Bases RFP Proyecto Portal Institucional

Nombre:

(RFP) Portal Institucional para Cruz Roja

Mexicana

Clave del documento:

Versión: 1.0

Request for Proposal

(RFP)

Portal Institucional para Cruz Roja Mexicana

Lista de autorizaciones internas

Área Nombre Firma

Nombre:


Mexicana


Versión: 1.0

Contenido 1 Control de Versiones ........................................................................................................................... 3

2 Objetivo ................................................................................................................................................. 3

3 Alcance ................................................................................................................................................. 3

4 Introducción ......................................................................................................................................... 3

5 Plataformas Existentes ....................................................................................................................... 3

6 Instrucciones a los proveedores participantes ................................................................................ 4

6.1 Generales. ....................................................................................................................................... 4

6.1.1 Confidencialidad ...................................................................................................................... 4 6.1.2 Costo de la Propuesta ............................................................................................................. 4 6.1.3 Compromiso. ........................................................................................................................... 4 6.1.4 Número de Copias. .................................................................................................................. 4 6.1.5 Responsabilidad del proveedor ............................................................................................... 4 6.1.6 Totalidad de Respuestas. ........................................................................................................ 4 6.1.7 Validez. .................................................................................................................................... 4 6.1.8 Verificación. ............................................................................................................................. 5 6.1.9 Confidencialidad y Derechos de Propiedad. ............................................................................ 5 6.1.10 Proceso de Decisión: ............................................................................................................... 5 6.1.11 Soluciones Alternas ................................................................................................................. 5 6.1.12 Criterio de Evaluación .............................................................................................................. 5 6.1.13 Expectativas de Precios ........................................................................................................... 6

6.2 El Proveedor .................................................................................................................................... 6

6.3 Servicios Profesionales ................................................................................................................... 6

6.4 Valor Agregado ............................................................................................................................... 6

6.5 Alianzas Estratégicas ...................................................................................................................... 7

6.6 Operación y soporte en Sitio. .......................................................................................................... 7

6.7 Garantías y proceso de Reparación y Retorno. .............................................................................. 7

6.8 Entrega de propuestas .................................................................................................................... 7

6.9 Costo, forma de pago y propuesta de mantenimiento ................................................................... 8

6.10 De la información Solicitada ........................................................................................................ 8

6.11 Proceso de evaluación ................................................................................................................ 8

6.12 Resultados de la evaluación ........................................................................................................ 8

7 Requerimientos de la solución ........................................................................................................... 8

7.1 Diseño, maquetación y propuesta. .................................................................................................. 9

8 Descripción de tecnologías a utilizar. ............................................................................................... 9

9 Donación o Financiamiento .............................................................................................................. 10

10 Implementación .................................................................................................................................. 10

11 Cronograma del proceso .................................................................................................................. 10

12 Apéndices ........................................................................................................................................... 10

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Versión: 1.0

1 Control de Versiones

Versión Fecha de

elaboración

Descripción de Cambios Autor

1.0 Creación

2 Objetivo El objetivo del presente documento es establecer las especificaciones y lineamientos técnicos mínimos, los cuales deberán ser considerados como parte del servicio para la creación del Portal Institucional para la Cruz Roja Mexicana, así como la evaluación y selección del proveedor que creará dicha solución tecnológica asi como el apoyo profesional para la implantación y mantenimientos en la Sede Nacional ubicada en Juan Luis Vives 200, Miguel Hidalgo, Los Morales, 11510 Ciudad de México, D.F. y 536 Delegaciones a lo largo del país.

3 Alcance El alcance del documento es permitir a Cruz Roja Mexicana contar con una propuesta de creación, implantación y mantenimiento para el Portal Institucional de Cruz Roja Mexicana.

La evaluación de estos alcances y beneficios será basándonos en:

o Evaluación de las plataformas, arquitectura, capacidades y escalabilidad. o Evaluación de funcionalidades, aplicaciones actuales y en desarrollo. o Evaluación de convergencia de aplicaciones y servicios. o Evaluación técnica de las soluciones propuestas. o Evaluación de servicios profesionales para la implementación e integración. o Evaluación de servicios profesionales para la operación y el soporte de la solución propuesta. o Evaluación de tiempos de suministro e implementación o Entregables y documentación.

