MANUAL DE AUDITORIA FINANCIERA GUBERNAMENTAL

AGOSTO 2001

PRESENTACION La Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador y las dems disposiciones legales pertinentes, atribuyen a la Contralora General del Estado, como una de sus funciones sustantivas, el control de los recursos pblicos, la regulacin y reglamentacin en materia de su competencia y la determinacin de responsabilidades. La Contralora General del Estado, en su afn de desarrollar las tcnicas y metodologas actuales que la profe sin de la auditora requiere para ejercer un eficiente y efectivo control, ha preparado el Manual de Auditora Financiera que se ajusta a las disposiciones legales vigentes, a las Polticas de Auditora Gubernamental, Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico, Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental, Normas Internacionales de Auditora, Normas Ecuatorianas de Auditora y que recoge las opiniones de las unidades de auditora de la Contralora General, avalizando con ello su contenido y calidad. El Manual de Auditora Financiera se compone de seis captulos, en los que constan los aspectos generales de la auditora, bases conceptuales de la auditora financiera, la planificacin, ejecucin y comunicacin de resultados y los fundamentos de las responsabilidades. Se complementan los conceptos con programas, formatos, ejemplos y dems informacin relacionada con la ejecucin de la auditora financiera. Se ha procurado que su redaccin y exposicin sean sencillas y comprensibles para la sistematizacin del trabajo del auditor. Se aspira que este Manual se constituya en una gua prctica y didctica que facilite el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la auditora financiera gubernamental. Este documento ha sido elaborado por un equipo tcnico, integrado por delegados de la Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional, Direcciones de Auditora 1, 2 y 4 en coordinacin con los tcnicos de la Asesora General.

Dr. Alfredo Corral Borrero CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

A C U E R D O N

CG

El Contralor General del Estado Considerando: Que mediante Acuerdo No. 017-CG, promulgado en el Registro Oficial No. 41 de octubre 6 de 1992, se expidi el Manual General de Auditora Gubernamental, estructurado sobre la base de las polticas y normas de Auditora emitidas en 1977. Que con Acuerdo No. 039-CG, publicado en el Registro Oficial No. 555 de octubre 25 de 1994, se expidieron las nuevas Polticas de Auditora Gubernamental, las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables en el Sector Pblico y las Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental, aplicables de manera obligatoria en la ejecucin de la auditora en el sector pblico. Que la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, faculta a la Contralora General para dictar y actualizar los reglamentos, polticas, normas, manuales e instructivos relacionados con la auditora Gubernamental, a efectos de contar con un documento que permita la prctica de la auditora financiera en forma eficiente y oportuna. En ejercicio de la facultad que le confieren los artculos 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, 303 numeral 8 letra a) y 323 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control. A C U E R D A: Art. 1. Expedir el Manual de Auditora Financiera Gubernamental, que regir para las unidades de auditora de la Contralora General del Estado y para las unidades de auditora interna de las entidades y organismos del sector pblico sujetas al Control del Organismo Tcnico Superior de Control. El Comit de Directores conjuntamente con la Asesora General, delegarn a los funcionarios respectivos, para que investiguen los ltimos pronunciamientos de la profesin, los que sern incorporados al presente manual y luego tramitados ante el Contralor General del Estado para su aprobacin.

Art. 2.

Art.3.

El presente Manual entrar en vigencia a partir de su publicacin en el Registro Oficial.

Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a COMUNIQUESE

Dr. Alfredo Corral Borrero CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO

INDICE GENERAL

CONTENIDO

PAGINA

CAPITULO I GENERALIDADESIntroduccin Objetivos del Manual Base Legal Funciones y Responsabilidades del Area de Auditora Cdigo de Etica del Auditor Gubernamental 03 04 04 05 11

CAPITULO II AUDITORIA FINANCIERADefinicin Objetivos Caractersticas Proceso de la Auditora Financiera Control de Calidad en la Auditora Financiera 17 18 18 19 23

CAPITULO III PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA

Generalidades Fases de la Planificacin Programas de Auditora

27 29 160

CAPITULO IV EJECUCION DE LA AUDITORIA FINANCIERA

Generalidades Pruebas de Auditora El Muestreo en Auditora Los Hallazgos en Auditora Nuevas Evidencias Encontradas Conclusiones de Auditora Consideraciones sobre los Estados Financieros Examinados Revisin de Hechos Posteriores Procedimientos para la Identificacin de hechos Posteriores Documentacin del Trabajo de Auditora

205 205 215 221 226 227 228 229 229 229

CAPITULO V

COMUNICACIN DE RESULTADOS EN LA AUDITORIA FINANCIERAGeneralidades El Informe de Auditora Estructura de los Informes de Auditora Tipos de Opinin Apndices de la Comunicacin de Resultados 257 261 274 300 316

GLOSARIO DE TERMINOS

335

CAPITULO I GENERALIDADES

1. 2. 3. 4.

Introduccin Objetivos del Manual de Auditora Financiera Base Legal Funciones y Responsabilidad del Area de Auditora4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Del director y subdirector Del auditor supervisor Del auditor jefe de equipo De los auditores Responsabilidades compartidas con el supervisor y el jefe de equipo de la auditora

03 04 04 0506 07 08 09 10

5.

Cdigo de Etica del Auditor Gubernamental

11

CAPITULO I GENERALIDADES 1. Introduccin A la Contralora General del Estado, se le atribuye como una de sus funciones sustantivas, el control de los recursos y bienes del sector pblico, a la vez que se encuentra facultada para dictar, en forma privativa, normas de carcter secundario relativas a esta materia. Por lo que en el afn de desarrollar las tcnicas y metodologas modernas de la profesin, que faciliten el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la auditora financiera, a cargo de las unidades operativas de este Organismo Tcnico Superior de Control y a fin de unificar los procedimientos para su ejecucin, se ha elaborado el Manual de Auditora Financiera Gubernamental. El artculo 211 de la Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador, determina que la Contralora General del Estado, es el Organismo Tcnico Superior de Control, con autonoma administrativa, presupuestaria y financiera y con atribuciones para controlar los ingresos, gastos, inversiones, utilizacin de recursos, administracin y custodia de los bienes pblicos, para lo cual dictar regulaciones para el cumplimiento del control y dar asesora en las materias de su competencia. Las disposiciones legales vigentes constituyen el marco legal dentro del cual la Contralora General del Estado desarrolla y cumple la citada disposicin constitucional, como rgano central rector del sistema de control. El Manual de Auditora Financiera Gubernamental, rige para las unidades de auditora de la Contralora General del Estado, las entidades y organismos del sector pblico sujetas al Organismo Tcnico Superio r de Control y sus correspondientes unidades de auditora interna, conforme lo sealan las disposiciones legales y normativas vigentes y el Art. 2 de la Ley de Presupuestos del Sector Pblico. Para el control de los recursos pblicos, la Ley pertinente le faculta al Contralor General la publicacin y actualizacin del manual de auditora, el cual contendr la descripcin de los requisitos, tcnicas, mtodos y procedimientos, a ser aplicados en la ejecucin de esta actividad. El contenido del presente ma nual se halla estructurado por captulos identificados as: Captulo I Generalidades, que trata sobre aspectos referentes a la base legal y normativa en la que se fundamenta la prctica de la auditora financiera, los objetivos del manual, funciones y

responsabilidades del rea de auditora y culmina con el Cdigo de Etica del Auditor Gubernamental; Captulo II Auditora Financiera hace nfasis en la conceptualizacin, proceso y enfoques de la Auditora Financiera; Captulo III Planificacin de la Auditora Financiera; Captulo IV Ejecucin de la Auditora Financiera; Captulo V Comunicacin de Resultados de la Auditora Financiera. Dentro de cada captulo en forma ordenada se consigna el contenido del mismo y se incluyen los apndices en donde se ilustran con ejemplos el desarrollo de los temas en referencia. 2. Objetivos del Manual de Auditora Financiera Los principales objetivos Gubernamental, son: del Manual de Auditora Financiera

1. Sistematizar la ejecucin de la auditora y estandarizar la aplicacin de sus procedimientos. 2. Proveer a los auditores, de criterios y terminologa uniformes, as como de metodologa de trabajo moderna, que les permita el desarrollo profesional. 3. Facilitar la aplicacin de las normas, polticas y principios relativos a la auditora financiera. 4. Proponer enfoques modernos de auditora, tendientes a asegurar que las funciones de control se realicen con la ms alta calidad profesional. 5. Agilitar el proceso de la auditora con el objeto de que los informes lleguen a los usuario s con oportunidad, para que se constituyan en herramientas gerenciales que permitan la toma de decisiones. 3. Base Legal Las disposiciones legales vigentes sobre la materia, sealan que el Contralor General expedir las normas generales para controlar los recursos y bienes del sector pblico. La normativa tcnica, constituye el principal medio para ejecutar la auditora financiera, tanto por los agentes activos que aplican el sistema de control de los recursos pblicos, como por los agentes pasivos que part icipan mediante la entrega de informacin sobre las actividades realizadas, por lo que se ha considerado la normativa conformada por las Polticas de Auditora Gubernamental (PAG), las Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental (NTAG), las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas aplicables en el Sector Pblico (NAGA-SP) y las Normas Ecuatorianas de Auditora (NEAs). Adems, se han considerado las Declaraciones sobre Normas de Auditora (Statement on Auditing Standar SAS) y sus interpretaciones, emitidas por el Comit Ejecutivo de Auditora del Instituto Americano de Contadores Pblicos AICPA, y las Normas Internacionales de Auditora (NIAs), emitidas por el

Comit Internacional de Prcticas de Auditora, encaminadas a los diversos aspectos que corresponda examinar al auditor. Las auditoras financieras que debe efectuar la Contralora General, sern ejecutadas de acuerdo con las polticas y normas antes citadas y los manuales e instructivos expedidos por el Contralor que resulten aplicables de conformidad con la ley pertinente y el artculo 46 de la Ley de Presupuestos del Sector Pblico.

