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PROCESO SEGUIMIENTO Y EVALUACION A
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VERSIÓN 01
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AUDITORIA INTERNA ESPECIAL
PROCESO DE APOYO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BOGOTA, MAYO DE 2016
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Contenido
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 3 2. CRITERIOS DE AUDITORIA .............................................................................................................................. 3 3. OBJETIVO .............................................................................................................................................................. 4 4. ALCANCE .............................................................................................................................................................. 4 5. EQUIPO DE TRABAJO ......................................................................................................................................... 4 6. METODOLOGIA APLICADA ............................................................................................................................... 5 7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR ......................................................................................................... 5 8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES ...................................................................................................... 9 9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ................................................................................................................... 9 9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS ...................................................................... 20 9.2 OBSERVACIONES ............................................................................................................................................ 20 9.3 NO CONFORMIDADES .................................................................................................................................... 20 9.4 RECOMENDACIONES ...................................................................................................................................... 21 10. CONCLUSIONES ............................................................................................................................................... 22 11. ANEXOS ............................................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
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AUDITORIA INTERNA ESPECIAL
PROCESO DE APOYO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS - SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
1. INTRODUCCIÓN
La Entidad, con el propósito de garantizar la prestación de servicios de tipo administrativo, ha dispuesto
un proceso denominado con el mismo nombre (“Servicios Administrativos”), dentro de los cuales se
cuenta con el servicio de transporte y el suministro de combustible a los diferentes procesos, proyectos,
áreas y Unidades de Protección Integral, para el cumplimiento de la misión, efectuándose la adquisición
del mismo por medio de la Tienda Virtual del Estado Colombiano – Colombia Compra Eficiente para
el proceso de contratación.
Por lo anterior, el presente informe es el resultado de la auditoria especial al proceso de apoyo –
Servicios Administrativos – Suministro de Combustible, con el fin de atender la solicitud del Director
del Instituto, con radicado 2016IE3176 del 13 de abril de 2016, quien expresamente señala “En el
marco del programa anual de auditorías especiales, me permito solicitarle realizar en la menor
brevedad auditoria especial al área de Transporte, en relación a la administración del combustible en
el Instituto”.
2. CRITERIOS DE AUDITORIA
- Constitución Política de Colombia 1991.
- Resolución 001 de 2001. Del Contador General de Bogotá D.C, “Por la cual se expide el
Manual de Procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes
de los Entes Públicos del Distrito Capital.”
- Ley 872 de 2003 “Por medio del cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama
ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”.
- Manuales, Instructivos y Procedimientos Internos.
- Decreto 4485 del 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
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- Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica
Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales -
NTD:SIG 001:2011"
- Decreto 943 de 2014 "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
- Ley 80 de 1993 "Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública"
- Ley 1150 de 2007 " Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos."
- Directiva 003 de 2013 "Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con
incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y
documentos público".
3. OBJETIVO
Evaluar los controles para establecer el grado de eficiencia y confiabilidad en la administración,
suministro y uso del combustible de los vehículos de la entidad.
4. ALCANCE
Verificar la adherencia, la oportunidad y la efectividad de los controles establecidos por el proceso
Servicios Administrativos en la administración, manejo, custodia y suministro de combustible para la
entidad durante el primer trimestre del año 2016.
5. EQUIPO DE TRABAJO
ROLES EN LA
AUDITORIA NOMBRES COMPETENCIAS
AUDITOR LIDER
Gustavo Olaya
Revisión de los procedimientos, controles internos, riesgos y aplicación de
normas técnicas.
AUDITORES
DE APOYO
Jesús Leandro
Tarazona Moncada Revisión de los aspectos relacionados con la Gestión Contractual.
Nilson Javier
Rodríguez Rojas Revisión de los aspectos referentes a la Gestión Documental.
Martha Cecilia
Mancilla Revisión de los aspectos referentes a la Gestión Documental.