4 Introducción Cruz Roja Mexicana realiza el presente concurso “Request for Proposal” (RFP) para el proyecto de Portal Institucional para Cruz Roja Mexicana, el cual consiste en la creación de un portal institucional el cual sirva de plantilla para ser usado por las delegaciones y de un aspecto uniforme a lo largo de todas la institución con el objetivo de tener una mejor presencia hacia el publico y poder asi ser mas atractivos hacia donaciones. Los proveedores participantes deberán entregar una propuesta de creación, hosting, de implementación hacia las delegaciones, soporte y mantenimiento para el portal Institucional. El portal debe ser amigable, sencillo y en todo momento debe invitar a conocer, apoyar y donar por medio de cualquiera de las formas posibles. Debe ser reactivo (que cambie automáticamente dependiendo del dispositivo con que se vea) y que brinde una experiencia al usuario en cuanto a facilidad y agilidad de navegación.

Es mandatario cumplir como mínimo con lo especificado en este documento, de lo contrario el servicio será considerado como incompleto.

5 Plataformas Existentes

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Cruz Roja Mexicana es una Institución que brinda apoyo a la sociedad mexicana en situaciones de desastre, vulnerabilidad y en cuanto a cultura de prevención. Cuenta actualmente con un sitio web que es el que queremos modernizar, actualizar y posicionar de manera adecuada para que sirva de plataforma de captación de fondos. www.cruzrojamexicana.org.mx

6 Instrucciones a los proveedores participantes

6.1 Generales.

Este RFP será distribuido a fabricantes designado por el mismo fabricante, garantizando que ofrecen servicios y soluciones avanzadas de telefonía, debiendo cumplir con los siguientes puntos:

6.1.1 Confidencialidad

Todos los proveedors participantes deberán contar a la fecha del presente concurso con un convenio firmado y vigente de confidencialidad con Cruz Roja Mexicana. El proveedor deberá proporcionar una copia simple de la misma.

6.1.2 Costo de la Propuesta

Todos los costos en la preparación y envío de este RFP son responsabilidad del proveedor. Cruz Roja Mexicana no tiene la obligación de rembolsar al proveedor ningún gasto o información asociada con la preparación y envío de la propuesta, independientemente de que el proveedor sea o no seleccionado.

6.1.3 Compromiso.

Cruz Roja Mexicana se reserva el derecho de proceder o no con la adquisición del servicio y/o solución seleccionado(a) en este documento de acuerdo a la justificación de negocio que pudiera evaluar sobre el mismo.

6.1.4 Número de Copias. El proveedor debe entregar una (1) copia impresa de su(s) propuesta(s) y material de soporte, así como dos (2) copias electrónicas (correo electrónico o CDs) de la misma.

6.1.5 Responsabilidad del proveedor

Es la responsabilidad del proveedor el entender la información y los requerimientos presentados en este documento, informarse de las condiciones y limitaciones para cubrir todas las especificaciones del proyecto. Así como de proporcionar toda la información que considere conveniente y necesaria, y que coadyuve y permita a Cruz Roja Mexicana la mejor evaluación y ponderación de la solución presentada.

6.1.6 Totalidad de Respuestas.

El proveedor deberá responder la totalidad de preguntas solicitadas en este RFP, cuando no sea posible responder, marcar el número de sección y/o número de pregunta con N/A (No aplica). Brevemente explicar la razón por la que no se responde. Algunas preguntas podrían traslaparse en su alcance, sin embargo mantener la redundancia al mínimo. Cualquier abstención será interpretada como no disponible.

6.1.7 Validez.

Todas las propuestas deberán de indicar que su propuesta es válida por no menos de 90 días de la fecha de entrega de la misma.

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6.1.8 Verificación.

Cruz Roja Mexicana se reserva el derecho de solicitar la verificación de las afirmaciones, información y aseveraciones realizadas de forma oral o escrita por cualquier participante.

