Benchmarking e Indicadores
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Benchmarking e Indicadores en Logstica
Diplomado Especializado en Supply Chain Management XXXVII 2014
Pronstico y Determinacin de la Demanda
-
Agenda
@ Marco Conceptual
@ Qu es Benchmarking?
@ Beneficios y Oportunidades
@ Clases de Benchmarking
@ A qu se le puede aplicar Benchmarking
@ El Proceso de Benchmarking en XEROX
@ Indicadores de Gestin Logstica
@ Experiencia Peruana
@ Antecedentes @ Objetivos@ Metodologa@ Indicadores seleccionados
@ Conclusiones
-
QUE ES BENCHMARKING?
-
Benchmarking es el proceso continuo de medicin de
nuestros procesos, productos y servicios frente a los de
los competidores o a los de aquellas compaas
reconocidas como los lderes, permitiendo identificar y
adoptar prcticas de clase mundial.
QUE ES BENCHMARKING?
-
El Benchmarking se debe realizar de manera continua, ya que
TODO est sujeto a cambios: los clientes, la tecnologa, los
procesos, los productos, etc.
No olvidemos que la autosatisfaccin es muy peligrosa; incluso
puede ser fatal para las empresas.
... PROCESO CONTINUO
-
Las diferencias cuantitativas en el desempeo entre las
compaas lderes y la propia muestran el tamao posible de la
mejora.
Nota: El objeto de estudio deben ser realmente las actividades
en las cuales se basan los nmeros obtenidos.
... DE MEDICION
-
Los sistemas de indicadores de gestin son herramientas que
ofrecen a la organizacin el control y entendimiento profundo
de cada proceso ( rea) y cmo sta contribuye a la calidad
de servicio y rentabilidad.
De esta forma, facilitan la gerencia del negocio al permitir una
toma de decisiones ms acertada y oportuna.
... DE MEDICION
-
El Benchmarking puede ser aplicado a todas las reas
de negocio de la compaa.
Por ello, estudiar y entender los procesos de negocio
existentes en la compaa es un paso previo
fundamental en todo proceso de benchmarking.
... PROCESOS, PRODUCTOS, SERVICIOS
-
A QUE SE LE PUEDE APLICAR BENCHMARKING?
Productos y servicios;
Operaciones y funciones;
Procesos de trabajo;
Prcticas comerciales;
Desempeo organizacional; y
Estrategia
... PROCESOS, PRODUCTOS, SERVICIOS
-
... COMPAIAS RECONOCIDAS COMO LIDERES
El Benchmarking debe ser dirigido a aquellas empresas y
funciones de negocio que son reconocidas como lderes.
Independientemente del sector econmico al que
pertenezcan: qu hacen, cmo lo hacen, qu tan bien lo
hacen!!!
-
La diferencia entre hacer Benchmarking y hacer un
anlisis de competencias es que Benchmarking exige
cambios dentro de la organizacin. La informacin
recolectada debe permitir implementar el cambio.
Integrar lo mejor: identificar prcticas excelentes y ver
el modo de adaptarlas a la propia empresa.
... IDENTIFICAR Y ADOPTAR PRACTICAS
-
Satisfaccin de las necesidades de los clientes;
Medida real de la productividad;
Gestionar la recompensa al personal;
Comparaciones;
Seguimiento a mejores prcticas y desarrollo logstico de la industria;
Fijacin de objetivos y metas
Definir alianzas estratgicas;
Obtencin de una posicin competitiva; y
Planeacin estratgica.
PORQUE TRABAJAR EN BENCHMARKING?
-
El Area Logstica es muy sensible de ofrecer significativas reducciones en costos, sea por los niveles de inventarios como de los costos operativos:
Competitividad por eficiencia en costos Incremento de los niveles de servicio a los clientes
LO QUE NO SE MIDE, NO SE ADMINISTRA
PORQUE BENCHMARKING EN LOGISTICA?
-
Un evento que se realiza una sola vez;
Un proceso de investigacin que da respuestas
sencillas;
Copiar, imitar, espionaje;
Rpido y fcil;
Una moda.
