). Auditoría administrativa: gestión estratégica del

cambio.México: Pearson Prentice Hall.

Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditoría. México: Cengage Learning.

William, L. (1991). Auditoria administrativa: evaluación de los métodos y

eficiencia administrativos. México: Diana.

Cibergrafía

UPICCSA (s/a). 4.1 William P. Leonard. Obtenido de:

http://www.sites.upiicsa.ipn.mx/polilibros/portal/polilibros/P_proceso/Audito

riayConsultoriaAdministrativa_Original/auditoriayconsuttoria/UMD/Unidad

%204/william.htm

Herrera, A. (2014). Auditoria Administrativa Parte 1 y Parte 2. Obtenido

de: https://www.youtube.com/watch?v=Du7QBcfphjI

(Copia y pega la liga para que salga el recurso)

Imágenes

(1) Propias

(2) https://pixabay.com/es