Álvaro Montes

Área de comunicación

13/09/2010

Guía para preparar buenas presentaciones

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Guía para preparar buenas presentaciones

Corporación PBA - Área de comunicación Por Álvaro Montes

Introducción

Las páginas que encuentran a continuación pretenden ayudar a mejorar un aspecto de nuestras comunicaciones que es esencial y frecuente: las presentaciones de ideas y contenidos. A menudo, el personal de la Corporación PBA se ve en la necesidad de preparar presentaciones institucionales, presentaciones de propuestas y proyectos, y también presentaciones de contenidos en el marco de programas de capacitación. Los públicos que reciben estas comunicaciones son variados: instituciones de cooperación, socios y aliados nuestros a nivel nacional e internacional, así como líderes rurales y personas de nuestros equipos de trabajo. Desde el punto de vista de la comunicación, salta a la vista la importancia de unificar nuestros mensajes, ofreciendo un cuerpo consistente – tanto en el contenido como en la forma – de comunicaciones efectivas e impactantes. El área de comunicación ha trabajado en ello durante el último año, y sus primeros frutos podemos apreciarlos en la estrategia Web de la Corporación (un sitio Web renovado; contenidos dinámicos y producidos con participación de las organizaciones rurales; un grupo de comunicadores rurales en proceso de formación; y un boletín electrónico, entre otros logros producidos a la fecha). Cuando un miembro de la Corporación PBA presenta ante un auditorio, algo sobre nosotros (sea una presentación oficial de nuestra organización o de nuestros métodos de trabajo, por ejemplo), está comunicando la imagen corporativa y está transmitiendo el fruto de un trabajo colectivo de muchos años y de muchas personas, y es una buena práctica que todas las presentaciones, en todos los escenarios, sean preparadas y ejecutadas bajo un modelo coherente y único de comunicación, que refleje y transmita esa visión institucional. Lo anterior no riñe con el ingrediente personal que cada individuo añade cuando realiza una presentación, ni con el estilo propio de facilitación que alguien quiera poner cuando se hace cargo de una capacitación o una conferencia. Pero la unidad de criterios de comunicación – esto es: qué decimos y cómo lo decimos – debe estar a la base de nuestras presentaciones y de otros actos comunicativos cotidianos.

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Las siguientes líneas ofrecen ideas y recomendaciones para mejorar nuestras presentaciones, entendiendo por presentación no sólo las diapositivas electrónicas que apoyan una exposición, sino la exposición misma de cuerpo presente. Y no sólo nos reducimos, por supuesto, al programa Microsoft PowertPoint, sino a cualquier herramienta (digital o tradicional) que desee utilizarse para tal efecto. Las ideas a continuación son recopiladas de nuestros años de cotidiana observación de buenos y malos hábitos en facilitación y en presentaciones de contenidos, así como en la revisión de numerosos manuales y guías de terceros. Son orientaciones y sugerencias (en ningún caso obligaciones) que conviene tener en cuenta cuando queramos realizar buenas presentaciones, agradables y efectivas.

El arte y la técnica de comunicar mediante presentaciones

Lo que es: Muchas cosas pueden entenderse como una presentación, pero en el ámbito profesional, se entiende por ella:

Hacer manifestación de una cosa, hacer presente algo. Compartir contenido ante una audiencia (en vivo). Una acción comunicativa (de la cual se espera un resultado).

Se aplica generalmente para situaciones como:

Informar resultados de una investigación. Informar estado de avance de un proyecto o proceso. Persuadir sobre las bondades de un producto o idea. Presentar formalmente una organización.

En educación suele utilizarse para:

Compartir aprendizajes de una experiencia. Introducir un tema que será tratado enseguida de manera más profunda

(es decir, hace parte de una lección o módulo, no es un módulo o lección completo)

Lo que no es Una presentación no es:

Una lección de clase.

Un ensayo académico.

Una argumentación lógico-formal.

Un documento de texto.

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Conceptos comunicativos claves para tener en cuenta:

El centro de la presentación es el contenido, no el presentador.

