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Tema I : Auditoria de efectivo

Facilitador:

Auditoria II

Introducción

Objetivos del examen del efectivo

Evaluación del control interno sobre el efectivo

Comprensión de las irregularidades mas comunes en las cuentas de efectivo

Procedimientos de auditoria para las cuentas de efectivo

Presentación de las cuentas de efectivo en los estados financieros

Conclusiones sobre el examen

CONTENIDO

Es importante conocer y comprender las siguientes cuentas

de caja y bancos, ya que el enfoque de auditoria difiere de

una a otra:

Cuenta General de efectivo en caja

Cuenta General de efectivo en bancos nacionales o extranjeros

Cuenta bancaria de Fondo Fijo de nominas

Cuenta bancaria de ahorros

Fondo fijo de caja chica

Introducción

Debe estar constituido por el total de moneda de curso legal o

sus equivalentes, que sean propiedad de una entidad

económica tales como:

Giros bancarios, telegráficos, postales

Monedas y barras de oro

Divisas o monedas extranjeras

Depósitos bancarios en cuentas de cheques, en el país y en el

exterior

Cualquier partida que no pueda convertirse en efectivo en corto plazo

o tenga restricciones deberá clasificarse como inversión

El renglón del efectivo

Determinar si los saldos de efectivo representan partidas de efectivo en caja, en transito o depositados.

Determinar si las sumas mostradas en el balance general han sido clasificadas apropiadamente y descritas adecuadamente en lo que respecta la disponibilidad o restricción del as mismas.


Fuente: Guía de procedimientos de auditoria

Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en efectivo.

Determinar que el efectivo se presente razonablemente en los estados financieros del cliente.


Fuente: Meigs, Larsen y Meigs. (1985)

Determinar:

1. Si los saldos de efect ivo representan realmente dinero efect ivo propiedad de la empresa, en poder de la empresa, en t ransito, entre otros.

2. Si los saldos en pasivos de caja y bancos recogen todas las deudas contraídas por la empresa en sus relaciones con terceros.

3. Si los saldos están debidamente registrados, descri tos y clasif icados en los estados f inancieros de la empresa.

4. Si se ha efectuado una correcta periodif icación tanto de las t ransacciones que afectan a cuentas patr imoniales como las que afectan a cuentas de resultados.

5. Si en los EF se desglosa la

información necesaria para la total

interpretación de los saldos de

efect ivo: de uso restr ingido,

hipotecados, gravados, entre otros.

6. Si de están observando todas las

normas legales apl icables a esta

clase de t ransacciones.

7. Si los procedimientos y las normas

de control interno def inidos por la

dirección para este sector se están

cumpliendo, s i se están apl icando

correctamente y s i tales normas son

las mas adecuadas para asegurar el

un buen control sobre los saldos de

estas cuentas.

Objetivos específicos del examen del efectivo

Fuente: Madariaga (2000)

Enfoque tradicional

En teoría las funciones de los departamentos de finanzas y

contabilidad deberían integrarse de modo que brinden la

seguridad que:

1. Todo el efectivo producto de las ventas de contado y de las

cobranzas que debería haberse recibido se recibió realmente, se

registro con precisión y se depositó inmediatamente.

2. Los desembolsos de efectivo se efectuaron solo para los fines

autorizados y se registraron correctamente.

3. Se mantienen los saldos de efectivo en un nivel adecuado pero no

excesivo para ello se deben estimar los ingresos y pagos

relacionados con las operaciones normales.

Control interno del efectivo

1. No permit ir que un empleado maneje una transacción de principio a

fin.

2. Separar el manejo del efect ivo y la responsabil idad de llevar los

registros correspondientes

3. Centralizar la recepción del efectivo .

4. Registrar oportunamente los ingresos de efectivo.

5. Alentar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los

totales del registro de efectivo.

6. Depositar diariamente los ingresos de efectivo.

7. Hacer todos los desembolsos mediante cheques o transferencia

electrónica, exceptuados los gastos menores que deberán hacerse

por caja chica.

8. Ordenar que las concil iaciones bancarias sean realizadas por un

empleado dist into y no relacionados con la emisión de cheques,

manejo de caja o cobranzas, y un funcionario apropiado deberá

revisar la conciliación terminada.

