BAC Proveedores Administración · 2019. 2. 27. · BAC - Proveedores – Administración de...

BAC – Proveedores

Administración

Material de apoyo

BAC - Proveedores – Administración de Usuarios 2

Índice

1. Introducción .......................................................................................... 3

2. Alcance ................................................................................................. 3

3. Inscripción ............................................................................................ 4

3. Ingreso al sistema ............................................................................... 27

3.1. Modificar clave ............................................................................... 27

3.2 Configuración ...................................................................................... 28

4. Menú Administrador ............................................................................. 31

4.1. Modificar Datos del Proveedor .......................................................... 31

4.2. Solicitar Baja ................................................................................. 39

4.3. Administrar Usuarios ....................................................................... 43

4.4. Estado registral .............................................................................. 50


1. Introducción

El presente material describe los pasos para efectuar la inscripción como proveedor

en la plataforma Buenos Aires Compras y la administración a nivel sistema.

2. Alcance

El documento abarca las gestiones de pre-inscripción en BAC y la administración del

usuario proveedor. Este documento incluye las siguientes funcionalidades:

Procedimiento de inscripción

Documentacion a presentar

Ingreso al sistema

Modificar clave

Modificar informacion del proveedor

Baja

Usuarios


3. Inscripción

Para realizar la inscripción, ingresar a la página principal del portal Buenos Aires

Compras: https://buenosairescompras.gob.ar/. Desde el menú principal, seleccionar

la opción soy proveedor.

Se accede a la siguiente pantalla:

Seleccionar la opción Inscripción.

https://buenosairescompras.gob.ar/


Visualiza el siguiente menú:

Antes de realizar la inscripción es importante:

1. Tomar conocimiento del procedimiento de inscripción, clickear sobre el link y

acceder a la consulta. Ingresa a la normativa de inscripción en formato pdf.


2. Consultar la documentación a presentar, conforme el tipo de personería.


Una vez que se tomó conocimiento del procedimiento de inscripción y de la

documentación a presentar, puede iniciar la inscripción en el sistema.

Presionar el botón y seleccionar el tipo de personería a

inscribir:


Conforme el tipo de persona ingresada, el formulario habilita una serie de campos

específicos y obligatorios. Se utiliza como ejemplo el alta de una persona física.

El sistema solicita de manera obligatoria ingresar los datos correspondientes al

Nombre de Fantasía, Número de CUIT , Correo Institucional y el Código de validación:

Luego de completar dichos datos, presionar sobre y se accede a la

siguiente pantalla, en donde el sistema brinda 5 solapas, que a medida que se

completan, figurarán en color verde.

Es importante dejar en claro, que una vez completa la pantalla anterior, el sistema

envía de manera automática un mail al correo institucional ingresado, en donde

indicará el número de trámite que se genera por la presente preinscripción y además

un link que lo redirecciona a la página para que continúe con la carga

En el caso de que el proveedor, tenga que postergar la carga del formulario de

preinscripción,podrá guardar la información y volver a ingresar cuando lo necesite.

En dicha instancia, el sistema le brindará la siguiente pantalla, una vez que complete

el tipo de proveedor, nombre de fantasía, CUIT,correo institucional y código de

validación.


De esta forma, se brindan dos opciones, en el caso de presionar sobre Aceptar > el

sistema solicita lo siguiente:

Al presionar sobre Aceptar, se continua con la carga de la información.

En el caso de presionar sobre Rechazar > BAC elimina toda la información completa,

para que se realice la carga de la empresa desde el inicio.

Es importante destacar, que el número de trámite será válido sólo hasta que se

confirme la preinscripción.

En el caso de acceder directamente desde el link que envía el sistema de forma

automática al correo institucional, se accede directamente a la última página

cargada y se puede continuar desde allí.


Datos a Completar

Numero de Ingresos Brutos/Convenio Multilateral: Cargar el número de

inscripción a Ingresos Brutos o Convenio Multilateral.

Domicilio Legal: Completar los datos del domicilio real asociado a la persona física.

País: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente.

Provincia: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente.

Partido: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente.

Localidad: Desplegar la flecha invertida y elegir la opción correspondiente.

Calle: Ingresar el nombre de la calle.

Número: Ingresar la altura de la calle

Piso: Campo numérico, no obligatorio

Departamento: Campo numérico, no obligatorio


Código postal.

Número de teléfono.