El propósito es cautivar al público, no aburrirlo.

Como acto comunicativo, se espera interactividad, participación del auditorio.

Una imagen vale más que mil palabras. (Frase manida pero plenamente vigente)

Las presentaciones se ejecutan en vivo. Las diapositivas (o “slides”) no tienen utilidad sin un presentador en persona trabajando con ellas.

En comunicación, menos es más (o como decía el periodista José Pardo Llada: "bravo y breve").

Más palabras no significan más entendimiento. Todo lo contrario.

Las diapositivas (“slides”)

Los slides son apoyos visuales que complementan la exposición oral; no son unidades autónomas de contenido.

No tiene que haber una diapositiva por cada idea que el orador expone.

Mejor una idea por diapositiva.

Mejor una imagen que una palabra.

Menor cantidad posible de palabras.

Mejor ideas generales que conceptos complejos y detallados.

No son argumentaciones lógico-formales de un discurso, sino apoyos y refuerzos de ideas clave.

Las diapositivas buscan: o Crear impacto visual en el auditorio. o Asegurar recordación (retención) de la idea por el auditorio. o Reforzar ideas clave de la exposición.

La tecnología para producirlas

Cuando nos vemos en necesidad de preparar una presentación, lo primero que viene a nuestra mente es el programa Microsoft PowertPoint. Este es, sin dudas, el más popular y es uno de los más avanzados y con mayores prestaciones, pero no es el único y tiene la desventaja de ser un programa de pago. Existen alternativas, de tal manera que nadie debería sentirse en problemas en caso que no disponga de dicho software. Existe una alternativa gratuita y libre, proveniente del mundo del OpenSource, llamada “Impress”, que se encuentra en el paquete de ofimática OpenOffice. En el ámbito Mac existe el programa “Key Note” (es un programa de pago) que goza de bastante reputación. Quienes trabajan en el ámbito Linux utilizan, además de OpenOffice para ese sistema operativo, el paquete KOffice. También existen alternativas en línea, muchas de ellas gratuitas y muy de moda por estos días, que permiten utilizar el programa desde Internet, sin necesidad de tenerlo

Las diapositivas

buscan:

- Crear impacto

visual en el auditorio.

- Asegurar

recordación

(retención) de la idea

por el auditorio.

- Reforzar ideas clave

de la exposición.

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instalado en nuestro computador; las más recomendables son “Google Docs” (http://docs.google.com ), que incluye la herramienta “Presenter”; Zoho (http://docs.google.com ), que incluye la herramientas “Zoho show” para crear presentaciones; y 280 Slides (http://280slides.com/), que funcionan de manera similar al popular PowerPoint. Por último, podemos recomendar SlideRocket (http://www.sliderocket.com/) , que puede usarse gratis durante catorce días y ofrece muy buenas herramientas. Estas alternativas en línea tienen la ventaja que las presentaciones que el usuario crea se guardan allá, en el servidor donde uno las produce, por lo que están disponibles permanentemente, y no hay que llevarlas consigo en una memoria, o sirven como respaldo en caso de perder el medio de almacenamiento físico local que utilicemos. No todos los sistemas de “slides show” proponen diapositivas planas y estáticas tipo “PowertPoint”; hay alternativas muy innovadoras como Dipity (http://www.dipitu.com ), que permite crear líneas de tiempo (los famosos “timeline”), interactivos, dinámicos y multimediales. Pero la alternativa más “descrestadora” es Prezi (http://prezi.com/ ), un sistema en línea que permite producir presentaciones totalmente diferentes, basadas en el concepto de mapa mental, en lugar del pase secuencial de diapositivas. El expositor puede hacer zoom sobre elementos del mapa p red de conceptos, mover la pantalla hacia diferentes lugares, etc., incluyendo videos, audios e imágenes. Finalmente, existe SlideShare, un servicio muy conocido para compartir las presentaciones de diapositivas online. Además, Slideshare (http://www.slideshare.com) funciona como una red social de presentaciones, ya que permite a los usuarios comentar los trabajos de otros, compartirlas, puntuarlas, crear grupos de trabajo, eventos, etc. En más de una ocasión nos hallaremos en situación de total carencia de computador, lo cual tampoco debería ser un problema. Podemos preparar las mismas diapositivas manualmente en cartulinas o papel Kraft, como lo hacíamos hace algunos años y como todavía preferimos hacerlo en algunos talleres de las áreas de capacitación y comunicación de la Corporación PBA. En todos los casos, los criterios comunicativos serán siempre los mismos.