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6. METODOLOGIA APLICADA
La propuesta metodológica para efectuar el proceso de auditoría dio inició haciendo análisis de los
instrumentos aplicables como el manual de Acuerdos Marco de Precios, confrontando la información
en la página web de Colombia Compra Eficiente, Agencia Nacional encargada de conformar el
Catálogo del gran Almacén para los procesos de contratación, así como su tienda virtual.
Se realizaron acompañamientos y desplazamientos al área de Transporte donde se inspeccionaron
documentos y registros, examinando físicamente los mismos, revisando comprobantes que requirieron
probar la validez de la información contenida, en lo referente al suministro de combustibles en las
carpetas que componen el parque automotor de la entidad, así como de los conductores.
Se efectúo revisión, observación y análisis del sistema de información del contratista para cruce y
verificación en la aplicación de controles.
Es de anotar que los estudios y el análisis sobre el contenido de esta auditoría, se encuentran
debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Oficina de
Control Interno.
7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR
A solicitud de la Dirección General, la Oficina de Control Interno, informa al área relacionada, la
apertura de auditoria especial con requerimiento de reunión de iniciación, informándose a la líder del
proceso, la Dra. Victoria Eugenia Suárez López – Profesional Universitario Código 219 – Grado 10 y
Coordinadora del Proyecto Institucional Infraestructura Proyecto 959 a través de memorando
2016IE3874 del 06 de mayo de 2016 y llevándose a cabo el área de Transporte, el día 10 de mayo de
2016, con la líder del proceso y el Supervisor de la orden de compra OC 5999, suministro de
combustible.
En dicha convocatoria, se informó a los participantes del proceso a auditar, el objetivo, alcance y el
proceso de ejecución de la auditoría, cerrando el ciclo de la planeación de la auditoría, respectivamente.
En la etapa ejecutoria, se verifica la información que posee el proceso, identificándose que el
combustible, se suministra a los vehículos, a la maquinaria, a los equipos y proyectos del IDIPRON;
con este propósito, los profesionales del área de transporte obtienen la información a través de correo
electrónico sobre los requerimientos de combustible, una vez las partes interesadas lo establezcan en el
formato denominado “SOLICITUD CONSUMO DE COMBUSTIBLE A-SAD-FT-004”, este se
constituye en uno de los tantos requisitos y/o controles que posee la entidad para que efectúe el
abastecimiento, en estos particulares.
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Pero para el caso del suministro de combustible al parque automotor, la entidad adopta un
procedimiento establecido en el manual de procesos y procedimientos cuya denominación es
CONTROL DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE A-SAD-PR-001, vigente desde 26 de diciembre de
2014.
En el cual se describen algunas condiciones generales para llevar a cabo el suministro entre las que se
destacan y vale la pena mencionar dados los resultados encontrados en la presente auditoria, los
siguientes:
1. Existe un sistema de combustible, mediante un aplicativo web de CDC y CRM1 del contratista
Terpel, señalándose que el suministro al parque automotor estará habilitado los días lunes, miércoles y
viernes, pero además afirma que, cuando la semana tenga algún festivo el suministro se realizará los
días martes y jueves. (Es de anotar que este sistema es objeto de verificación y seguimiento por parte
del supervisor según el Acuerdo Marco convenido)
2. Así mismo, señala que los conductores semanalmente, deben entregar los comprobantes de
suministro de combustible al profesional universitario encargado del área del Transporte quien
verificará el suministro, con el nombre claro de quien realizó el tanqueo y su respectivo número de
cédula. (Subrayado nuestro).
3. El procedimiento también afirma que cada conductor debe verificar (inmediatamente después del
suministro) en el comprobante de tanqueo, la fecha, hora de tanqueo, los kilómetros reportados y
galones suministrados; en caso de presentarse alguna irregularidad, ésta debe ser reportada al área de
transporte al Profesional Universitario encargado. (Subrayado nuestro).
4. Y el control de suministro de combustible del parque automotor debe ser realizado por el Profesional
Universitario encargado de verificar el suministro de combustible o Supervisor del contrato designado
del Área de Transporte, encargado de verificar el suministro de combustible, mediante los chips
instalados en cada vehículo y/o el maestro y los medios tecnológicos suministrados por el proveedor.
