Caja de Jubilaciones y Pensiones de Setiembre 2015 …...Donde 01 indica el Procedimiento de...

Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de

Empleados de Bancos y Afines

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP

GERENCIA COMERCIAL

Versión: 1.0 Modificado: Setiembre 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 76

1

Elaborado por: Lic. Pablo Marín Lozano – Consultor Independiente

Fecha: Octubre 2015

Revisado por: Lic. Alejandra León Paredes (División Gestión y Recupero

de Créditos) / Lic. Liliana Alderete Quintana (División Préstamos)

Fecha: Octubre 2015

Aprobado por: Lic. Oscar Azuaga- Gerente Comercial

Fecha: Octubre 2015

PROCEDIMIENTOS DE

GERENCIA COMERCIAL OBJETIVO El objetivo del presente Manual de Procedimientos es presentar, describir y establecer los procedimientos, responsabilidades, competencias y condiciones requeridas por la Institución de acuerdo a las Reglamentaciones vigentes requeridas e implementadas por las Autoridades competentes. ALCANCE El presente Manual de Procedimientos es de aplicación de la Gerencia Comercial de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Empleados de Bancos y Afines. El mismo tiene alcance para todos y cada uno de los componentes de la Estructura Organizativa de la institución. RESPONSABILIDADES

Se consideran responsables de la aplicación del presente Manual de Procedimientos, a la Gerencia Comercial, División Operaciones Crediticias, División Gestión y Recuperación de Créditos y las Secciones que las integran.

FORMATO DE PRESENTACIÓN El presente Manual de Procedimientos ha sido ajustado al formato del modelo estándar de Control Interno, según establece el MECIP (Modelo estándar de Control Interno del Paraguay). Se describen en el formato los siguientes aspectos:

Macro proceso, Proceso y Subproceso. Número de orden, responsable de la actividad, tarea por actividad (descripción) y tiempo de ejecución.




GERENCIA COMERCIAL


2


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN

El Manual de Procedimientos está constituido por capítulos correspondientes al área de Gerencia

Comercial.

Manual de Procedimientos, el cual es codificado de la siguiente manera:

MPRO-GC-01-01 Dónde:

MPRO indica Manual de Procedimientos.

Donde GC indica el Gerencia Comercial.

Donde 01 indica el capítulo correspondiente.

Donde 01 indica el Procedimiento de referencia.




GERENCIA COMERCIAL


3


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA COMERCIAL

Código Procedimiento

Página

MPRO-GC-01-01

PRÉSTAMO PERSONAL

6

MPRO-GC-01-02 PRÉSTAMO HIPOTECARIO

12

MPRO-GC-01-03 PRÉSTAMO HIPOTECARIO CON DESEMBOLSOS PARCIALES

19

MPRO-GC-01-04 EMISIÓN Y COBRANZA DE CUOTAS DE PRÉSTAMOS

21

MPRO-GC-01-05

PREPARACION DE RECIBOS DE PRESTAMO P/ ENVIO A BANCOS

23

MPRO-GC-01-06 COBRO EN CAJA (SEGUIMIENTO Y COBRANZAS)

24

MPRO-GC-01-07

INFORMES Y MEMORANDUM - P/ AREA DE JUBILACIONES

29

MPRO-GC-01-08

APLICACIONES DE CUOTAS DE PRESTAMOS 30




GERENCIA COMERCIAL


4


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

MPRO-GC-01-09

ACTUALIZACION DE INVENTARIO P.P.C

32

MPRO-GC-01-10 ACTUALIZACION DE INVENTARIO P.A.S

34

MPRO-GC-01-11 SEGUIMIENTO DEL ESTADO VÍA DIRECTA (DÍAS DE ATRASO)

36

MPRO-GC-01-12

SEGUIMIENTO DE ESTADO PREJUDICIAL PARA INICIO DE JUICIO (GESTION DE RECLAMOS)

38

MPRO-GC-01-13 INVENTARIO DE INHIBICIONES

40

MPRO-GC-01-14

GESTION DE RECLAMOS (SEGUIMIENTO Y COBRANZAS)

42

MPRO-GC-01-15 SOBRANTES DE CUOTAS DE PRÉSTAMOS (SUS)

44

MPRO-GC-01-16 APLICACIONES DE LIQUIDACIONES (LIQ)

47

MPRO-GC-01-17 APLICACIONES DE PRÉSTAMOS (PRE)

48

MPRO-GC-01-18 IDENTIFICACIÓN DE DUPLICACIÓN DE PAGOS

50

MPRO-GC-01-19 PROCESO DE CIERRE DIARIO

52




GERENCIA COMERCIAL


5


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

MPRO-GC-01-20

GENERACIÓN DE COBROS “AQUÍ PAGO”

54

MPRO-GC-01-21

INVENTARIO DE PROPIEDADES REMATADAS

55

MPRO-GC-01-22/22B

INFORMES PARA EL CONSEJO DE ADMINISTRACION (SEGUIMIENTO Y COBRANZAS)

57

MPRO-GC-01-23

ACTUALIZACION DE COBRANZAS A CUENTA DE PRESTAMOS

61

MPRO-GC-01-24

APLICACIÓN DE CUOTAS DE PRESTAMOS (PRONET S.A.)

64

MPRO-GC-01-25

INFORME DE CENTRAL DE RIESGOS (MENSUAL)

66

MPRO-GC-01-26

CANCELACIÓN PROFORMA

68

MPRO-GC-01-27

ELABORACION DE INFORME DE CENTRAL DE RIESGOS INFORME DIARIO (OPERACIONES – VINCULOS)

69

MPRO-GC-01-28 DEVOLUCION DE SOBRANTES DE PRESTAMOS

71

MPRO-GC-01-29

TRANSFERENCIA DE CONDICIÓN DE AFILIADOS

73

MPRO-GC-01-30 OTRAS CUENTAS TRANSITORIAS

75




GERENCIA COMERCIAL


6


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

CÓDIGO: MPRO-GC-01-01

MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: PRESTAMO PERSONAL SUBPROCESO:

NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE

TAREA POR ACTIVIDAD

1

Centro de Atención al Afiliado (CAA)

Previa atención, orientación y asistencia en forma cordial y amable de los funcionarios del CAA, recibe la solicitud del afiliado y verifica en forma efectiva, la integridad y fiabilidad de los datos e informaciones preliminares, incluyendo los formularios de cobertura de seguro de vida con o sin reconocimiento médico, con la firma del representante de la Independencia de Seguros S.A., la nota de autorización del solicitante para depositar en a) Cta. Cte. b) cobrar en cheque c) A través de la Tarjeta Pre Paga Única-Caja Bancaria, además de todos los documentos que intervienen en el procedimiento de formalización y concesión de créditos de conformidad a las Resoluciones y el Reglamento de Préstamo Vigente aprobados por el Consejo de Administración. Luego remite la solicitud de préstamo a Mesa de Entrada indicando con un sello u otro medio la forma de desembolso a) Depósito en Cta.Cte. b) Cheque c) Tarjeta Pre Paga Única-Caja Bancaria, y adjunta todos los documentos que forman el legajo, siendo condición obligatoria el Visto Bueno estampado en la solicitud, con la firma del funcionario y/o el Coordinador del C.A.A. En caso de no reunir las condiciones establecidas por las normas vigentes, comunicará al solicitante y arbitrará todos los medios para facilitar su presentación, salvo que el interesado desista de la operación.




GERENCIA COMERCIAL


7


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

En ningún caso se dará ingreso a las solicitudes incompletas, con tachaduras o enmiendas o que no reúnan los requisitos y documentos exigidos por las normativas vigentes, siendo única y exclusiva responsabilidad del Coordinador y funcionario del CAA el cumplimiento de esta disposición.

2

Mesa de Entrada

Recibe y verifica las solicitudes, incluyendo el V°B° con la media firma del funcionario y/o Coordinador del CAA, luego habilita el numero correlativo de ingreso, registra en el Sistema AS 400, y remite la/s solicitud/es al CAA, con los documentos del legajo, previa entrega al solicitante de su comprobante de ingreso, con el acuse de recibo, el N° de Expediente, la fecha y su media firma y sello. En caso de percatarse de alguna debilidad o inconsistencia en la presentación de la solicitud, comunicará al CAA para su regularización.

3 Centro de Atención al Afiliado (CAA)

Una vez que las solicitudes cuenten con un número de Mesa de entrada, y los documentos reúnan las condiciones exigidas en el Reglamento de Préstamo, registra en el sistema AS 400, módulo de seguimiento de documento, genera un listado y remite a la sección Crédito. En caso que el régimen de desembolso sea a través de Tarjeta Pre Paga, y el afiliado no cuente con el plástico, deberá remitir el legajo a la sección Tarjeta de Crédito, registrando en el módulo de Seguimiento de documento, para su procesamiento.

4

Sección Tarjeta de Crédito

En caso de préstamo con desembolso a través de Tarjeta Pre Paga, donde el solicitante no cuente con el Plástico, la Sección Tarjeta de Crédito solicita y procesa el pedido del Plástico a la Procesadora, que deberá disponer en 24 horas, a partir de la fecha de Solicitud, luego remite el legajo de préstamo a la Sección Crédito con el núm. De Tarjeta para seguir con el proceso normal. La Sección Tarjeta de Crédito se encargará de la entrega del plástico al solicitante.

5 Sección Créditos/ Jefatura

Recibe, verifica y distribuye el listado con los legajos remitiendo a los analistas de crédito para su revisión y estudio, registrando a través del sistema informático (módulo Seguimiento de Documentos) la distribución de los mismos a cada analista. En caso de percatarse de alguna debilidad o inconsistencia en la




GERENCIA COMERCIAL


8


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

presentación de la solicitud, comunicará al CAA y procederá a devolver el expediente para su regularización, y se registrará en el sistema el motivo de dicha devolución.

6


En caso de no reunir los requisitos procede a contactar con el solicitante vía telefónica, correo electrónico, celular u otros medios, informándole sobre su estado de situación y las causas que impiden formalizar el préstamo. Una vez completadas todas las documentaciones, condiciones y modalidades remitirá nuevamente, previo registro en el sistema informático (Módulo de Seguimiento de Documentos), a la Sección Créditos para seguir con el proceso de formalización.

7 Sección Créditos/ Analista/ Liquidador

Una vez presentados todos los documentos en condiciones para ser sujeto de Crédito, genera y verifica los siguientes documentos componentes del legajo de Crédito:

1. Estado de Cuenta del Solicitante (en detalle), 2. Liquidación de Sueldo o Haber Jubilatorio, 3. 3. Informe Gerencial del Afiliado. 4. Informes Confidenciales (INFORMCONF)

A efectos de analizar y determinar el Estado de la Situación del Solicitante, teniendo en cuenta las condiciones siguientes:

1. Margen de endeudamiento del Solicitante, 2. Informconf, 3. Antigüedad de Aportes, 4. Relación Aporte/Préstamo a s/firma, 5. Verificación de Morosidad, 6. Verificación de Garantía (Seguro de Vida, Póliza de Vida,

Garante); 7. Verificación de deuda; Aporte pendiente s/ Aguinaldo

(Jubilaciones). En caso que las solicitudes no reúnan los requisitos mencionados anteriormente, serán registradas las observaciones en el sistema informático (Módulo de Seguimiento de Documentos) y luego informado al afiliado.




