Auditores en Entrenamiento

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FORMACIÓN DE AUDITORES FORMACIÓN DE AUDITORES DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDADDE CALIDADISO 19011:2002ISO 19011:2002

DIPLOMADO MODULO III.


a) Nombre del participante.

b) Profesión.

c) Giro de su empresa/organización.

d) Área a la que pertenece dentro de su empresa/organización.

e) Responsabilidad para con el sistema de calidad de su empresa/organización.

f) Cursos en los que ha participado, relacionados con ISO.

g) ¿Qué espera de su participación en este curso?

PRESENTACIÓN PERSONALPRESENTACIÓN PERSONAL


OBJETIVO:

Proporcionar al personal los conocimientos Proporcionar al personal los conocimientos necesarios y prácticas formales, en necesarios y prácticas formales, en conformidad con la norma ISO 19011 y con conformidad con la norma ISO 19011 y con el requisito de auditorías en las Normas ISO el requisito de auditorías en las Normas ISO 9001:2000.9001:2000.


Este curso abarca los siguientes aspectos:Este curso abarca los siguientes aspectos:

a) a) Conocer la metodología para desarrollar Conocer la metodología para desarrollar auditorías del Sistema de Gestión de Calidad y auditorías del Sistema de Gestión de Calidad y dominar las diferentes etapas que comprende el dominar las diferentes etapas que comprende el proceso de auditorías, poder identificar, formular, proceso de auditorías, poder identificar, formular, comprender las no conformidades durante el comprender las no conformidades durante el proceso de implementación y mejora de un proceso de implementación y mejora de un Sistema de Gestión de CalidadSistema de Gestión de Calidad

ALCANCE


Todas las personas que participen en actividades Todas las personas que participen en actividades de Auditorías del Sistema de Gestión de Calidad de Auditorías del Sistema de Gestión de Calidad en conformidad con las normas ISO 9000:2000 y en conformidad con las normas ISO 9000:2000 y Auditores Líder de Primera y Segunda Parte Auditores Líder de Primera y Segunda Parte responsables de auditar Sistemas de Gestión de responsables de auditar Sistemas de Gestión de Calidad.Calidad.

DIRIGIDO A:

1. Introducción.1.1¿ Qué es una auditoría?1.2 Objetivos de las auditorías.1.3 Beneficios de las auditorías.2. Clasificación de las auditoríasA) Por su tipo.B) Por su objetivo.2.1 Las auditorías de calidad por su tipo se clasifican en:2.1.1Auditorías Internas.2.1.2Auditorías externas.2.1.3 Diferencia entre auditorías internas y externas.2.2 Auditorías de calidad por su objetivo.2.2.1 Auditorías financieras.2.2.2 Auditorías de proceso.2.2.3 Auditorías de producto.2.2.4 Auditorías de Sistemas de Gestión de la Calidad.2.2.5 Auditorías para la evaluación de proveedores.2.2.6 Auditorías ambientales


TEMARIO

3. Elementos necesarios para la conducción de auditorías.3.1 Soporte de la alta dirección.3.2 Entrenamiento de auditores.3.3 Independencia de funciones de auditoría/auditores, auditado.3.4 Planeación.3.5 Programación.3.6 Definición y documentación de procedimientos y auditoría.3.7 Acceso a las instalaciones, documentos, personal, materiales y equipo.3.8 Acceso a todos los niveles.3.9 Principios de Auditoría

4. Gestión de un Plan de auditoría.4.1 Plan de auditorías.4.2 Objetivos y amplitud de un programa de Auditoría4.2.1 Objetivos de un Programa de auditorías (externas e internas).4.2.2 Amplitud de un programa de Auditoría4.3 Responsabilidades, recursos y procedimientos de un programa de un programa de auditoría4.3.1.- Responsabilidades del programa de auditoría4.3.2 Recursos del programa de auditoría4.3.3. Procedimientos del programa de auditoría4.4 Implementación del programa de auditoría4.5 Registro del programa de auditoría4.6 Seguimiento y revisión del programa de auditoría


5. Ejecución de la Auditoría

5.1 Generalidades5.2 Inicio de la auditoría5.2.1 Designación del auditor líder5.2.2. Asignación de actividades5.2.3 Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría5.2.4 Determinación de la viabilidad de la auditoría5.2.5 Establecimiento del equipo auditor5.2.6 Establecimiento del contacto inicial con el auditado5.3 Revisión de la documentación5.4 Preparación del plan de Auditoría.5.5 Asignación de las tareas al equipo auditor5.6 Preparación de los documentos de trabajo5.7 Realización de las actividades de auditoría in situ.5.7.1 Realización de la reunión de apertura.5.7.2. Comunicación durante la auditoría5.7.3 Recopilación y verificación de la información.5.7.4 Generación de hallazgos de la auditoría5.7.5 Preparación de las conclusiones de la auditoría5.7.6 Realización de la reunión de cierre


6. Preparación del Informe

6.1 Contenido6.2 Presentación del Informe6.3 Envío del Informe6.4 Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría6.4.1 Preparación del informe de la auditoría6.5 Finalización de la auditoría

7. Seguimiento de Auditoría

7.1 Método de seguimiento7.2 Evaluación del proceso de Auditoría


8. Competencia y evaluación de los auditores8.1 Generalidades8.2 Cualidades personales8.3.3 Conocimientos y habilidades específicos de los Auditores de SGC8.4 Educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencias en auditorías8.4.1 Auditor8.4.2 Auditor Líder8.4.3 Auditores que auditan SGC y SGA8.4.4 Niveles de educación, experiencia laboral, formación como auditor y experienciacomo auditor.8.5 Mantenimiento y mejora de la competencia8.5.1 Desarrollo profesional continuo8.5.2 Mantenimiento de la aptitud para auditar8.6 Evaluación del auditor8.6.1 Generalidades8.6.2 Proceso de evaluación inicial Anexos


La auditoría es una actividad clave en un Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

La auditoría puede ser una parte importante para el proceso de mejora continua del Sistema.

La Alta Dirección debería asegurarse del establecimiento de un proceso de auditoría interna eficaz y eficiente para auditar las fortalezas y debilidades del SGC.

¿QUÉ TAN IMPORTANTE ES UNA AUDITORÍA?


¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA?

La definición que se encuentra en la Norma Norma ISO 9000:2000ISO 9000:2000 es la siguiente:

“ Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría”.


OBJETIVOS DE LAS AUDITORÍAS:

Determinar la conformidad de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad con los requisitos especificados.

Determinar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad implantado para cumplir objetivos de la calidad especificados.


OBJETIVOS DE LAS AUDITORÍAS:

Proveer al auditado la oportunidad para mejorar el Sistema de Gestión de Calidad.

Cumplir requisitos reglamentarios

Permitir el registro del Sistema de Gestión de Calidad del organismo auditado.


Evidencia de la auditoría:Evidencia de la auditoría:

“ Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables”.

Nota – La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

OTRAS DEFINICIONES DE ISO DE ISO 9000:2000


Criterios de auditoría:Criterios de auditoría:

“ Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia “.



