Bases Administrativas · UTFSM con matrícula vigente, pertenecer a cualquier carrera impartida en...
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Bases Administrativas
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21-12-2018
Bases Administrativas Gimnasio II
Dirección de Relaciones Estudiantiles CAMPUS CASA CENTRAL VALPARAÍSO, UNIVERSIDAD TÉCNICA FEDERICO SANTA MARÍA
Bases Administrativas
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Contenido 1. Bases Generales ....................................................................................................................................5
1.1. Antecedentes y disposiciones generales de la licitación .................................................................5
1.1.1. Aspectos generales ................................................................................................................5
1.2. Identificación del demandante.......................................................................................................5
1.3. Datos de contacto para la licitación ...............................................................................................5
1.4. Antecedentes administrativos........................................................................................................5
1.5. Objetivo y alcance de la licitación ..................................................................................................6
1.6. Normas generales ..........................................................................................................................7
1.7. Cumplimiento de plazos del calendario de licitación ......................................................................7
1.8. Modificación de las Bases ..............................................................................................................8
1.9. Modalidad del servicio ...................................................................................................................8
1.10. Confidencialidad ........................................................................................................................8
1.11. Antecedentes de la Unidad a licitar ............................................................................................9
1.11.1. Nombre .................................................................................................................................9
1.11.2. Servicios prestados ................................................................................................................9
1.11.3. Usuarios ............................................................................................................................... 10
2. Requisitos y antecedentes de los proponentes .................................................................................... 10
2.1. Requisitos y antecedentes ........................................................................................................... 10
2.1.1. Requisitos ............................................................................................................................ 11
2.1.2. Antecedentes ....................................................................................................................... 11
2.1.3. Calificación del oferente ....................................................................................................... 11
2.1.4. Garantía de seriedad de la oferta ......................................................................................... 12
2.2. Financiamiento de la preparación de la oferta ............................................................................. 12
3. Proceso de licitación ............................................................................................................................ 12
3.1. Retiro de Bases e inscripción en proceso de licitación .................................................................. 12
3.2. Visita a Terreno ........................................................................................................................... 12
3.3. Recepción consultas .................................................................................................................... 13
3.4. Entrega de respuestas ................................................................................................................. 13
3.5. Aclaración de las Bases de licitación ............................................................................................. 13
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3.6. Presentación propuesta ............................................................................................................... 13
3.6.1. Sobre 1 ................................................................................................................................ 14
3.6.2. Sobre 2 ................................................................................................................................ 14
3.7. Recepción de las propuestas ........................................................................................................ 15
3.8. Apertura de las ofertas y revisión de la documentación ............................................................... 15
3.9. Validez de la oferta ...................................................................................................................... 15
3.10. Evaluación y preselección de ofertas ........................................................................................ 15
3.11. Rechazo de ofertas .................................................................................................................. 16
3.12. Selección y notificación a los Proponentes ............................................................................... 16
3.12.1. Selección de Proponentes .................................................................................................... 16
3.12.2. Notificación a los proponentes no adjudicados .................................................................... 16
3.12.3. Devolución de documentación ............................................................................................. 16
3.13. De la fiscalización ..................................................................................................................... 17
4. Contenidos básicos de las propuestas.................................................................................................. 17
4.1. Propuesta técnica ........................................................................................................................ 17
4.1.1. Objetivos de la administración ............................................................................................. 17
4.1.2. Plan de trabajo anual ........................................................................................................... 17
4.1.3. Políticas del recinto .............................................................................................................. 17
4.1.4. Descripción de cargos y funciones ........................................................................................ 18
4.1.5. Políticas de equipo ............................................................................................................... 18
4.2. Propuesta económica .................................................................................................................. 19
4.2.1. Estructura de costos ............................................................................................................. 19
5. Disposiciones de la adjudicación .......................................................................................................... 20
5.1. Tipo de servicio ............................................................................................................................ 20
5.2. Celebración de la adjudicación ..................................................................................................... 20
5.3. Documentación integrante de la adjudicación ............................................................................. 21
5.4. Precio de la oferta y forma de pago ............................................................................................. 21
5.4.1. Valor oferta .......................................................................................................................... 21
5.4.2. Valor del servicio .................................................................................................................. 21
5.4.3. Forma de pago ..................................................................................................................... 21
5.5. Termino anticipado de la adjudicación ......................................................................................... 22
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5.6. Condiciones generales a cumplir por Los Estudiantes ................................................................... 23
5.6.1. Equipo que emplee .............................................................................................................. 23
5.7. Facilidades ofrecidas por La Universidad ...................................................................................... 24
5.8. Aceptación de Bases .................................................................................................................... 24
5.9. Vigencia y duración de la adjudicación ......................................................................................... 24
6. Deberes de la Administración .............................................................................................................. 24
6.1. Cumplimiento de horario ............................................................................................................. 24
6.2. Periodo de operación................................................................................................................... 24
6.3. Presencia de Los Estudiantes ....................................................................................................... 25
6.4. Estado de los equipos .................................................................................................................. 25
6.5. Aseo y orden................................................................................................................................ 26
6.6. Mantención de ficheros ............................................................................................................... 26
6.7. Con Los Estudiantes ..................................................................................................................... 26
6.8. Horas promedio de ayudantía ...................................................................................................... 27
6.9. Existencia de inventario ............................................................................................................... 27
6.10. Manejo de dinero .................................................................................................................... 27
6.11. Registro de usuarios y actividades ............................................................................................ 28
6.12. Mantención de estadísticas de operación ................................................................................ 28
6.13. Objetos perdidos ..................................................................................................................... 28
6.14. Promoción interna ................................................................................................................... 29
6.15. Bitácora ................................................................................................................................... 29
6.16. Libro de reclamos y sugerencias ............................................................................................... 29
6.17. Informes bimensuales .............................................................................................................. 29
6.17.1. Reporte mensual de actividades ........................................................................................... 30
6.17.2. Planificación de operaciones ................................................................................................ 30
6.17.3. Recursos humanos ............................................................................................................... 30
6.17.4. Estructura de costos ............................................................................................................. 31
6.17.5. Estadísticas del recinto ......................................................................................................... 31
6.17.6. Inventario mensual del recinto ............................................................................................. 31
6.17.7. Sugerencias, comentarios o solicitudes propuestas a La D.RR.EE. y DEFIDER. ....................... 31
6.18. Informe consolidado anual ....................................................................................................... 31
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6.19. Mantención e información ....................................................................................................... 32
6.20. Traspaso de la administración .................................................................................................. 32
6.20.1. Inventario actualizado del recinto ........................................................................................ 32
6.20.2. Registros, procedimientos e información oficial generada en el período anterior ................. 32
6.20.3. Compromisos de corto y mediano plazo tomados por la administración .............................. 32
7. Anexos ................................................................................................................................................ 33
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1. Bases Generales
1.1. Antecedentes y disposiciones generales de la licitación
1.1.1. Aspectos generales
Las presentes Bases de Licitación contienen las disposiciones generales que regirán las relaciones de la
Universidad Técnica Federico Santa María a través de la Dirección de Relaciones estudiantiles y Dirección de
Educación Física, Deportes y Recreación, en adelante “La Universidad”, “La D.RR.EE.” y “DEFIDER”, con el
grupo de estudiantes, en adelante “Los Estudiantes”, durante el proceso llamado a propuesta, presentación
de las ofertas, su apertura, selección de proponentes, la adjudicación, la ejecución, el pago y todas las
materias relacionadas con ésta Licitación.