QUE NO ES BENCHMARKING?
-
Mi competidor tiene un
costo del 10% inferior al
nuestro.
Yo debo reducir mi costo
en 8% o ms.
La mejor empresa tiene un costo 10% ms
bajo que el nuestro.
Las razones de estos costos son......
Los pasos que ellos siguieron para llegar
all fueron......
En un perodo de tiempo de......
Los procesos que utilizan son......
Un objetivo apropiado para nuestra
empresa es......
Lograremos este objetivo mediante los
siguientes pasos......
Benchmarking NO es Benchmarking ES
CORRECTA VISION DEL BENCHMARKING
-
TIPOS DE BENCHMARKING
-
Tipo Definicin Ejemplos Ventajas Desventajas
Interno
Actividadessimilares de lamisma empresaen diferentessitios, divisiones,unidadesoperativas,paises, etc.
- Prcticas defabricacin enBogot frente a lasprcticas en otrasciudades.
- Estrategias dedistribucin enotros pases.
- Los datos suelenser fciles derecopilar.
- Buenos resultadospara compaasque estndiversificadas.
- Foco limitado- Prejuicios
internos- Reinventar la
rueda
Competitivo
Competidoresdirectos quevenden a lamisma base declientes
- Pfizer- Roche- Abbott- Bayer- Boehringer
- Informacinconcerniente a losresultados delnegocio.
- Tecnologa oprcticascomparables.
- Dificultades parala recopilacinde datos.
- Problemasticos
- Oposicin.
Funcional
(genrico)
Organizacionesacreditadas portener lo msavanzado enproductos/servicios/procesos/desempeo
- Desarrollo deproducto (TexasInstruments)
- Rastreo dedespachos(Federal Express)
- Alto potencial paradescubrirprcticasinnovadoras.
- Tecnologa o prc-ticas fcilmentetransferibles.
- Resultadosestimulantes.
- Dificultades paratransferirprcticas a unmedio diferente.
- Alguna infor-macin no estransferible.
- Consume tiempo
TIPOS DE BENCHMARKING
-
Planificacin
Anlisis
Integracin
Accin
Madurez
PROCESO DE BENCHMARKING EN XEROX
-
Planificacin
Identificar el objeto de estudio
Identificar las compaas comparables
Determinar los mtodos de recoleccin de
datos y hacer el levantamiento de stos.
PROCESO DE BENCHMARKING EN XEROX
-
Anlisis
Determinar la actual brecha en el
desempeo.
Proyectar futuros niveles de desempeo.
PROCESO DE BENCHMARKING EN XEROX
-
Integracin
Comunicar las conclusiones del benchmarking
(validacin de resultados).
Establecer metas funcionales (por proceso o rea
con los respectivos responsables).
PROCESO DE BENCHMARKING EN XEROX
-
Accin
Desarrollar los planes de accin
Poner en prctica y supervisar la
ejecucin de los planes de accin.
Fijar nuevamente las metas del
benchmarking.
PROCESO DE BENCHMARKING EN XEROX
-
Madurez
Posicin de liderazgo alcanzada.
Prcticas completamente integradas en los
procesos.
PROCESO DE BENCHMARKING EN XEROX
-
-10 preguntas de Xerox - Cul es el factor ms crtico de xito para mi funcin/organizacin?
Qu factores estn causando el mayor problema (por ejemplo, no cumplir las expectativas)?
Qu productos se les proporcionan a los clientes y qu servicios se les prestan?
Qu factores explican la satisfaccin del cliente?
Qu problemas especficos ha identificado la organizacin?
En dnde estn localizadas las presiones competitivas que se sienten en la organizacin?
Cules son los mayores costos de la organizacin?
Qu funciones representan el mayor espacio para hacer mejoras?
Qu funciones tienen ms potencial para diferenciar a la organizacin de los competidores en el mercado?
QUE COSAS SOMETER A BENCHMARKING?
