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CONTRALORÍA INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA CAMARA DE COMERCIO DE CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA VIGENCIA 2017 CGR-CDSIFTCEDR 024 Octubre de 2018 Carrera 69 No. 4435 Piso 1 Código Postal 111071 PBX 5187000 cgrgoortaloria.gov co vvvvvv contraloria gov. co • Bogotá, D C., Colombia
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CONTRALORÍA
INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA
CAMARA DE COMERCIO DE CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA VIGENCIA 2017
CGR-CDSIFTCEDR 024 Octubre de 2018
Carrera 69 No. 4435 Piso 1 Código Postal 111071 PBX 5187000 cgrgoortaloria.gov co vvvvvv contraloria gov. co • Bogotá, D C., Colombia
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Contralor General de la República Carlos Felipe Córdoba Larrarte
Vicecontralor General de la República Ricardo Rodríguez Yee
Contralor Delegado para el Sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional (E) Diego Alberto Ospina Guzmán
Director de Vigilancia Fiscal Diego Alberto Ospina Guzmán
Directora de Estudios Sectoriales Martha Marlene Sosa Hernández.
Contralor Provincial Sergio Enrique Sánchez Díaz
Coordinador de Gestión Nivel Central Lily Luz Lozano Medina
Coordinador de Gestión Gerencia Jorge Alonso Camargo Ramírez
Líder de Auditoria Liliana del Pilar Meza Mora
Equipo de auditores: Yanise Rojas Pérez Ana Isabel Pena Reyes
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TABLA DE CONTENIDO
1. CARTA DE CONCLUSIONES 4
1.1 OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS 5
1.2 CONCEPTO SOBRE CONTROL INTERNO FINANCIERO 6
1.3 OPINION SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO 7
1.4 RELACION DE HALLAZGOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES 7
1.5 PLAN DE MEJORAMIENTO 7
2. RELACION DE HALLAZGOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES 9
3. ANEXOS 53
3.1 ESTADOS FINANCIEROS 53
3.2EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS 55
3.3 BENEFICIO DE CONTROL FISCAL 56
3.3 RELACIÓN DE HALLAZGOS, AUDITORIA CCC 2017 57
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1. CARTA DE CONCLUSIONES
Doctor CARLOS EDUARDO LUNA ROMERO Presidente Ejecutivo Cámara de Comercio de Cúcuta Calle 11 No. 4-26 San José de Cúcuta, Norte de Santander
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, y de conformidad con lo estipulado en la Resolución Orgánica N°0012 del 24 de marzo de 2017, practicó Auditoría Financiera al Estado de Situación Financiera a 31 de diciembre de 2017 y el Estado de Resultados por el año terminado en esa fecha. Dichos estados financieros fueron examinados y comparados con los del año anterior.
Las políticas contables más significativas adoptadas por la Cámara se resumen de la siguiente manera: los estados financieros han sido elaborados de acuerdo con la información para pequeñas y medianas empresas Pymes emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad IASB, sección 10 Políticas Contables, Estimaciones y Errores, adoptadas en Colombia mediante el Decreto 3022 de 2013, decretos reglamentarios 2129 y 2167 de 2014, y el Decreto reglamentario 2420 de 2015 actualizado con el Decreto 2496 de 2015.
Es responsabilidad de la administración de la Cámara de Comercio el contenido de la información suministrada. Igualmente, es responsable por la preparación y presentación fiel de los estados financieros de conformidad con los decretos 2420 y 2496 de 2015 y demás decretos reglamentarios.
La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe que contenga una opinión sobre sí los estados financieros o cifras financieras en lo público están preparados en todos los aspectos significativos, de conformidad con el marco de información financiera o marco legal aplicable y si se encuentran libres de errores materiales, ya sea por fraude o error, un concepto sobre la evaluación del sistema de control interno financiero y una opinión sobre la ejecución presupuestal, de la vigencia 2017.
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La auditoría se llevó a cabo de conformidad con las Normas Internacionales de Entidades Fiscalizadoras Superiores ISSAI, con arreglo a las Normas Internacionales de Auditoria, lo que significa la plena conformidad con todas las NIA aplicables y, en su caso, con las Orientaciones Suplementarias facilitadas en las Notas de Práctica para las NIA emitidas por la INTOSAI.
Tales normas requieren que el auditor cumpla con los requerimientos éticos y que se planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados financieros están libres de incorrección material.
La auditoría incluye examinar sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados financieros, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno.
Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del criterio profesional del auditor, e incluyen la valoración de los riesgos de incorrección material en las cifras financieras, debido a fraude o error.
En la evaluación del riesgo, el auditor considera el control interno del sujeto auditado como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias.
La auditoría también incluye, la evaluación de las políticas contables aplicadas y de la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por la dirección, así como de la presentación global de las cifras financieras.
Consideramos que la auditoría proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opinión.
Durante el proceso auditor no se presentaron limitaciones en la oportunidad, calidad y consistencia de la información que incidieran en el trabajo realizado.
Las observaciones se dieron a conocer oportunamente a la Entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporaron en el informe, lo que se consideró pertinente.
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1.1 OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS. NEGATIVA.
En nuestra opinión los estados financieros o cifras financieras a 31 de diciembre de 2017, en lo público, no están libres de representaciones erróneas en sus aspectos más significativos y no expresan fielmente la situación financiera por el año terminado a 31 de diciembre de 2017 y los resultados del 6,21rcicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con los Decretos 2420 y 2496 de 2015, Anexo No. 2 NIIF PYMES y demás decretos reglamentarios, debido a:
• Uso ineficiente de los recursos públicos registrales, al efectuar pagos por actividades no ejecutadas, en el contrato 129 de 2017, por cuanto el objeto contractual no se ha cumplido, pues, no se encuentra en operación el Software POWERFILE SGD-BPMN-ECM, hechos que implican una sobreestimación de la cuenta 171040 Activos Diferidos - Licencias por $913.896.200 y su contrapartida 314001 Fondo Social por el mismo valor.
El fundamento de la opinión se basó en que las incorrecciones por $ 913.896.200 son materiales en los estados financieros de 2017, por cuanto la sumatoria es mayor a tres (3) veces la materialidad de la planeación'.
1.2 CONCEPTO SOBRE CONTROL INTERNO FINANCIERO
La evaluación del control interno financiero en la fase de planeación arrojó una calificación de "ADECUADO", como resultado de evaluar diferentes componentes de control como son: el ambiente de control, la evaluación del riesgo, las actividades de monitoreo e información y comunicación, implementados por la Cámara de Comercio de Cúcuta, arrojó una calificación total de los componentes en el rango de "ADECUADO" con calificación de 1.
De igual forma, al calificar el control interno financiero en la etapa de ejecución en el formato No. 12, arrojó una calificación de "Parcialmente Adec1 ado" presentando una variación con respecto a la calificación de la etapa de planeación, sustentada en los hallazgos generados.
1 Guía de Auditoría Financiera CGR, numeral 4.1 opinión de auditoría, materialidad de planeación Cámara de comercio de Cúcuta 2017 es de $34.527305.
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Ora k.tódó
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La Matriz de Riesgos y Controles Formato 14, calificada en la etapa de ejecución dio como resultado en la sumatoria y ponderación de la evaluación del diseño y la efectividad de! control (90%), 1,47; así mismo, en la etapa de planeación como resultado de la evaluación de los componentes de control interno (10%) dio como resultado 1 (Adecuado), lo que arroja una calificación sobre la calidad y eficiencia del control interno CON DEFICIENCIAS.
1.3 OPINIÓN SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
Como resultado de la verificación del cumplimiento por parte de la Cámara de Comercio de Cúcuta a lo señalado por la Superintendencia de Industria y Comercio y normas en materia presupuestal que la competen, relacionados con la adecuada utilización del presupuesto, el seguimiento a las transacciones y operaciones realizadas con recursos públicos, para determinar que los bienes y servicios con ellos adquiridos se recibieron, registraron y pagaron según lo pactado, se conceptúa que la ejecución presupuestal es razonable en lo público.
La Cámara de Comercio de Cúcuta, fue eficiente en la ejecución presupuestal de ingresos para la vigencia 2017, pues los ingresos aprobados fueron de $11.550.301.078 y se recaudó el valor de $ 11.862'443.317 presentando un porcentaje de ejecución del 102,7% con respecto al valor aprobado.
El presupuesto de gastos para la vigencia 2017 fue por valor de $ 11. 191'065.990 y ejecutó el valor de $ 10.306'720.436 que representan 92,10% del valor presupuestado de egresos.
La diferencia entre el valor ingresado y los gastos de la vigencia fue de $1.555'722.881- recursos que se invirtieron en CDTs.