Las ofertas de Los Estudiantes serán calificadas en una única instancia por La Universidad, quien será
responsable de la evaluación, selección y adjudicación de la propuesta.
Para que una propuesta se considere válida, ésta deberá cumplir con las disposiciones de las presentes
Bases. La presentación de una propuesta, implica para Los Estudiantes la aceptación de las presentes bases,
a las cuales se someten desde ya, renunciando a impugnarlas y/o objetarlas.
1.2. Identificación del demandante
Razón Social : Universidad Técnica Federico Santa María
Unidad Administrativa : Dirección de Relaciones Estudiantiles
RUT : 81.668.700-4
Domicilio : Avenida España 1680, Valparaíso
1.3. Datos de contacto para la licitación
Correo Electrónico : [email protected]
1.4. Antecedentes administrativos
Nombre de licitación : Administración Gimnasio II- UTFSM.
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Descripción : Servicio de administración de instalaciones correspondientes
a Gimnasio II – UTFSM: Gimnasio Multipropósito.
Deberá velar por la correcta mantención y empleo de la
infraestructura, equipos e implementos deportivos existentes
en el lugar, así como proporcionar adecuadas condiciones de
uso a sus beneficiarios: Estudiantes y funcionarios UTFSM.
Del mismo modo, deberá velar por la seguridad e integridad
física de sus usuarios, previniendo cualquier situación o
conducta de riesgo.
Ubicación : Edificio V, costado edificio M.
Tipo de convocatoria : Licitación privada.
Participantes : Durante el período de desarrollo de la Licitación (Primer
semestre 2019) el estudiante debe ser de pregrado diurno
UTFSM con matrícula vigente, pertenecer a cualquier carrera
impartida en el Campus Casa Central Valparaíso y deberá
tener un mínimo de 3 asignaturas inscritas en dicho período
académico.
Al momento de la postulación los estudiantes deben tener
como mínimo una prioridad académica de 4.700.
Vía postulación : www.rree.usm.cl
Moneda : Pesos Chilenos.
1.5. Objetivo y alcance de la licitación
La Universidad a través de La D.RR.EE. y DEFIDER, por medio de estas bases, ofrece la concesión de la
Administración Gimnasio II, siendo la presente Licitación de tipo privada.
Esta licitación y en particular los recursos otorgados a través de ella, hacen referencia exclusiva a cubrir
los gastos asociados al pago de beca de ayudantía al equipo administrativo. Los cuales deberán ser
informados claramente en la oferta del proponente, tanto en su composición como montos asociados.
Corresponderá a La Universidad, a través de DEFIDER, la provisión de todos aquellos recursos asociados
directamente a la operación del recinto (revistas, periódicos, mantención de infraestructura, artículos de
oficina, insumos de aseo etc.).
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Sin prejuicio de lo anterior, se entrega libertad a los proponentes de integrar en sus ofertas, tanto técnicas
como económicas, nuevas alternativas de gestión y/o mejoras a ser implementadas en el recinto, las cuales
podrán ser de cargo a la administración (si así correspondiese o lo decidiese) o evaluadas en su factibilidad y
viabilidad de financiamiento por parte de La Universidad.
En función de lo anterior, toda propuesta deberá explicar claramente sus costos asociados, periodo en
que se realizarán los desembolsos y fuentes de financiamiento.
1.6. Normas generales
Ésta licitación y la ejecución de su objeto, se regirán por los siguientes documentos:
Bases generales
Las aclaraciones derivadas del procedimiento de consultas estipulado en las Bases Generales. Estas
aclaraciones se consideran parte integrante de las Bases.
Oferta Técnica y Económica (Estructura de costos).
Informe de adjudicación de propuesta.
Otros antecedentes documentados que proporcione La Universidad.
Garantías de seriedad de la oferta.
Todos los documentos arriba mencionados formarán un todo integrado que se complementan
recíprocamente, en forma tal que se considerará parte del compromiso adquirido cualquier obligación y/u
obra, que aparezca en uno de los documentos señalados.
1.7. Cumplimiento de plazos del calendario de licitación
Tabla 1-1 Calendario de licitación
Actividad Fecha Hora
Comienzo licitación 21 de Diciembre 2018 12:00
Visita a terreno 26-28 de Diciembre 2018 Hasta las 17:00
Recepción consultas 28 de Diciembre 2018 Hasta las 17:00
Respuestas a consultas 3 de Enero 2019 Desde las 12:00
Presentación y apertura de propuestas 10 de Enero 2019 12:00
Adjudicación 15 de Enero 2019 12:00
Capacitación 25-28 de Febrero 2019 Horario por definir
Entrega de instalaciones y concesión 28 de Febrero 2019 9:00
Comienzo oficial de nueva administración 01 de Marzo 2019 8:00
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Los plazos que se establecen en éstas Bases, para las distintas etapas del proceso de presentación de
propuestas y selección, son inamovibles, y el no cumplimiento de los mismos por algún participante podrá
implicar su exclusión del proceso a partir de esa fecha.
Estos plazos sólo podrán ser modificados por decisión de La Universidad, en cuyo caso, tal decisión será
comunicada por escrito a todos Los Estudiantes participantes a través del portal www.rree.usm.cl .
1.8. Modificación de las Bases
La Universidad podrá modificar, oportunamente, los requerimientos de la Licitación, informando por
escrito de ello a todos Los Estudiantes participantes a través del portal www.rree.usm.cl .
Dependiendo de la magnitud, importancia y oportunidad de las modificaciones señaladas, La Universidad
podrá postergar la fecha indicada para la presentación y apertura de las propuestas, lo que se comunicará
oportunamente a través del portal antes mencionado.
1.9. Modalidad del servicio
La modalidad del servicio será la de administración directa.
1.10. Confidencialidad
Los grupos de estudiantes interesados en participar y el que se adjudique la Administración de Gimnasio
II, tanto como coordinadores y equipo directo, deberán guardar absoluta confidencialidad sobre los
antecedentes reservados o no, que de La Universidad conozcan durante el desarrollo de la licitación, y de los
resultados e informes parciales que se obtengan.
La divulgación, por cualquier medio, de la totalidad o parte de la información, dará lugar a La Universidad
a entablar acciones que estime convenientes contra el o los grupos de Estudiantes, los cuales se hacen
solidariamente responsables de las acciones tanto de sus coordinadores o representantes como del equipo
directo o indirecto.
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1.11. Antecedentes de la Unidad a licitar
1.11.1. Nombre
Gimnasio II
1.11.2. Servicios prestados 1
Gimnasio II pone a disposición de la Comunidad Universitaria un recinto deportivo multipropósito,
en el cual se realizan actividades académicas (cursos de pre-grado dictados por DEFIDER con carácter
obligatorio), deportivas (entrenamientos de ramas deportivas y competencias) y recreativas (talleres,
actividades de proyectos concursables para Estudiantes y préstamo a usuarios libres).