Marco Legal y Normativo

AUDITORIA FINANCIERA BASE LEGAL * Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador * Ley de Presupuesto del Sector Pblico NORMATIVA TECNICA * Polticas de Auditora Gubernamental * Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental * Normas de Auditora Generalmente Aceptadas Aplicables al Sector Pblico. * Normas Ecuatorianas de Auditora * Normas Tcnicas de Control Interno * Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PAG) (NTAG) (NAGA-SP) (NEAs) (NTCI) (PCGA) Art. 211 Art. 2

* ACUERDO N182 MEF. del 29 de diciembre del 2000 publicado en el R.O. 249 del 22 de enero del 2001 Normativa del Sistema de Administracin Financiera

4.

Funciones y Responsabilidades del Area de Auditora

Sin perjuicio de las funciones establecidas para las unidades operativas y personal que ejerce el control de los recursos pblicos, contenidos en los respectivos orgnicos funcionales y dems normas afines, se incluyen las funciones o tareas especficas de auditora, asignadas al nivel directivo, al de supervisin y al personal operativo, con el propsito de comprometer sus esfuerzos para que las labores de control se realicen cindose a la Ley y normatividad vigente, de manera que se alcancen los "objetivos de la auditora" descritos en las Normas de Auditora Gubernamental Generalmente Aceptada Aplicables en el Sector Pblico. Las funciones principales de los Directores, Subdirectores, Supervisores y Jefes de Equipo de Auditora, entre otras, son las siguientes: 4.1 Funciones de directores y subdirectores a. Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes. b. Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales. c. Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros. d. Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora. e. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus obligaciones. f. Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo. g. Exigir la aplicacin sistemtica del proceso de la auditora a base de la metodologa definida en este Manual. h. Fomentar la aplicacin de las polticas y normas de auditora emitidas por la Contralora General, como garanta de la calidad del trabajo. i. Suscribir, cuando corresponda, los informes de auditora que sern remitidos a la administracin de las entidades examinadas. j. Preparar un informe final con los resultados obtenidos en la ejecucin del plan anual de trabajo.

k. Supervisar selectivamente el funcionamiento tcnico y administrativo de los equipos de trabajo ub icados en las entidades auditadas, como un criterio para fomentar el control de calidad interno. l. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y la normatividad relacionada con el control de los recursos pblicos emitida por el Organismo Tcnico Superior de Control. 4.2 Funciones del auditor supervisor El Supervisor de auditora cumple la funcin de coordinacin permanente, entre los equipos de auditora que supervisa y la respectiva direccin o jefatura. Sus funciones principales son: a) Preparar y aplicar los programas de supervisin, en las principales etapas del proceso de la auditora conforme lo determinan las NTAG. b) Desarrollar conjuntamente con el Jefe de equipo de auditora, las funciones de responsabilidad compartida que se citan en el numeral 4.5. c) Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de ejercer una supervisin adecuada de las labores del equipo. d) Supervisar las actividades del equipo de auditora, de acuerdo con la fase del proceso de la auditora que se est realizando, para orientar los procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la jefatura sobre los asuntos importantes del examen, as como los de carcter administrativo. e) Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada trabajo supervisado, utilizando para ello el formulario diseado para el efecto. f) Estudiar y decidir sobre las situaciones que se presenten en la ejecucin del examen, como la falta de informacin o su desactualizacin, la ampliacin o reduccin de los procedimientos de auditora y su alcance, asuntos delicados para discutir con la administracin y en casos muy relevantes someterlos a consideracin del jefe de la unidad operativa. g) Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administracin, en las cuales se presenten los resultados parciales o finales del examen o se discutan otros asuntos importantes relacionados con la auditora.

h) Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados. i) Revisar el borrador del informe de auditora, antes y despus de la comunicacin de los resultados a los funcionarios de la entidad auditada. j) Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisin. k) Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorando de antecedentes, sntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen. l) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y la normatividad emitida por el Organismo Tcnico Superior de Control. 4.3 Funciones del auditor jefe de equipo El Jefe de Equipo de Auditora, es el profesional responsable de administrar y dirigir a los miembros del grupo, y cumplir con los criterios y estndares establecidos por el nivel directivo para la ejecucin del trabajo. Las principales funciones del Jefe de Equipo de Auditora son: a) Ejecutar de manera conjunta con el Supervisor las funciones de responsabilidad compartida, que se sealan en el numeral 4.5. b) Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciacin de la auditora a los servidores y ex - servidores de la entidad a examinarse. c) Dirigir el equipo de aud itora de acuerdo con los criterios establecidos por el nivel directivo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicados en la orden de trabajo, la planificacin y la programacin especfica, las muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros. d) Incentivar la participacin activa de los miembros del equipo para el cumplimiento de los objetivos de la auditora. e) Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma oportuna, todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y ms documentos que le asignen las normas e instrucciones relativas al proceso de la auditora.

f) Organizar conforme a lo establecido, el ndice y contenido de los papeles de trabajo para documentar los procedimientos de auditora aplicados y los resultados obtenidos, tomando en cuenta que constituyen la fuente primaria de informacin para estructurar y redactar el informe de auditora. g) Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditora y revisar la aplicacin de los programas especficos para el cumplimiento de los objetivos de la auditora. h) Comunicar, previa revisin y aprobacin del respectivo informe por parte del supervisor en forma oportuna y de manera verbal y por escrito, a la administracin de la entidad auditada los resultados obtenidos en la evaluacin del control interno. i) Asegurar, mediante la revisin oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y competente y que dichos resultados hayan sido comunicados previamente a los funcionarios responsables de las actividades relacionadas. j) Preparar, en coordinacin con el supervisor, el borrador del informe final de la auditora. k) Redactar el borrador del informe, memorando de antecedentes y sntesis, de conformidad con la estructura establecida y de comn acuerdo con el Supervisor. l) Preparar y tramitar la convocatoria a la administracin de la entidad para la reunin en que se presentarn los resultados finales del examen, exponer los resultados, documentar la reunin efectuada y registrar las fuentes adicionales de datos a que se haga referencia en dicha reunin. m) Entregar al Supervisor o a quien corresponda el borrador del informe, memorando de antecedentes y expediente de papeles de trabajo para el trmite de revisin y aprobacin correspondiente, tomando en cuenta las opiniones y la documentacin adicional obtenida en la presentacin de los resultados. 4.4 Funciones de los auditores Los auditores integrantes de los equipos de auditora, trabajan bajo la supervisin directa del jefe de equipo y sus principales funciones son: a) Aplicar los programas de auditora preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo.

b) Documentar la aplicacin de los procedimientos de auditora utilizando la estructura y orden definido para los papeles de trabajo. c) Cumplir con los criterios de ejecucin establecidos para su trabajo, as como, los estndares profesionales (normas de auditora) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe de equipo de la auditora. d) Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo. e) Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las actividades de auditora realizadas. f) Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos incluidos en la planificacin especfica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la auditora y de la Contralora General del Estado. g) Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de auditora, desarrollando los comentarios con todos los atributos y analizarlos con el Jefe de equipo de la auditora. h) Redactar, en la correspondiente cdula o papel de trabajo, los resultados (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada componente o rubro desarrollado, guindose con la estructura preestablecida para el informe final. i) Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la integracin completa de los resultados y su correspondiente archivo. j) Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditora, as como observar el Cdigo de tica Profesional. 4.5 Responsabilidades compartidas con el supervisor y el jefe de equipo de la auditora. En la ejecucin de la auditora, se requiere la participacin activa de la supervisin tcnica, funcin que se integra en varias ocasiones con las responsabilidades del jefe de equipo, por lo que los deberes de responsabilidad compartida a ser cumplidos conjuntamente por el supervisor y el jefe de equipo de la auditora son: a) Participar en la planificacin preliminar, incluida la entrevista inicial con los funcionarios de la entidad. b) Calificar los riesgos inherentes y de control al evaluar la estructura de control interno.

c) Preparar la planificacin especfica de la auditora con los procedimientos a ser aplicados durante el examen. d) Determinar las muestras de auditora a ser examinadas para ejecutar el trabajo. e) Realizar reuniones tcnicas peridicas con el equipo de trabajo a efecto de evaluar la labor de auditora que se realiza. f) Preparar los informes correspondientes a cada una de las fases del proceso de auditora. g) Preparar la estructura de informe de auditora, antes de iniciar la redaccin. h) Participar en la presentacin de los resultados parciales y finales de la auditora a la administracin de la entidad auditada. i) Coadyuvar para que el informe final sea aprobado y tramitado oportunamente. 5. Cdigo de Etica del Auditor Gubernamental El auditor gubernamental est llamado a jugar un importante papel con respecto a la implantacin de las normas en materia de administracin y control de los recursos pblicos, consecuentemente es necesario establecer un marco normativo de conducta para aquellos funcionarios que tendrn a su cargo la delicada misin del control gubernamental. Para lo cual la Contralora General de Estado expidi mediante Acuerdo N142 de marzo 25 de 1976 el Cdigo de Etica del Auditor Gubernamental en el que se establece que el Auditor Gubernamental deber: 1 Ser honesto, objetivo, independiente y diligente al llevar a cabo sus deberes y responsabilidades. Deber actuar con integridad y moralidad tanto en su vida profesional, como en su vida particular, evitando cualquier posible compromiso de su independencia y actos que impliquen en la realidad, o puedan hacer presumir, falta de independencia o posibilidad de influencias indebidas en el desempeo de sus deberes. Observar las disposiciones legales, las polticas y normas tcnicas de auditora expedidas por la Contralora General del Estado, procurando perfeccionar y mejorar su competencia y la calidad de sus servicios. Demostrar lealtad en todo lo relacionado con la entidad u organismo donde est empleado. Sin embargo, deber mantener la independencia que asegura su informe profesional de cualquier actividad ilegal o impropia, y de ninguna manera tomar parte en forma consciente en dicha clase de actividad por accin directa o por omisin de actuar o informar.

