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PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA GESTION CÓDIGO S-SEG-FT-007 VERSIÓN 01 FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 1 de 42 VIGENTE DESDE 13/11/2014 AUDITORIA DE GESTION - PROCESO DE MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES OFICINA DE CONTROL INTERNO BOGOTÁ, D.C., JUNIO DE 2016
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AUDITORIA DE GESTION - PROCESO DE MANTENIMIENTO DE BIENES
MUEBLES E INMUEBLES
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BOGOTÁ, D.C., JUNIO DE 2016
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Tabla de contenido
1. INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3
2. CRITERIOS DE AUDITORIA .......................................................................................................... 3
3. OBJETIVOS ....................................................................................................................................... 4
4. ALCANCE .......................................................................................................................................... 5
5. EQUIPO DE TRABAJO ..................................................................................................................... 5
6. METODOLOGÍA APLICADA .......................................................................................................... 5
7. CONTEXTO DEL PROCESO ............................................................................................................... 5
8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES ..................................................................................... 7
9. ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS ...................................................... 11
9.2 OBSERVACIONES ............................................................................................................................ 26
9.3 NO CONFORMIDADES .................................................................................................................... 27
9.4 RECOMENDACIONES ..................................................................................................................... 29
10. CONCLUSION ................................................................................................................................... 30
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AUDITORÍA DE GESTIÓN – PROCESO DE MANTENIMIENTO DE BIENES
MUEBLES E INMUEBLES
1. INTRODUCCION
La Oficina de Control Interno en cumplimiento del cronograma de actividades para la
vigencia del 2016, dentro de su función de evaluar y realizar seguimiento a los diferentes
procesos del Instituto, realizó evaluación al proceso de apoyo de apoyo – Mantenimiento de
Bienes, verificando el cumplimiento de las normas que rigen para los mismos, asegurando
que los recursos financieros sean destinados apropiada y correctamente con base a las
necesidades de mantenimiento de los procesos estratégicos, misionales, de seguimiento y de
apoyo, resultado que se presenta en este informe.
Por lo anterior, el presente informe es el resultado de la auditoria interna de gestión al
proceso de Apoyo Mantenimiento de Bienes.
2. CRITERIOS DE AUDITORIA
- Constitución Política de Colombia 1991.
- Ley No. 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
- Ley No. 80 de 1993 “Por el cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública y sus Decretos Reglamentarios”.
- Resolución No. 001 de 2001, de la Secretaria Distrital de Hacienda por medio del
cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el
manejo y control de los bienes en los entes públicos del Distrito.
- Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama
ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.
- Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y
la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre
la contratación en Recursos Públicos”.
- Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
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- Decreto No. 943 de 2014, por el cual se actualiza el modelo estándar de control
interno para el estado colombiano.
- Acuerdo 575 del 17 de diciembre de 2014 “Por el cual se expide el presupuesto
anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones de Bogotá D.C, para la vigencia
fiscal 2015”
- Decreto 603 del 23 de diciembre de 2014, de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
“Por medio del cual se liquida el presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos
e inversiones de Bogotá D.C, para la vigencia fiscal del 2015”.
- Resoluciones Nos. 5313, 5314 y 5339 de 2002 de la Contraloría General de la
Republica por medio de la cual se establece, se reglamenta y modifica la
organización y operación del sistema de información para la vigilancia de la
contratación estatal SICE, el catalogo único de bienes y servicios CUBS y el registro
únicos de precios de referencia RUPR.
- Formulación y seguimiento al Plan de Acción – Componente de fortalecimiento
Institucional – Infraestructura Vigencia 2015.
- Procedimientos internos-Control de Mantenimientos A-MBI-FT-002; Programa de
Mantenimiento preventivo A-MBI-FT-004; Hoja de vida y ficha de Mantenimiento
de Bienes Muebles y Equipos A-MBI-FT-005.
3. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Evaluar la efectividad del Proceso de Apoyo de Mantenimiento de Equipos, respecto a la
formulación, coordinación, ejecución y seguimiento a las políticas de manejo de los
recursos financieros asignados, garantizando su eficiencia y eficacia en la obtención de los
resultados esperados.
OBJETIVO ESPECIFICO:
Determinar el estado y funcionamiento de los bienes muebles que se requieran para la
prestación y habilitación de los servicios en desarrollo de la misionalidad del Instituto.
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4. ALCANCE
Evaluar el proceso de mantenimiento de equipos, verificando el cumplimiento de los
procedimientos establecidos, la ejecución del programa de mantenimiento preventivo
establecido por la Entidad para la vigencia 2015, la oportunidad en la atención a los
requerimientos de mantenimiento correctivos solicitados, en tal sentido, se visitaran las
Unidades de Protección Integral del Edén, La Vega, Perdomo, Santa Lucia, Oasis I, Oasis 2
y Luna Park
5. EQUIPO DE TRABAJO
ROLES EN LA AUDITORIA NOMBRES COMPETENCIAS
AUDITOR(A) LIDER
Fabio González Mosquera
Revisión de los aspectos referentes
a la ejecución del Plan de
Mantenimiento Preventivo del
IDIPRON.
AUDITOR APOYO Andrés Ricardo Castillo Análisis al proceso de
mantenimiento de la infraestructura
6. METODOLOGÍA APLICADA
La metodología utilizada comprende:
Revisión y análisis del Plan de Mantenimiento Preventivo de la Entidad, su grado de
cumplimiento,
Verificación documental de las solicitudes de mantenimiento preventivo y correctivo
realizadas, los de soportes de mantenimiento, los efectivamente realizados, los equipos
recibidos a satisfacción de los equipos por las áreas.
Formulación de observaciones, hallazgos y recomendaciones
Elaboración y presentación del Informe
7. CONTEXTO DEL PROCESO
La Oficina de Control Interno en su Programa Anual de Auditorías para la vigencia 2016 y
dentro de su rol de evaluación y seguimiento a la gestión institucional programó auditoria al
Proceso de Mantenimiento de Bienes en lo referente a su efectividad, para desarrollarse
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durante el mes de Mayo del año en curso, proceso que tiene como objeto “Garantizar las
condiciones mínimas de calidad y habitabilidad de nuestros Niños, Niñas, Adolescentes y
Jóvenes (NNAJ) y de todos los procesos del Instituto a través del mantenimiento físico
preventivo y correctivo de bienes y de infraestructura, con el fin de fortalecer la gestión
administrativa, de comunicaciones e infraestructura de conformidad con los lineamientos
legales establecidos ”
Descripción del Proyecto 959
El Modelo pedagógico del IDIPRON, que implementa acciones de prevención, protección y
restitución de derechos a niños, niñas, adolescentes y jóvenes con vulneración de derechos;
cree en la fuerza educativa del ambiente, no sólo humano que depende del afecto y el buen
trato, sino también del ambiente físico producido por: unidades de protección integral
diseñadas con dormitorios, comedores amplios, limpios, con baterías sanitarias que
funcionan, con bibliotecas, salas de juego, talleres bien dotados, la decoración, la
funcionalidad, el mobiliario, las zonas verdes, las áreas educativas, la tecnología,
experimentan admiración, respeto y cambian de actitud. Este proyecto busca mantener toda
la infraestructura especialmente construida para acelerar el proceso formativo de la niñez,
juventud y adultez vulnerable. Para ello, es necesario identificar las necesidades de cada
Unidad de Protección Integral del IDIPRON donde se alberga, educa y capacita la
población de beneficiarios, contratar las obras de conservación, adecuación, mantenimiento
y dotación de la infraestructura física, a fin de garantizar la óptima atención de la población
afectada con la vulneración de derechos y en extrema pobreza de Bogotá.