Cuenta con las siguientes instalaciones que son responsabilidad de su Administración:
Multicancha.
Recepción.
Custodia.
Camarines.
Corresponde a su Administración la gestión del recinto, así como la vigilancia y control de las
instalaciones asociadas.
Cabe destacar que las dependencias mencionadas no sólo prestan servicio a los usuarios directos de
la multicancha del Gimnasio II, sino que también están disponibles para los usuarios de otros recintos
deportivos de La Universidad, tales como las multicanchas de Baby Fútbol y Básquetbol.
Gimnasio II cuenta con supervisión directa de DEFIDER, siendo este Departamento responsable de:
Dotación de Profesionales Deportivos (profesores y/o entrenadores) encargados de dictar cursos
curriculares y/o liderar actividades deportivas.
Provisión de infraestructura, equipos, materiales e insumos asociados a las operaciones directas del
recinto (no incluye costos directos de administración, los cuales son de cargo de esta última).
Provisión de material para el funcionamiento normal de la administración (Artículos de oficina, té,
café, etc.).
Planificación de actividades deportivas: clases y disciplinas a impartir, horarios, usuarios, recursos
requeridos, etc. Esto deberá ser informado oportunamente a la administración del recinto, quien
1 Mayores antecedentes del recinto deberán ser solicitados en las instancias dispuestas para ello en la presente licitación. Fase de consulta y vista a terreno.
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será responsable de implementar las acciones administrativas necesarias para el cumplimiento de
dicha planificación.
Fiscalización de actividades deportivas llevadas a cabo en el recinto, velando por la integridad física
de sus practicantes y disponibilidad de infraestructura adecuada para su realización.
Informar a D.RR.EE. ante irregularidades administrativas detectadas en el recinto (incumplimiento de
condiciones de adjudicación).
1.11.3. Usuarios
Gimnasio II cuenta con 3 tipos de usuarios:
Estudiantes USM con matrícula vigente.
Estudiantes de intercambio en la USM.
Ramas deportivas y grupos estudiantiles (previa solicitud de instalaciones a DEFIDER y aceptación de
las condiciones de uso impuestas por éste).
Para cada uno de estos grupos se deberán prestar las dependencias y equipamiento adecuado para la
realización de actividades recreativas en un ambiente grato, seguro y confortable.
Del mismo modo, cada uno deberá respetar las condiciones de uso establecidas de manera conjunta por
la Administración del recinto, DEFIDER y La D.RR.EE.
2. Requisitos y antecedentes de los proponentes
2.1. Requisitos y antecedentes
El grupo proponente deberá estar conformado por Estudiantes de pregrado diurno con matricula vigente
en el Campus Casa Central Valparaíso de La Universidad, Durante el período de desarrollo de la Licitación
(Primer semestre 2019) el estudiante debe ser de pregrado diurno UTFSM con matrícula vigente, pertenecer
a cualquier carrera impartida en el Campus Casa Central Valparaíso y deberá tener un mínimo de 3
asignaturas inscritas en dicho período académico. Tendrán menor preferencia los Estudiantes memoristas,
Estudiantes de primer y último año de carrera.
Dentro de la oferta se deberá incluir un garante con el objetivo de continuar la administración en caso
que él o los Coordinadores o Representantes sean removidos de su cargo por parte de La Universidad, para
todos los pasajes que existan dentro de éstas Bases el garante deberá cumplir con los mismos requisitos que
se exigen al Coordinador o Representante.
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En relación al Primer y Segundo semestre 2019, los participantes deberán contar como mínimo con
situación de Estudiante Regular (matricula vigente), no pudiendo tener calidad de memorista. El
Administrador o Coordinador general del recinto no podrá tener calidad de memorista mientras dure su
gestión.
Además, se deberá cumplir con los siguientes requisitos:
2.1.1. Requisitos
Estudiante pregrado diurno del Campus Casa Central Valparaíso.
Matricula vigente en 2019 primer semestre.
Al menor 3 ramos inscritos en 2019 primer semestre
Prioridad académica:
o 4.700 para los coordinadores.
o 4.100 para el equipo.
2.1.2. Antecedentes
Los proponentes deberán presentar antecedentes en copias simples con el nombre de él o los
coordinadores o representantes, y sus facultades adjuntando además los datos del garante, y otros
antecedentes relevantes como los que se detallan a continuación:
Nombre del Coordinador o Representante.
RUT del Coordinador o Representante.
Domicilio del Coordinador o Representante.
Correo electrónico y teléfono del Coordinador o Representante.
Nombre Garante.
RUT del Garante.
Domicilio del Garante.
Correo electrónico y teléfono del Garante.
2.1.3. Calificación del oferente
El grupo de Estudiantes deberá ser completamente capaz de poder desarrollar las tareas que le sean
especificadas. Durante el proceso de calificación La Universidad tomará en cuenta la cantidad de Estudiantes
que integrarán el grupo, la forma en que estos serán seleccionados (otorgando una mayor valoración a
aquellas que prefieran Estudiantes que no se encuentren ni en primer ni último año y que posean un bien
rendimiento académico), la estructura de costo que éste presente y otros.
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2.1.4. Garantía de seriedad de la oferta
Las Propuestas de los grupos participantes deberán venir acompañadas por un monto en efectivo
expresado en pesos o por un cheque cruzado y nominativo a nombre de La Universidad, equivalente a veinte
vales de almuerzo. En su glosa deberá decir: “Para garantizar la seriedad de la oferta en licitación privada”.
La Universidad devolverá ésta garantía a los proponentes no favorecidos una vez adjudicada la
licitación. En el caso del proponente adjudicado, ésta garantía le será devuelta dentro de los 15 días hábiles
siguientes a la adjudicación de la propuesta.
Ésta garantía se hará efectiva en cualquiera de los siguientes casos:
Si el Proponente desiste de su oferta.
Si el Proponente seleccionado no concurriese a la adjudicación de la licitación.
Si el Proponente no entregase los antecedentes solicitados por La Universidad como
complementación o aclaración de su oferta.
2.2. Financiamiento de la preparación de la oferta
Los costos derivados de la formulación de la oferta en que incurra el Proponente serán de su cargo,
no dando origen a indemnización alguna en caso de no aceptarse su oferta.
3. Proceso de licitación
3.1. Retiro de Bases e inscripción en proceso de licitación
Los grupos de Estudiantes interesados en participar, podrán inscribirse y retirar Las Bases de licitación a partir
del día 21 de diciembre 2018 en el portal www.rree.usm.cl .
3.2. Visita a Terreno
Cada grupo de Estudiantes interesados en participar en la presente licitación, tendrá derecho a
efectuar una única visita a terreno a las dependencias del recinto. En dicha instancia podrá interiorizarse de
sus condiciones generales de operación y verificar visualmente el estado de las instalaciones.
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Para ello, deberá concretar una cita con el señor Pablo Núñez, correo electrónico
[email protected], fono 32-2654089, dentro del plazo estipulado para ello en las presentes Bases
Administrativas (Ver sección 1.7).