2

3

4

No aceptar ningn dinero, regalo u otro beneficio de la entidad u organismo, sus servidores o de terceros relacionados con ella, porque ello puede afectar su independencia y objetividad. No participar ni directamente ni indirectamente en actividades, ni en partidos polticos. No tomar parte en ninguna actividad que pueda divergir de los intereses de la auditora profesional o perjudicar su capacidad de llevar a cabo sus deberes y responsabilidades en forma objetiva. Ser equitativo y justo con los servidores de la entidad u organismo auditado, evitando cualquier dao personal hasta el mximo de su habilidad, de acuerdo con su responsabilidad para con la Contralora General, tendiente a salvaguardar los recursos pblicos. Guardar con reserva y utilizar con prudencia la informacin obtenida durante el ejercicio de sus funciones. Cooperar y colaborar con otros auditores gubernamentales, de manera que promueva buenas relaciones en la profesin. Al elaborar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones resultantes de sus labores, hacer todo lo posible por presentar suficiente evidencia que las respalde, revelando cualquier hecho que, de no ser revelado, podra distorsionar el informe o encubrir prcticas ilegales o impropias. No participar en la auditora de una entidad pblica en la cual estuvieren empleados parientes suyos o ntimos amigos, o donde hubiere sido empleado anteriormente en un puesto financiero o administrativo o cuando existiere algn factor que pudiese originar una situacin de falta de independencia y objetividad. No dedicarse a negocios u ocupaciones que sean incompatibles o contradictorios con sus actividades profesionales de auditora. Mantenerse actualizado con las ms modernas tcnicas y mtodos de auditora, as como de gerencia, presupuesto, contabilidad y otras reas relacionadas con sus labores, a travs de participacin activa en cursos, seminarios, organismos profesionales y otras actividades de autodesarrollo profesional. Al participar en cursos de capacitacin o evaluaciones de habilidad tcnica, mantendr una honestidad e integridad completa, evitando obtener o de proporcionar a otros participantes informacin respecto a ex menes y evaluaciones.

5 6

7

8 9 10

11

12 13

14

15

No participar en actos administrativos, ni firmar, autorizar o aprobar con anticipacin documentos. Su informe profesional es el nico documento que deber firmar con relacin a las entidades, organismos u operaciones examinadas. Respetar la disciplina impuesta por la Contralora General o por la entidad u organismo donde estuviere empleado. Mantener una conducta tal, que obtenga crdito y prestigio a su profesin y testimonie su voluntad de servir al Estado y su habilidad para hacerlo. Mantener un enfoque positivo en sus labores, poniendo nfasis en la formulacin de recomendaciones para plantear mejoras en las operaciones de las entidades y organismos pblicos, minimizando su papel como crtico y excitador de sanciones por las irregularidades encontradas. Procurar siempre buscar maneras de aumentar la eficiencia, efectividad y economa de las operaciones y actividades de las entidades y organismos examinados.

16 17

18

19

CAPITULO II AUDITORIA FINANCIERA

1. 2.

Definicin Objetivos2.1 2.2 General Especfico

17 1818 18

3. 4.

Caractersticas Proceso de la Auditora Financiera4.1 4.2 4.3 4.4 Planificacin Ejecucin del trabajo Comunicacin de resultados Esquema del proceso de la auditora financiera

18 1920 20 20 22

5.

Control de Calidad en la Auditora Financiera5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 Independencia Asignacin de personal Consultas Supervisin Desarrollo profesional Evaluaciones

2323 23 23 23 24 24

CAPITULO II AUDITORIA FINANCIERA 1. Definicin La auditora financiera examina a los estados financieros y a travs de ellos las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinin tcnica y profesional. Las disposiciones legales vigentes que regulan las actividades de la Contralora General del Estado, definen a la Auditora Financiera as: "Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situacin financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestin financiera y al control interno". Para que el auditor est en condiciones de emitir su opinin en forma objetiva y profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes que le permitan obtener una certeza razonable sobre: 1. 2. La autenticidad de los hechos y fenmenos que reflejan los estados financieros. Que son adecuados los criterios, sistemas y mtodos utilizados para captar y reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y fenmenos. Que los estados financieros estn preparados y revelados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la normativa de contabilidad gubernamental vigente.

3.

Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de auditora de acuerdo con las circunstancias especficas del trabajo, con la oportunidad y alcance que juzgue necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en papeles de trabajo que constituyen la evidencia de la labor realizada.

2. Objetivos 2.1 General La auditora financiera tiene como objetivo principal, dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros preparados por la administracin de las entidades pblicas. 2.2 Especficos 1. Examinar el manejo de los recursos financieros de un ente, de una unidad y/o de un programa para establecer el grado en que sus servidores administran y utilizan los recursos y si la informacin financiera es oportuna, til, adecuada y confiable. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la prestacin de servicios o la produccin de bienes, por los entes y organismos de la administracin pblica. Verificar que las entidades ejerzan eficientes controles sobre los ingresos pblicos. Verificar el cumplimiento de las dispos iciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en la ejecucin de las actividades desarrolladas por los entes pblicos. Propiciar el desarrollo de los sistemas de informacin de los entes pblicos, como una herramienta para la toma de decisiones y la ejecucin de la auditora. Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y contribuir al fortalecimiento de la gestin pblica y promover su eficiencia operativa.

2.

3. 4.

5.

6.

Caractersticas1. Objetiva, porque el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias susceptibles de comprobarse. 2. Sistemtica, porque su ejecucin es adecuadamente planeada. 3. Profesional, porque es ejecutada por auditores o contadores pblicos a nivel universitario o equivalentes, que posean capacidad, experiencia y conocimientos en el rea de auditora financiera.

4. Especfica, porque cubre la revisin de las operaciones financieras e incluye evaluaciones, estudios, verificaciones, diagnsticos e investigaciones. 5. Normativa, ya que verifica que las operaciones renan los requisitos de legalidad, veracidad y propiedad, evala las operaciones examinadas, comparndolas con indicadores financieros e informa sobre los resultados de la evaluacin del control interno. 6. Decisoria, porque concluye con la emisin de un informe escrito que contiene el dictamen profesional sobre la razonabilidad de la informacin presentada en los estados financieros, comentarios, conclusiones y recomendaciones, sobre los hallazgos detectados en el transcurso del exa men. 4. Proceso de la Auditora Financiera El proceso que sigue una auditora financiera, se puede resumir en lo siguiente: inicia con la expedicin de la orden de trabajo y culmina con la emisin del informe respectivo, cubriendo todas las actividades vinculadas con las instrucciones impartidas por la jefatura, relacionadas con el ente examinado. Las Normas Tcnicas de Auditora Gubernamental determinan que: "La autoridad correspondiente designar por escrito a los auditores encargados de efectuar el examen a un ente o rea, precisando los profesionales responsables de la supervisin tcnica y de la jefatura del equipo". La designacin del equipo constar en una orden de trabajo que contendr los siguientes elementos: Objetivo general de la auditora. Alcance del trabajo. Presupuesto de recursos y tiempo. Instrucciones especficas. Para cada auditora se conformar un equipo de trabajo, considerando la disponibilidad de personal de cada unidad de control, la complejidad, la magnitud y el vo lumen de las actividades a ser examinadas. El equipo estar dirigido por el jefe de equipo, que ser un auditor experimentado y deber ser supervisado tcnicamente. En la conformacin del equipo se considerar los siguientes criterios: Rotacin del personal para los diferentes equipos de auditora. Continuidad del personal hasta la finalizacin de la auditora. Independencia de criterio de los auditores. Equilibrio en la carga de trabajo del personal.

Una vez recibida la orden de trabajo, se elaborar un oficio dirigido a las principales autoridades de la entidad, proyecto o programa, a fin de poner en conocimiento el inicio de la auditora. De conformidad con la normativa tcnica de auditora vigente, el proceso de la auditora comprende las fases de: planificacin, ejecucin del trabajo y la comunicacin de resultados. 4.1 Planificacin Constituye la primera fase del proceso de auditora y de su concepcin depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. Esta fase debe considerar alternativas y seleccionar los mtodos y prcticas ms apropiadas para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe ser cuidadosa, creativa positiva e imaginativa; por lo que necesariamente debe ser ejecutada por los miembros ms experimentados del equipo de trabajo. La planificacin de la auditora financiera, comienza con la obtencin de informacin necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definicin detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecucin . 4.2 Ejecucin del trabajo En esta fase el auditor debe aplicar los procedimientos establecidos en los programas de auditora y desarrollar completamente los hallazgos significativos relacionados con las reas y componentes considerados como crticos, determinando los atributos de condicin, criterio, efecto y causa que motivaron cada desviacin o problema identificado. Todos los hallazgos desarrollados por el auditor, estarn sustentados en papeles de trabajo en donde se concreta la evidencia suficiente y competente que respalda la opinin y el informe. Es de fundamental importancia que el auditor mantenga una comunicacin continua y constante con los funcionarios y empleados responsables durante el examen, con el propsito de mantenerles informados sobre las desviaciones detectadas a fin de que en forma oportuna se presente los justificativos o se tomen las acciones correctivas pertinentes. 4.3 Comunicacin de resultados La comunicacin de resultados es la ltima fase del proceso de la auditora, sin embargo sta se cumple en el transcurso del desarrollo de la auditora. Est dirigida a los funcionarios de la entidad examinada con el propsito de que presenten la informacin verbal o escrita respecto a los asuntos observados.