El proceso cuenta con un procedimiento para el Mantenimiento de Bienes Muebles e
Inmuebles el cual tiene como fin asegurar el buen estado y correcto funcionamiento de los
bienes muebles e inmuebles y equipos del Instituto que sirven como herramienta para
cumplir con la razón social. En este procedimiento se describen el mantenimiento
preventivo y correctivo que el área de infraestructura debe programar, al igual que los
mantenimientos a los diferentes equipos ubicados en las diferentes Unidades y sedes del
Instituto, así como el control y seguimiento que se debe tener en cuenta para la ejecución
de los contratos de mantenimiento, para tal fin se existe un equipo de trabajo compuesto por
operarios, técnicos, ayudantes de obra, los cuales se rotan en las diferentes unidades de
acuerdo a lo programado. A partir del mes de marzo de la presente vigencia el proyecto 959
“Fortalecimiento Institucional e Infraestructura” hace parte del área de Servicios
Administrativos.
El proyecto No. 959 tiene dos (2) componentes, el de Fortalecimiento Institucional que
apoya la prestación de los servicios en cumplimiento de su misión Institucional, y el de
Infraestructura que es la responsable de proveer los recursos financieros técnicos para el
adecuado mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles.
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8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES
Como resultado de los diferentes procesos de auditoria realizados por esta Area, a
continuación se relacionan los hallazgos más importantes detectados y que fueron puestos
en conocimiento en su oportunidad a las distintas áreas responsables del proceso de
mantenimiento de bienes muebles e inmuebles:
ORIGEN HALLAZGO ACCION
CORRECTIVA VERIFICACIÒN
Auditoria
Interna
Vigencia
2015
UPI San
Francisco
En el momento de la visita la Responsable
de Unidad, menciona que se encuentran
dos personas de mantenimiento
realizando algunos arreglos a la
infraestructura sin claridad frente a las
actividades que van adelantar ni los
tiempos en los que se ejecutaran los
mismos. Lo que denota debilidad en la
planeación operativa por ausencia de
controles que permitan dar cumplimiento
a un plan establecido, así como de la
inspección, seguimiento y monitoreo de
los mantenimientos previstos por el área
de infraestructura.
NOTA: De conformidad con la situación
encontrada esta observación es atribuible
al proceso de Mantenimiento de Bienes a
quien se les trasladará la misma para que
tomen acciones de mejora al respecto
El area responsable
está pendiente de la
formulación de la
acción correctiva
Una vez se realice el Plan de
Mejoramiento por parte del
responsable del proceso, se
verificara las acciones
implementadas.
ABIERTO
Auditoria
Interna
Vigencia
2015 UPI San
Francisco
El techo, las paredes y los pisos del área
de cocina de la Unidad San Francisco, no
cumplen con lo establecido en la
Resolución 2674 de 2013 Edificación e
Instalaciones, ya que no está construido
en los materiales exigidos, generando el
riesgo de ingreso de plagas y
contaminantes externos hacia los
alimentos, incumpliendo con el numeral
6.3 Infraestructura, de la NTCGP
1000:2009.
El area responsable
está pendiente de la
formulación de la
acción correctiva
Una vez se realice el Plan de
Mejoramiento por parte del
responsable del proceso, se
verificara las acciones
implementadas.
ABIERTO
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ORIGEN HALLAZGO ACCION
CORRECTIVA VERIFICACIÒN
Auditoria
Interna
Vigencia 2015
UPI San
Francisco
No se diligencia el formato A-ABI-FT-
020 Hoja de Vida y ficha de
Mantenimiento de Bienes Muebles y
Equipos con el fin de llevar la
trazabilidad de los mantenimientos
realizados a los diferentes equipos de la
unidad, lo que evidencia que el personal
de la unidad no tenga claridad sobre la
aplicabilidad del mismo y por ende en el
procedimiento, incumpliendo con el
procedimiento establecido para
Administración de Bienes e
Infraestructura, el numeral 1.2.2. Modelo
de operación por procesos del MECI
1000:2014
El area responsable está
pendiente de la
formulación de la
acción correctiva
Una vez se realice el Plan de
Mejoramiento por parte del
responsable del proceso, se
verificara las acciones
implementadas.
ABIERTO
Auditoria
Interna
Vigencia 2015
UPI La 27
El techo del área de cocina de la Unidad
La 27, no cumple con lo establecido en la
Resolución 2674 de 2013 Edificación e
Instalaciones, ya que no están construidos
en los materiales exigidos,
evidenciándose rupturas en donde existe
el riesgo de ingreso de plagas y
contaminantes externos hacia los
alimentos, incumpliendo con el numeral
6.3 Infraestructura, de la NTCGP
1000:2009.
NOTA: De conformidad con la situación
encontrada esta observación es atribuible
al proceso de Mantenimiento de Bienes a
quien se les trasladará la misma para que
tomen acciones de mejora al respecto.
El area responsable está
pendiente de la
formulación de la
acción correctiva
Una vez se realice el Plan de
Mejoramiento por parte del
responsable del proceso, se
verificara las acciones
implementadas.
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ORIGEN HALLAZGO
ACCION
CORRECTIV
A
VERIFICACIÒN
Auditoria
Interna
Vigencia 2015
UPI La Arcadia
No se diligencia en la Unidad, el formato A-
ABI-FT-020 Hoja de Vida y ficha de
Mantenimiento de Bienes Muebles y Equipos
con el fin de llevar la trazabilidad de los
mantenimientos y documentar así el
cumplimiento del área o proveedor, lo que
evidencia que el personal de la unidad no tenga
claridad sobre la aplicabilidad del mismo y por
ende en el procedimiento.
El area responsable
está pendiente de la
formulación de la
acción correctiva
Una vez se realice el Plan de
Mejoramiento por parte del
responsable del proceso, se verificara
las acciones implementadas.
ABIERTO
Auditoria
Interna
Vigencia 2015
UPI La Arcadia
El techo del área de cocina de la Unidad La
Arcadia, no cumple con lo establecido en la
Resolución 2674 de 2013 Edificación e
Instalaciones, ya que no está construido en los
materiales exigidos, evidenciándose rupturas
en donde existe el riesgo de ingreso de plagas y
contaminantes externos hacia los alimentos,
incumpliendo con el numeral 6.3
Infraestructura, de la NTCGP 1000:2009.
NOTA: De conformidad con la situación
encontrada esta observación es atribuible al
proceso de Mantenimiento de Bienes a quien
se les trasladará la misma para que tomen
acciones de mejora al respecto
El area responsable
está pendiente de la
formulación de la
acción correctiva
Una vez se realice el Plan de
Mejoramiento por parte del
responsable del proceso, se verificara
las acciones implementadas.
