Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono...

23
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04 PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2 ELABORÓ: Profesional Grupo de Talento Humano Profesional Oficina Asesora de Planeación REVISÓ: Coordinador Grupo de Talento Humano Jefe Oficina Asesora de Planeación APROBÓ: Secretario General FECHA: 17/10/2014 FECHA: 24/10/2014 FECHA: 10/12/2014 OBJETIVO Expedir la información que requieren los funcionarios o ex funcionarios prepensionados, por medio de las hojas de vida que reposan en la entidad desde el momento que ingresa hasta la fecha de la solicitud para contribuir al reconocimiento de la pensión. ALCANCE Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las historias laborales y termina con la respuesta al peticionario dentro de los términos legales AMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión DEFINICIONES Bono Pensional: Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones. Bonos Tipo A: Es la designación dada a los bonos regulados por el Decreto Ley 1299 de 1994 que se expiden a aquellas personas que se trasladen al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad Bonos Tipo B: Designación dada a los bonos regulados por el Decreto Ley 1314 de 1994, que se expiden a servidores públicos que se trasladen al ISS en o después de la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones. Pág. 1 de 23

Transcript of Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono...

Page 1: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

ELABORÓ: Profesional Grupo de Talento HumanoProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ: Coordinador Grupo de Talento HumanoJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ:

Secretario GeneralFECHA:17/10/2014

FECHA: 24/10/2014

FECHA: 10/12/2014

OBJETIVO Expedir la información que requieren los funcionarios o ex funcionarios prepensionados, por medio de las hojas de vida que reposan en la entidad desde el momento que ingresa hasta la fecha de la solicitud para contribuir al reconocimiento de la pensión.

ALCANCEInicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las historias laborales y termina con la respuesta al peticionario dentro de los términos legales

AMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión

DEFINICIONESBono Pensional: Los bonos pensionales constituyen aportes destinados a contribuir a la conformación del capital necesario para financiar las pensiones de los afiliados al Sistema General de Pensiones.

Bonos Tipo A: Es la designación dada a los bonos regulados por el Decreto Ley 1299 de 1994 que se expiden a aquellas personas que se trasladen al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad

Bonos Tipo B: Designación dada a los bonos regulados por el Decreto Ley 1314 de 1994, que se expiden a servidores públicos que se trasladen al ISS en o después de la fecha de entrada en vigencia del Sistema General de Pensiones.

Constancia Laboral: Documento escrito debidamente firmado por el Coordinador del Grupo de Talento Humano, donde se registra la información sobre vinculación, extremos laborales, cargos desempeñados, funciones desempeñadas, dependencias y emolumentos percibidos, el cual se expide por solicitud del interesado o a instancia de alguna entidad que lo requiera para trámites oficiales, de conformidad con lo previsto en las normas que regulan la materia.

Cuota Parte Pensional: Son los períodos de tiempo cotizado o servido sucesiva o alternativamente a distintas entidades de Derecho Público del Orden Nacional o Territorial, descentralizadas territorialmente o por servicios, que se acumulan para el cómputo del tiempo requerido para la pensión que le corresponda.

Pág. 1 de 14

Page 2: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

Emisión de Bono: Momento en que se confirma o certifica la información contenida en la liquidación provisional, en el caso de emisores privados, o el momento en que queda en firme el acto administrativo que reconoce el derecho al bono pensional, en el caso de emisores públicos

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Decreto 13 de 2001 "Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 115, 117 y 128 de la Ley 100 de 1993, el Decreto-Ley 1314 de 1994 y el artículo 20 del Decreto-Ley 656 de 1994".

ARTÍCULO 2: VERIFICACIÓN DE CERTIFICACIONES: Para efectos de la verificación a que se refiere el artículo 48 del Decreto 1748 de 1995, modificado por el artículo 20 Decreto 1513 de 1998, las entidades administradoras deberán constatar que las certificaciones cumplan los requisitos formales indicados por dicha disposición, y que su contenido sea congruente con la información que posee la administradora. Para este efecto las administradoras podrán solicitar además de lo señalado por el literal c) del artículo 48 del Decreto 1748 de 1995 modificado por el artículo 20 del Decreto 1513 de 1998, el facsímil de la firma autorizada.

ARTÍCULO 3: CERTIFICADO DE INFORMACIÓN LABORAL: Las certificaciones de tiempo laborado o cotizado con destino a la emisión de bonos pensionales o para el reconocimiento de pensiones que se expidan a partir de la fecha de entrada en vigencia del presente decreto, deberán elaborarse en los formatos de certificado de información laboral, que serán adoptados conjuntamente por los ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Trabajo y Seguridad Social, como únicos válidos para tales efectos.