GERENCIA COMERCIAL


9


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

8 Sección Créditos/ Analista/ Liquidador

Luego genera e imprime y firma el Informe de Crédito, y el Contrato de Crédito en 2 copias, 1 para el Legajo, 1 para el Solicitante. Emite y firma la Liquidación de Crédito en 3 copias, 1 para el Legajo, 1 para el solicitante, 1 para Secc. Finanzas. Además genera el asiento contable para la Secc. Finanzas y Tesorería y en los casos que involucre operaciones derivadas (ej. Tarjetas de Crédito) se incluye una copia del asiento. En casos de cancelación o amortización de deudas, para el proceso de preparación y liquidación del préstamo, deberá utilizar la opción habilitada por el sistema informático cargando el código con el núm. De préstamo para determinar en forma automática el importe a ser cancelado o amortizado. Luego pasa el legajo de crédito al Jefe de la Sección Crédito para su verificación y control. En casos que el régimen de desembolso sea a través del sistema de Tarjeta Pre Paga, genera la orden de pago, el asiento contable y la liquidación, con la opción habilitada para estos casos, solo a los solicitantes que operen con la Tarjeta Pre Paga.

9 Sección Créditos Controla y firma la liquidación de préstamos y verifica la integridad y fiabilidad de los datos y cálculos que contienen los documentos y formularios que intervienen en el procedimiento de formalización y concesión de créditos de conformidad a las Resoluciones y el Reglamento de Préstamo Vigente aprobados por el Consejo de Administración; y eleva el legajo al Jefe de la División Operaciones Crediticias. Observación: Al cierre de las operaciones diarias, previa verificación de cumplimiento de todo el proceso, remitirá a la Sección Contabilidad y Presupuestos un listado de resumen de los préstamos liquidados y el control de los Asientos Contables, incluyendo los préstamos con el régimen del sistema Tarjeta Pre Paga. Así mismo deberá remitir a la Sección Tarjetas de Crédito, previa verificación del listado, con los importes registrados y acreditados, que una vez cumplido con el proceso, remitirá el comprobante de crédito al CAA para adjuntar al legajo de préstamos y remitir al archivo.

10

División Operaciones Crediticias

Recibe el legajo y realiza una segunda verificación y control del proceso establecido en el punto 8, firma la liquidación y documentaciones correspondientes y remite al Gerente Comercial y de Servicios para su autorización.




GERENCIA COMERCIAL


10


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

11 Gerencia Comercial

Recibe el Legajo, Revisa y Firma el contrato para su formalización correspondiente y remite vía Secretaria de la Gerencia a la Sección Finanzas y Tesorería.

12 Sección Tesorería

Recibe el legajo completo y confecciona el Recibo de Dinero en duplicado, además el recibo de Cheque para Acreedores, en caso de retención, en duplicado la Orden de Pago y el cheque correspondiente, eleva el legajo al Gerente General y al Presidente CJPEBA para su firma. Este proceso se vincula con el detalle de procedimiento N° 13 y 18 a).

13 Gerencia General Recibe el legajo, verifica y firma la liquidación, la orden de pago y el cheque y lo eleva al Presidente CJPEBA, vía Sección Finanzas y Tesorería.

14 Presidencia CJPEBA

Recibe el legajo, firma el contrato, la orden de pago y el cheque respectivo; previa verificación y firma de un Miembro del Consejo, deriva toda la documentación a la Sección Finanzas y Tesorería para el pago correspondiente.


Retira y remite el legajo de crédito al Centro de Atención al Afiliado, incluyendo una copia del recibo de Cheque para Acreedores, en los casos de retención, conservando el/los cheque/s para el Beneficiario y/o proveedor/es, la Orden de Pago y una copia del Recibo de Cheque para Acreedores.


Recibe el legajo de crédito, verifica y controla que toda la documentación este en forma completa y ordenada y en forma inmediata establece contacto con el beneficiario utilizando vía telefónica, correo electrónico, celular u otros medios de comunicación, para informarle la concesión del préstamo solicitado, la disposición y retiro del cheque, previa firma del contrato respectivo.


Una vez firmado el contrato de préstamo u otras documentaciones si hubiere, por el Beneficiario, en presencia de un funcionario del CAA, este, comprueba y verifica la integridad de los documentos, y autentica la firma del contrato con su media firma y sello, lo certifica con un sello en la liquidación de pago, por triplicado (DOCUMENTACION VERIFICADA-PAGO AUTORIZADO) incluyendo la firma del responsable, y del encargado del Centro de Atención al Afiliado.




GERENCIA COMERCIAL


11


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

Remite: Una copia a la Sección Finanzas y Tesorería; una copia adjunta al legajo y una copia para la entrega al beneficiario. Además, previa revisión, clasifica, ordena folia las documentaciones. Diariamente el Legajo completo a la Sección Archivo Central para su custodia, previa firma y acuse recibo del encargado de la Sección Archivo

18 Sección Archivo Central

Recibe y verifica si todos los legajos, incluyendo las documentaciones e informes están foliados, respetando el orden establecidos por el sector y dispone la Custodia del Legajo, según el sistema de archivo establecido por el sector.


Recibe la Liquidación de Pago y Verifica la impresión del Sello (DOCUMENTACION VERIFICADA-PAGO AUTORIZADO) que certifica la Integridad Documental con las firmas de los responsables del CAA, estableciendo la certificación como condición obligatoria para la entrega del cheque. En los casos de retención de cheques para pagos a acreedores, el prestatario podrá retirarlos, toda vez que asuma la responsabilidad de cumplimiento, mediante las firmas de RECIBO DE CHEQUE PARA ACREEDORES, por duplicado y en cheque cruzado, autorizando en este caso, a la Sección al cruce del cheque respectivo. No se podrá realizar la operación si el cheque no está cruzado. En caso que los acreedores retiren los cheques, previamente la liquidación de pago deberá poseer el sello DOCUMENTACIÓN VERIFICADA – PAGO AUTORIZADO.


Archiva cronológicamente el duplicado del recibo de Dinero, la Orden de Pago y el recibo de Cheque para Acreedores. Remite la Liquidación de Pago y el asiento respectivo, respaldo de la operación; a la Sección Contabilidad y Presupuesto.-

21 Sección Contabilidad y Presupuesto

Recibe la Liquidación de Pago, comprobante de entrega (recibo de Dinero), la Orden de Pago y el asiento respectivo y verifica que la documentación este integra. Caso contrario hace los reclamos pertinentes a fin de contar con todos los respaldos de la operación.




GERENCIA COMERCIAL


12


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: PRÉSTAMO HIPOTECARIO SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD


Previa atención, orientación y asistencia en forma cordial y amable de los funcionarios del CAA, recibe la solicitud del afiliado y verifica en forma efectiva, la integridad y fiabilidad de los datos e informaciones preliminares, incluyendo los formularios de cobertura de seguro de vida con o sin reconocimiento médico, además de todos los documentos que intervienen en el procedimiento de formalización y concesión de créditos de conformidad a las Resoluciones y el Reglamento de Préstamo Vigente aprobados por el Consejo de Administración. Luego remite la solicitud de préstamo a Mesa de Entrada adjuntando todos los documentos que forman el legajo, siendo condición obligatoria el Visto Bueno estampado en la solicitud, con la firma del funcionario y/o el Coordinador del C.A.A. En caso de no reunir las condiciones establecidas por las normas vigentes, comunicará al solicitante y arbitrará todos los medios para facilitar su presentación, salvo que el interesado desista de la operación. En ningún caso se dará ingreso a las solicitudes incompletas, con tachaduras o enmiendas o que no reúnan los requisitos y documentos exigidos por las normativas vigentes, siendo única y exclusiva responsabilidad del Coordinador y funcionario del CAA el cumplimiento de esta disposición.




GERENCIA COMERCIAL


13


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

2

Mesa de Entrada

Recepciona las solicitudes, si se encuentran con el Vº Bº del funcionario y/o Coordinador del CAA, Recibe y verifica las solicitudes, incluyendo el V°B° con la media firma del funcionario y/o Coordinador del CAA, luego habilita el numero correlativo de ingreso, registra en el Sistema AS 400, y remite la/s solicitud/es al CAA, con los documentos del legajo, previa entrega al solicitante de su comprobante de ingreso, con el acuse de recibo, el N° de Expediente, la fecha y su media firma y sello.

3


Una vez que las solicitudes cuenten con un número de Mesa de Entrada, las solicitudes que cuenten con seguro de vida serán remitidas al Representante de la Compañía La Independencia de Seguro S.A. para otorgar la cobertura correspondiente. Mediante las solicitudes cumplan todos los requisitos, a través de listado se remite a la Sección Créditos para su análisis correspondiente, previo acuse de recibo del Jefe de Sección Créditos.

4

Sección Créditos/ Jefatura

Recibe, verifica y distribuye el listado con los legajos remitiendo a los analistas de crédito para su revisión y estudio, registrando a través del sistema Informático la distribución de los mismos. En caso de percatarse de alguna debilidad o inconsistencia en la presentación de la solicitud, comunicará al CAA y procederá a devolver el expediente para su regularización.

5


En caso de no reunir los requisitos se procede a contactar con el solicitante vía telefónica, correo electrónico, celular, u otros medios, informándoles sobre su estado de situación y las causas que impiden formalizar el préstamo. Una vez completado todas las documentaciones, condiciones y modalidades remitirá nuevamente a la Secc. Créditos para seguir con el proceso de formalización.

6

Sección Créditos/ Analista

Una vez presentado todos los documentos en condiciones para ser sujeto de crédito, genera y verifica los siguientes documentos componentes del legajo de crédito:




GERENCIA COMERCIAL


14


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

1.Estado de Cuenta del Solicitante (en detalle), 2. Liquidación de Sueldo o Haber jubilatorio, 3. Informe Gerencial del Afiliado e 4. Informes Confidenciales (INFORMCONF) A efectos de analizar y determinar el Estado de Situación del Solicitante, teniendo en cuenta las condiciones siguientes; 1. Margen de Endeudamiento del Solicitante; 2. Informconf; 3. Antigüedad de Aportes; 4. Relación Aporte/Préstamos a s/ Firma; 5. Verificación de Morosidad; 6. Verificación de Garantía, conforme al valor del inmueble según tasación. Luego elabora el memorándum para solicitar el estudio de título al sector de Asesoría Legal, debiendo registrar en el sistema As-400 el destino de la solicitud.

7

División Asuntos Jurídicos

Efectúa el estudio de Titulo, conforme a las documentaciones presentadas por el solicitante, en caso que tenga alguna observación subsanable se deberá comunicar al afiliado que acerque las documentaciones faltantes para la regularización y en caso que la observación no tenga reparo, deberá emitir un dictamen sobre la viabilidad o no de hipotecar dicho inmueble.