6.1.9 Confidencialidad y Derechos de Propiedad.

Todas las propuestas de los proveedors es serán consideradas como confidenciales por ambas partes.

6.1.10 Proceso de Decisión:

Cruz Roja Mexicana se reserva el derecho de decidir cual es la solución que mejor convenga a sus necesidades, estrategia y presupuesto, y se reserva el derecho de negociar con cualquier proveedor .

Cruz Roja Mexicana evaluará en que medida el proveedor responde a las necesidades planteadas en el presente documento.

Cruz Roja Mexicana se reserva el derecho de solicitar a su entera discreción información adicional al proveedor y posteriormente a la fecha de recepción de la propuesta.

Cruz Roja Mexicana puede alterar la fecha de solicitud de la propuesta a través de la comunicación a todos los proveedor de la información adicional.

Cruz Roja Mexicana se reserva el derecho de posponer la fecha de arranque del proyecto o detener la procedencia del mismo, con base a la justificación de negocio que Cruz Roja Mexicana pueda evaluar sobre el proyecto.

6.1.11 Soluciones Alternas

Propuestas para soluciones alternas e innovadoras que excedan las expectativas del presente RFP son bienvenidas. Si el proveedor propone una solución alterna para este RFP, deberá agregar a esta propuesta como un anexo. Las soluciones alternas son complementarias a la solución principal solicitada en este RFP y estas no son substitutivas de la solución principal solicitada.

6.1.12 Criterio de Evaluación

Cada criterio será ponderado con el grado de importancia en nuestro proceso de selección. Los valores de ponderación actual no serán ofrecidos y/o mostrados en este RFP. Los criterios a evaluar por Cruz Roja Mexicana son los siguientes:

Compromiso en la satisfacción al cliente

Experiencia de proveedor y habilidades comprobadas

Soluciones demostradas en campo

Reputación del proveedor

Solidez Financiera

Satisfacción de clientes de referencia

Propuesta económica

Beneficio mutuo (financiero, riesgo compartido, aprendizaje)

Porcentajes de descuento

Condiciones de pago

Contención futura de costos / Estrategia de reducción

Propuesta Técnica

Actividades complementarias

Niveles de servicio

Propuesta de Valor y Valores agregados

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6.1.13 Expectativas de Precios

La cotización de los servicios deberá incluir el detalle de cada uno de los componentes que integran su propuesta, bajo los siguientes esquemas:

a) Costo fijo anual por los servicios especificados en el alcance de los servicios y/o solución propuesta de este RFP.

b) Cargos por Servicio / Producto. Liste todos los servicios y/o productos para los cuales existe un determinado tipo de cargo, así como la cantidad del cargo.

Por tipo de servicio (mantenimiento preventivo, correctivo y soporte). Por localidad en caso de que aplique Por combinación de tipo de servicio y localidad.

El proveedor deberá especificar claramente los descuentos que aplican para su propuesta comercial, así como la disponibilidad de opciones de financiamiento o condiciones comerciales que favorezcan a Cruz Roja Mexicana, en caso de existir, para el alcance de los servicios y/o solución solicitados en este RFP.

6.2 El Proveedor

Las siguientes preguntas describirán brevemente al proveedor.

1. Describa brevemente la historia / perfil de su compañía u organización. 2. Proporcione una lista de tres (3) casos de éxito que actualmente están utilizando el tipo de

servicios y/o solución propuesta en este RFP, así como un punto de contacto para cada uno de ellos; Cruz Roja Mexicana se reserva el derecho de contactar a estas referencias.

3. ¿Usted estará utilizando los servicios de otra compañía(s) para proveer los servicios descritos en este RFP?, Sí es así, por favor explique el proceso y el alcance.

4. ¿Cuál es el tiempo de entrega para los servicios/productos solicitados en este RFP?. 5. Proporcione cualquier otra información pertinente.

6.3 Servicios Profesionales

El proveedor deberá de proveer una estructura de administración del proyecto y de costos, que garanticen la calidad de los servicios, y de la solución proporcionada, tanto en la implementación, como en la operación normal de la misma.

