UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI

El inventario es el material o los suministros que se tiene para el uso o las ventas futuras. En general, se trata de bienes terminados que esperan el pedido de un cliente, pero puede tratarse también de bienes o materiales destinados a la producción o transformación en bienes terminados para el cliente.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

PROCESO DE AUDITORÍA AL PROCESO DE AUDITORÍA AL CICLO INVENTARIO Y CICLO INVENTARIO Y

ALMACENAJE:ALMACENAJE:

En este ciclo se analizan todas las transacciones que intervienen y en especial la actitud del auditor frente al inventario físico.

OBJETIVO GLOBAL EN LA AUDITORIA OBJETIVO GLOBAL EN LA AUDITORIA

DEL CICLO DE INVENTARIOSDEL CICLO DE INVENTARIOS

Es evaluar si los saldos de las cuentas relacionas se presentan de acuerdo con las normas de la contabilidad generalmente aceptadas. En el ciclo de inventarios, identificamos las siguientes transacciones:

1) Almacenamiento de productos.2) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (gastos de personal, servicios públicos, etc)3) Costeos de los productos.4) Salida de los productos.5) Ajuste al inventario y al costo de ventas.

Es evaluar si los saldos de las cuentas relacionas se presentan de acuerdo con las normas de la contabilidad generalmente aceptadas. En el ciclo de inventarios, identificamos las siguientes transacciones:

1) Almacenamiento de productos.2) Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos (gastos de personal, servicios públicos, etc)3) Costeos de los productos.4) Salida de los productos.5) Ajuste al inventario y al costo de ventas.

Las cuentas que incluiremos en este ciclo serán

- Inventarios - Costos de ventas

El proceso de inventarios es único debido a su estrecha relación con otros procesos de operaciones (Compras, Ventas, Recurso Humanos) y a la complejidad de sus transacciones.

Las cuentas que incluiremos en este ciclo serán

- Inventarios - Costos de ventas

El proceso de inventarios es único debido a su estrecha relación con otros procesos de operaciones (Compras, Ventas, Recurso Humanos) y a la complejidad de sus transacciones.

OBJETIVOS DE OBJETIVOS DE AUDITORÍAAUDITORÍA

Examinar el riesgo inherente y el riesgo de fraude.

Examinar el control interno

Verificar la existencia del inventario y las transacciones que afecten el costo de los productos.

Integridad de los inventarios

Comprobar si el cliente tiene derechos sobre los inventarios registrados

Examinar el riesgo inherente y el riesgo de fraude.

Examinar el control interno

Verificar la existencia del inventario y las transacciones que afecten el costo de los productos.

Integridad de los inventarios

Comprobar si el cliente tiene derechos sobre los inventarios registrados

OBJETIVOS DE OBJETIVOS DE AUDITORÍAAUDITORÍA

Comprobar la veracidad administrativa de los registros, de los programas que soportan a los inventarios y al costo de ventas.

Determinar si la valuación del inventario y el costo de ventas se obtuvo con métodos apropiados.

Determinar la revelación y presentación.

Comprobar la veracidad administrativa de los registros, de los programas que soportan a los inventarios y al costo de ventas.

Determinar si la valuación del inventario y el costo de ventas se obtuvo con métodos apropiados.

Determinar la revelación y presentación.

Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditoria de inventarios son:

1) En la mayoría de las compañías el inventario es de partida significativa en los estados financieros.

2) El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado y dicho costo es retenido en las cuentas de inventarios de la empresa hasta que el producto es vendido.

3) Se puede encontrar en diferentes ubicaciones.

4) La diversidad de inventarios puede generar dificultades para el auditor relacionadas con la evaluación y la observación (Ejemplo: químico, inventarios a granel, gases, joyas).

Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditoria de inventarios son:

1) En la mayoría de las compañías el inventario es de partida significativa en los estados financieros.

2) El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado y dicho costo es retenido en las cuentas de inventarios de la empresa hasta que el producto es vendido.

3) Se puede encontrar en diferentes ubicaciones.

4) La diversidad de inventarios puede generar dificultades para el auditor relacionadas con la evaluación y la observación (Ejemplo: químico, inventarios a granel, gases, joyas).

5) La valuación del inventario también es compleja debido a factores como la obsolescencia.

6) Existen varios métodos de valuación de inventarios que son aceptados pero los clientes los deben aplicar de manera uniforme año tras año.