1.4 RELACIÓN DE HALLAZGOS
En el proceso auditor se determinaron cinco (5) hallazgos, de los cuales uno (1) tiene un presunto alcance disciplinario y fiscal por $913.896.200 y uno (1) con otra incidencia (Proceso Administrativo Sancionatorio) y un beneficio de auditoria por $636.408.
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1.5 PLAN DE MEJORAMIENTO
La Entidad debe ajustar el plan de mejoramiento, con acciones y actividades que permitan subsanar las deficiencias detectadas y comunicados durante el proceso auditor, que se describen en el informe.
El Plan de Mejoramiento debe ser presentado a la Contraloría General de la República a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes — SIRECI -dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, Pe acuerdo con la Resolución Orgánica No. 7350 del 29 de noviembre de 2013 expedida por la Contraloría General de la República.
Bogotá, D. C.,
o s DIEGO ÁLBERT-CTCFPTETA GUZMÁN
Contralor Delegado Sector Infraestructura Física y Telecomunicaciones Comercio Exterior y Desarrollo Regional (E)
Preparó: Equipo Auditor Revisó: Diego Alberto Ospina Guzmán — Director de Vigilancia Fiscal
Sergio Enrique Sánchez Díaz-Contralor Provincial „í Lily Luz Lozano Medina, Coordinador de GestionUA Jorge Alonso Camargo Ramírez, Coordinador de Gestión
Aprobado: Colegiatura No. 002 del 17 de octubre de 2018 Aprobado: Comité de Evaluación Sectorial No. 46 del 23 de octubre de 2018
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2 RELACIOi‘ DE HALLAZGOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES,
Macroproceso gestión financiera y contable
El Balance General con corte al 31 de diciembre de 2017, de la Cámara de Comercio de Cúcuta, correspondiente a la sección de lo Público, presentó el siguiente comportamiento:
El activo total ascendió a $ 6.905.460.901, observando que el grupo más representativo es el de Activos Financieros por $ 2'467.839.659 que representa el 36% del total de los activos, le sigue en su orden Propiedad Planta y Equipo por $ 2'156.660.967, que representa el 31% del total de los activos, le sigue en su orden Diferidos por $ 1'247.665.878 que representa el 18% de los activos, el Disponible por $ 972.273.460, que representa el 14% del valor de los activos, y Deudores por $ 61'020.934 que representa el 1% de dichos activos.
En el pasivo total de $ 1'051.809.994, la cuenta más representativa es Cuentas Comerciales por Pagar por $ 562.030.244, que representan el 53% del Grupo. El Patrimonio fue de $ 4'297.928.024.
En cuanto al Estado de Resultados Públicos, los ingresos operacionales públicos estuvieron en el orden de $ 11.224'891.528, siendo el de mayor participación los ingresos de Registro Mercantil $10.017'432.370, que representan el 89.24% del grupo y los gastos ascendieron a $10.306'720.435.
Hallazgo No. 1. Cumplimiento objeto contractual. (A-D-F)
4- Criterio
Los ingresos provenientes de los registros públicos y los bienes adquiridos con éstos continuarán afectos a las funciones atribuidas a las Cámaras de Comercio por la ley o por el Gobierno Nacional en aplicación del numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio.
4. Fuentes de criterio
Contrato No. 129 del 01-06- 2017, suscrito con SISCORP de Colombia SAS, cláusulas primera-objeto, segunda —valor y forma de pago, cuarta: obligaciones del contratista, numeral 11; sexta: duración; décima quinta: garantías, décima sexta: clausula penal).
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Actas modificatorias del contrato No. 01 del 06-09-2017 y No. 02 del 02-03-2018
Decreto 19 de 2012 Artículo 166. Los ingresos provenientes de los registros públicos y los bienes adquiridos con éstos continuarán afectos a las funciones atribuidas a las Cámaras de Comercio por la ley o por el Gobierno Nacional en aplicación del numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio.
Decreto 3022 de 2013, "Por la cual se reglamente la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el grupo 2."
Sección 2 Conceptos y Principios Generales Reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos Reconocimiento es el proceso de incorporación en los estados financieros de una partida que cumple la definición de un activo, pasivo, ingreso o gasto y que satisface los siguientes criterios: a) es probable que cualquier beneficio económico futuro asociado con la partida llegue a, o salga de la entidad; b) la partida tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.
Fiabilidad de la medición El segundo criterio para el reconocimiento de una partida es que posea un costo o un valor que pueda medirse de forma fiable. En muchos casos, el costo o valor de una partida es conocido. En otros casos debe estimarse. La utilización de estimaciones razonables es una parte esencial de la elaboración de los estados financieros, y no menoscaba su fiabilidad. Cuando no puede hacerse una estimación razonable, la partida no se reconoce en los estados financieros.
L Condición
En el seguimiento al contrato 129 de 2017, se observó que, al 14 de septiembre de 2018, no se ha cumplido satisfactoriamente y se ha pagado $913.896.200 de $961.996.000, equivalente al 95% del valor del contrato.
La Cámara de Comercio de Cúcuta, suscribió el 1 de junio de 2017 el contrato No. 129 de 2017 con el contratista SISCORP de Colombia SAS, cuyo objeto era el suministro e implementación de una LICENCIA CORPORATIVA VITALICE del Software PowerFile SGD-BPMN-ECM Versión 12.5 Usuarios ILIMITADOS con la implementación de SGD, BPMN, flujos Sistema de Contenido ECM, Sistema de Correspondencia,
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configuraciones y customización descrito para CÁMARA DE COMERCIO DE CUCUTA. PARAGRAFO ÚNICO. ALCANCE DEL OBJETO. El objeto contractual incluirá: a) Suministro de licencias; b) Instalación; c) Parametrización; d) Implementación; e) Configuración; ft Customización; g) Consultoría; h) Migración de Imágenes; i) Migración de Flujos; j) Capacitación Técnica y de Usuarios; k) Derechos de actualización de software y; soporte técnico anual.
El valor del contrato se estableció: $961.996.000 de los cuales se han cancelado $913.896.200.
Plazo inicial del contrato se fijó en 3 meses contados a partir del acta de inicio la cual fue el 07-06-2017, es decir la terminación del contrato era para el 06-09-2017 y a la fecha de la auditoria 10 de septiembre de 2018 no ha concluido.
Acta modificatoria No. 1 del 06-09-2017, la cual modifica la cláusula sexta Duración y el plazo se prorroga en 6 meses hasta el 05 de marzo de 2018 y la cláusula segunda valor y forma de pago dividiendo el tercer y último pago de 20% Que estaba pactario para previa entrega del acta final y de terminación del contrato en un 15% informe respecto a las acciones a emprender para la terminación del contrato 129 de 2017 y 5% previa entrega del acta final y de terminación del contrato. Subrayado fuera de contexto.
Acta modificatoria No. 2 del 02-03-2018, modifica la cláusula sexta DURACION y el plazo se prórroga en 6 meses más hasta el 05 de septiembre de 2018.
Al confrontar las actividades ejecutadas por el contratista en el acta de visita de fecha 10 y 11 de septiembre de 2018 para verificar el cumplimiento del objeto contractual frente a los pagos realizados, se observa que éstos no cumplen ; con las condiciones establecidas en la cláusula segunda DE PLAZO Y FORMA DE PAGO junto con las actas modificatoria 1 y 2.
Lo anterior, se ratifica con el acta modificatoria 1 del 06-09-2017 y 02-03-2018 en las cuales se evidencia el incumplimiento de las actividades contratadas.
En el contrato se estableció en la Cláusula Cuarta Obligaciones del contratista al numeral 11 "El cumplimiento del objeto contractual estará descrito en los siguientes criterios".
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Entrega de licencias Semana 1
9.1)
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Tabla No 1 Obli. aciones del Contratista Contrato 129 de 2017
Producto O Servicio A Entregar Tiempo De
Condiciones Medios De Verificacion Entre .a
Instalado y configurado
Las descritas en la propuesta presentada y la invitación a cotizar
configuración de Base de datos Instalación de licencia
y Semana 2 y3
Implementación SGD y SPMN
Semana 4
Prueba Piloto funcional y ajustes a la medida Integración con los Aplicativos de la Cámara de Comercio de Cúcuta Migración de Imágenes y Bases de Datos Actuales Implementación Ventanilla Semana 5 a 8 Correspondencia)
I lernentación PORS Implementación Proceso de Digitalización (Documento Electrónico) Capacitación Técnica Es. eciaHzada Entrega Código Fuente del Software y Transferencia Semana 9 a 10 Tecnológica en Administración y So.orte del Sistema
Capacitación de usuarios finales
Licenciamiento PowerFile Enterprise versión 12.5 a noi ibre de la Cámara de Comercio de Cúcuta
Acta de instalación del Servidor
Informe de resultado de las pruebas realizadas
Informe Final de instalación
Formatos de capacitación
Código Fuente
Formatos de capacitación
Semana 5
Fuente: Camara de Comercio de Cúcuta —Contrato 129-2017
A su vez, en el Acta modificatoria 1 del 06-09-2017 que varía la Cláusula cuarta obligaciones del contratista al numeral 11 "El cumplimiento del objeto contractual estará descrito en los siguientes criterios".