8


Emite el Informe del Estudio de título de propiedad al sector de Préstamos, por medio de Memorándum.

9


Recibe el Estudio de título que obra en la carpeta de préstamo, registra en el sistema As-400 en la fecha de recepción, prepara el memorándum para solicitar la verificación del certificado de Tasación y registra en el sistema As-400 el envió al sector de Unidad Técnica Tasaciones para su respectivo análisis.

10

Unidad Técnica de Tasaciones

Ejecuta la fiscalización y valoración del inmueble. En caso que falte alguna información adicional o documentación, deberá




GERENCIA COMERCIAL


15


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

comunicar al solicitante o Profesional Tasador para que acerque lo requerido y así proseguir con el trámite de rigor, en caso de tener un informe negativo del estudio, recomendar si es viable o no la hipoteca del Inmueble. Posteriormente emite la Tasación correspondiente según procedimientos y normas de la actividad establecidos para la misma, al sector de préstamos vía memorándum.

11


Recibe el Estudio de Verificación de Tasación y registra en el Sistema AS-400 en la fecha, para el control respectivo, luego remite la carpeta con todos los antecedentes a la Secretaria del Comité de Préstamos para el informe, previo registro de envió en el sistema AS-400.

12

Secretaria de Comité de Préstamos

Recepciona la Carpeta Hipotecaria del Analista de Crédito y procede a realizar el informe para el Comité de Préstamo, en el formato establecido, conforme a la orden de llegada de los mismos. Posteriormente eleva el informe tratado en Comité de Préstamos al Consejo de Administración, conforme a las sugerencias planteadas en este Comité.

13


Recepciona las Resoluciones emanadas por el Consejo de Administración vía Secretaria General y comunica al Afiliado vía Telefónica o Correo Electrónico que ya puede pasar a retirar la misma, dejando constancia por escrito de dicha comunicación, luego procede a registrar en el Sistema AS-400 esa acción.

14


El analista remite al representante de la compañía de Seguros la Independencia SA, la carpeta de préstamo del solicitante, para la cobertura del Seguro contra incendio y el seguro de vida del mismo en caso de solicitud. Una vez que cuenta con la cobertura remite la misma al analista.

15

Solicitante

Realiza las gestiones de escribanía para la constitución de hipoteca.




GERENCIA COMERCIAL


16


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

16

Escribanía

Cuando la escritura de la hipoteca culmina, la escribanía hace entrega de la misma al Jefe de la Sección de Prestamos.

17

Jefe de División de Prestamos

Verifica que la escritura está debidamente inscrita en el registro público y remite al analista encargado del proceso de préstamo hipotecario del Solicitante, para preparar los informes correspondientes a la liquidación.

18


Genera e imprime el informe de Crédito. El Analista carga los datos del inmueble según la tasación presentada (en el sistema AS 400).

19 Sección Créditos/ Liquidación

Recibe el Legajo de Crédito con todos los documentos. Emite y firma la Liquidación de Crédito en 3 copias, 1 para el Legajo, 1 para el solicitante, 1 para Secc. Finanzas. Además genera el asiento contable para la Secc. Finanzas y Tesorería y en los casos que involucre operaciones derivadas (ej. Tarjetas de Crédito) se incluye una copia del asiento, luego remite el legajo con los antecedentes a la Jefatura de la Secc. Créditos

20 Jefe de Sección Créditos

Controla y firma la liquidación de préstamos y verifica la integridad y fiabilidad de los datos y cálculos que contienen los documentos y formularios que intervienen en el procedimiento de formalización y concesión de créditos de conformidad a las Resoluciones y el Reglamento de Préstamo Vigente aprobados por el Consejo de Administración; y eleva el legajo al Jefe de la División Operaciones Crediticias.

21 Jefe de División Operaciones Crediticias

Recibe el legajo y realiza una segunda verificación y control del proceso establecido en el punto 10, firma la liquidación y documentaciones correspondientes y remite al Gerente Comercial y de Servicios para su autorización.

22 Gerencia Comercial y de Servicios

Recibe el Legajo, Revisa y Firma el contrato para su formalización correspondiente y remite vía Secretaria de la Gerencia a la Sección Finanzas y Tesorería.


Recibe el legajo completo y confecciona el Recibo de Dinero en duplicado, además el recibo de Cheque para Acreedores, en caso de retención, en duplicado la Orden de Pago y el cheque




GERENCIA COMERCIAL


17


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

correspondiente, eleva el legajo al Gerente General y al Presidente CJPEBA para su firma. Este proceso se vincula con el detalle de procedimiento N° 29 y 30).

24 Gerencia General Recibe el legajo, revisa y firma el cheque y lo eleva al Presidente CJPEBA, vía Sección Finanzas y Tesorería.

25 Presidencia CJPEBA Recibe el legajo, firma el contrato y el cheque respectivo; previa verificación y firma de un Miembro del Consejo, deriva toda la documentación a la Sección Finanzas y Tesorería para el pago correspondiente.


Retira y remite el legajo de crédito al Centro de Atención al Afiliado, incluyendo una copia del recibo de Cheque para Acreedores, en los casos de retención, conservando el/los cheque/s para el Beneficiario y/o proveedor/es, la Orden de Pago y una copia del Recibo de Cheque para Acreedores.


Recibe el legajo de crédito, verifica y controla que toda la documentación este en forma completa y ordenada y en forma inmediata establece contacto con el beneficiario utilizando vía telefónica, correo electrónico, celular u otros medios de comunicación, para informarle la concesión del préstamo solicitado, la disposición y retiro del cheque, previa firma del contrato respectivo.


Una vez firmado la Liquidación de pago por el Beneficiario, en presencia de un funcionario del CAA, lo certifica con un sello en la liquidación, por triplicado (DOCUMENTACION VERIFICADA-PAGO AUTORIZADO) incluyendo la firma del responsable, y del encargado del Centro de Atención al Afiliado. Remite:

a) Una copia a la Sección Finanzas y Tesorería; una copia adjunta al legajo y una copia para la entrega al beneficiario. Además, previa revisión, clasifica, ordena folia las documentaciones. b) Diariamente el Legajo completo a la Sección Archivo Central para su custodia, previa firma y acuse recibo del encargado de la Sección Archivo




GERENCIA COMERCIAL


18


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

29 Sección Archivo Central

Recibe y verifica si todos los legajos, incluyendo las documentaciones e informes están foliados, respetando el orden establecidos por el sector y dispone la Custodia del Legajo, según el sistema de archivo establecido por el sector.

30

Sección Tesorería

Recibe la Liquidación de Pago y Verifica la impresión del Sello (DOCUMENTACION VERIFICADA-PAGO AUTORIZADO) que certifica la Integridad Documental con las firmas de los responsables del CAA, estableciendo la certificación como condición obligatoria para la entrega del cheque. En los casos de retención de cheques para pagos a acreedores, el prestatario podrá retirarlos, toda vez que asuma la responsabilidad de cumplimiento, mediante las firmas de RECIBO DE CHEQUE PARA ACREEDORES, por duplicado y en cheque cruzado, autorizando en este caso, a la Sección al cruce del cheque respectivo. No se podrá realizar la operación si el cheque no está cruzado.

31

Sección Tesorería

Archiva cronológicamente el duplicado del recibo de Dinero, la Orden de Pago y el recibo de Cheque para Acreedores. Remite la Liquidación de Pago y el asiento respectivo, respaldo de la operación; a la Sección Contabilidad y Presupuesto.-

32

Sección Contabilidad y Presupuesto

Recibe la Liquidación de Pago, comprobante de entrega (recibo de Dinero), la Orden de Pago y el asiento respectivo, respaldando la operación; y lo remite a Sección Rendición de Cuentas.-

33

Sección Rendición de Cuentas

Recibe la documentación, verifica que este integra. Caso contrario hace los reclamos pertinentes a fin de contar con todos los respaldos de la operación realizada.-




GERENCIA COMERCIAL


19


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: PRESTAMO HIPOTECARIO (DESEMBOLSO POR ETAPAS) SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

Objetivo: Este procedimiento tiene el mismo desarrollo que el PRÉSTAMO HIPOTECARIO, con la diferencia que los desembolsos al beneficiario se realizan por Etapas. La primera etapa se desembolsa una vez que el Beneficiario realiza la inversión equivalente al monto solicitado en la propiedad.

1

Solicitante

Una vez realizada la inversión, el solicitante presenta una nota para la verificación de las mejoras para el siguiente desembolso. Ingresa por mesa de entrada.

2

Gerencia Comercial

Recibe la nota y remite al Jefe de División de Operaciones Crediticias.

3

Jefe de División de Operaciones Crediticias

Remite al analista a cargo de la solicitud de préstamo. Y el analista por medio de un memorándum solicita a la unidad técnica de tasaciones, la evaluación de las mejoras realizadas en la propiedad.




GERENCIA COMERCIAL


20


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

4

Unidad técnica de tasaciones

Elabora el informe de verificación de las mejoras en la propiedad y remite el mismo al analista de Préstamos.

5

Analista de Préstamos

Recibe y elabora un informe a la gerencia comercial para la Autorización del desembolso siguiente.

6

Gerencia Comercial

Recibe el informe, autoriza si corresponde y remite al liquidador para dar continuidad a su procesamiento.

7

Liquidador

Se remite al liquidador de préstamos para el desembolso siguiente.




GERENCIA COMERCIAL


21


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: EMISIÓN Y COBRANZA DE CUOTAS DE PRÉSTAMOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Sección Seguimiento y Cobranzas/ Auxiliar

El Auxiliar de Cobranzas procede a verificar que todas las cuotas de Préstamos cobradas del mes anterior estén efectivamente cobradas para dar paso a la nueva emisión. Emite las cuotas de préstamos de todas las entidades bancarias, Banco por Banco en forma mensual.

2


El Auxiliar de Cobranzas realiza la emisión de las cuotas de préstamos a través del sistema informático AS400. Una vez emitidas las cuotas se comunica con el área de informática para su impresión. Realizadas las impresiones se procede al ensobrado de las planillas y los recibos para su entrega, a cada una de las Entidades Bancarias.

3 Sección Seguimiento y Cobranzas/ Auxiliar

El Auxiliar de Cobranzas recibe las planillas remitidas por las entidades Bancarias (fecha límite de entrega el día 5 de cada mes), y las remite al Jefe de Sección. El pago efectuado por las entidades Bancarias es contabilizado; el mismo puede ser efectuado en diversas modalidades, aviso de crédito, transferencia bancaria y/o en efectivo.




GERENCIA COMERCIAL


22


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

4

Jefe de Sección Seguimiento y Cobranzas

El Jefe de Sección procede a la elaboración del asiento contable, una vez emitido el asiento es remitido a la Jefa de División para su control y firma. Posteriormente se remite a la Gerencia Comercial para su control y VºBº.

5 Sección Seguimiento y Cobranzas División Gestión y Recuperación de Créditos

El Jefe de Sección Seguimiento y cobranzas emite un informe de las Cuotas de Préstamo cobradas en el mes, firma el informe y lo remite a la Jefa de División, para su verificación y firma. Posteriormente se remite a la Gerencia Comercial para su control y VºBº.