9. Pronosticar las entradas y salidas de efectivo e investigar las

variaciones respecto a las cantidades pronosticadas.

Control interno adecuado para el

manejo del efectivo

Se debe obtener una comprensión del sistema del cliente.

Confirmar dicha comprensión mediante la revisión por

transacciones.

Seleccionar el cuestionario de control interno a aplicar.

Detectar las deficiencias aparecidas en la evaluación de los

controles.

Para la revisión del sistema de control interno desde el punto

de vista practico existen dos métodos: aplicación del

cuestionario y la representación grafica o diagrama de flujo

de los ciclos.

Evaluación del control interno sobre

el efectivo

El jineteo de fondos

Consiste en la apropiación temporal de fondos de la entidad, por parte de alguien que los maneje, para usarlos en beneficio propio a modo de "préstamo temporal no autorizado". Para no verse descubierto, quien se apropia de los fondos repone el dinero tomado del cliente A), con lo que recibe del cliente B),después con lo recibido de C) repone el faltante de B),hasta que el volumen de fondos desviados es de tal cuantía que le impide seguir con la maniobra, o es descubierto en alguna revisión o fortuitamente. Cómo se facilita la maniobra :

a) Cuando no se obliga a depositar el dinero intacto y con prontitud en el Banco.

b) Por mantener fondos en efectivo más allá del tiempo necesario.

c) Por no enviar oportunamente los Estados de cuenta al asociado.

d) Cuando no se cuenta con recibos pre numerados, en original y dos copias bien

detallados.

e) Cuando se permite la concentración de funciones en una sola persona.

Irregularidades mas comunes en

las cuentas de efectivo

Retención del dinero de ventas sin la emisión de

comprobantes.

Pago de pasivos por compras sin la realización de la entrega

de materiales y bienes; o por la prestación del servicio no

realizados.

Cambio de cheques personales con los fondos de caja o caja

chica.

Emisión de cheques posfechados, en blanco, sin fecha de

caducidad o sin la inscripción en el mismo de la nota de no

endosable.

La reutilización de los comprobantes de egresos ya

rembolsados.

Irregularidades mas comunes en

las cuentas de efectivo

Técnicas de arqueo de efectivo

Prueba de las conciliaciones bancarias

Examen de las transferencias entre bancos

Examen de ingresos y desembolsos

Procedimientos de auditoria para las

cuentas de efectivo

Técnicas de arqueo de efectivo: es el proceso de verificación

utilizado para comprobar la autenticidad del saldo de efectivo

en caja.

El resultado del arqueo de caja deberá ser firmado por el

responsable de la caja y el auditor que controla el arqueo.

El arqueo de caja ha realizarse de sorpresa.

El arqueo de caja debe contener:

Monto del fondo fijo.

Cantidad disponible y en existencia de monedas y billetes.

Relación y documentos soportes de los gastos realizados

debidamente aprobados.

Relación y documentos soportes de los rembolsos pendientes.

Firmas del custodio del fondo y del auditor.


cuentas de efectivo

Prueba de las conciliaciones

bancarias

• Análisis que consiste en el cuadre a la fecha del cierre el saldo según libros de contabilidad de la empresa auditada con el saldo del extracto o confirmación directa del banco.

Circularización de los saldos

de bancos

• Procedimiento de verificación de los saldos de bancos mediante la confirmación directa del banco.

• Es un documento emitido y firmado por la gerencia de la empresa, donde se solicita al banco que le informen y remitan a los auditores si los saldos allí descritos son los que deberían estar en la cuenta de la empresa al cierre del año que se esta auditando, este deben ser firmado por el representante del banco y remitido a los directamente a los auditores.


cuentas de efectivo

CONCILIACION

PARTIDAS DEBE HABER DEBE HABER

SALDOS AL CIERRE POR CONCILIAR

PARTIDAS NO REGISTRADAS

DE LIBROS

ANEXO I NOTAS DE CREDITO

ANEXO II NOTAS DE DEBITO

DE BANCOS

ANEXO III DP EN TRANSITO

ANEXO IV CH EN TRANSITO

ERRORES

ANEXO V DE LIBRO

ANEXO VI DE BANCO

SUB TOTALES

SALDOS AJUSTADOS AL 31-12-XX

SEGÚN LIBROS SEGÚN BANCO

MODELO DE CONFIRMACIÓN BANCARIA «Fecha de envío»

«Banco»

«Dirección»

«Localidad»

«Código postal» «Provincia»

Muy señores nuestros:

Con motivo de la revisión de nuestras cuentas anuales por parte de nuestros auditores, les agradeceríamos se

sirvan enviar directamente a:

<<DIRECCIÓN DEL AUDITOR>>

La información que seguidamente detallamos referida a 31 de Diciembre de 20XX utilizando para ello el sobre

franqueado que les remitimos.