(Subrayado nuestro).
5. El Profesional Universitario encargado de verificar el suministro de combustible o el Supervisor del
contrato debe planear el consumo de combustible del parque automotor propio de la entidad, teniendo
en cuenta recorridos del parque automotor del Instituto. (Subrayado nuestro).
Lo anterior, representa los controles procedimentalmente establecidos por el líder del proceso y que se
encuentran vigentes desde el año 2014.
1 Un CMR, corresponde a las siglas “Customer Relationship Management”, y se entiende como una estrategia de negocio
focalizada en el cliente a través de aplicaciones informáticas que permiten procesar, analizar y exponer la información
resultante para medir y retroalimentar la estrategia de negocio de Terpel con sus contratantes, que para este caso en
particular obedece al objeto contractual “suministro de combustible”. El CDC, es una aplicación que permite identificar,
capturar y entregar información de fuentes de datos empresariales a los clientes y viceversa.
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Por otra parte, para el suministro de combustible Diésel-ACPM ecológico Premium y gasolina corriente
para el parque automotor, equipos y maquinaria de propiedad y a cargo del IDIPRON, se implementó
una orden de compra derivada del acuerdo marco de precios para el suministro de combustible en
Bogotá y sus alrededores CCE-290-1-AMP-2015, en este acuerdo, los proveedores se obligan a
suministrar Combustible en las ciudades y los municipios de cobertura de las entidades compradoras de
acuerdo con la oferta presentada y las especificaciones técnicas y requisitos del suministro ofrecidos a
Colombia Compra eficiente en la licitación pública.
Los Acuerdos Marco de Precios están contenidos en la Ley 1150 de 2007 y desarrollados por el Decreto
4170 de 2011, que establece las funciones de Colombia Compra Eficiente para el diseño, organización
y celebración de estos acuerdos. El Acuerdo Marco de Precios es entendido como un contrato entre un
representante de los compradores y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del bien o
servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así
como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente,
los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su
compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden de compra para la
adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo.
Para profundizar sobre el mismo es pertinente considerar que los Acuerdo Marco de Precios se
estructuran en dos partes, operación principal y secundaria:
a) En la Operación principal Colombia Compra Eficiente debe identificar los bienes y servicios de
características uniformes y de común utilización que deben ser objeto del acuerdo. Por otro lado debe
realizar un estudio del mercado, teniendo en cuenta las ofertas, demandas y el interés de que esos
bienes y servicios sean incluidos. A partir de allí se seleccionan los proveedores y se suscribe el
acuerdo.
b) En la operación secundaria, la entidad pública compradora identifica una necesidad y la decisión de
efectuar un gasto para satisfacerla. Antes de adquirir bienes y servicios de características uniformes, la
entidad estatal debe verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios para ese bien o servicio. Si existe,
debe suscribirlo enviando una comunicación a Colombia Compra Eficiente y poner la orden de compra
en los términos establecidos en el Acuerdo Marco de Precios.
De acuerdo a las reglas del Acuerdo Marco de Precios, la entidad compradora está obligada a elaborar
estudios y documentos previos para adquirir bienes o servicios. (Subrayado nuestro). Para ello,
Colombia Compra eficiente ha dispuesto en la Tienda virtual del Estado Colombiano un formulario en
el cual la Entidad Compradora debe elaborar los estudios y documentos previos.
El Estado, al contratar bienes y servicios en el ejercicio de sus funciones constitucionales debe realizar
un análisis previo para garantizar el cumplimiento de sus objetivos. El resultado de ese análisis debe
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consignarse en los estudios y documentos previos del proceso de contratación. Estas averiguaciones
técnicas son vitales para alcanzar los objetivos de eficacia, eficiencia, economía, promoción de la
competencia y manejo del riesgo. A este concepto se le denomina: “Principio de planeación”.
