AUDITORIA INTERNA ESPECIAL PROCESO DE APOYO …

PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A

LA GESTION

CÓDIGO S-SEG-FT-007

VERSIÓN 01

FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 1 de 22

VIGENTE DESDE 13/11/2014

1

AUDITORIA INTERNA ESPECIAL

PROCESO DE APOYO

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

OFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTA, MAYO DE 2016


LA GESTION


VERSIÓN 01



2

Contenido

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 3 2. CRITERIOS DE AUDITORIA .............................................................................................................................. 3 3. OBJETIVO .............................................................................................................................................................. 4 4. ALCANCE .............................................................................................................................................................. 4 5. EQUIPO DE TRABAJO ......................................................................................................................................... 4 6. METODOLOGIA APLICADA ............................................................................................................................... 5 7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR ......................................................................................................... 5 8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES ...................................................................................................... 9 9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ................................................................................................................... 9 9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS ...................................................................... 20 9.2 OBSERVACIONES ............................................................................................................................................ 20 9.3 NO CONFORMIDADES .................................................................................................................................... 20 9.4 RECOMENDACIONES ...................................................................................................................................... 21 10. CONCLUSIONES ............................................................................................................................................... 22 11. ANEXOS ............................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.


LA GESTION


VERSIÓN 01



3

AUDITORIA INTERNA ESPECIAL

PROCESO DE APOYO

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE

1. INTRODUCCIÓN

La Entidad, con el propósito de garantizar la prestación de servicios de tipo administrativo, ha dispuesto

un proceso denominado con el mismo nombre (“Servicios Administrativos”), dentro de los cuales se

cuenta con el servicio de transporte y el suministro de combustible a los diferentes procesos, proyectos,

áreas y Unidades de Protección Integral, para el cumplimiento de la misión, efectuándose la adquisición

del mismo por medio de la Tienda Virtual del Estado Colombiano – Colombia Compra Eficiente para

el proceso de contratación.

Por lo anterior, el presente informe es el resultado de la auditoria especial al proceso de apoyo –

Servicios Administrativos – Suministro de Combustible, con el fin de atender la solicitud del Director

del Instituto, con radicado 2016IE3176 del 13 de abril de 2016, quien expresamente señala “En el

marco del programa anual de auditorías especiales, me permito solicitarle realizar en la menor

brevedad auditoria especial al área de Transporte, en relación a la administración del combustible en

el Instituto”.

2. CRITERIOS DE AUDITORIA

- Constitución Política de Colombia 1991.

- Resolución 001 de 2001. Del Contador General de Bogotá D.C, “Por la cual se expide el

Manual de Procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes

de los Entes Públicos del Distrito Capital.”

- Ley 872 de 2003 “Por medio del cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama

ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.

- Manuales, Instructivos y Procedimientos Internos.

- Decreto 4485 del 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009


LA GESTION


VERSIÓN 01



4

- Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica

Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales -

NTD:SIG 001:2011"

- Decreto 943 de 2014 "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).

- Ley 80 de 1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública"

- Ley 1150 de 2007 " Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la

contratación con Recursos Públicos."

- Directiva 003 de 2013 "Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con

incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y

documentos público".

3. OBJETIVO

Evaluar los controles para establecer el grado de eficiencia y confiabilidad en la administración,

suministro y uso del combustible de los vehículos de la entidad.

4. ALCANCE

Verificar la adherencia, la oportunidad y la efectividad de los controles establecidos por el proceso

Servicios Administrativos en la administración, manejo, custodia y suministro de combustible para la

entidad durante el primer trimestre del año 2016.

5. EQUIPO DE TRABAJO

ROLES EN LA

AUDITORIA NOMBRES COMPETENCIAS

AUDITOR LIDER

Gustavo Olaya

Revisión de los procedimientos, controles internos, riesgos y aplicación de

normas técnicas.

AUDITORES

DE APOYO

Jesús Leandro

Tarazona Moncada Revisión de los aspectos relacionados con la Gestión Contractual.

Nilson Javier

Rodríguez Rojas Revisión de los aspectos referentes a la Gestión Documental.