Esta fase comprende tambin, la redaccin y revisin final del informe borrador, el que ser elaborado en el transcurso del examen, con el fin de que el ltimo da de trabajo en el campo y previa convocatoria, se comunique los resultados mediante la lectura del borrador del informe a las autoridades y funcionarios responsables de las operaciones examinadas, de conformidad con la ley pertinente. El informe bsicamente contendr la carta de dictamen, los estados financieros, las notas aclaratorias correspondientes, la informacin financiera complementaria y los comentarios, conclusiones y recomendaciones relativos a los hallazgos de auditora. Como una gua para la realizacin del referido proceso, en cuadro adjunto se establecen los siguientes porcentajes estimados de tiempo, con relacin al nmero de das/hombre programados.

PORCENTAJE DE TIEMPO UTILIZADO

Fase TotalPLANIFICACIN Preliminar Especfica 10 25

f

Comunicacin Resultados

30%

5%

35%

EJECUCIN DEL TRABAJO

50 %

10%

60%

COMUNICACIN DE RESULTADOS

0

5%

5%

TOTAL

80%

20%

100%

Con el fin de tener una visin objetiva del proceso de la auditora financiera, a continuacin se presenta el grfico detallado del mismo.

4.4 PROCESO DE LA AUDITORIA FINANCIERAORDEN DE TRABAJO

INICIO

FASE I-A PLANIFICACIN PRELIMINAR

- Conocimiento entidad - Obtencin informacin - Evaluacin preliminar Control Interno

FASE I-B PLANIFICACIN ESPECIFICAMemorando Planeacin - Determinacin Materialidad - Evaluacin de Riesgos - Determinacin enfoque de auditora - Determinacin enfoque del muestreo

Programas de Trabajo

Papeles de Trabajo

FASE II DE EJECUCIN - Aplicacin Pruebas de Cumplimiento - Aplicacin de Pruebas Analticas - Aplicacin Pruebas Sustantivas - Evaluacin resultados y conclusiones

Aseguramiento de Calidad

Archivo Cte.

Archivo Perm .

FASE III DEL INFORME - Dictamen - Estados Financieros - Notas - Comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Archivo de planif.

Elaboracin Borrador del Informe

Presentacin y discusin de resultados a la Entidad auditada

Emisin del Informe de Auditora

Implantacin Recomendaciones

FIN

5.

Control de Calidad en la Auditora Financiera La aplicacin del control de calidad en el proceso de la auditora provee una seguridad razonable para el cumplimiento de las normas de auditora generalmente aceptadas a fin de lograr una direccin, organizacin, ordenamiento y grados de decisin adecuados en la prctica de las auditoras. Es importante considerar entre otros los siguientes elementos de control de calidad que se relacionan con las etapas de planificacin, ejecucin y comunicacin de resultados en el proceso de la auditora:

5.1

Independencia. La direccin de la unidad de control externo deber asegurarse que los auditores asignados a un examen de auditora no tengan vinculaciones de carcter familiar con los funcionarios de la entidad y/o proyecto examinado. De igual forma debe tener la seguridad de que ninguno de sus auditores tenga conflicto de intereses en los entes auditados.

5.2

Asignacin de pers onal. Las auditoras practicadas deben ser ejecutadas por personal que tenga el grado de entrenamiento tcnico y terico suficiente de acuerdo con las circunstancias. Se debe identificar con oportunidad al personal que se necesita para ciertos trabajos especficos a fin de que se pueda contar con el personal competente, dicha identificacin se la debe realizar desde la planificacin anual de las auditoras. La utilizacin de presupuestos estimados de tiempo para la ejecucin de las auditoras debe ser un estndar de control que ser ejercido por las direcciones de control externo.

5.3

Consultas. La identificacin de unidades administrativas o funcionarios especializados en campos tcnicos es importante, para garantizar en algunos casos, la calidad de los trabajos de auditora. El mantenimiento de una biblioteca dotada de literatura suficiente para obtener referencias tcnicas o de investigacin constituye un elemento adicional que contribuye a mejorar la calidad de las auditoras.

5.4

Supervisin Para que un trabajo de auditora cuente con estndares de calidad suficientes debe por sobre todas las cosas observar y cumplir las disposiciones de la normatividad vigente relacionadas con el proceso de la auditora, no obstante, la funcin de supervisin debe especialmente participar

intensamente en la etapa de planificacin y proveer una direccin continua sobre la aplicacin de procedimientos, elaboracin de papeles de trabajo, pruebas de auditora y comunicacin de resultados. 5.5 Desarrollo Profesional La capacitacin continua contribuye a acumular mayores conocimientos que permitan cumplir eficientemente las responsabilidades asignadas a los auditores, consecuentemente es importante que el personal de auditores asista a programas de entrenamiento, tenga acceso a la literatura que contiene informacin tcnica y actualizada en materia de contabilidad y auditora y en forma especial que reciba la instruccin adecuada durante la prctica de la auditora. 5.6 El Evaluaciones trabajo realizado por el persona l de auditores debe ser peridicamente evaluado, a fin de mejorar los procedimientos utilizados durante la auditora y mejorar los estndares de rendimiento individual. Un proceso de evaluacin peridico permite aumentar las responsabilidades en forma gradual y sustentar las promociones que deban realizarse.

CAPITULO III PLANIFICACION DE LA AUDITORIA GeneralidadesDefinicin Objetivo de la planificacin Iniciacin de la auditora 1.4 Metodologa de la planificacin 27 27 27 28

27

Fases de la PlanificacinLa Planificacin Preliminar Metodologa Elementos Productos de la planificacin preliminar Desarrollo de la planificacin preliminar APENDICES PLANIFICACION PRELIMINAR APE NDICE A:

2930 30 30 31 31

41

Programa General para la Planificacin Preliminar41 APENDICE B:

Contenido Esquemtico del Memorando de la Planificacin PreliminarAPENDICE C :

47

Determinacin de la Materialidad e Identificacin de Cuentas de los Estados Financieros y Fuentes de Informacin SignificativaAPENDICE D:

51

Cuestionario sobre Control Interno y FraudeCASO PRACTICO

58

Memorando de Planificacin Preliminar Matriz de la Evaluacin Preliminar del Riesgo de Auditora

71 81

2.2

Planificacin Especfica 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 Generalidades Elementos Productos de la planificacin especfica Desarrollo de la planificacin especfica

83 83 83 84 84

APENDICES PLANIFICACION ESPECIFICA APENDICE A:

Afirmaciones en los Estados FinancierosAPENDICE B:

108

Programa General para la Planificacin Especfica110 APENDICE C :

Contenido Esquemtico del Memorando de Planificacin EspecficaAPE NDICE D:

114

Componentes del Control InternoAPENDICE E:

118

Mtodos para Evaluar los Controles InternosAPENDICE F:

129

Evaluacin del Riesgo de AuditoraCASO PRACTICO

138

Memorando de Planificacin Especfica Evaluacin y codificacin de los riesgos de auditora PROGRAMAS BASICOS DE AUDITORIA3.1 Definicin

151 155

160160

3.2 Propsitos del programa de auditora 3.3 Responsabilidad por el programa de auditora 3.4 Flexibilidad y revisin del programa 3.5 Coordinacin de las actividades de auditora a travs del programa 3.6 Preparacin de los programas de auditora 3.7 Evaluacin presupuestaria APENDICE G:

160 160 161 161 161 163

Programas Bsicos de Auditora CAPITULO III PLANIFICACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA 1. 1.1 Generalidades Definicin

172

La planificacin es la primera fase del proceso de la auditora financiera y de su concepcin depender la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificacin debe ser cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, debe considerar alternativas y seleccionar los mtodos ms apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad debe recaer en los miembros ms experimentados del grupo. La planificacin de una auditora, comienza con la obtencin de informacin necesaria para definir la estrategia a emplear y culmina con la definicin detallada de las tareas a realizar en la fase de ejecucin. 1.2 Objetivo de la planificacin El objetivo principal de la planificacin consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditora que correspondan aplicar, cmo y cundo se ejecutarn, para que se cumpla la actividad en forma eficiente y efectiva. La planificacin es un proceso dinmico, que si bien se inicia al comienzo de las labores de auditora, puede modificarse durante la ejecucin de la auditora. 1.3 Iniciacin de la auditora Para iniciar la auditora, el Director de la Auditora emitir la "orden de trabajo" autorizando su ejecucin, la cual contendr: Objetivo general de la auditora. Alcance de la auditora.