Este principio debe desarrollar unos interrogantes que conducirán a la correcta caracterización de las
necesidades: ¿Qué es lo que se requiere contratar?, ¿Con cuántos recursos se cuenta?, ¿Cuáles son los
términos tanto de la ejecución presupuestal, como los requisitos de la obra requerida por la comunidad?
y ¿Cuáles son los factores que inciden en el desarrollo de los procesos que se realizan? De igual forma,
se deben definir, estimar y asignar los riesgos previsibles. Esto debe estar plasmado en los estudios y
documentos previos de todo contrato estatal, que se materializa durante toda la actividad administrativa
de contratación, que va desde el establecimiento de la necesidad hasta cuando se cumplan los términos
de la garantía2.
El Consejo de Estado, expresó sobre el principio de planeación:
“...Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están
obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta
indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos,
antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos
otros aspectos relevantes:
i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato.
ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que
justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja.
iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban
reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se
haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los
diseños, planos, análisis técnicos, etc. (Subrayado nuestro).
iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la
celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones,
cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la
modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto.
v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir
las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato.
2 Las fallas de planeación y su incidencia en el contrato estatal de obra. Iriana Aponte Díaz.
http://revistas.uexternado.edu.co/index.php/Deradm/article/view/3831/4087
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vi) La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de
proveedores...(Subrayado fuera de texto)3”
De acuerdo a la Jurisprudencia del Consejo de Estado, la violación por omisión del principio de
planeación dentro de los contratos estatales puede constituir un objeto ilícito que causaría la nulidad
absoluta.
La etapa previa exige el esfuerzo coordinado de las áreas administrativas y misionales del
contratante, con el fin de establecer con precisión qué se va a contratar, en qué modalidad, qué
riesgos asume la entidad en la contratación, cómo se pueden aminorar esos riesgos y demás aspectos
que permitan que se satisfaga al mejor precio, en el menor tiempo posible y con la más alta
calidad, las necesidades establecidas.
8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES
A la fecha el proceso de Servicios Administrativos, respecto a la actividad de suministro de
combustible, no cuenta con hallazgos vigentes de acuerdo con los últimos informes de auditoría de la
Contraloría de Bogotá y por parte de la Oficina de Control Interno.
9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA
De acuerdo con los hallazgos identificados producto de la evaluación y el seguimiento a la gestión en el
marco del desarrollo a las actividades inherentes al suministro de combustible en la entidad y que
obedecen al objetivo y alcance planteados para la presente auditoria especial, vale la pena señalar las
siguientes consideraciones:
1. Principio de planeación
Teniendo en cuenta que la Resolución 001 de 2001 “Por el cual se expide el Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en los Entes Públicos del Distrito
Capital” señala en el numeral 5.2 parágrafo 1 que, “Los consumos de combustible y lubricantes deben
ajustarse a la programación mensual que realice cada entidad, la cual tendrá en cuenta la estadística
de los consumos teniendo en cuenta como base el kilometraje y el servicio efectivo prestado por cada
vehículo. Estableciendo en el plan de consumo, se remitirá a la estación de servicio o puntos de
suministro y a la dependencia que tiene a cargo el control y la prestación de servicio, para su
seguimiento.” (Subrayado nuestro).
3 Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31 de agosto de
2006, Radicación R- 7664.
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En el ejercicio de la auditoría se evidencio que el proceso “Servicios Administrativos” tiene debilidad
en relación al “principio de planeación”, ya que si bien existe una herramienta de control denominada
“SOLICITUD CONSUMO DE COMBUSTIBLE A-SAD-FT-004” aplicada por el área para llevar un
control de las solicitudes de combustible para la maquinaria, los proyectos, las áreas y las Unidades de
Protección Integral que lo requieren, este no se constituye como elemento para realizar una juiciosa y
consiente revisión de los requisitos relacionados con el suministro de combustible en la entidad, por
cuanto no se cuenta con un plan de consumo tal como lo señala la norma contemplada anteriormente.
Es de anotar que todo plan posee una serie de criterios para su formulación entre las que se encuentran
como mínimo:
- Un análisis de la situación respecto a la necesidad para el suministro del combustible en la
entidad. (DAFO, entorno, Recursos Humanos, Mercado, Competencia, Producto,
Comunicación).