Martha Cecilia

Mancilla Revisión de los aspectos referentes a la Gestión Documental.


LA GESTION


VERSIÓN 01



5

6. METODOLOGIA APLICADA

La propuesta metodológica para efectuar el proceso de auditoría dio inició haciendo análisis de los

instrumentos aplicables como el manual de Acuerdos Marco de Precios, confrontando la información

en la página web de Colombia Compra Eficiente, Agencia Nacional encargada de conformar el

Catálogo del gran Almacén para los procesos de contratación, así como su tienda virtual.

Se realizaron acompañamientos y desplazamientos al área de Transporte donde se inspeccionaron

documentos y registros, examinando físicamente los mismos, revisando comprobantes que requirieron

probar la validez de la información contenida, en lo referente al suministro de combustibles en las

carpetas que componen el parque automotor de la entidad, así como de los conductores.

Se efectúo revisión, observación y análisis del sistema de información del contratista para cruce y

verificación en la aplicación de controles.

Es de anotar que los estudios y el análisis sobre el contenido de esta auditoría, se encuentran

debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Oficina de

Control Interno.

7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR

A solicitud de la Dirección General, la Oficina de Control Interno, informa al área relacionada, la

apertura de auditoria especial con requerimiento de reunión de iniciación, informándose a la líder del

proceso, la Dra. Victoria Eugenia Suárez López – Profesional Universitario Código 219 – Grado 10 y

Coordinadora del Proyecto Institucional Infraestructura Proyecto 959 a través de memorando

2016IE3874 del 06 de mayo de 2016 y llevándose a cabo el área de Transporte, el día 10 de mayo de

2016, con la líder del proceso y el Supervisor de la orden de compra OC 5999, suministro de

combustible.

En dicha convocatoria, se informó a los participantes del proceso a auditar, el objetivo, alcance y el

proceso de ejecución de la auditoría, cerrando el ciclo de la planeación de la auditoría, respectivamente.

En la etapa ejecutoria, se verifica la información que posee el proceso, identificándose que el

combustible, se suministra a los vehículos, a la maquinaria, a los equipos y proyectos del IDIPRON;

con este propósito, los profesionales del área de transporte obtienen la información a través de correo

electrónico sobre los requerimientos de combustible, una vez las partes interesadas lo establezcan en el

formato denominado “SOLICITUD CONSUMO DE COMBUSTIBLE A-SAD-FT-004”, este se

constituye en uno de los tantos requisitos y/o controles que posee la entidad para que efectúe el

abastecimiento, en estos particulares.


LA GESTION


VERSIÓN 01



6

Pero para el caso del suministro de combustible al parque automotor, la entidad adopta un

procedimiento establecido en el manual de procesos y procedimientos cuya denominación es

CONTROL DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE A-SAD-PR-001, vigente desde 26 de diciembre de

2014.

En el cual se describen algunas condiciones generales para llevar a cabo el suministro entre las que se

destacan y vale la pena mencionar dados los resultados encontrados en la presente auditoria, los

siguientes:

1. Existe un sistema de combustible, mediante un aplicativo web de CDC y CRM1 del contratista

Terpel, señalándose que el suministro al parque automotor estará habilitado los días lunes, miércoles y

viernes, pero además afirma que, cuando la semana tenga algún festivo el suministro se realizará los

días martes y jueves. (Es de anotar que este sistema es objeto de verificación y seguimiento por parte

del supervisor según el Acuerdo Marco convenido)

2. Así mismo, señala que los conductores semanalmente, deben entregar los comprobantes de

suministro de combustible al profesional universitario encargado del área del Transporte quien

verificará el suministro, con el nombre claro de quien realizó el tanqueo y su respectivo número de

cédula. (Subrayado nuestro).

3. El procedimiento también afirma que cada conductor debe verificar (inmediatamente después del

suministro) en el comprobante de tanqueo, la fecha, hora de tanqueo, los kilómetros reportados y

galones suministrados; en caso de presentarse alguna irregularidad, ésta debe ser reportada al área de

transporte al Profesional Universitario encargado. (Subrayado nuestro).