c. Nmina del personal que inicialmente integra el equipo. d. Tiempo estimado para la ejecucin. e. Instrucciones especficas para la ejecucin. (Determinar si se elaboran la planificacin preliminar y especfica o una sola que incluya las dos fases). La instalacin del equipo en la entidad, marca de manera oficial el inicio de la auditora, la que comenzar con la planificacin preliminar, en la cual es preferible que el equipo est integrado por el supervisor y el jefe de equipo. Posteriormente, dependiendo de la complejidad de las operaciones y del objetivo de la auditora, se designarn los profesionales requeridos para la planificacin especfica y la ejecucin del trabajo. El Director de la Auditora proporcionar al Jefe de equipo de auditora, la carta de presentacin, mediante la cual se inicia el proceso de comunicacin con la administracin de la entidad; la que contendr la nmina de los miembros que inicialmente integren el equipo, los objetivos del examen, el alcance y algn dato adicional que considere pertinente. 1.4 Metodologa de la planificacin El enfoque moderno de la planificacin, incluye diversos procedimientos ms relacionados con una lgica conceptual que con una tcnica de auditora. Por ello es que si alguien pretende dar una opinin sobre los estados financieros de un ente, los cuales reflejan la actividad del mismo, resulta necesario obtener un conocimiento profundo de su actividad principal. Como ejemplo se puede mencionar que una persona conoce la actividad de un ente, cuando posee una clara comprensin de aspectos tales como: cul es la principal fuente de ingresos y recursos, cmo se obtienen stos, cules son los aspectos estratgicos claves para producir o prestar los servicios, qu actividades conexas existen, cules son los sistemas de informacin de que dispone para reflejar las operaciones, etc. Habiendo conocido las principales caractersticas de la actividad, se est en condiciones de definir las "Unidades Operativas" en las cuales resultar til dividir a una entidad a efectos de revisar los estados financieros u otra actividad. Se entiende por unidades operativas, a todas aquellas actividades que por tener caractersticas distintivas, son susceptibles de ser consideradas con criterios y procedimientos de auditora propios. Determinadas las unidades operativas, se deben definir los "componentes" que las conforman. Estos componentes estn vinculados con los estados financieros a examinar y con el ciclo de las transacciones. Pueden ser tanto los rubros de los estados financieros, como los sistemas o circuitos administrativos cuyas operaciones afectan a estos rubros. El paso siguiente consistir en definir para cada componente el enfoque de auditora a aplicar, para lo cual primeramente habr que definir las "afirmaciones", es decir, los hechos o resultados ms importantes que

presentan los componentes, cuya validez deber probarse en el transcurso de la auditora y luego determinar los hechos que condicionan a los componentes como son, los factores de riesgo de auditora. El riesgo de auditora, es lo opuesto a la seguridad de la auditora, es decir, es el riesgo de que los estados financieros, rea o actividad que se est examinando, contenga errores o irregularidades no detectadas una vez que la auditora ha sido completada. Es de gran importancia que el auditor tenga una clara comprensin de cmo los riesgos se vinculan con cada componente ya que es la clave de la determinacin del "enfoque de auditora" a aplicar. Definido el enfoque para cada componente, se determinan los "procedimientos de auditora especficos", mediante la combinacin apropiada entre pruebas analticas, de cumplimiento y sustantivas, procedimientos que se detallan en los respectivos "programas de trabajo", cuya aplicacin permitir confirmar la validez de las afirmaciones. La secuencia de planificaci n descrita, es susceptible de ser aplicada en forma concienzuda y creativa a la mayora de trabajos de auditora, no obstante, debe reconocerse que la metodologa desarrollada no puede abarcar todas las situaciones posibles, como por ejemplo circunstancias particulares de cada entidad, proyecto o actividad, que requieran especializacin. 2. Fases de la Planificacin La planificacin de cada auditora se divide en dos fases o momentos distintos, denominados planificacin preliminar y planificacin especfica. En la primera de ellas, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado e informacin obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinacin de los procedimientos especficos a aplicarse por cada componente y la forma en que se desarrollar el trabajo en las siguientes fases. Las etapas mencionadas, suponen la realizacin de un trabajo de auditora recurrente, en estos casos ya se cuenta con un amplio conocimiento de las operaciones del ente a auditar como resultado de trabajos anteriores, por consiguiente, el anlisis debe recaer en los cambios que hayan ocurrido desde el ltimo examen. En un trabajo que se realiza por primera vez, no existe ese conocimiento acumulado y por lo tanto, la etapa de planificacin demandar un esfuerzo de auditora adicional. Cuando se trate de exmenes a entidades o actividades relativamente pequeas, donde no amerite presentar por separado la planificacin preliminar y la especfica, el Director de la Auditora al emitir la orden de

trabajo instruir a los miembros del equipo para que el informe o reporte de planificacin sea nico.

2.1

Planificacin preliminar

2.1.1 Metodologa La planificacin preliminar tiene el propsito de obtener o actualizar la informacin general sobre la entidad y las principales actividades, a fin de identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditora. La planificacin preliminar es un proceso que se inicia con la emisin de la orden de trabajo, contina con la aplicacin de un programa general de auditora y culmina con la emisin de un reporte para conocimiento del Director de la Unidad de Auditora . Para ejecutar la planificacin preliminar principalmente debe disponerse de personal de auditora experimentado, esto es el supervisor y el jefe de equipo. Eventualmente podr participar un asistente del equipo. Las principales tcnicas utilizadas para desarrollar la planificacin preliminar son las entrevistas, la observacin y la revisin selectiva dirigida a obtener o actualizar la informacin importante relacionada con el examen. La metodologa para realizar la planificacin preliminar debe estar detallado en el programa general que con este fin debe ser elaborado y aplicable a cualquier tipo de entidad, organismo, rea, programa o actividad importante sujeto a la auditora. 2.1.2 Elementos La planificacin preliminar representa el fundamento sobre la que se basarn todas las actividades de la planificacin especfica y la auditora en si mismos, de ah la importancia del conocimiento de las actividades desarrolladas por la entidad, conjuntamente con la evaluacin de los factores externos que pueden afectar directa e indirectamente sus operaciones, para lo cual es necesario realizar un estudio a base de un esquema determinado, sus principales elementos son los siguientes: Conocimiento de la entidad o actividad a examinar; Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a cumplir; Identificacin de las principales polticas y prcticas: contables, presupuestarias, administrativas y de organizacin;

Anlisis general de la informacin financiera: Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas de los estados financieros. Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin producida; Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los sistemas de informacin computarizados; Determinacin de unidades operativas; Riesgos Inherentes y Ambiente de Control; Decisiones de Planificacin para las Unidades Operativas; Decisiones preliminares para los componentes; y, Enfoque preliminar de Auditora El apndice A de la planificacin preliminar, muestra un programa a aplicarse para la recopilacin de la informacin en esta etapa 2.1.3 Productos de la planificacin preliminar Los productos obtenidos en la planificacin preliminar permiten calificarla como un proceso completo, que se inicia con un programa de trabajo, que luego es aplicado y se logran resultados para utilizacin interna de la unidad de auditora, que estn contenidos en el reporte preparado para conocimiento del Director de la Unidad e incluye la definicin del enfoque global de la auditora y los componentes principales sobre los cuales se realizar la evaluacin del control interno de la entidad. El contenido bsico del reporte es el siguiente: Antecedentes Motivo de la auditora Objetivos de la auditora Alcance de la auditora Conocimiento de la entidad y su base legal Principales polticas contables Grado de confiabilidad de la informacin financiera Sistemas de informacin computarizados Puntos de inters para el examen Transacciones importantes identificadas Estado actual de los problemas observados en exmenes anteriores Identificacin de los componentes importantes a ser examinados en la siguiente fase Matriz de evaluacin preliminar del riesgo de auditora Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas Identificacin especfica de las actividades sustantivas no tomadas en cuenta para ser evaluadas en la siguiente fase. La concisin es una caracterstica fundamental del reporte de planificacin preliminar, tanto para su preparacin oportuna como para el conocimiento inmediato. En apndice B, se seala la informacin que ste debe contener.

Los papeles de trabajo de la planificacin preliminar se dividen en dos segmentos, uno referido a la administracin de la auditora y otro para respaldar los resultados del trabajo. En cada caso deben estar organizados, ordenados e indicados como un conjunto integrado. 2.1.4 Desarrollo de la planificacin preliminar La utilizacin de un programa general en esta fase, promueve el eficiente manejo de los recursos humanos de auditora y permite el logro efectivo de sus objetivos, mediante la aplicacin de una rutina eficaz de trabajo, la misma que puede ser mejorada y adaptada a las circunstancias especficas de cada examen. La planificacin preliminar no debe ser un ejercicio extenso o detallado, sino un esfuerzo concentrado de los miembros del equipo de auditora que posean mayor experiencia, con el fin de proporcionar una conduccin global y establecer un equilibrio adecuado de procedimientos, su desarrollo se basa en el conocimiento y anlisis de los siguientes conceptos: Conocimiento del ente o rea a examinar y su naturaleza jurdica La evaluacin de la naturaleza de la entidad a ser auditada, constituye la piedra angular para realizar una planificacin efectiva y una auditora eficiente, sin que se pretenda en esta fase obtener una comprensin tan amplia como la que se requiere en la planificacin especfica. Es importante contar con la suficiente informacin sobre la entidad que se va a auditar a fin de evaluar en forma profesional el medio en el cual desarrollan sus actividades, los funcionarios que la operan y los factores que pueden influir para su xito o fracaso. De esta manera el auditor puede ir identificando de manera preliminar las reas de mayor riesgo, formular un plan preliminar de auditora y proporcionar un asesoramiento significativo con sugerencias constructivas, orientadas al fortalecimiento institucional. El conocimiento adquirido en trabajos de auditora anteriores a un ente en particular, as como la evidencia obtenida en ellos, por lo general contina teniendo relevancia, lo cual debe aprovecharse en el presente; de ah que, para el auditor ser muy til reunir este conocimiento en todos los aspectos vinculados con el objetivo y alcance de la auditora. En esta etapa el auditor debe concentrar su atencin en aquellas partes, transacciones o actividades que pueden representar mayor riesgo o presentar caractersticas inusuales a fin de asegurarnos que dichos temas reciban una especial atencin. Por Ejemplo: Hechos o transacciones individualmente significativos. Nuevas actividades Incertidumbres o contingencias importantes Existencia de litigios importantes a favor o en contra de la Entidad.