- Objetivos, teniendo en cuenta: que sean medibles, alcanzables, realistas, específicos y/o
precisos, flexibles, etc…)
- Estrategia. (Producto, Distribución)
- Plan de Acción (Acción Concreta, descripción, objetivos de acción y resultados, Indicadores,
Responsable, Personal necesario, recursos, presupuesto, cronograma.
- Presupuesto
- Controles (Rentabilidad, Precios, Producto, estudios de calidad, etc…)
La misma debilidad se encontró en el contrato con la Orden de Compra OC 5999 para el suministro de
combustible en la entidad, por cuanto los estudios previos tienen una necesidad de combustible
cuantificada para el período comprendido entre el 22 de diciembre de 2015 y el 30 de junio de 2016 de
CIENTO SETENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS MCTE ($ 177’000.000), y una vez revisada la
carpeta de la orden de compra No. 20155999 se registraron los siguientes pagos:
1. Primer pago. 23 de febrero de 2016: $ 19’090.885
2. Segundo pago. 10 de marzo de 2016: $ 14’124.538
3. Tercer pago. 17 de marzo de 2016: $ 13’597.936
4. Cuarto pago. 21 de abril de 2016: $ 11’973.639
5. Quinto pago. 19 de abril de 2016: $ 9’126.930
Para un total de $ 67’913.928 como pago parcial a 15 de mayo de 2016, quedando pendiente por
consumir a 30 de junio del mismo año $ 109’086.072. De acuerdo con los consumos históricos
registrados es posible concluir que no se va a consumir en el tiempo establecido el monto de
combustible solicitado en la orden de compra, lo que nos conduce a plantearnos: ¿Cuál fue el criterio
para solicitar específicamente esa cantidad de gasolina?
Adicionalmente, los estudios previos no discriminan cuáles vehículos del parque automotor de
propiedad y a cargo del IDIPRON consumen ACPM y cuáles gasolina corriente, no se conocen sus
rendimientos, recorridos, la antigüedad, ni su historial de fallas y mantenimiento; de la misma forma,
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no se determinan cuáles son los equipos y máquinas del IDIPRON que necesitan abastecerse de
combustible, el tipo de suministro que requieren, ni en qué cantidad.
Es importante evitar por medio de los instrumentos diseñados por la normatividad vigente que la
celebración, ejecución y liquidación de los contratos sea producto de la improvisación, de tal forma que
se puedan proteger los recursos del patrimonio público encomendados al Instituto. Para ello es
importante que los citados estudios previos sean el producto de un trabajo juicioso en el que se puedan
determinar claramente cada uno de los ítems señalados arriba.
2. Controles establecidos
Salida de combustibles y lubricantes
Dentro del procedimiento de control de Combustible en su actividad No 3 se contempla como
mecanismo de control para la entrega de suministro de combustible ya sea de gasolina o ACPM de
acuerdo a la necesidad del automotor, entre la entidad contratada “TERPEL” y el respectivo conductor
del Instituto, un comprobante de tanqueo “Comprobante” que se caracteriza por tener información
relacionada con el nombre la entidad contratada, el nombre del Instituto, fecha y hora de entrega del
suministro, número de placa del vehículo, kilometraje, cantidad de combustible, nombre del conductor,
número de cédula y firma.
Si bien es cierto este instrumento cumple con los requisitos establecidos por la Contaduría a través de la
resolución 001 del 2001, se evidencia por una parte, que de aproximadamente 500 comprobantes
revisados correspondientes al primer trimestre del presente año, el 10% se encontró en una inadecuada
manipulación, presentando enmendaduras, tachones e información inconsistente en kilometraje; y por
la otra, incumplimiento por parte del supervisor de tomar medidas frente a las irregularidades
presentadas, tal como lo señala el proceso de “servicios administrativos control de consumo de
combustible del Idipron”, lo que no garantiza claridad ni precisión de la cantidad de combustible
entregada a cada conductor, reflejando poca eficacia y efectividad en su aplicación.