-
INDICADORES DE GESTION AL INTERIOR DE LAS EMPRESAS
-
La medicin de indicadores de gestin debe ser sistematizada y debe dar conciencia de la operacin de un negocio.
Es una forma de seguir las propias metas
Es la herramienta bsica del autocontrol
Alimenta el proceso de toma de decisiones
Evala y recompensa
Refleja el valor que se entrega al negocio
Los indicadores se deben utilizar para desarrollar y generar comportamientos.
INDICADORES DE GESTION
-
ComponentesLos sistemas de indicadores de gestin deben constar de
la informacin (para obtener los indicadores), un
proceso de generacin y uso de la informacin,
tecnologa de soporte y una cultura de medicin que
estimule uso y la continuidad del sistema.
Costo de medir ???
INDICADORES DE GESTION
-
Nivel gerencial
Mandos medios
Supervisin
Nivel operativo
NIVEL JERRQUICO DEL USO DEL SISTEMADE INFORMACIN LOGSTICA
Informacin para fijar estrategias, polticas y toma de decisiones
Planeacin y toma de decisiones
Operacional, planeacin ycontrol
Procesamiento detransacciones
Sistemas de informacinINDICADORES DE GESTION
-
Gerencia por resultados Metas especficas y medibles, asignando
responsables nicos, perodos para alcanzarlas y
evaluando a los responsables (personas o equipos
especficos) por los resultados obtenidos.
Los ajustes salariales y las oportunidades de
desarrollo debern reflejar clara y directamente el
desempeo personal.
Remocin del personal con bajo desempeo a
objeto de facilitar oportunidades para otros.
INDICADORES DE GESTION
-
FACTORES CLAVESDE EXITO DE UN
SISTEMA DE INDICADORES
Que provea informacin til
Que sea oportuno y
exacto
Que compare contra objetivos
Que no provea ms informacin de la
necesaria
Que sea presentado en
formatos sencillos, fciles
de leer
Que exija el anlisis y generacin de planes y
acciones
Que est atado al sistema de evaluacin
y compensacin
Que sea estandarizado a
travs de la organizacin
Que sea prctico
-
Legalidad
Confidencialidad
Preparacin
Intercambio
Uso y utilizacin
Cumplimiento
Respeto
OTROS FACTORES CLAVES DE EXITO
-
INDICADORES DE GESTION LOGISTICA
-
Servicio al Cliente
Inventarios
Gestin Logstica
Pedidos Entregados a Tiempo
Ciclo de la orden/Lead Time
Pedidos Entregados Completos
Facturacin sin problemas
Pedidos Entregados Perfectos
Exactitud de inventarios
Das de inventario
Devoluciones
Marcacin con Cdigo de Barras
Gastos Logsticos
Desviacin del presupuesto de ventas
INDICADORES DE GESTION LOGISTICA
-
Transporte
Paletizacin
Cumplim. del transportador en la recoleccin
Cumplim. en la entrega al transportador
Tiempo de Atencin del Vehculo
Utilizacin Capacidad Vehicular
Cumplim. del cliente en la recepcin
Tiempo de Espera del Vehculo
Gastos de Transporte
Utilizacin de la estiba estndar
Volumen de mercanca paletizada
Mercanca averiada
Unidades de mercanca en el transporte
INDICADORES DE GESTION LOGISTICA
-
EXPERIENCIA PERUANA
- BENCHMARKING LOGISTICOPARA EL SECTOR MINERO -
- MEDICION DE INDICADORESDE GESTION EN PILOTO DE INTERCAMBIO DE PALETAS -
-
Estructurar y desarrollar una metodologa y sistema de
medicin eficaz.
Contar con informacin que le permita a las empresas
compararse en el desarrollo de la logstica, en relacin a las
empresas del mismo sector.
Incentivar el desarrollo de una CULTURA DE MEDICION
empresarial bajo un conjunto ESTANDAR de indicadores.
Generar conocimiento de soluciones en logstica apoyando la
implementacin de mejores prcticas.