Decreto 1748 de 1995 “Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.”

ARTICULO 3: VINCULACIONES LABORALES VALIDAS. Las Vinculaciones Laborales Válidas para efectos del presente Decreto son:

1. Para el cálculo de los bonos tipo A, todas las vinculaciones laborales que el trabajador haya tenido con anterioridad a la fecha del traslado de régimen pensional, con excepción de:

a) Las vinculaciones con empleadores del sector privado que tenían a su cargo las pensiones y con los cuales el vínculo laboral no estaba vigente el 23 de diciembre de 1993, ni se inició con posterioridad a dicha fecha.

b) Las vinculaciones con afiliación al ISS en épocas en las que no se cotizó a ese Instituto para los Pág. 2 de 14

Page 3: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

riesgos de Invalidez, Vejez y Muerte -IVM- sea porque el ISS no había asumido aún este riesgo o por mora del empleador.

c) Las vinculaciones con cotización al ISS o a cualesquiera cajas o fondos del sector público, que en total no lleguen a 150 semanas cotizadas, o sea 1.050 días, continuos o discontinuos.

ARTICULO 23 CERTIFICACIONES LABORALES DE EMPLEADORES.

Cuando un empleador deba certificar información laboral con destino a la expedición de un bono tipo A, especificará lo siguiente:

a) Modificado por el art. 11, Decreto Nacional 1513 de 1998. Nombre del trabajador, fecha de nacimiento, sexo, tipo y número de su documento de identidad.

b) Número o números de afiliación ante el ISS, si es el caso.

c) Razón social del empleador, NIT, y número patronal ante el ISS, si es el caso.

d) Nombre y NIT de la caja o fondo de previsión a la cual aporta o aportaba, si es el caso. Si hubo más de una, especificar fechas.

e) Fecha en la cual entró en vigencia el Sistema General de Pensiones para el empleador.

f) Fechas de ingreso y retiro.

g) Número total de días de interrupción por suspensión o licencia no remunerada; opcionalmente, fechas de iniciación y terminación de las interrupciones.

h) Salario a 30 de junio de 1992, si estaba activo a esa fecha.Pág. 3 de 14

Page 4: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

i) Salario a la fecha de desvinculación, si ésta fue anterior al 30 de junio de 1992.

j) Salario a la víspera de la fecha de iniciación de la licencia no remunerada o suspensión, y cuál fue esta fecha, si el 30 de junio de 1992 se hallaba suspendido o en licencia no remunerada.

k) Salarios devengados y número de días laborados, mes por mes, si la vinculación ocurrió después del 30 de junio de 1992.

Los siguientes literales fueron adicionados por el art. 11, del Decreto Nacional 1513 de 1998:

"k) Fecha de expedición de la certificación y su número consecutivo;

"l) Nombre y documento de identificación de la persona que expide la certificación".

ARTICULO 35 CERTIFICACIONES LABORALES DE EMPLEADORES: Modificado por el art. 9, Decreto Nacional 1474 de 1998. Siempre que un empleador deba certificar información laboral con destino a la expedición de un bono tipo B, especificará lo siguiente:

a) Modificado por el art. 14, Decreto Nacional 1513 de 1998. Nombre del trabajador, fecha de nacimiento, sexo, tipo y número de su documento de identidad.

b) Nombre del empleador y su NIT.

c) Nombre y NIT de la caja o fondo de previsión a la cual aporta o aportaba, si es el caso. Si hubo más de una, especificar fechas.

d) Fecha de ingreso y de retiro, si es el caso.Pág. 4 de 14

Page 5: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

e) Número total de días de interrupción por suspensión o licencia no remunerada; opcionalmente, fechas de iniciación y terminación de las interrupciones.

f) Edad y tiempo de servicios requeridos para la pensión, y monto porcentual de la misma, según el régimen pensional legal aplicable a este trabajador, si estaba vinculado en la fecha en que entró en vigencia el Sistema General de Pensiones.

g) Fecha en la cual entró en vigencia para el empleador el Sistema General de Pensiones.

Los siguientes literales fueron adicionados por el art. 14, del Decreto Nacional 1513 de 1998:

"j) fecha de expedición de la certificación y su número consecutivo;

"k) nombre y documento de identificación de la persona que expide la certificación".