4. Y el control de suministro de combustible del parque automotor debe ser realizado por el Profesional

Universitario encargado de verificar el suministro de combustible o Supervisor del contrato designado

del Área de Transporte, encargado de verificar el suministro de combustible, mediante los chips

instalados en cada vehículo y/o el maestro y los medios tecnológicos suministrados por el proveedor.

(Subrayado nuestro).

5. El Profesional Universitario encargado de verificar el suministro de combustible o el Supervisor del

contrato debe planear el consumo de combustible del parque automotor propio de la entidad, teniendo

en cuenta recorridos del parque automotor del Instituto. (Subrayado nuestro).

Lo anterior, representa los controles procedimentalmente establecidos por el líder del proceso y que se

encuentran vigentes desde el año 2014.

1 Un CMR, corresponde a las siglas “Customer Relationship Management”, y se entiende como una estrategia de negocio

focalizada en el cliente a través de aplicaciones informáticas que permiten procesar, analizar y exponer la información

resultante para medir y retroalimentar la estrategia de negocio de Terpel con sus contratantes, que para este caso en

particular obedece al objeto contractual “suministro de combustible”. El CDC, es una aplicación que permite identificar,

capturar y entregar información de fuentes de datos empresariales a los clientes y viceversa.


LA GESTION


VERSIÓN 01



7

Por otra parte, para el suministro de combustible Diésel-ACPM ecológico Premium y gasolina corriente

para el parque automotor, equipos y maquinaria de propiedad y a cargo del IDIPRON, se implementó

una orden de compra derivada del acuerdo marco de precios para el suministro de combustible en

Bogotá y sus alrededores CCE-290-1-AMP-2015, en este acuerdo, los proveedores se obligan a

suministrar Combustible en las ciudades y los municipios de cobertura de las entidades compradoras de

acuerdo con la oferta presentada y las especificaciones técnicas y requisitos del suministro ofrecidos a

Colombia Compra eficiente en la licitación pública.

Los Acuerdos Marco de Precios están contenidos en la Ley 1150 de 2007 y desarrollados por el Decreto

4170 de 2011, que establece las funciones de Colombia Compra Eficiente para el diseño, organización

y celebración de estos acuerdos. El Acuerdo Marco de Precios es entendido como un contrato entre un

representante de los compradores y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del bien o

servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así

como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente,

los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su

compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden de compra para la

adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo.

Para profundizar sobre el mismo es pertinente considerar que los Acuerdo Marco de Precios se

estructuran en dos partes, operación principal y secundaria:

a) En la Operación principal Colombia Compra Eficiente debe identificar los bienes y servicios de

características uniformes y de común utilización que deben ser objeto del acuerdo. Por otro lado debe

realizar un estudio del mercado, teniendo en cuenta las ofertas, demandas y el interés de que esos

bienes y servicios sean incluidos. A partir de allí se seleccionan los proveedores y se suscribe el

acuerdo.

b) En la operación secundaria, la entidad pública compradora identifica una necesidad y la decisión de

efectuar un gasto para satisfacerla. Antes de adquirir bienes y servicios de características uniformes, la

entidad estatal debe verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios para ese bien o servicio. Si existe,

debe suscribirlo enviando una comunicación a Colombia Compra Eficiente y poner la orden de compra

en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios.

De acuerdo a las reglas del Acuerdo Marco de Precios, la entidad compradora está obligada a elaborar

estudios y documentos previos para adquirir bienes o servicios. (Subrayado nuestro). Para ello,

Colombia Compra eficiente ha dispuesto en la Tienda virtual del Estado Colombiano un formulario en

el cual la Entidad Compradora debe elaborar los estudios y documentos previos.

El Estado, al contratar bienes y servicios en el ejercicio de sus funciones constitucionales debe realizar

un análisis previo para garantizar el cumplimiento de sus objetivos. El resultado de ese análisis debe


LA GESTION


VERSIÓN 01



8

consignarse en los estudios y documentos previos del proceso de contratación. Estas averiguaciones

técnicas son vitales para alcanzar los objetivos de eficacia, eficiencia, economía, promoción de la

competencia y manejo del riesgo. A este concepto se le denomina: “Principio de planeación”.

