Cajas Menores

8/18/2019 Cajas Menores

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Cajas Menores

Procedimiento para el manejo de las Cajas Menores

creadas en efectivo

y en cuentas corrientes

El presente instructivo tiene como propósito unificar los procedimientos

para el manejo de las cajas menores

1 Autorización de cajas menores

2 Apertura de cajas menores

3 Apertura de cuentas corrientes

4 Procedimientos de control y registro de cuentas corrientes y cajas menores

5 Funcionarios encargados del manejo

6 Conceptos y montos

7 Documentos soporte de las transacciones

8 Deducciones

9 Reembolsos y legalización de la caja menor

1 Arqueos de la caja menor

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3! "pertura de cuentas corrientes

!os fondos de las cajas menores superiores a $%&'((&((( de la Principal y

)ucursales se deben manejar en cuentas corrientes a nombre de !a empresa

indicando *+ombre del cuentadante, para ello- la "erencia Administrativa y

Financiera debe enviar comunicaciones a los .ancos seleccionados

presentando a los funcionarios responsables del manejo- a efecto de que sea

autorizada la apertura de las respectivas cuentas corrientes&

/abr# fondos de cajas menores que pueden mantenerse en efectivo asta por

$%&'((&((( y se abrir#n de acuerdo con los requerimientos de las Agencias &

En las cuentas corrientes que se establezcan de conformidad con el presente

reglamento- no se pueden registrar transacciones por consignaciones o retiros

diferentes a los inerentes al manejo de los recursos de las cajas menores&

4! Procedimientos de control y re%istro de cuentas corrientes y cajas

menores !

El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por losfuncionarios asignados para su manejo- en registros en e0cel de acuerdo con

la estructura de control que establezca la "erencia Administrativa y Financiera&

Registro que en cualquier momento puede ser verificado en linea desde la

1ficina Central

)e deben manejar los siguientes controles 2

3n control de .ancos- para registrar y contabilizar diariamente los

desembolsos que afecten el saldo de la caja menor&

3n control diario de la caja menor- para registrar las operaciones realizadas

con cargo a los fondos de la caja menor- por cada uno de los conceptos

autorizados


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!as operaciones se deben registrar de manera individual y en orden

cronológico- con base en los comprobantes o documentos que respalden cada

operación- indicando2 feca- codificación del gasto- concepto y valor- seg4n loscomprobantes y valor del 5va& &

!a primera entrada en el control de .ancos 6partida d7bito8 corresponde al

registro del abono en la Cuenta Corriente que realicen los bancos por el giro

de fondos que efect4e la empresa o en su u defecto por la consignación que de

los ceques tramite la Dirección Financiera por la transferencia electrónica de

fondos, y la primera salida 6partida cr7dito8 cuando se efect4e el retiro del

dinero de la cuenta corriente mediante giro del ceque por parte del

funcionario autorizado para el manejo de la cuenta corriente y se disponga de

7l en efectivo&

El funcionario autorizado para el manejo de la caja menor- debe enviar con

1ficio a la Dirección Financiera - copia o certificación de la consignación que se

efect4e a la cuenta corriente- e0pedida por la Entidad .ancaria respectiva&

!a primera entrada 6partida d7bito8 en el Control diario de la caja menor-

corresponder# al valor del primer ceque que se e0pida para disponer de los

fondos en efectivo- y la primera salida 6partida cr7dito8 cuando se inicie el

pago de los bienes o servicios&

)i los registros Au0iliares se llevan en forma manual- los errores de

transcripción que se lleguen a presentar se deben corregir mediante la

anotación respectiva en el renglón siguiente- de tal manera que quede

constancia de la corrección&

+o se admiten tacones- borrones o cualquier otra enmendadura&

Cuando sea necesario anular un folio se deben trazar dos l9neas paralelas-

entre las cuales se indicar# la razón de la anulación- la feca y la firma del

responsable del libro contable&


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Cuando por alguna circunstancia sea necesario anular un ceque- se le debe

recortar el n4mero para ser aderido a la colilla de la cequera, si a sido

firmado- se recorta y destruye el espacio de la firma- y se adjunta eldocumento anulado al correspondiente comprobante de egreso&