7) El inventario en tránsito muchas veces no es reconocido por la compañía teniendo en cuenta los términos INCOTERMS .

8) Puede existir inventario en poder de terceros que por lo general no es controlado de forma adecuada.

5) La valuación del inventario también es compleja debido a factores como la obsolescencia.

6) Existen varios métodos de valuación de inventarios que son aceptados pero los clientes los deben aplicar de manera uniforme año tras año.

7) El inventario en tránsito muchas veces no es reconocido por la compañía teniendo en cuenta los términos INCOTERMS .

8) Puede existir inventario en poder de terceros que por lo general no es controlado de forma adecuada.

RIESGOS DE LOS ESTADOS RIESGOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE FINANCIEROS A 31 DE

DICIEMBRE.DICIEMBRE.

Uno de los riesgos más significativos del ciclo de inventarios, es la sobreestimación del valor del inventario y la subestimación del costo de ventas, con el fin de mostrar unos estados financieros atractivos a terceras partes (Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc). Para este riesgo el auditor debe enfatizar en sus pruebas sustantivas sin dejar delado la posibilidad de subestimación de inventarios, que puede generar una mala toma de decisiones a la administración de la compañía.

RIESGOS DE LOS ESTADOS RIESGOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE FINANCIEROS A 31 DE

DICIEMBRE.DICIEMBRE.

Uno de los riesgos más significativos del ciclo de inventarios, es la sobreestimación del valor del inventario y la subestimación del costo de ventas, con el fin de mostrar unos estados financieros atractivos a terceras partes (Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc). Para este riesgo el auditor debe enfatizar en sus pruebas sustantivas sin dejar delado la posibilidad de subestimación de inventarios, que puede generar una mala toma de decisiones a la administración de la compañía.

¿Como se puede generar la ¿Como se puede generar la sobreestimación del inventario y la sobreestimación del inventario y la subestimación del costo de ventas?subestimación del costo de ventas?

Estas son algunas de las situaciones más comunes:

1. Mostrando cantidades de inventario que no existen

2. Inflando el costo de los productos del inventario al momento de la asignación.

3. No trasladar la totalidad del costo de los productos vendidos a la cuenta decosto de ventas

4. Inventarios obsoletos, dañados o de lenta rotación no provisionados.

¿Como se puede generar la ¿Como se puede generar la sobreestimación del inventario y la sobreestimación del inventario y la subestimación del costo de ventas?subestimación del costo de ventas?

Estas son algunas de las situaciones más comunes:

1. Mostrando cantidades de inventario que no existen

2. Inflando el costo de los productos del inventario al momento de la asignación.

3. No trasladar la totalidad del costo de los productos vendidos a la cuenta decosto de ventas

4. Inventarios obsoletos, dañados o de lenta rotación no provisionados.

La diferencia en el énfasis en la auditoría de activos y pasivos es consecuencia directa de la responsabilidad legal de los contadores públicos. Si los inversionistas, acreedores y otros usuarios de la información financiera determinan después de la emisión de los estados financieros auditados que el patrimonio de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente, es muy probable que se demande a la firma de auditoría y/o al contador público independiente.

La sobrevaluación del patrimonio se puede generar sobreestimando los activos y/o subestimando los pasivos de la compañía. Identificados los riesgos que se pueden materializar y teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas a los controles, identificamos que tipo de prueba nos puede ayudar a detectar la ocurrencia del riesgo.

La diferencia en el énfasis en la auditoría de activos y pasivos es consecuencia directa de la responsabilidad legal de los contadores públicos. Si los inversionistas, acreedores y otros usuarios de la información financiera determinan después de la emisión de los estados financieros auditados que el patrimonio de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente, es muy probable que se demande a la firma de auditoría y/o al contador público independiente.

La sobrevaluación del patrimonio se puede generar sobreestimando los activos y/o subestimando los pasivos de la compañía. Identificados los riesgos que se pueden materializar y teniendo en cuenta los resultados de nuestras pruebas a los controles, identificamos que tipo de prueba nos puede ayudar a detectar la ocurrencia del riesgo.

OBSERVACIÓN FÍSICA DEL OBSERVACIÓN FÍSICA DEL INVENTARIOINVENTARIO

La observación del cliente que conduce un inventario físico es necesaria para determinar si un inventario registrado en realidad existe en la fecha del balance y si ha sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la primera área de auditoría para la que un examen físico es un tipo esencial de evidencia utilizada para verificar el saldo de una cuenta.