Les agradeceríamos que su respuesta fuera lo más detallada posible abordando entre otros los siguientes

aspectos:

a) Saldos de todas las cuentas abiertas a nuestro nombre, haciendo constar el tipo de cuenta de la que se

trata.

b) Cualquier restricción sobre los saldos mencionados en el apartado a), indicando la naturaleza de la misma

en caso de que existiera.

c) intereses devengados a la aludida fecha y no incluidos en las cuentas referidas en el apartado a).

d) Cuentas que hayan sido saldadas en el ejercicio que termina en la fecha arriba citada, indicando el número

de dichas cuentas y la fecha de cancelación.

e) Detalle de descubiertos, préstamos y créditos concedidos vigentes, señalando condiciones talas como

garantías que les afecten, límites concedidos, importe dispuesto, vencimientos, forma documental (póliza

efectos financieros, etc..), y si están intervenidos por Agentes de cambio y bolsa o Corredores de comercio,

tipos de interés que devengan y comisiones y modalidad de su cobro.

Intereses y comisiones devengados a la fecha de referencia y pendientes de cargo por Ustedes, e intereses

cobrados anticipadamente a dicha fecha.

MODELO DE CONFIRMACIÓN BANCARIA

f) Total de las letras que a la fecha solicitada han sido:

- Descontadas y están pendientes de vencer.

- Vencidas pero no pagadas y pendientes de cargar en cuenta

- Enviadas en gestión de cobro y en poder de Ustedes.

- Enviadas al descuento en poder de Ustedes.

g) Limite total de descuento concedido.

h) Detalle y pormenores sobre toda clase de valores registrados por Ustedes a nuestro nombre que se

encontraban en su poder en custodia o depósito, indicando si son o no de libre disposición.

h) Detalle de los avales, créditos documentarios y cualquier clase de garantías concedidas por nosotros a favor

de Ustedes o por Ustedes a favor nuestro.

j) Cualquier compromiso pendiente bajo contratos a futuro de compraventa de moneda extranjera.

k) Cualquier otra información relativa a las operaciones mantenidas con Ustedes, relacionadas con los

apartados anteriores o con alguna transacción incompleta.

l) Personas que figuran en sus registros, autorizadas para la firma de cheques, letras, endosos, u otros

documentos, indicando cuales de ellas son indispensables y la combinación de las mismas, así como los

límites para cada una de ellas, si los hubiese.

Les agradecemos anticipadamente su colaboración.

Muy atentamente,

Gerente (persona con firma autorizada en la cuenta)

Examen de las transferencias

entre bancos

• Analizar las transferencias en la ultima semana del año de la auditoria y en la primera semana con la finalidad de detectar exageraciones en los saldos de efectivo atribuibles a desfalcos.

Examen de ingresos y

desembolsos

• Consiste en realizar un corte de los ingresos y desembolsos correspondientes a la ultima semana correspondiente al cierre del año y a la primera semana después del cierre

Investigar cheques

• De pagos cuantiosos

• Por pagos inusuales a partes relacionadas


cuentas de efectivo

Programa y cuestionario

Auditoria del efectivo

N Descripción Ref/PT Observaciones Responsable

Estudio y evaluación del control interno sobre efectivo:

1. Obtener el conocimiento del control interno para el efectivo.

2. Probar el método y el sistema de contabilidad del efectivo que se

tenga implantado

3. Evaluar los controles internos para el efectivo

• Procedimientos sustantivos del efectivo

• Comparar con los estados bancarios los cheques pendientes que

aparecen en las conciliaciones

• Solicitar los estados bancarios de corte y la lista de personas

autorizadas para movilizar las cuenta a la fecha

• Obtener y sumar las conciliaciones de fin de año.