ABIERTO
Auditoria
Interna
Vigencia 2015
UPI La Florida
Se efectuó un recorrido a la Unidad
observándose falencias en su mantenimiento
por:
-Falta de pintura y electricidad en salones.
-Falta de chapas en las puertas de las aulas.
El area responsable
está pendiente de la
formulación de la
acción correctiva
Una vez se realice el Plan de
Mejoramiento por parte del
responsable del proceso, se verificara
las acciones implementadas.
ABIERTO
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Auditoria Interna
Vigencia 2015 UPI La
Florida
Vidrios rotos, lo que puede ocasionar
riesgo de accidentalidad a los NNAJ.
Falta de mantenimiento al auditorio
en cuanto a techos, pintura y chapas.
Los dormitorios tienen problemas de
goteras, pintura, los calentadores de
tres dormitorios se encuentran sin
batería
Inconvenientes de desagüe en los
baños y el alcantarillado de la Unidad.
En las zonas de recreación para los
jóvenes se evidenciaron varillas en
mal estado, rotas y oxidadas, lo que
puede ocasionar riesgo de
accidentalidad.
Las canchas de baloncesto se
encuentran en mal estado y no están
aseguradas con el ánimo brindar sano
esparcimiento y prevención de la
accidentalidad.
Falta de iluminación en varias zonas
de la unidad.
En la zona de lavandería se
observaron falencias en
infraestructura ya que el agua de la
poceta se rebosa constantemente
generando factores de riesgos e
incidentes al personal que trabaja en
esta zona, otro aspecto a resaltar es la
falta de un baño en esta zona de
lavandería o cerca de ella, teniendo en
cuenta que esta labor genera calor y
las personas salen al baño a diferentes
horas en el día generando accidentes
de trabajo debido al cambio de
temperatura, presentando
inflamaciones en la cara como lo
manifiestan y los cuales no se han
reportado a la ARL.
Con respecto a las características de
las edificaciones e instalaciones de las
cocinas de la Unidad, faltan uniones
entre pisos y paredes ya que deben
estar selladas para facilitar su
limpieza, desinfección y
mantenimiento sanitario, los techos no
se encuentran en materiales de manera
que evite la acumulación de mohos y
hongos.
El area responsable
está pendiente de la
formulación de la
acción correctiva
Una vez se realice el Plan de
Mejoramiento por parte del
responsable del proceso, se verificara
las acciones implementadas.
ABIERTO
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9. ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS
En razón a que la Entidad no elaboro para la vigencia 2015, un Programa de Mantenimiento
Preventivo y se limitó a atender las solicitudes de mantenimiento correctivo realizadas por
las diferentes Unidades y Áreas de la Entidad, no se logró determinar aspectos por resaltar
o mejoras en este proceso.
9.1 DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
RECURSOS FINANCIEROS ASIGNADOS
Durante el año 2015 se suscribieron cuatro (4) contratos y se encontraba en ejecución un (1)
contrato del año 2014, así:
No. No.
CONTRATO CONTRATISTA OBJETO VALOR
1 0691/2014 ANGEL RAFAEL RINCON
MARIÑO
Suministro de materiales de construcción, ferretería
y herramientas para las diferentes Unidades y
dependencias del Idipron 1,049,545,353
2 0711/2014 CIA DE DISTRIBUCION
FERRETERIA SAS
Suministro de repuesto se insumos que
requieran los equipos de funcionamiento
eléctrico, electrónico y electromecánico del
Idipron 102,000,000
Auditoria
Interna
Vigencia 2015
UPI La Florida
Se observó presencia de óxido en el
mueble de almacenamiento de
fruver y en el piso del cuarto frio lo
que genera contaminación hacia los
alimentos.
NOTA: De conformidad con las
situaciones encontradas, las mismas
son atribuibles al proceso de
Mantenimiento de Bienes, para que
tomen acciones de mejora al
respecto.
El area responsable
está pendiente de la
formulación de la
acción correctiva
Una vez se realice el Plan de
Mejoramiento por parte del
responsable del proceso, se verificara
las acciones implementadas.
ABIERTO
Auditoria
Interna
Vigencia 2015
UPI La Florida
El equipo de sonido de la Unidad se
encuentra deteriorado, lo que
dificulta la comunicación con la
Comunidad Educativa de la Unidad,
para las diferentes actividades que
se realizan.
NOTA: De conformidad con las
situaciones encontradas, las mismas
son atribuibles al proceso de
Servicios Administrativos, para que
tomen acciones de mejora al
respecto
El area responsable
está pendiente de la
formulación de la
acción correctiva
Una vez se realice el Plan de
Mejoramiento por parte del
responsable del proceso, se verificara
las acciones implementadas.
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2 780/2015 ALL IN SERVICE SAS
Prestar el servicio de mantenimiento
preventivo y correctivo de las máquinas de
coser industriales y telares, incluye la mano de
obra y suministro de repuestos de acuerdo
con las especificaciones técnicas requeridas
20,000,000
3 1607/2015 CIA DE DISTRIBUCION
FERRETERIA SAS
Suministro de repuesto se insumos que
requieran los equipos de funcionamiento
eléctrico, electrónico y electromecánico del
Idipron 90,000,000
4 1634/2015 REFRIPLAST LTDA
Prestar el servicio de mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos de enfriamiento que se
encuentran ubicados en las unidades en la Entidad,
incluye mano de obra y suministro de repuestos de
acuerdo con las especificaciones técnicas
requeridas. 70,000,000
5 1683/2015
ANGEL RAFAEL RINCON
MARIÑO
Suministro de materiales de construcción, ferretería
y herramientas para las diferentes Unidades y
dependencias del Idipron 247,200,000
TOTAL
1,578,745,353
El contrato No. 0691/2014, suscrito con Ángel Rafael Rincón Mariño – Ferretería
Nicholson para el suministro de materiales de construcción, fue suscrito inicialmente por $
700.000.000, para un plazo de ejecución de ocho (8) meses iniciando el 18 de marzo de
2014 y culminando el 17 de diciembre de 2015.
FECHA
SUSCRIPCION
VALOR
CONTRATO
FECHA 1a
ADICION
VR
ADICION
FECHA 2a
ADICION
VR
ADICION
VR TOTAL
CONTRATO
20/02/2014 700,000,000 21/07/2014 165,545,353 21/11/2014 184,000,000
1,049,545,35
3
No obstante se evidenciaron dos (2) adiciones por un valor total de $ 349.545.353, durante
el 2014 para un total de ejecución de $ 1.049.545.353, generando reservas presupuestales
para la vigencia del 2015 por $ 566.066.668, discriminados así:
FECHA
VALOR
INICIAL
CONTRATO
ADICIONES VALOR RESERVA
31/12/2014 700,000,000 242,702,588
31/12/2014 165,545,353 139,364,080
31/12/2014 184,000,000 184,000,000
TOTAL 700,000,000 349,545,353 566,066,668
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Por otra parte, durante las vigencias 2014 y 2015 se realizaron 4 prórrogas para un total de
13 meses, lo que en términos generales, el contrato se ejecutó en un tiempo total de 21
meses, superando los ocho meses que inicialmente se programaron para su ejecución.