Hallazgos de la auditoría:Hallazgos de la auditoría:

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría

Nota: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría u oportunidades de mejora.



Conclusiones de la auditoríaConclusiones de la auditoría

Resultado de una auditoría proporcionado por el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.



¡ PARA REFLEXIONAR !¡ PARA REFLEXIONAR !

Las auditorías han recibido mala reputación a través de los años, muchas veces los empleados y la Gestión ven o describen las auditorías como una actividad secundaria para cubrir un requisito cuando hay un contrato en puerta; en vez de ser vistas como una ayuda para el apoyo de propuestas, reducción o eliminación de errores.

De hecho las auditorías contribuyen a la realización de muchos objetivos positivos.


Otros de los aspectos importantes de la auditoría es que se Otros de los aspectos importantes de la auditoría es que se incluye como entrada para la Revisión de la Dirección.incluye como entrada para la Revisión de la Dirección.

Auditoría Interna

Satisfacción del Cliente

Otras Mediciones:-Estado y resultados de los objetivos de calidad y actividades de mejora.-Las nuevas oportunidades de mejora.-El control de no conformidades de procesos y productos

ALTA

DIRECCIÓNRevisión

de la Dirección


RAZONES PARA INICIAR UNA AUDITORÍA :

Evaluar inicialmente a una organización cuando se desea establecer una relación contractual.

Verificar que el Sistema de Gestión de Calidad propio de una organización, continúa cumpliendo requisitos especificados, que está implantado y que es eficaz.


Dentro del marco de una relación contractual, para verificar que el Sistema de Gestión de Calidad de la organización cumple requisitos específicos, está implantado y es eficaz.

Evaluar el Sistema de Gestión de Calidad propio de una organización contra una norma de Sistemas de Gestión de Calidad.

RAZONES PARA INICIAR UNA AUDITORÍA :


BENEFICIOS DE LAS AUDITORÍAS:

Imagen de la empresa.

Es una herramienta útil para la alta dirección.

Se corrigen No Conformidades que pueden afectar económicamente a la organización.

Detectar las necesidades de capacitación.


Se mejoran los procesos.

Asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

Reducir las quejas de los clientes.

Satisfacer al cliente.

BENEFICIOS DE LAS AUDITORÍAS:


CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS

A) A) Auditorías de Calidad por su Auditorías de Calidad por su Tipo.Tipo.

Auditorías internas.Auditorías internas.

Auditorías externasAuditorías externas . a) a) Auditorías Externas de Segunda Parte.Auditorías Externas de Segunda Parte.

b) b) Auditorías Externas de Tercera ParteAuditorías Externas de Tercera Parte..


Auditorías financieras.Auditorías financieras.

Auditorías del Proceso (Producción).Auditorías del Proceso (Producción).

B) Auditorías de Calidad por su Objetivo.


Auditorías de Producto.Auditorías de Producto.

Auditorías de Sistemas de Gestión Auditorías de Sistemas de Gestión de la Calidad.de la Calidad.

B) Auditorías de Calidad por su Objetivo.


Auditorías para Evaluación de Proveedores.

(2DA. PARTE)(2DA. PARTE)

Auditorías Ambientales.

Cuando se audita un Sistema de Gestión Ambiental y un Sistema de Gestión de Calidad juntas se denomina “Auditoría combinada”.

Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un único auditado se denomina “Auditoría conjunta”.


AUDITORIAS INTERNAS AUDITORIAS EXTERNAS

Diferencias entre auditorías internas y externas

Se tiene más tiempo para obtener las evidencias y evaluarlas.

El auditor se relaciona normalmente con el personal de su mismo nivel.

El auditor no necesita de tanta experiencia.

En las auditorías internas, el auditor o grupo auditor puede proponer o recomendar soluciones, por el conocimiento de la organización, producto o servicio.

Se tiene que hacer por muestreo.

El auditor tiene que comunicarse con personal de todos los niveles.

El auditor debe tener suficiente experiencia, adiestramiento y capacidad para poder tomar decisiones rápidas, por el corto tiempo del que dispone para realizar la auditoría.

El auditor o grupo auditor no debe proponer o recomendar soluciones, debido al desconocimiento en general del funcionamiento de la organización sujeta a la auditoría.


ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA CONDUCCIÓN DE AUDITORÍAS

Requisitos esenciales requeridos para asegurar que el proceso de auditoría operará satisfactoriamente:

Soporte de la alta dirección.Soporte de la alta dirección..

Entrenamiento de auditores.Entrenamiento de auditores.


Independencia de funciones de Independencia de funciones de auditoría/auditores, auditado.auditoría/auditores, auditado.

Proceso Sistemático e Independiente . . .

Planeación.Planeación.

Con un enfoque sistematico y de proceso, debe ser flexible para permitir cambios basados en los resultados.



Programación.Programación.

Auditorías Planeadas para un determinado tiempo y con un fin específico..

Definición y documentación de procedimientos Definición y documentación de procedimientos de auditoría.de auditoría.

Procedimiento documentado Solicitado por la Norma ISO 9001:2000



Acceso a las instalaciones, documentos, Acceso a las instalaciones, documentos, personal, materiales y equipo.personal, materiales y equipo.

Debe ser oportuno para realizar actividades eficientes.

Acceso a todos los niveles.Acceso a todos los niveles.

Alta Dirección Otras áreas


Cumplir con los objetivos y aplicar las acciones correctivasen forma adecuada y sin demoras.


PRINCIPIOS DE AUDITORÍA Los principios siguientes se refieren a los Auditores:

A) Conducta ética : el funcionamiento de la profesionalidad.

La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar.

B) Presentación ecuánime: la obligación de informar con veracidad y exactitud.

C) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar.


PRINCIPIOS DE AUDITORÍA D) Independencia:

La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.

E) Enfoque basado en la evidencia :

El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.


La alta dirección de la organización debería otorgar la autoridad para la gestión del programa de auditoría.

Aquellos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditoría deberían.

A)A) Establecer, implementar, realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría, e

B)B) Identificar los recursos necesarios y asegurarse de que se proporcionan.

PLAN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍAS Plan de auditorías



Verificar

Planificar

Hacer

Actuar

Autoridad para el programa de auditoría

Establecimiento del programa de auditoría

- objetivos y extensión.- resposabilidades- recursos.- procedimientos

Implementación del programa de auditoría

- preparación del calendario de las auditorías- evaluación de los auditores- selección de los equipos auditores- dirección de las actividades de auditoría- mantenimiento de los registro

Seguimiento y revisión del programa deauditoría

- seguimiento y revisión- identificación de la necesidad de accionescorrectivas y preventivas- identificación de oportunidades de mejora

Mejora del programa deauditoría

Competencia de losauditores

Actividades de auditoría

Figura 1- Ejemplo de diagrama de proceso para la gestión de un programa de auditoría



Deberían establecerse los objetivos de un programa de auditoría para dirigir la planificación y realización de las auditorías.