OBJETIVOS
-
Conformacin de grupo de trabajo del comit logstico para la seleccin de los Indicadores de gestin a ser utilizados en el estudio SNMEP y EAN PERU.
Convocatoria general al proceso A cargo de la SNMEP
Recoleccin y levantamiento de datos (Confidencialidad) A cargo de EAN PERU
Comunicar las conclusiones del benchmarking A cargo de la SNMEP y EAN PERU.
METODOLOGIA
-
104
70
55
20
0
20
40
60
80
100
120
Dia
s d
e In
venta
riorii
Mximo Ca.Minera X Promedio Mnimo
EJEMPLOS DE DATOS OBTENIDOS
-
GESTION
COMPRAS Y
ABASTECIMIENTO
TRANSPORTEINVENTARIOS
BENCHMARKING
MINERO 2001
Exactitud de inventariosDias de inventariosDevolucionesMarcacin
Cumplimiento recoleccin y entregaTiempo de atencin vehculosUtilizacin de capacidad vehiculosTiempos de espera vehculosGastos de transporte
Gastos de Compras Documentacin sin problemas Tiempos de adquisicin
INDICADORES LOGISTICOS SELECCIONADOS
-
Perodo de tiempo promedio, para el
cul la empresa mantiene
inventarios de productos
Se calcula dividiendo el Saldo de InventariosPromedio y el Consumo anual
Se expresa en nmero de das
NIVEL DE INVENTARIOS
INDICADORES DE INVENTARIOS
-
Las veces que se consume el nivel
de inventario en un perodo de
tiempo determinado
Se calcula dividiendo 365 entre el nivel de
inventario (nmero de das),
Se expresa en nmero veces en el que rota elinventario en un ao
ROTACION DE INVENTARIOS
INDICADORES DE INVENTARIOS
-
Grado de Coherencia entre el inventario
fsico y el terico: % real vs terico, en
unidades, referencias sin problemas y en
US$
Referencias sin problemasCorrespondencia en dlares (US$)Correspondencia en unidades
EXACTITUD DE INVENTARIOS
INDICADORES DE INVENTARIOS
-
Nmero promedio de productos no
disponibles dividido entre el nmero
total de productos
STOCKOUT
Representa un punto de ruptura de stock
INDICADORES DE INVENTARIOS
-
Nmero promedio de productos o
materiales que se encuentran
activos entre el nmero total de
materiales del catlogo
Medido en porcentaje
MATERIALESACTIVOS
INDICADORES DE INVENTARIOS
-
Disponibilidad de transporte, % de
veces que lleg a tiempo a recoger la
mercadera
Eficiencia, % de veces que entreg la
mercadera a destino
Medido en porcentaje
Incluye actividad administrativa y proceso decarga
El transportador debe llegar en la fecha y horapactada.
CUMPLIMIENTO
INDICADORES DE TRANSPORTE
-
Corresponde al porcentaje de
utilizacin del vehculo en peso
y volumen
Medido en porcentaje
Slo para vehculos cargados con mercanca
propia
De acuerdo a las categoras de vehculos
definidas en el estudio
UTILIZACION DE CAPACIDAD VEHICULAR
INDICADORES DE TRANSPORTE
-
Gastos por flete en funcin a kilmetros recorridos y kilogramos transportados, por zonas geogrficas
Valor flete por kilogramoValor flete por KilmetroIncluye gastos por viticos, depreciacin/arrendamiento,
mantenimiento, combustible, lubricantes, llantas,
seguros, impuestos, peajes, entre otros.