El presentador

Las presentaciones son actos comunicativos en vivo, realizados por un humano, y por tanto - salvo unas cuantas excepciones - las diapositivas se crean para apoyar el trabajo de un orador. Tenga en cuenta las siguientes sugerencias para su desempeño como presentador:

Preparación:

Se estima que por cada minuto de presentación, se requiere una hora de preparación.

Si la preparación falla, prepárese para fallar.

Puede encontrar una

lista más amplia de

herramientas en

línea para crear

presentaciones

(slides show) en

http://mashable.com

/2008/02/16/forget-

powerpoint-online-

presentations/.

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Conciba cada diapositiva como una imagen, no como un texto (aunque lleve texto).

Recuerde que no tiene que haber una diapositiva por cada idea que el orador expone.

Prepara los tres momentos de la presentación: o Apertura. Una buena apertura (tanto oral como en diapositiva) es

esencial para asegurar la atención del auditorio. Prepare una historia, una anécdota o un dato relevante que impacte fuertemente al público.

o Exposición. Ejecución del acto. o Cierre. Cualquier discurso debe ser cerrado "in crescendo",

tratando de elevar la emoción y el interés del auditorio. El público debe desear que usted continúe, en lugar de desea que usted termine pronto (que es lo más frecuente que nos ocurre).

Infórmese previamente sobre el salón: tamaño, iluminación, espacios para moverse, sonido (¿necesita micrófono?), etc. Necesitará esa información para prepararse. Deberá planear en dónde estará ubicado la mayor parte del tiempo, a qué lugares podrá desplazarse mientras habla, qué distancia hay entre usted y el público, a qué distancia de la pantalla quedará el último participante (¿Podrá ver sin dificultades sus diapositivas?).

Ensaye varias veces su presentación completa (reloj en mano) y sincronice sus palabras con las diapositivas.

Grabe (audio o video) su ensayo, y revise la grabación para identificar errores.

Llegue al salón con suficiente anticipación para asegurarse que sus diapositivas correrán adecuadamente; muchas veces hay que instalar el proyector, conectarlo a un PC, verificar la pantalla sobre la que se proyectará, monitorear la acústica, entre otros detalles que son esenciales para una buena presentación. Nada más patético que un auditorio impaciente observando a un avergonzado expositor mientras instala sus diapositivas y prueba la proyección.

Ejecución:

Controle el natural nerviosismo (existen muchas técnicas probadas para ello).

Asegure una presentación personal adecuada y que no desvíe la atención del público en alguna forma.

Mantenga sus manos libres y utilícelas para apoyar con movimientos su exposición.

Evite quedarse demasiado estático y en un solo lugar de la sala.

No obstaculice con su cuerpo las diapositivas.

Utilice diapositivas con APUNTES, en la opción "ver páginas de notas"; de ésta manera puede avisar que al final de su exposición las entregará a los presentes, para que no tengan que tomar apuntes y se concentren en usted. (Nota: no entregue los apuntes antes de comenzar).

Ensaye varias veces

su presentación

completa (reloj en

mano) y sincronice

sus palabras con las

diapositivas.

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Sea ameno (si es posible llegue al humor, sin exagerar); la comunicación efectiva apela a las emociones de los participantes, no sólo a la razón.

Muévase un poco dentro del salón, sin que los participantes puedan perderlo de vista. Un orador estático transmite aburrimiento.

Mantenga contacto visual con el público.