3.3. Recepción consultas
Todas las consultas, tanto de carácter técnico como administrativo, que los Proponentes deseen
formular con relación a la materia de ésta licitación, deberán ser enviadas al correo electrónico
[email protected] en el periodo que se estipula para tal efecto en la sección 1.7 de las presentes Bases
Administrativas.
De dicho correo electrónico deberá identificarse bajo el asunto: Consulta licitación Gimnasio II.
3.4. Entrega de respuestas
La Universidad procederá a analizar y responder la(s) consulta(s) formulada(s). Estas respuestas serán
enviadas por mail en la fecha y horas estipuladas para ello en la sección 1.7 de las presentes Bases.
En éste comunicado, se citará cada consulta formulada, sin hacer mención al participante que la haya
hecho, y luego la respuesta respectiva.
3.5. Aclaración de las Bases de licitación
La Universidad podrá efectuar aclaraciones a las Bases de licitación, para precisar el alcance,
complementar o interpretar algún elemento de su contenido que, a su juicio, no haya quedado
suficientemente claro, y dificulte la obtención de buenas ofertas. Estas aclaraciones se informarán a los
grupos de Estudiantes interesados en presentar oferta, en la misma forma que las respuestas en el portal
www.rree.usm.cl .
3.6. Presentación propuesta
Las propuestas deberán ser presentadas en 2 sobres cerrados dirigidos a La D.RR.EE. indicando en su
exterior el tipo de licitación a la cual postula, agregando Propuesta.
Bases Administrativas
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3.6.1. Sobre 1
El sobre 1 deberá contener los siguientes documentos en versión original:
Propuesta Técnica.
Propuesta Económica.
Carta de identificación propuesta: De acuerdo a formato adjunto en anexo 1, se deberá identificar
claramente el nombre de la licitación a la cual se postula, además de los datos de identificación de él
o los Representantes o Coordinadores del Proponente, así como el monto total bruto expresado en
pesos de la oferta. Esta carta debe venir firmada por él o los Representantes o Coordinadores y debe
incluir la garantía de seriedad de la oferta.
Declaración jurada simple: Conforme a formato adjunto en anexo 2, los Representantes de la
propuesta informarán lo siguiente:
o Haber estudiado y dar por conocidos y aceptados todos los antecedentes y verificado las
especificaciones técnicas y otros documentos técnicos necesarios para la postulación.
o Haber considerado para la oferta económica todos los gastos necesarios para el servicio, de
acuerdo a las condiciones y requisitos estipulados en las Bases y demás documentos incluidos
en la licitación.
o Haber visitado el terreno e instalaciones y conocer las características que incidan
directamente en la ejecución de los trabajos.
o Estar conforme con las condiciones generales de Las Bases.
o Aceptar la decisión que La Universidad determine sobre la selección de Proponentes,
incluyéndose la posibilidad de dejar sin efecto ésta antes de adjudicación formal de licitación.
Cada Representante debe efectuar una declaración individual, la cual debe venir por separado y
firmada por el Representante respectivo.
Curriculum Vitae: Se deberá adjuntar el nombre, carrera y curriculum vitae del Coordinador
responsable o Representante por parte del grupo de Estudiantes. Además de incluir el horario de
funcionamiento y lugar de trabajo que éste tendrá.
Antecedentes Base de la propuesta: El Proponente devolverá formado todos los documentos que
conformaron los antecedentes de la presente propuesta.
Declaración visita a terreno: Ver formato adjunto anexo 3. Ésta deberá ser presentada al encargado
de efectuar la visita a terreno, Sra. Paulina Pereda, al momento de su realización, quien será
responsable de completar los antecedentes en ella solicitados. El original quedará en poder de los
Proponentes para ser adjuntado posteriormente a su propuesta.
3.6.2. Sobre 2
El sobre 2 deberá contener una copia de toda la información incluida en el sobre n°1.
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3.7. Recepción de las propuestas
Las propuestas de los grupos participantes se recibirán en la oficina del Sr. Ignacio Araya en la fecha
y hora que se estipula para ello en la sección 1.7 de las presentes Bases. No será considerada ninguna oferta
que se reciba fuera del día, lugar y hora señalados.
La oferta deberá ser firmada por el o los Representantes o Coordinadores del grupo Proponente.
3.8. Apertura de las ofertas y revisión de la documentación
La recepción de ofertas se hará efectiva en la fecha y hora señalada en la sección 1.7 de las presentes
Bases, en la oficina del Sr. Ignacio Araya en D.RR.EE., verificando que las ofertas contengan los documentos
solicitados. En éste acto solo se informará el nombre de los oferentes.
La Universidad se reserva el derecho de admitir ofertas que presenten defectos de forma, omisión o
errores menores, siempre que éstos no alteren el tratamiento igualitario a todos los Proponentes y que no
se refieran a aspectos esenciales o no afecten la correcta evaluación de las propuestas.
3.9. Validez de la oferta
Las propuestas de los Proponentes no favorecidos seguirán vigentes por el plazo estipulado en la
Sección 5.2. aun cuando se haya enviado la comunicación al Proponente elegido. La retractación imprevista
se considerará como falta de seriedad del Proponente y La Universidad hará efectiva la garantía señalada
(garantía de seriedad de la oferta).
3.10. Evaluación y preselección de ofertas
Un comité analizará las ofertas recibidas, seleccionando la oferta más conveniente desde el punto de
vista de La Universidad.
Será responsabilidad de Los Estudiantes haber proporcionado toda la información que permita a éste
comité efectuar la evaluación de sus ofertas de acuerdo a los criterios definidos.
De considerarlo necesario, éste comité podrá solicitar por escrito (vía correo electrónico) precisiones
a algún Proponente, sobre aspectos de su propuesta que no resulten suficientemente claros, en cuyo caso
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tanto las aclaraciones solicitadas como las respuestas pasarán a formar parte integrante de los antecedentes
de la licitación en caso de serle adjudicado.
3.11. Rechazo de ofertas
El comité se reserva el derecho de rechazar total o parcialmente cualquier oferta e incluso rechazarlas
todas, si a la luz de la revisión efectuada no se satisfacen los requerimientos planteados, o se considera
inconveniente para los intereses de La Universidad continuar adelante con el proceso de selección o no se
ajusta sustancialmente a las Bases.
3.12. Selección y notificación a los Proponentes
3.12.1. Selección de Proponentes
Una vez que se haya seleccionado los proponentes, se comunicará por escrito (vía correo electrónico)
al grupo seleccionado la aceptación de su oferta y al mismo tiempo se solicitará los documentos necesarios
para la formalización de la adjudicación. La resolución de su aceptación será comunicada al Proponente
favorecido por carta original y copia, debiendo volver esta última firmada por el o los Coordinadores o
Representantes como prueba de recepción.
La selección de una propuesta por La Universidad, no obliga a efectuar la adjudicación pertinente.
Las obligaciones entre ambos sólo serán válidas a partir de la adjudicación formal del servicio.
3.12.2. Notificación a los proponentes no adjudicados
La Universidad notificará a los restantes grupos de Estudiantes Proponentes mediante correo
electrónico, que su oferta no ha sido seleccionada para la prestación de sus servicios.