PRORROGAS FECHA TIEMPO
1 11/11/2014 3 MESES
2 09/02/2015 4 MESES
3 09/06/2015 3 MESES
4 16/09/2015 3 MESES
GRAFICA No. 1
La grafica nos refleja el comportamiento de la ejecución del contrato
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En cuanto al contrato No. 0711/2014 para el suministro de repuestos e insumos que
requieran los equipos de funcionamiento eléctrico, electrónico y electromecánico del
Idipron, con un valor de $102.000.000, suscrito el 2 de julio de 2014, iniciando su ejecución
el 9 de septiembre de 2014 hasta el 8 de julio de 2015, para la vigencia 2014 presentó una
ejecución de $ 23.139.089, suministros de bienes e insumos correspondiente al periodo del
9 de septiembre al 20 de noviembre de 2014, quedando a 31 de diciembre reservas
presupuestales para ejecutar en el año 2015 por $ 78.860.911.
Durante este tiempo se suministraron repuestos e insumos para atender mantenimientos
para catorce (14) Unidades de Protección Integral, a seis (6) comedores, para el Area
Administrativa, Economato, Fortalecimiento Infraestructura y para el convenio suscrito con
la Secretaria Distrital de Integración Social No. 7023/2014 habitante de Calle.
El contrato No. 780 suscrito el 27 de marzo de 2015 con la firma All In Service SAS por
siete (7) meses para el mantenimiento preventivo y correctivo de maquinas de coser
industriales y telares, inicio su ejecucion el 18 de abril y hasta el 17 de noviembre de 2015,
durante su vigencia presentó una ejecucion de $ 19.628.732, el saldo de $ 371.268 fue
constituida como reserva presupuestal a 31 de diciembre de 2015 y a solicitud de la
Subdireccion Tecnica Administrativa y Finanaciera del 27 de abril de 2016 solicito su
anulacion.
El contrato No. 1607/2015 para el suministro de repuestos e insumos que requieran los
equipos de funcionamiento eléctrico, electrónico y electromecánico del Idipron, fue suscrito
el 11 de agosto de 2015, inició su ejecución el 22 de septiembre de 2015 hasta el 21 de julio
de 2016, con un plazo de ejecución del 10 meses o hasta el agotamiento de los recursos,
durante el año 2015 se realizaron los siguientes pagos:
EJECUCION AÑO 2015
PAGO CONCEPTO PERIODO VALOR SALDO VR CTO
1 SUMINISTRO DE REPUESTOS E
INSUMOS
DEL 22 DE SEPT AL 21 DE
OCTUBRE 2015 26,138,814 63,861,186
2 SUMINISTRO DE REPUESTOS E
INSUMOS
DEL 22 DE NOVIEMBRE AL 15 DE
DICIEMBRE DE 2015 12,783,213 51,077,973
3 SUMINISTRO DE REPUESTOS E
INSUMOS
DEL 16 DE DICIEMBRE AL 21 DE
DICIEMBRE DE 2015 11,553,819 39,524,154
TOTAL 50,475,846
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Durante la vigencia de 2015 se ejecutaron $ 50.475.846, equivalente a un 56.08% del valor
total del contrato durante un periodo de tiempo de tres (3) meses quedando un saldo en
reservas presupuestales por $ 39.524.154, para ejecutarse en el año 2016.
Durante este tiempo se suministraron repuestos e insumos para atender mantenimientos
para (15) Unidades de Protección Integral, para el Area Administrativa, parque automotor y
se dotó de un stop de repuestos al Taller de mantenimiento de equipos que funciona en la
bodega de la Favorita.
El contrato No. 1683/2015 por $ 247.200.000 para el suministro de materiales de
construccion y ferreteria y herramientas para las diferentes Unidades, fue suscrito con
Angel Rafael Rincon Mariño y/o Ferreteria Nicholson el 19 de noviembre de 2015, inicio
su ejecucion apartir del 15 de diciembre de 2015 y termina el 14 de junio de 2016, es de
anotar que del 15 al 31 de diciembre no tuvo ninguna ejecucion, empezo su ejecucion el 1
de enero de 2016, el valor de este contrato fue constituido como una reserva presupuestal a
31 de diciembre de 2015.
RECURSO HUMANO ASIGNADO AL AREA DE MANTENIMIENTO
El Area de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles para el año 2015 tenía asignado
para funciones administrativas nueve (9) funcionarios, siete (7) de planta, compuesto por
tres (3) arquitectos, un (1) ingeniero civil, dos (2) auxiliares y un técnico administrativo,
además dos (2) contratistas técnicos administrativos, a partir del febrero del presente año
solo cuenta los funcionarios de planta.
INFRAESTRUCTURA
El recurso humano asignado para la vigencia 2015 fue de treinta y siete (37) operarios
técnicos y ayudantes distribuidos así:
APOYO MANTENIMIENTO UNIDADES CARGO
1 HUMBERTO MARTINEZ CALDERON OPERARIO
2 GUILLERMO VILORIA BUSTOS OPERARIO
3 JOSE JAIME RODRIGUEZ MONCADA OPERARIO
4 JANER GUZMAN GRIMALDO OPERARIO
TECNICOS OPERATIVOS CARGO
5 LEONARDO FABIO BARRERA STERLING TECNICO ELECTRICISTA
6 PEDRO ANTONIO MARTINEZ PEREZ TECNICO ELECTRICISTA
7 IVAN MAURICIO DIAZ MORENO TECNICO CONSTRUCCION
8 PEDRO NICOLAS SERRATO VASQUEZ TECNICO HIDRUAULICO GASODUCTOS
OPERARIOS CARGO
9 LUIS ALFREDO ORTIZ LOPEZ OPERARIO
10 FERNEY BALLEN CHAVEZ OPERARIO
11 NELSON ENRIQUE GARCIA LOPEZ OPERARIO
12 JOSE RICARDO MUÑOZ SUANCHA OPERARIO
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13 OMAR RUBEN GARCIA VILLARRAGA OPERARIO
14 ROBINSON ECHEVERRI GONZALEZ OPERARIO
15 GIOVANNI DIAZ RAMIREZ OPERARIO - PLOMERO
16 EDWIN MONTERO CUENCAS OPERARIO
17 GERMAN CARDENAS CUENCAS OPERARIO
18 JOSE JAIME RODRIGUEZA MONCADA OPERARIO
19 ROMY ERVIN GAONA OPERARIO
20 JOSE MIGUEL FLOREZ OPERARIO - SOLDADOR
21 DIEGO FERNANDO AROCA CONDE OPERARIO
22 HEDER SEBASTIAN ECHEVERRI BASTOS OPERARIO
23 JAIME RAMIREZ QUIROGA OPERARIO - PLOMERO
24 FELIX ARTURO AROCA YARA OPERARIO
25 JORGE ENRIQUE MORA MORALES OPERARIO
26 JOSE DEL CARMEN MOYA GARCES OPERARIO
27 JOSE NICOLAS MARTINEZ ARENAS OPERARIO
28 JONNATAN JOSE MORENO MARTINEZ OPERARIO
29 JAIRO VANEGAS MALDONADO OPERARIO - SOLDADOR
30 JOSE OLIVERIO HERNANDEZ PEÑA OPERARIO
31 DIMAS LOZANO GUTIERREZ OPERARIO
AYUDANTE DE OBRA CARGO
32 CAMILO ENRIQUE SALAZAR SARMIENTO AYUDANTE DE OBRA
33 JOSE DANIEL GOMEZ BERMUDEZ AYUDANTE DE OBRA
34 JOSE VICENTE ROZO SANCHEZ AYUDANTE DE OBRA
35 HECTOR DARIO CUCAITA RIVEROS AYUDANTE DE OBRA
36 CIRO ORTIZ MARTINEZ AYUDANTE
37 CARLOS ARTURO REINA PRIETO AYUDANTE
Se puede considerar que el recurso humano asignado a esta area de treinta y siete (37)
operarios y técnicos es suficiente para la atención oportuna de las necesidades de
mantenimiento requeridas para las diferentes Unidades y áreas de la Entidad. De este
recurso humano del area hay un operario de tiempo completo en las cuatro unidades
externas (la Vega San Francisco Carmen de Apicala y el Edén).