Número de teléfono alternativo: Campo numérico, no obligatorio

Número de Fax: Campo numérico, no obligatorio

Domicilio constituido en la Ciudad Autonóma de Buenos Aires:

El sistema permite Utilizar el Domicilio Legal,en el caso de que el mismo se

encuentre en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, para seleccionarlo se clickea sobre

dicha opción, caso contrario se realiza la carga de los siguientes campos:

Calle: Ingresar el nombre de la calle.

Número: Ingresar la altura de la calle.

Piso: Campo numérico, no obligatorio.

Departamento: Campo numérico, no obligatorio.

Código postal: Campo numérico, ingresar el código postal de la persona física.

Número de teléfono: Cargar contacto telefónico.

Número de teléfono alternativo: Campo numérico, no obligatorio

Numero de fax: Campo numérico, no obligatorio

Categorización del tamaño de la empresa:


Colocar si se considera a la empresa como una PyME.

En el caso de que se seleccione que la empresa es una PyME, el sistema solicita el

ingreso del certificado:

Otra información:

Indicar si en la empresa trabajan personas con discapacidad.

En el caso de que se tilda la opción SI, se habilita la siguiente opción:

Una vez completos todos los datos obligatorios, presionar sobre el botón

para acceder a la próxima solapa:


Para completar el usuario administrador legitimado, se presiona el botón agregar

persona legal y los datos a completar son los siguientes: (Tener en cuenta que se

carga sólo un administrador legitimado por empresa)

Nombre

Apellido

Sexo

Fecha de Nacimiento

Nacionalidad

Estado Civil

Tipo de Documento

Número de Documento

Número de CUIT


Nombre de Usuario: Se recomienda que sea alfanumérico para evitar que ya

exista en la base de datos.

Correo electrónico: Tener en cuenta que no se puede ingresar un mismo mail

para más de un usuario.

¿Tiene monto máximo a ofertar?, en el caso de clickear que SI, se coloca cuál

es el monto.

Una vez que todos los datos se encuentren completos presionar sobre y

el sistema nos muestra el usuario cargado de la siguiente forma:

En la columna acciones, figuran dos acciones: Editar y Eliminar.


En el caso de necesitar ingresar personas legales (apoderado o representante legal),

el sistema brinda la opción mediante el menú , presionando

sobre el mismo se habilita la siguiente pantalla:

Al clickear sobre Agregar persona legal, accedemos a la siguiente ventana en donde

se completan los siguientes datos:

Los datos a completar en este caso, son todos obligatorios.

Importante: En caso de que el proveedor sea una persona jurídica el sistema

brindará la opción de completar en esta instancia, un Administrador Legitimado,

Personas Legales y Socios y/o directores.

Una vez completos los campos, presionar el botón siguiente para acceder a la solapa

rubros licitatorios:


En esta pantalla, el sistema permite seleccionar los rubros de la empresa de dos

maneras:

Buscar por rubro y grupo : Se selecciona realizando click en ambas opciones.

El sistema brinda una lista con todos los rubros y grupos existentes.

Busqueda por producto: Presionando sobre dicho botón, se accede a la

siguiente opción:

Permite buscar un rubro mediante el ingreso de una palabra.


Si se ingresa a , se despliega el siguiente recuadro en donde se

menciona una breve descripción de la selección de la clase:

Una vez seleccionado el rubro y clase para la empresa, el sistema los trae listados en

el siguiente recuadro:

El sistema brinda la opción de poder eliminarlos, mediante el botón presente en la

columna Acciones.


Una vez completos, presionar sobre y se accede a la solapa número 5 :

Aquí se visualizan todos los datos ingresados en el formulario, si está todo correcto,

presionar sobre el botón y el sistema arroja el siguiente aviso:

Importante: Una vez confirmada la preinscripción, es necesario solicitar un turno

para realizar la presentación de la documentación de manera personal en el Centro

de Atención a Proveedores (CAP) dependiente del Registro Informatizado Único y

Permanente de Proveedores (RIUPP).


Existen dos formas de ingresar al turnero:

Desde el botón , el sistema nos dirige directamente a la pantalla

para realizar la solicitud de turno; o bien accediendo a la pantalla principal de BAC,

en la opción Proveedores, ingresando en la opción Compras electrónicas >

Preguntas Frecuentes > Registro de Proveedores > Turnos online.

Los documentos deberán ser originales o copia certificada por escribano público, la

información será verificada en el CAP y luego conformará el legajo electrónico. Una

vez que se digitalicen los documentos, serán devueltos al proveedor. Es obligatorio

que el trámite sea ejecutado por el apoderado o representante legal que cumpla las

funciones de administrador legitimado, quien a su vez firma en esa misma gestión el

acta de acuerdo.