3.12.3. Devolución de documentación
Una vez realizada la notificación en la sección 3.12.2 precedente, los Proponentes no seleccionados
podrán retirar sus respectivas garantías de seriedad de la oferta. La Universidad no devolverá la información
y documentos entregados por los grupos de Estudiantes Proponentes.
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3.13. De la fiscalización
Una vez adjudicada la licitación, Los Estudiantes deberán tener en cuenta las siguientes condiciones:
Se someterán a la supervisión directa de DEFIDER.
Deberán cumplir con todos los requisitos detallados en la sección 6 de estas Bases.
4. Contenidos básicos de las propuestas
Sin prejuicio de la libertad de los Proponentes para insertar antecedentes y contenidos adicionales
en sus propuestas, así como innovaciones en la gestión del recinto (las cuales deberán ser coherentes con lo
estipulado en las presentes Bases), toda oferta deberá contar con la siguiente información como base:
4.1. Propuesta técnica
4.1.1. Objetivos de la administración
Deberá indicar los lineamientos bajo los cuales se regirán Los Estudiantes Proponentes durante el
periodo a licitar (marzo 2019 a diciembre 2019), así como objetivos generales específicos propuestos.
4.1.2. Plan de trabajo anual
Se deberá explicitar la programación anual de actividades propuestas por Los Estudiantes para el
periodo a licitar (marzo 2019 a diciembre 2019). Ésta deberá ser coherente con los requerimientos de
DEFIDER, y los lineamientos generales expuestos en las presentes Bases.
4.1.3. Políticas del recinto
La propuesta deberá indicar lo siguiente:
Horario de operación propuesto.
Periodo de operación propuesto.
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Condiciones de uso del recinto: Se indicarán las condiciones a las que estarán sujetos los usuarios de
Gimnasio II, especificando la existencia de cualquier tipo de multa o sanción (Si así lo instaurara el o
los Proponentes), sus causales y descripción de éstas.
Políticas de operación propuestas: Se informarán las políticas de operación consideradas por el grupo
de Estudiantes para el funcionamiento del recinto. Deberá mencionar ítems como:
o Procedimiento para la mantención de ficheros.
o Método de control de asistencia del equipo.
o Procedimiento para asegurar la conservación de instalaciones, equipos y materiales.
o Dinámicas de operación con usuarios (Registro de asistencia, seguridad de pertenencias,
etc.).
o Procedimiento para la mantención de aseo y seguridad en el recinto.
o Etc.
Todos ellos deberán ser coherentes con las disposiciones estipuladas por DEFIDER y las presentes
Bases en éstas materias.
4.1.4. Descripción de cargos y funciones
Se deberá explicitar las siguientes materias:
Descripción de cargos: Detalle de las funciones, responsabilidades y facultades de cada cargo
considerado por el o los proponentes para la administración del recinto (Administradores,
coordinadores, recepcionistas, etc.). Deberá especificar también el lugar físico en que llevarán a cabo
sus funciones y horarios si correspondiese.
Escala de beca de ayudantía: Detalle de la escala de beca de ayudantía que será asociado al cargo y
función.
4.1.5. Políticas de equipo
Método de contratación de estudiantes: Se deberá explicar cuáles serán los métodos de convocatoria
y selección de Estudiantes para las contrataciones, así como los criterios bajo los cuales se realizarán
dichas selecciones. Considerando que el equipo no deberá estar conformado por más de un 60% de
un mismo género.
Políticas de capacitación del equipo.
Cantidad máxima de horas por estudiante: Se deberá mencionar la cantidad máxima de horas que
trabajarán cada uno de los Estudiantes integrantes del grupo, de acuerdo a lo establecido en la
sección 6.8 de la presente Base. Teniendo en consideración el límite de 15 horas semanales
permitidas por reglamento de ayudantía.
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Condiciones laborales: se deberá especificar las condiciones laborales bajo las cuales operarán los
Estudiantes. Esto es causales de despido, sanciones y/o multas existentes, beneficios, bonos
especiales, entre otros.
4.2. Propuesta económica
4.2.1. Estructura de costos
A continuación, se detallan los puntos que deben ser descritos a cabalidad en la estructura de costos
presentada por los postulantes a la administración del servicio, teniendo en consideración que cualquier
modificación debe ser comunicada a La D.RR.EE. antes de ser llevada a cabo.
4.2.1.1. Pago de Ayudantías
En el ítem de pago de ayudantías debe estar claramente especificada la descripción de cargo a
desempeñar y el n° de funcionarios, las horas hábiles del mes (factibles de modificar según eventualidades),
valor hora y el monto total estimado, esto según el formato que se presenta en Tabla 4-1 Pago de ayudantías.
Se deberá presentar una proyección y desglose para cada uno de los meses del año 2019.
Tabla 4-1 Pago de ayudantías
Cargo N° de estudiantes Horas trabajadas Valor hora Total
También se deberá incluir la especificación de los montos expresados en pesos que percibirán cada
uno de los integrantes que conformen el grupo de estudiantes (administradores y/o coordinadores).
Cabe señalar que las horas trabajadas deberán ser remuneradas como hora reloj y la oferta a realizar
deberá ser en valor bruto.
No se podrá señalar reuniones de equipo como elemento a pago de beca de ayudantía.
4.2.2. Gastos administrativos
Este ítem incluye los egresos no operacionales, esto es, gastos no vinculados directamente con la
prestación del servicio, como fotocopias, impresiones, tinta, teléfono, entre otros. Se deberá entregar de
Bases Administrativas
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acuerdo al formato en la Tabla 4-2 Formato gastos administrativos, la estimación de los gastos en que se
incurrirá en éste ítem durante el periodo a licitar. En caso de no incurrir en gasto, mencionar. Estos gastos
deberán ser asumidos íntegramente por DEFIDER, quedando en potestad de DEFIDER si aceptar total, parcial
o nulamente la propuesta de gastos solicitados.
Tabla 4-2 Formato gastos administrativos
Ítem Descripción Monto Fuente de financiamiento Fecha de desembolso
Deberá contener y valorizar todos aquellos ítems propuestos por el grupo de Estudiantes en su oferta.
Esto incluye actividades de promoción, costos asociados a la implementación de registros, innovaciones o
mejoras propuestas, etc. Exceptuando el pago de ayudantías.
También deberá indicar la fuente de financiamiento que poseerá cada uno de los ítems propuestos
(la administración del recinto; La Universidad; multas u otros ingresos, etc.), así como el instante en que se
llevarán a cabo cada uno de los desembolsos.
Cabe destacar que toda materia asociada al servicio de administración del recinto (provisión de
equipo administrativo, cumplimiento de obligaciones estipuladas en las presentes Bases, etc.), será
responsabilidad del grupo de Estudiantes su financiamiento y deberá ser considerada en su respectiva
propuesta económica. En relación a las materias de mejora en infraestructura, equipos y otros servicios
operacionales propuestos, éstos podrán ser negociados con La Universidad en su factibilidad de realización y
financiamiento (o co-financiamiento si así lo decidiesen los Proponentes).
5. Disposiciones de la adjudicación
5.1. Tipo de servicio
El servicio será bajo suma fija.