Es importante anotar que a partir de febrero de 2016, esta area solo cuenta con treinta y un
(31) operarios y técnicos, a los ayudantes de obra no se les renovó el contrato.
MANTENIMIENTO EQUIPOS
El recurso humano asignado para el mantenimiento de equipos durante la vigencia 2015,
distribuido de la siguiente manera:
OPERARIOS
1 JOSE VICENTE BARRIOS VARGAS OPERARIO - EQUIPOS
2 CARLOS ORLANDO ROMERO ROMERO OPERARIO - EQUIPOS
AYUDANTE DE OBRA
3 JORGE ANDRES MOLANO GARCIA TECNICO ELECTROMECANICO
4 JHON ALEXANDER MARRTINEZ MORALES TECNICO ELECTROMECANICO
5 GIOVANNI ESPITIA UBAQUE TECNICO ELECTROMECANICO
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El recurso humano asignado para las labores de mantenimiento de equipos se puede
considerar como un recurso insuficiente para la atención oportuna de todos los
requerimientos de mantenimiento que necesita los equipos que tiene la Entidad para la
prestación de los servicios misionales. Es de anotar que a partir del mes de febrero de 2016,
esta área cuenta solamente con 2 operarios.
MANTENIMIENTO INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS
UPI SANTA LUCIA:
En cuanto a las BPM (Buenas Prácticas de Manufactura) existen posibles riesgos de
contaminación cruzada con los alimentos ya que a través del área de cocina se ingresa a las
bodegas de la unidad, razón por la cual existe tránsito frecuente de personas, se observaron
ollas en mal estado para la preparación de alimentos desprendimientos de pintura en el área
de cocina y presencia de óxido en los estantes donde se almacenan los abarrotes y los lokers
de la señoras de cocina.
En el recorrido a la unidad se evidenciaron falencias de mantenimiento de tipo eléctrico, se
observan deficiencias en su iluminación teniendo en cuenta que estos espacios deben ser
apropiados para prestar un servicio de calidad en la formación de los jóvenes. Estos
mantenimientos se han solicitado al área de Infraestructura pero a la fecha no han obtenido
ninguna respuesta.
Necesidades de Mantenimiento
En la actualidad la Unidad no tiene equipos pendientes de mantenimiento, están dedicados a
labores Académicas.
Equipos para baja
Se encuentran para dar de baja los siguientes elementos: Grabadora marca premier
(6535882); una brilladora (626972); un televisor marca Panasonic (635847).
Equipos para reubicar
La Unidad tiene varios equipos que en la actualidad no los necesitan y que pueden ser
reubicados en otras unidades que realmente los requieran: Un microscopio binocular marca
Campus (30160); un telescopio marca Konuctat (30161); un televisor marca Sony de
32(7150); una estufa industrial de cuatro puestos con plancha (634960); un molino eléctrico
marca corona (504391); una hidrolavadora (627060), un taladro de árbol (21806); un
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proyector marca Sharp (18864), cuatro (4) cámaras marca Canon ( 29832, 625157, 634082,
634081).
En las áreas de cocina y lavandería se encuentran equipos en perfecto estado de
funcionamiento, los cuales en la actualidad no están prestando ningún servicio a la Unidad,
los cuales si es posible reubicarlos en aquellas unidades que los requieran.
Hojas de vida y ficha de mantenimiento de bienes muebles y equipos
Todos los formatos de control y ejecución de mantenimientos se encuentran debidamente
diligenciados en el formato de hoja de vida y ficha de mantenimiento de bienes muebles y
equipos.
UPI LA VEGA:
Una de la grandes falencia en mantenimiento con respecto a esta unidad y que ya han sido
mencionadas en anteriores visitas, es el deterioro de la infraestructura que se presenta en la
fachada de la edificación, se observan grietas y humedad en todas las zonas, lo que
representa un alto riesgo para los jóvenes y personal que permanece en esta UPI.
Con respecto a las características de las edificaciones e instalaciones se observan grietas en
los pisos y paredes de toda la unidad, baldosas rotas, techos con presencia de humedad,
falta de pintura, ventanas con oxido y sin vidrios con el ánimo de brindar a los niños
ambientes agradables y seguros.
Se revisó el cumplimiento de las BPM en el área de cocina de acuerdo a la normatividad
vigente (Resolución 2674 de 2013) el área de cocina las baldosas y paredes están en mal
estado con grietas y desprendimiento de pintura en diferentes zonas, lo cual dificulta la
limpieza, desinfección y mantenimiento sanitario, los techos no se encuentran diseñados en
materiales de manera que evite la acumulación de mohos y hongos al igual que faciliten su
limpieza. Las uniones entre las paredes y los pisos no cumplen con las características
descritas en la resolución con el fin de evitar la acumulación de suciedad, así como el sitio
en donde se almacenan los alimentos no cuenta con las características ni espacio adecuado
para la organización de las materias primas. Las ventanas se encuentran en mal estado,
existe presencia de óxido y falta de mallas antiinsectos para protección del área.
Con respecto a las visitas realizadas por el área de control interno en la vigencia 2012 y al
momento de la visita reciente hecha a la UPI, no se observa mantenimientos o mejoras a la
estructura de la unidad, por lo tanto falta gestión teniendo en cuenta la prioridad de esta
edificación y el tiempo que la unidad ha requerido este mantenimiento para mitigar los
riesgos con respecto a su edificación.