• Comparar los saldos que aparecen en las conciliaciones bancarias,

cuando sea conveniente, con respecto a:

• Estados de cuenta al fin de año

• Estados de cuenta para un período determinado.

• Registros de caja y mayor general.

• Comparar los depósitos en tránsito según las conciliaciones bancarias

con el registro de caja para el último mes del año y verificar si las

fechas de depósitos y de registros en el estado bancario se

corresponden.

• Basándose en los últimos cheques utilizando antes de fin de año,

comparar los números y montos de los cheques según aparecen en los

estados de cuenta del periodo de examen con las listas de cheques

pendientes.

• Investigar y examinar los documentos que amparan en forma

apropiada, los cheques en transito que no aparecen en los estados

bancarios de corte.

Programa

N Descripción Ref./PT Observaciones Responsable

• Investigar y observar si la disposición de otras partidas de

conciliación es adecuada.

• Determinar si las notas de débito por depósitos no aceptados

por el banco y otras notas de débito y crédito que aparecen en

los estados de cuenta para el periodo determinado son

explicadas en forma adecuada al fin de año.

• Listar los registros de ingresos y desembolso de efectivo, las

fechas y los montos de transferencias bancarias y operaciones

relacionadas para un periodo inmediatamente anterior y

posterior al fin de año.

• Asegurar que todas las cuentas incluidas como efectivo no

incluyen partidas que no sean efectivo (por ejemplo cheques

con fecha posterior a la de su pago).

• Por medio del examen de los registros de caja y del trabajo

arriba mencionado de conciliación, así como conversaciones

con el personal correspondiente y cualquier otro

procedimiento que pueda ser necesario (por ejemplo, registrar

el último número de cheque y el último recibo procesado al fin

de año), cerciorarse si los registros de caja fueron

debidamente cerrados a fin de año.

• Revisar las revelaciones de la confirmación bancaria y

referenciar en forma adecuada con otras secciones de los

papeles de trabajo, por ejemplo, prestamos y saldos

restringido.

• Concluir acerca de lo razonable de corte y saldos de efectivo.

Programa

N Descripción SÍ NO N/A Observaciones

1. ¿Están las funciones de caja definidas y delimitada?

2. ¿Están autorizadas por la junta directiva las cuentas bancarias en uso?

3. ¿Se notifica a los bancos cuando un firmante autorizados abandona la empresa?

4. ¿Están todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa?

5. ¿Están controladas las transferencias entre una cuenta bancaria a otra?

6. ¿La política de cheques esta referida a :

Controlar existencia de cheques en blanco.

Prohibir la practica de emitir cheques al portador.

Colocar fecha de caducidad.

Colocar sello de no endosable.?

1. ¿Se concilia regularmente la cuenta bancaria?

2. ¿Se preparan y supervisan las conciliaciones por un empleado que no prepara o firma

cheques ni maneja efectivo?

3. ¿Se entrega en sobre cerrado los estados de cuentas del banco directamente a los

empleados que realizan las conciliaciones bancarias?

4. ¿Aseguran los procedimientos de conciliación de la compañía todos los pasos que se

consideran esenciales en la conciliación?

5. ¿Son los depositarios de los fondos fijos independientes del cajero u otros empleados

que manejan remesas de clientes y otros ingresos?.

6. ¿Se ha establecido la responsabilidad para cada fondo sobre una sola persona?.

7. ¿Se limitan los fondos fijos a cantidades razonables según las necesidades del negocio.

8. ¿Están los pagos individuales de caja chica limitados a una cantidad máxima?.

9. ¿Reciben vales del personal a través de caja chica?.

10. Se cambian cheques a través del fondo fijo de caja chica?.

11. ¿Se realizan arqueos de caja frecuentemente?

Cuestionario

Presentación de las cuentas de efectivo

en los estados financieros



El monto en el balance general referente al efectivo deberá

incluir solo las cantidades disponibles para las operaciones

actuales.

Un deposito bancario de uso restringido como fondos en

fideicomiso, o fondos para amortizar deudas o a lazo fijo no

deberá incluirse en el efectivo.

Deberá revelarse sí existen fondos restringidos en una nota

aparte.