Respecto a los pagos de caja menor- el encargado de su manejo debe registrar

en el control o libro correspondiente2

a8 El código al que corresponde imputarlo y la correspondiente cuenta

contable,

b8 )u monto bruto,

c8 !as deducciones practicadas concepto y monto,

d8 El monto l9quido pagado,

e8 !a feca del pago,

f8 El +5: del beneficiario- y

g8 !os dem#s datos que se consideren necesarios&

As9 mismo se debe adicionar en el registro diario- la forma de pago de la

compra- indicando si se realizó en ceque o efectivo&

5!&uncionarios encar%ados del manejo

El "erente "eneral podr# designar a cualquier funcionario idóneo de la

empresa para que sea responsable del manejo de las cajas menores- e0cepto

a quienes est7n desempe;ando funciones de Almacenista- o tengan a su cargo

el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto&

!os pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el

manejo de las cajas menores, no obstante si por alguna razón las compras del

bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios- se les entrega el dinero

necesario y se les ace firmar un recibo provisional- el cual debe ser

reemplazado por el comprobante definitivo a m#s tardar al d9a siguiente #bil&

Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones- licencia o


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comisión- el funcionario que aya constituido la respectiva caja menor- podr#

mediante comunicación - encargar a otro funcionario debidamente afianzado-

para el manejo de la misma- mientras subsista la situación, para lo cual solose requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo- al

recibo y a la entrega de la misma- lo que deber# constar en el registro

respectivo&

De otra parte- cuando se cambie el responsable de la caja menor- deber#

acerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos

realizados- con corte a la feca&

Cuando se presente cualquiera de estos eventos- los Administradores deben

informar las novedades a la Dirección Financiera para actualizar los registros

correspondientes&

6!Conceptos y montos

!a cuant9a m#0ima de cada una de las cajas puede ser asta por el valor que

anualmente autorice la "erencia "eneral

El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser

utilizado para sufragar gastos identificados y definidos y que tengan el

car#cter de urgente& De igual forma los recursos podr#n ser utilizados para el

pago de vi#ticos y gastos de viaje- los cuales- solo requerir#n de autorización

del Administrador&

)i se establece una caja menor para su utilización con cequera la

disponibilidad en efectivo con el fin de atender gastos urgentes y espor#dicos-

puede ser asta del %(< del valor total de la caja menor sin superar la suma

de $%&'((&((( y se deber# tener estricto control del presupuesto asignado a

cada concepto&

El monto m#0imo permitido para pagos en efectivo o giro de ceques es el


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equivalente al %(< del valor de la caja menor- sin e0ceder de $'((&(((&

Cuando se requiera atender gastos de mantenimiento- estos solo se aceptan si

no est#n contemplados en los contratos de mantenimiento celebrados- por lo

tanto se debe contar previamente con la autorización correspondiente

e0pedida por la "erencia Administrativa y Financiera &

Con recursos de las cajas menores se pueden adquirir elementos de consumo-

previa constancia de la no*e0istencia e0pedida en oficinas centrales por la

Dirección Administrativa

!os recursos asignados a las cajas menores se deben distribuir de la siguiente

manera2

'(< para atender gastos por pago de los siguientes servicios2

• =antenimiento equipos de oficina&

• =antenimiento de edificios&

• =antenimiento equipo de transporte&

• Comunicaciones y transporte&

>(< para atender gastos por compra de los siguientes bienes2

• Combustibles&

• Papeler9a y 4tiles de escritorio&

•

Elementos de aseo y cafeter9a&

• 5mpresos y publicaciones&

• 1tros materiales y suministros&


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?(< atender gastos de personal por vi#ticos y gastos de viaje

+ota2 Para pago de vi#ticos y gastos de viaje con recursos de las cajas

menores se requiere autorización escrita del ordenador del gasto- que debe

adjuntarse a la solicitud de reembolso como requisito para la legalización del

gasto&

!os recursos asignados a las cajas menores de la 1ficina Central- se deben

distribuir de la manera como se estipule en la respectiva comunicación de

asignación&

7! 'ocumentos soporte de las transacciones

!os funcionarios con atribuciones para el gasto y pago- debe autorizar

previamente con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de

atenderse con los recursos de la caja menor- las cuales deben ane0arse junto

con la relación de gastos- la solicitud de reembolso- la relación de retenciones

practicadas y consignadas y el acta de arqueo- para su correspondiente

tr#mite de reembolso o legalización ante la "erencia Administrativa y

Financiera

!as facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de

las cajas menores- deben cumplir todos los requisitos establecidos en el

art9culo @% del Estatuto :ributario2

Art9culo @%& Requisitos de la Factura de Benta2 Para efectos tributarios- la

e0pedición de factura a que se refiere el art9culo @%' consiste en entregar el

original de la misma- con el lleno de los siguientes requisitos2

a8 Estar denominada e0presamente como factura de venta,

b8 Apellidos y nombre o razón y +5: del vendedor o de quien presta el

servicio,

c8 Apellidos y nombre o razón social y +5: del adquiriente de los bienes o


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servicios- junto con la discriminación del 5BA pagado,