ARTICULO 50: RESPONSABILIDADES DEL EMISOR Y DE TERCEROS. El emisor de cualquier bono responde por la correcta aplicación de todas las fórmulas matemáticas contenidas en el presente decreto.

Por la veracidad de la información sobre la cual se basó el cálculo, responden, civil, fiscal y administrativamente, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar, los empleadores, entidades administradoras, afiliados y, en general, cualquier tercero que haya certificado información que incida en el cálculo del bono.

Decreto 1513 de 1998 “Por el cual se modifican y/o adicionan algunos artículos de los Decretos Reglamentarios 1748 de 1995 y 1474 de 1997 y se dictan otras disposiciones”

ARTICULO 3: El numeral 2o. y los parágrafos del artículo 3o. del Decreto 1748 de 1995 quedarán así:"2. Para establecer la fecha de referencia de los bonos tipo B se tendrán por válidas las vinculaciones con empleadores del sector público que no cotizaban al ISS, las vinculaciones con cotización al ISS y las vinculaciones con el sector privado convalidadas mediante un título pensional a favor del ISS".

Pág. 5 de 14

Page 6: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

"Parágrafo 1o. En ningún caso se considerarán válidas aquellas vinculaciones laborales que sirvieron de base para el reconocimiento de una pensión, indemnización sustitutiva o para la expedición de un bono pensional vigente. Tampoco se tendrá en cuenta para el cálculo de un bono tipo A, el tiempo de cotizaciones al Instituto de Seguros Sociales efectuadas por un empleador con miras a compartir la pensión con dicho Instituto."

"Parágrafo 2o. Para efectos de este decreto siempre que se hable de afiliaciones, cotizaciones o aportes al ISS, se entenderá que son únicamente los relacionados con el seguro de invalidez, vejez y muerte o con el Sistema General de Pensiones de que trata la Ley 100 de 1993. En ningún caso se podrán dejar de utilizar las vinculaciones con cotización al ISS anteriores a la fecha de corte, para realizar el cálculo del bono tipo B." "Parágrafo 3o. Para efectos de este decreto, se tiene como caja o fondo de previsión aquella entidad a la cual el trabajador o el empleador aportaban, tuviera o no personería jurídica diferente a la del empleador."

"Parágrafo 3o. Para efectos de este decreto, se tiene como caja o fondo de previsión aquella entidad a la cual el trabajador o el empleador aportaban, tuviera o no personería jurídica diferente a la del empleador."

ARTÍCULO 11: El literal a) del artículo 23 del Decreto 1748 de 1995, quedará así:

"a) Nombre del trabajador, tipo y número de su documento de identidad". Adiciónense los siguientes literales al artículo 23 del Decreto 1748 de 1995:

"k) Fecha de expedición de la certificación y su número consecutivo;

"l) Nombre y documento de identificación de la persona que expide la certificación".

Adiciónense el siguiente parágrafo al artículo 23 del Decreto 1748 de 1995:

Pág. 6 de 14

Page 7: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

Parágrafo 5º. En todo caso, el empleador que certifique información deberá indicar cuál es la entidad o fondo que contribuirá con la cuota parte derivada de esta vinculación o por la emisión del bono, si le llega a corresponder. Si el contribuyente es distinto del empleador, este último deberá informar a aquél sobre el contenido de la certificación, para que pueda dar cumplimiento a lo establecido el artículo 65 de este decreto. Si existieren varios responsables, el empleador discriminará por épocas de vinculación y aplicará respecto de cada uno el procedimiento mencionado. En ausencia de información al respecto, se presumirá que el responsable es el propio empleador."

ARTÍCULO 20: El artículo 48 del Decreto 1748 de 1995, quedará así: "Artículo 48. Entidades Administradoras

a) El ISS respecto de los bonos tipo B;

b) La AFP a la cual esté afiliado el trabajador, respecto a los bonos tipo A, y;

c) Las compañías de seguros, en el caso de los planes alternativos de pensiones.

Corresponde a las entidades administradoras adelantar por cuenta del afiliado pero sin ningún costo para éste, las acciones y procesos de solicitud de bonos pensionales y de pago de los mismos cuando se cumplan los requisitos establecidos para su redención. Las administradoras estarán obligadas a verificar las certificaciones que expidan las entidades empleadoras o cajas, de tal manera que cuando sean recibidas por el emisor, sólo sea necesario proceder a la liquidación provisional del bono y a la solicitud de reconocimiento de las cuotas partes, de acuerdo con lo previsto en el artículo 52.