Este principio debe desarrollar unos interrogantes que conducirán a la correcta caracterización de las

necesidades: ¿Qué es lo que se requiere contratar?, ¿Con cuántos recursos se cuenta?, ¿Cuáles son los

términos tanto de la ejecución presupuestal, como los requisitos de la obra requerida por la comunidad?

y ¿Cuáles son los factores que inciden en el desarrollo de los procesos que se realizan? De igual forma,

se deben definir, estimar y asignar los riesgos previsibles. Esto debe estar plasmado en los estudios y

documentos previos de todo contrato estatal, que se materializa durante toda la actividad administrativa

de contratación, que va desde el establecimiento de la necesidad hasta cuando se cumplan los términos

de la garantía2.

El Consejo de Estado, expresó sobre el principio de planeación:

“...Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están

obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta

indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos,

antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos

otros aspectos relevantes:

i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato.

ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que

justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja.

iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban

reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se

haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los

diseños, planos, análisis técnicos, etc. (Subrayado nuestro).

iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la

celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones,

cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la

modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto.

v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir

las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato.

2 Las fallas de planeación y su incidencia en el contrato estatal de obra. Iriana Aponte Díaz.

http://revistas.uexternado.edu.co/index.php/Deradm/article/view/3831/4087


LA GESTION


VERSIÓN 01



9

vi) La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de

proveedores...(Subrayado fuera de texto)3”

De acuerdo a la Jurisprudencia del Consejo de Estado, la violación por omisión del principio de

planeación dentro de los contratos estatales puede constituir un objeto ilícito que causaría la nulidad

absoluta.

La etapa previa exige el esfuerzo coordinado de las áreas administrativas y misionales del

contratante, con el fin de establecer con precisión qué se va a contratar, en qué modalidad, qué

riesgos asume la entidad en la contratación, cómo se pueden aminorar esos riesgos y demás aspectos

que permitan que se satisfaga al mejor precio, en el menor tiempo posible y con la más alta

calidad, las necesidades establecidas.

8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES

A la fecha el proceso de Servicios Administrativos, respecto a la actividad de suministro de

combustible, no cuenta con hallazgos vigentes de acuerdo con los últimos informes de auditoría de la

Contraloría de Bogotá y por parte de la Oficina de Control Interno.

9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

De acuerdo con los hallazgos identificados producto de la evaluación y el seguimiento a la gestión en el

marco del desarrollo a las actividades inherentes al suministro de combustible en la entidad y que

obedecen al objetivo y alcance planteados para la presente auditoria especial, vale la pena señalar las

siguientes consideraciones:

1. Principio de planeación

Teniendo en cuenta que la Resolución 001 de 2001 “Por el cual se expide el Manual de Procedimientos

Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en los Entes Públicos del Distrito

Capital” señala en el numeral 5.2 parágrafo 1 que, “Los consumos de combustible y lubricantes deben

ajustarse a la programación mensual que realice cada entidad, la cual tendrá en cuenta la estadística

de los consumos teniendo en cuenta como base el kilometraje y el servicio efectivo prestado por cada

vehículo. Estableciendo en el plan de consumo, se remitirá a la estación de servicio o puntos de

suministro y a la dependencia que tiene a cargo el control y la prestación de servicio, para su

seguimiento.” (Subrayado nuestro).

3 Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31 de agosto de

2006, Radicación R- 7664.


LA GESTION


VERSIÓN 01



10

En el ejercicio de la auditoría se evidencio que el proceso “Servicios Administrativos” tiene debilidad

en relación al “principio de planeación”, ya que si bien existe una herramienta de control denominada

“SOLICITUD CONSUMO DE COMBUSTIBLE A-SAD-FT-004” aplicada por el área para llevar un

control de las solicitudes de combustible para la maquinaria, los proyectos, las áreas y las Unidades de

Protección Integral que lo requieren, este no se constituye como elemento para realizar una juiciosa y

consiente revisión de los requisitos relacionados con el suministro de combustible en la entidad, por

cuanto no se cuenta con un plan de consumo tal como lo señala la norma contemplada anteriormente.