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Necesidades de Mantenimiento
La unidad requiere de mantenimiento de algunos equipos y que necesitan para una adecuada
prestación de los servicios, es el caso de: Una olla a presión de 25 Litros, una balanza
digital para alimentos, una campana extractora industrial, un equipo de sonido tipo
microcomponente, un televisor KV de 29”,
Equipos para baja
Se evidenciaron equipos dañados, no ameritan mantenimiento y deben ser dados de baja, es
el caso de un (1) congelador vertical de 50 pies, (placa de inventarios No. 634901); un (1)
horno de seis latas (629237); Una (1) marmita olla industrial a gas generadora a vapor
(604337), según reporte del Area de Mantenimiento arroja unas sustancias que son
peligrosas para el ser humano; una (1) cepilladora eléctrica (9357); una planeadora de 35.5
hp ( 4952); un (1) extractor industrial de Plataforma ( 13692); una nevera de 21 pies
(25213); equipo de aire acondicionado (632379); diez, (10) telares que no sirven, ocupando
espacio que requiere Unidad ahora que las niñas y jóvenes de la Arcadia fueron trasladados
a esta Unidad;
Hojas de vida y ficha de mantenimiento de bienes muebles y equipos
Se evidenciaron en algunos de los formatos de control de mantenimiento de equipos que no
registran el número de la placa de inventario, por lo tanto no son registrados en el formato
hoja de vida y ficha de mantenimiento de equipos.
Algunos formatos de control de ejecución de mantenimiento no registran la firma del
funcionario responsable de la unidad, del recibo a satisfacción del equipo.
UPI EL EDEN:
Durante el recorrido a la UPI se evidenciaron falencias en los mantenimientos correctivos y
preventivos a la infraestructura, se observaron techos en mal estado en todas zonas de la
casa con presencia de óxido y aberturas lo que facilita el ingreso de roedores y todo tipo de
insectos, puertas en mal estado sin chapas y oxidadas, inconvenientes de electricidad, en los
salones de clase se observó oxido y humedad en paredes y techos.
La piscina carece de dispositivos de seguridad como el cerramiento para el control de
accesos y un reglamento para los bañistas relacionado con el uso de la piscina, el agua no
se encuentra limpia para su uso, ya que el agua no circula en óptimas condiciones, lo que va
en contra con los requisitos higiénico-sanitarios establecidos por la norma, no cuentan con
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flotadores ni señalización con la profundidad de la piscina, vale la pena mencionar que la
UPI solicitó el mantenimiento de la piscina desde el 22/02/2016.
Se revisó el cumplimiento de las BPM en el área de cocina de acuerdo a la normatividad
vigente (Resolución 2674 de 2013) se evidenciaron baldosas y paredes están en mal estado
con grietas y desprendimiento de pintura en diferentes zonas, Las uniones entre las paredes
y los pisos no cumplen con las características descritas en la resolución con el fin de evitar
la acumulación de suciedad, las ventanas se encuentran en mal estado, existe presencia de
óxido en puertas y falta de mallas anti insectos para protección del área.
Necesidades de Mantenimiento
En la actualidad la Unidad requiere de mantenimientos de algunos equipos de carácter
urgente, es el caso de la planta de tratamiento de agua para la piscina, el inyector no está
succionando, la cual no está en funcionamiento; hay tres (3) equipos de aire acondicionado
miniplast en los salones de clase, se encuentran fuera de servicio; en el area de cocina hay
4 licuadoras que no están funcionando, y están afectando la prestación del servicio, un
congelador vertical dúplex de dos puertas, la del lado izquierdo presenta oxido en su
interior; una báscula digital de plataforma de 600 kgs; la campana extractora en acero
inoxidable requiere de limpieza en el tubo de salida; se presentaron cambios en el mes de
diciembre en los ventiladores de techo de los dormitorios, en la actualidad se encuentran
fuera de servicio; la lavadora (21683), en el momento del centrifugado: la planta de
tratamiento de agua donde está ubicado el filtro de arena, está soltando mucho oxido;
Reubicación equipos
En el area de cocina hay dos (2) estufas a gas tipo enana de un puesto, las cuales no necesita
la Unidad, por lo tanto se requiere sean reubicadas.
Hojas de vida y ficha de mantenimiento de bienes muebles y equipos
Se evidenciaron en algunos de los formatos de control de mantenimiento de equipos que no
registran el número de la placa de inventario, por lo tanto no son registrados en el formato
hoja de vida y ficha de mantenimiento de equipos.
Algunos formatos de control de ejecución de mantenimiento no registran la firma del
funcionario responsable de la unidad, del recibo a satisfacción del equipo.
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UPI LA ARCADIA:
En la visita realizada a esta unidad en el mes de Diciembre de 2015 se evidencio un espacio
utilizado para los escombros relacionados con las infraestructuras del Instituto, sitio que no
es el más adecuado teniendo en cuenta que la finalidad de las UPIS es la formación,
restitución y garantía de los derechos, así mismo el Instituto debe garantizar ambientes
sanos seguros y agradables para el desarrollo de las actividades relacionadas con la
misionalidad del Instituto, a continuación se relacionan las fotos de este espacio:
Espacio utilizado para almacenamiento de elementos chatarra
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Bodega de inservibles y escombros de construcción
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UPI - OASIS 1
Necesidades de Mantenimiento
La Unidad requiere de mantenimientos a los siguientes equipos necesarios para el
cumplimiento de su misión institucional, el cuarto frio tipo modular de la unidad el piso se
encuentra en mal estado y el congelador no cuenta con estibas; el freidor y plancha a gas no
está en funcionamiento los quemadores no prenden bien; el extractor industrial tipo hongo
requiere de una revisión inmediata ya que cuando se prende produce un lamparazo muy
fuerte; un televisor de 29” la función de video no funciona.
Hojas de vida y ficha de mantenimiento de bienes muebles y equipos
Se evidenciaron en algunos de los formatos de control de mantenimiento de equipos que no
registran el número de la placa de inventario, por lo tanto no son registrados en el formato
hoja de vida y ficha de mantenimiento de equipos.
Algunos formatos del control de ejecución de mantenimiento no registran la firma del
funcionario responsable de la unidad, del recibo a satisfacción del equipo.
Como resultado a la evaluación de esta Unidad se puede concluir que la intervención
realizada por el area de mantenimiento ha sido importante y la mayoría de los equipos se
encuentran funcionamiento adecuadamente.
UPI EL PERDOMO
Se visitaron los talleres de ebanistería, taller de electricidad, mecánica de motos,
metalistería, fabricación de bicicletas, metalmecánica, Taller de pintura (madera) y el area
que presta el servicio de lavandería.
Necesidades de Mantenimiento
En el taller de fabricación de bicicletas se requiere el mantenimiento de una tronzadora
(motor), para el corte de tubería y se requiere afilar el disco, los tres (3) equipos de
soldadura del área dos (2) están fuera de servicio, requieren de mantenimiento correctivo, y
el tercero está trabajando con dificultad; la prensa hidráulica requiere de mantenimiento
correctivo ya que está trabajando a media marcha; en igual situación se encuentra la
dobladora hidráulica; el esmeril requiere urgente de mantenimiento correctivo, continuar
utilizándolo en ese estado es un riesgo latente para los usuarios; el compresor, las prensas;
las colilladoras o multiplicadoras de fuerza; el horno no está funcionando adecuadamente y
hay riesgo por escape de gas.
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El taller de ebanistería a finales del año 2015 se les realizo mantenimiento a todos los
equipos del área, Se requiere engrase a los rodamientos de todas las máquinas.