Los objetivos pueden basarse considerando:

A) Prioridades de la dirección,

B) Propósitos comerciales,

C) Requisitos del sistema de gestión ambiental,

OBJETIVOS Y AMPLITUD DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA


D) Requisitos legales, reglamentarios y contractuales,

E) Necesidad de evaluar a los proveedores,

F) Requisitos del cliente,

G) Necesidades de otras partes interesadas, y

H) Riesgos para la organización.

OBJETIVOS Y AMPLITUD DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA


AMPLITUD DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

A) El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoría que se realice;

B) La frecuencia de las auditorías que se realicen,

C) El número, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicación de las actividades que se auditen;

D) Las normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, y otros criterios de auditoría;


AMPLITUD DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

E) La necesidad de acreditación o de certificación.

F) Las conclusiones de las auditorías previas o los resultados de una revisión de un programa de auditoría previo;

G) Cualquier aspecto idiomático, cultural y social;

H) Las inquietudes de las partes interesadas; y

I) Los cambios significativos en la organización o en sus operaciones.


Responsabilidades, recursos y procedimientos del programa de auditoría.

Responsabilidades del programa de auditoria

Aquellos a los que se designe la responsabilidad de gestionar un programa de auditoría deberían.

A) Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoría,

B) Establecer las responsabilidades y la amplitud del programa de auditoría,

C) Asegurarse de la implementación del programa de auditoría,

D) Asegurarse que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoría, y

E) Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría.


RECURSOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Cuando se identifiquen los recursos para el programa de auditoría, deberían considerarse:

Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditoría;

Las técnicas de auditoría,

Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para mejorar su desempeño,

La disponibilidad de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia apropiada para los objetivos particulares del programa de auditoría.

La amplitud del programa de auditoría, y

El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoría.


Los procedimientos del programa de auditoría deberían de tratar lo siguiente:

A) La planificación y elaboración del calendario de las auditorías;

B) El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los lideres de los equipos auditores;

C) La selección de los equipos auditores apropiados y la asignación de sus funciones y responsabilidades;

Procedimientos del programa de Auditoría.


D) La realización de las auditorías,

E) La realización del seguimiento de las auditorías, si es aplicable

F) La conservación de los registros del programa de de auditoría

G ) El seguimiento del desempeño y la eficacia del programa de auditoría; y

H) La comunicación de los logros globales del programa de auditorías a la alta dirección.

Procedimientos del programa de Auditoría.

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IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

La comunicación del programa a las partes

La coordinación y elaboración del calendario de las auditorías y otras actividades relativas al programa de auditoría;

El establecimiento y mantenimiento de un proceso de evaluación de los auditores y su continuo desarrollo profesional;

Asegurarse de la selección de los equipos auditores;

La implementación de un programa de auditoría debería tratar losiguiente.


La provisión de los recursos necesarios para los equipos auditores;

Asegurarse de la realización de las auditorías de acuerdo con el programa de auditoría;

Asegurarse del control de los registros de las actividades de la auditoría;

Asegurarse de la revisión y aprobación de los informes de la auditoría y asegurarse de su distribución al cliente de la auditoría y a otras partes especificadas; y

Asegurarse del seguimiento de la auditoría, si es aplicable.

IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA


Los registros deberían conservarse para demostrar la implementación del programa de auditoría y deberían incluir lo siguiente:

a) Registros relacionados con auditorías individuales, tales como.

b) Planes de auditoría,

c) Informes de auditoría,

d) Informes de no conformidades,

e) Informes de acciones preventivas y correctivas, e

f) Informes del seguimiento de la auditoría, si es aplicable

g) Resultados de la revisión del programa de auditoría;

Registros del programa de Auditoría


h) Registros relacionados con el personal de la auditoría que traten aspectos tales como:

Competencia del auditor y evaluación del desempeño,

Selección del equipo auditor,

Mantenimiento y mejora de la competencia.

Registros del programa de Auditoría


Seguimiento y revisión del programa de Auditoría.

Los resultados de la Auditoría deberán comunicarse a la alta dirección.

Deberán utilizarse indicadores de desempeño para el seguimiento de características tales como:

La aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditoría,

La conformidad con los programas y calendarios de auditoría, y

La retroalimentación de los clientes de la auditoría, de los auditados y de los auditores.


Seguimiento y revisión del programa de Auditoría.

La revisión del programa de auditoría debería considerar, por ejemplo:

Los resultados y las tendencias del seguimiento,

La conformidad con los procedimientos,

Las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas,

Los registros del programa de auditoría,

Las prácticas de auditorías alternativas o nuevas, y

La coherencia en el desempeño entre los equipos auditores en situaciones similares.

Los resultados de las revisiones del programa de auditoría pueden llevar a acciones correctivas y preventivas y a la mejora del programa de auditoría.


Inicio de la auditoría

- Designación de auditor jefe - Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoría.

- Determinación de la viabilidad de la auditoría - Establecimiento del equipo auditor

- Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado

Realización de la revisión de la documentación - Revisión de los documentos pertinentes del sistema de gestión incluyendo los registros , y determinación de su

adecuación.

Preparación de las actividades de auditoría in situ- Preparación del plan de auditoría

- Asignación de trabajo al equipo auditor - Preparación de los documentos de trabajo

Esquema de las actividades de auditoríaEsquema de las actividades de auditoría

Actividades de Auditoría


Realización de las actividades de auditoría in situ

- Realización de la reunión inicial - Comunicación durante la auditoría

- Funciones y responsabilidades de guías y observadores - Recogida y verificación de la información

- Generación de hallazgos de auditoría - Preparación de las conclusiones de la auditoría

- Realización de la reunión final

Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría- Preparación del informe de auditoría

- Aprobación y distribución del informe de auditoría

Terminación de la auditoría - Conservación de los documentos

- Finalización de la auditoría

Realización del seguimiento de la auditoría

Esquema de las actividades de auditoríaEsquema de las actividades de auditoría Actividades de Auditoría


Los responsables de gestionar el programa de auditoría deberían designar un auditor líder para cada auditoría específica.

Designación del Auditor LíderDesignación del Auditor Líder

El auditor líder o jefe de grupo tiene la responsabilidad de:

Coordinar el proceso de la auditoría,

Asegurar la comunicación entre el grupo auditor y el auditado,

Coordinar la elaboración de listas de verificación,

Dirigir las reuniones previas y posteriores a la auditoría,


Dar soluciones a los desacuerdos, recopilar toda la información suministrada por los demás auditores,

Preparar y aprobar la cédulas de no conformidades,

Preparar el informe resumen de no conformidades,

Elaborar el informe de la auditoría,

Coordinar el seguimiento de las no conformidades y emitir el cierre de la auditoría.


Los objetivos de la Auditoría deberían ser definidos por el cliente de la auditoría.

El alcance y los criterios de auditoría deberían de definirse entre el cliente de la auditoría y el auditor líder de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría.

Cualquier cambio de los objetivos, el alcance o los criterios deberían acordarse por las mismas partes.

Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría


Designar el equipo auditorDesignar el equipo auditor

Es responsabilidad de la organización auditora seleccionar y asignar auditores competentes.