5.2. Celebración de la adjudicación
Se adjudicará de acuerdo al calendario indicado en el párrafo 1.7, desde la notificación al grupo
seleccionado, previo recepción de lo solicitado en el párrafo 5.3.
En caso que el grupo seleccionado no proporcione los antecedentes requeridos o no formalice la
adjudicación en el plazo indicado, La Universidad podrá declarar sin efecto la selección y seleccionar al
Bases Administrativas
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siguiente grupo de estudiantes preseleccionado. En tal caso, La Universidad quedará facultada para hacer
efectiva la garantía de seriedad de la oferta, de acuerdo a la sección 2.1.4.
5.3. Documentación integrante de la adjudicación
El grupo de Estudiantes seleccionados deberá presentar en copias auténticas los certificados de
Estudiante regular de él o los Representantes o Coordinadores. Éste será requisito fundamental para la
formalización de la adjudicación.
5.4. Precio de la oferta y forma de pago
5.4.1. Valor oferta
El valor total de la oferta deberá comprender todos los costos de implementación. Esto incluye los
gastos de financiamiento, pago de ayudantías generales y demás gastos inherentes, incluido el detalle de las
becas que percibirán cada uno de los integrantes del grupo. La oferta deberá desglosarse por ítems y deberá
incluir cada uno de los gastos y costos generales.
5.4.2. Valor del servicio
El valor de licitación de Gimnasio II se valoriza aproximadamente en $1.070.000.- (Un millón setetenta
mil pesos) brutos mensuales, comprendido entre los meses de marzo 2019 a diciembre 2019, considerando
calendario académico del año 2019, descontando los días no trabajados (vacaciones de verano, vacaciones
de invierno, fiestas patrias, feriados, etc.).
Dicho monto no podrá ser excedido, salvo expresa autorización de D.RR.EE. y DEFIDER.
Corresponderá a DEFIDER informar a la administración del recinto respecto a cualquier extensión en
el calendario de operación de éste. Dichos periodos serán financiados por medio de recursos adicionales
aportados por La Universidad, respetándose los criterios generales convenidos en la presente licitación y sus
documentos asociados, sin el pago de horas extras.
5.4.3. Forma de pago El pago será realizado mediante DP-16 “solicitud Beca de ayudantía”, con base en el valor establecido
en el decreto de Rectoría que fija el valor de ayudantía administrativa. La ausencia de éste documento
facultará a La Universidad a no cancelar el monto solicitado hasta que se cumpla con la presentación de dicho
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documento. Éste documento deberá ser entregado por el Coordinador o Representante el día 20 del mes,
para que sea gestionado su pago al principio del mes siguiente.
La información que deberá contener dicha estructura de costos se resume a continuación:
Informe de pago de ayudantías:
Tabla 5-1 Formato informe de Pago de ayudantías por Estudiante
Nombres Apellido Paterno
Apellido Materno RUT DV Carrera Dirección Cargo
N° de horas
Valor Hora
Valor ayudantía Revisado Recinto
Adicionalmente, se deberá adjuntar un detalle con la descripción de las bonificaciones o descuentos
efectuados, así como la individualización de los estudiantes y montos involucrados.
Informe de ingreso
Se deberán informar todos aquellos ingresos percibidos por la administración y su fuente (ej: multas,
donaciones, aportes especiales, etc.). Ahora si la administración no percibe ingresos informar.
Tabla 5-2 Formato informe de ingresos
Fecha Ingresos percibidos
Fuente Concepto Descripción
Informe de gastos administrativos
Se deberá informar todos los gastos administrativos incurridos por la Administración durante el
periodo a rendir, incluyendo su fuente de financiamiento:
Tabla 5-3 Formato informe de gastos administrativos
N° de operación Fecha Tipo de documento N° documento Detalle Monto Fuente
5.5. Termino anticipado de la adjudicación
La Universidad podrá resolver unilateralmente el término de la adjudicación, sin forma de juicio y sin
derecho a indemnización alguna, en los siguientes casos:
a) Por no disponer Los Estudiantes del equipo para ejecutar su trabajo en la fecha señalada para el inicio
de sus operaciones.
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b) Por atraso en el inicio normal de operaciones en más de 7 días corridos desde la fecha establecidas
en éstas Bases.
c) En caso de paralización o interrupción de los trabajos sin causa justificada, por un periodo mayo de
1 día.
d) En caso de incumplimiento, por parte de Los Estudiantes, de las obligaciones comprometidas o de las
órdenes impartidas por los profesionales a cargo de la supervisión de las operaciones.
e) Por no respetar normas técnicas.
f) Por no presentarse en el recinto sin causa justificada la persona designada por Los Estudiantes para
dirigir las operaciones.
g) En caso que Los Estudiantes se nieguen a introducir las medidas correctivas solicitadas por los
representantes de La Universidad a través de La D.RR.EE.
h) Por incumplimiento de los compromisos para con su equipo.
i) Por uso indebido de recintos, equipamientos e implementación otorgados por La Universidad.
j) Por mal comportamiento y/o atentar contra el orden y buenas costumbres.
k) Por reiterada ausencia en la documentación mínima necesaria para la correcta presentación de
informes. Toda la documentación necesaria se encuentra identificada en las presentes Bases.
l) Por retraso mayor a 5 días hábiles en la presentación de informes bimensuales. Éste plazo incluye
cualquier contratiempo.
m) Por no haber realizado los cambios propuestos en una fiscalización inmediatamente anterior.
La Universidad a través de La D.RR.EE. en cualquiera de las situaciones anteriores podrá emitir un
informe técnico que se hará llegar a Los Estudiantes, a fin de que éste, dentro de un plazo de 3 días corridos,
se ajuste a las normas y disposiciones señaladas. Si esto no sucede, procederá el término de la adjudicación.
5.6. Condiciones generales a cumplir por Los Estudiantes En la ejecución de todos los trabajos que se convengan, Los Estudiantes cumplirán con todas las
condiciones generales siguientes:
5.6.1. Equipo que emplee
a) Deben ser Estudiantes de pregrado diurno Matriculados en el Campus Casa Central Valparaíso de
La Universidad (no pueden ser Estudiantes memoristas exclusivos, ni estudiantes que se encuentren
en su primer o último año de carrera).
b) No podrá estar compuesto por más de un 60% del mismo género.
c) Prioridad académica superior a 4.100.
d) La Universidad podrá ordenar el alejamiento temporal o permanente de cualquier miembro del
equipo de Los Estudiantes, sin expresión de causa y sin cargo para ella.
e) Los Estudiantes deberán cumplir con las leyes y reglamentos internos relativos a la seguridad del
equipo y la prevención de accidentes del trabajo en el interior de La Universidad.
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5.7. Facilidades ofrecidas por La Universidad
La Universidad, a través de DEFIDER, proveerá los requerimientos de infraestructura, equipos,
materiales e insumos requeridos directamente en las operaciones de Gimnasio II, según sea su criterio.
Asimismo, suministrará todos aquellos servicios que a su juicio sean necesarios para el normal
funcionamiento de las operaciones del recinto, entre ellos: energía eléctrica, agua y aseo.