Así mismo, el afiliado también podrá solicitar directamente las certificaciones, las cuales deberán ser previamente verificadas por la administradora.

Las entidades administradoras quedan eximidas de allegar certificaciones, y el empleador de suministrarlas individualmente, cuando el bono vaya a ser calculado por la OBP, siempre que la

Pág. 7 de 14

Page 8: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

información esté incluida en el último archivo laboral masivo que se haya entregado a esta oficina, salvo cuando el trabajador solicite expresamente una certificación individual más amplia.

Las entidades empleadoras deberán establecer un procedimiento interno de emisión de certificaciones que permita su verificación y garantice su seguridad. El procedimiento deberá contener al menos los siguientes aspectos:

a) La entidad deberá numerar las certificaciones expedidas;

b) Las certificaciones expedidas deberán registrarse en un archivo interno de la entidad;

c) El representante legal de la entidad deberá designar, bajo su responsabilidad, un funcionario competente para la emisión de certificaciones. Así mismo, los destinatarios de la información podrán solicitar al representante legal el nombre y documento de identidad de los funcionarios que hubieran estado facultados para expedir las certificaciones ya recibidas.

Las Administradoras deberán mantener en sus archivos, utilizando los medios idóneos que garanticen su conservación, las diferentes certificaciones que sirvieron de base para las solicitudes de bono pensional que realizaron a los emisores. El emisor podrá solicitarlas en cualquier momento. Dichos documentos deberán conservarse por lo menos durante veinte (20) años contados a partir de la expedición del bono pensional."

Parágrafo. Dentro del plazo establecido para la liquidación provisional y expedición del bono, el emisor podrá, si lo considera conveniente, solicitar directamente a los empleadores la confirmación de información o recibir directamente certificaciones. En caso de que no reciba la confirmación certificada en el término de un (1) mes, se entenderá que la información anteriormente certificada es correcta.

ARTÍCULO 21: Adiciónese el siguiente inciso al artículo 50 del Decreto 1748 de 1995:Circular conjunta 013 del 2007 “Formatos únicos de información laboral” Se adopta de manera conjunta los tres (3) formatos de certificación, de información laboral y de salario,

Pág. 8 de 14

Page 9: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

válidos para la emisión de bonos pensionales y/o para el reconocimiento de pensiones, los cuales fueron debidamente revisados por funcionarios de los Ministerios.

Estos formatos serán de utilización obligatoria por parte de todas las entidades públicas que deban certificar tiempo y/o salario para bonos pensionales o pensiones.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1- El Grupo de Talento Humano deberá dar respuesta al fondo de pensión dentro de los quince (15) días hábiles al recibo de la solicitud del bono pensional.2- Las solicitudes de bono pensional radicadas en medio físico en la Entidad, deberán ser entregadas por el Grupo de Correspondencia, al Grupo de Talento Humano, una vez estén

digitalizadas y cargadas en el Sistema de Información Documental, acorde a las políticas de operación establecidas en el Procedimiento Administración de Correspondencia GDPD02.3- El Grupo de Gestión Documental, tendrá plazo de hasta cinco (5) días hábiles para dar respuesta a la solicitud de enviar la historia laboral al Grupo de Talento Humano 4- El Grupo de Tesorería debe allegar al Grupo de Talento Humano, dentro de los 10 días hábiles, siguientes a la solicitud, el formato Número 3B Certificación de Salarios mes a mes del

Ministerio de Hacienda Código APDE05, debidamente diligenciado. De no ser posible el cumplimiento del plazo en mención, se debe realizar solicitud de prórroga al usuario y con copia al Grupo de Talento Humano.

5- La Entidad, debe expedir obligatoriamente la certificación laboral de acuerdo con el formato que aparece publicado en la página web del Ministerio de Hacienda.6- La entidad deberá numerar las certificaciones expedidas, de acuerdo con un consecutivo7- Las certificaciones laborales expedidas deberán registrarse en un archivo interno de la entidad 8- Cuando se realice un requerimiento por parte de una administradora de pensiones relacionada con la confirmación de información laboral enviada, éste debe ser respondido en un plazo

máximo de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicado en la entidad, los cuales podrán ser prorrogados por el mismo término por la administradora cuando haya una solicitud debidamente justificada.

ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1 Recibir la solicitud de bono pensional

La solicitud de bono pensional ingresa de dos formas; así: 1) por correo certificado al Grupo de Correspondencia, 2) por correo electrónico institucional al Grupo de Talento Humano.