Tabla No. 2 Obligaciones del Contratista Acta Modificator a Contrato 129 de 2017
Producto O Servicio A Entregar Tiempo De
Entrega Condiciones Medios De Verificación
Entrega de licencias MES 1° - 3°
Las descritas en la propuesta presentada y la invitación a
Licenciamiento PowerFile , Enterprise versión 12.5 a nombre de la Cámara de Comercio de Cúcuta
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Producto O Servicio A Entregar Tiempo De Entrega
Condiciones
cotizar
Medios De Verificación
Acta de instalación del Servidor
Instalación de licencia y configuración de Base de datos
MES I' - 3°
Implementación SGD y BPMN MES 1° - 3°
Prueba Piloto funcional y ajustes aMES 1 ° - 3°
la medida Informe de resultado de las eruebas realizadas
Integración con los Aplicativos de la Cámara de Comer , D de Cúcuta
MES 40 _ 70
Instalado y configurado
Informe Final de instalación
' Migración de Imágenes y Bases de Datos Actuales Implementación Ventanillal (Correspondencia) Implementación PORS
i Implementación Proceso de Digitalizacion (Documento Electrónico)
rc apacitación Técnica Especializada
MES 8° - 9°
Formatos de capacitación
Entrega Código Fuente del Software y Transferencia Tecnológica en Administración y Soporte del Sistema
Código Fuente
Capacitación de usuarios finales Formatos de capacitación
Fuente: Cámara de Comercio de Cúcuta — Acta modificatoria No.1 del contrato 129-2017
De lo anterior, se puede concluir que las actividades acordadas ("Producto o Servicio a Entregar") para realizarse en las semanas 1 a 5, inicialmente pactadas, quedaron en el acta modificatoria 1 para ejecutarse durante los meses 4 a 7; sin embargo, ala fecha del acta modificatoria 1 (septiembre 06 de 2017) la Cámara de Comercio de Cúcuta ya le había cancelado al Contratista, de acuerdo con la relación de pagos efectuados, en los 2 primeros meses el 80% del valor total del contrato, sin que existiera coherencia con las actividades ejecutadas hasta ese momento.
Adicionalmente, ei 20 % final del pago que estaba condicionado en la cláusula segunda del contrato a la previa entrega del informe final y acta de terminación del contrato fue fraccionado en el Acta Modificatoria No 1 del 06-09-2017 en un 15% y 5% como se indica a continuación:
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• El 15% se condicionó a un informe respecto a las acciones a emprender para la terminación del contrato 129 de 2017.
• Ei 5% previa entrega del informe final y acta de terminación del contrato.
Con respecto al 15% que se canceló el 20-10-2017 como tercer pago en la suma de $144.299, no se encuentra explicación del motivo por el cual se cancela por la presentación de un informe que demuestra el incumplimiento de las actividades del producto o servicio a entregar, por cuanto a la fecha del acta modificatoria 1 del 06-09-2017 la ejecución de las actividades del contratista estaba por debajo del 50% para el cumplimiento del Objeto Contractual, pero si se había cancelado un 80% del valor total del contrato y adicionalmente se le suma este 15% para un total del 95% cancelado equivalente a $913.896.200.
Lo anterior, se fundamenta en la verificación de las actividades contratadas y recibidas a la fecha del acta de la visita, desarrollada en el área de tecnología, los días 10 y 11 de septiembre de 2018, en cada uno de sus ítems:
"1.15 Puede verificarse el funcionamiento del sistema de SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.? RESPUESTA: Si, y pueden verificarse dos procesos faltando por programarse 58 procesos. Se suministra en formato PDF la relación de los 60 procesos indicando los dos que se encuentran programados. Se verifican procesos "Catálogo de Fuentes" y el de "Direccionamiento Estratégico" en funcionamiento." (negrilla y cursiva fuera de texto)
"1.16 El proceso de migración de información de Registros públicos y de los flujos de Mercurio, se encuentra terminado. RESPUESTA: encuentran en proceso, y se adjunta a la presente acta la relación de las cantidades migradas y de las cantidades que se encuentran pendientes por migrar." (negrilla y cursiva fuera de texto)
Los porcentajes migrados de acuerdo con el documento adjunto al punto anterior (1.16) son de DOCUWARE a POWERFile 48,12% y de MERCURIO a POWERFile 0%
A su vez, en el comunicado interno con radicado 201800003297 del 16 de mayo de 2018 la Directora de Tecnología de la Cámara de Comercio indica que respecto al pago de la factura del 31 de julio de 2017 por $288.598.800 se incluyeron para este pago las siguientes actividades:
1. Instalación y configuración del sistema POWERFILE SGD versión 12.5" 2. Instalación y configuración de BPMN POWERFILE Versión 12.5"
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3. Parametrización de SGD y BPMN POWERFILE" 4. Configuración de Servidor de Aplicaciones (Sistema SGD y BPMN)" 5. Configuración de Servidor de Base de Datos MySQL 6. Configuración de Directorio Activo
Respecto de las cuales la Directora de Tecnología indica: De b cual tenemos que:
1. No se verifica que la versión del sistema PowerFile y BPMN instaladas sea la descrita (12.5) en dicha acta, sino la versión 3.2 Enterprise Edition.
2. Ala techa de este comunicado no se encuentra aún parametrizado el SGD Y BPMN Powerfile como figura en el acta pues esto apenas se encuentra en proceso de realización en la entidad.
3. La configuración del servidor de base de datos de MySQL se realizó bajo la responsabilidad de esta dirección de T.I., el día 27 de febrero de 2018 lo cual consta en el acta que se anexa al presente comunicado y cuyo inicio de instalación se dio el 31 de enero de 2018 con la configuración en clúster que era requerida para el proyecto."
De acuerdo con todo lo descrito, el daño al patrimonio de la Cámara de Comercio de Cúcuta, se fija en el valor de los pagos efectuados al contratista por $913.896.200, puesto que al no encontrarse en producción el Software POWERFile SGD-BPMN-ECM, a 14 de septiembre de 2018, no se ha cumplido el objeto contractual.
De otra parte, se chservaron las siguientes deficiencias en el proceso contractual:
• En cuanto al plazo de ejecución del contrato establecido en la cláusula sexta; fue fijado inicialmente en 3 meses, al cual se han efectuado 2 prorrogas de 6 meses cada una; es decir, el plazo del contrato se prorrogó en 12 meses más del inicialmente pactado superando el 400%, con vencimiento de la segunda prórroga el 05-09-2018 y no se ha cumplido, lo que demuestra deficiencias en la planeación y ejecución del contrato.
• Con relación a los pagos, se han efectuado 3 en la vigencia 2017 que corresponden al 95% del valor total del contrato, sin que a la fecha se encuentre cumplido el objeto contractual.
Pagos efectuados en el contrato 129 en la vigencia 2017
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Tabla No. 3 Pagos Contrato 129 de 2017
Porcentaje % Valor Fecha del pago
50 480.998.000 08-06-2017 30 288.598.800 31-07-2017
15 144.299.400 20-10-2017
Total 913.896200
Elaboró equipo auditor
• Se consagró en la cláusula Decima Quinta Garantías así: Cumplimiento 20% del valor del contrato, Calidad del servicio 20% del valor del contrato y Pago de salarios prestaciones sociales e indemnizaciones por el 10% del valor del contrato.
El riesgo que se está presentando de incumplimiento de las actividades del contratista, está cubierto con una garantía por el 20% del valor de! contrato es decir existe un amparo de $192.399.200 y a 14 de septiembre de 2018 el contratista ha recibido $913.896.200, de otra parte, a agosto de 2018 no hay evidencia de reclamación ante la aseguradora.
Hechos que implican una sobreestimación de la cuenta 171040 activos diferidos -Licencias por $913.896.200 y su contrapartida 314001 Fondo Social por el mismo valor.
• Clausula penal, consagrada en la cláusula décima Sexta, no se encontró evidencia de la aplicación de esta cláusula ante los incumplimientos de las obligaciones por parte del contratista.
Causa
Lo anterior, se debe a las debilidades de control que no permiten advertir oportunamente los problemas relacionados con la ejecución del contrato 129 de 2017, así como deficiencias en la planeación del mismo.