5.8. Aceptación de Bases
El o los Representantes o Coordinadores, dan por conocidas y aceptadas las Bases de la presente
licitación y se obliga a su cumplimiento en el caso de que su oferta resulte aceptada por La Universidad.
5.9. Vigencia y duración de la adjudicación
La adjudicación tendrá duración hasta diciembre 2019, al término del cual se volverá a realizar el
llamado a licitación. Si La Universidad lo estimaré conveniente se renovará en los mismos términos y
condiciones, a menos que la otra parte manifieste la intención de no perseverar en él.
6. Deberes de la Administración
6.1. Cumplimiento de horario
Gimnasio II debe funcionar de lunes a viernes desde las 7:45 u 8:00 dependiendo de los
requerimientos académicos hasta las 23:00 horas y los sábados desde las 8:00 hasta las 13:30 horas, o en su
defecto el horario acordado con DEFIDER.
6.2. Periodo de operación
Las dependencias de Gimnasio II, así como sus servicios asociados, deberán operar normalmente
durante el período académico comprendido entre marzo de 2019 y diciembre de 2019, rigiéndose para dichos
efectos por el Calendario Académico Oficial de La Universidad (Primer y Segundo semestre académico 2019).
Bases Administrativas
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En función de lo anterior, se excluyen como periodos de operación aquellos en que se encuentren
suspendidas las actividades universitarias (vacaciones de verano, vacaciones de invierno, fiestas patrias,
feriados, etc.), salvo disposición expresa de La D.RR.EE. y DEFIDER, hecho ante el cual se gestionarán recursos
adicionales para la administración y operación del recinto.
En caso de paralización de actividades por parte del estamento estudiantil, se trabajará a media
jornada.
6.3. Presencia de Los Estudiantes
Será responsabilidad de la administración proveer el equipo administrativo necesario para la correcta
operación del recinto en los horarios y períodos dispuestos en los puntos precedentes.
Durante los días y horarios en que el recinto se encuentra operativo, éste deberá contar
permanentemente con a lo menos un Estudiante Administrativo presente el cual deberá portar identificación
y será responsable del local.
La administración del recinto deberá planificar mensualmente los horarios de trabajo de sus
Estudiantes y velar por el cumplimiento de estos. Será su responsabilidad implementar y mantener un
registro de ello.
En caso de presentarse cualquier anomalía al interior del recinto (accidentes, robo de quipos, etc.),
el Estudiante deberá informar inmediatamente a las entidades pertinentes (Ej. Seguridad, Policlínico,
D.RR.EE., etc.).
6.4. Estado de los equipos
Se deberá velar por un correcto uso y mantenimiento de todos los equipos y artículos que se harán
entrega al momento de inicio de actividades. Esto con el fin de cuidar los intereses de nuestra casa de estudios
y asegurar un funcionamiento regular de ésta administración.
Cualquier requerimiento de infraestructura, equipos, insumos o materiales relacionados con la
operación de Gimnasio II deberán ser solicitados y canalizados a través de DEFIDER.
La Administración deberá acoger e implementar todas las solicitudes y/o recomendaciones que se le
sean indicadas por DEFIDER en temáticas relacionadas con el uso y cuidado diario del recinto.
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6.5. Aseo y orden
Se deberá mantener un orden y aseo permanente en las dependencias asignadas a la administración,
es decir, las dependencias deben permanecer limpias y lo suficientemente ordenadas de manera tal que
estén despejadas tanto las vías de acceso como los lugares de tránsito interno, de manera que no se
entorpezca el funcionamiento y que se eviten posibles accidentes.
La Universidad proveerá el servicio de aseo general del recinto, siendo su administración responsable
de supervisar, controlar y mantener registros de la correcta ejecución de éstas tareas (Aseo camarines, salas
deportivas, etc.). Cualquier disconformidad deberá ser informada en primera instancia al Estudiante
encargado, en caso de no existir mejoría en su desempeño deberá ser comunicado a DEFIDER.
6.6. Mantención de ficheros
Los ficheros asignados deben contar con toda la información referente a actividades que se realizarán
en ésta administración, por lo tanto, éste deberá ser actualizado semanalmente.
6.7. Con Los Estudiantes
Será responsabilidad de la administración el proveer a sus Estudiantes condiciones laborales dignas,
transparentes y seguras. Del mismo modo, se debe crear un registro en el cual se establezca claramente
cuáles son las funciones y responsabilidades de cada Estudiante, incluyendo Administradores y/o
Coordinadores.
Además, se registrarán e indicarán cuales son las condiciones laborales de cada uno de ellos. Esto es
ayudantía acordada, causales de despido, sanciones y/o multas existentes, beneficios de Los Estudiantes,
entre otros.
Lo anterior deberá ser informado a cada uno de Los Estudiantes al momento de su contratación,
quienes deberán dar constancia de ello a través de una declaración jurada simple.
Adicionalmente la Administración deberá implementar los siguientes registros:
Nómina mensual de Estudiantes, incluyendo rut, situación académica, número de horas trabajadas,
monto cancelado y firma de cada individuo certificando la recepción conforme del monto ahí
descrito.
Libro de asistencia diario, esto con la finalidad de justificar la beca a Los Estudiantes. Deberá contener
la identificación del Estudiante, hora de ingreso, hora de salida y firma del mismo.
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6.8. Horas promedio de ayudantía
Ningún Estudiante debe exceder el máximo de 15 (quince) horas semanales trabajadas decretado
por la Vicerrectoría de Asuntos Académicos en el Reglamento General de Ayudantías.
6.9. Existencia de inventario
La administración deberá elaborar un inventario global del recinto, el cual debe ser actualizado como
mínimo una vez al mes, dejando constancia de todo ingreso y egreso de material, además de cualquier daño
que pueda afectar a cualquier implemento.
Deberá contener como mínimo la siguiente información:
Tabla 6-1 Formato inventario
Nombre del artículo o equipo Descripción N° identificador (si corresponde)
Cantidad Estado Observaciones
Del mismo modo, dada la alta afluencia de público al recinto, se deberá implementar un sistema de
chequeo rápido de infraestructura, que deberá ser aplicado como mínimo 2 veces al día en sus dependencias
con objeto de la detección temprana de irregularidades.
6.10. Manejo de dinero
La administración deberá llevar un registro claro y detallado de todos los ingresos y egresos de dinero
realizados por la administración. Para éste fin, se deberá elaborar documentos físicos que avalen ésta
información, como un Libro Diario con un formato semejante al presentado en Tabla 6-2, el cual deberá
encontrarse siempre disponible.
Tabla 6-2 Formato Libro Diario
N° de operación
Fecha Documento N° de documento
Detalle Monto Observaciones
Ingresos egresos
Total mensual Saldo mensual
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Éste registro debe estar acompañado por un registro físico de los documentos que acreditan dichas
transacciones (boletas, facturas u otros).
6.11. Registro de usuarios y actividades
Se deberá implementar un sistema de registro de las actividades diarias del recinto (incluye
actividades ordinarias y extraordinarias), indicándose claramente:
Profesor o usuario responsable de la dependencia.
Lugar y equipos facilitados.
Descripción de actividad.
Registro de participantes.