Ejercicio El

Comején

Conciliación bancaria

Comején

LIBRO BANCO

Día Descripción Debe Haber Saldo

1 Deposito # 11001 40.000,00 40.000,00

4 Cheque # 821201 3.000,00 37.000,00

6 Nota de crédito # 5402 cliente 10.000,00 47.000,00

10 Nota de debito # 9803 TF 4.020,00 42.980,00

15 Deposito # 12008 20.000,00 22.980,00

18 Cheque # 821202 4.000,00 18.980,00

21 Cheque # 821203 2.000,00 16.980,00

25 Deposito # 13110 16.000,00 32.980,00

30 Cheque # 821204 8.000,00 24.980,00

30 Deposito # 13127 23.720,00 48.700,00

BANCO

ESTADO DE CUENTA

CLIENTE: EL COMEJÉN

Descripción Debe Haber Saldo

1 Deposito # 11001 40.000,00 40.000,00

5 Cheque # 821201 3.000,00 37.000,00

5 Nota de crédito # 5402 Cliente 10.000,00 47.000,00

6 Nota de debito # 9803 TF 4.020,00 42.980,00

15 Deposito # 12008 20.000,00 62.980,00

18 Cheque # 821202 400 62.580,00

25 Cheque # 113555 10.000,00 52.580,00

25 Deposito # 13110 1.600,00 54.180,00

26 Nota de crédito # 5403 por cliente 3.600,00 57.780,00

27 Nota de debito # 9804 Intereses 5.000,00 52.780,00

30 Nota de debito # 9805 Edo de cuenta 40 52.740,00

EL COMEJÉN

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LIBROS

ANEXO I

DESCRIPCIÓN No. FECHA MONTO

NC POR ABONO DE CLIENTES 5423 26/04/2008 Bs 3.600,00

TOTAL Bs 3.600,00

ANEXO II


ND ENTREGA DE CHEQUERAS 9804 30/04/2008 Bs 5.000,00

ND ENTREGA DE CHEQUERAS 9805 30/04/2008 Bs 40,00

TOTAL Bs 5.040,00

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN BANCOS

ANEXO III


DEPOSITO EN TRANSITO 13127 30/04/2008 Bs 23.120,00

TOTAL Bs 23.120,00

ANEXO IV


CHEQUE EN TRANSITO(Beneficiario) 821203 23/04/2008 Bs 2.000,00

CHEQUE EN TRANSITO(Beneficiario) 821203 30/04/2008 Bs 8.000,00

TOTAL Bs 10.000,00

ERRORES DE

LIBRO

ANEXO V MONTO

DOCUMENTO FECHA REGISTRADO CORRECTO DIFERENCIA

DP 12008 15/04/2008 Bs (20.000,00) Bs 20.000,00 Bs 40.000,00

DP 13110 25/04/2008 Bs 16.000,00 Bs 1.600,00 Bs (14.400,00)

CH 821202 08/04/2008 Bs 4.000,00 Bs 400,00 Bs 3.600,00

TOTAL Bs 29.200,00

ERRORES DE

BANCO

ANEXO VI MONTO

DOCUMENTO FECHA REGISTRADO CORRECTO DIFERENCIA

CH 113555 25/04/2008 Bs (10.000,00) Bs - Bs 10.000,00

TOTAL Bs 10.000,00

CONCILIACION

PARTIDAS DEBE HABER DEBE HABER

SALDOS AL CIERRE POR CONCILIAR Bs 48.700,00 Bs 52.740,00

PARTIDAS NO REGISTRADAS

DE LIBROS

ANEXO I NOTAS DE CREDITO Bs 3.600,00

ANEXO II NOTAS DE DEBITO Bs 5.040,00

DE BANCOS

ANEXO III DP EN TRANSITO Bs 23.720,00

ANEXO IV CH EN TRANSITO Bs 10.000,00

ERRORES

ANEXO V DE LIBRO Bs 29.200,00

ANEXO VI DE BANCO Bs 10.000,00

SUB TOTALES Bs 81.500,00 Bs 5.040,00 Bs 10.000,00 Bs 86.460,00

SALDOS AJUSTADOS AL 31-07 Bs 76.460,00 Bs 76.460,00

SEGÚN LIBROS SEGÚN BANCO

Gracias por su atención

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