6

Gerencia Comercial

Recibe el Gerente Comercial para su control y VºBº. Una vez firmado remite el informe a la Jefa de División para su distribución a las áreas afectadas y/o autoridades competentes en la Institución.




GERENCIA COMERCIAL


23


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: PREPARACION DE RECIBOS DE PRESTAMO P/ ENVIO A LOS

BANCOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Sección Seguimiento y Cobranzas/ Jefe de Sección Auxiliar

El Jefe de Sección de Seguimiento y Cobranzas procede a la generación de los recibos de préstamos y las planillas por vía sistema informático AS 400. El Auxiliar de Cobranzas imprime los Recibos en el CDI- (Centro de Desarrollo informático).

2


Una vez retirados de CDI todos los recibos y planillas de Bancos el Auxiliar de Cobranzas procede a la distribución y ensobramiento, conjuntamente con otros sobres que son provistos por otros departamentos, para su envío a las entidades Bancarias vía Courier.

3

Empresa de Servicio de Courier

Realizado el Servicio de Courier, la Empresa prestadora del Servicio devuelve a la Jefatura de División los acuses de recibo firmados por los responsables de la recepción de los documentos.

4

División Gestión y Recuperación de Créditos

La Jefa de División Gestión y Recupero de Créditos recibe los acuses de recibo firmados por las Entidades Bancarias, y procede a su archivo.




GERENCIA COMERCIAL


24


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: COBRO EN CAJA (SEGUIMIENTO Y COBRANZAS) SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Auxiliar de Cobranzas verifica por Sistema informático AS 400 el Estado o situación del Solicitante del Pago, analizando la siguiente información, según el caso:

para Jubilados y Pensionados: El Auxiliar de Cobranzas realiza el siguiente proceso: 1. solicita número de cédula al Afiliado, ingresa el número de Cedula en el sistema para verificar el número de padrón y estado actual de la deuda del afectado. 2. toma nota del nro. De padrón y nro. De Banco. 3. ingresa al Estado de Cuenta para verificar la cantidad de cuotas y la situación actual de los préstamos. 4. procede a la emisión/generación de movimientos. 5. completa el origen y procede a la emisión de los recibos en caja. Posteriormente el Auxiliar de Cobranzas le informa al Afiliado que el recibo está disponible en poder del Cajero, para que el mismo procede a realizar el pago por Caja.




GERENCIA COMERCIAL


25


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

2


El Auxiliar de Cobranzas verifica por vía informática, sistema AS 400 el Estado de Cuentas del solicitante analizando la siguiente información:

para Afiliados Activos: El Auxiliar de cobranzas realiza el siguiente procedimiento: 1. solicita número de cédula para verificar el número de

padrón y estado actual 2. toma nota del número de padrón y número del Banco. 3. ingresa al Estado de Cuentas para verificar la cantidad de cuotas y la situación actual de los préstamos. 4. procede a la emisión y/o generación de movimientos. 5. completa el origen y procede a la emisión de los recibos en caja. Posteriormente el Auxiliar de Cobranzas le informa al Afiliado que el recibo está disponible en poder del Cajero, para que el mismo proceda a realizar el pago por Caja.

3


El Auxiliar de Cobranzas verifica por vía informática, sistema AS 400 el Estado de Cuentas del Solicitante analizando la siguiente información:

para Ex-bancarios Temporales: El Auxiliar de Cobranzas realiza el siguiente procedimiento:

1. solicita número de cédula para verificar número de padrón y estado actual.

2. toma nota del nro. De padrón y nro. De Banco. 3. ingresa a Estado de Cuenta para verificar la cantidad

de cuotas y la situación actual de los préstamos. 4. En caso que se encuentre en estado “Pre Judicial”, el

Auxiliar de Cobranzas solicita al Afiliado pasar junto al encargado de Pre Judiciales para confirmar su judicialización.

5. procede a la emisión y/o generación de movimientos. 6. completa el origen y procede a la emisión de los

recibos en caja.

Posteriormente el Auxiliar de Cobranzas le informa al Afiliado que el recibo está disponible en poder del Cajero, para que el mismo proceda a realizar el pago por Caja.




GERENCIA COMERCIAL


26


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

4


El Auxiliar de Cobranzas verifica por sistema informático AS 400 el Estado del Solicitante analizando la siguiente información:

para Afiliados Judicializados:

El Auxiliar de Cobranzas realiza el siguiente procedimiento: 1. solicita número de cédula para verificar número de

padrón y estado actual. 2. toma nota del número de padrón y número de Banco. 3. ingresa al Estado de Cuentas para verificar la cantidad de cuotas y la situación actual de los préstamos.

4. solicita al Afiliado pasar a la División de Asuntos Jurídicos para la autorización correspondiente.

5


1. El afiliado judicializado se dirige a la División de Asuntos Jurídicos para solicitar la autorización. 2. El departamento Judicial emite una autorización para la cobranza del préstamo correspondiente.

6


El Auxiliar de Cobranzas una vez que obtenga la autorización del Departamento Judicial: 1. procede a la emisión y/o generación de movimientos. 2. completa en el sistema el origen y procede a la emisión de los recibos en caja. Posteriormente el Auxiliar de Cobranzas le informa al Afiliado que el recibo está disponible en poder del Cajero, para que el mismo proceda a realizar el pago por Caja.

7


El Auxiliar de Cobranzas verifica por vía sistema informático AS 400 el Estado del Solicitante analizando la siguiente información: para Particulares/Ex-bancarios permanentes:

El Auxiliar de Cobranzas realiza el siguiente procedimiento:




GERENCIA COMERCIAL


27


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

1. solicita número de cédula al Afiliado para verificar en el

sistema su número de padrón y estado de cuentas actual.

2. toma nota del número de padrón y número de Banco. 3. ingresa a Estado de Cuentas para verificar la cantidad

de cuotas y la gestión actual de los préstamos. 4. procede a la emisión/generación de movimientos. 5. completa el origen y procede a la emisión de los

recibos en caja. Posteriormente el Auxiliar de Cobranzas le informa al Afiliado que el recibo está disponible en poder del Cajero, para que el mismo proceda a realizar el pago por Caja.

8


El Auxiliar de Cobranzas verifica a través del Sistema informático AS 400 el Estado del Solicitante analizando la siguiente información:

para Alquileres:

El Auxiliar de Cobranzas realiza el siguiente proceso: 1. solicita la factura que recibe el inquilino mensualmente o

número del local que ocupa. 2. Si el cliente informa por referencia del local, el Auxiliar de Cobranzas consulta si este abona en concepto de estacionamiento. 3. procede a la emisión y/o generación de movimientos. 4. completa el origen y procede a la emisión de los recibos en caja.

Posteriormente el Auxiliar de Cobranzas le informa al Afiliado que el recibo está disponible en poder del Cajero, para que el mismo proceda a realizar el pago por Caja.

9

División Bienes Inmobiliarios/ Auxiliar de Cobranzas

Si el Cliente no presenta factura y desconoce su número de local, entonces: El Auxiliar de Cobranzas realiza una llamada de consulta a la División Bienes Inmobiliarios para solicitar el número del local y así proceder a efectivizar la cobranza en concepto de alquileres.




GERENCIA COMERCIAL


28


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

10


Una vez confirmado el número del local: El Auxiliar de Cobranzas emite por sistema informático AS 400 los Recibos en Caja en concepto de Alquileres: 1. El Auxiliar de Cobranzas procede a la emisión/generación

de los movimientos en el sistema. 2. genera el Recibo en Caja. 3. comunica al Afiliado la disponibilidad del Recibo en Caja,

para que este proceda al pago por Caja.

Concluye el presente proceso con el Cierre diario (descrito en el procedimiento auxiliar de “Cierre Diario” de este Manual).




GERENCIA COMERCIAL


29


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: : ELABORACIÓN DE INFORMES Y MEMORANDUM - P/ AREA

DE JUBILACIONES SUBPROCESO:

NUM ACTIVIDAD / RESPONSABLE

TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Auxiliar de Cobranzas elabora los Informes y/o Memorándums para el Área de Jubilaciones, en los casos en que este solicite informes detallados sobre el estado de cuentas actualizado de los afiliados que cambian su condición a Jubilados y/o Pensionados, o para aquellos afiliados que solicitan la devolución de sus aportes.

2

Jefatura de Sección y Jefatura de División Gestión y Recuperación de Créditos

El Auxiliar de Cobranzas entrega los informes a las Jefaturas de Sección y División, quienes reciben, verifican y firman los mismos, para entregar posteriormente a la Gerencia Comercial, para su visto bueno y firma.

3

Gerencia Comercial

La Gerencia Comercial recibe, controla y firma el informe, para entrega a la Jefa de División de Gestión y Recuperación de Créditos.

4


El Auxiliar de Cobranzas recibe el informe firmado por la Gerencia Comercial y lo deriva a la Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones.

5

Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones

El Auxiliar de Cobranzas solicita a través de un Memorándum los informes necesarios para proceder a las liquidaciones en concepto de Jubilaciones y Pensiones respectivamente, a la Jefa de Sección Jubilaciones y Pensiones.




GERENCIA COMERCIAL


30


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: APLICACIONES DE CUOTAS DE PRESTAMOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


Cuotas de Préstamos (Cuentas Transitorias). Inicialmente el Auxiliar de Cobranzas realiza la revisión en el Sistema AS400 del mayor ocasional del día anterior; discriminando a que área corresponde cada uno de los montos, identificándose en ellos a cada uno de los afiliados. El Auxiliar de Cobranzas genera los movimientos de Caja, y los movimientos de ingresos por Pagos realizados en Caja. El Auxiliar procede a la generación de los movimientos de Cuotas de Prestamos (Movimientos de Beneficiaros y Particulares). Los mismos se obtienen a través de las Planillas de Pagos de Cuotas de Prestamos provistas por los Bancos, (con detalle de Afiliados y Jubilados de la entidad Bancaria).

2


El Auxiliar de Cobranzas remite al Departamento de Contabilidad los documentos proveídos por los beneficiarios (copia de Boletas de Depósitos).

En caso de ser recibidos los descuentos por los Bancos, el Auxiliar remite al área de Contabilidad los avisos de créditos y /o Cuotas y el detalle de los aportes ingresados, así como los documentos proveídos por cada institución.




GERENCIA COMERCIAL


31


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

3


El Auxiliar de Cobranzas recibe las boletas de Depósitos o avisos de Créditos, para generar el resumen de las cobranzas a través de los Bancos, cuotas de préstamos de todos los funcionarios activos de la red bancaria, y actualiza las mismas a través del procedimiento en el sistema AS400 (realiza la carga de cuotas de préstamos recibidas de los Bancos en el sistema).