1. Proporcione un Plan de Trabajo estimado para implementar su solución, incluyendo: a. Entrega de servicios b. Actividades a realizar c. Programación de actividades (tiempos) d. Organización del proyecto (roles y responsabilidades) e. Obligaciones (limitaciones, disponibilidad de recursos, metodología, calidad

esperada, etc.) 2. Proporcione Costos. 3. Diga lo que puede ser un diferenciador ante su competencia. Incluyendo elementos tales como

ventajas tecnológicas, funcionalidad, desempeño, disponibilidad.

6.4 Valor Agregado

La sección de "Valor Agregado" nos permite evaluar aquellos servicios y productos que ofrece su compañía en Servicios de Valor Agregado, sin cargo para Cruz Roja Mexicana.

1. ¿Su propuesta incluye algún programa de entrenamiento?. En caso positivo, describa.

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2. ¿Su propuesta incluye algún esquema de consultoría en el proceso de instalación de los servicios descritos en este RFP? En caso positivo, describa.

3. ¿Existe algún producto o servicio adicional que su empresa ofrezca como valor agregado para este RFP? En caso positivo, describa.

4. Agregue cualquier otro punto de valor agregado que considere adecuado.

6.5 Alianzas Estratégicas

En cuanto a alianzas estratégicas y comerciales deben mencionarse las empresas con las que el proveedor participante tiene alianzas y debe incluir la siguiente información:

Empresa

Tipos de alianzas

Descripción de alcance y factor estratégico.

6.6 Operación y soporte en Sitio.

Describir el personal sugerido y requerido para la operación y mantenimiento de la plataforma y solución propuesta, junto con el perfil de conocimientos del mismo, así como de los programas de capacitación para el mismo.

6.7 Garantías y proceso de Reparación y Retorno.

En la propuesta se deberá especificar el o los periodos de garantía(s) del o los diferentes elementos que conformen la solución propuesta, así como el proceso de reparación y retorno.

6.8 Entrega de propuestas

Las propuestas deberán ser entregadas 5 días naturales después de la fecha de recepción del presente documento por parte del proveedor

Las propuestas deberán ser dirigidas a nombre de ________ del área de ______ de Cruz Roja Mexicana.

Tel :

Email:

En caso de requerir mayor información para poder preparar la propuesta puede dirigirse a:

Nombre del Contacto:

Tel ofic:

Tel Móvil:

Email:


Tel ofic:

Tel Móvil:

Email:


Tel ofic:

Tel móvil:

Email:

Nombre:


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El día XX de Mes AÑO se programará una sesión de preguntas y respuestas sobre este RFP, personal de Cruz Roja Mexicana se pondrá en contacto con cada proveedor participante para indicarle la dinámica y el horario que le corresponda. Previo a esta sesión cada proveedor deberá enviar por escrito y con 24 hrs de anticipación las preguntas y/o aclaraciones al RFP que se revisarán en la sesión de preguntas y respuestas del día XX del Mes 2008. Las preguntas deberán ser enviadas al siguiente contacto de Cruz Roja Mexicana.


Tel ofic:

Tel Móvil:

Email:

6.9 Costo, forma de pago y propuesta de mantenimiento

Debe incluirse la propuesta económica, indicando el costo del proyecto anualizado ó por mensualidades; así como la forma de pago. Deberá presentarse la propuesta del programa de mantenimiento, así como el costo anualizada de la solución descrita a partir de la terminación de la garantía.

El proveedor deberá tener durante la implementación del proyecto y durante el periodo de garantía del mismo; el soporte y asesoría del proveedor del producto ofrecido en la propuesta.

6.10 De la información Solicitada

Cruz Roja Mexicana se reserva el derecho de compartir la información de las propuestas con consultores que puedan asistirlo en la evaluación de las mismas

Por ningún motivo Cruz Roja Mexicana compartirá el contenido de las propuestas entre los proveedores participantes

Una vez que Cruz Roja Mexicana haya tomado una decisión no habrá oportunidad de replantear las propuestas

6.11 Proceso de evaluación

Las propuestas serán evaluadas por Cruz Roja Mexicana y eventualmente por algún consultor que apoye en la evaluación

La evaluación se realiza considerando pesos específicos que se han asignados a cada uno de los puntos que integran la propuesta

6.12 Resultados de la evaluación

Los resultados de la evaluación son dados a conocer por escrito a cada uno de los participantes, durante la semana siguiente de haber tomado una decisión.