Será responsabilidad de la administración velar por el correcto uso de las dependencias, así como
asegurar su utilización sólo por usuario autorizados (ver sección 1.11).
6.12. Mantención de estadísticas de operación
En función de los registros desarrollados, se deberá generar estadísticas mensuales de la operación
del recinto. Éstas deberán contener como mínimo información relativa a:
Número de días trabajados
Número de usuarios por servicio
Composición de usuarios: Estudiantes, funcionarios y docentes, ramas deportivas, etc.
Composición de actividades del recinto: Actividades curriculares, ramas deportivas, actividades
extracurriculares (excluyendo ramas deportivas), etc.
Evolución de ingresos y egresos del recinto.
Composición mensual de ingresos y egresos.
Toda la información deberá ser integrada al Informe Bimensual solicitado en Tabla 6-3.
6.13. Objetos perdidos
Se deberá implementar un Registro de objetos perdidos, así como establecer una política del recinto
en ésta materia: tiempo de conservación, lugar de almacenamiento, destino de objetos no reclamados, etc.
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6.14. Promoción interna
En responsabilidad de la administración implementar acciones de promoción interna para informar
respecto a la existencia del recinto y fomentar su uso por parte de la comunidad universitaria.
6.15. Bitácora
Es preciso que la administración maneje un registro de los acontecimientos relevantes ocurridos
durante el periodo de trabajo, esto se debe realizar mediante inscripción diaria en formato tipo bitácora,
indicando los eventos acontecidos y medidas tomadas por la administración.
6.16. Libro de reclamos y sugerencias
La administración deberá implementar un Libro de Reclamos y Sugerencias, el cual poseerá carácter
público tanto para los usuarios del recinto, como entidades encargadas de su fiscalización. Éste deberá
poseer páginas numeradas y estar ubicado en un lugar visible.
Será responsabilidad de la administración efectuar una revisión periódica de las observaciones en él
contenidas, así como canalizar sus alternativas de solución en caso de ser requeridas.
Toda revisión al Libro de Reclamos y Sugerencias, así como las acciones derivadas de ello, deberán ser
registradas en la Bitácora del recinto.
6.17. Informes bimensuales La administración deberá entregar bimensualmente a La D.RR.EE. un informe en el que se detallen
las actividades realizadas por la administración durante los 2 meses anteriores.
Éste deberá ser entregado el primer lunes del mes siguiente al periodo a reportar, contándose como
referencia los siguientes plazos.
Tabla 6-3 Fechas de entrega Informes Bimensuales
Periodo reportado por informe Fecha de entrega
Marzo-Abril 2019 Primer lunes de Mayo 2019
Mayo-Junio 2019 Primer lunes de julio 2019
Julio-Agosto 2019 Primer lunes de Septiembre 2019
Septiembre-Octubre 2019 Primer lunes de Noviembre 2019
Noviembre-Diciembre 2019 Primer lunes de Enero 2020
Bases Administrativas
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Deberá proporcionar como mínimo la siguiente información del periodo a reportar:
6.17.1. Reporte mensual de actividades
Actividades desarrolladas en el recinto.
Hechos relevantes acontecidos.
6.17.2. Planificación de operaciones
Correspondiente a los 2 meses siguientes al período reportado, incluye:
Turnos.
Horarios de trabajo.
Actividades a desarrollar.
Otros relevantes.
6.17.3. Recursos humanos
Relativa a cada uno de los meses a informar:
Identificación del equipo de trabajo, indicando los siguientes ítems:
o Nombre del Estudiante.
o RUT.
o Situación académica.
o Cargo desempeñado.
o Horas trabajadas por mes informado.
Planilla de pago de ayudantías mensuales, firmada por Estudiantes certificando recepción y
conformidad con pago de ayudantías percibidas. Deberá detallar ítems que la componen bajo el
siguiente formato:
Tabla 6-4 Formato de pago de ayudantía por Estudiante
Nombres Apellido Paterno
Apellido Materno RUT DV Carrera Dirección Cargo
N° de horas
Valor Hora
Valor ayudantía
Ocasión de pago de retenciones del período reportado
Detalle de bonificaciones o descuentos efectuados, así como individualización de Estudiantes y
montos involucrados.
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6.17.4. Estructura de costos
Relativa a los meses abordados en Informe Bimensual. Incluye:
Pago de ayudantías y días trabajados. En base al siguiente formato:
Tabla 6-5 Formato Informe de pago de ayudantías y días trabajados
Fecha N° Estudiantes
Horas trabajadas
Pago de ayudantías/día
Bonos y otros
ingresos
Descuentos Total
Total mensual
Reporte de ingresos y egresos percibidos en el período a reportar. Deberá proporcionar la siguiente
información básica:
Tabla 6-6Formato reporte de ingresos y egresos mensuales
N° de operación
Fecha Documento N° de documento
Detalle Monto Observaciones
Ingresos egresos
Total mensual Saldo mensual
6.17.5. Estadísticas del recinto
Deberán ser coherentes con lo solicitado en la sección 6.12.
6.17.6. Inventario mensual del recinto
6.17.7. Sugerencias, comentarios o solicitudes propuestas a La D.RR.EE. y DEFIDER.
6.18. Informe consolidado anual
Deberá proporcionar los siguientes antecedentes, coherentemente con lo indicado en la sección
6.17.
Resumen anual de actividades y hechos relevantes.
Bases Administrativas
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Informe consolidado de recursos humanos.
Estructura de costos consolidada (resumen por mes y total anual incurrido).
Resumen estadístico anual del recinto.
Inventario final de dependencias.
Conclusiones, sugerencias y/o peticiones dirigidas a D.RR.EE. y DEFIDER.
6.19. Mantención e información
Todos los registros y requerimientos impuestos por las presentes Bases deberán ser generados,
archivados y mantenidos por la administración. Estos deberán ser almacenados en dependencias de Gimnasio
II (ya sea en original o copia) y encontrarse disponibles para eventuales fiscalizaciones, las cuales podrán ser
realizadas sin previo aviso por los organismos señalados en la sección 3.13.
6.20. Traspaso de la administración
Una vez finalizado el período de administración convenido, el grupo de Estudiantes que cesa sus
funciones deberá contar con una participación activa en el traspaso de la administración a quienes los
sucedan en el cargo. Por ello deberá proporcionar la siguiente información, en fecha informada
pertinentemente por La D.RR.EE.:
6.20.1. Inventario actualizado del recinto
Informará respecto a los implementos disponibles en Gimnasio II y sus condiciones de entrega
(infraestructura, equipos, herramientas, etc.).
6.20.2. Registros, procedimientos e información oficial generada en el período anterior
Incluyendo informe consolidado anual. Será decisión del nuevo Administrador y sus fiscalizadores la
mantención, eliminación y/o adecuación en sus contenidos de la información traspasada.
6.20.3. Compromisos de corto y mediano plazo tomados por la administración
Será responsabilidad de la nueva administración corroborar la veracidad e integridad de la
información traspasada, informando a La Universidad ante cualquier disconformidad detectada.
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7. Anexos
1. Carta de identificación de la propuesta.
2. Declaración jurada simple.
3. Declaración de visita a terreno.