Es de anotar que todo plan posee una serie de criterios para su formulación entre las que se encuentran

como mínimo:

- Un análisis de la situación respecto a la necesidad para el suministro del combustible en la

entidad. (DAFO, entorno, Recursos Humanos, Mercado, Competencia, Producto,

Comunicación).

- Objetivos, teniendo en cuenta: que sean medibles, alcanzables, realistas, específicos y/o

precisos, flexibles, etc…)

- Estrategia. (Producto, Distribución)

- Plan de Acción (Acción Concreta, descripción, objetivos de acción y resultados, Indicadores,

Responsable, Personal necesario, recursos, presupuesto, cronograma.

- Presupuesto

- Controles (Rentabilidad, Precios, Producto, estudios de calidad, etc…)

La misma debilidad se encontró en el contrato con la Orden de Compra OC 5999 para el suministro de

combustible en la entidad, por cuanto los estudios previos tienen una necesidad de combustible

cuantificada para el período comprendido entre el 22 de diciembre de 2015 y el 30 de junio de 2016 de

CIENTO SETENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS MCTE ($ 177’000.000), y una vez revisada la

carpeta de la orden de compra No. 20155999 se registraron los siguientes pagos:

1. Primer pago. 23 de febrero de 2016: $ 19’090.885

2. Segundo pago. 10 de marzo de 2016: $ 14’124.538

3. Tercer pago. 17 de marzo de 2016: $ 13’597.936

4. Cuarto pago. 21 de abril de 2016: $ 11’973.639

5. Quinto pago. 19 de abril de 2016: $ 9’126.930

Para un total de $ 67’913.928 como pago parcial a 15 de mayo de 2016, quedando pendiente por

consumir a 30 de junio del mismo año $ 109’086.072. De acuerdo con los consumos históricos

registrados es posible concluir que no se va a consumir en el tiempo establecido el monto de

combustible solicitado en la orden de compra, lo que nos conduce a plantearnos: ¿Cuál fue el criterio

para solicitar específicamente esa cantidad de gasolina?

Adicionalmente, los estudios previos no discriminan cuáles vehículos del parque automotor de

propiedad y a cargo del IDIPRON consumen ACPM y cuáles gasolina corriente, no se conocen sus

rendimientos, recorridos, la antigüedad, ni su historial de fallas y mantenimiento; de la misma forma,


LA GESTION


VERSIÓN 01



11

no se determinan cuáles son los equipos y máquinas del IDIPRON que necesitan abastecerse de

combustible, el tipo de suministro que requieren, ni en qué cantidad.

Es importante evitar por medio de los instrumentos diseñados por la normatividad vigente que la

celebración, ejecución y liquidación de los contratos sea producto de la improvisación, de tal forma que

se puedan proteger los recursos del patrimonio público encomendados al Instituto. Para ello es

importante que los citados estudios previos sean el producto de un trabajo juicioso en el que se puedan

determinar claramente cada uno de los ítems señalados arriba.

2. Controles establecidos

Salida de combustibles y lubricantes

Dentro del procedimiento de control de Combustible en su actividad No 3 se contempla como

mecanismo de control para la entrega de suministro de combustible ya sea de gasolina o ACPM de

acuerdo a la necesidad del automotor, entre la entidad contratada “TERPEL” y el respectivo conductor

del Instituto, un comprobante de tanqueo “Comprobante” que se caracteriza por tener información

relacionada con el nombre la entidad contratada, el nombre del Instituto, fecha y hora de entrega del

suministro, número de placa del vehículo, kilometraje, cantidad de combustible, nombre del conductor,

número de cédula y firma.

Si bien es cierto este instrumento cumple con los requisitos establecidos por la Contaduría a través de la

resolución 001 del 2001, se evidencia por una parte, que de aproximadamente 500 comprobantes

revisados correspondientes al primer trimestre del presente año, el 10% se encontró en una inadecuada

manipulación, presentando enmendaduras, tachones e información inconsistente en kilometraje; y por

la otra, incumplimiento por parte del supervisor de tomar medidas frente a las irregularidades

presentadas, tal como lo señala el proceso de “servicios administrativos control de consumo de

combustible del Idipron”, lo que no garantiza claridad ni precisión de la cantidad de combustible

entregada a cada conductor, reflejando poca eficacia y efectividad en su aplicación.