El número y características del auditor y/o grupo auditor, dependerán de la extensión e importancia del proceso o del área, o proveedor a auditar, así como también del alcance y profundidad de la auditoría, además del número de personas disponibles como auditores.

Ejercicio:Suponga que usted es el Auditor Líder a cargo de la realización de la auditoría, y tendrá que conformar su equipo auditor. Escriba a continuación qué características buscará en las personas que va a seleccionar.


Definición del alcance de una auditoríaPropósitoPropósito.-.- Finalidad que persigue la auditoría

AlcanceAlcance.-.- Fines que desea la organización.

CriteriosCriterios.-.- Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Ejercicio: Suponga que usted ha sido designado para la realización de una auditoría, en conjunto o individualmente defina lo siguiente:

Propósito Alcance Criterios


Asignación de actividades

Las tareas o actividades a realizar por cada integrante podrán ser:

Revisión del manual de calidad. Especificaciones, normas, códigos, etc. Elaboración de lista de verificación. Preparación de los documentos de trabajo. Preparación de la notificación de la auditoría. Preparación de la agenda de trabajo. Preparación de la orden de la reunión previa. Preparación de la orden de la reunión de clausura. Revisión de otros documentos contractuales (sí aplica). La revisión de informes de auditorías realizadas con anterioridad.

Ejercicio: Suponga que ya seleccionó su Equipo auditor, de acuerdo a las funciones de cada miembro asigne ahora sus actividades:

Auditor Líder Auditor Auditor Entrenamiento


Determinación de la viabilidad de la auditoría

Los responsables de la gestión del programa de auditoría deberían determinar la viabilidad de la auditoría teniendo en consideración factores tales como:

La información suficiente y apropiada para planificar la auditoría;

La disponibilidad de cooperación adecuada del auditado;

La disponibilidad de tiempos y recursos adecuados

Cuando la auditoría no es viable, los responsables del programa de auditoría, tras consultar con el auditado, deberían proponer al cliente de la auditoría una alternativa.


Establecimiento del equipo auditor.

Cuando la auditoría se considera viable, se debería establecer un equipo auditor teniendo en cuenta.

La competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría.

Cuando sólo hay un auditor, éste debería desempeñar todas las tares aplicables al auditor jefe del equipo.


El propósito del contacto inicial es:El propósito del contacto inicial es:

a) Establecer los canales de comunicación con el representante del auditado;

b) Confirmar la autoridad para llevar acabo la auditoría;

c) Proporcionar información sobre las fechas y la duración propuestas y la composición del equipo auditor,

Establecimiento del contacto inicial con el auditado


d) Solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluyendo registros;

e) Determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar;

f) Hacer los preparativos para la auditoría; y

g) Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor.

Establecimiento del contacto inicial con el auditado


Contenido de la agenda

La preparación y desarrollo de una agenda o plan de trabajo, es importante para realizar ordenadamente las actividades al inicio y hasta el final de la auditoría, se propone el siguiente contenido:

Identificación de la organización o área. Numero ó codificación asignada a la auditoría. Fecha y hora de inicio. Localización del lugar donde será desarrollada la auditoría. Responsable de la auditoría (auditor líder). Objetivo (Propósito) de la auditoría. Alcance de la auditoría. Criterios de la auditoría Programa específico de la auditoría (fecha y hora de la reunión de apertura hasta la reunión de clausura).


Revisión de la documentaciónAntes de las actividades de auditoría in situ, la documentación del auditado debería ser revisada para determinar la conformidad del sistema.

La documentación puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestión e informes de auditorías previas.

La revisión debería tener en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización, y los objetivos y el alcance de la auditoría.

Esta revisión puede posponerse asta el inicio de las actividades in situ, si esto no perjudica la eficacia de la realización de la auditoría.


Revisión de la documentación

Puede realizarse una visita preliminar al lugar para tener una visión general apropiada de la información disponible.

Si la documentación es inadecuada, el auditor líder deberá decidir si se continúa o suspende la auditoría hasta que los problemas de documentación se resuelvan.


Preparación del plan de auditoría

El Auditor líder preparará un plan de auditoría, este plan deberá facilitar el establecimiento de los horarios y la coordinación de las actividades de la Auditoría.

El plan de auditoría deberá ser la suficientemente flexible para permitir cambios, tales como modificaciones en el alcance de la auditoría.



El contenido del plan de auditoría debe incluir lo El contenido del plan de auditoría debe incluir lo siguiente:siguiente:

Los objetivos de la Auditoría

Los criterios de la auditoría y los documentos de referencia

El alcance de la auditoría, incluyendo las unidades funcionales y los procesos de la organización

Lugares y fechas donde van a realizarse las actividades de la auditoría



Duración de las actividades, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor.

Funciones y responsabilidades del equipo auditor y los acompañantes

La asignación de recursos necesarios para las áreas críticas de la auditoría.



Se recomienda cuando sea apropiado:Se recomienda cuando sea apropiado:

La identificación del representante del auditado

El idioma de trabajo y del informe de la auditoría

Los temas del informe de la auditoría

Preparativos logísticos (viajes, recursos disponibles, etc.)

Asuntos relacionados con la confidencialidad

Cualquier acción de seguimiento a la auditoría


la implementación eficaz y eficiente de procesos,

las oportunidades para la mejora continua,

la capacidad de los procesos,

El uso eficaz y eficiente de técnicas estadísticas,

uso de tecnologías de la información,

el análisis de datos del costo de calidad,

el uso eficaz y eficiente de recursos,

Algunos aspectos a considerar en la planeación de las auditorías son:


los resultados y expectativas de desempeño del proceso y del producto,

la adecuación y exactitud en la medición de su desempeño,

las actividades de mejora,

las relaciones con las partes interesadas,

Requisitos específicos o reglamentarios,

Cambios organizacionales,

Nuevas políticas,

Modificaciones al Sistema de Gestión de Calidad,

Resultados de auditorias previas.


El auditor líder, deberá asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para auditar:

Procesos Procesos

Funciones Funciones

Lugares, áreas o actividades específicos. Lugares, áreas o actividades específicos.

Asignación de las tareas al equipo auditor


Tales asignaciones deberían considerar:

La necesidad de independencia y competencia de los auditores,

El uso eficaz de los recursos, así como

Las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formación y expertos técnicos.

Se puede realizar cambios en la asignación de tares a medida que la auditoría se va realizando para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la auditoría.

Asignación de las tareas al equipo auditor


Tales documentos de trabajo pueden incluir:

Listas de verificación y planes de muestreo de auditoría; y

Formularios para registrar información, tal como evidencia de apoyo, hallazgos de auditoría y registros de las reuniones.

El uso de listas de verificación y formularios no debería restringir la extensión de las actividades de auditoría, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoría.

Preparación de los documentos de trabajo


Preparación de Listas de VerificaciónEl uso de lista de verificación tiene, entre otros, los siguientes propósitos.

