Auditoria Informacion
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AUDITORÍA DE LAINFORMACIÓN
Metodología para la auditoría de información
Bruno Contreras
Introducción
La auditoría de la información consiste en el examen y evaluación periódica de los recursos informativos de Biblioteca. Su objetivo es conocer la utilización que se hace de la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de mejora. Uno de los pasos previos a tener presente antes de la ejecución efectiva de una auditoria de la información consiste en el conocimiento de los objetivos y las prioridades de la organización, la estructura que ésta posee, los estilos de gestión que se llevan a cabo y las relaciones con el entorno.
El punto capital ante el que se enfrenta el auditor es que su labor venga respaldada completamente por la dirección del Sistema de Bibliotecas. Sin este apoyo cualquier medida que adoptemos fracasará irremediablemente. Hay que tener presente que el principal problema es que la información tiende a ser acaparada por los miembros de la organización como si se tratase de un recurso a atesorar. Ante esto, se deben diseñar políticas de intercambio informativo de manera que la liberación de la información se vea compensada de alguna forma.
El ámbito de la auditoría es identificar el uso, los recursos y el flujo de la información. Para esto, deberemos identificar y conocer cuáles son los recursos informativos de los que la organización dispone, qué uso se hace de ellos y los resultados que se obtiene, de qué equipamiento se dispone y quién lo tiene, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de personal desempeña estas funciones.
La planificación de la auditoría debe estar completamente ajustada, de manera que debe de darse un acceso adecuado a las personas y a los documentos, además de darse un acuerdo sobre los métodos de gestión y de presentación de la investigación.
Metodología para la auditoría de información
Inventario físico. Es el proceso de identificación y categorización de los recursos de información de biblioteca.
Es una fotografía de lo que la unidad posee en términos de recursos de información en el último año de análisis.
Recursos de información
Fase 1 Fase 2 Fase 3
Mapificación de la información (Infomap). Constituye una forma gráfica de representar los recursos de información que hay en la biblioteca y las interrelaciones entre éstos.
El mapa de recursos indica hasta qué punto los recursos de información son básicos, de qué modo se encuentran posicionados: en el ámbito geográfico, departamental, técnico.
Cómo interactúan, quién los utiliza, quién es el responsable.
Metodología para la auditoría de información
Mapificación de la información
Análisis de las necesidades de información. Tiene como finalidad principal determinar qué información requieren los usuarios y la dirección de la biblioteca para desarrollar sus actividades y alcanzar los objetivos.
Metodología para la auditoría de información
Análisis de las necesidades de información
Encuestas Entrevistas Reuniones
Gráficos de procesos y flujos de trabajo. Los gráficos de procesos junto con los flujos de trabajo pueden constituir una buena herramienta de trabajo en el ámbito de las auditorías de la información.
Metodología para la auditoría de información
Esquema para auditar la accesibilidad al web de biblioteca, sus servicios y recursos
Análisisautomático
de la página
Análisisautomático
de la página
WEBDe
BIBLIOTECA
WEBDe
BIBLIOTECA
Análisisgramaticales
formales
Análisisgramaticales
formales
Análisisestructura
encabezados
Análisisestructura
encabezados
AnálisismanualAnálisismanual
Informe Informe Informe Informe
Informeauditoría
rápido
Informeauditoríacompleto
Referencia
El texto de la presentación pertenece al autor del blog www.documentalistaenredado.net
Esquema Henczel
Los análisis de las necesidades constituyen la antesala de las auditorías de la información, el esquema propuesto para llevar a la organización de la gestión de información a la gestión del conocimiento así lo plantea, al tomar como primera etapa el análisis de las necesidades de los usuarios.
Bajo el prisma de la auditoría de la información, Henczel los define como un proceso por medio del cual los usuarios de la información se encuestan sobre cuáles son las fuentes o servicios de información que requieren para el desempeño de su trabajo, como se muestra en la figura
FIN