LA GESTION


VERSIÓN 01



12

EVIDENCIA FOTOGRAFICA TACHONES Y ENMENDADURAS


LA GESTION


VERSIÓN 01



13

EVIDENCIA FOTOGRAFICA DE VALES CON KILOMETRAJE NO ACORDE


LA GESTION


VERSIÓN 01



14

Control de recorridos

Tal como se establece en el procedimiento “Administración de Servicios Administrados”, para llevar el

control de recorridos de ida y regreso en un día por conductor, la entidad implementó el formato

“Control de Recorridos”, que tiene como finalidad llevar la bitácora y kilómetros recorridos por día.

Producto de la auditoria se revisaron las carpetas de 26 conductores correspondientes al tercer trimestre

del año en curso, encontrando:

En el 90% aproximadamente de los formatos revisados carecen de la firma del “responsable”, en el

entendido que se hace referencia a la persona encargada de realizar el control y seguimiento a la

información registrada en dichos formatos.


LA GESTION


VERSIÓN 01



15

De la misma manera se evidencia que en algunos casos no se cuenta con ninguna de las firmas

(conductor y responsable), tal es el caso del señor MARCO ANTONIO PAEZ PAEZ que no las

registra en los días del 26 al 30/03/2016.


LA GESTION


VERSIÓN 01



16


LA GESTION


VERSIÓN 01



17

Se realizó un ejercicio tomando un mismo recorrido con diferentes conductores y utilizando como

referencia el estudio realizado por el área de almacén en relación con la distancia recorrida en

kilómetros entre las diferentes unidades y sede administrativa del Instituto, en octubre y noviembre

del 2015


LA GESTION


VERSIÓN 01



18

SOBRECOSTOS GENERADOS POR CONSUMO DE CONBUSTIBLE

INICIAL FINAL CONDUCTORKILOMETRAJE

CALCULADO

NUMEROS

RECORRIDOS

TOTAL

KILOMETRAJE

CALCULADO

KILOMETROS

REPORTADOS

TOAL

KILOMETRAJE

REPORTADO

(E*G)

DIFERENCIAS

KILOMETRAJE

(H-F)

%

COMSUMO DE

LA

DIFERENCIA

VALOR POR

GALON (I)

FLORIDA ARCADIA ALEJANDRO GONZALEZ 6 2 12 7 14 2 0,13 913$

FLORIDA ARCADIA ALEJANDRO GONZALEZ 6 3 18 8 24 6 0,38 2.738$

FLORIDA ARCADIA NOEL ROJAS 6 54 324 11 594 270 16,88 123.188$





FLORIDA ARCADIA NOEL ROJAS 6 1 6 6 6 0 0,00 -$

FLORIDA ARCADIA NOEL ROJAS 6 1 6 5 5 -5 -0,31 (2.281)$

FLORIDA ARCADIA ANDRO JIMENES TENJO 6 1 6 23 23 17 1,06 7.756$

FLORIDA ALAMOS NOEL ROJAS 11 1 11 49 49 38 2,38 17.338$




133 913 257 1978 1183 73,94 539.744$ TOTAL

PRIMER TRIMESTRE 2016

ANALISIS DE RECORRIDOS REPORTADOSCONTROL DE DISTANCIAS-LINEA BASE


LA GESTION


VERSIÓN 01



19

La muestra analizada permite evidenciar que existe diferencia de kilometraje reportado en el mismo

recorrido, especialmente con el conductor JOSE NOE ROJAS que relaciona entre otros, para el

recorrido de FLORIDA-ARCADIA 11 kilómetros, mientras que en el estudio se considera 6 Km. para

una diferencia de 5 Km, si se considera el total de recorridos realizados se obtiene una diferencia de

270 lo que representa un sobrecosto de $ 123.118. Por otra parte en el recorrido de FLORIDA –