Como guía para desarrollar ordenadamente la auditoría. Como evidencia objetiva de la auditoría. Refrescar la memoria. Para dar continuidad. Para registrar y ordenar los datos tomados durante la auditoría. Para ayudar en la preparación del informe. Resumen de las actividades realizadas que serán presentadas durante la reunión de clausura de la auditoría. Para ayudar en la preparación del informe final de la auditoría. Ayudan considerablemente a un auditor en entrenamiento para lograr y adquirir experiencia en la ejecución o realización de una auditoría.


Una lista de verificación, contiene la siguiente Una lista de verificación, contiene la siguiente información:información:

Identificación de la organización que va ser auditada. Identificación de los procesos o áreas. Fecha de ejecución de la auditoría. Número asignado a la auditoría. Norma ISO 9001:2000, manual de calidad. Criterios. Nombre y/o firma del auditor. Descripción de los puntos específicos que tienen que ser considerados dentro del requisito (preguntas), apartado para la evaluación de los puntos específicos. Apartado de observaciones y/o comentarios. Referencia de los documentos del SGC. Entre otros.


Precaución en el uso de la lista de verificación.Precaución en el uso de la lista de verificación.

Las lista de verificación son preparadas con la visibilidad limitada, proporcionada por los documentos que posee el auditor, frecuentemente nueva información es dada a conocer durante la auditoría, la cual invalida toda o parte de la lista de verificación. En tal caso, la lista de verificación afectada deberá modificarse, para incluir las modificaciones que han sufrido.

Ejercicio: Individualmente o por equipo realice un análisis del listado de preguntas que se sugieren para una “lista de verificación”. Formulé otras.


Enfoque a procesos

¿Se han identificado los procesos necesarios para la Gestión de la calidad? (4.1)¿Ha identificado la organización las actividades y los procesos que se requieren para cumplir con los objetivos? SGC, realización de procesos del producto o servicio? (5.4)¿Se ha determinado la secuencia y la interacción de estos procesos?¿Se han determinado los criterios y los métodos de control para controlar los procesos en el SGC? (4.1)¿Se encuentra la información accesible para soportar la operación y el monitoreo de los procesos?¿Se monitorean los procesos (y medidos donde es apropiado) y se analizan tomando las acciones apropiadas para lograr los resultados y la mejora continua planeada? (4.1; 8.2.3)¿Si en un proceso se presenta una no conformidad, son apropiadas las correcciones y las acciones tomadas para asegurar la conformidad del producto? (8.2.3)¿Se encuentra el SGC establecido, documentado, implementado, mantenido y mejorado? (4.1)


¿La planeación se extiende más allá de los procesos de producción, de tal forma que se consideren en su totalidad los procesos para la realización del producto? (7.1)¿La planeación o los procesos de realización son consistentes con el resto de los elementos del SGC? (7.1)¿Se han preparado los procedimientos documentados requeridos por la ISO 9001:2000? (4.2)¿La documentación del SGC esté de acuerdo a la extensión, tamaño, tipo de organización, complejidad e interacción de los procesos? (4.2)¿Tiene la organización un manual de calidad que describa la interacción de los procesos del SGC? (4.2)¿Se encuentra la política de calidad incluida en el proceso de control de documentos? (4.2.1)¿Las entrevistas con los trabajadores de todos los niveles indican la efectiva comunicación de la organización y la eficacia del SGC? (5.5.2)¿Se requiere que sea definida la revalidación de los procesos de producción y servicio? (7.5.2)¿Han sido revalidados, como se requiere, los procesos de producción y servicio? (7.5.2)


Enfoque a clientes

¿Ha establecido la alta dirección un proceso que asegure que los requerimientos necesarios se han determinado y se han cumplido? (5.2)

¿Promueve el representante de la dirección el cumplimiento de los requisitos del cliente a través de la organización? (5.5.2)

¿El proceso para determinar los requerimientos del cliente incluye aquellos requerimientos necesarios pero no especificados? (7.2.1)

¿Se da seguimiento a la información sobre la satisfacción del cliente? (8.2.1)

¿Se han determinado los métodos para reunir y utilizar los datos de satisfacción del cliente? (8.2.1)


Alta dirección

¿Existe un proceso para asegurar el entendimiento de los trabajadores sobre la importancia del cumplimiento con los clientes? ¿requerimientos legales y regulatorios? (5.1; 6.2.2)

¿La alta dirección provee y revisa regularmente la asignación de recursos necesarios? (5.1)

¿La política de calidad incluye el compromiso para conocer los requerimientos y la mejora continua? (5.3)

¿Se revisa la política de calidad para su continuo cumplimiento? (5.3)

¿Toma en cuenta la planeación de la calidad aquellas necesidades de la organización cuando ocurren cambios? (5.4)


¿Incluye la revisión directiva entradas como: resultados de auditorías, retroalimentación de los clientes, cumplimiento de los procesos, cumplimiento de productos, estado de las acciones correctivas y preventivas, seguimiento de las acciones de las anteriores revisiones directivas, cambios que pudieran afectar el SGC y las recomendaciones de mejora? (5.6.2)

¿Las salidas de las revisiones directivas incluyen acciones relacionadas a la mejora del SGC y sus procesos? (5.6.3).


Se debería realizar una reunión de apertura con la dirección del auditado o, cuando sea apropiado, con aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar.

El propósito de apertura es:El propósito de apertura es:

a) Confirmar el plan de auditoría;

b) Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría;

c) Confirmar los canales de comunicación;

d) Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

Realización de actividades de auditoría in situ Realización de la reunión de apertura


Comunicación durante la auditoriaLa adecuada comunicación, entre el equipo auditor y el auditado.

Los miembros del equipo auditor deberían consultarse periódicamente

El auditor líder deberá comunicar periódicamente al auditado y al cliente de la auditoría,

Las evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieren un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo: para la seguridad, el medio ambiente o la calidad) deberían ser comunicadas sin demora al auditado y, si es apropiado, al cliente de la auditoría.

Cualquier inquietud relacionada con un aspecto externo al alcance de la auditoría debería registrarse y notificarse al auditor líder, para su posible comunicación al cliente de la auditoría o al auditado.


Fuentes de información

Recogida y verificación de la información

Recopilación mediante muestreo apropiado y verificación

Evidencia de la AuditoríaEvidencia de la Auditoría

Evaluación frente a los criterios de auditoría

Hallazgos de la auditoríaHallazgos de la auditoría

Revisión

Conclusiones de la auditoría


Es importante que durante el desarrollo o ejecución de la auditoría se examinen las evidencias objetivas de los procesos y áreas concretas, previamente seleccionadas durante la auditoría, para cumplir con el propósito, alcance y criterios definidos.

MANDATOS DE EJECUCIÓN

Ser objetivo

Enfoque a hechos

No asumir

Ejecución


1.- Ser objetivo.- al ejecutar la auditoría se hacen preguntas las cuales tienen respuestas de varias algunas nos pueden llevar a perder la intención de la auditoría.