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EVIDENCIA FOTOGRAFICA TACHONES Y ENMENDADURAS
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EVIDENCIA FOTOGRAFICA DE VALES CON KILOMETRAJE NO ACORDE
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Control de recorridos
Tal como se establece en el procedimiento “Administración de Servicios Administrados”, para llevar el
control de recorridos de ida y regreso en un día por conductor, la entidad implementó el formato
“Control de Recorridos”, que tiene como finalidad llevar la bitácora y kilómetros recorridos por día.
Producto de la auditoria se revisaron las carpetas de 26 conductores correspondientes al tercer trimestre
del año en curso, encontrando:
En el 90% aproximadamente de los formatos revisados carecen de la firma del “responsable”, en el
entendido que se hace referencia a la persona encargada de realizar el control y seguimiento a la
información registrada en dichos formatos.
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De la misma manera se evidencia que en algunos casos no se cuenta con ninguna de las firmas
(conductor y responsable), tal es el caso del señor MARCO ANTONIO PAEZ PAEZ que no las
registra en los días del 26 al 30/03/2016.
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Se realizó un ejercicio tomando un mismo recorrido con diferentes conductores y utilizando como
referencia el estudio realizado por el área de almacén en relación con la distancia recorrida en
kilómetros entre las diferentes unidades y sede administrativa del Instituto, en octubre y noviembre
del 2015
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SOBRECOSTOS GENERADOS POR CONSUMO DE CONBUSTIBLE
INICIAL FINAL CONDUCTORKILOMETRAJE
CALCULADO
NUMEROS
RECORRIDOS
TOTAL
KILOMETRAJE
CALCULADO
KILOMETROS
REPORTADOS
TOAL
KILOMETRAJE
REPORTADO
(E*G)
DIFERENCIAS
KILOMETRAJE
(H-F)
%
COMSUMO DE
LA
DIFERENCIA
VALOR POR
GALON (I)
FLORIDA ARCADIA ALEJANDRO GONZALEZ 6 2 12 7 14 2 0,13 913$
FLORIDA ARCADIA ALEJANDRO GONZALEZ 6 3 18 8 24 6 0,38 2.738$
FLORIDA ARCADIA NOEL ROJAS 6 54 324 11 594 270 16,88 123.188$
FLORIDA ARCADIA NOEL ROJAS 6 14 84 10 140 80 5,00 36.500$
FLORIDA ARCADIA NOEL ROJAS 6 13 78 9 117 63 3,94 28.744$
FLORIDA ARCADIA NOEL ROJAS 6 13 78 8 104 56 3,50 25.550$
FLORIDA ARCADIA NOEL ROJAS 6 8 48 7 56 8 0,50 3.650$
FLORIDA ARCADIA NOEL ROJAS 6 1 6 6 6 0 0,00 -$
FLORIDA ARCADIA NOEL ROJAS 6 1 6 5 5 -5 -0,31 (2.281)$
FLORIDA ARCADIA ANDRO JIMENES TENJO 6 1 6 23 23 17 1,06 7.756$
FLORIDA ALAMOS NOEL ROJAS 11 1 11 49 49 38 2,38 17.338$
FLORIDA ALAMOS NOEL ROJAS 11 14 154 39 546 392 24,50 178.850$
FLORIDA ALAMOS NOEL ROJAS 11 4 44 35 140 96 6,00 43.800$
FLORIDA ALAMOS NOEL ROJAS 11 4 44 40 160 160 10,00 73.000$
133 913 257 1978 1183 73,94 539.744$ TOTAL
PRIMER TRIMESTRE 2016
ANALISIS DE RECORRIDOS REPORTADOSCONTROL DE DISTANCIAS-LINEA BASE
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La muestra analizada permite evidenciar que existe diferencia de kilometraje reportado en el mismo
recorrido, especialmente con el conductor JOSE NOE ROJAS que relaciona entre otros, para el
recorrido de FLORIDA-ARCADIA 11 kilómetros, mientras que en el estudio se considera 6 Km. para
una diferencia de 5 Km, si se considera el total de recorridos realizados se obtiene una diferencia de
270 lo que representa un sobrecosto de $ 123.118. Por otra parte en el recorrido de FLORIDA –
ALAMOS, el kilometraje reportado por el mismo conductor es de 39 Km, mientras que en el estudio se
estableció una distancia de 11 Km lo que genera una diferencia de 28 Km, si se considera el total de
recorridos (14) en la muestra se registra un sobrecosto de $ 178.850 y si se revisa la totalidad de la
información se obtiene como resultado un incremento de $ 539.744
Actividades de Supervisión
La supervisión a la orden de compra 5999 de 2015 quedó establecida en el profesional Universitario
Código 219 Grado 01, con el fin de que ejerza control eficaz y oportuno de la ejecución del Acuerdo
Marco de Precios, hacer el seguimiento del cumplimiento de los términos y condiciones en los términos
de la Orden Contratada, revisando y aprobando las facturas correspondientes y verificando que la
Entidad Compradora realice el pago de las facturas aprobadas en los términos establecidos. En el caso
de presentarse una eventualidad que dé lugar a un incumplimiento de las obligaciones del proveedor, el
supervisor está en la obligación de informar a Colombia Compra Eficiente sobre los hechos para aplicar
las sanciones establecidas.
