Universidad de San Carlos de Guatemala Escuela de Ciencias de la Comunicación

PROTOCOLO, CEREMONIAL Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

MSc. Verónica Grajeda Castillo

Guatemala, 02 mayo 2015

HISTORIA:

El protocolo surge desde el momento en que se organizaron los primeros núcleos sociales, sobre todo porque vivir pacíficamente es una necesidad.

Uno de los primeros escritos que hacen referencia a las normas protocolarias es el llamado Código de Hammurabi, escrito en honor del Rey Hammurabi de Babilonia en el siglo XVII a. c.

 En el antiguo Egipto estaba “El Libro de Enseñanzas de los Escribas” en el que se determina el orden protocolario para autoridades y describe la manera como se deben realizar los ritos y las ceremonias que se celebran en presencia del Faraón. Al Jefe de protocolo se le llamaba Ritualista Jefe y la anfitriona era la dueña de casa.

En otros pueblos de la antigüedad, como el persa, se sabe por escritos que en la corte real existía una severa y bien organizada etiqueta y ceremonial. Por ejemplo, sólo se podía acceder al Rey mediante una serie de ceremonias protocolarias.

Cont. Historia: En el Antiguo Testamento se encuentran relatos de hechos

que tenían un sentido del ceremonial. En la Biblia hay referencias al papel del anfitrión y la colocación de los invitados de honor, la cesión de puestos y otros procesos protocolarios. En la Santa Cena de Jesús y sus discípulos se advierte una precedencia.

Los griegos, pueblo culto por excelencia, practicaban leyes protocolarias.

Los romanos formados en las conquistas guerreras practicaron el refinamiento de reglas establecidas.

Todos los pueblos de todas las épocas fueron marcando ordenamientos en este campo.

En las monarquías españolas se usaba el ceremonial para colocar a los Reyes en los diferentes reinos hispánicos.

Monarquía de Asturias: los Reyes eran ungidos y coronados.

DEF. PROTOCOLO Desarrollo del Protocolo:

Nace y se desarrolla dentro de la estructura del Estado en tres momentos:

Origen: costumbres y reglas que aparecen en los siglos XV a XVIII.

Se institucionaliza: a principios del siglo XIX en el Congreso de Viena al término de las guerras napoleónicas. 

Se internacionaliza: De Europa al resto del mundo. El Protocolo europeo se universaliza, llegando incluso a uniformarse para todas las naciones.

DEFINICION DE PROTOCOLO la palabra protocolo viene del latín protocollum, que significa regla

ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre.

La palabra protocolo se define desde el contexto en el cual se encuentre inmerso:

a)Las escrituras matrices y otros documentos que un notario autoriza y custodia.

b)Acta o conjunto de actas relativas a un acuerdo, conferencia o congreso.

c) Ciertas reglas establecidas para las ceremonias oficiales. Para Carlos González, es la disciplina que abarca un conjunto de

ceremonias, actos, eventos, actividades, que forman estructuras formales, que son organizadas y promovidas por instituciones públicas y privadas en el manejo de sus relaciones públicas.

Agrega que el protocolo está referido al cuerpo normativo o leyes de los usos y costumbres de cada Estado, en el que han de incluirse en su preparación y ejecución las técnicas de comunicación, con el propósito de proyectar la imagen internacional, sobre todo del Estado.

 

Cont. definición de Protocolo Para la Real Academia Española, el Protocolo es “el conjunto

de reglas de cortesía de un Estado”. Son en realidad, normas establecidas oficialmente o

constituidas como tales por tradición; o sea todas las normas oficiales aplicables a los actos oficiales.

En resumen, el Protocolo es el encargado de ordenar, dar prioridad a las personas y a las cosas, atendiendo a unos criterios eminentemente jerárquicos en el caso de las personas, por razón del cargo público que se ostente, de la profesión, la edad, el estado civil, etc.

Es aquella disciplina que con realismo, técnica y arte, determina las estructuras o formas bajo las cuales se realiza una actividad humana pluripersonal e importante: con el objetivo de su eficaz realización y en última instancia: de mejorar la convivencia.