Efecto
Uso ineficiente de los recursos asignados para el contrato 129 de 2017, por cuanto no está en producción el Software POWERFile SGD-BPMN-ECM, lo cual genera un detrimento patrimonial por $913.896.200, al efectuar pagos por actividades no ejecutadas
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CONTRALORÍA
Respuesta de la entidad:
Mediante Oficio 2018ER0099229 del 24-09-2018, la Cámara de Comercio de Cúcuta da respuesta a la Observación N° 1, trasladada con Oficio No. 2018EE0111400 de 17-09-2018.
Señala la entidad en su respuesta:
"Sea b primero señalar que la Cámara de Comercio no comparte el alcance de la observación por cuanto se ha concluido sin que se surta el debido proceso que existe un daño patrimonial en cuantía de $913.896.200, monto que corresponde a los pagos efectuados al contratista por el hecho de no encontrarse en producción el software
De acuerdo con lo anterior, no es dable calificar con daño patrimonial un contrato en ejecrición, el cuál ha sido necesario prorrogar de mutuo acuerdo entre la Cámara de Comercio y el contratista, si bien los recursos se han desembolsado, ello no significa que se han perdido dado que existe suficiente evidencia de los avances que se han logrado en los últimos meses. Además, existen las pólizas expedidas por las compañías de seguro que no se han ejecutado precisamente porque se han pactado prorrogas.
Si el contrato ya se hubiese terminado de ejecutar y el software no estuviera en producción, estaríamos posiblemente ante una situación de detrimento, pero faltaría agotar la ejecución de las cláusulas de incumplimiento previstas en el contrato y la vinculación de las aseguradoras.
De esta manera, en la actual etapa de ejecución del contrato no se puede hablar de daño patrimonial, dado que no está probada la lesión del mismo, representada en perdida, menoscabo o disminución y menos ocasionado por acción u omisión en forma dolosa o culposa como lo contempla la ley.
Consideramos que la intervención de la auditoría de la CGR en este contrato que se encuentra en ejecución, se enmarca dentro del esquema de control previo que existía antes de la Constitución de 1991 y no de un control posterior y selectivo como corresponde en virtud de lo dispuesto en las normas sobre control fiscal".
Estado de avance a la fecha de la Auditoría realizada por la Contraloría General de la República.
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CONTRALORÍA
De acuerdo con informe presentado por la Dirección de Tecnología de la Información de la Entidad a fecha 19 de septiembre de 2018, se tiene que efectivamente la ejecución del contrato No. 0129 de 2017 se encuentra en un 46%, lo que equivaldría a la ejecución real financiera del contrato por valor de cuatrocientos treinta y dos millones ochocientos noventa y ocho mil doscientos pesos NI/Cte ($442.518.160), lo que inicialmente permitiría desvirtuar la afectación al patrimonio público por el total del contrato.(Subraya y negrilla es nuestro).
Mecanismo empleado por la Cámara de Comercio frente a la responsabilidad del equipo técnico que acreditó estado de cumplimiento para realización de segundo y tercer desembolso.
Por lo anterior al finalizar el ario 2017 se encontró la necesidad de: Contratar a un profesional en Ingeniería de Sistemas para desempeñar la Dirección del área de Tecnología, quien efectuó evaluación' técnica de los avances reales arrojando que varios de los ítems previstos como completados no corresponden.
Se crea la Oficina de Control Interno frente a posibles inconsistencias en el área de Sistemas, razón por la cual - específicamente respecto del contrato en mención - se solicitó al área de Control Interno aperturar la investigación correspondiente en razón a que eventualmente se indujo al error por parte del Área de Tecnología e Información (2017) a la Secretaria General y demás dependencias involucradas.
(Anexo 1.2 Apertura de investigación número 08-18 radicado 201800005834) 1.3 Activación de póliza ante la Aseguradora.
Dadas las condiciones previstas en la ejecución del contrato, esta Entidad clarifica la afirmación realizada por el respetado equipo auditor en lo que refiere a que al mes de "agosto de 2018 no hay evidencia de reclamación ante la aseguradora", soportado en que como puede ser verificado, la Cámara de Comercio de Cúcuta efectuó "requerimiento circunstancial frente a potencial incumplimiento en la ejecución del contrato No. 0129 de 2017" a la Compañía de Seguros del Estado mediante comunicado No. 201800004304 de fecha 23 de agoste de 2018.
El comunicado se encuentra en el expediente del contrato e igualmente será anexo a este documento.
(Anexo 1.3 Comunicado a la aseguradora, radicado 201800004304 del 23 de agosto de 2018)
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CONTRALORÍA
1.4 Requerimiento al CONTRATISTA a efectos de constituir un depósito a título de garantía equivalente al 30% del valor del contrato como requisito para la oportunidad de continuar la ejecución contractual.
De acuerdo al zerirniento realizado por la Dirección de Tecnología de la Información y dado que el CONTRATISTA mediante comunicado No. 201800009289 solicitó la ampliación del contrato hasta el 30 de diciembre de 2018, la Cámara de Comercio de Cúcuta en aras de alcanzar el objeto contractual para el cual fue previsto de acuerdo a la necesidad presentada, condicionó tal hecho (mediante comunicado No. 201800004508) a que el contratista consigne a título de depósito en garantía la suma equivalente al 30% del contrato so pena de continuar el trámite ante la Aseguradora e iniciar el proceso ante Tribunal de Arbitramento por incumplimiento contractual.
Por lo anterior, se presenta a la fecha ya se tiene suscrita el acta modificatoria -disponible en el expediente - por las partes en que se determina:
La ampliación en tiempo hasta el 31 de diciembre de 2018.
El término de diez (10) días para el reembolso del depósito a título de garantía que equivale al 30% del valor total del contrato.
La asignación de personal en sitio por parte del CONTRATISTA - conformado por cinco ingenieros - quienes estarán sobre directa supervisión por parte del área de TI de la Entidad.
A la fecha ya se encuentran ampliadas las pólizas por el término contractual.
A lo anterior el CONTRATISTA aceptó mediante comunicado con radicado No. 201800009422, como puede ser cotejado en acta modificatoria número 03.
En el expediente del contrato No. 0129 de 2017 ya se encuentra acta modificatoria suscrita por las partes con la respectiva ampliación de pólizas.
(Anexo 1.4 Acta modificatoria número 03 del contrato 129
Activación de la cláusula penal por vía judicial.
Igualmente, señala en su informe de observaciones que no se ha hecho efectiva la cláusula penal siendo que dadas las condiciones del contrato su declaratoria
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:O)
CONTRALORÍA
depende de la declaratoria de incumplimiento por parte de autoridad judicial que así lo estime constituyéndose como una tasación anticipada de perjuicios que deberá ser analizada frente a una mayor afectación patrimonial en contra de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Por lo que si bien es cierto a la fecha no se ha hecho efectiva, eventualmente en el proceso arbitral y luego de un análisis de perjuicios reales, EL CONTRATISTA podrá ser destinatario de tal sanción contractual en caso de'incumpliiniento de la ampliación acordada".
.• Análisis de respuesta:
La respuesta de la Cámara de Comercio no desvirtuó la observación por las siguientes razones:
En cuanto a que no se surte el debido Proceso y se ha concluido que exista un daño patrimonial, la Guía de Auditoria Financiera establece en el numeral "3.11 Comunicación de observaciones:
Se deberá comunicar a los responsables de la administración del sujeto de control las incorrecciones encontradas en forma de observaciones.
Con esta comunicación los responsables de la administración del sujeto de control tendrán la oportunidad de proporcionar al auditor información o explicaciones adicionales en relación con cada uno de las observaciones comunicadas para lo cual tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la comunicación."
Al trasladar la observación mediante oficio 2018EE0111400 de 17-09-2018 con recibido de la Cámara 201800009787 del 17-09-2018, se está cumpliendo el procedimiento establecido para la estructuración de la observación es decir el debido proceso señalado en la Guía de Auditoria Financiera.
En el contrato 129 de 2017, se verifican los pagos efectuados en la vigencia 2017 que corresponden a la vigencia de la Auditoria Financiera y frente a estos pagos del 95% es que se efectúa la verificación del cumplimiento de las actividades contratadas y pagadas y se estructura la observación; es decir se hace un control posterior a los pagos efectuados en la vigencia auditada y que afectaron la ejecución de los recursos indicando que se genera un detrimento patrimonial por $913.896.200, al efectuar pagos por actividades no ejecutadas.