Taller de metalistería, requiere con carácter urgente de mantenimiento cuenta con ocho (8)
equipos de soldadura para electrodos, los cuales se encuentran en muy mal estado y con un
alto riesgo de electrocutacion a los usuarios de estos equipos.: hay cuatro (4) equipos de
soldadura Mig que están fuera de servicio, cuenta con tres (3) esmeriles las piedras se
encuentran desgastadas, la cizalla requiere de afilada de las cuchillas.
Equipos de soldadura para electrodos en mal estado
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El taller de metalmecánica, en la actualidad no está funcionando, tiene dos (2) esmeriles
uno de ellos se encuentra sin piedra y no se usa.
En el área de cocina hay un refrigerador (634911) presenta la bandeja del refrigerador
doblada, la tubería suelta. La consola y el bafle de sonido (626045) presenta fallas en el
encendido no está funcionando.
Equipos para baja
En el taller de metalmecánica de la Unidad hay dos (2) tornos para baja.
Hojas de vida y ficha de mantenimiento de bienes muebles y equipos
Se evidenciaron en algunos de los formatos de control de ejecución de mantenimiento que
no registran el número de la placa de inventario, por lo tanto no son registrados en el
formato hoja de vida y ficha de mantenimiento de equipos.
Algunos formatos del control de ejecución de mantenimiento no registran la firma del
funcionario responsable de la unidad, del recibo a satisfacción del equipo.
Inventarios
En la Unidad hay dos (2) sierras caladoras de brazos (633996), con la misma placa de
inventario, y verificado en el inventario asignada a la UPI solo está registrado una sola
máquina.
UPI – LUNA PARK
Necesidades de Mantenimiento
En la actualidad la Unidad no tiene equipos pendientes de mantenimiento, están dedicados a
labores Académicas.
En las áreas de cocina (estufas, congelador, hornos microondas) y lavandería (lavadoras,
secadoras), se encuentran equipos en perfecto estado de funcionamiento, en la actualidad no
están prestando ningún servicio a la Unidad, los cuales si es posible reubicarlos en aquellas
unidades que los requieran. Es de anotar que el congelador permanece encendido ya que no
se puede apagar porque puede sufrir daño.
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Equipos para baja
Existen en la Unidad equipos inservibles para baja, como dos (2) televisores marca Sony;
siete (7) máquinas de coser.
Hojas de vida y ficha de mantenimiento de bienes muebles y equipos
Todos los formatos de control y ejecución de mantenimientos se encuentran debidamente
diligenciados en el formato de hoja de vida y ficha de mantenimiento de bienes muebles y
equipos.
UPI EL OASIS 2
Necesidades de Mantenimiento
En la actualidad la Unidad solamente tiene para mantenimiento una báscula digital de
plataforma de 150 kg, los demás equipos asignados a la Unidad se encuentran en
condiciones adecuadas de funcionamiento.
Equipos para baja
En la Unidad hay para baja dos calentadores de agua paso a gas de 16 litros
9.2 OBSERVACIONES
Infraestructura
Las Unidades de la Vega y Luna Park no cuenta con un espacio de almacenamiento
de residuos sólidos o Shut de basuras lo que genera malos olores proliferación de insectos,
roedores y otras plagas, teniendo en cuenta que desde la unidad y desde el área de Gestión
ambiental se han solicitado reiteradamente su construcción, por lo cual se incumple con lo
establecido en la Resolución 2674 de 2013 Edificación e Instalaciones y lo establecido en el
Plan Institucional de Gestión Ambiental y el Manual Gestión Integral de Residuos Sólidos
del Instituto.
El proceso de suministro de gas que se realiza en el área de Infraestructura para
suministrar a las UPIS y demás convenios y proyectos del Instituto, carece de un
procedimiento o manual donde se establezcan lineamientos para la solicitud, suministro y
utilización, así como los controles para prevención de riesgos que pueden presentase en su
utilización y de acuerdo a los literales a), b) y c) del artículo 2 Ley 87 de 1993.
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Se evidencia que las piscinas de las unidades visitadas no cuentan con la seguridad
adecuada, como flotadores, señalización y estructuras, al igual que una óptima circulación
de agua, con el fin de evitar accidentes a los bañistas, problemas de salud y proteger la vida
de todos los usuarios en general, con el fin de garantizar el cuidado y bienestar de los NNAJ
del Instituto, incumpliendo con lo establecido en el Decreto 2171 de 2009 y el numeral
1.3.2.2 Identificación de Riesgos del MECI 1000:2014.
Mantenimiento equipos
El Procedimiento Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles código A-ABI-
PR-09, vigente el 7 de julio de 2011, se encuentra desactualizado, contiene una serie de
formatos que posteriormente la Entidad ha venido modificando, en los años 2014 y 2015,
contraviniendo lo establecido en los procedimientos la Entidad, actualizados mediante la
Resolución No. 050 del 20 de febrero de 2014 del Idipron.
Como resultado de las visitas realizadas a las distintas Unidades se evidencio las
necesidades urgentes de mantenimiento correctivo de equipos, solicitudes realizadas ante el
Area de Mantenimiento de la sede administrativa (Administración proyecto No. 959).
La Entidad al no tener un Plan de Mantenimiento Preventivo, atiende en un alto
porcentaje solo los requerimientos de mantenimiento correctivo, que solicitan las distintas
Unidades y que les afecta la adecuada prestación de los servicios misionales, los cuales en
la mayoría de los casos no son oportunos.
9.3 NO CONFORMIDADES
Mantenimientos Preventivos
No se realizan mantenimientos preventivos a la infraestructura ni a los Bienes muebles por
parte del área encargada con el fin de mantener y brindar a los NNAJ espacios seguros para
lograr la conformidad en la prestación del servicio, incumpliendo con el procedimiento
establecido para Administración de Bienes, el numeral 1.2.2. Modelo de operación por
procesos del MECI 1000:2014 y el numeral 6.3 Infraestructura, de la NTCGP 1000:2009.
Mantenimiento Correctivo
No se está atendiendo oportunamente la totalidad de los requerimientos de mantenimiento
correctivo solicitados por las Unidades auditadas, con respecto a BPM (Buenas Prácticas
de Manufactura) y en la infraestructura general, toda vez que se encontró deterioro en
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paredes, pisos, techos y mantenimiento de pintura, generando posibles riesgos en el
bienestar de los NNAJ y el personal de las Unidades, generando sanciones y cierres de estas
áreas del Instituto por parte de los Entes de Control, incumpliendo lo establecido en la
Resolución 2674 de 2013 Diseño y Construcción, Edificación e Instalaciones, norma que
establece los requisitos sanitarios que aplica para la fabricación, preparación,
almacenamiento y procesamiento de alimentos, el numeral 6.3 de la NTCGP 1000:2009 y la
Norma Técnica Distrital en su numeral 4.2.5.1 de Infraestructura
Gestión Documental
Con relación a las carpetas analizadas con respecto a la ejecución del contrato 0691 / 2014
para el suministro de materiales de construcción, ferretería y herramientas para las
diferentes unidades y dependencias del Instituto, se evidencio falencias en el archivo de los
documentos relacionados con la foliación y organización en general de los registros, que
faciliten la conservación, identificación y protección de los mismos de acuerdo a los
lineamientos dados por el Sistema de Gestión Documental, lo que contraviene lo
establecido en el Manual de Gestión Documental A-GDO-MA-001 elaborado por el
Instituto en donde se dan lineamientos y técnicas para el manejo del archivo, al igual que
incumpliendo con los numerales 4.2 Gestión Documental, 4.2.2 Manual de Calidad, 4.2.3
Control de Documentos de la NTCGP 1000:2009 y en los literales d) y e) del artículo 2 Ley
87 de 1993.