DEFINICION DE CEREMONIAL El Ceremonial está basado en el Derecho

Diplomático. Es la “Relación intelectual a través de normas y

prácticas”. Asimismo, los tratadistas de Derecho Diplomático lo establecen como una necesidad de convivencia internacional, es por ello que una de las responsabilidades más significativas es no ofender a ninguna persona, basado en el principio de equidad e igualdad jurídica de los Estados.

Según, la Real Academia Española, el Ceremonial es una “serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne”.

El Ceremonial es dar solemnidad a los acontecimientos y ordenar los procedimientos formales.

Cont. Definición de ceremonial

  En resumen, el Ceremonial “es el conjunto de reglas y

prácticas que deben observarse en las relaciones oficiales de los Jefes de Estado, sus representantes, ejecutivos, directivos y en general de todos aquellos que deben mantener relaciones de carácter público…” con otros funcionarios de similar categoría. Así mismo, “es el arte de organizar los actos, la normativa para vestirse según su naturaleza; mientras la etiqueta indica la indumentaria que debe usarse en cada caso. Todo esto puede confundir con las Relaciones Públicas o institucionales, o con el saber estar o urbanidad. Aunque esta siempre acompaña al protocolo, son conceptos distintos”.

Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes.

RELACION ENTRE PROTOCOLO Y CEREMONIAL Rubens Melo, señala que tanto el ceremonial como el protocolo son

expresiones sinónimas y “su finalidad principal no es sólo organizar los actos públicos como ceremonias oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y siempre permanente problema de las precedencias”.

Jean Serres se sitúa dentro de un marco más amplio y moderno, al referirse a la complejidad de estos conceptos, exponiendo: …”el ceremonial establece la atmosfera en la cual se desarrollan las relaciones pacíficas entre Estados. El Protocolo codifica las reglas que rigen el ceremonial. Tienen por objeto establecer quiénes participan de las prerrogativas, privilegios e inmunidades. Tanto el ceremonial como el protocolo garantizan la igualdad de derechos de las Naciones, permitiéndoles un dialogo libre entre ellas.

El Ceremonial y Protocolo presiden la negociación, la conclusión y realización de actos internacionales.

 El protocolo y ceremonial son herramientas de la Diplomacia. El Ceremonial es de carácter técnico, organizativo, ya que se desenvuelve en un ambiente de comunicación y, facilita las relaciones entre los Estados, no dando lugar a disputas por diferencias culturales, religiosas, etc.

PROTOCOLO

Es una disciplina técnica, administrativa y organizacional, que define métodos, límites, elegancia y decoro; ordena las conductas en las ceremonias públicas, oficiales y privadas, asienta reglas para el intercambio de la correspondencia oficial y privada.

Es sinónimo de imagen, responsabilidad, cortesía y ayuda a proyectar externamente una buena imagen institucional o corporativa.

La finalidad del protocolo es que los eventos resulten exitosos y que todo contratiempo pueda ser solucionado oportunamente.

CEREMONIAL Se deriva del término ceremonia, conjunto de formalidades

que se observan en el desarrollo de los actos públicos o privados.

Las reglas son prácticas y deben seguirse en las relaciones oficiales de los Jefes de Estado, ejecutivos, directivos de instituciones y en todos aquellos que deben mantener relaciones de carácter público con otras instituciones.

El ceremonial está en constante evolución.

ETIQUETA Es una serie de normas inspiradas en agradar a los demás. La esencia de la etiqueta es la gentileza y la cortesía. Su clave es la naturalidad. La persona bien educada respetará, conocerá y ejercerá las

reglas de etiqueta al vestirse, comer, presentar a conocidos o al llegar a una reunión.

En conclusión el protocolo, el ceremonial y la etiqueta aún siguen vigentes, no solamente en las entidades estatales sino en las entidades privadas, sean de tipo empresarial, educativa, deportiva, etc.

El comportamiento de sus ejecutivos refleja el grado de educación que poseen, habla de la compañía para la cual trabajan y favorece o daña la imagen del país que representan.

Agente Diplomático

Por lo tanto es de su suma importancia la actitud de la persona que ejerce el protocolo y ceremonial, a quien se le podría denominar: Agente diplomático.