La información que el auditor obtenga necesita estar basada en hechos soportada por datos verdaderos, los cuales pueden ser:

a).- Observación de los procesos

b).- Buscar la variabilidad normal en el cumplimiento de los procesos

c).- Buscar la consistencia en los registros


2.- Enfoque a hechos.- Verificación de los hechos en:

a) Buscar el apego de los trabajadores sobre el entendimiento de los procesos.

b) Consistencia entre las respuestas, datos y registros.

c) Buscar más evidencia cuando se note la presencia de problemas potenciales.


3.- No asumir.- Tener mucho cuidado en asumir:

a)Si el registro está incorrecto – entonces los productos deben estar mal.

b)Si las cartas de control están correctas – entonces el proceso debe estar funcionando adecuadamente

Tenemos que tener precaución de dar por hecho situaciones que no hemos comprobado, para poder plasmarlo en las conclusiones del informe.

4.- Ejecución.- realizar la auditoría.


El auditor líder o jefe del grupo auditor debe fijar las reglas y procedimientos a seguir durante la auditoría, y al mismo tiempo el grupo auditor debe permanecer, amable, cortés y seguro.

Probablemente los entrevistados utilicen diferentes tácticas para engañar, obstruir o demorar las actividades del auditor, tales como:

Falta de preparación de documentación auditable. Llegadas tarde a la entrevista. Demora al proporcionar evidencias objetivas. Presentaciones largas. Almuerzos o descansos largos. La interrupción. El ausente indispensable. La barrera del idioma. El soborno.

Factores para tener un control de la auditoría.


Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad como no-conformidad con los criterios de auditoría.

Cuando los objetivos de la auditoría así lo especifiquen, los hallazgos de la auditoría pueden identificar una oportunidad para mejora.

El equipo auditor debería unirse cuantas veces sea necesario para revisar los hallazgos de auditoría en etapas adecuadas durante la misma.

Generación de hallazgos de la auditoría


Definición de la no conformidad.Definición de la no conformidad.

Existen diversas definiciones de no conformidad, sin embargo, para un buen entendimiento y homogeneizar el lenguaje, se recomienda utilizar la definición establecida en la norma ISO 9000:2000, y se define ISO 9000:2000, y se define como:como: “Incumplimiento de un requisito“Incumplimiento de un requisito”.


Las conformidades con los criterios de la auditoría deberían ser resumidas para indicar los lugares, las funciones, los procesos, o los requisitos que fueron auditados.

Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan deberían registrarse.

Las no conformidades se pueden clasificar.

Estas deberían revisarse con el auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoría es exacta y que las no conformidades se han comprendido.

Se debería realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinión divergente relativa a las evidencias y/o los hallazgos de la auditoría, y deberían registrarse los puntos en los que no haya acuerdo.


El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para:

a)revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma;

b)acordar las conclusiones de la auditoria, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoría;

c)preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoría; y

d)discutir el seguimiento de la auditoría, si estuviera incluido en el plan de la misma.

Preparación de las conclusiones de la auditoría


La reunión de cierre, presidida por el auditor líder del equipo auditor, debería realizarse para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado.}

Para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas.

Entre los participantes en la reunión de cierre debería incluirse al auditado y podría también incluirse al cliente de la auditoría y a otras partes.

Realización de la reunión de cierre


En muchos casos, por ejemplo, en auditorias internas en pequeñas organizaciones, la reunión de cierre puede consistir sólo en comunicar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones de la misma.

Para otras situaciones de auditoría, la reunión debería ser formal y las actas, incluyendo los registros de asistencia, deberían conservarse.

Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoría y/o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deberían discutirse y si es posible, resolverse. Si no se resolvieran, las dos opiniones deberían registrarse.

Si está especificado en los objetivos de la auditoría, se deberían presentar recomendaciones para la mejora. Se debería enfatizar que las recomendaciones no son obligatorias.


El informe de la auditoría debería proporcionar un registro completo de la auditoría, preciso, conciso y claro, y debería incluir, o hacer referencia a lo siguiente:

1) Los objetivos de la auditoría;

2) El alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la organización y de las unidades funcionales o los procesos auditados y el intervalo de tiempo cubierto;

3) La identificación del cliente de la auditoría;

4) La identificación del auditor líder del equipo auditor y de los miembros del equipo auditor;

Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría


5) las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría in situ;

6) los criterios de la auditoría;

7) los hallazgos de la auditoría; y

8) las conclusiones de la auditoría.

Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría


a) El plan de auditoría;

b) Una lista de representantes del auditado;

c) Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo la incertidumbre y/o cualquier obstáculo encontrados que pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría;

d) La confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de la auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría;

El informe de la auditoría también puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, según sea apropiado:


e) Las áreas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditoría;

f) Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado;

g) Las recomendaciones para la mejora, si se especificó en los objetivos de la auditoría;

h) Los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera;

i) Una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos; y

j) La lista de distribución del informe de la auditoría.

El informe de la auditoría también puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, según sea apropiado:


El informe de la auditoría debería emitirse en el período de tiempo acordado. Si esto no es posible, se debería comunicar al cliente de la auditoría las razones del retraso y acordar una nueva fecha de emisión.

El informe de la auditoría debería estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría.

El informe de la auditoría aprobado debería distribuirse entonces a los receptores designados por el cliente de la auditoría.

El informe de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría. Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberían respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe.

Aprobación y distribución del informe de la auditoría


La auditoría finaliza cuando las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado.

Los documentos pertenecientes a la auditoría deberían conservarse o destruirse de común acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.

Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestión del programa de auditoria no debería revelar el contenido de los documentos.

Cualquier otra información obtenida durante la auditoría, ni el informe de la auditoría a ninguna otra parte sin la aprobación explícita del cliente de la auditoría y, cuando sea apropiado, la del auditado.

Finalización de la auditoría



Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de mejora, según sea aplicable.

Tales acciones generalmente son decididas por el auditado en un período de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditoría.

El auditado debería mantener informado al cliente de la auditoría sobre el estado de estas acciones.



Debe verificarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior.

El programa de auditoría puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor, que aporte valor al utilizar su pericia.

En estos casos, se debería tener cuidado para mantener la independencia en las actividades de auditoría posteriores.


La fiabilidad del proceso de auditoria y la confianza en el mismo dependen de la competencia de aquéllos que llevan a cabo la auditoria. Esta competencia se basa en la demostración de:

Competencia y evaluación de los auditores.

Según la definición de la Norma ISO 9000:2000 “ auditor, persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría”.


CUALIDADES PERSONALES:Un auditor debe ser:

a) Ético,Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto;

b) Mentalidad abierta-Mentalidad abierta- dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos;

c) DiplomáticoDiplomático con tacto en las relaciones con las personas;

d) Observador –d) Observador – activamente consciente del entorno físico y las actividades;


CUALIDADES PERSONALES:Un auditor debe ser:

e) Perceptivo –Perceptivo – instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones;

f) Versátil –Versátil – se adapta fácilmente a diferentes situaciones;

g) Tenaz –Tenaz – persistente, orientado hacia la consecución de los objetos;

h)h) Decidido –Decidido – alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos;

i) Seguro de sí mismo –Seguro de sí mismo – actúa y funciona de forma dependiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.