En lo concerniente al CONSUMO DEL COMBUSTIBLE, la entidad ha previsto en el procedimiento
para el control de consumo de combustible la actividad de supervisión con el fin de obtener
información necesaria para la realización de los informes y el análisis de ejecución contractual. En este
procedimiento se prevé la entrega semanal por parte de los conductores del Comprobante de Suministro
de Combustible, en el que se debe verificar la fecha, hora de tanqueo, kilómetros reportados y galones
suministrados, por el profesional encargado de la verificación para la planeación, seguimiento y control
al consumo de combustible del parque automotor propio de la entidad.
En el caso de encontrar anomalías, el supervisor de la orden de compra debe formular el plan de
mejoramiento y aplicar acciones de mejora de acuerdo a los resultados obtenidos en el análisis de la
información, teniendo en cuenta los lineamientos del procedimiento respectivo. En el desarrollo de la
auditoría se encontraron tres informes mensuales sobre el consumo de combustible, en ninguno de ellos
se encuentran la detección de anomalías ni la toma de medidas para reducir los riesgos inherentes al
contrato, ni se evidencia ningún tipo de mecanismo diferente al informe que garantice el cabal
cumplimiento de la función de supervisión.
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9.1 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS
En el ejercicio de la auditoria se observó el interés del encargado de la administración del parque
automotor, frente al seguimiento y control de las funciones y/o obligaciones de los conductores
responsables del suministro y manejo adecuado del combustible, a través de la formulación e
implementación de lineamientos de buenas prácticas, capacitaciones en técnicas de ahorro, llamadas de
atención relacionadas con inconsistencias de la información suministrada y la oportunidad en la entrega
de la información reportada en las planillas de recorridos.
9.2 OBSERVACIONES
Se observa bajo nivel de aplicación de las buenas prácticas de gestión documental en el área de
transporte, debido a que no se encontró una adecuada organización, custodia y preservación de la
información contenida en las carpetas del parque automotor revisadas, conforme a los lineamientos
establecidos en la política archivística y el programa integrado de conservación documental.
9.3 NO CONFORMIDADES
En el área de Transporte se detectó una debilidad basada en el principio de la planeación, por cuanto
no se pudo comprobar la existencia de un plan de consumo que permita determinar los requisitos
y/o necesidades que se esperan para el suministro de combustible en la entidad, teniendo en cuenta
la trazabilidad de los requerimientos del mismo de manera histórica, las capacidades, las existencias
del parque automotor, la maquinaria y los equipos de la entidad, omitiendo los lineamientos del
Numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009 que exige una correcta planificación de los servicios a
contratar.
Se evidencia una falla en la planeación contractual, en la medida en que el monto establecido en la
orden de compra 5999 de 2015 no se adecua a las necesidades institucionales, de tal manera que
faltando un mes del consumo programado, falta por ejecutar más del 60% del monto contractual,
que contraviene, además de las citada jurisprudencia del Consejo de Estado, los criterios
establecidos en el artículo 13 del decreto 2170 de 2002, y el Numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009
que exige una correcta planificación de los servicios a contratar.