ALAMOS, el kilometraje reportado por el mismo conductor es de 39 Km, mientras que en el estudio se

estableció una distancia de 11 Km lo que genera una diferencia de 28 Km, si se considera el total de

recorridos (14) en la muestra se registra un sobrecosto de $ 178.850 y si se revisa la totalidad de la

información se obtiene como resultado un incremento de $ 539.744

Actividades de Supervisión

La supervisión a la orden de compra 5999 de 2015 quedó establecida en el profesional Universitario

Código 219 Grado 01, con el fin de que ejerza control eficaz y oportuno de la ejecución del Acuerdo

Marco de Precios, hacer el seguimiento del cumplimiento de los términos y condiciones en los términos

de la Orden Contratada, revisando y aprobando las facturas correspondientes y verificando que la

Entidad Compradora realice el pago de las facturas aprobadas en los términos establecidos. En el caso

de presentarse una eventualidad que dé lugar a un incumplimiento de las obligaciones del proveedor, el

supervisor está en la obligación de informar a Colombia Compra Eficiente sobre los hechos para aplicar

las sanciones establecidas.

En lo concerniente al CONSUMO DEL COMBUSTIBLE, la entidad ha previsto en el procedimiento

para el control de consumo de combustible la actividad de supervisión con el fin de obtener

información necesaria para la realización de los informes y el análisis de ejecución contractual. En este

procedimiento se prevé la entrega semanal por parte de los conductores del Comprobante de Suministro

de Combustible, en el que se debe verificar la fecha, hora de tanqueo, kilómetros reportados y galones

suministrados, por el profesional encargado de la verificación para la planeación, seguimiento y control

al consumo de combustible del parque automotor propio de la entidad.

En el caso de encontrar anomalías, el supervisor de la orden de compra debe formular el plan de

mejoramiento y aplicar acciones de mejora de acuerdo a los resultados obtenidos en el análisis de la

información, teniendo en cuenta los lineamientos del procedimiento respectivo. En el desarrollo de la

auditoría se encontraron tres informes mensuales sobre el consumo de combustible, en ninguno de ellos

se encuentran la detección de anomalías ni la toma de medidas para reducir los riesgos inherentes al

contrato, ni se evidencia ningún tipo de mecanismo diferente al informe que garantice el cabal

cumplimiento de la función de supervisión.


LA GESTION


VERSIÓN 01



20

9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS

En el ejercicio de la auditoria se observó el interés del encargado de la administración del parque

automotor, frente al seguimiento y control de las funciones y/o obligaciones de los conductores

responsables del suministro y manejo adecuado del combustible, a través de la formulación e

implementación de lineamientos de buenas prácticas, capacitaciones en técnicas de ahorro, llamadas de

atención relacionadas con inconsistencias de la información suministrada y la oportunidad en la entrega

de la información reportada en las planillas de recorridos.

9.2 OBSERVACIONES

Se observa bajo nivel de aplicación de las buenas prácticas de gestión documental en el área de

transporte, debido a que no se encontró una adecuada organización, custodia y preservación de la

información contenida en las carpetas del parque automotor revisadas, conforme a los lineamientos

establecidos en la política archivística y el programa integrado de conservación documental.

9.3 NO CONFORMIDADES

En el área de Transporte se detectó una debilidad basada en el principio de la planeación, por cuanto

no se pudo comprobar la existencia de un plan de consumo que permita determinar los requisitos

y/o necesidades que se esperan para el suministro de combustible en la entidad, teniendo en cuenta

la trazabilidad de los requerimientos del mismo de manera histórica, las capacidades, las existencias

del parque automotor, la maquinaria y los equipos de la entidad, omitiendo los lineamientos del

Numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009 que exige una correcta planificación de los servicios a

contratar.

Se evidencia una falla en la planeación contractual, en la medida en que el monto establecido en la

orden de compra 5999 de 2015 no se adecua a las necesidades institucionales, de tal manera que

faltando un mes del consumo programado, falta por ejecutar más del 60% del monto contractual,

que contraviene, además de las citada jurisprudencia del Consejo de Estado, los criterios

establecidos en el artículo 13 del decreto 2170 de 2002, y el Numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009

que exige una correcta planificación de los servicios a contratar.