¿Conocía la letra B? Mucha gente no lo sabe. Pero apretando la letra B (en PowerPoint), la imagen se pone blanca. Esto es fantástico si se origina un debate en el auditorio. Usted puede apagar la imagen para evitar que el público se distraiga con la imagen proyectada. Luego, vuelve a apretar la B y retoma la exposición desde donde la había dejado.

Hablar con diapositivas

No piense en diapositivas autónomas (sin presentador humano), para ser vistas individualmente en un PC: simplemente no funcionan. Piense en un noticiero de televisión que usted observa con el volumen apagado. Las imágenes le relatarán la mitad de la información, pero se perderá la otra mitad porque no escucha las palabras del presentador de las noticias.

Sea simple. Así comunica efectivamente. Ideas muy complejas requieren otro tipo de escenario y medio para ser transmitidas, no una presentación.

Utilice imágenes de buena calidad (alta resolución); una imagen pixelada o descolorida causa mal impacto en el auditorio.

No abuse de las imágenes: una diapositiva, en principio, no debería incluir más de una imagen.

No tiene que llenar todos los espacios de la diapositiva. Los espacios vacíos también comunican. Una diapositiva recargada de imágenes, textos y colores provoca rechazo en la mente del que la observa.

Mientras menos “ruido” hay en la imagen, más alto es el impacto visual.

Evite el puntero láser, a menos que tenga usted pulso de relojero; el rayo tiembla en la pantalla y produce un efecto nervioso e inseguro.

Utilice anotaciones en vivo en la pantalla, para resaltar o subrayar un elemento de la diapositiva.

Aspectos de diseño Textos en las diapositivas:

Tamaños de fuentes: No menores de 20 puntos. Ideal: entre 30 y 40 puntos.

Máximo seis líneas (renglones) por diapositiva.

Una idea por diapositiva.

Utilice siempre mayúsculas y minúsculas. Nunca utilice solo mayúsculas.

Cuando utilice párrafos, destaque palabras clave: negrilla y otro color, pero misma fuente y tamaño del resto del párrafo.

Es recomendable

mostrar a los colegas

de nuestro equipo de

trabajo las

presentaciones, si es

posible ejecutarlas en

vivo ante ellos, antes

de salir al escenario

público.

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Evite los bullets (viñetas) en listas; si la usa, sólo aplique un nivel. Nunca dos niveles de listas.

Siempre que sea posible, sustituya texto por gráficos o imágenes. Acuda a los gráficos para presentar ideas complejas: estructuras, esquemas, cuadros, cifras... Programas como PowertPoint y otros incluyen una variada colección de gráficos vacíos y plantillas para crear gráficos. Aprovéchelas.

Utilice fuentes legibles y de buen tamaño.

La fuente es de suma importancia; no abuses de las letras “bonitas” o tipos Script que en ocasiones no se entienden. Recomendable: Arial, Verdana, Georgia, Times New Roman.

Guarde el archivo con la opción de “incluir fuentes”; de este modo siempre se verá igual en cualquier computador.

Transiciones y efectos:

No abuse de transiciones y efectos.

Sólo utilice el efecto aparecer y desaparecer con desvanecimiento o algo similar. Evite cortinas y efectos rocambolescos, o textos que salen volando por la pantalla.

Evite efectos de sonido en las transiciones.

Si necesita varias imágenes en una diapositiva, utilícelas mediante efecto de transición, de tal manera que desaparezca la anterior. No las deje todas visibles en la diapositiva.

Colores

Utilice colores que puedan hacer contraste entre ellos, evita los colores chillones.

Si utilizas un fondo obscuro procura que tu texto sea de color claro, así la gente no tendría que forzar su vista para leer tus textos, ej. fondo negro y texto blanco.

No uses colores fosforescentes, cansan la vista.

Duración de una presentación.