Agente diplomático, es el ser humano que tiene necesidad de relacionarse con sus semejantes y para mantener una buena relación debe respetar ciertas normas, por lo que es preciso que sepa Saber Ser, Saber Estar y Saber Funcionar.

SABER SER, SABER ESTAR Y SABER FUNCIONAR

El Saber Ser Es básicamente el conocimiento del “YO”, sin embargo hay tres “YOS”,

el que uno cree ser, el que uno es y el que ven los demás. Lo ideal es que esos tres “YOS” coincidan. Para poder conocer el “YO”, el secreto es el autoanálisis y la autocritica sin llegar a extremos de autocensura. El conocimiento de nosotros mismos nos llevará a nuestra propia aceptación. La aceptación, nos da seguridad.

El Saber Ser, es sencillamente la naturalidad del “YO” que uno es, y que sea lo más parecido posible al “YO” que ven los demás. Siendo necesario:

Ser uno mismo, incluyendo los propios defectos; no pretender representar ningún papel; no fingir lo que no es; mantener ante los demás la propia identidad; y actuar con sencillez.

 Dentro del Saber Ser, se encuentra el modo de ser, que significa la forma de expresarse, actuar, comportarse ante y con los demás. El modo será positivo cuando se base en la afabilidad, tolerancia, el respeto a los demás y que se inspire en un sincero deseo de comprensión interpersonal.

Cont. Saber SerEs imprescindible tener tacto, de lo contrario se

cae en la categoría de la impertinencia, que es molestar de palabra u obra, lo cual sucede de manera inconsciente e irracional en los seres humanos.

El Saber Ser, es perfeccionar la simpatía, para garantizar el equilibrio ante las tensiones de la vida diaria.

El Saber Ser, está implícito en el ejercicio del dominio de la razón sobre las emociones, por medio del autocontrol, que inicia con el autoanálisis y finaliza con el sentido del humor.

SABER ESTAR Luego de conocernos a nosotros mismos, podemos conocer la forma

adecuada de interactuar con los demás, por medio del Saber Estar. Para Saber Estar, es necesario ser cortés, respetando a las personas en su modo de ser, sus ideales, sus costumbres, entre otros. La cortesía, se basa en el respeto, la tolerancia, la amabilidad y la afabilidad, acompañado de la urbanidad, los buenos modales y la educación. Para lograr una eficacia en las relaciones personales, es importante sonreír ya que así se puede externar la alegría, el buen humor.

Asimismo el tratamiento, es de suma importancia ya que por razones de cortesía y de reconocimiento a la categoría de las personas, en nuestras relaciones verbales y escritas con los demás, se debe dar un específico trato en función de su nivel, categoría, titulación, honores, cargo, trabajo o circunstancia. Se aconseja, ante la duda dar siempre el superior nunca el inferior para no herir susceptibilidades.

Al mantener una interacción con las demás personas, es trascendente una buena indumentaria, un buen vestir, para generar confianza y conocimiento. Dicho conocimiento radica en la función de la hora, lo que se haga, donde se dirija, a quien se dirija y de quien se acompañe.

Cont. Saber Estar En la indumentaria masculina, conforme transcurre el día y se

oscurece, se debe de vestir por la mañana claro, por la tarde más oscuro y por la noche muy oscuro. En la indumentaria femenina, dependerá del horario para poder usar vestido claro, de coctel o de gala.

Al contar, con una buena indumentaria es necesario proyectarla con movimientos que consoliden la seguridad personal. Estos movimientos, deben ser tranquilos, pausados y sobretodo naturales.

La interacción formal con las personas que nos rodean, inicia con las presentaciones dentro de un grupo o de manera individual, al momento de realizar dichas acciones es importante acercarnos al grupo y esperar que alguien nos presente; pero si nadie lo hace porque no nos conocen o conociéndonos no se acuerdan de nuestro nombre o cargo. ¿Qué se debe hacer? Pues aplicar el sistema norteamericano de presentarnos a nosotros mismos con naturalidad y sencillez.

SABER FUNCIONAR Es la interacción real y la culminación del proceso de roce social al

conocer la manera adecuada del Saber Ser y Saber Estar para Saber Funcionar en sociedad. En otras palabras, es el manejo de técnicas y tácticas adecuadas para una buena convivencia.