OBSERVACIÓN FÍSICA DEL OBSERVACIÓN FÍSICA DEL INVENTARIOINVENTARIO

La observación del cliente que conduce un inventario físico es necesaria para determinar si un inventario registrado en realidad existe en la fecha del balance y si ha sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la primera área de auditoría para la que un examen físico es un tipo esencial de evidencia utilizada para verificar el saldo de una cuenta.

PRECIOS Y RECOPILACIÓN PRECIOS Y RECOPILACIÓN DE INVENTARIODE INVENTARIO

Los costos que se utilizan para evaluar el inventario físico deben probarse, para determinar si el cliente ha seguido correctamente un método de inventario qué concuerda con los principios de contabilidad generalmente aceptados y, consistentes con el que se ha utilizado en años anteriores.

FUNCIONES EN EL CICLO Y FUNCIONES EN EL CICLO Y CONTROLES INTERNOS  CONTROLES INTERNOS  

Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistemas separados pero muy relacionados entre sí, uno que involucra flujo real de la producción y el otro los costos relacionados. A medida que los inventarios pasan a través de la compañía, se realizan controles adecuados sobre su movimiento físico así como de sus costos relacionados.

FUNCIONES EN EL CICLO Y FUNCIONES EN EL CICLO Y CONTROLES INTERNOS  CONTROLES INTERNOS  

Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistemas separados pero muy relacionados entre sí, uno que involucra flujo real de la producción y el otro los costos relacionados. A medida que los inventarios pasan a través de la compañía, se realizan controles adecuados sobre su movimiento físico así como de sus costos relacionados.

PROCESAMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA

RECEPCIÓN DE  MATERIALES NUEVOS

ALMACENAMIENTO DE MATERIAS  PRIMAS

PROCESAMIENTO  DE ARTÍCULOS

ALMACENAMIENTO  DE ARTÍCULOS TERMINADOS.

EMBARQUE DE  ARTÍCULOS  TERMINADOS.

FUNCIONES  QUE CONSTITUYEN EL FUNCIONES  QUE CONSTITUYEN EL CICLO DE INVENTARIOS Y CICLO DE INVENTARIOS Y

ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO

ADQUISICIÓN Y REGISTRO DE ADQUISICIÓN Y REGISTRO DE MATERIAS PRIMAS, MANO DE OBRA MATERIAS PRIMAS, MANO DE OBRA

Y COSTOSY COSTOS

Esta parte del ciclo de inventarios y almacenamiento incluye las primeras tres funciones: procesamiento de órdenes de compra, recepción de materias primas y almacenamiento de las mismas. Primero se estudian los controles internos que existan sobre estas tres funciones, luego se comprueban como parte del desarrollo de pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones en el ciclo de adquisiciones, pagos y el ciclo de nóminas de personal. A la terminación del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor quedó, satisfecho de que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y los costos de fabricación.

ADQUISICIÓN Y REGISTRO DE ADQUISICIÓN Y REGISTRO DE MATERIAS PRIMAS, MANO DE OBRA MATERIAS PRIMAS, MANO DE OBRA

Y COSTOSY COSTOS

Esta parte del ciclo de inventarios y almacenamiento incluye las primeras tres funciones: procesamiento de órdenes de compra, recepción de materias primas y almacenamiento de las mismas. Primero se estudian los controles internos que existan sobre estas tres funciones, luego se comprueban como parte del desarrollo de pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones en el ciclo de adquisiciones, pagos y el ciclo de nóminas de personal. A la terminación del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor quedó, satisfecho de que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y los costos de fabricación.

TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y COSTOSCOSTOS

Las  transferencias internas incluyen la cuarta y quinta funciones: el procesamiento de los artículos y almacenamiento de los artículos terminados. Estas dos actividades no están relacionadas con ningún otro ciclo de transacciones, y, por tanto, se les debe estudiar y verificar como parte del ciclo de inventarios y almacenamiento. Los registros de contabilidad de estas funciones son los registros de contabilidad de costos.

TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y TRANSFERENCIA DE ACTIVOS Y COSTOSCOSTOS

Las  transferencias internas incluyen la cuarta y quinta funciones: el procesamiento de los artículos y almacenamiento de los artículos terminados. Estas dos actividades no están relacionadas con ningún otro ciclo de transacciones, y, por tanto, se les debe estudiar y verificar como parte del ciclo de inventarios y almacenamiento. Los registros de contabilidad de estas funciones son los registros de contabilidad de costos.