Cuando la solicitud se recibe por correo certificado el funcionario del Grupo de Correspondencia genera el estado de radicación para realizar el traslado al Grupo de Talento Humano y se ciñe a las políticas de operación referente a los tiempos de traslado señaladas

Grupo de Talento Humano

Grupo de Correspondencia

Técnico Administrativo

Secretario

Auxiliar

Solicitud de Bono Pensional

Pág. 9 de 14

Page 10: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

en el presente procedimiento.

Cuando la solicitud se recibe por correo electrónico y/ o memorando al Grupo de Talento Humano continua en la actividad 2.

2 Tramitar la solicitud de bono pensional

2.1 Solicitar historias laborales El funcionario del Grupo de Talento Humano solicita mediante memorando la historia laboral del funcionario prepensionado o ex funcionario prepensionado al Grupo de Gestión Documental

Este trámite se realiza exclusivamente cuando la hoja de vida no está digitalizada (hojas de vida anteriores a 1995).

Grupo de Talento Humano

Técnico Administrativo

Grupo de Gestión Documental

Memorando

2.2 Suministrar las hojas de vida El funcionario del Grupo de Gestión Documental suministra la hoja de vida al Grupo de Talento Humano mediante memorando, acorde a los plazos de envío citados en las políticas de operación del presente procedimiento, para continuar con el trámite de bono pensional

Grupo de Gestión Documental

Auxiliar Administrativo

Grupo de Talento Humano

Historias laborales

Memorando

2.3 Solicitar la elaboración del formato certificación de salarios mes a mes

El funcionario del Grupo de Talento Humano solicita al Grupo de Tesorería por medio de memorando interno, el diligenciamiento del formato Número 3B Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de Hacienda Código APDE05. Remitiendo el correo y/o radicado digitalizado, con las fechas de ingreso y de retiro de la entidad del solicitante.

Grupo de Talento Humano

Auxiliar Administrativo

Grupo de Tesorería

Memorando

2.4 Diligenciar y enviar certificación de salarios mes a mes

El grupo de Tesorería diligencia el formato Número 3B Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de Hacienda Código APDE05 y da respuesta al Grupo de Talento Humano por memorando interno, cumpliendo con los plazos de envío estipulados en las políticas del presente procedimiento

Grupo de Tesorería Profesional Grupo de Talento Humano

Memorando

Certificación de Salarios mes a mes Código APDE05

Pág. 10 de 14

Page 11: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

2.5 Diligenciar los formatos únicos de información laboral.

El funcionario del Grupo de Talento Humano diligencia los formatos que exige el Ministerio de Hacienda para el trámite de pensión con las aprobaciones pertinentes del coordinador del Grupo de Talento Humano. Los formatos a diligenciar son:

Formato Número 1 Certificación de periodos de vinculación laboral para Bonos Pensionales y Pensiones. Código APDE03, se registra la información de la entidad, datos personales del peticionario, vinculaciones laborales (cargos desempeñados) con sus correspondientes periodos y aportes de pensión.

Formato Número 2 Para calcular los Bonos Pensionales de las personas incorporadas al Sistema General de Pensiones Código APDE04 se diligencia si el peticionario se encontraba vinculado a 30 de junio de 1992, ingresando los datos de la entidad y la información personal del usuario, información correspondiente a lo devengado a los 10 años anteriores al 30 de junio de 1992

Para el diligenciamiento de los formatos ver guía para el diligenciamiento de las certificaciones de información laboral del Ministerio de Hacienda Código APDE07

Grupo de Talento Humano

Coordinador Grupo de Talento Humano

Técnico Administrativo

Certificación de periodos de vinculación laboral para Bonos Pensionales y Pensiones Código APDE03

Calculo de los Bonos Pensionales de las personas incorporadas al Sistema General de Pensiones Código APDE04

3 Expedir el certificado laboral El profesional del Grupo de Talento Humano expide la certificación laboral Código APFL01 teniendo en cuenta las normas vigentes (remítase al instructivo No 9 del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Código APDE06, Subtitulo 1.3 RESPONSABILIDAD DE LOS EMPLEADORES PUBLICOS) y lo remite al coordinador del Grupo de Talento Humano para su firma.