El Saber Funcionar, está integrado por el rigor y la puntualidad. El rigor es hacer las cosas bien y de ser posible dar extra-esfuerzo. Y la puntualidad, es la responsabilidad de hacer o estar en determinado lugar a una hora establecida. La puntualidad y el rigor, son actualmente lo necesario para ser eficaces.

Dentro del Saber Funcionar, también es necesario contar con una expresión verbal y escrita, efectiva para poder comunicarse, bajo conceptos claros y precisos entre emisor y receptor. Asimismo, la expresión verbal debe ser sencilla, breve y de buena dicción.

En la expresión escrita, es necesario considerar para que se escribe y a quien se escribe. La forma de la escritura eficaz es hacer uso de las cuatro “ces”: claras, concisas, concretas y corteses.

Cont. Saber Funcionar

Claras, las palabras utilizadas han de ser simples, sencillas, directas, claras de tal modo que cualquier persona las entienda.

Concisas, es suprimir frases y palabras rebuscadas, palabras y frases inútiles. Es escoger la palabra justa, el término exacto, que reflejan fielmente nuestra idea. Es bueno acudir al diccionario general y al de sinónimos y antónimos, siendo estos la mejor ayuda.

Concretas, es evitar las formulas abstractas y el uso del “pasivo”, escoger palabras que tengan la fuerza de la imagen. Frases cortas, huir de la frase larga. En otras palabras, es ir a la expresión concreta controlando la imaginación al matizar o enriquecer la idea.

Cont. Saber Funcionar

Cortesía, es amabilidad, sobre todo en un escrito, porque lo escrito queda. La cortesía en cualquier comunicado es agradecido por el receptor, que de entrada recibe una impresión positiva del redactor. Indispensable evitar cualquier presunción de “superioridad”, en otras palabras si el modo pretencioso o condescendiente de expresarse es irritante en la palabra hablada, es insoportable en la escrita.

Agente Diplomático

Los rasgos básicos del perfil del agente diplomático, son generales para todas los seres humanos que nos relacionados unos con otros, pero, especialmente para el agente diplomático.

El agente diplomático, es la persona que debe responder a los intereses de desarrollo de los Estados y de las empresas. Debe contar con el manejo de la realidad internacional, nacional y/o de su empresa y sus objetivos, que le permitan aplicarlo en su beneficio.

A manera de recapitulación, se puede indicar que con las habilidades del agente diplomático de saber ser, estar y funcionar y poner en práctica las técnicas del protocolo, ceremonial y etiqueta y su forma de comunicarlas y expresarlas, serán una parte del éxito de cualquier ceremonia o evento público o privado.

Cont. Agente Diplomático Según la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas por

“agente diplomático” se entiende al jefe de una misión diplomática o un miembro del personal diplomático de la misma (Artículo 1 e). El Agente Diplomático es la persona que envía un Estado (acreditante) ante otro Estado (receptor) para desarrollar las relaciones entre ambos.

En Guatemala, es la Ley del Ceremonial Diplomático (Decreto 86-73 del Congreso de la República y el Decreto 07-2003 del Congreso de la República –Reformas-), la que rige la relación diplomática bilateral y multilateral entre estados.

Asimismo, menciona que es la Dirección de Protocolo la que tiene a su cargo las relaciones protocolares entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Cuerpo Diplomático acreditado en la República. Es el medio de comunicación entre éste y las demás dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y Gubernativas.

DIFERENCIAS PROTOCOLO, determinará las

reglas a seguir.CEREMONIAL, especificará las

formalidades. PRECEDENCIA, fija la posición y

laETIQUETA, distinguirá el acto con

SOLEMNIDAD y CORTESÍA.

CEREMONIAL SOCIAL El Saludo Es la manera educada de iniciar la comunicación con nuestros

interlocutores. Las fórmulas adecuadas de saludo en toda ocasión. Cuando se recibe a una persona superior en jerarquía, rango, etc. No se le extiende la mano, contrario si el/ella lo hace.