4


Para realizar las aplicaciones de cuotas de préstamos el Auxiliar de Cobranzas realiza la verificación e impresión vía informática en el sistema AS400 donde se genera la siguiente información: 1) Estado de Cuentas 2) Detalles de Cuotas de préstamos (a la fecha de pago)

5


El Auxiliar de Cobranzas realiza la carga en el inventario de Cobranzas a Cuenta de Préstamos, en la planilla en formato Excel, en forma diaria. Al término del periodo mensual el Auxiliar de Cobranzas imprime el inventario (planilla Excel), y lo remite al Jefe de Sección para su verificación y firma.

6


Las Jefaturas de Sección y División, reciben, verifican y firman el inventario, para entregar posteriormente a la Gerencia Comercial, para su visto bueno y firma.

7

Gerencia Comercial

La Gerencia Comercial recibe, controla y firma el inventario, para entrega a la División de Gestión y Recuperación de Créditos.

8

Jefatura de División de Gestión y Recuperación de Créditos

La Jefatura de División recibe de la Gerencia Comercial el inventario y procede al archivo, para futuras consultas o verificaciones.




GERENCIA COMERCIAL


32


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: ACTUALIZACION DE INVENTARIO P.P.C SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


P.P.C. (Pagos Parciales por Planilla). El Auxiliar procede a la revisión en el Sistema AS400 del mayor ocasional del día anterior; discriminando las áreas a las cuales corresponde cada uno de los montos correspondientes a los pagos parciales de cada afiliado (Jubilados y/o Pensionados). Emite una Planilla de Retenciones según informe de la Sección de Jubilaciones y Pensiones.

2


El Auxiliar de Cobranzas procede a generar la información necesaria a través de la contabilización, carga el asiento en el sistema AS400 y posterior procede a la revisión de los mayores ocasionales generados por el área de Contabilidad.

3


Una vez finalizado el proceso de descarga vía informática AS400 el Auxiliar procede a la verificación de datos de las personas para su posterior aplicación al estado de cuentas (en cuanto a las cuotas de préstamos de cada funcionario Jubilado o Pensionado), posterior a las retenciones efectuadas por el área de Jubilaciones, a través de los descuentos efectuados en los sueldos mensuales de los Aportantes.




GERENCIA COMERCIAL


33


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

4

Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto

El Auxiliar de Cobranzas remite el informe al Jefe de Sección de Contabilidad para que esta proceda a contabilizar las boletas de depósitos y/o movimientos de Caja, y la posterior actualización y aplicación de los montos referidos a los beneficiarios.

5


El Auxiliar de Cobranzas realiza la carga en el inventario de Cobranzas a Cuenta de Préstamos, (realiza la carga en la planilla formato Excel, en forma diaria). Al término del periodo mensual el Auxiliar de Cobranzas imprime el inventario (planilla Excel), y lo remite al Jefe de Sección para su verificación y firma.

6


Las Jefaturas de Sección y División, reciben, verifican y firman el inventario, para entregar posteriormente a la Gerencia Comercial, para su visto bueno y firma.

7

Gerencia Comercial


8


La Jefatura de División recibe y archiva el inventario para futuras consultas o verificaciones.




GERENCIA COMERCIAL


34


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: ACTUALIZACION DE INVENTARIO P.A.S SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1 Sección Seguimiento y Cobranzas/

Auxiliar

P.A.S. (Pago de Servicios). El Auxiliar de Cobranzas procede a la revisión en el Sistema AS400 del mayor ocasional del día anterior; discriminando las áreas a las cuales corresponde cada uno de los montos en concepto de intereses de cada afiliado. El Auxiliar genera los movimientos de Caja, así como los movimientos de ingresos por Pagos en Caja. Procede a la generación de los movimientos en P.A.S.: (Movimientos de Beneficiaros y Particulares).

2


El Auxiliar de Cobranzas procede a generar la información necesaria a través de la contabilización y posterior revisión de los mayores ocasionales generados por el área de Contabilidad.

3


Una vez finalizado el proceso de descarga vía informática sistema AS400 el Auxiliar de Cobranzas procede a la verificación de datos de las personas (donde este proceso genera el movimiento necesario) para su posterior aplicación al estado de Cuentas en cuanto a los INTERESES RENEGOCIADOS DE LOS BENEFICIARIOS, así como también los Saldos Impagos de cada uno de los afiliados.




GERENCIA COMERCIAL


35


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

4

Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto

El Auxiliar de Cobranzas hace entrega a la Sección de Contabilidad de las boletas de depósito o movimientos en Caja para la posterior utilización en la actualización y aplicación de los montos referidos a los beneficiarios.

5


El Auxiliar de Cobranzas realiza la carga en el inventario de Cobranzas a Cuenta de Préstamos, en la planilla formato Excel, en forma diaria. Al término del periodo mensual el Auxiliar de Cobranzas imprime el inventario (planilla Excel), y lo remite al Jefe de Sección para su verificación y firma.

6


Las Jefaturas de Sección y División, reciben, verifican y firman el inventario, para pasar posteriormente a la Gerencia Comercial, para su visto bueno y firma.

7

Gerencia Comercial


8


La Jefatura de División recibe y archiva el inventario para futuras consultas o verificaciones.




GERENCIA COMERCIAL


36


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO VÍA DIRECTA (DÍAS DE ATRASO) SUBPROCESO:

NUM.

ACTIVIDAD / RESPONSABLE

TAREA POR ACTIVIDAD

1

Auxiliar de Seguimiento y Cobranzas

El Auxiliar de Cobranzas procede según lo establecido en la Resolución sobre el Plan de Acción – (Sección Seguimiento y Cobranzas). Procede al seguimiento del Estado “Vía Directa”: El Auxiliar de Cobranzas realiza el seguimiento de atraso de pago de afiliados por operaciones crediticias otorgadas por la Entidad, según el siguiente instructivo: 1. A partir de los 10 días. Llamada/ Mensaje de texto

recordatorio al deudor. 2. A partir de los 20 días. Llamada/Mensaje de texto

recordatorio al deudor. 3. A partir de los 30 días. Primera nota de Reclamo. 4. A partir de los 40 días. Llamadas reiterativas. 5. A partir de los 60 días. Segunda Nota de reclamo al deudor,

cónyuge o terceros. 6. A partir de los 90 días. Remisión de Reportes y

documentaciones al Jefe de División para gestiones que considere necesarias.

2

Seguimiento y Cobranzas/ Auxiliar

En Cada proceso el Auxiliar de Cobranzas debe realizar la carga de las informaciones en el sistema AS 400 en la opción wt02 a través del Menú de Reclamos.




GERENCIA COMERCIAL


37


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

3

Jefatura de Sección de Seguimiento y Cobranzas

El Jefe de Sección de Seguimiento y Cobranzas emite los reportes “Informe Seguimiento Vía Directa” del Sistema AS 400. Verifica y Controla el cumplimiento del proceso de gestión de Reclamos (realiza el control por fecha). Al término de la verificación y Control procede a remitir un informe a la Jefatura de División de Seguimiento y Recupero de Créditos.

4

Jefe de División de Seguimiento y Recuperación de Créditos

El Jefe de División de Seguimiento y Recupero de Créditos recibe, revisa y controla el informe de la Jefatura de Sección de Seguimiento y Cobranzas. El informe queda en poder de la Jefatura de División de Seguimiento y Recupero, para su posterior informe a la Gerencia Comercial.

5

Gerencia Comercial

La Gerencia Comercial recibe el informe de la Jefatura de División de Seguimiento y Recuperación de Créditos e informa al Comité de Seguimiento y Recupero.




GERENCIA COMERCIAL


38


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: SEGUIMIENTO DEL ESTADO PREJUDICIAL PARA INICIO DE

JUICIO- GESTION DE RECLAMOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Auxiliar de Cobranzas procede a verificar vía Sistema informático AS 400 el Inventario de los afiliados en Situación Pre-Judicial. El Auxiliar de Cobranzas realiza el siguiente proceso:

1. ingresa al Estado de Cuentas del Afiliado y el detalle de cuotas vencidas de cada Afiliado.

2. verifica en qué situación se encuentra cada Afiliado, y si solicitó Refinanciación o espera para la Cancelación.

3. solicita a la Sección Archivo a través de un Memorando los Legajos de los Afiliados en Mora.

4. ingresa al Sistema As 400 para elaborar certificados de Cuenta en donde se carga los Datos según el Estado de Cuenta y Detalle de Cuotas

El Auxiliar de Cobranzas remite el Certificado para las firmas de los Jefes de Sección y División, una vez firmado remite al Gerente Comercial para su VºBº y firma. Posteriormente remite el Certificado al Consejo de Administración y a la Presidencia para su providencia.




GERENCIA COMERCIAL


39


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

2

Sección de Seguimiento y Cobranzas/ Auxiliar

A partir de los 181 días de atraso: El Auxiliar de Cobranzas remite el legajo y/o carpeta de Préstamos con documentaciones, certificado de estado de cuentas (en 3 copias) y memorándum, dirigido a la Presidencia vía Gerencia General, solicitando la autorización para inicio de Juicio y cambio del indicador de gestión ·”Pre Judicial” (PJ) a “Judicial” (J), que se hará efectivo una vez que la Secretaría General remita copia de la Resolución respectiva a la División de Gestión y Recuperación de Créditos.

3

Gerencia General

La Gerencia General recibe, verifica y firma el legajo y lo remite a la Secretaria de Presidencia.

4

Secretaría General

Recibe la Secretaría General el legajo para pasar posteriormente al Consejo de Administración y Presidencia, para su providencia.

5

Consejo de Administración

El Consejo de Administración autoriza el inicio del Juicio a los Prestatarios, a través de una Resolución, remitida a la División de Gestión y Recuperación de Créditos, quien se encarga de cambiar el indicador en el Sistema AS400, del estado “Prejudicial” a “Judicial”.

6

Jefa de División de Gestión y Recupero de Créditos

Recibe la Resolución emitida por el Consejo de Administración, para realizar el cambio en el indicador, en el sistema AS400, cambiando la condición del Afectado del estado “Prejudicial” a “Judicial”. Posteriormente procede al archivo de la Resolución en su área.




GERENCIA COMERCIAL


40


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: INVENTARIO DE INHIBICIONES SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Jefa de División Gestión y Recuperación de Créditos

La Jefa de División recibe los Documentos remitidos por la Asesoría Legal, correspondientes a los prestatarios que se encuentran en situación de inhibición.

2

Jefa de División Gestión y Recuperación de Créditos

La Jefa de División hace entrega de los documentos remitidos por la Asesoría Legal a los Auxiliares de Seguimiento y Cobranzas para la elaboración de los asientos Contables y cancelación de la deuda contra la inhibición.

3

Auxiliares Seguimiento y Cobranzas

Los Auxiliares de Seguimiento y Cobranzas proceden a realizar la carga en el Sistema AS 400, en el Inventario de inhibiciones en formato planilla Excel.

4


Los Auxiliares de Seguimiento y Cobranzas preparan un informe del Estado de Cuentas del Afiliado con Inhibición (para ello deberá estar cargada en el Sistema AS400 la inhibición por parte del Departamento de Asesoría Legal).




GERENCIA COMERCIAL


41


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

5


Los Auxiliares de Seguimiento y Cobranzas realizan un Asiento Contable en el Sistema AS400, para proceder a la Cancelación del Préstamo vigente contra la Inhibición.