Conocimientos y habilidades específicos de los auditores de sistemas de gestión de la calidad

Los auditores de sistemas de gestión de la calidad deberían tener conocimientos y habilidades en lo siguiente:

A)métodos y técnicas relativas a la calidad – para permitir al auditor examinar los sistemas de gestión de la calidad y generar hallazgos y conclusiones de la auditoría apropiados. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar:

-terminología de la calidad;terminología de la calidad;

-principios de gestión de la calidad y su aplicación;principios de gestión de la calidad y su aplicación;

-herramientas de gestión de la calidad y su aplicación (por ejemplo:herramientas de gestión de la calidad y su aplicación (por ejemplo:

- control estadístico del proceso, análisis de modo y efecto de falla, etc.).control estadístico del proceso, análisis de modo y efecto de falla, etc.).


Conocimientos y habilidades específicos de los auditores de sistemas de gestión de la calidad

B)procesos y productos, incluyendo servicios – para permitir al auditor comprender el contexto tecnológico en el cual se está llevando a cabo la auditoría. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar:

-terminología específica del sector;terminología específica del sector;

-características técnicas de los procesos y productos, incluyendo características técnicas de los procesos y productos, incluyendo servicios; yservicios; y

-procesos y prácticas específicas del sector.procesos y prácticas específicas del sector.


Competencia

Calidad

Conocimientos y habilidades específicos de calidad (7.3.3)

Medio Ambiente

Conocimientosy habilidades

específicos demedio ambiente

(7.3.4)

Conocimientos yhabilidades

genéricos (7.3.1y 7.3.2)

Educación Educación Formación Experiencia en auditorías como auditor Laboral

(7.4)

Cualidades personales (7.2)


Educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditoria.

Un auditor deberá:Un auditor deberá:a) a) Haber completado una educación suficiente para lograr adquirir los conocimientos y habilidades.

B)B) Tener experiencia laboral que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades. La experiencia laboral debería ser en una posición técnica, de gestión o profesional que haya implicado el ejercicio de juicio, resolución de problemas y comunicación con otro personal directivo o profesional, compañeros, clientes y/u otras partes interesadas.


Auditor Líder.

Un auditor líder deberá:Un auditor líder deberá:

Haber adquirido experiencia adicional en la auditoría para desarrollar los conocimientos y habilidades.

Esta experiencia adicional debería haberse obtenido

actuando como auditor líder del equipo bajo la dirección

y orientación de otro auditor competente como auditor líder

del equipo.


Auditores que auditan sistemas de gestión de la calidad y ambiental.

Los auditores de sistemas de gestión de la calidad o de sistemas de gestión ambiental que deseen llegar a ser auditores en la segunda disciplina deberían:

A) Tener la formación y experiencia laboral necesaria para adquirir los conocimientos y habilidades para la segunda disciplina; y

B) Haber realizado auditorías que cubran el sistema de gestión en la segunda disciplina bajo la dirección y orientación de auditor competente como auditor del equipo en la segunda disciplina.


Auditores que auditan sistemas de gestión de la calidad y ambiental.

Un auditor líder del equipo en una disciplina debería cumplir lo establecido en los apartados a) y b) anteriores para llegar a ser auditor Líder del equipo en la segunda disciplina.


Niveles de educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia como auditor.

Las organizaciones deberían establecer los niveles de educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia como auditor que un auditor necesita para lograr los conocimientos y habilidades adecuados para el programa de auditoría, aplicando los pasos 1 y 2 (VER ANEXOS) del proceso de evaluación.

La experiencia ha mostrado que los niveles que se dan en la tabla 1 son adecuados para auditores que realizan auditorías de certificación o similares. Dependiendo del programa de auditoría, pueden ser adecuados niveles superiores o inferiores.


Auditor Auditor en ambasdisciplinas

Auditor Jefe deEquipo

Educación Educación secundaria(véase nota 1)

Igual que para elauditor


Experiencia laboraltotal

5 años (véase la nota2)



Experiencia laboral enel campo de gestión decalidad o ambiental

Al menos 2 de los 5años

2 años en la segundadisciplina (véase lanota 3)


Formación comoauditor

40 horas de formaciónen auditoría

24 horas de formaciónen la segundadisciplina


Experiencias enauditoria

4 auditorías completascon un total de menos20 días de experienciaen auditoría comoauditor en formación,bajo la dirección yorientación de unauditor competentecomo auditor jefe deequipo (véase nota 5)

Las auditorías deberíanser realizadas dentrode los 3 últimos añosconsecutivos

3 auditorías completascon un total de almenos 15 días deexperiencia enauditoría en la segundadisciplina bajo ladirección y orientaciónde un auditorcompetente comoauditor jefe del equipoen la segundadisciplina (véase lanota 5)

Las auditorías deberíanser realizadas dentrode los 2 últimos añosconsecutivos

3 auditoríascompletas con untotal de al menos 15días de experienciaen auditoríaactuando comoauditor jefe delequipo, bajo ladirección yorientación de unauditor competentecomo auditor jefedel equipo (véase lanota 5)Las auditoríasdeberían serrealizadas dentro delos 2 últimos añosconsecutivos

Tabla 1- Ejemplo de niveles de educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorías para auditores que realizan auditorías de certificación o similares


Mantenimiento y mejora de la competencia

El desarrollo profesional continuo está

La experiencia laboral adicional, formación, estudios particulares, entrenamiento, asistencia a reuniones, seminarios, conferencias u otras actividades pertinentes.

Las actividades de desarrollo profesional continuo deberían tener en cuenta los cambios en las necesidades de las personas y de las organizaciones, la práctica de la auditoría, las normas y los requisitos.

Mantenimiento de la aptitud para auditar

Los auditores deberían mantener y demostrar Los auditores deberían mantener y demostrar su aptitud para auditar a través de la su aptitud para auditar a través de la participación regular en auditorías de sistemas participación regular en auditorías de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental.de gestión de la calidad y/o ambiental.


Evaluación de Auditor

La evaluación de los auditores se realiza por medio La evaluación de los auditores se realiza por medio de las siguientes etapas:de las siguientes etapas:

-la evaluación inicial de las personas que deseen llegar hacer auditores

-la evaluación posterior de los auditores como parte del proceso de selección del equipo auditor.

- la evaluación continua del desempeño del auditor para identificar las necesidades de mantenimiento y mejora de los conocimientos y las habilidades.