7 Requerimientos de la solución El Portal Institucioanl de la Cruz Roja debe contemplar los siguientes puntos:

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- El diseño del portal debe ser uniforme a lo largo de la orgianizacion. Esto incluye a las

delegaciones a lo largo del país. - Cada delegación será responsable del contenido de su mirositio, por lo cual se debe contar con

un CMS o alguna solución flexible que permita que la actualización de contenido sea amigable y no requiera conocimientos técnicos muy avazados.

- Debe contar con una sección de usuarios a la cual solo se puede entrar utilizando una contraseña. Puede haber diferentes tipos de usuarios con roles específicos cada uno de ellos.

- El sitio deberá ser reactivo (que cambie dependiendo del dispositio con que se accede) - El servicio de hosting correrá a cargo del proveedor. - Una clara estructura en cuanto a secciones dedicadas al público general. - Landing pages para captación de donativos y de voluntarios. - Opción de registrarse dentro del sitio para poder obtener información de geolocalización del

usuario. - Opción para registrarse y donar. - Opción para no registrarse y sí donar sin salir del sitio. - Apartado de causas para elegir a cuál se quiere destinar el donativo. - Códigos de rastreo de perfiles socioeconómicos por medio de acceso con sus redes sociales. - Direccionamiento a micro sitios (voluntariado, socorros, juventud, capacitación, CENCAD,

veteranos, enfermería, etc.) - Formularios de contacto, registro y solicitud de información. - Posibilidad de conectarse desde el sitio a las redes sociales. - Sección de testimoniales con exhibición de los testimoniales ya actualizados y opción para

solicitar la inclusión de otro testimonio. - Sección para destacar comentarios publicados por visitantes en sus redes sociales.

7.1 Diseño, maquetación y propuesta.

La propuesta de solución deberá incluir:

1. Evaluación del sitio actual. 2. Documento con propuesta y brief. 3. Diseño de mapa del sitio. 4. Especificaciones técnicas de diseño y de construcción del sitio. 5. Benchmarking. 6. Presentación de buenas prácticas. 7. Alcance del proyecto. 8. Cronograma. 9. Acuerdo o contrato de servicio. 10. Carta compromiso de tiempos de entrega.

8 Descripción de tecnologías a utilizar. Deberán indicarse las especificaciones técnicas que se utilizaran en el proyecto: el hosting a utilizar sus especifiaciones técnicas. Asi como los el o los lenguajes en que será hecho el portal.

El tipo de hosting sus especificaciones técnicas.

El o los lenguajes de programación que se utilizaran para la creación del Portal.

Cualquier otra característica importante que competa a las características técnicas del proyecto deberá documentarse.

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9 Donación o Financiamiento Describir los acuerdos de adquisición del producto y/o solución propuesta, arrendamiento renta y/o compra directa; en cualquiera de los casos se deberán especificar los acuerdos y condiciones para cualquiera de los escenarios de adquisición descritos.

10 Implementación

Los proveedores participantes deberán documentar de qué manera llevarán a cabo la creación, implementación mantinimiento del proyecto. Tanto para la sede nacional como para las delegaciones.

11 Cronograma del proceso

Fecha tope para recibir las consultas relacionadas con el RFP – 13 de julio de 2015

Fecha tope para recibir las propuestas – 20 de julio de 2015

Fecha en la que se harán las demostraciones – 27 de julio de 2015

Fecha estimada de contratación – 3 agosto 2015

12 Apéndices En esta sección el proveedor puede adicionar toda aquella información adicional asociada a la respuesta de este RFP. En caso de que alguno de los proveedores participantes cuente con una base instalada de producto(s) y/o servicios en Cruz Roja Mexicana deberá indicar conforme al requerimiento de este RFP las adecuaciones, optimizaciones, reemplazos, actualizaciones, etc. de su actual plataforma que deberán hacerse para cumplir con los requerimientos descritos en este RFP.

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