d8 !levar un n4mero que corresponda a un sistema de numeración consecutiva

de facturas de venta,e8 Feca de su e0pedición,

f8 Descripción espec9fica o gen7rica de los art9culos vendidos o servicios

prestados,

g8 Balor total de la operación,

8 El nombre o razón social y el +5: del impresor de la factura,

i8 5ndicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas,

Al momento de la e0pedición de la factura los requisitos de los literales a8- b8-

d8 y 8- deber#n estar impresos a trav7s de medios litogr#ficos- tipogr#ficos o

de t7cnicas industriales de car#cter similar& Cuando el contribuyente utilice un

sistema de facturación por computador o m#quinas registradoras- con la

impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de

impresión previa&

!os comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor

utilizados- deben numerarse en forma consecutiva y ascendente&

:odos los desembolsos que se realicen con recursos de las cajas menores-

deben tener como soporte adicional la constancia en el respectivo documento 6

facturas- recibos- cuentas de cobro- etc&8 del recibo a satisfacción del bien o

servicio adquirido&

)i el proveedor es persona natural y no pertenece al r7gimen com4n - debe

elaborar su cuenta de cobro con el +it - derivado de su inscripción al r7gimen

simplificado &

8!'educciones

!as deducciones que por cada compra se efect4en por concepto de 5mpuestos

+acionales 6Retención en la Fuente- Retención del 5BA8- deben ser


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consignadas- en las cuentas corrientes o de aorros que determine la "erencia

Administrativa y Financiera y las deducciones por 5mpuestos =unicipales

6Retención del 5mpuesto de 5ndustria y Comercio y Avisos y otros conceptos8-deben ser consignadas mensualmente en cada localidad&

Adicionalmente deben elaborar una relación detallando los sujetos de

retención- el +5:- el concepto de la compra o pago de servicios- el valor base

de retención y el valor retenido- y remitirla junto con copia de la consignación

de las deducciones por impuestos nacionales a la Dirección Financiera - a m#s

tardar el quinto 6'8 d9a de cada mes- as9 como las copias de los formularios

de consignación de impuestos municipales- debidamente diligenciados y

presentados&

Es importante tener en cuenta que de acuerdo con las normas tributarias

vigentes- a las personas pertenecientes al R7gimen Com4n se les debe

practicar descuentos por Retención en la Fuente- retención sobre el 5BA en

adquisición de servicios 6corresponde al '< del valor del 5BA facturado igual

o superior a $@@&(((8- retención sobre el 5BA en compra de bienes

6corresponde al '< del valor del 5BA facturado igual o superior a $@(&(((8

y retención por impuesto de 5ndustria y Comercio 65CA8 de acuerdo con las

normas vigentes en cada municipio 6las cuales se deben consultar con la

Dirección Financiera 8 - mientras que a las pertenecientes al R7gimen

)implificado solo se les practica deducción por Retención en la Fuente&

Por su parte a los "randes Contribuyentes no se les efect4a ninguna retención

y a los Autorretenedores no se les descuenta por Retención en la Fuente- mas

s9 por los dem#s conceptos&

!a condición de personas pertenecientes al R7gimen Com4n- R7gimen

)implificado- Autorretenedores y "randes Contribuyentes- debe ser

demostrada por los proveedores- bien mediante las facturas que e0pidan o

certificación especial que los acredite como tal&


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9! (eem)olsos y le%ali#aci$n de la caja menor

Con sujeción a lo dispuesto por "erencia "eneral los dineros entregados para

vi#ticos y gastos de viaje se legalizar#n dentro de los cinco 6'8 d9as siguientes

a la realización del gasto y no se podr#n entregar nuevos recursos a un

funcionario- asta tanto no se aya legalizado el gasto anterior&

Cuando se aya gastado asta el (< de uno cualquiera de los rubros

autorizados- o cuando ayan transcurrido tres meses de constituido el fondo

de caja menor o de aber tramitado el 4ltimo reembolso- previo arqueo de la

caja menor- se debe presentar a la "erencia Administrativa y Financiera - una

relación totalizada de los gastos efectuados- clasificados por rubros del Puc -

para su correspondiente tr#mite de reembolso y registro - acompa;ada de la

comunicación de reconocimiento de gastos&

Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de

vigencia- cambio de responsable del manejo o cancelación de la misma- se

debe realizar un arqueo f9sico por parte de los funcionarios que para tal efecto

designe la "erencia Administrativa y Financiera con el fin de garantizar que se

efect4e el arqueo- el responsable del manejo de la caja menor deber#

coordinar lo pertinente con la "erencia Administrativa y Financiera

Adicionalmente en el evento en que la Dirección Financiera al momento de

tramitar la legalización de la caja menor- detecte que no e0iste saldo

disponible en uno de los conceptos del gasto- debe gestionar la

correspondiente adición &

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso- se e0igir# el

cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican2

%& ue los gastos est7n agrupados por rubros del Puc - bien sea en el

comprobante de pago o en la relación ane0a- y que correspondan a los

autorizados en la resolución de constitución&


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?& ue los documentos presentados sean los originales y se encuentren

firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el

n4mero del documento de identidad o +5:- objeto y cuant9a&>& ue la feca del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que

se est# legalizando&

& ue el gasto se aya efectuado despu7s de aberse constituido o

reembolsado la caja menor seg4n el caso&

'& ue se aya e0pedido la comunicación de reconocimiento del gasto&

@& ue se aya dado ingreso al Almac7n- de los elementos comprados&

1! "r*ueos de la caja menor

)e realizar#n arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios designados por

los Administradores - diferentes de quienes manejan las cajas menores- con el

fin de garantizar que las operaciones est7n debidamente sustentadas- que los

registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan,

constatando los recursos asignados a las cajas menores- realizando el conteo

f9sico- el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales

autorizados en las respectivas comunicaciones de apertura-

independientemente de la verificación por parte de la Auditor9a &

De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia

en informe suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan

asignadas las cajas menores& Copia del informe se debe remitir a la "erencia

Administrativa y Financiera&

En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes- la "erenciaAdministrativa y Financiera informar# de ser pertinente- a la "erencia para las

investigaciones administrativas a que aya lugar y a Contabilidad para los

registros correspondientes&

En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo- el saldo en


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bancos- los comprobantes de egreso y los recibos provisionales- debe ser igual

al valor total autorizado para la caja menor&

)e advierte que el dinero en efectivo- correspondiente a las deducciones

efectuadas en cada pago- no ace parte del disponible de la caja menor y por

lo tanto no puede ser utilizado para atender gastos&

11! Conciliaciones )ancarias

!os responsables del manejo de las cajas menores con cequera deben enviar

mensualmente a la Dirección Financiera - el e0tracto bancario junto con

fotocopia de la parte pertinente de los registros au0iliares- para que esta

dependencia realice la correspondiente conciliación y ejerza los respectivos

controles&

12! Pro+i)iciones

)e establecen las siguientes proibiciones para el manejo de las cajas

menores2

%& Atender gastos personales o pr7stamos y cambiar ceques del funcionario

que tenga a su cargo la caja menor- o de cualquier otra persona&

?& Adquirir elementos que e0istan en el almac7n &

>& Adquirir elementos devolutivos&

& Fraccionar pagos de un mismo elemento o servicio&

'& Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de

la Caja menor&

@& Atender pagos por compromisos que deben constar por escrito&

& Atender pagos por servicios personales y conceptos inerentes a la nómina&

& "irar ceques en descubierto&

G& Permitir demoras mayores a dos d9as #biles para la legalización de recibos

provisionales&


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%(& :ramitar compras de bienes y servicios a cr7dito con el compromiso de

cancelarlos con los recursos de la caja menor&

%%& Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad&%?& Atender pagos por servicios p4blicos y arrendamiento de inmuebles&

%>& Consignar recursos obtenidos por recaudo de servicios que presta la

Empresa&

Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante- no se

podr# constituir otra o reemplazar asta tanto la anterior aya sido legalizada

en su totalidad&

13! P$li#a %lo)al de manejo

Con cargo a la empresa- la "erencia Administrativa y Financiera es

responsable de gestionar ante la Compa;9a de )eguros respectiva- la inclusión

en la Póliza "lobal de =anejo vigente de los funcionarios a quienes se designe

para el manejo de las cajas menores a nivel nacional

14!(einte%ros definitivos

Al cierre de cada per9odo se deben legalizar todas las cajas menores-reintegrando a la cuenta bancaria que determine la "erencia Administrativa y

Financiera los saldos en efectivo y los saldos en bancos- de tal manera que las

cuentas corrientes de cada Caja menor queden en ceros y se debe elaborar la

correspondiente comunicación de legalización de la caja menor&

!a legalización definitiva de las cajas menores- constituidas durante el

per9odo - se ar# antes del ?( de diciembre- feca en la cual se deber#

reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responder# fiscal y

pecuniariamente por el incumplimiento de su legalización oportuna y del

manejo del dinero que se encuentre a su cargo- sin perjuicio de las dem#s

acciones legales a que ubiere lugar&

Cuando se decida la cancelación de una caja menor- su titular la legalizar# en


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