6

Auxiliares de Seguimiento y Cobranzas

Los Auxiliares de Seguimiento y Cobranzas proceden a realizar la Liquidación de los Deudores por Inhibiciones en las Cuentas de Orden.

7


Los Auxiliares verifican al día siguiente el Estado de Cuentas del Afiliado para comprobar el estado de la liquidación. .

8


Observación. Al realizar tanto los asientos Contables como la liquidación, los Auxiliares deben tener en cuenta las condiciones de los Afiliados – “Activos, Ex Bancarios o Particulares”.

9


La Jefatura de Sección y la Jefatura de División reciben los Asientos contables para su verificación, control y firma. Una vez controlados y firmados por la Jefatura de Sección y la Jefatura de División remiten los asientos a la Gerencia Comercial para su verificación y firma VºBº.

10

Gerencia Comercial

La Gerencia Comercial recibe, verifica y firma los Asientos Contables, para ser enviados a la Sección de Rendición de Cuentas.




GERENCIA COMERCIAL


42


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: GESTION DE RECLAMOS (SEGUIMIENTO Y COBRANZAS) SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Auxiliar de Cobranzas realiza vía Sistema informático AS 400, el informe “Inventario de Prestamos por días de atraso”.

2


El Auxiliar de Cobranzas realiza el cálculo de la cantidad de cuotas ya devengadas, en retraso respecto a la fecha de gestión para informar al titular Afiliado de su estado de cuentas actual.

3


El Auxiliar de Cobranzas recolecta todos los datos necesarios para realizar la gestión de reclamo, y procede a la ubicación del titular por diferentes vías de comunicación (email, llamadas telefónicas, etc.).

4


El Auxiliar de Cobranzas, una vez que realiza la gestión de reclamo al Afiliado, procede a cargar el resultado de su gestión en el Sistema informático AS 400.

5 Jefatura de Sección de Seguimiento y Cobranzas

El Jefe de Sección de Seguimiento y Cobranzas emite los reportes “Resumen de Reclamos telefónicos” del Sistema AS 400. Verifica y Controla el cumplimiento del proceso de gestión de Reclamos (realizando el control por fecha).




GERENCIA COMERCIAL


43


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

Al término de la verificación y Control el Jefe de Sección procede a remitir un informe a la Jefatura de División de Seguimiento y Recupero de Créditos.

6

Jefe de División de Seguimiento y Recuperación de Créditos

El Jefe de División de Seguimiento y Recupero de Créditos recibe, revisa y controla el informe de la Jefatura de Sección de Seguimiento y Cobranzas. Firma por el control realizado. El informe queda en poder de la Jefatura de División de Seguimiento y Recupero, para su posterior informe a la Gerencia Comercial.

7

Gerencia Comercial

La Gerencia Comercial recibe el informe de la Jefatura de División de Seguimiento y Recuperación de Créditos e informa al Comité de Seguimiento y Recupero.




GERENCIA COMERCIAL


44


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: SOBRANTES DE CUOTAS DE PRÉSTAMOS (SUS) SUBPROCESO: NUM.


TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Auxiliar de Cobranzas emite por el sistema informático AS 400 el informe “Mayor Ocasional de Sobrantes de Cuotas de Préstamos”:

El Auxiliar de Cobranzas realiza el siguiente proceso: 1. imprime mayor ocasional de Sobrantes de Cuotas de

Préstamos del día anterior a la fecha de emisión. 2. realiza un control cruzado de los saldos del Mayor Ocasional y del Inventario de Sobrantes de Cuotas de Préstamos. 3. carga los datos del inventario en caso de nuevos sobrantes. (Los mismos se registran en el HABER de la Cuenta). 4. elimina los datos del inventario en caso de tratarse de cheques emitidos a favor del afiliado activo, jubilado o pensionado. 5. registra en el DEBE de la cuenta cuando existe diferencia con relación a lo emitido a favor del Cliente (caso común es el extorno de seguros que no se hayan realizado en el momento de la emisión del cheque).




GERENCIA COMERCIAL


45


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

2


El Auxiliar de Cobranzas emite por sistema informático AS 400 los Asientos Contables de Sobrantes de Cuotas de Préstamos: 1. El Auxiliar de Cobranzas verifica las solicitudes de

devoluciones de sobrantes de cuotas de préstamos.

2. Antes de la emisión el Auxiliar de Cobranzas verifica los estados de cuentas para evitar emitir cheques a afiliados morosos, judicializados o ex-bancarios temporales.

3. El Auxiliar de Cobranzas elabora los asientos contables

para la remisión al departamento de Tesorería y posterior emisión del cheque.

4. Excepcionalmente y por instrucciones de la superioridad

el Auxiliar de Cobranzas genera también los cheques de sobrantes de cuotas de préstamos de antigua data.

3

Jefe de Sección Jefe de División Seguimiento y Cobranzas Gerencia Comercial

El Auxiliar hace firmar el asiento generado por los responsables del control interno:

Generado por: (persona que genera el asiento – Usuario AS400).

Revisado por: Jefe de Sección y Jefe de División Seguimiento y Cobranzas.

Autorizado por: Gerente Comercial.

4

Sección Tesorería/ Tesorero

El Auxiliar de Cobranzas remite al Tesorero los asientos contables generados para la emisión de cheques por sobrantes de cuotas de préstamos. El Auxiliar de Cobranzas procede a archivar el acuse de recibo.




GERENCIA COMERCIAL


46


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

5


En caso de anulación de cheques, el Auxiliar de Cobranzas procede de la siguiente forma: Genera por vía informática sistema AS 400 los contra asientos contables:

El Auxiliar de Cobranzas realiza el siguiente proceso:

1. realiza una copia del asiento contable generado en la fecha que se remitió a Tesorería para su emisión.

2. realiza el contra asiento contable del movimiento generado.

3. adjunta el estado de cuentas integrado y otros documentos que avalen dicha anulación.

6


El Auxiliar de Cobranzas remite el contra asiento generado en concepto de extorno del asiento contable a la Jefatura de Sección y División de Seguimiento y Cobranzas con los asientos diarios, finalizado el día.

7

Jefatura de Sección y Jefatura de División Seguimiento y Cobranzas

La Jefatura de Sección y la Jefatura de División de Seguimiento y Cobranzas reciben, verifican y controlan los asientos por parte del Auxiliar de Cobranzas. Posteriormente proceden a la firma de los Asientos Contables por el control realizado.

Concluye con el proceso de Cierre diario (descrito en el procedimiento auxiliar de “Cierre Diario” de este Manual).




GERENCIA COMERCIAL


47


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: APLICACIONES DE LIQUIDACIONES (LIQ) SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Sección de Préstamos/ Auxiliar

El Auxiliar de Préstamos remite a la Sección Seguimiento y Cobranzas las Liquidaciones de préstamos para su aplicación a través del Sistema Informático AS400.

2


El Auxiliar de Cobranzas recibe y aplica por sistema informático, Sistema AS 400 las liquidaciones de préstamos. El Auxiliar de Cobranzas recepciona y procesaren sistema informático las liquidaciones de préstamos.

3

Jefe de Sección Seguimiento y Cobranzas Jefe de División Gestión y Recuperación de Créditos Gerencia Comercial

Concluye con el proceso de Cierre diario (descrito en el procedimiento auxiliar de “Cierre Diario” en este Manual). Firman las personas que intervienen en el proceso:







GERENCIA COMERCIAL


48


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: APLICACIONES DE PRÉSTAMOS (PRE)

SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Auxiliar de Cobranzas procede a verifica por el Sistema informático(E-MAIL)los depósitos que realizan los afiliados a cuenta de sus préstamos: 1. recibe un correo con la copia de la boleta de depósito adjunta. 2. imprime el comprobante de depósito, el estado de cuenta

integrado y el detalle de cuotas a la fecha del depósito, creándose un expediente que el Auxiliar archiva en la carpeta de liquidaciones.

3. completa la copia del comprobante de depósito con los datos a ser contabilizados y remite la misma a contabilidad.

2

Sección Contabilidad y Presupuestos/ Auxiliar

El Auxiliar de Contabilidad recibe la copia del comprobante de depósito con el número de cuenta al cual deberá ser contabilizado. La copia es recibida por el Jefe de la sección Contabilidad y Presupuestos, se adjunta como respaldo para el cobro correspondiente.




GERENCIA COMERCIAL


49


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

3


El Auxiliar de Cobranzas registra en el Sistema informático AS 400 las aplicaciones: carga en el sistema los pagos de los depósitos realizados por parte de los afiliados.

4

Jefe de Sección Seguimiento y Cobranzas Jefe de División Gestión y Recuperación de Créditos

Concluye con el proceso de Cierre diario (descrito en el procedimiento auxiliar de “Cierre Diario” de este Manual). Proceden a la firma los Responsables:







GERENCIA COMERCIAL


50


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL

PROCESO: IDENTIFICACIÓN DE DUPLICACIÓN DE PAGOS

SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Auxiliar de la Sección Seguimiento y Cobranzas

El Auxiliar de Cobranzas registra por vía informática AS 400 la Identificación de Pagos Dobles:

1. identifica los pagos dobles realizados por afiliados activos posteriores a la fecha de emisión de cuotas, cuando estos realizan pagos por otros medios de cobranzas (Aquí Pago o Depósitos Bancarios).

2. identifica los pagos dobles cuando la Sección de Préstamos remite las Liquidaciones de Préstamos para su aplicación por cancelación de préstamos. El afiliado realiza pagos posteriores a la fecha de emisión de cuotas, generando la duplicación del pago.

2


En caso de que el Auxiliar detecte el pago doble procederá a la devolución, según el procedimiento “Devolución de sobrantes de Préstamos” (descrito en el presente Manual de Procedimientos).

3


Una vez identificados los pagos dobles de Afiliados, el Auxiliar de Cobranzas registra en el sistema AS 400, los pagos dobles identificados en el inventario de Sobrantes de Cuotas de Préstamos.




GERENCIA COMERCIAL


51


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

4


El Auxiliar de Cobranzas imprime la línea de cada Afiliado, que figura en el Inventarios como pago Doble, junto con el estado de Cuentas del mismo, generando el asiento para posterior emisión del cheque.

5

Jefatura de Sección y Jefatura de División de Seguimiento y Cobranzas

La Jefatura de Sección y la Jefatura de División de Seguimiento y Cobranzas realizan la verificación y control del inventario de pagos dobles identificados por el Auxiliar de Cobranzas y cargados en el sistema AS400, con periodicidad mensual. Posteriormente proceden a la firma del informe “inventario de pagos dobles”, en conformidad con el control realizado.

6

Gerencia Comercial

La Gerencia Comercial recibe el informe “Inventario de pagos dobles”, para su VºBº. Posteriormente lo remite a la Jefa de División Gestión y Recuperación de Créditos para su archivo.