Inaceptable una presentación mayor a 45 minutos de duración. Está probado que después de ese lapso la atención de cualquier auditorio cae irremediablemente. Recuerde que el objetivo es que el auditorio retenga y recuerde el mensaje que transmitimos, no sólo que lo escuche. Existen varios enfoques para abordar el problema de las presentaciones. Algunos expertos son partidarios del minimalismo en el mensaje. A continuación dos famosos enfoques, que pueden resultar un tanto extremos, pero vale la pena considerarlos: La regla 10-20-30.- Esta es una regla de presentación con diapositivas propuesta por Guy Kawasaki. Esta regla declara que una presentación de PowerPoint no debe

Evite utilizar las

plantillas de diseño

que ofrecen los

programas

PowertPoint y otros;

suelen ser muy

pobres y demasiado

comunes. Existen

numerosos sitios en

Internet que ofrecen

plantillas más

interesantes.

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tener más de 10 diapositivas, durar más de 20 minutos y no tener ningún texto con menos de 30 de tamaño. Él dice que no importa si tu idea revolucionará el mundo, lo que tienes que hacer es explicar detalladamente las partes importantes en unos minutos, un par de diapositivas y pocas palabras por diapositiva. La regla 20-20.- Otra sugerencia para una presentación en PowerPoint. Ésta dice que debes tener veinte diapositivas con una duración exacta de 20 segundos por cada una. La regla 20-20 nos obliga a ser concisos e impide a la gente aburrirse. Se estima que para una presentación de media hora, 10 diapositivas (máximo 15) será suficiente. Esto significa que una presentación de 45 minutos (el máximo que podemos permitirnos), debería tener entre 15 y 20 diapositivas, como media ideal.

Observaciones finales

Hacer buenas presentaciones es una técnica de comunicación que se aprende. Nadie nace haciendo buenas presentaciones y lograr presentaciones perfectas es un ejercicio que requiere años de intentarlo; generalmente se trata de trabajos colaborativos, muchos ensayos y de rehacer frecuentemente nuestras presentaciones, para perfeccionarlas poco a poco. Conviene entrenarse en el uso básico de algunos programas de computador: especialmente de editores de imagen, para preparar las imágenes y gráficos que utilizaremos en nuestras diapositivas. Y es recomendable mostrar a los colegas de nuestro equipo de trabajo las presentaciones, si es posible ejecutarlas en vivo ante ellos, antes de salir al escenario público. Pequeños grupos focales pueden discutir sobre su calidad e impacto comunicativo y ayudar a mejorarlas antes de llevarlas a auditorios externos. Buena suerte!

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Buenos ejemplos

A continuación algunas dispositivas que merecen ser examinadas a manera de “buenas prácticas”. BILL GATES VS STEVE JOBS Suele considerarse a Bill Gates un flojo conferencista. Estas son sus diapositivas:

Suele considerarse a Steve Jobs un formidable y carismático conferencista. Aquí pueden verse sus diapositivas típicas.

El exceso de

contenido en estas

dispositivas

comunica la idea de

confusión, y es poco

probable que una

persona pueda

recordar las ideas

consignadas en estos

slides.

Estas diapositivas

son eficientes: con

pocos elementos el

presentador logra

transmitir la fuerza

de mercado del iPod

frente a sus rivales.

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MENSAJES EFECTIVOS TEXTOS BIEN MANEJADOS

Cualquier espectador

recordará fácilmente

este dato La imagen

refuerza que la

estadística se refiere

a mujeres.

Palabras clave del

párrafo resaltadas en

negrilla y un color

diferente al resto del

texto.

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CORRECTO USO DE GRÁFICOS EQUILIBRADA RELACIÓN TEXTO-IMAGEN

Gráficos sencillos (sin

exceso de datos)

completan muy bien

la información de la

diapositiva.

Una buena imagen

no riñe con el texto,

sino que lo

complementa.

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CUANTO MENOS TEXTO MEJOR ILUSTRACIONES MUY ÚTILES

Tiene vigencia la

vieja frase de “menos

es más”, muy

utilizada en

estrategias de

comunicación.

Un gráfico evitará el

uso excesivo de texto,

incluso puede

sustituirlo

completamente.