GASTOS POR FLETES
INDICADORES DE TRANSPORTE
-
Tiempo de Atencin,o tiempo de recojo, requerido para atender un vehculo, tiempo de carga y procesos administrativos
Tiempo de Espera, de un vehculo en el destino tiempo de descarga y procesos admnistrativos
Medido en horas
TIEMPO DE VEHICULOS
INDICADORES DE TRANSPORTE
-
Establece la relacin entre lo solicitado y lo realmente entregado al cliente
Medido en %
Solicitado vs Entregado
No se castigan las rdenes de compra mal
generadas (alineacin de bases de datos)
Entregas parciales dentro del perodo pactado
PEDIDOS ENTREGADOSCOMPLETOS
INDICADORES DE ABASTECIMIENTO
-
Es el porcentaje de pedidos entregados por el proveedor en la fecha o perodo pactado con el cliente
Medido en %
Implica que el pedido es completo
Incluir pedidos urgentes
No es considerado a tiempo cuando se registra
en un momento posterior a la entrega fsica.
PEDIDOS ENTREGADOSA TIEMPO
INDICADORES DE ABASTECIMIENTO
-
Es el porcentaje de productos solicitados con datos que coinciden, donde la especificacin del producto y precio son correctos por primera vez. Los documentos pueden ser rdenes de compra, facturas, entre otros
Medido en % lneas del documento vs lneas quecoincidieron
Causales de facturas o documentos administrativos errados y generacin de Notas deCrdito
DOCUMENTACIONSIN PROBLEMAS
INDICADORES DE ABASTECIMIENTO
-
Corresponde al tiempo que transcurre desde que el cliente realiza el pedido hasta que el mismo llegue a sus instalaciones. Se tomarn datos tanto en lo referente a productos nacionales como importados por separado
Medidos en das promedioConsidera Lead time del proveedor (arribo al almacn
de trnsito) y Lead time del cliente o interno (arribo alalmacn de destino)Excluye orden de compra urgentes y programadas o
post-fechadas.Es el ciclo normal de reorden y no la capacidad de
respuesta a un pedidoConsidera das hbiles y das calendario
LEADTIME
INDICADORES DE ABASTECIMIENTO
-
Define el grado de avance en la marcacin de las referencias con cdigo de barras estndares
Medidos en porcentaje
% de Marcacin de unidades bajo estndares
internacionales
MARCACION CONCODIGOS DE BARRAS
INDICADORES DE ABASTECIMIENTO
-
Primer grupo formado por aquellos tems utilizados en actividades directas como Extraccin, Perforacin, Voladura, Concentracin, Molienda y Refinacin, catalogados como Items Directos:
Explosivos y Accesorios de Voladura Accesorios de Perforacin Combustibles y Lubricantes Bolas y Barras de Molino Reactivos Refineras
CATALOGACION DE ITEMS MINEROS
-
Segundo grupo formado por tems utilizados en actividades indirectas como Seguridad, Mantenimiento de Planta, Mantenimiento de Mina, Ensayos y Anlisis Qumicos, Mantenimiento en General , catalogados como Items Indirectos:
Materiales de Seguridad Repuestos para Planta Repuestos para Maquinaria de Mina Insumos Qumicos y Laboratorios Ferretera y Materiales elctricos Materiales de Sostenimiento
CATALOGACION DE ITEMS MINEROS
-
- MEDICION DE INDICADORESDE GESTION EN PILOTO DE INTERCAMBIO DE PALETAS -
-
MedicinInicial
de KPIs
Organizacin del Piloto y Diseo de
Procedimientos
Capa-citaci
nEjecucin del Piloto
Medicin de KPIs
Evaluacin ypresentacinde resultados
Compromiso de Participantes. Definicin de actividades de los
participantes Elaboracin del Plan de Trabajo Detallado Definir KPIs y forma de medicin Definicin de acuerdos previos Diseo detallado de Polticas y
procedimientos Definicin de requerimientos tcnicos de
los participantes Reunin de Lanzamiento
Definir personal a participar en el piloto
Capacitar al personal en la ejecucin de los procedimientos
Realizar el Setup para el piloto(I, M&E, SW, HW) Realizar pruebas Poner en marcha los nuevos procedimientos) Realizar el seguimiento Realizar los ajustes necesarios.
Recopilar la informacin y calcular KPIs
Recopilar la informacin y calcular KPIs.