Existe debilidad en el ejercicio de Supervisión, por cuanto los Informes mensuales de consumo de

combustible por parte del supervisor, no contribuyen a la identificación de las debilidades y sus

acciones de mejora, en la medida en que no existe un análisis del comportamiento del consumo de

combustible fundamentado en evidencias reales tales como los comprobantes de combustible y las

planillas de control de recorrido, tan solo se basa en información suministrada por la entidad

prestadora de servicio de combustible, incumpliendo con lo establecido en el Manual de

Supervisión e Interventoría del IDIPRON en su artículo 3.6.


LA GESTION


VERSIÓN 01



21

La pertinencia de los controles establecidos por el proceso para llevar a cabo la provisión,

distribución y consumo del combustible, tales como, el comprobante de combustible, el control de

recorridos e informe de supervisión, entre otros, son poco efectivos en la medida en que la

información a través de los documentos y registros que tiene el proceso de control de consumo de

combustible no es veraz, clara, oportuna, precisa, confiable y es fácilmente manipulable, lo que no

garantiza la optimización del recurso físico utilizado, propósito que buscan las políticas,

procedimientos, instructivos y mapa de riesgos implementados por el Instituto para tal fin, y de

conformidad a los establecido en el Numeral 3.5 del Manual de Supervisión e Interventoría del

Instituto.

9.4 RECOMENDACIONES

Fortalecer los mecanismos de seguimiento y medición de los recorridos en los vehículos utilizados

por la entidad, para que la información generada sirva para una adecuada toma de decisión y control

de los recursos, entre otras, como herramientas tecnológicas (GPS).

Convocar el comité de contratación con el propósito de realizar la debida planeación del consumo

del combustible y garantizar la implementación de estrategias para combatir la corrupción dentro

del Instituto, en consonancia de lo establecido por el manual de contratación.

Revisar y ajustar los controles con que cuenta el Instituto para garantizar la optimización de los

recursos físicos y la debida prestación del servicio.

Tener en cuenta la directrices y Políticas vigentes en materia Documental, que garanticen la

organización, custodia y preservación documental del proceso para una adecuada trazabilidad de la

información.

Desarrollar estrategias para fomentar la cultura de autocontrol en los conductores que prestan sus

servicios a la entidad, por cuanto tienen responsabilidad en la debida prestación del servicio de

transporte, dadas las omisiones en el desarrollo de las funciones y/o actividades propias de su

ejercicio.

Capacitar al personal encargo de la adquisición de bienes y servicios por medio de los Acuerdos

Marco de Precios, para el conocimiento integral de los procedimientos inherentes a su desarrollo

(etapa precontractual, contractual y de liquidación).


LA GESTION


VERSIÓN 01



22

10. CONCLUSIONES

Como resultado de esta auditoria se puede concluir que debido a una deficiente planeación, ejecución,

seguimiento y poca confiabilidad de los controles; el suministro de combustible en el instituto, está

expuesto en un alto nivel de riesgo de afectación de los recursos administrados por el Instituto, de tal

manera, que es necesario tomar medidas pertinentes para evitar su posible materialización, tales como,

la respectiva investigación disciplinaria, la implementación de controles más robustos, o en últimas la

posibilidad de diseñar una reingeniería a dicho proceso.

Vº Bº Auditor (a) Líder

FIRMA:________________________________

NOMBRE: Johanna Catherine Gámez Villamizar

Vº Bº Equipo Auditor

FIRMA: ___________________________________

NOMBRE: Martha Cecilia Mancilla


FIRMA: ___________________________________

NOMBRE: Jesús Leandro Tarazona Moncada


FIRMA: ___________________________________

NOMBRE: Nilson Javier Rodríguez Rojas

Aprobación Jefe Oficina de Control Interno

FIRMA:_______________________________________

NOMBRE: Gustavo Olaya Ferreira

AUDITORIA INTERNA ESPECIAL PROCESO DE APOYO …

Documents

Transcript of AUDITORIA INTERNA ESPECIAL PROCESO DE APOYO …