En el saludo, la cortesía exige mirar a los ojos de nuestro interlocutor y esbozar una ligera sonrisa como muestra de nuestro agrado. El estrechamiento de las manos tiene que ser con cordialidad, sin sudoración y sin el apretón que nos pueda quebrantar los huesos. El saludo debe ser “limpio”, es decir, no debe haber más contacto físico que el de las manos (El antebrazo de la otra persona, por ejemplo).

La puntualidad Hay que tener muy presente que la puntualidad es una condición que debe

cumplirse con mucha rigurosidad, principalmente en diplomacia. Nunca se debe hacer esperar a la persona con quien hemos convenido un horario, porque denota que no respetamos el tiempo de la otra persona. Si nos retrasamos por una circunstancia de urgencia, lo más recomendable es llamar inmediatamente y hacer saber lo sucedido. Cuando hemos de asistir a un evento o ceremonia determinada, debemos anticiparnos para llegar a tiempo, de esta manera evitaremos ponernos nerviosos.

Ceremonial social El traje en relación con la hora:La recepción puede ser diurna o nocturna. El

día social se separa de la noche por la comida nocturna.

Las recepciones nocturnas tienen mas solemnidad y en ellas suele exigirse el traje de etiqueta.

En las diurnas, según la importancia del acto y la costumbre del lugar, puede exigirse la etiqueta o en traje de calle, el uso de los colores claros está permitido. No así para las actividades nocturnas, para las que los colores oscuros son los correctos.

Ceremonial social Elegancia Ser elegante no se limita que la persona presenta con su

arreglo personal. También, es abstenerse en las reuniones de hacer algunas cosas que son mal vistas. Por ejemplo:

introducir las manos en los bolsillos, Alzar el tono de voz para hablar a alguien que se

encuentra distante, Rascarse abiertamente, Comentar defectos de otras personas, Retocar el arreglo personal enfrente de otros, Gestos exagerados, Risa estrepitosa, Cuando estén invitados con sus señoras, si no les

acompañan deberán notificarlo con anticipación, Es de mal gusto masticar chicle en cualquier evento.

Ceremonial social

La Redacción Se lleva a cabo con elocuencia, la

terminología y el léxico apropiado, de acuerdo a la solemnidad y formalidad del tipo de documentos que se maneje.

Tratamientos DiplomáticosLos tratamientos van en función del

rango, nivel o categoría, son aplicables solamente para los extranjeros, no se usa a los nacionales.

PRECEDENCIA Los principios de la precedenciaEstos principios han sido aceptados por la comunidad internacional:  la derecha es el puesto de honor; a igualdad de nivel, se otorga la precedencia al extranjero sobre el nacional; no existe precedencia entre los Estados, por la igualdad jurídica de éstos; los Jefes de Estado son iguales entre sí; la precedencia en Jefes de Estado, el más antiguo pasa primero; igual sucede con las restantes altas magistraturas de los Estados entre sí; los organismos internacionales establecen sus propias reglas de precedencia; el anfitrión preside por ser el que invita y estar en su casa; la esposa adquiere el nivel, categoría y tratamiento de su esposo; las mujeres casadas pasan delante de las solteras; las mujeres viudas, conservan el nivel o categoría que tenían en vida sus

esposos; en nivel o categoría, la mujer viuda precede a la casada; en las actividades de trabajo mixtas, cuenta únicamente el nivel profesional.

PRECEDENCIA Alfabética Analogía Antigüedad Cortesía Edad

Aplicación de la Precedencia: Banderas Saludo Presentaciones Cuerpo Diplomático Autoridades oficiales Autoridades privadas

PRECEDENCIA Para poner en práctica la Precedencia se debe tomar en cuenta: LEY DE LA DERECHA: El lugar de honor es la derecha del

oferente. LEY DE LA IZQUIERDA O DE LA PROXIMIDAD: A la izquierda

del oferente va situada la segunda persona en importancia. ORDEN LATERAL: Varias personas en la misma línea. La

preferencia es la derecha cuando el número es par y en el centro cuando es impar.

ORDEN LINEAL: Cuando varias personas caminan una detrás de otra, la de mayor jerarquía encabeza la línea.