Registración para proveedores extranjeros

En el caso de que la empresa a pre-registrar sea una empresa radicada en el exterior

del país, el trámite se realiza accediendo a buenosairescompras.gob.ar desde el

menú:

Lo que se realiza es una pre registración y se debe leer atentamente la información

presente en la siguiente pantalla:


Presionando sobre el link Procedimiento de Inscripción y la Documentación a

presentar:

Al presionar sobre el menú el proveedor interesado

necesita completar los siguientes datos:


El proveedor debe determinar si es Persona física no residente en el país o si es

persona jurídica extranjera sin sucursal en el país.

Dependiendo la opción seleccionada, el formulario a completar será distinto.

En este caso, a modo de ejemplo, se selecciona como tipo de proveedor la primer

opción, y el sistema nos despliega la siguiente pantalla a completar:

Se solicita de manera obligatoria el Nombre de Fantasía, Pais (el cual se selecciona

presionando la flecha invertida, que despliega todos los países disponibles) asociado


a dicho dato debe completarse el Tipo de identificador tributario, presionando también

sobre la flecha invertida; luego completar el Identificador tributario, (ambos también

se ingresan de manera obligatoria), el Correo institucional y el Código de validación.

Una vez completa dicha información, BAC brindará 6 solapas a completar de manera

obligatoria:

En la solapa número 2, solicita completar el Domicilio Legal:

Como puede observarse, los únicos datos obligatorios son:Pais, Calle, Número,

Codigo postal y Número de teléfono.

Una vez completos, presionar Siguiente para acceder a la solapa 3 > Personas

Legales


La carga en el sistema de la persona física como la Persona Legal, es igual al

procedimiento de carga explicado anteriormente para una empresa nacional.

La carga de las próximas solapas también son similares a la carga en una empresa

nacional, exceptuando que en el caso de empresa extranjera, se brinda una solapa

en particular para la carga de la documentación, la número 5 > Documentación

requerida; se visualiza la siguiente pantalla:

(Tener en cuenta que los datos obligatorios son sólo los que tienen un asterico de

color rojo a la izquierda.)

Es importante tener en cuenta, que existen tres tipos de documentos:

1) Documento Modelo: Los que es necesario descargar > imprimir > completar > escanear > volver a subir.

2) Documentos obligatorios 3) Otros documentos: La documentación no obligatoria.


*Como puede visualizarse, en la opción correspondiente a Documento Modelo, el

sistema brinda 3 solapas:

1- Descargar el documento: Al presionar sobre , se descarga un pdf

para que el proveedor se imprima, lo complete y lo firme.

2- Escanear el documento: Al acceder a dicha solapa, se puede leer lo siguiente:


3- Subir el documento: El sistema permite adjuntar el documento debidamente

firmado brindando la siguiente pantalla:

Una vez completo el punto número 5, presionar sobre , se accede a la

solapa 6.

Se visualizan las restantes solapas en color verde, debido a que están completas.

La solapa 6, muestra toda la información que se agregó a lo largo de la pre

registración y en la parte inferior derecha de la pantalla, nos solicita presionar sobre

para finalizar dicho trámite.


3. Ingreso al sistema

Una vez que se obtiene el usuario y clave para operar, ingresar en el sistema.

Visualiza la siguiente pantalla:

3.1. Modificar clave

Desde el perfil de usuario permite modificar la contraseña proporcionada por el

sistema, es requisito obligatorio para continuar operando.


Accede al siguiente menú y modifica los datos, una vez que realiza esta acción vuelve

a ingresar al sistema.

3.2 Configuración

BAC permite al usuario configurar el medio de envío de las notificaciones.

Tener en cuenta que el sistema no permite la modificación de la notificación interna

mientras que el correo electrónico puede editarse.


Si selecciona con un tilde la opción resumen diario, BAC envía un correo electrónico

con las tareas pendientes y notificaciones durante los días hábiles.

El usuario puede actualizar su correo electrónico y el sistema le informa el siguiente

paso a seguir:

Para confirmar los cambios presionar el botón .

Por último, el proveedor puede realizar ajustes en las bandejas de su escritorio

modificando el orden de visualización de las mismas.


4. Menú Administrar

4.1. Modificar Datos del Proveedor

Para modificar los datos cargados durante el período de inscripción, acceder al menú:

Administrar Modificar datos del proveedor.

Desde este formulario, procede a modificar los datos cargados y actualizar la

información.