GERENCIA COMERCIAL


52


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

CÓDIGO: MPRO-GC-01-19 MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: PROCESO DE CIERRE DIARIO SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Auxiliar de Cobranzas procesa por Sistema informático AS 400 el cierre diario, según los siguientes pasos: 1. procede a proteger los datos procesados en el día. 2. realiza el proceso de cierre del día con sus respectivos respaldos de cada origen. 3. genera los asientos contables correspondientes al cierre diario. 4. efectúa el Control de los asientos contables de cierre diario.

2

Jefatura de Sección Seguimiento y Cobranzas

La Jefatura de Sección Seguimiento y Cobranzas recibe y controla los asientos contables de Cierre diario, para luego remitirlos a Jefatura de División de Seguimiento y Cobranza, para control, verificación y firma de los mismos.

3

Jefatura de División Seguimiento y Cobranzas

La Jefatura de División Seguimiento y Cobranzas recibe, verifica y controla los asientos contables del cierre para luego firmar y autorizar el envío de los mismos al área de Contabilidad.

4

Gerencia Comercial

La Gerencia Comercial firma y autoriza los Asientos Contables de Cierre diario para ser remitidos a la Sección de Rendición de Cuentas.




GERENCIA COMERCIAL


53


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

5

Jefatura de Sección Rendición de Cuentas

El Jefe de la Sección Rendición de Cuentas recepciona los asientos de cierre diarios elaborados y firmados, por los responsables del área de Seguimiento y Cobranzas, y la Gerencia Comercial. El Jefe de la Sección Rendición de Cuentas firma el acuse de recibo.

6


El Auxiliar de Cobranzas recibe la copia del control de los asientos contables de cierre con acuse de recibo de la Jefatura de Sección de Rendición de Cuentas y procede a su archivo.




GERENCIA COMERCIAL


54


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: GENERACIÓN DE COBROS “AQUÍ PAGO” SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

Objetivo

Procesar la generación de cobros de Afiliados realizados a través del Sistema “Aquí Pago”, pago a través de los puntos de cobranza (gestionados por los Afiliados).

1


El Auxiliar de Cobranzas una vez realizado el cierre diario, procede a procesar por sistema vía informática AS 400 los datos referidos a los Cobros realizados por el Sistema “Aquí Pago”: El proceso es realizado por el Auxiliar de Cobranzas de la siguiente forma: 1. inicia el proceso. 2. realiza la transferencia del sistema “Aquí Pago”. 3. procede a cargar los datos a través de la página web de “Aquí pago”. 4. El tiempo estimado del proceso es de 45 minutos aproximadamente.

2


El Auxiliar de Cobranzas realiza en forma diaria el proceso de carga de los Cobros realizados a través del Sistema “Aquí Pago” mediante la página Web del proveedor del Servicio “Aquí Pago”.




GERENCIA COMERCIAL


55


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: INVENTARIO DE PROPIEDADES REMATADAS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


1. El Auxiliar de Cobranzas Ingresa al Mayor Contable vía

Sistema informático AS 400 en la Cuenta de “Cobranzas a Cuenta de Propiedades Rematadas” para observar las acreditaciones.

2. procede a realizar la carga en el Inventario en formato Excel

3. prepara un Estado de Cuentas del Afiliado y un Certificado de Cuenta del Remate.

4. realiza un Asiento Contable para asentar el cobro de los

Gastos Judiciales, el Capital y los Intereses.

5. En caso de que exista un Saldo Pendiente de COBRO, el Auxiliar de Cobranzas procede a elaborar un asiento Contable para procesar el monto correspondiente al saldo impago.

6. El Auxiliar de Cobranzas procede a realizar la liquidación en concepto de saldos impagos así como por los intereses generados por el impago de acuerdo al caso en la correspondiente cuenta de orden.

7. El Auxiliar de Cobranzas verifica al día siguiente el estado de cuentas del afiliado para comprobar que la liquidación fue aplicada correctamente en el Sistema informático AS400.




GERENCIA COMERCIAL


56


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

2


La Jefatura de Sección y la Jefatura de División reciben los Asientos contables para su verificación y firma. Posteriormente remiten los Asientos a la Gerencia Comercial para su verificación, control y firma por el VºBº.

3

Gerencia Comercial

La Gerencia Comercial recibe los Asientos Contables, verifica y controla, y firma los mismos como conformidad, para ser enviados a la Sección de Rendición de Cuentas.




GERENCIA COMERCIAL


57


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: INFORMES PARA EL CONSEJO DE ADMINISTRACION SUBPROCESO: INFORME POR EXONERACIÓN DE INTERESES


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Jefe de División Gestión y Recuperación de Créditos

La Jefa de División recibe los Documentos remitidos por la Secretaria de la Gerencia Comercial y deriva los mismos a los Auxiliares para que estos procesen los Informes.

2


1. El Auxiliar de Cobranzas emite los informes referentes a

la exoneración de Intereses y la Forma de pago, estos son recepcionados por el funcionario.

2. El Auxiliar de Cobranzas verifica a través del Estado de Cuentas y el Detalle de Cuotas de la situación del Afiliado.

3. Si el Afiliado se encuentra en Situación Judicial el Auxiliar de Cobranzas verifica por Vía Informática AS400 el Estado Procesal del Afiliado.

4. En base a los datos Obtenidos el Auxiliar prepara un Informe en formato Word de acuerdo a lo solicitado por el Afiliado.

3


El Jefe de Sección de Seguimiento y Cobranzas verifica el Informe para dar su visto bueno y lo deriva a la Jefa de División.




GERENCIA COMERCIAL


58


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

4


La Jefa de División verifica y controla el informe, firma por el control realizado y lo deriva al Gerente Comercial.

5

Gerente Comercial

El Gerente Comercial recibe el informe y da su visto bueno y lo deriva a la Secretaria de la Presidencia vía Gerencia General, para incluir el mismo en el orden del día de la sesión del Consejo de Administración.

6

Gerencia General

El Gerente General verifica y controla el informe, lo firma y lo remite Secretaría General.




GERENCIA COMERCIAL


59


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

NUM.


TAREA POR ACTIVIDAD

1


La Jefa de División recepciona los Documentos remitidos por la Secretaria General, posterior a la sesión del Consejo las Resoluciones resultantes de los Informes presentados para proceder a la entregar a los Afiliados.

2 Sección Seguimiento y Cobranzas/ Auxiliar

El Auxiliar procede a elaborar el informe para levantamiento de Hipotecas: El Auxiliar de Cobranzas procede a analizar el estado de cuentas del titular con relación a los préstamos hipotecarios concedidos;

Verifica si los mismos están cancelados, informa la

fecha de concesión, el importe original concedido, el plazo, monto, fecha de cancelación y monto de cancelación. Posteriormente el Auxiliar de Cobranzas remite el informe al área de Asesoría Legal, para la elaboración del informe final dirigido al Consejo de Administración.

CÓDIGO: MPRO-GC-01-22b

MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: INFORMES PARA EL CONSEJO DE ADMINISTRACION SUBPROCESO: INFORME DE LEVANTAMIENTO DE HIPOTECAS




GERENCIA COMERCIAL


60


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

3


La Jefatura de Sección y la Jefatura de División reciben los Informes para su verificación y firma, y remiten a Gerencia Comercial para su verificación y firma.

4

Gerencia Comercial

La Gerencia Comercial recibe los informes, verifica y controla, y firma los mismos como conformidad, para ser enviados a la Asesoría Legal.




GERENCIA COMERCIAL


61


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: ACTUALIZACION DE COBRANZAS A CUENTA DE PRESTAMOS SUBPROCESO: CUENTAS TRANSITORIAS


TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Auxiliar de Cobranzas realiza la revisión en el Sistema AS400 del mayor ocasional (Cobranzas a Cuenta de Préstamos) del día anterior; discriminando las áreas a las cuales corresponde cada uno de los montos correspondientes, identificándose en ellos el afiliado (número de padrón y número de cédula de identidad). El Auxiliar genera los movimientos de Caja, movimientos de ingresos por Pagos realizados por Caja, y procede a la generación de los movimientos de Cobranzas a Cuenta de Préstamos (Movimientos de Beneficiaros y Particulares).

2


El Auxiliar procede a la actualización de los estados de cuenta de todos los beneficiarios Jubilados, pensionados, funcionarios activos de todos los entes bancarios. El Auxiliar realiza una copia de la boleta de depósito, aviso de crédito y demás respaldos contables, para ser remitidos a la Sección Contabilidad.




GERENCIA COMERCIAL


62


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

NUM. RESPONSABLE/ACTIVIDAD TAREA POR ACTIVIDAD

3 Jefatura de Sección y Jefatura de División Gestión y Recuperación de Créditos

La Jefatura de Sección y la Jefatura de División reciben y firman la copia de los documentos, para su remisión a la División de Contabilidad.

4

Jefe de Sección de Contabilidad

La Jefatura de Sección de Contabilidad procede a contabilizar las boletas de depósito, aviso de créditos y demás respaldos contables.

5


El Auxiliar de Cobranzas recibe los documentos de la Sección Contabilidad, y verifica al día siguiente las contabilizaciones, a través de los mayores ocasionales por día, realiza una copia de cada (Boleta de Depósito, Transferencia entre Cuentas y/o Nota de Crédito) para su posterior aplicación.

6


El Auxiliar de Cobranzas realizar cada aplicación de cuota, realiza la verificación e impresiónporvíainformáticaAS400 donde genera las siguientes informaciones: 1) Estado de Cuentas 2) Detalles de Cuotas (a fecha de depósito)

7


El Auxiliar de Cobranzas realiza la carga en el inventario Cobranzas a Cuenta de Préstamos, en la planilla formato Excel, en forma diaria. Al término del periodo mensual el Auxiliar de Cobranzas imprime el inventario (planilla Excel), y lo remite al Jefe de Sección para su verificación y firma.

8






GERENCIA COMERCIAL


63


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

9

Gerencia Comercial


10


La Jefatura de División recibe y archiva el inventario para consultas futuras o verificaciones.




GERENCIA COMERCIAL


64


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: APLICACIÓN DE CUOTAS DE PRESTAMOS (PRONET S.A.) SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Auxiliar de Cobranzas remite al Departamento de contabilidad los documentos proveídos por el sistema vía internet de la página de PRONET S.A. (Gestión de emisores) donde se procede a la descarga por planilla de los ingresos más comisiones de cada cuota de préstamo.

2

Jefe de Sección Contabilidad Y Presupuesto

El Jefe de Sección Contabilidad y Presupuesto recibe las planillas generadas por la (Gestión de Emisores) para su contabilización en el Sistema AS400.

3


Una vez remitidos los documentos a Contabilidad y que esta verifique que los documentos fueran acusados, el Auxiliar de Cobranzas realiza una copia de cada planilla de ingreso para su posterior aplicación.

4


El Auxiliar de Cobranzas realiza cada una de las aplicaciones de cuota; realiza la verificación e impresión por vía el sistema informáticoAS400 y genera las siguientes informaciones: 3) Estado de Cuentas 2) Detalle de Cuotas (a fecha de pago).