Evaluar resultados de KPIs
Elaborar informe de resultados
Presentar resultados
Diciembre 2002 Enero 2003 Febrero 2003 Marzo 2003 Abril 2003
METODOLOGIA
-
1.6.1. Indicador de Calidad de Servicio.-
Indicador Descripcin Unidades
Mermas por mercaderadaada
Valor de la mercaderadaada en Almacn yTransporte
Unidades monetarias decada producto por semana
1.6.2. Indicadores de Productividad.-
Indicador Descripcin Unidades
Recursos dedicados a larecepcin
# H-H empleadas en ladescarga, verificacin yposterior ubicacin
# H-H por semana
Recursos dedicados aldespacho
# H-H empleadas en elproceso de preparacin,verificacin y carga
# H-H por semana
Recursos dedicados alapilamiento sobre la paleta
# H-H empleadas en lamanipulacin de mercaderasobre la paleta
# H-H por semana
Demora en cola al momentode la recepcin
Demora en recepcin % horas en cola a la semana
Costo de distribucin (*) Impacto de los costoslogsticos sobre las ventas ypor unidad de embalajevendida de cada producto.
Costos de distribucin porunidades monetariasvendidas.Costos logsticos porunidades vendidas.
INDICADORES DE GESTION
-
SIGUIENTES PASOS ALBENCHMARKING LOGISTICO
IMPLEMENTACION DE MEJORES PRACTICAS
-
OBJETIVO GENERAL:
MINIMIZAR EL COSTO LOGISTICO TOTAL EN LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
DEL SECTOR
REABASTECIMIENTO EFICIENTE
-
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Optimizacin de los procesos asociados al ciclo de pedidos: Eliminacin de errores administrativos en pedidos y
facturas
Eliminacin de errores operativos en despachos: cantidades y referencias errneas.
Retrasos de entregas y devoluciones no justificadas.
Integracin proveedor-cliente en el proceso de planificacin de entregas mejorando los flujos de informacin
REABASTECIMIENTO EFICIENTE
-
MEJORES PRACTICAS A ANALIZAR:
ALINEAMIENTO DE MAESTROS para la identificacin de artculos entre proveedores y clientes - Pedidos Perfectos
CODIFICACION ESTANDARIZADA DE ARTICULOS
INTERCAMBIO ELECTRONICO DE DOCUMENTOS - EDI para la optimizacin del ciclo de pedidos, facilitando el proceso de reabastecimiento continuo
Sistemas de GESTION DE STOCKS ADMINISTRADOS POR EL PROVEEDOR que permitan una Planificacin Integrada de la Distribucin
REABASTECIMIENTO EFICIENTE
-
Los procesos logsticos tienen un efecto directo en los
estados financieros que pueden ser medidos y cuantificados
(Benchmarkig)
Estado de Resultados
+ Ingresos
- Costo de Ventas
++ Utilidades Brutas
- Gastos
+++ Utilidades Netas
antes de impuestos
Balance General
- Inventarios
- Activos Fijos
Ingresos
Disponibilidad de productos que concuerde con las necesidadesde los clientes
Programas para eliminar falta de inventario
Ventas a travs de diversos canales logsticos: catlogo,Internet, televisin, servicio a domicilio, etc.
Costos y gastos
Justo a Tiempo
Contratos con transportistas
Automatizacin, manejo y rastreo de bienes
Optimizacin en inversiones de logstica
Reduccin de inventarios
Programas de reduccin en (order cycle time)
Programas de mejoramiento en la productividad de los activos
-
BENCHMARKING, es un definitiva el punto de partida obligado para iniciar un proceso de mejora continua en la cadena de suministro
IMPORTANTE POTENCIAL para la implementacin de herramientas de automatizacin logstica, como la codificacin estndar de productos del sector y el Intercambio Electrnico de Datos - EDI.
Creacin de una base de datos permanente
Generar grupos de discusin con base en los registros y el seguimiento a los indicadores
Incluir datos de otros pases para efectuar las comparaciones correspondientes.
CONCLUSIONES SESION 1
-
EXAMEN FINAL
Luis Alberto Riva
#971118939