El sistema brinda 4 índices en los cuales se pueden realizar modificaciones:

1- Inicio

2- Información Básica y domicilio

3- Personas legales

4- Rubros licitatorios

Al presionar el botón , el sistema brinda el siguiente aviso:


1- Inicio: Se puede editar la siguiente información:

Recordar que una vez que se edita la información, es necesario clickear sobre

.

2- Información básica y domicilio: Es posible editar los siguientes datos:


3- Personas legales: En este caso, el sistema habilita la edición y eliminación del

Administrador Legitimado y los Socios y/o directores:

En el caso de necesitar generar un nuevo usuario, ya sea Apoderado o Representante

Legal, se accede al menú Agregar persona Legal y se completan los siguientes

campos, todos de carácter obligatorio.


Una vez completos los datos, se presiona sobre el botón y el sistema

confirma la creación del usuario.

Una vez realizadas las modificaciones necesarias, se presiona sobre .

4- Rubros Licitatorios:

Desde el menú se accede a la siguiente descripción:


Tanto en la opción Rubro, como Grupo, si se presiona la flecha invertida, se accede a

la lista total ambos. Según lo seleccionado, el sistema arroja la lista de resultados

disponibles para seleccionar y agregar a la empresa.

En el caso de realizar la búsqueda por producto, clickear sobre

y el sistema habilita un menú de búsquedas:

Al ingresar el producto que necesitamos, y clickear sobre la lupa, se visualiza una

lista de productos que contienen la palabra ingresada.

Por ejemplo, búsqueda de un escritorio:


Una vez que presionamos el botón estos son los resultados que arroja el

sistema:

Al presionar sobre , se despliega la lista con los productos existentes en dicho

rubro:


Al seleccionarla, clickeando sobre el recuadro de la derecha, y sobre , el

sistema agrega el rubro y la clase seleccionada; por último, click en .

Es importante tener en cuenta que toda modificación realizada en dicho formulario

desactualiza el estado registral .

El quedar como Desactualizado por formulario, implica solicitar un turno para

realizar la presentación personalmente de la documentación que avale dichos datos

modificados.

En el caso de desconocer específicamente qué documentos deben presentarse por el

tipo de cambio realizado, lo recomendable es consultar directamente al Centro de

Atención a Proveedores, cuyo mail de contacto es [email protected]

En la página existe una opción en donde se accede y se verifica la Documentación a

Presentar por tipo de proveedor, la misma se encuentra ubicada en el menú

Proveedores > Inscripción > Documentación a Presentar y se visualiza de la

siguiente forma:

Al ingresar al sistema, se despliega la siguiente ventana emergente que le informa la

necesidad de presentar la documentación actualizada en el CAP.

mailto:[email protected]


4.2. Solicitar Baja

En caso de requerir la baja del usuario BAC, ingresar a Administrar Solicitar baja

del proveedor. Esta acción sólo puede ser realizada por las personas legales:

Accede a la siguiente pantalla:


Presionar el botón solicitar baja para generar la solicitud. El sistema informa cuando

se haya efectuado la baja.

Al momento de realizar esta acción, el sistema inhabilita las siguientes funciones:

Búsqueda de procesos de compra.

Ingreso de ofertas.

Ingreso de garantías.

Respuesta de documento contractual.

Cabe mencionar que el sistema se encuentra disponible para realizar las siguientes

acciones:

Administración de usuarios.

Modificación de datos del proveedor.

Consulta del estado registral.

Cancelar solicitud de baja.

Una vez que es autorizada la baja, se informa a través del RIUPP al usuario asociado.

Queda inhabilitado para todos los procesos de compras y contrataciones con el

Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.

La baja se encuentra sujeta a las siguientes condiciones:

Poseer ofertas realizadas en un proceso no concluido.

Poseer órdenes de compra pendientes.

Facturas pendientes de orden de pago.

Sanciones y penalidades en curso.

Garantía sin ejecutar.


Cancelar solicitud

En caso de haber solicitado la baja y la misma aún no fue confirmada, el usuario

podrá cancelar la misma. Ingresar a Administrador Solicitar baja del

proveedor. Accede al formulario de cancelación:

Presionar el botón cancelar solicitud de baja. El sistema despliega un mensaje de

éxito y se rehabilitan las funciones operativas dadas de baja con la solicitud:

Rehabilitar proveedor

En caso de que la baja haya sido autorizada y el proveedor desee volver a operar en

BAC, desde el home de BAC ingresar a Soy proveedor Inscripción Re-

incorporación de proveedores.


Presionar el botón Formulario de re-incorporación. El sistema habilita la siguiente

pantalla.

