Fuente: Secretaria de Turismo FederalPresentación para clase “Organización de Congresos y Convenciones” de la Lic. En Turismo del Centro Universitario de la Costa. Universidad de Guadalajara, Campus #PuertoVallarta Profesora: Laura Aguilar Twitter: @TurismoUdeG

¿Qué es una candidatura de sede de eventos (Bid)?

La traducción al idioma español de la palabra inglesa BID significa “intento o puja”.

Se refiere al compendio en el que se documenta de manera formal el propósito o intención que una persona (física o moral) tiene para ofrecer una cantidad de productos o servicios, a cambio de obtener la sede de un evento

En otras palabras, una candidatura es un concurso en donde diferentes postores deberán demostrar su intención para obtener la sede de un evento.

Se requiere contar con información específica sobre el evento:• Tipo y temática del evento • Duración promedio y fechas en

las que se realiza • Perfil, número y origen de los

asistentes • Necesidades en cuanto a

dimensiones y montajes de los salones de trabajo

• Presupuesto global y, en su caso, el estimado por asistente

• Cuotas de inscripción • Solicitud expresa de patrocinios u

apoyos económicos o en especie.

Tiene necesidades especificas para realizar un evento

En integrar la candidatura para ser la sede del evento en cuestión

Encargado de planear y organizar el evento

Análisis previo a la formulación en una

candidatura de sede (pasos)

Revisión de base

de datos.

Dimensionamiento del evento

¿Cuenta con los requerimientos necesarios

en la base o RFP?- Ocupación promedio en las

fechas de realización del evento.

- Conectividad aérea o terrestre.

- Suficiencia en hospedaje.

- Capacidad y flexibilidad de

salones en recintos.

SI

NO Analizar causas

Posibilidad de mejora para

futuros eventos o similares

SI

NO

Preparación de nueva propuesta.

FIN

ROIAnálisis de

Retorno de la Inversión

costo-beneficio

SI Inicio de formulación de

Bidding Kit

NO

1. Especificaciones de las bases o RFP para dimensionar un evento

Las bases o RFP ( request for proposal), “SOLICITUD DE UNA PROPUESTA” para la candidatura de sede que emite el cliente, cuyo contenido se compone de diversos elementos. Éstos deben estar debidamente identificados por el equipo.

2 Análisis histórico del evento Como parte del análisis general de un evento que se pretende concursar para obtener la sede, es importante identificar sus antecedentes históricos con el objetivo de:

• Verificar el comportamiento histórico en cuanto a distintos aspectos como el número de asistentes, estadía promedio, entre otros, así como para:

• Proyectar sus alcances y hacer una estimación atinada de su tamaño en nuestra sede para hacer congruentes las condiciones reales del evento con nuestras expectativas y apoyos a integrar dentro del bidding book.

3 Benchmarking

El benchmarking o estudio comparativo de la oferta de los

competidores directos e indirectos, ayudará a definir los bienes y

servicios que debemos de incluir en nuestra propuesta, a fin de satisfacer demandas que posiblemente nuestros

competidores no han previsto.

Bidding book

Participación y Apoyo de la Iniciativa Privada

La cadena productiva del segmento de turismo de reuniones se compone de diferentes empresas y organismos que se ven beneficiados de manera directa con la celebración de eventos, todo asu vez en que su actividad comercial depende en gran medida de la organización y ejecución de programas y trabajos relacionados con los eventos

Organismos y Empresas Turísticas

Los prestadores de servicios turísticos, ya sea de manera directa o bien a través de los organismos a los que pertenece o los representan como asociaciones, cámaras etc. Deben de participar activamente en la promoción y propuesta de destino como sede de eventos. Estas empresas son las que reciben el beneficio directo al albergar y atender las diferentes necesidades que requieren los eventos.

Organismos empresariales del sector de servicios turísticos.

Tarifas preferenciales.Participación en eventos

protocolarios.Apoyo a la promoción

de la candidatura.Apoyo en el armado del

Bidding Book.

Empresas no Turísticas Instituciones bancarias. Sistemas de tarjetas de

crédito. Empresas de computo.

Compañías de telefonía.

Desarrollos inmobiliarios. Empresas automotrices.

Patrocinio

¿Qué sigue en caso de haber ganado la sede?

En caso de haber ganado la sede, se sugiere establecer con el cliente un cronograma de actividades que defina los pasos a seguir referente a los preparativos del evento.

También es necesario tener a una persona que se encargue de los términos y trámites legales, la preparación del documento (contrato) y la traducción del mismo cuando sea necesario.

Estrategias a seguir en caso de NO haber ganado la sede.

Como dice el dicho

“Sólo una cosa es más dolorosa que aprender de la experiencia, y es, no

aprender de la experiencia”.

Haber participado nos da una ventaja competitiva sobre los demás competidores para concursar por el evento en otra ocasión.

Esta experiencia nos obliga a realizar un análisis de por qué no se ganó la sede a fin de identificar oportunidades de mejora para futuros eventos. Se sugiere establecer contacto con el secretario y presidente de la asociación para que den su punto de vista de por qué no se ganó y lograr el compromiso entre el cliente y nuestra sede para participar en la siguiente versión del evento.

Otra estrategia en caso de no haber ganado la sede es buscar los “premios de consolación”, es decir eventos más pequeños que la misma organización realiza