Existe debilidad en el ejercicio de Supervisión, por cuanto los Informes mensuales de consumo de
combustible por parte del supervisor, no contribuyen a la identificación de las debilidades y sus
acciones de mejora, en la medida en que no existe un análisis del comportamiento del consumo de
combustible fundamentado en evidencias reales tales como los comprobantes de combustible y las
planillas de control de recorrido, tan solo se basa en información suministrada por la entidad
prestadora de servicio de combustible, incumpliendo con lo establecido en el Manual de
Supervisión e Interventoría del IDIPRON en su artículo 3.6.
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La pertinencia de los controles establecidos por el proceso para llevar a cabo la provisión,
distribución y consumo del combustible, tales como, el comprobante de combustible, el control de
recorridos e informe de supervisión, entre otros, son poco efectivos en la medida en que la
información a través de los documentos y registros que tiene el proceso de control de consumo de
combustible no es veraz, clara, oportuna, precisa, confiable y es fácilmente manipulable, lo que no
garantiza la optimización del recurso físico utilizado, propósito que buscan las políticas,
procedimientos, instructivos y mapa de riesgos implementados por el Instituto para tal fin, y de
conformidad a los establecido en el Numeral 3.5 del Manual de Supervisión e Interventoría del
Instituto.
9.4 RECOMENDACIONES
Fortalecer los mecanismos de seguimiento y medición de los recorridos en los vehículos utilizados
por la entidad, para que la información generada sirva para una adecuada toma de decisión y control
de los recursos, entre otras, como herramientas tecnológicas (GPS).
Convocar el comité de contratación con el propósito de realizar la debida planeación del consumo
del combustible y garantizar la implementación de estrategias para combatir la corrupción dentro
del Instituto, en consonancia de lo establecido por el manual de contratación.
Revisar y ajustar los controles con que cuenta el Instituto para garantizar la optimización de los
recursos físicos y la debida prestación del servicio.
Tener en cuenta la directrices y Políticas vigentes en materia Documental, que garanticen la
organización, custodia y preservación documental del proceso para una adecuada trazabilidad de la
información.
Desarrollar estrategias para fomentar la cultura de autocontrol en los conductores que prestan sus
servicios a la entidad, por cuanto tienen responsabilidad en la debida prestación del servicio de
transporte, dadas las omisiones en el desarrollo de las funciones y/o actividades propias de su
ejercicio.
Capacitar al personal encargo de la adquisición de bienes y servicios por medio de los Acuerdos
Marco de Precios, para el conocimiento integral de los procedimientos inherentes a su desarrollo
(etapa precontractual, contractual y de liquidación).
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10. CONCLUSIONES
Como resultado de esta auditoria se puede concluir que debido a una deficiente planeación, ejecución,
seguimiento y poca confiabilidad de los controles; el suministro de combustible en el instituto, está
expuesto en un alto nivel de riesgo de afectación de los recursos administrados por el Instituto, de tal
manera, que es necesario tomar medidas pertinentes para evitar su posible materialización, tales como,
la respectiva investigación disciplinaria, la implementación de controles más robustos, o en últimas la
posibilidad de diseñar una reingeniería a dicho proceso.
Vº Bº Auditor (a) Líder
FIRMA:________________________________
NOMBRE: Johanna Catherine Gámez Villamizar
Vº Bº Equipo Auditor
FIRMA: ___________________________________
NOMBRE: Martha Cecilia Mancilla
Vº Bº Equipo Auditor
FIRMA: ___________________________________
NOMBRE: Jesús Leandro Tarazona Moncada
Vº Bº Equipo Auditor
FIRMA: ___________________________________
NOMBRE: Nilson Javier Rodríguez Rojas
Aprobación Jefe Oficina de Control Interno
FIRMA:_______________________________________
NOMBRE: Gustavo Olaya Ferreira