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CONTRALORÍA
En la respuesta de la Cámara a la Observación se indica que "De acuerdo con informe presentado por la Dirección de Tecnología de la Información de la Entidad a fecha 19 de septiembre de 2018, se tiene que efectivamente la elocución del contrato No. 0129 de 2017 se encuentra en un 46%, lo que equivaldría a la ejecución real financiera del contrato por valor de cuatrocientos treinta y dos millones ochocientos noventa y ocho mil doscientos pesos M/Cte ($442.518.160) lo que inicialmente permitiría desvirtuar la afectación al patrimonio público por el total del contrato. (Subraya y negrilla es nuestro)
De otra parte se consideró el Requerimiento al CONTRATISTA a efectos de constituir un depósito a título de garantía equivalente al 30% del valor del contrato como requisito para la oportunidad de continuar la ejecución contractual, la cual quedó incluida en la cláusula segunda del acta modificatoria 3 del 05-09-2018 donde se indica el valor del reembolso de $288.598.800 con un plazo de 10 días siguientes a la suscripción del acta la cual es del 05-09-2018 y a la fecha de la respuesta de la entidad 24-09-2018 no se acompañó el soporte del reembolso y a la fecha de la validación el 28-09-2018 no se había efectuado.
Las actuaciones adelantadas por la Cámara de Comercio, respecto al cumplimiento del objeto contractual se iniciaron en la vigencia 2018, dentro de las que se encuentra, la activación de la Póliza ante la aseguradora con radicado 201800004304 del 23-08-2018, en el cual se evidencia el incumplimiento del objeto contractual; como se indica en el mencionado oficio, así "Lo anterior teniendo en cuenta que el objeto contractual en sí mismo (y sus documentos precontractuaies) permiten deducir que éste es completamente indivisible, dado que el interés de la Cámara de comercio tal como se proyectó en el contrato es el suministro, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de la licencia a partir de la propuesta presentada por EL CONTRATISTA, situación que a la fecha no ha sido posible más allá de la buena fe y los esfuerzos adicionales realizados por la Entidad para su ejecución." (negrilla es nuestra).
Si bien es cierto que el contrato se encuentra en ejecución hasta el mes de diciembre de 2018, esto se debe a las prórrogas que se han efectuado las cuales superan el 400% del Plazo inicialmente establecido en el contrato.
Sin embargo, el valor cancelado al contratista en la vigencia 2017 por $913.896.200 que equivale al 95% del valor total del contrato, se mantiene como presunto daño y no se puede fraccionar al 46% de la ejecución real financiera del contrato por $ 442.518.160 como lo indica la Cámara en su respuesta por cuanto las actividades ejecutadas hasta el momento no han permitido que entre en
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producción el Software PowerFile SGD-BPMN-ECM, que constituye el objeto contractual.
A su vez, al efectuar la consulta de antecedentes disciplinarios del Contratista SISCORP de Colombia SAS, identificado con el NIT 9000831048, el 20-09-2018 se observa que la empresa tiene una inhabilidad para contratar con el estado desde el 27-10-2017 hasta el 26-10-2022 por la Causal de declaratoria de caducidad del Contrato, la cual ya se encuentra al consultar en el RUES de la empresa.
Se realizó enlace con el funcionario de responsabilidad fiscal, de acuerdo con el acta No. 27 del 21-09-2018, en la cual señala: "Una vez analizados los hechos presentados, se considera por parte del experto en Responsabilidad Fiscal, que la observación contiene un daño cierto, actual y real, y que se encuentra bien analizado, estructurado y probado, en consecuencia, no se realiza acotación alguna.
Hallazgo No. 2. Reporte información contractual en SIRECI (A-00
Criterio
La Cámara de Comercio de Cúcuta, debe reportar a la Contraloría General de la Republica a través del SIRECI, la información contractual efectuada con recursos públicos de conformidad con la Resolución 7350 de 2013.
Fuente de Criterio
Ley 42 de 1993, sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen.
La Resolución Orgánica 7350 de 2013, Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (SIRECI), para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes ala Contraloría General de la República.
Código de Comercio Artículo 88. Control y vigilancia de recaudos. La Contraloría General de la República ejercerá el control y vigilancia del recaudo, manejo e inversión de los ingresos de las cámaras de comercio, conforme al presupuesto de las mismas, (previamente aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio).
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CONTRALORÍA
4- Condición
Confrontada la relación de contratos y órdenes de servicio y/o compra allegados al equipo auditor correspondientes a la vigencia 2017; frente al reporte presentado por la Cámara de Comercio de Cúcuta en el SIRECI correspondiente a la información contractual de la vigencia 2017 con cortes a los trimestres de marzo-junio-octubre y diciembre, se observó lo siguiente:
Contratos reportados en el SIRECI, pero no en la relación de Contratos allegada al equipo auditor los cuales son referenciados con los números 8, 9,10, 67, 68, 72,77,127,128, E0,56.85,84,80,82,89,92,100,124,121-(code enero -junio) y los contratos 138 y 198 órdenes de servicio y/o compra No. 248, 253, 256, 259, 260 (reporte corte diciembre de 2017).
Contratos que están en la relación contractual pero no fueron reportados en el SIRECI, los cuales se referenciaron con los números 11, 12, 22, 24, 25,26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 43, 44, 45, 46, 49, 50, 51, 52, 73, 81, 83, 254, 262 y 270.
1- Causa
Lo anterior se debe a la inexistencia de controles que garanticen el reporte cierto y completo de la información requerida por la Contraloría General de la República.
1_ Efecto
Registros inexactos que dan lugar a estadísticas equivocadas y a interpretaciones erradas por parte de los Órganos de Control.
.1. Respuesta de la Entidad
Mediante Oficio 2018ER0099229 del 24-09-2018, la Cámara de Comercio de Cúcuta da respuesta a la Observación No. 2, trasladada mediante Oficio No. 2018EE00 del 17-09-2018.
Señala la entidad en su respuesta
"2.1 Contratos reportados en el SIRECI que no se encuentran en el consolidado contractual remitido.
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CONTRALORÍA
De acuerdo con la revisión realizada se encuentra que la mayoría de los contratos señalados en el informe generado corresponde a una imputación presupuestal de carácter privado (vgr. Intervalo contrato No. 8 - 72).
Para el caso particular del contrato No. 077 suscrito con COOGUASIMALES SERVICE SAS, se constituyó como un cruce de cuentas a partir de una acreencia que tenía el contratista con la Cámara de Comercio de Cúcuta por concepto de participación en EXPOGESTIÓN 2015 que responde a un carácter de imputación presupuestal privada, generando una confusión en lo que refiere a su registro en el SIRECI como recurso público.
Los restantes sí fueron reportados en el Sistema SIRECI -orno puede ser cotejado en los siguientes anexos:
Anexo 2.1 Copia de hojas de cálculo en Excel con destino a SIRECI en los meses de marzo, junio, octubre y diciembre de 2017
Anexo 2.2 Listado de contratos remitido.
2.2 Contratos no reportados en el SIRECI que se encuentran en el consolidado contractual.
Los contratos correspondientes al rango de 251 - 272 efectivamente se encuentran registrados en el SIRECI como puede ser verificado en Anexo 2.1 Copia de hojas de cálculo en Excel con destino a SIRECI del mes de marzo de 2017.
Los demás efectivamente no fueron reportados en tanto que su cuantía (por la naturaleza del objeto contractual) depende exclusivamente de la necesidad del servicio o suministro realizado por el contratista. Adicionalmente, es válido mencionar que de acuerdo con el funcionamiento del Sistema SIRECI éste no permite el cargue de información si las celdas no están diligenciadas, por lo que para efectos de contratos cuya cuantía dependiera de la necesidac del servicio o suministro, no fue posible su debida y oportuna actualización.
Ha sido siempre una directriz corporativa de la Cámara de Comercio de Cúcuta la transparencia en el manejo de la información y el cumplimiento estricto de las especificaciones legales aplicables a nuestros procesos / servir 'os, de tal manera aue, aun cuando el Estatuto de Contratación de la Entidad así lo prevé, como parte del Plan de Acción, los contratos denominados "globales" serán reconsiderados a fin de prevenir este tipo de eventualidades".
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CONTRALORÍA „„...
4. Análisis de !a respuesta por parte de la CGR
Respecto a los contratos reportados en el SIRECI que no se encuentran en el consolidado contractual remitido al equipo auditor, se mantiene lo observado de conformidad con los artículos 2 y 6 de la Resolución 7350 de 2013, por cuanto los contratos 8, 9, 10, 67, 68, 72, 77, 127, 128, 65, 66, 85, 84, 80, 82, 89, 92, 100,124, 138, 198. 248, 253, 256, 259, 260, que corresponden a recursos privados fueron incluidos en el reporte de SIRECI, luego b inconsistencia que se evidencia obedece a un error en el reporte de la información por parte de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
De otra parle, los contratos que están en la relación contractual pero no fueron reportados en el SIRECI, se mantiene la observación por cuanto los contratos que no fueron reportados corresponden a contratos de recurso público que superan los cinco salarios mínimos, sin embargo, se acepta la respuesta respectos a los contratos números 23, 251, 261,271 y 272 que se excluyen de lo observado.
Hallazgo No. 3. Retención en la fuente por rendimientos financieros; incapacidades médicas por cobrar. (A).