ORDEN ALTERNADO. Firma de acuerdos inter- empresarios. REGLA DEL CENTRO METRICO O PUNTO CERO: el anfitrión

debe ser ubicado siempre en el centro métrico del lugar don se lleve a cabo la reunión, evento, ceremonia. Se dice punto “0” ya que a partir de allí se comenzará a aplicar la precedencia.

PRECEDENCIA Precedencia en la Mesa Principal

Quién preside la reunión ocupa el asiento del centro de la mesa. El siguiente en jerarquía o de acuerdo a la actividad, sea éste un orador u otro personaje destacado, se ubicará al lado derecho que quien preside. Siempre que sea posible, debe haber el mismo número de asientos a la derecha y a la izquierda de la persona que preside la reunión.

6 4 2 1 3 5 7

En un estrado las personas pueden estar de pie o sentadas. Esta circunstancia no influye para los efectos de la precedencia. El lugar más importante es el del centro, el segundo en importancia se sitúa a la derecha de éste (izquierda del espectador), y el tercero a la izquierda del centro (derecha del espectador) y, así sucesivamente, alternándose de derecha a izquierda. En aquellos actos o ceremonias que se realizan en estrados, a los que concurra el Presidente de la República acompañado de Primera Dama de la Nación, ella se ubicará a la derecha del Presidente.

3.10 Ceremonial de la Bandera

AUDITORIO

AUDITORIO

PRECEDENCIA En toda reunión donde intervengan varios países, la bandera nacional

nunca cede la derecha y siempre ocupa el centro métrico del estrado, pero según determinados casos deberá colocarse a la derecha del centro métrico y en otros a la extrema derecha del mismo, debiendo tenerse en cuenta la cantidad de banderas y el lugar físico para el logro armónico de la presentación. Para la ubicación de las banderas, según la ley de la derecha, se utiliza el orden alfabético de los Estados, según el idioma del país anfitrión o de la entidad organizadora.

 La Misiones diplomáticas tienen derecho a izar su bandera sin necesidad de izar la del país receptor. Los particulares extranjeros deben izar siempre, conjuntamente con la bandera de su país de origen, la del país local, respetando la ley de la derecha.

 Cuando se iza el estandarte de una región o provincia de un país extranjero, deberá izarse siempre la bandera nacional de ese país.

 Cuando la bandera nacional deba colocarse junto a dos o más provinciales formando un conjunto impar, esta ocupa el centro alternándose las demás de derecha a izquierda en el orden alfabético.

Cuando el conjunto sea par y deben ser colocadas a partir del centro

PRECEDENCIA la bandera anfitriona ocupa la derecha de dicho centro métrico siguiendo la primera del grupo a la izquierda de la anfitriona y las demás alternadamente de derecha a izquierda.

Se sugiere PARA NO CONFUNDIRNOS que nos paremos arriba del escenario, podio o frente del edificio (con este a nuestra espalda) y desde allí ver cuál es nuestra derecha, que por supuesto será la izquierda del público.

CONCLUSION

Las mencionadas son algunos de los elementos del protocolo, ceremonial y etiqueta, pero las personas que se dedican al protocolo son personas que deben de estar dotados de ciertas cualidades:

Sencillez, creatividad, espíritu servicial, imaginación, capacidad resolutiva, entre otras.

CONCLUSION Cuando se habla de Protocolo y Ceremonial, inmediatamente

se asocia con reyes, embajadores, presidentes y altas personalidades.

Esta concepción errónea quedó en el pasado. El actual mundo global impone que toda institución posea conocimientos en el área. La constante interrelación entre organizaciones hace necesaria la existencia de reglas claras, de conducta y de acción en su actuar cotidiano.

Debemos concebir al protocolo y ceremonial como una verdadera herramienta de comunicación, ya que nos permite proyectar la imagen deseada de la empresa y sus dirigentes mediante la concreción de una actividad planificada y coordinada en la cual nada deberá faltar.

CONCLUSION

Aristóteles definió a la comunicación como la búsqueda de todos los medios de persuasión que se tiene al alcance, cuya meta principal es el logro de una respuesta determinada.

Entonces podemos afirmar que comunicar es afectar el medio. El protocolo y el ceremonial posee entonces, por su función de herramienta comunicacional, también persigue dicho fin específico.