Base legal y sus modificaciones Plan operativo institucional Estructura del presupuesto operaciones

especfico

de

inversiones

y

La accin ms importante de la informacin a obtenerse en este punto, es la preparacin y aplicacin del plan de entrevistas y reuniones con los principales funcionarios de la entidad, para comunicarles sobre la ejecucin del trabajo e identificar, datos, hechos e informacin relevante. El producto final de determinar o actualizar la comprensin de la naturaleza de la entidad deber ser una descripcin clara y concisa de aquellos factores que ayudarn a apreciar sus actividades y operaciones y que debern ser incluidos en el archivo correspondiente para ser actualizado en la auditora subsiguiente. Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir. Este conocimiento ayudar al auditor a identificar las reas de riesgo potencial que podran existir en el ente. Para obtener este conocimiento, se realizarn entre otras acciones: Visitar las oficinas e instalaciones de la entidad para obtener informacin general de las actividades y procesos observados con la identificacin de los ms relevantes. Indagar sobre la naturaleza de las principales actividades de la entidad, identificando el sector al que corresponden. Entre los temas que se pueden considerar estn los siguientes: Caractersticas de los bienes o servicios que vende o presta la entidad. Filosofa y mtodos de comercializacin de los bienes o servicios. Plazos de crdito y contratacin, garantas, etc. Procedimientos de produccin Procedimientos de distribucin y almacenamiento Naturaleza de compras de bienes y servicios Existencia de contratos colectivos, incluyendo incentivos o acuerdos de compensacin. Existencia de proyectos de construccin o desarrollo a largo plazo. Naturaleza y alcance de las actividades de investigacin y desarrollo. Evaluacin de los presupuestos operativos, de inversiones y financieros. Nuevas tecnologas. Reestructuraciones de la entidad. Identificacin de las principales polticas y presupuestarias, administrativas y de operacin. prcticas contables,

La identificacin de las principales polticas y prcticas contables, administrativas y de operacin, contribuyen a sealar la existencia de problemas que pueden estar afectando a la entidad. Por ejemplo, el uso de

tcnicas sofisticadas de administracin de fondos, pueden aumentar el riesgo de que se estn realizando desembolsos indebidos y originen por parte del auditor la reconsideracin de la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditora. Las siguientes son las posibles reas de investigacin: Los manuales existentes relacionados con el sistema contable; Los cambios en las polticas contables; Procedimientos para definir el corte de compras y recepcin de bienes y materiales; adquiridos; Transferencias de fondos; Grado de autonoma o centralizacin de unidades operativas; En esta parte, el auditor deber conocer el funcionamiento del sistema de registro de las actividades operativas, administrativas y financiero contable, a fin de entender la importancia de las transacciones principales que ejecuta la entidad, la forma como se procesan las transacciones, los registros existentes y el proceso de los reportes financieros Anlisis general de informacin financiera Como parte de la planificacin se ejecutar un anlisis general de la informacin financiera y no financiera, complementada por indagaciones con las direcciones operativa y financiera. El anlisis general permitir identificar las reas de alto riesgo que pueden requerir mayor nfasis en auditora, o reas de bajo riesgo en que podemos minimizar nuestros esfuerzos de auditora. As, los procedimientos analticos generales se disearn para realizar cambios importantes esperados/inesperados, o la ausencia de cambios esperados, en los rubros o cuentas claves de los estados financieros, indicadores, tendencias de rentabilidad o relaciones financieras. Dadas la gran variedad de informacin y la multitud de relaciones que pueden calcularse, es importante que se seleccionen o identifique solo aquellas relaciones que sean claves para la comprensin de los riesgos de la actividad y de estados financieros de la entidad. Por su utilidad en determinar variaciones y porcentajes que van a servir para establecer la significatividad de las cuentas y su movimiento, en la planificacin preliminar deber realizarse un anlisis vertical cuyo fundamento es la comparacin porcentual de las cuentas respecto de subgrupos, grupos y sectores financieros; as como un anlisis comparativo u horizontal entre los ltimos estados, lo que permitir visualizar la significatividad de las variaciones, tanto porcentualmente como cuantitativamente, estableciendo entre otros aspectos el peso porcentual de cada rubro dentro de los activos, pasivos y patrimonio o como han variado en los ltimos aos los rubros del balance general y el estado de resultados.

Aunque los procedimientos analticos son un aspecto importante de la auditora, bien sea que se ejecuten durante la planeacin o al tiempo con los procedimientos sustantivos, stos no aportan estimulaciones razonables de los montos de los errores o diferencias de juicio. Estos procedimientos generalmente involucran anlisis de detalles, comparaciones de los saldos registrados con otras informaciones (ej., los saldos del ao anterior, saldos de cuentas relacionados), o uso de coeficientes u otras relaciones, para ver si las cifras registradas tienen sentido. Las diferencias identificadas como resultado de estos procedimientos se evalan para ver si debemos extender los procedimientos de auditora a un rea particular de la auditora. Determinacin de materialidad e identificacin de cuentas significativas en los estados financieros Se define la materialidad como la magnitud de una omisin o afirmacin equvoca que, individualmente o en conjunto, segn las circunstancias del caso, hace que el juicio del auditor se modifique, respecto a su apreciacin sobre la razonabilidad de los estados financieros. Por otra parte, la planeacin de auditora requiere de una evaluacin certera de la probabilidad de que existan errores de importancia en auditora en la informacin sujeta a examen, por lo que se hace necesario que se identifiquen las cuentas o grupos de cuentas significativos. Al desarrollar la estrategia de auditora, se considerar la materialidad a dos niveles: a nivel general, con relacin a los estados financieros en conjunto, a la que se denomina materialidad preliminar (MP); y, a nivel de cuentas o grupos de cuentas individuales, determinando error tolerable (ET). El Apndice C , contiene orientacin detallada sobre la determinacin de la materialidad y el error tolerable en la planeacin . Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin financiera, la organizacin y responsabilidades de las unidades financiera, administrativa y de auditora interna. La estructura orgnica y funcional de las unidades de administracin financiera, pueden revelar un efecto importante respecto de la integridad y confiabilidad de la informacin financiera producida y su relacin directa con el volumen y proyecciones de las operaciones que se desarrollan en una entidad. Para el efecto, ser necesario considerar entre otros los siguientes aspectos: Estructura y tamao de las unidades de administracin financiera de la entidad a fin de calificar la integridad y confianza de la informacin financiera producida; Organizacin y responsabilidades del jefe de la unidad financiera as como de las reas de competencia relacionadas con la planificacin y la administracin financiera; Grado de centralizacin o descentralizacin de las actividades financieras y contables; y,

Responsabilidades de informacin financiera definidas para las unidades operativas.

Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del sistema de informacin computarizado. Una parte integrante de la planificacin preliminar consiste en conocer el ambiente del sistema de informacin de la entidad o rea examinada. Aunque no es necesario que la informacin obtenida durante esta fase sea extremadamente detallada, debe ser suficiente para determinar en trminos generales, hasta qu punto est computarizado el procesamiento de transacciones y la informacin relacionada, la complejidad de los sistemas y el grado en que las operaciones de la entidad dependen de los sistemas computarizados. Esta informacin puede afectar las evaluaciones preliminares del riesgo y del enfoque de la auditora. Entre los temas a considerar se incluyen: Organizacin del rea informtica institucional; Plataforma tecnolgica (Equipos y programas base); Aplicaciones principales relacionadas con el objetivo y alcance de la auditora;

Para mayor informacin ver la Gua de Auditora Informtica.

Determinacin de unidades operativas A base de la comprensin de la actividad de la entidad que se est auditando, debemos identificar las principales unidades operativas que tienen importancia para la auditora y tomar las decisiones que sean necesarias respecto al alcance de nuestra auditora en cada una de ellas. Entre los temas que se pueden considerar para su identificacin estn los siguientes: Divisiones importantes; Unidades en distintas reas geogrficas; y, Principales unidades administrativas u operativas que puedan ser identificadas por funcin. Riesgos control inherentes y ambiente de

La determinacin del plan de auditora para las unidades operativas identificadas, es influenciado por las evaluaciones de riesgo inherente y del ambiente de control. Normalmente estas evaluaciones se basan en nuestros conocimientos acumulados y actualizados por la informacin adicional obtenida durante el proceso de la planificacin preliminar. En apndice F , de la Planificacin Especfica, se profundiza respecto de la calificacin de los riesgos de la auditora. Entre los temas a considerar al realizar estas evaluaciones se incluyen los siguientes: Naturaleza de cada actividad; Estado actual de los problemas observados en aos anteriores; Si los hechos recientes produjeron una evaluacin que indica mayor riesgo en una unidad operativa en particular; Cambios recientes en la administracin de una unidad operativa; Cambios en las actividades de la auditora interna; Forma en que cada unidad operativa reacciona o anticipa ante los problemas; y, Actitud de la administracin en cada unidad operativa. En esta parte, se obtendr comprensin de cada uno de los cinco componentes de control interno e identificacin de los factores de riesgo de fraude, mediante la aplicacin del cuestionario que se muestra en Apndice D . Para este efecto, en el punto referente a los Resultados de la Evaluacin de Control Interno de la Planificacin Especfica, se amplan en detalle los conceptos en referencia. Decisiones de Operativas Planificacin para las Unidades

Las decisiones incluyen la identificacin en trminos generales de la naturaleza y alcance del trabajo que ser realizado en cada unidad operativa principal. Las decisiones en la planificacin preliminar constituyen la base para desarrollar un enfoque de auditora objetivo. Entre los temas a considerar en la planificacin, para las principales unidades operativas son las siguientes: Informacin financiera y estructura operativa de la organizacin; Importancia relativa de cada unidad operativa; Riesgos inherentes de cada unidad operativa y la naturaleza y alcance del trabajo de auditora para manejar las reas de mayor riesgo; Ambiente de control de cada unidad operativa;