4- Criterio
El Control Interno Contable, es el proceso que bajo la responsabilidad del representante, así como de los responsables de las áreas financieras y contables, se adelanta en las entidades públicas o que manejen recursos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividad - propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y sean representación fiel de sus transacciones y ejecución de los recursos públicos a su cargo.
Implementar Control Interno Contable a las actividades financieras con recursos públicos, tiene el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible, además de promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable, se garantiza la generación y difusión de la información financiera uniforme necesario para el cumplimiento de los objetivos y de toma de decisiones.
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En conclusión, en control interno contable determina el grado de confiabilidad de la información financiera que emite la entidad.
1- Fuentes de criterio
- CDT 0128709 BANCO PICHINCHA - Oficio solicitud de apertura del CDT del 27 de septiembre de 2017 - Oficio 201800000448 del 31 de enero de 2018, solicitando la cancelación del
CDT No. 128709 - Comprobante detalle Retención en la fuente practicada y valor a pagar por
rendimientos financieros - Artículo 19 Estatuto Tributario, Contribuyentes del régimen tributario especial.
- Incapacidades empleados - Pagos de incapacidades por la Nueva EPS - Articulo 24 Pago de Prestaciones económicas, del Decreto 4023 de 2011 en su
Capítulo V Otras disposiciones - Procedimiento sobre el cobro de incapacidades - Decreto 3022 de 2013, por la cual se reglamente la Ley 1414 de 2009 sobre el
marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el grupo 2.
Sección 2 Conceptos y Principios Generales
Reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos Reconocimiento es el proceso de incorporación en los estados financieros de una
partida que cumple la definición de un activo, pasivo, ingreso o gasto y que satisface los siguientes criterios:
a) es probable que cualquier beneficio económico futuro asociado con la partida llegue a, o salga de la entidad;
b) la partida tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.
Fiabilidad de la medición El segundo criterio para el reconocimiento de una partida es que posea un costo o
un valor que pueda medirse de forma fiable. En muchos casos, el costo o valor de una partida es conocido. En otros casos debe estimarse. La utilización de estimaciones razonables es una parte esencial de la elaboración de los estados financieros, y no menoscaba su fiabilidad. Cuando no puede hacerse una estimación razonable, la partida no se reconoce en los estados financieros
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CONTRALORÍA
Condición.
C. Caso 1. Retención en la fuente por rendimientos financieros.
Los recursos públicos no están sujetos a retención en la fuente, así como las entidades sin ánimo de lucro •que administran recursos públicos no son contribuyentes del impuesto de renta. Es deber de todo administrador de los recursos públicos velar por los mismos y verificar que estos sean bien ejecutados y en el caso de las inversiones con estos recursos, que sus rendimientos sean liquidados y pagados conforme a lo pactado en cuentas de su misma naturaleza.
En la muestra tornada para analizar el saldo de la cuenta 134510 Intereses por rendimientoá financieros se tomaron 3 CDT que se encontraban vigentes a diciembre 31 de 2017, para verificar que los intereses por rendimientos financieros de dichos títulos valor hayan sido calculados, causados y cobrados correctamente.
- CDT 2272091 DAVIVIENDA - CDT 181469 CORBANCA - CDT 128709 PICHINCHA
Los CDT de Corpbanca y Davivienda con respecto a sus intereses fueron causados, registrados y cobrados correctamente, en cuanto al CDT del Banco Pichincha se observa una diferencia de $636.000 aproximadamente, entre el valor calculado de los intereses por rendimientos financieros a una tasa nominal del 6.32% con un plet3 de 122, con respecto al valor causado y cobrado al banco por este concepto.
En el título valor del banco Pichincha No. 0128709 qué fue entregado a la Cámara de Comercio por el banco al momento de apertura del CDT el 27 de septiembre del 2017, en la parte inferior del documento se visualiza claramente 5 casillas de las cuales 3 son de vital importancia para conocer de primera mano el plazo del CDT que para este caso es de 122 días, la tasa nominal anual de 6.317200% y la última casilla "valor intereses por periodo" por $15273.788,56, crucial para determinar al momento de recibo del título valor, si el banco ha liquidado correctamente los intereses de dicho CDT.
Valor CDT $743.189.301 X Tasa N. A. 6.32% = (46.969.564 / 360dias del año) X 122 días de inversión del CDT = $15.917.463 valor aproximado de intereses financieros.
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Con el anterior cálculo se puede determinar el valor futuro de los intereses por rendimientos financieros que el banco debe pagar al momento del vencimiento y cobro del CDT, por tanto, no es lógico que la entidad teniendo esta información en tiempo real al mismo momento en que hicieron entrega del título valor al área contable y/o financiera para su registro y custodia, no haya detectado que los intereses por rendimientos financieros estaban calculados incorrectamente.
Si al momento de recibir el título valor el responsable encargado de su registro y custodia no se hubiese percatado de dicho error por parte del banco, otra forma de determinar si el cálculo de los intereses por parte del banco era correcto es a través de la causación y registro contable de dichos intereses financieros, que al momento de finalizar el período o plazo de inversión, la suma de los intereses por rendimientos financieros causados durante dicho periodo de inversión deben coincidir con el valor pagado por el banco, y si llegasen a presentar diferencias, estas no deben ser significativas.
La Cámara anexa la nota emitida por el banco Pichincha al momento del vencimiento y la cancelación del CDT el 29 de enero del 2018 donde registra el valor retenido por el banco y el valor de los intereses financieros netos a pagar, y el oficio 201800006536 del 11 de septiembre de 2018 donde la Cámara informa con respecto al tema dicen textualmente "Adicionalmente informamos, en la carta de cancelación enviada por la entidad anexa al presente sa le informó al banco que, al realizar la cancelación de este, no debla aplicar retención en la Fuente, ya que no aplica para la entidad, por lo que el área de tesorería solicitó el reintegro telefónicamente sobre la información enviada que ya contenía la instrucción para no aplicar retención, anexamos carta de envío 20180000448 del 31 enero de 2018".
Revisado el oficio anexo 20180000448 del 31 enero de 2018, se observa en el oficio que no hay solicitud para que no le apliquen retención en la fuente al CDT No. 128709 que se está cancelando, en este oficio la Cámara solo dice que solicitan la cancelación del CDT No.0128709 y que el dinero sea distribuido una parte en un cheque por $$ 250.000.000 y que el saldo- del CDT que están cancelando junto con sus rendimientos financieros sea reinvertido en otro CDT por 150 días.
En el último párrafo de este oficio solo aparece la frase que dice "le recuerdo no aplicar retención en la fuente según documento anexo" frase que aparece en todos los oficios de solicitud de apertura de los CDT a los diferentes bancos y del cual el banco Pichincha no tuvo en cuenta. En este oficio no se evidencia en ningún momento que la Cámara haga referencia a la retención cobrada en el CDT
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CONTRALORÍA
que están cancelando y menos se evidencia que estén solicitando la devolución de dicho dinero.
El 18 de septiembre de 2018 fue consignado este valor á la cuenta de ahorros 6174 5424536 de Bancolombia configurándose un beneficio de control fiscal por $636.408, por parte de este proceso auditor, pues no hay evidencia documental que señale la gestión por parte de la Cámara para la recuperación de este valor retenido indebida,nente.
Son evidentes las debilidades de control interno contable en las transacciones financieras ya que el área encargada tenía conocimiento de este descuento indebido por parte del banco Pichincha desde el 29 enero del 2018 cuando solicitan la cancelación del CDT No. 128709 y la apertura de uno nuevo, sumando los rendimientos financieros, y más de 7 meses después de este evento no se había evidenciado el reintegro por parte del banco, ni la gestión por parte de la entidad para la recuperación de dichos dinero; En el nuevo CDT No. 820866 abierto con parte de los dineros del CDT anterior junto con los rendimientos financieros obtenidos, tampoco se evidencia que el banco haya incluido este reintegro.
Aunque el valor pendiente por solicitar reintegro por el descuento de retención en la fuente a los rendimientos financieros por parte del banco Pichincha, no es significativo en comparación a los valores invertidos en los CDT por parte de la Cámara, se resalta que es deber de todo empleado o entidad que administre dineros públicos, velar por el manejo adecuado de los recursos del Estado.
•: Caso 2. Incapacidades pendientes por cobrar de empleados.
En la cuenta por cobrar, deudores varios, aparecen registrados $15.023.031 que corresponden a incapacidades de empleados pendientes por cobrar, de cuyo valor se tomó como muestra para verificar el correcto y oportuno cobro de dichas incapacidades, los valores pendientes por cobrar a la Nueva EPS por $5.083.054.