Desarrollo de competencias

Evaluacióninical(7.6)

Auditor

Selección delequipo auditor

(6.2.4)

Auditoría(6)

Evaluacióncontinua deldesempeño

(7.6)

Mantenimiento y mejora de lacompetencia

(7.5)

Criterioscumplidos

Criterios noCumplidos

No seleccionado

Criterios nocumplidos

CriteriosCumplidos

La figura 5 ilustra la relación La figura 5 ilustra la relación entre estas etapas de la entre estas etapas de la evaluaciónevaluación


El proceso de evaluación comprende cuatro pasos principales

PASO 1 – Identificar las cualidades personales y los conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoría

Para decidir los niveles de conocimientos y Para decidir los niveles de conocimientos y habilidades y adecuados debería considerarse lo habilidades y adecuados debería considerarse lo siguiente:siguiente:

Proceso de evaluación inicial


El tamaño, naturaleza y complejidad de la organización que va a auditarse;

Los objetivos, la extensión del programa de auditoría;

Los requisitos de certificación / registro y acreditación;

La función del proceso de auditoría en la gestión de la organización que va a auditarse;

El nivel de confianza requerido en el programa de auditoría; y

La complejidad del sistema de gestión que va a auditarse.

Proceso de evaluación inicial


Los criterios pueden ser cuantitativos:Los criterios pueden ser cuantitativos:

Los tres años de experiencia laboral,

El número de auditorías realizada,

Las horas de formación de auditorías,

PASO 2- Establecer los criterios de evaluación


o tambien cualitativos:o tambien cualitativos:

Tener demostradas cualidades personales,

Conocimientos

El desempeño de las habilidades, en la formación o en el lugar de trabajo.

PASO 2- Establecer los criterios de evaluación

La evaluación debería ser llevada a cabo por una persona o por un panel utilizado uno o varios métodos seleccionados de entre los indicados en la tabla 2 (ver anexos). Al utilizar la tabla

2, se debería tener en cuenta lo siguiente:

-los métodos señalados representan una variedad de opciones que pueden no ser aplicables en todas las situaciones;

-los diversos métodos señalados pueden diferir en su fiabilidad;

-normalmente, debería utilizarse una combinación de métodos para asegurar un resultado objetivo, coherente, imparcial y fiable.

PASO 3- Seleccionar el método de evaluación adecuado



En este paso, la información recopilada de la persona no se compara frente a los criterios establecidos en el paso 2. Cuando una persona no cumple con los criterios, se requiere formación, experiencia laboral y/o experiencia en auditorías adicionales, a continuación debería haber una re-evaluación.

Un ejemplo de cómo pueden aplicarse y documentarse los pasos del proceso de evaluación para un programa de auditoría interno hipotético se muestra en la tabla 3 (ver anexos).

PASO 4- Realizar la evaluación


Tabla 2- Métodos de evaluación

Métodos de evaluación Objetivos EjemplosRevisión de los registros Verificar los antecedentes de auditor Análisis de los registros de educación, formación, trabajo y

experiencia en auditorías

Retroalimentación positiva ynegativa

Proporcionar información sobre cómo sepercibe el desempeño del auditor

Encuestas, cuestionarios, referencias personales, quejas,evaluación del desempeño revisión por los compañeros

Entrevista Evaluar las cualidades personales, habilidadesde comunicación, verificar la información,examinar los conocimientos, adquirir lainformación adicional

Entrevistas personales ytelefónicas

Observación Evaluar las cualidades personales y lacapacidad de aplicación de los conocimientos yhabilidades

Actuación, presenciar auditorías, desempeño en el trabajo

Examen Evaluar las cualidades personales, losconocimientos y habilidades, y su aplicación

Exámenes orales y escritos, exámenes psicotécnicos

Revisión después de laauditoría

Facilitar la información cuando la observacióndirecta no puede ser posible o apropiada

Revisión del informe de la auditoría y discusión con elcliente de la auditoría, el auditado, colegas y con el auditor


Tabla 3- Aplicación del proceso de evaluación del auditor en un programa interno deauditoría hipotético

Áreas de competenciasPaso 1

Cualidades personales yde conocimientos y

habilidades

Paso 2Criterios de evaluación

Paso 3Métodos de evaluación

Habilidades personales Etico, de mentalidad abierta,diplomático, observador,preceptivo, versátil, tenaz,decidido, seguro de sí mismo

Desempeño satisfactorio en ellugar de trabajo

Evaluación del desempeño

Conocimientos y habilidades generales

Procedimientos, procesos y técnicasde auditoría

Aptitud para llevar a cabo unaauditoría de acuerdo con losprocedimientos internos,comunicándose con loscompañeros conocidos dellugar de trabajo

Haber completado un cursointerno de formación de auditores

Haber realizado tres auditoríascomo miembro del equipo auditorinterno

Revisión de los registros de formaciónObservaciónRevisión por los colegas

Documentos del sistema de gestión ydocumentos de referencia

Aptitud para aplicar las partespertinentes del manual desistema de gestión y losprocedimientos relacionados

Haber leído y entendido losprocedimientos del manual delsistema de gestión pertinentes alos objetivos, el alcance y loscriterios de auditoría

Revisión de los registros de formaciónObservaciónRevisión por los colegas

Relaciones de la organización Aptitud para operar de formaeficaz dentro de la cultura de laorganización y la estructura deorganización y comunicación

Haber trabajado en laorganización por lo menosdurante un año en tareas desupervisión

Revisión de los registros del empleado

Leyes, reglamentos y otros requisitosaplicables

Aptitud para identificar ycomprender la aplicación de lasleyes y reglamentos pertinentesrelativos a los procesos,productos y/o emisiones delmedio ambiente

Haber completado un curso deformación sobre las leyespertinentes para las actividades yprocesos que van a auditarse

Revisión de los registros de formación


Conocimientos y habilidades especificas de la calidad

Métodos y técnicas relacionadas concalidad

Aptitud para describir losmétodos de control de lacalidad internos. Aptitud paradiferenciar entre los requisitospara ensayos y/o pruebas enproceso o finales

Haber completado formación enla aplicación de métodos decontrol de calidad.

Haber demostrado el uso en ellagar del trabajo deprocedimientos deensayo/prueba en proceso yfinales

Revisión de los registros de formación

Observación

Procesos y productos, incluyendoservicios

Aptitud para identificar sobrelos productos, su proceso deproducción, especificaciones ysu uso final

Haber trabajado en laplanificación de producción comoempleado de planificación deprocesos.

Haber trabajado en eldepartamento de servicios

Revisión de registros de estado

Conocimientos y habilidades específicos ambientalesExperiencia y tecnología ambiental Aptitud para entender los

métodos de prevención ycontrol de la contaminaciónutilizados por la organizacióntratan los aspectos ambientalessignificativos de ésta

Haber tenido seis meses deexperiencia laboral en prevencióny control de la contaminación enun ambiente de producciónsimilar

Revisión de registros de empleo

Aspectos técnicos y ambientales deperaciones

Aptitud para reconocer losaspectos ambientales de laorganización y sus impactos(por ejemplo: materiales,reacciones entre sí y el impactopotencial al medio ambiente encaso de derrame o escape)Capacidad de evaluar losprocedimientos de respuestaante emergencias aplicables aincidentes ambientales

Haber completado un cursointerno de formación sobrealmacenaje, mezcla, uso,eliminación de materiales y suimpacto ambiental.

Haber completado formación enel plan de respuesta anteemergencias y experiencia comomiembro del equipo de respuestaante emergencia

Revisión de los registros de formación,contenido y resultados del curso

Revisión de los registros de formación yempleo

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