Grupo de Talento Humano

Secretario

Coordinador Grupo de Talento Humano

Certificación laboral Código APFL01

4 Elaborar comunicación de El funcionario asignado del Grupo de Talento Humano elabora el Grupo de Talento Técnico Certificación Pág. 11 de 14

Page 12: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

respuesta oficio de respuesta y adicionalmente consolida los formatos debidamente diligenciados (Formato Número 1 Certificación de periodos de vinculación laboral para Bonos Pensionales y Pensiones. Código APDE03, Formato Número 2 Para calcular los Bonos Pensionales de las personas incorporadas al Sistema General de Pensiones Código APDE04, formato Número 3B Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de Hacienda Código APDE05, certificación laboral Código APFL01.)

Luego de firma se escanea la comunicación, los soportes y se ingresa la información generando un consecutivo en el formato certificación de información laboral Código APFT07. Posteriormente se entrega la comunicación de respuesta al Grupo de Correspondencia.

Humano Administrativo laboral Código APFL01

Certificación de periodos de vinculación laboral para Bonos Pensionales y Pensiones. Código APDE03

Calculo de los Bonos Pensionales de las personas incorporadas al Sistema General de Pensiones Código APDE04,

Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de Hacienda Código APDE05

Certificación de Pág. 12 de 14

Page 13: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

información laboral Código APFT07

5 Entregar la comunicación de respuesta

El responsable del Grupo de talento Humano entrega al Grupo de Correspondencia, la comunicación con los soportes y se registra en el formato planilla entrega salidas de dependencias GDFT14 ver procedimiento Administración de correspondencia GDPD02

Grupo de Talento Humano

Secretario Grupo de Correspondencia

Planilla entrega salidas de dependencias GDFT14

6 Enviar radicado con el acuse recibido

El funcionario del grupo de Grupo de correspondencia envía al Grupo de Talento Humano el radicado con el acuse de recibido para su posterior archivo de solicitudes y respuestas.

Grupo de Correspondencia

Grupo de Talento Humano

PUNTOS DE CONTROLID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2.2 Suministrar las hojas de vida Por medio de memorando Interno se valida el cumplimiento de la política del presente procedimiento en cuanto a los plazos para realizar el trámite.

TrimestralMemorando

2.4 Diligenciar y enviar Formato certificación de salarios mes a mes Por medio de memorando Interno se valida el cumplimiento de la política del presente procedimiento en cuanto a los plazos para realizar el trámite.

Trimestral Memorando

Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de Hacienda Código APDE05

5 Entregar la comunicación de respuesta Aplicación del formato Planilla entrega salidas de dependencias GDFT14

semestral Secretario Grupo de Talento Humano

Planilla entrega salidas de dependencias GDFT14

Pág. 13 de 14

Page 14: Bonos Pensionales€¦  · Web view · 2018-02-16Inicia con recibir la solicitud de bono pensional continua con la búsqueda de la información en las ... años contados a partir

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD04

PROCEDIMIENTO BONOS PENSIONALES VERSIÓN 2

ANÁLISIS DE TIEMPO- El Grupo de Talento Humano deberá dar respuesta al fondo de pensión dentro de los quince (15) días hábiles al recibo de la solicitud del bono pensional.- El Grupo de Gestión Documental, tendrá plazo de hasta cinco (5) días hábiles para dar respuesta a la solicitud de enviar la historia laboral al Grupo de Talento Humano - Cuando se realice un requerimiento por parte de una administradora de pensiones relacionada con la confirmación de información laboral enviada, éste debe ser respondido en un plazo

máximo de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicado en la entidad, los cuales podrán ser prorrogados por el mismo término por la administradora cuando haya una solicitud debidamente justificada

DOCUMENTOS DE REFERENCIAFormato Número 1 Certificación de periodos de vinculación laboral para Bonos Pensionales y Pensiones. Código APDE03Formato Número 2 Para calcular los Bonos Pensionales de las personas incorporadas al Sistema General de Pensiones Código APDE04Formato Número 3B Certificación de Salarios mes a mes del Ministerio de Hacienda Código APDE05Instructivo No 9 del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Código APDE06Guía para el diligenciamiento de las certificaciones de información laboral del Ministerio de Hacienda Código APDE07

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE CAMBIARON EN

EL DOCUMENTODETALLES DE LOS CAMBIOS

EFECTUADOSRESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL

CAMBIOFECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAA VERSIÓN

Adopción del documentoMediante Resolución 4086 de 2014 se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad.

Secretario General 19/12/2014 1

Ajuste del documento

Se ajusta redacción de objetivos, análisis de tiempos y políticas de operación ante Requerimiento NURC: 3-2015-014210 de 2015.

Secretario General 21/07/2015 2

Pág. 14 de 14