En el cuadro cor,:-álidado de las incapacidades de los empleados afiliados a la EPS Nueva EPS entregado por la entidad, figuran incapacidades desde diciembre del 2016 hasta noviembre de la vigencia 2017, pero los pagos de dichas incapacidades parte de la EPS, se realizaron en algunos casos, hasta más de un año después de haberse generado la incapacidad, como es el caso incapacidad 4083219 de diciembre de 2016 cuyo pago fue realizado la Nueva EPS hasta el 19 de febrero del 2018; de las demás incapacidades de esta vigencia sólo se evidencia el aviso de pago por parte de la EPS partir del 28 de noviembre del
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2017, cuyo dinero ingresó solo hasta la actual vigencia, según documentos anexos, contraviniendo el articulo 24 Pago de Prestaciones económicas, del Decreto 4023 de 2011 en su Capitulo V Otras disposiciones, que dice que "El pago de estas prestaciones económicas al aportante, será realizado directamente por la EPS y EOC, a través de reconocimiento directo o transferencia electrónica en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles contados a partir de la autorización de la prestación económica por parte de la EPS ó EOC."
"La revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de prestaciones económicas se efectuará dentro de los quince (15) días hábiles etiguientes ala Solicitud del apostante".
Parágrafo 1. La EPS o la EOC que no cumpla con el plazo definido para el trámite y pago de las prestaciones económicas, deberá realizar el reconocimiento y pago de intereses moratorios al aportante, de acuerdo con lo definido en el articulo 4' del Decreto 1261 de 2002.
Parágrafo 2. De presentarse incumplimiento del pago de las prestaciones económicas por parte de la EPS o EOC, el aportante deberá informar a la Superintendencia Nacional de Salud, para que de acuerdo con sus competencias, esta entidad adelante las acciones a que hubiere lugar.
De acuerdo con la norma anterior el aportante o en este caso la Cámara de Comercio está en todo su derecho de adelantar la solicitud de cobro de intereses moratorios a las EPS que no paguen a tiempo el reconocimiento de dichas incapacidades, acción de la cual no se tiene evidencia que la entidad auditada haya adelantado trámite alguno de cobro por intereses moratorios a ninguna EPS por la demora tan extensa en el reconocimiento y pago de las incapacidades de sus empleados.
Se verifica entonces, el soporte documental qué son las incapacidades de los empleados de la nueva EPS, analizándose la fecha inicio de incapacidad y la fecha en que esta es recibida en la EPS de acuerdo con los datos plasmados en cada documento.
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CONTRALORÍA
Tabla No. 4 Incapacidades Nueva EPS 2017
Numero Incapacidad
Fecha Inicio Incapacidad
Fecha Final Incapacidad
Valor Causado
Días Incapacidad
Fecha Recepción
Incapacidad
transcurridos entre fecha
Días
incapacidad y de rece•ción
4083219 08/12/2016 22/12/2016 621.697
15 08/02/2018 60
3436802 23/12/2016 21/01/2017 941.426 30 22/03/2017 90
3436809 i_
22/01/2017 20/02/2017 878.664 30 22/03/2017 60
3436816 22/02/2017 23/03/2017 219.666 30 22/03/2017 30
3436816 MARZO 2017 368.859
3750263 18/05/2017 / 20/05/2017 49.044 3 07/09/2017 109
3678106 25/07/2017 28/07/2017 103.727 4
No se evidencia esta intcrmación
3750236 17/07/2017 19/07/2017 129.566 3 07/09/2017 50
3731830 22/08/2017 24/08/2017 906.959
3 25/08/2017 3
3994590 27/12/2017 29/12/2017 129.566
3 27/12/2017 0
3750232 07/08/2017 11/08/2017 73.772 5 07/09/2017 30
3935384 2F+^'2017 01/11/2017 586.762
11 28/11/2017 ó
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3935384 NOVIEMBRE 2017 73.346
SALDO PENDIENTE POR PAGAR EPS $ 5.083.054
Fuente: Equipo Auditor y Camara de Comercio
En el cuadro anterior se hace un análisis sencillo de la fecha en que inicia la incapacidad y por tanto se genera la obligación por parte de la EPS de pagarle a la Cámara estos valores, y la fecha en que la Cámara de Comercio recepciona dicha incapacidad a través de la plataforma virtual de la Nueva EPS.
Cómo se puede observar en la mayoría de estas incapacidades hay una diferencia de tiempo bastante amplia que va de 30, 50, 90 y hasta 109 días entre la fecha del hecho generador de la obligación y la fecha en que la entidad lo reporta a la EPS para iniciar el proceso del respectivo cobro.
Es obligación que todo trabajador que genere una incapacidad médica, informar inmediatamente a su entidad de trabajo por cualquier medio y más aún de hacer
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llegar a más tardar al siguiente día del hecho, el documento idoneo que acredite su incapacidad, por tanto el área encargada de recibir dichos documentos, talento humano o recursos humanos, tiene conocimiento de estos hechos en tiempo real para que proceda con el respectivo trámite de registro y traslado de estas incapacidades a las áreas y funcionarios competentes.
En el decreto 4023 del 2011 no se hace referencia a tiempos mínimos para poder Solicitar a través de su plataforma el cobro de incapacidades de trabajadores y menos hace mención que haya que acumular incapacidades si al trabajador afectado le prorrogan incapacidades, por lo cual no se evidencia cual es el motivo por el que la entidad auditada se demora tanto en recibir y hacer el cobro de la respectiva incapacidad.
Se analiza entonces, el procedimiento de cobro de incapacidades implementado por la Cámara para la vigencia 2017, donde se puede observar que no tiene establecidos tiempos máximos para cada etapa del procedimiento y además en el numeral 2. RADICAR LA INCAPACIDAD, dice que el trabajador incapacitado debe radicar a través del software de gestión documental, la incapacidad'entregada por el médico tratante, por tanto, si el trabajador incapacitado por su condición o falta de acceso a los medios tecnológicos, no puede ingresar la incapacidad al sistema, esta se retrasará.
Al ser el procedimiento de cobro de incapacidades tan amplio en sus tiempos de ejecución de sus actividades y procesos, genera que el cobro por incapacidades pendientes, tenga una rotación muy lenta de recuperación, por tanto, su saldo es alto.
4, Causa
Falta de un control interno contable eficiente y eficaz y autocontrol por parte de los funcionarios del área contable y financiera' Falta de procedimientos más puntuales en sus tiempos para evitar retrasos en sus actividades y más opciones que agilicen los procesos, como en el caso de los empleados incapacitados que según el manual de procedimientos deben ser ellos los que registren su incapacidad en el software de gestión documental, sin tiempo límite para ello ni opciones en caso de que su incapacidad le impida acceder al sistema de gestión documental.
4. Efecto
En relación con los intereses por rendimientos financieros retenidos indebidamente, existe un riesgo de pérdida de recursos por falta de gestión en el
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cobro de estas situaciones atípicas e información financiera errada ya que este valor debió estar en la cuenta 134510 Intereses por rendimientos financieros y no en la cuenta 135515101 Retención en la fuente.
Sobre las incapacidades, existe un riesgo de pérdida de los recursos no reclamados, porque existe retraso en el cobro de las incapacidades a las EPS y aumento significativo de cadera por este concepto.
Respuesta de la Entidad
Mediante Oficio 2018ER0099229 del 24-09-2018, la Cámara de Comercio de Cúcuta da respuesta a la observación trasladada mediante Oficio No. 2018EE00 del 17-09-2018.
Señala la entidad.
"3.1. Retención en la Fuente de CDT con Banco Pichincha
"En cuanto a la retención en la fuente indebida por rendimientos financieros, se trata de un solo caso, es decir no se trata de una situación generalizada, que a la fecha ya fue corregida por gestión de la Cámara de Comercio. En este sentido, no es dable concluir que existen fallas de control interno financiero por cuanto la entidad tenía conocimiento de la situación y adelantó las gestiones necesarias para corregirla.
En efecto, estos recursos ya se encuentran en la cuenta bancaria pública de la equidad, se anexa el comprobante de consignación y el registro contable de la cancelación del deudor por valor de $636.408 del 18 de septiembre de 2018."
3.2. Cobro de intereses sobre incapacidades médicas.
Sea lo primero precisar qué el procedimiento Cámara de Comercio respecto al cobro de las incapacidades de los empleados, cómo de la retención en la fuente de qué trata esta observación, se ajusta a la normatividad vigente cómo se explica a continuación y las posibles fallas que sean presentado no obedece a ausencia o falta de control interno contable como se indica ya qué de lo contrario no existiría evidencia sobre las actividades adelantadas por la entidad para corregir cada caso.
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De acuerdo con lo anterior, respecto a las incapacidades por cobrar se debe tener en cuenta qué se debe surtir un procedimiento para garantizar que se cumpla con los requisitos normativos, cuál exponemos a continuación:
1. Los trabajadores por su condición de incapacidad, en la mayoría de los casos hacen llegar los documentos de forma virtual.