Confianza en la auditora interna; Requerimientos especiales de los administradores con respecto al trabajo de auditora; Importancia y estado actual de los problemas identificados en auditoras anteriores. La preparacin de un papel de trabajo en el que consten las decisiones de planificacin para las unidades operativas, es til para documentar nuestro enfoque de la auditora. Decisiones preliminares para los componentes Una vez obtenida la informacin del examen anterior, corresponde tomar decisiones que sern parte de la estrategia a aplicar en cada trabajo en particular. En este momento es cuando se divide la labor de manejables denominadas componentes. Pueden existir circunstancias donde la entidad tenga tal dimensin, diversificacin de lneas productivas, unidades operativas o divisiones importantes que, a su vez, el concepto de componente sea de un segundo nivel. Normalmente un componente va a ser equivalente a un ciclo de transacciones y tiene relacin directa con partidas presentadas en los estados financieros. En el enfoque moderno de auditora, la definicin de componente est vinculada con el ciclo de transacciones. De esa manera existir un componente para el ciclo Ventas/Cuentas a Cobrar/Cobranzas, otro para Compras/Cuentas a Pagar/Pagos, otro para Existencias/Costos de Produccin, etc. En una auditora a los estados financieros, estos pueden contener elementos importantes y distintivos que son producto de sistemas contables y de control completamente diferentes, los cuales estarn sujetos a diferentes factores de riesgo. Un anlisis ms detallado de estas partidas, dividindolas en componentes ms manejables, podra ser necesario. Un componente, por lo general est constituido por los siguientes conceptos: Un rubro de los estados financieros; Una cuenta de los estados financieros; Un grupo de transacciones que afectan diversas cuentas de los estados financieros; y Una transaccin o evento expuesto en nota a los estados financieros. Entre los factores que deben considerarse para determinar los componentes se incluyen los siguientes:

Naturaleza de las cuentas o grupos de transacciones; Valor monetario del tem; Naturaleza del riesgo relacionado con las cuentas individuales o grupos de cuentas; Inters de los administradores Los siguientes son los componentes que usualmente se identifican en los planes de auditora a fin de evaluar el riesgo e identificar controles: Ingresos por Ventas y Cuentas a Cobrar: Ingresos por Ventas, Cobranzas de Deudores, Cuentas a Cobrar por Ventas. Existencias y Costos de Produccin: Costos de Produccin, Costo de Ventas, Existencias. Compras y Cuentas por Pagar: Compra de Bienes y Servicios, Desembolsos por Bienes y Servicios, Cuentas a Pagar. Activo Fijo: Adquisiciones y retiros, Depreciacin, Reexpresin. Disponibilidades: Saldo de Caja y Bancos Inversiones: Inversiones, Resultados de Inversiones Emprstitos y Patrimonio: Emprstitos, Patrimonio, Intereses. Otros activos: Cargos Diferidos e Intangibles, Gastos Pagados por Adelantado, Otros Activos. Otros pasivos: Provisiones y Otros Pasivos, Crditos Diferidos. Consolidaciones Enfoque preliminar de auditora Divididos los estados financieros en componentes, corresponde definir para cada uno cul ser la estrategia o enfoque de auditora a aplicar. En la definicin de este enfoque concurren el anlisis de dos elementos presentes en cada componente, ellos son: el ambiente de control y los riesgos inherentes. El ambiente de control permitir determinar qu grado de confianza se puede depositar en los controles existentes en los sistemas de informacin y contabilidad del ente. Un ambiente de control fuerte permitir confiar en los controles mientras que un ambiente de control dbil requerir la realizacin de procedimientos de auditora no vinculados con pruebas de controles.

Un anlisis del ambiente de control y del riesgo inherente permitir concentrar la labor de auditora total en aquellas reas que presenten mayor riesgo, si se recuerda la definicin de riesgo de auditora como la susceptibilidad de que determinada partida est expuesta a la presentacin de errores o irregularidades, aquellas reas de riesgo bajo donde no se esperan obtener errores o irregularidades, requerirn menor esfuerzo de auditora que las reas consideradas con riesgo elevado. La actividad de evaluacin de los riesgos, se la encuentra tanto en la planificacin preliminar cuanto en la planificacin especfica. En la planificacin preliminar se evala el riesgo global de la auditora relacionado con la informacin financiera, administrativa u operativa. Se evala tambin en forma preliminar el riesgo inherente y el riesgo de control de cada componente. En la planificacin especfica en cambio, se evala el riesgo inherente y de control en forma especfica (veracidad; clculo y valuacin; contabilizado y acumulado) por cada afirmacin en particular dentro de cada componente. Instrucciones para la planificacin especfica Una vez concluida la planificacin preliminar e identificadas las operaciones que requieren de mayor revisin y anlisis para el diseo adecuado del enfoque de la auditora, ser necesario considerar, entre otras, las siguientes instrucciones: Aclaracin o informacin adicional sobre polticas contables aplicadas por la entidad; Verificacin de la informacin gerencial importante; Procedimientos de diagnstico que sern ejecutados; y, Obtencin de informacin adicional de algn sistema.

APENDICE APROGRAMA GENERAL PARA LA PLANIFICACION PRELIMINAR No. A. A1. PROCEDIMIENTOS Conocimiento del ente o rea a examinar y su naturaleza jurdica. Programe y confirme entrevistas con el titular de la entidad, el jefe de auditora interna y los jefes de las unidades relacionadas, para comunicarles sobre la ejecucin de la auditora e identificar datos, hechos, actividades e informacin relevante para la misma. Actualice o arme el Archivo Permanente a base de informacin disponible en la unidad de auditora y en otras dependencias relacionadas, as como en la Unidad de Auditora Interna de la Entidad, Departamento Jurdico, etc., sobre: Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y otros documentos relacionados con el funcionamiento de la entidad en general y del rea o la actividad especfica a examinar; Informacin sobre la estructura organizacional, organigramas, detalle de cuerpos colegiados, ubicacin fsica de las instalaciones, detalle de funcionarios etc., vigentes en la entidad y las unidades relacionadas con la actividad a examinar, revsela selectivamente y determine lo siguiente: Existencia de unidades descentralizadas o desconcentradas relacionadas con la entidad o la actividad examinada; Grado de autonoma o centralizacin de la entidad o actividad examinada; Instalaciones disponibles para la entidad o actividad examinada y su ubicacin; Restricciones legales existentes para el funcionamiento eficiente de la entidad o actividad. Obtenga el presupuesto (s) institucional aprobado (s), respecto al perodo comprendido en el alcance de la auditora, as como las cdulas presupuestarias de ingresos y gastos del perodo en cuestin. Se solicitar que sta contenga la siguiente informacin: Acuerdo de aprobacin del presupuesto (s) Acuerdo de liquidacin presupuestaria (s), sobre la base del alcance del examen. Cdulas presupuestarias de Gastos, presupuesto inicial, reformas, asignacin codificada, compromiso, obligacin y pago, saldos y la correspondiente deuda en caso de existir. Solicite el Plan Operativo Anual (POA) en funcin al perodo establecido en el alcance de la auditora, analice su contenido: visin, misin, polticas, estrategia s, metas proyectadas. Solicite los informes de las evaluaciones presupuestarias, efectuadas por la entidad y verifique su consistencia, comentarios, as como las conclusiones y recomendaciones Referencia Hecho por

A2.

A2.a

A2.b

A2.c

No.

PROCEDIMIENTOS sealadas. Analice con qu periodicidad son efectuadas. En las cdulas presupuestarias de ingresos y gastos, analice el monto de las reformas presupuestarias y solicite los acuerdos respectivos, a base de su monto, partida presupuestaria y criterio del auditor. Verifique si la institucin dispone de sistemas de medicin de resultados y solictelos. Solicite los ndices financieros y de gestin empleados por la entidad, en lo posible solicite adems su interpretacin, aplicabilidad, as como la definicin de los mrgenes de fluctuabilidad establecidos po r la entidad sujeta a examen. De no existir los ndices en referencia, prepare relaciones que considere importantes para el desarrollo de la entidad, sus resultados incluyalos en la determinacin de riesgos. Recopile los informes adicionales de eje cucin presupuestaria, que sirvieron de base para la toma de decisiones. Obtenga y revise los ltimos informes de auditora emitidos (incluyendo las recomendaciones de control interno) por la CGE, UAI's y por firmas privadas de auditora. Res uma las acciones tomadas a base de las recomendaciones emitidas en los ltimos exmenes de auditora interna y externa. Liste los documentos e informes disponibles que los considere tiles para ejecutar la auditora, clasificados por actividades importantes, indicando la fecha de emisin, el lugar de archivo y una sntesis del contenido. Efecte las reuniones o entrevistas concretadas en el punto A1 y considere lo siguiente: Titular de la entidad: Exponga el objetivo de la auditora que inicia, los beneficios para la entidad y solicite la colaboracin necesaria para completar el trabajo. Explique el proceso de la auditora a desarrollar, haciendo nfasis en los productos intermedios y finales del trabajo. Obtenga informaci n sobre los principales programas ejecutados por la entidad que corresponda al alcance del examen. Indague respecto a la aplicacin de las recomendaciones de auditora interna y externa. Compruebe algunas aplicaciones significativas. Programe y solicite la atencin especial del titular a la presentacin de los resultados del examen. Entregue el oficio de presentacin del equipo de auditora. Solicite al titular que haga conocer formalmente al personal de la entidad sobre la presencia del equipo de auditora, a fin de facilitar la entrega oportuna de informacin. Solicite un espacio fsico para desarrollar el trabajo planificado. Aplique el cuestionario relacionado con los componentes de Control Interno. Jefe de la Auditora In terna de la entidad: Entreviste al jefe de la unidad de auditora interna e informe sobre el objetivo y alcance de la auditora que inicia. Solicite informacin de las actividades desarrolladas por la auditora interna de la entidad sujeta a examen. Revise el archivo permanente de la Auditora Interna, principalmente lo referido al objetivo del examen Comunique al Auditor Interno Jefe, que como parte del examen evaluar el funcionamiento de la unidad bajo su direccin.