EMBARQUE DE ARTÍCULOS Y EMBARQUE DE ARTÍCULOS Y REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS

Y COSTOSY COSTOS

El registro de los embarques y costos relacionados, que es la última función,  forma parte del ciclo de ventas y cobranza. De esta manera se comprenden los controles internos sobre la función y se les verifica como parte de la auditoria del ciclo de ventas y cobranza.

EMBARQUE DE ARTÍCULOS Y EMBARQUE DE ARTÍCULOS Y REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS REGISTRO DE INGRESOS BRUTOS

Y COSTOSY COSTOS

El registro de los embarques y costos relacionados, que es la última función,  forma parte del ciclo de ventas y cobranza. De esta manera se comprenden los controles internos sobre la función y se les verifica como parte de la auditoria del ciclo de ventas y cobranza.

PROCESOS A TENER EN PROCESOS A TENER EN CUENTACUENTA

• Adquisición y registro de MP, MO Y CI

Ciclo adquisición y pago, nómina y

personal

• Transferencia interna de activos y

costos Ciclo inventario y

almacenamiento

• Adquisición y registro de MP, MO Y CI

Ciclo adquisición y pago, nómina y

personal

• Transferencia interna de activos y

costos Ciclo inventario y

almacenamiento

PROCESOS A TENER EN PROCESOS A TENER EN CUENTACUENTA

• Adquisición y registro de MP, MO Y CI

Ciclo adquisición y pago, nómina y

personal

• Transferencia interna de activos y

costos Ciclo inventario y

almacenamiento

• Adquisición y registro de MP, MO Y CI

Ciclo adquisición y pago, nómina y

personal

• Transferencia interna de activos y

costos Ciclo inventario y

almacenamiento

OBJETIVOS QUE SE PLANTEA EL OBJETIVOS QUE SE PLANTEA EL AUDITOR Y PROCEDIMIENTOS AUDITOR Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS QUE APLICA A LAS BÁSICOS QUE APLICA A LAS

CUENTASCUENTAS

INVENTARIOS Y INVENTARIOS Y COSTO DE VENTACOSTO DE VENTA

OBJETIVOS QUE SE PLANTEA EL AUDITOR Y OBJETIVOS QUE SE PLANTEA EL AUDITOR Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS QUE APLICA A LAS PROCEDIMIENTOS BÁSICOS QUE APLICA A LAS

CUENTASCUENTAS

CÓDIGCÓDIGOO

DESCRDESCRIPIP

INVINVINICIAINICIA

LL

TIPO TIPO DOC.DOC.

CUENTCUENTAA

REF.REF.

COMPRASCOMPRASCAN. COSTOCAN. COSTO

REQUISICIONREQUISICIONESES

CANT. CANT. COSTOCOSTO

INV.INV.FINAFINA

LL

001001 MATERIMATERIA PRIMAA PRIMA

125 KG125 KG RB RB 01AG001AG0

77

500 KG 500 KG ¢10000¢10000

450 KG ¢9000450 KG ¢9000 175 175 KGKG

INVENTARIOSINVENTARIOS

CONTROL DE COSTOS Y VENTAS

CÓDIGCÓDIGOO

DESCRIPDESCRIP COSTO COSTO UNITUNIT

PRECIO PRECIO DE VTADE VTA

CANTIDAD CANTIDAD VENDIDAVENDIDA

VENTAVENTATOTALTOTAL

COSTO COSTO TOTALTOTAL

% DEL% DELCOSTOCOSTO

001001 COCINACOCINA 135.000135.000 320.000320.000 88 2.560.002.560.0000

1.080.001.080.0000

42%42%

EJEMPLOS DE EJEMPLOS DE ERRORES O FRAUDEERRORES O FRAUDE

Se inflan sistemáticamente las cantidades del inventario colocados en lugares no visitados por los auditores

Error del inventario por el personal que participa en el inventario físico

Fraude Error

Controles ineficaces

Registro intencional de las compras en el periodo subsecuente.

Registrar las compras del periodo actual en el subsecuente.

EJEMPLOS DE EJEMPLOS DE ERRORES O FRAUDEERRORES O FRAUDE

Fraude Error

•Métodos ineficaces que no relacionan las compras con los datos de recepción

• Falta de una conducta ética, demasiada presión para el cumplimiento de objetivos. Controles ineficaces