Completar el número de CUIT/CUIL y presionar el botón solicitar re-incorporación.

El sistema re-dirige hacia el formulario de pre-inscripción, desde el cual ingresa los

datos correspondientes. Es importante mencionar que el circuito a seguir es similar

al proceso de registro, verificar si existe documentación a presentar o actualizar para

ser presentada en el RIUPP.


4.3. Administrar Usuarios

Con el usuario proveedor en BAC se habilita el alta, baja y modificación de usuarios.

Es preciso distinguir los perfiles que permite el sistema, diferenciados por las

funciones:

Proveedor: Persona física o jurídica habilitada para contratar con el GCBA e

inscripta en el RIUPP.

Administrativo: Persona física que utiliza BAC en representación del

proveedor,puede realizar el ingreso de una oferta, pero no podrá ni modificarla

ni confirmarla.

Administrador legimitado: Persona física que utiliza el sistema BAC en

representación del proveedor, encargada de interactuar jurídicamente con el

Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Es el único habilitado para

la confirmación de ofertas. El sistema permite asociar a sólo un usuario

apoderado o representante legal para efectuar esta función.

Apoderado: Usuario autorizado para actuar en nombre del Proveedor.

Inscripto en el RIUPP, habilitado para las funciones de administrador y usuario

legitimado. Responsable de la presentación de la documentación física en el

CAP.

Representante legal: Usuario autorizado para representar jurídicamente al

proveedor. Inscripto en el RIUPP, habilitado para las funciones de

administrador y usuario legitimado.


Accediendo al menú Administrar Administrar usuarios

El sistema permite crear, editar, visualizar y eliminar usuarios administrativos, se

puede ver la siguiente pantalla:


Alta de usuario

Para generar un usuario, presionar el botón .

Se ingresa a la siguiente pantalla:

Campos de ingreso obligatorio:

Nombre de usuario para el ingreso al sistema: Campo de texto libre.

Completar la denominación del usuario para operar en BAC.

Nombre y apellido: Campo de texto libre. Ingresar nombre y apellido del

usuario.


Correo electrónico de contacto: Cargar la dirección e-mail del usuario en la

cual recibirá las notificaciones de BAC.

Estado: Indicar si el usuario se encuentra activo o inactivo. Esta opción le

permite inhabilitar y rehabilitar las funciones en el sistema para un usuario en

particular.

Campos de ingreso optativo:

CUIT/CUIL: Completar el CUIT o CUIL correspondiente al usuario. Es

obligatorio para los roles apoderado y representante legal, caso contrario es

optativo.

Tipo de documento: Ingresar el tipo de documento. Desplegar la flecha

invertida y seleccionar la opción correspondiente. No es adicional.

Numero de documento: Campo numérico, ingresar número de documento.

No es adicional.

Una vez que ingresa los campos obligatorios, presionar el botón crear nuevo

usuario.

Editar usuario

Para modificar los datos del usuario, presionar el botón editar usuario:

Ingresar a la siguiente pantalla, con los datos del usuario:


Es importante mencionar el siguiente aspecto:

No se puede modificar el nombre de usuario.

Eliminar usuario

Para otorgar la baja a un usuario, presionar el botón eliminar usuario.


El sistema despliega una ventana de confirmación. Presionar aceptar para efectuar

la baja:

Ver información de usuario

Para efectuar la consulta sobre los datos del usuario, presionar el botón ver

información del usuario > . El sistema despliega el formulario con los datos de

inscripción actualizados, no es editable.


Ver historial

Para acceder a la consulta de las acciones efectuadas sobre el usuario, presionar el

botón ver historial.

Ingresa a la siguiente pantalla:

Visualiza la siguiente información:

Usuario: Nombre de usuario.

Rol

Estado

Historial de acciones realizadas:

Acción: Modificación realizada.

Fecha acción: Día, mes y año en que se efectúo la modificación.

Hora acción: Hora en que se efectúo la modificación.


Usuario: Usuario que realizó la acción.

4.4. Estado registral

Para consultar los datos cargados al momento de registrarse en la plataforma,

ingresar a Administrador Consultar estado registral.

Accede a la consulta sobre los datos ingresados en el formulario de pre-inscripción y

validados en el CAP


Desde esta página se visualizan los datos del proveedor, a qué categoría pertenece

la empresa, las clases a las cuales se encuentra inscripta, quién es el adminitrador

legitimado y las personas legales; además se accede a los socios o miembros del

directorio, el estado de la documentación, a qué organismo público se encuentra

inscripto y el estado de deudores alimentarios.

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