Referencia

Hecho por

A2.d

A3 A4

A5. A5.a

A5.b

No. A5.c

PROCEDIMIENTOS Jefes de las unidades administrativas (Distribuir las entrevistas entre el supervisor y el jefe de equipo): Seleccione a los funcionarios de las unidades administrativas que entrevistar de acuerdo con el objetivo y el alcance de la auditora; Prepare una agenda con puntos a tratar con cada funcionario seleccionado, incluya los aspectos de mayor aplicacin sobre la planificacin de las operaciones, la organizacin utilizada, el sistema de informacin gerencial, los procedimientos de control y de evaluacin vigent es, la administracin de los recursos humanos, el manejo de los recursos financieros y la utilizacin de los recursos materiales, entre otros. Entreviste individualmente a los funcionarios seleccionados guindose por los puntos incluidos en la agenda. Exponga los aspectos positivos de la auditora, solicite el apoyo para ejecutarla eficientemente y confirme el lugar para instalar el personal. Seale la importancia de su participacin en reuniones posteriores para informar los resultados del examen. Solicite formalmente los documentos generados por el sistema de informacin que sern examinados. Aplique el cuestionario relacionado con los componentes de Control Interno. Efecte un resumen de las entrevistas indicadas en los puntos a, b, c anterior. En el mencionado documento resaltar los puntos importantes a considerar en la planificacin especfica. Tabule los datos y componentes importantes identificando los que requieren ser verificados en las siguientes fases de la auditora. Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir. Prepare un resumen de las actividades importantes para el manejo de la entidad o actividad a examinar y obtenga una comprensin aceptable de las mismas, considere los siguientes puntos: Operaciones significativas de la entidad, rea o actividad; Nuevos componentes de la entidad o actividad como nuevos servicios o productos, unidades administrativas creadas y otros aspectos; Incertidumbres o contingencias importantes sobre el manejo de la entidad o actividad; Introduccin de nuevos procedimientos de operacin y los mecanismos de informacin a los usuarios; Operaciones significativas definidas como extraordinarias o poco usuales; Problemas de especializacin tcnica sobre la definicin y aplicacin de registros operativos, administrativos y financieros de los diferentes programas; Grupo de operaciones importantes, depende de la entidad o activ idad examinada; Presencia de litigios o de requerimientos financieros relevantes de la entidad o actividad; y, Funcionamiento de los mecanismos de registro, anlisis y control de las actividades, considerando al sujeto pasivo de la auditora como un todo. Inspeccione las instalaciones de la entidad o actividad y, de ser necesario, de las unidades responsables del manejo especfico de operaciones que puedan segregarse;

Referencia

Hecho por

A5.d

A6

B. B1.

B1.a B1.b

B1.c B1.d B1.e B1.f

B1.g B1.h B1.i

B2

No. B3

PROCEDIMIENTOS Entreviste a los funcionarios encargados de las actividades inspeccionadas, preferentemente mientras se realizan las operaciones, sobre los siguientes aspectos: Objetivo de la auditora, informando que laborar en el mismo horario de la entidad, la ubicacin del personal y el nmero telefnico. Objetivo de la operacin y las principales limitaciones observadas, en el caso de existir; Ultimos reportes preparados, de ser posible, revselos y registre el lugar de su ubicacin; Asuntos en los que podra colaborar la auditora para fomentar la eficiencia y la efectividad en las operaciones; Solicite apoyo para el trabajo, el mismo que se ver evidenciado con la entrega oportuna de informacin y su participacin conociendo los resultados y las posibles acciones correctivas. Resuma el resultado de las entrevistas e instalaciones por unidad operativa e incluya solamente los aspectos relevantes que seran tiles en las siguientes fases del trabajo. Indague e identifique las principales operaciones desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de determinar las reas de riesgo potencial y comprender los motivos que fundamentan las decisiones gerenciales, considerando los siguientes aspectos: Caractersticas especficas de los servicios brindados por la entidad o actividad examinada a los diferentes usuarios; Caractersticas de los usuarios de la informacin; Principales mtodos de operacin utilizados para cumplir con los objetivos; Procedimientos y criterios utilizados para la entrega de los servicios; Caractersticas y funciones de la entidad o actividad. A travs del sistema presupuestario, determine: Fases significativas del proceso presupuestario. Definicin de nuevos componentes de la actividad presupuestaria: clasificacin de ingresos y gastos, agrupacin sectorial de las entidades pblicas. Operaciones extraordinarias en manejo presupuestario. Restricciones en la especializacin tcnica, en la definicin y aplicacin de registros respecto a la ejecucin fsic a y financiera de los programas y proyectos. Definicin de los proyectos de inversin. Funciones de registro, anlisis y control (previo, concurrente y posterior) presupuestario. Objetivos y limitaciones presupuestarios. Ultimos reportes presupuestarios y de gestin. Establecimiento del apoyo que ser otorgado por parte de la unidad de auditora interna: flujo de informacin. Investigue las actividades y funciones desarrolladas por la unidad de presupuesto y proceda a establecer las reas consideradas crticas con riesgo potencial y su efecto en el proceso de toma de decisiones. Identificacin de las principales polticas y prcticas contables, administrativas y de operacin. Polticas y prcticas relativas a: Polticas y objetivos para el manejo financiero de la entidad o actividad; Prcticas definidas para la administracin de los recursos; Financiamiento y capacidad legal para desarrollar sus facultades;

Referencia

Hecho por

B3.a

B3.b B3.c B3.d B3.e

B4

B5

B5.a B5.b B5.c B5.d B5.e B5.f

C. C1 C1.a C1.b C1.c

No. C1.d C1.e C1.f C1.g

PROCEDIMIENTOS Estructura financiera y presupuestaria; Proyecciones financieras desarrolladas; Sistema de informacin gerencial utilizado. Dentro de las gestiones presupuestarias, deber observarse: Polticas y objetivos para el manejo presupuestario Prcticas en la adminis tracin presupuestaria Estructura presupuestaria y fuentes de financiamiento para la ejecucin del presupuesto. Proyecciones financieras para la ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos. Factores exgenos que inciden en la ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos Cambios en la gestin presupuestaria por: incorporacin de nuevos procedimientos, mtodos de operacin Restricciones en la ejecucin presupuestaria. Analice las circunstancias econmicas bajo las cuales se desen vuelve la entidad o actividad examinada, considerando los siguientes puntos: Efecto de las condiciones econmicas del sector y las polticas generales establecidas; Factores econmicos especficos que afecten el manejo de las operaciones; Fluctuaciones estacionales que afecten la obtencin de recursos y el cumplimiento de los objetivos programados; Cambios en las dimensiones y condiciones financieras de la entidad o actividad; Viabilidad y perspectivas futuras para el manejo de las operaciones; Efecto de las acciones externas como cambios en los mtodos de operacin indicadores financieros y otras condiciones; Cambios en los mtodos de operacin para el registro e informacin de la ejecucin presupuestaria; Exposicin de las operaciones a las fluctuaciones por tipo de cambio de la moneda; Restricciones vigentes para la entidad o actividad examinada Determinacin del grado de confiabilidad de la informacin financiera, administrativa y de operacin, as como la organizacin y responsabilidades de las unidades financiera, administrativa y de auditora interna. Revise la estructura y tamao de la unidad administrativa y financiera de la entidad como base para calificar la integridad y confiabilidad de la informacin producida y su relacin directa con el volumen y proyeccin de las operaciones, aplique los siguientes pasos: Determine la existencia de un jefe financiero con sus respectivas responsabilidades y reas de comp etencia; Identifique la presencia de funcionarios responsables de investigar, preparar y aprobar las polticas y procedimientos relacionados con la entidad o la actividad examinada; Grado de centralizacin o descentralizacin de las activid ades financieras; Organizacin de las responsabilidades de informacin y alcance de las siguientes funciones relacionadas: - Planificacin y presupuestos; - Registros contables; y, - Anlisis financiero de los resultados obtenidos; Responsabilidades de informacin definidas para las unidades operativas, administrativas y financieras. Cambios recientes en la administracin y en la definicin de sus

Referencia

Hecho por

C2. C2.a C2.b C2.c C2.d C2.e C2.f C2.g C2.h C2.i D.

D1.

D1.a D1.b

D1.c D1.d

D1.e D1.f

No.

PROCEDIMIENTOS responsabilidades. Grado de independencia de la gestin presupuesta ria y coordinacin departamental con los sistemas de: contabilidad, determinacin y recaudacin de ingresos, Tesorera y otros (administracin de proyectos, manejo de endeudamiento). Restricciones legales, facultades privativas y establecimiento de limitaciones a la gestin presupuestaria institucional. Grado de cumplimiento de las responsabilidades operativas en el diseo de la planificacin institucional, aplicacin de la planificacin estratgica, presentacin de la informacin contable y actividades relacionadas con la elaboracin, ejecucin y evaluacin presupuestaria. Comprensin global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del sistema de informa