GERENCIA COMERCIAL


65


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

5


El Auxiliar remite una copia del acuse de recibo por parte de Contabilidad, con el estado de cuentas y el detalle de cuotas y fecha de pago, para la aplicación por parte del Auxiliar de Cobro en Caja.

6


El Auxiliar de Cobranzas en Caja procede a la aplicación.

7

Jefe de Sección Seguimiento y Cobranzas Jefe de División Gestión y Recuperación de Créditos Gerencia Comercial

Concluye con el proceso de Cierre diario (descrito en el procedimiento auxiliar de “Cierre Diario” en este Manual). Firman las personas que intervienen en el proceso:







GERENCIA COMERCIAL


66


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: INFORME DE CENTRAL DE RIESGOS (MENSUAL) SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

El informe de Central de Riesgos Mensual se genera para informar al BCP de la remisión y validación de datos de titulares, presentados por las Entidades Financieras, de acuerdo a los plazos establecidos por la Superintendencia de Bancos (la fecha tope de envío es hasta el día 10 de cada mes).

1


El Auxiliar de Cobranzas realiza la descarga de datos del Sistema informático AS 400 de la última fecha correspondiente al mes anterior al que se desea informar.

2


Una vez finalizado el proceso de descarga vía informática AS400 el Auxiliar de Cobranzas procede a la verificación de datos de las personas donde el proceso genera un listado de errores.

3

Jefe de Sección Apoyo Logístico - CDI

El Jefe de la Sección de Apoyo Logístico (Centro de Desarrollo Informático) verifica los datos proveídos por el Auxiliar de Cobranzas para su corrección.

4


Una vez realizada la corrección el Auxiliar de Cobranzas repite el proceso de generación de informes, posteriormente emite el reporte para confirmar los cambios realizados en el sistema AS400




GERENCIA COMERCIAL


67


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

5


El Auxiliar confirma las correcciones realizadas, y procede a la transferencia en iconos de forma consecutiva en el orden: -Personas CA -Vínculos CB -Ítems CC -Consumo CD Dichos datos transferidos son grabados por el Auxiliar de Cobranzas en la carpeta “9002 del disco C” con los siguientes nombres: -ca-9002.dat -cb-9002.dat -cc-9002.dat -cd-9002.dat

6


Una vez que el Auxiliar genera los 4 archivos procede a la modificación de datos proporcionados. Realiza la descarga en el sistema AS400 para su posterior remisión del informe a la Central de Riesgos (BCP) para su aprobación.

7

Jefatura de Gestión y Recuperación de Créditos

Una vez aprobado el informe, el Auxiliar de Cobranzas remite el reporte de errores de validación “aceptado” por la Central de Riesgos, al Jefe de División Gestión y Recuperación de Créditos, para su verificación y archivo.




GERENCIA COMERCIAL


68


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: CANCELACIONES PROFORMA SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

División Gestión y Recuperación de Créditos/ Jefatura

La Jefa de División recibe los Documentos remitidos por la Secretaria de la Gerencia Comercial y deriva los mismos a los Auxiliares para que estos procesen las solicitudes Proforma de Cancelación.

2


El Auxiliar de Cobranzas verifica a través del Estado de Cuenta y Detalle de Cuotas la situación del Afiliado El Auxiliar de Cobranzas procede a cargar los datos de la Proforma por vía sistema AS 400. Y genera el certificado de Cancelación Proforma.

3


El Jefe de Sección de Seguimiento y Cobranzas recibe, verifica y firma el Certificado Proforma de Cancelación para dar su visto bueno y deriva a la Jefa de División.

4


La Jefa de División verifica el certificado, lo firma y lo deriva al Gerente Comercial para su VºBº.

5

Gerente Comercial

El Gerente Comercial recibe el Certificado y da su visto bueno y lo firma. Posteriormente lo deriva a la Jefatura de Sección para la entrega al Afiliado solicitante.




GERENCIA COMERCIAL


69


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: : ELABORACION DE INFORME DE CENTRAL DE RIESGOS

INFORME DIARIO (OPERACIONES – VINCULOS) SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

Objetivo El informe de Central de Riesgos Diario se genera para informar al BCP de las operaciones diarias realizadas, identificando a las Personas que efectúan operaciones crediticias y las nuevas tarjetas de Crédito emitidas (del día anterior).

1


El Auxiliar de Cobranzas procede a realiza la descarga de datos por vía Sistema informáticoAS400, correspondiente al día anterior al que se desea informar.

2


El Auxiliar de Cobranzas una vez generados los archivos correspondientes relacionados con las operaciones diarias, procede a realizar la transferencia en los iconos de forma consecutiva en el siguiente orden: - BCP operaciones. - BCP vínculos

3


Finalizada la descarga de los archivos el Auxiliar de Cobranzas procede a la remisión de los informes a la Central de Riesgo (BCP) para su aprobación.




GERENCIA COMERCIAL


70


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

4

Jefatura de División Gestión y Recuperación de Créditos

Una vez aprobado el informe, el Auxiliar de Cobranzas remite el reporte de errores de validación “aceptado” por la Central de Riesgos, al Jefe de División Gestión y Recuperación de Créditos, para su verificación.

5

Jefatura de División Gestión y Recupero de Créditos

Recibe el reporte de errores de validación “aceptado” por la Central de Riesgos, lo verifica y controla, firma por el control efectuado y lo remite a la Gerencia Comercial.

6

Gerencia Comercial

Recibe el reporte de validación “aceptado” por la Central de Riesgos, lo verifica y controla, y posteriormente firma el VºBº. La Gerencia Comercial remite el reporte de validación a la Jefatura de División para su archivo.

7 Jefatura de División Gestión y Recupero de Créditos

La Jefa de División recibe el reporte de validación y procede a su archivo. Disponible para posteriores consultas o verificaciones.




GERENCIA COMERCIAL


71


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: DEVOLUCION DE SOBRANTES DE PRESTAMOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

Objetivo Establecer los motivos que generan la devolución de sobrantes de Préstamos a los Afiliados. Corresponde a los importes sobrantes de cancelaciones de Préstamos otorgados por la Caja Bancaria a los Afiliados o Jubilados Bancarios. Existentes varios casos que pudieran generan el proceso de devolución, mediante su entidad (por depósito bancario o Notas de Crédito).

1


El Auxiliar de Cobranzas procede a realizar la cancelación de préstamos vigentes, ya sea vía nota de crédito o bien vía recepción de boletas de depósito.

2


Una vez corroborado el/los sobrantes de cancelación de préstamos de los titulares, el Auxiliar de Cobranzas procede a generar el asiento contable correspondiente para la posterior elaboración del cheque (en concepto de devolución de pagos duplicados).




GERENCIA COMERCIAL


72


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

3


El Auxiliar hace firmar el asiento generado por los responsables del control interno:




4

Seguimiento y Cobranzas/ Auxiliar

Una vez firmado el asiento Contable por los responsables, el Auxiliar de Cobranzas remite el mismo al Dpto. de Tesorería para el proceso de elaboración del cheque (en concepto de devolución de sobrante).

5

Sección Tesorería

El Tesorero recibe el asiento contable y procede a procesa la orden de pago y el Cheque. Una vez emitida la orden de pago y el cheque remite el mismo junto al legajo para la firma de autoridades, y posteriormente remite a la Caja. Quedando disponible el pago para retiro del Afiliado o Jubilado afectado.




GERENCIA COMERCIAL


73


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

CÓDIGO: MPRO-GC-01-29 MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: TRANSFERENCIA DE CONDICIÓN DE AFILIADOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

Objetivo: Este Proceso se realiza en caso de necesidad de cambio de la Condición del Afiliado (la condición del préstamo asignado al Afiliado a través del Sistema Informático AS400).

1

Gerencia de Jubilaciones, Pensiones y Aportes

La Gerencia de Jubilaciones remite a la Sección de Seguimiento y Cobranzas la solicitud de transferencia de condición del Afiliado o Jubilado Bancario.

2


El Auxiliar de Cobranzas recibe y procesa por vía informática Sistema AS 400 la transferencia de la condición del Afiliado: 1. procesa la solicitud de transferir las condiciones de préstamos

y condiciones. 2. imprime informe de las transferencias procesadas y luego lo

archiva.

3


El Auxiliar En caso de transferencia de condición de un afiliado fallecido, se elabora nota para LA INDEPENDENCIA DE SEGUROS S.A.




GERENCIA COMERCIAL


74


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

1. elabora la nota solicitando la verificación de cobertura de

préstamos, si lo tuviere o no. 2. adjunta el estado de cuentas integrado e histórico de

préstamos como respaldos. 3. verifica si el mismo cuenta con el Seguro de Fondo de

desgravamen para cancelación de deudas.

En caso que cuente con dicho recaudo, será remitido al Jefe de Sección Seguimiento y Cobranzas para la generación del asiento contable y posterior cancelación.


El Auxiliar hace firmar la nota y/o el asiento contable generado por los responsables del control interno:




4

La Independencia S.A. De Seguros

El funcionario o representante de la Compañía La Independencia de Seguros S.A. recibe la nota de solicitud de verificación de la cobertura de préstamos.

5


El Auxiliar de Cobranzas procede al archivo de la Nota con acuse de recibo de la Independencia S.A. de Seguros.




GERENCIA COMERCIAL


75


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015


MACROPROCESO: GERENCIA COMERCIAL PROCESO: : OTRAS CUENTAS TRANSITORIAS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

Objetivo: Aplicación a través de Cuentas transitorias en el Sistema informático AS400 por otros conceptos relacionados con operaciones crediticias otorgadas por la Entidad a los Afiliados. Relacionadas con aplicaciones referidas a Préstamos Hipotecarios, Seguros de Vida y otros.

1


El Auxiliar de Cobranzas realiza las aplicaciones en el Sistema Informático AS400 en concepto de las siguientes Cuentas Transitorias:

1. Desgravamen Hipotecario a Recuperar. 2. Previsiones sobre Desgravamen Hipotecario a

Recuperar. 3. Seguro de Vida a Recuperar 4. Previsiones Seguro de Vida a Recuperar.

2


El Auxiliar de Cobranzas origina los Mayores ocasionales a través del Sistema AS400, en forma mensual y procede a actualizar los inventarios de las Cuentas transitorias (anteriormente mencionadas).




GERENCIA COMERCIAL


76


Fecha: Octubre 2015



Fecha: Octubre 2015


Fecha: Octubre 2015

3


El Auxiliar de Cobranzas realiza la carga en el inventario Cobranzas a Cuenta de Préstamos, en la planilla formato Excel, en forma diaria. Al término del periodo mensual el Auxiliar de Cobranzas imprime el inventario (planilla Excel), y lo remite al jefe de Sección para su verificación y firma.

4



5

Gerencia Comercial


6


La Jefatura de División recibe y archiva el inventario. El mismo queda disponible para futuras consultas o necesidades de verificación.

Caja de Jubilaciones y Pensiones de Setiembre 2015 …...Donde 01 indica el Procedimiento de...

Documents

Transcript of Caja de Jubilaciones y Pensiones de Setiembre 2015 …...Donde 01 indica el Procedimiento de...