Reservas Presupuestales
Se constituyeron reservas presupuestales por un valor $ 15.445.760.671 a 31 de dic de
2014, se presentaron anulaciones por $ 1.804.752.053 y se ejecutaron $ 13.407.630.284
durante la vigencia 2015, quedando pendiente de ejecución $233.378.334, así como a 31 de
diciembre de 2015, se constituyó reservas por valor de $ 10.881.797.131, para gastos de
funcionamiento $ 95.705.187 y para Inversión $ 10.786.091.944; los motivos por los cuales
se constituyeron contraviene lo establecido en la Circular No. 031 de 20/10/2011, de la
Procuraduría General de la Nación, la cual señala que la constitución de las reservas debe
cumplir con el requisito de ser excepcionales, es decir, esporádicas y deben estar
debidamente justificadas por el ordenador del gasto y el jefe y/o responsable del
presupuesto, lo que se evidencia deficiencias en la planeación y el control.
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9.4 RECOMENDACIONES
Realizar programaciones de visitas de inspección a la unidad que permita identificar y
atender de manera oportuna las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo
cuando se presente y así poder brindar espacios más seguros a todos los NNAJ.
Implementar un Shut de basuras en las unidades anteriormente mencionadas que cumpla
con la normatividad vigente para el almacenamiento de residuos sólidos ya que como se
detectó en la visita existe proliferación de insectos, malos olores y contaminación al medio
ambiente.
Se recomienda realizar el mantenimiento correctivo a las áreas de cocina con el fin de dar
cumplimiento a la Resolución 2674 de 2013 en materia de BPM (Buenas Prácticas de
Manufactura), así como también el mantenimiento y adecuación de las medidas de
seguridad a las piscinas de las diferentes unidades, con el ánimo de disminuir los riesgos en
cuanto a cierres y sanciones por parte de entres de control, brindando ambientes más sanos
y seguros a los NNAJ del Instituto.
Realizar un programa de mantenimientos rutinarios con ayuda de las personas de
mantenimiento que actualmente tiene las UPIS con el fin de apoyar los mantenimientos
preventivos y mejorar la vida útil de los equipos y la infraestructura de las mismas.
La entidad debe formular para cada vigencia un Plan de Mantenimiento Preventivo, el cual
debe incluir las actividades a ejecutar, el personal designado, tiempo en el que se realizará
el mantenimiento, especificaciones técnicas y elementos requeridos para la ejecución del
mismo. Así mismo debe ser enviado a cada uno de los gerentes de proyectos, con el fin de
que se evalué y para iniciar los procesos de contratación que se requieran.
Realizar una adecuada planeación presupuestal, que busque optimizar la asignación de los
recursos, garantizar la sostenibilidad de las inversiones y orientar el gasto que requiera el
Instituto para el cumplimiento de su quehacer misional, fundamentada en los lineamientos
de las instancias competentes, resultados de la ejecución presupuestal de las vigencias
anteriores y el marco normativo vigente que lo regula.
Tal como lo señalan los lineamientos de política para la programación presupuestal de la
Alcaldía Mayor de Bogotá, la entidad debe efectuar su ejecución y seguimiento estricto de
tal manera que las mismas no trasciendan a la siguiente vigencia y se conviertan en pasivos
exigibles.
Se recomienda que por parte del área de mantenimiento se realice un informe periódico con
el fin de evidenciar la gestión realizada por esta área en cuanto a los mantenimientos
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correctivos repetitivos efectuados a las diferentes Unidades, así mismo poder cuantificar los
recursos utilizados para los mismos y a través de indicadores que permitan medir la
eficacia y eficacia del área.
Emprender estrategias pedagógicas en las Unidades de Protección Integral que fomenten la
cultura sobre el cuidado del entorno y el ambiente, así como de la infraestructura y equipos,
con el fin de generar espacios que encaminen a mantener los bienes en condiciones óptimas,
amigables y seguras para los NNAJ.
10. CONCLUSION
Como resultado de la auditoria al proceso de Mantenimiento de Bienes Muebles e
Inmuebles, se concluye que la gestión realizada por el área responsable de esta actividad, no
se realiza planificadamente, así como la atención a los requerimientos de mantenimiento
solicitados por las diferentes Unidades de Protección Integral y demás áreas del Instituto, en
algunos casos no cumple con los criterios de calidad y oportunidad, generando posibles
riesgos que pueden afectar la calidad en la prestación del servicio, en el marco de la
misionalidad del Instituto.
Anexos
Mantenimiento de Pintura (UPI LA VEGA)
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Mantenimiento de Techos (UPI LA VEGA)
Mantenimiento de Pintura, presencia de óxido (UPI LA VEGA)
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Paredes con grietas y presencia de óxido en ventanas (UPI LA VEGA)
Fachada de la Unidad – Humedad, Falta de pintura, desprendimiento de las paredes (UPI LA
VEGA)
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Espacio utilizado para almacenar los alimentos (UPI LA VEGA)
Fachada de la UPI - Mantenimiento de Pintura, Humedad (UPI LA VEGA)
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Mantenimiento de Pintura - Paredes Agrietadas (UPI LA VEGA)
Techos en mal estado – Ventanas sin vidrios (UPI LA VEGA)
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Presencia de óxido – Falta de Pintura en el área de cocina (UPI EL EDEN)
Mantenimiento de Pintura - Presencia de óxido y Humedad (UPI EL EDEN)
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Mantenimiento de Pintura - Presencia de óxido y Humedad (UPI EL EDEN)
Presencia de Humedad – Goteras en la zona de baños (UPI EL EDEN)
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Mantenimiento de Pintura y Techos (UPI EL EDEN)
Mantenimiento de pintura y techos en la zona de salones de clase (UPI EL EDEN)
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Puertas en mal estado (UPI EL EDEN)
Piscina en mal estado – Falta de medidas de seguridad (UPI EL EDEN)
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Mantenimiento a paredes (UPI EL EDEN)
Mantenimiento a techos y paredes, presencia de humedad (UPI EL EDEN)
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VºBº Auditor (a) Líder
FIRMA: (ORIGINAL FIRMADO)
NOMBRE: FABIO GONZALEZ MOSQUERA
VºBº Auditor (a) Apoyo
FIRMA: (ORIGINAL FIRMADO)
NOMBRE: ANDRES R. CASTILLO
Aprobación Jefe Oficina de Control Interno
FIRMA: (ORIGINAL FIRMADO)
NOMBRE: GUSTAVO OLAYA FERREIRA