2. Se requiere contar con los documentos en físico y originales en talento humano.
3. Para legalizar la incapacidad debemos revisar que cumplan con los requisitos mínimos que exigen las EPS para la transcripción de la mi-u-na, es decir, que estén con fecha inicial y final, que indique el diagnóstico, que aclare si corresponde a prórroga o no.
4. De encontrarse inconsistencia en la incapacidad, se devuelve al trabajador quien debe volver al médico y solicitar la expedición del documento correctamente.
5. Para efectuar el reconocimiento económico por concepto de incapacidades, la entidad debe esperar a que se haga efectivo el pago de la seguridad social del mes donde transcurre la novedad para realizar el cobro, aclarando que los pagos a la seguridad social se realizan mes vencido, para aclarar lo indicado por Ustedes "En cuanto a las incapacidades de los empleados pendientes por cobrar se evidencia que 10 incapacidades confirmarles con soporte documental 8 tienen retraso mínimo de 30 días en sus tiempos entre la fecha de inicio de la incapacidad y la fecha de recepción ante la EPS para su cobro"
De la muestra que se toma para verificar el correcto y oportuno cobro dichas incapacidades, en donde se informa un valor por cobra ala Nueva EPS con corte a diciembre 31 de 2017 de $5.083.054, informamos que a la fecha ya se encuentran cancelados estos valores en su totalidad.
De acuerdo con lo anterior, es claro los casos citados en la presente observación por la CGR, están debidamente controlados y no existen hechos anormales que pongan en riesgo el recaudo de los recursos.
Respecto a la muestra tomada en el cuadro "Incapacidades Nueva EPS 2017", es necesario aclarar lo siguiente:
- La incapacidad correspondiente al mes de marzo de 2017 por valor de $ 368.859, donde indican que no se evidencio documento de incapacidad, informo que corresponde a la misma incapacidad de No. 3436816 de la funcionaria Ingrid Viviana Barbosa Aparicio. Se fracciona el valor registrado en el sistema, debido a que la incapacidad afecta quincenas diferentes.
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- La incapacidad correspondiente al mes de noviembre de 2017 por valor de $73.346, donde indican que no se evidencio documento de incapacidad, informo que corresponde a la misma incapacidad No. 3935384 del funcionario Sebastián Sierra.
Se fracciona el valor registrado en el sistema debido a que la incapacidad afecta quincenas diferentes".
tt■ Análisis de la respuesta por parte de la CGR
Caso 1. Retención en la fuente Indebida.
Si bien es cierto que la situación se presentó una sola vez en la vigencia, como una situación atípica pues se evidenció que la Cámara de Comercio advierte a los bancos al momento de abrir un CDT, que no deben practicar retención en la fuente a los recursos invertidos, sí se evidencia fallas de control interno contable, debido a que la entidad sí tenía conocimiento del valor de la retención en la fuente indebida al momento del vencimiento de la inversión, 29 de enero de 2017, como lo afirma en la respuesta a esta observación, pero no se evidencia durante el periodo de enero 31 de 2018, fecha de conocimiento pleno de la situación, a el mes de agosto de 2018, fecha de inicio de la presente Auditoria Financiera por parte de la Contraloría, que la entidad haya gestionado la devolución de estos recursos frente al banco.
En la respuesta a esta observación, la entidad menciona como anexo el oficio con radicado 2018 00000448 del 31 de enero de 2018 y una consignación del banco Bancolombia por $636.408, adicionalmente, anexan la Nota Crédito 360 del 18 de septiembre de 2018, donde acreditan la cuenta 135515101 Retención en la fuente por $636.408 y su contra partida 112005105 Banco Pichincha por el mismo valor.
Con respecto al mielo de radicado 201800000448 del 31 de enero de 2018, como ya se había mencionado en la condición de la observación, en este oficio dirigido al banco Pichincha no se evidencia que la Cámara esté solicitando específicamente la devolución de los intereses financieros retenidos indebidamente cómo descuento por retención en la fuente, pues en el oficio se lee que la Cámara solicita la cancelación del CDT objeto de esta observación y especifica las condiciones nuevas para la apertura de un nuevo CDT; En el párrafo final de este oficio advierten al banco que no debe practicar retención en la fuente a estos recursos, pero este párrafo aparece en todos los oficios de solicitud de apertura de CDT dirigidos a los diferentes bancos con los que la Cámara de
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Comercio realiza estas inversiones y que el banco Pichincha omitió con el CDT No. 0128709.
Respecto de la consignación de Bancolombia del 18 de septiembre 2018 por $636.408, ratifica la falta de control interno observada por este equipo auditor ya que dicha consignación fue realizada después de haberse hecho á observación verbal al momento de la revisión y análisis de la información y después de la respectiva observación escrita comunicada a la entidad el 17 de septiembre del año.
Con respecto a la Nota Crédito 360 de fecha 18 de septiembre de 2018, donde acreditan la cuenta 135515101 Retención en la fuente por $636.408 y su contra partida 112005105 Banco Pichincha por el mismo valor, se evidencia que la entidad registró erradamente el valor retenido indebidamente por el banco Pichincha, pues, este valor de $636.408 fue registrado en una cuenta de anticipo de retención en la fuente y no en la cuenta 13451001 intereses por cobrar. como era la naturaleza de estos recursos que debían ser solicitados de vuelta, por tanto si es evidente las falencias en control interno contable, pues quien registró el débito en la cuenta 135515101 Retención en la fuente no tuvo en cuenta su error y el contador y/o responsable del área financiera tampoco verificó este registro.
Teniendo en cuenta que el valor de la retención por rendimientos financieros fue devuelta en su totalidad por el banco Pichincha, con fecha 18 de septiembre de 2018, se aceptan las explicaciones de la Cámara de Comercio de Cúcuta, en cuanto a que no hubo pérdida de recursos, presentando como evidencia la consignación del valor registrado en esta observación y se retira dicho valor, quedando validado como hallazgo la parte correspondiente de las debilidades del Control Interno Contable, por cuanto no se evidenció documentalmente gestión por parte de la administración ante el banco Pichincha, solicitando la devolución de dichos dineros antes del inicio de esta auditoria, presentándose un riesgo de pérdida del dinero por gestión ineficaz para recuperarlo, por consiguiente, el valor de $636.408, se configura un beneficio de control fiscal, como resultado de la consignación del banco Bancolombia y la respectiva nota contable.
Caso 2. Incapacidades pendientes por cobrar
Es del caso aclarar ala entidad que las fallas o debilidades de control interno no son la ausencia total de evidencias de las actividades adelantadas por la entidad si no de la inexistencia de controles o ya existentes, pero con debilidades, para que puedan garantizar que los procesos y procedimientos de las diferentes actividades se cumplan en tiempos idóneos, cumpliendo con la normatividad que ie aplican.
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Todas las entidades deben surtir el mismo proceso para el cobro de las incapacidades de sus empleados ante las EPS, es por eso que las entidades deben adaptar sus manuales de procedimientos para estar al día con las exigencias presentadas en sus diferentes procesos y la importancia de una participación activa de la oficina de control interno de cada entidad.
Con respecto al numeral 5 de la respuesta de la entidad, es conveniente consultar el artículo 24 del Decreto 4023 de 2011, donde establece las condiciones para el pago de las prestaciones económicas (incapacidades) por parte de las EPS, donde señala que a partir de la entrada en vigencia de este decreto, ya los apodarnos y trabajadores independientes, no podrán deducir de las cotizaciones en salud, los valores correspondientes a incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad y/o paternidad; por tanto no se entiende por qué la Cámara menciona en su respuesta que "la entidad debe esperar a que se haga efectivo el pago de la seguridad social del mes donde transcurre la novedad para realizar el cobro" si mediante este decreto se establece que para el cobro de dichas prestaciones a las EPS, se realicen por las cuentas maestras de recaudo a través de las paginas virtuales de cada una, no con el pago de la seguridad social a fin de mes.
La norma tampoco indica que haya que esperar a verificar si al paciente le van a prorrogar la incapacidad o no para el cobro.
La entidad hace aclaraciones con respecto a las incapacidades No. 3436816 y 3935384 de dos funcionarios, las cuales se tendrán en cuenta para modificar el cuadro Incapacidades Nueva EPS 2017.
Adicionalmente, la entidad al final de su respuesta a la presente observación acepta que, en el procedimiento de cobro de incapacidades, no se evidencian tiempos, comprometiéndose a actualizarlo conforme las normas y socializarlo a todo el personal.
Teniendo en cuenta la respuesta de la Cámara de Comercio de Cúcuta, se establece que aunque no se presentó daño al patrimonio del Estado, existe un riesgo latente por la gestión ineficaz en la recuperación de las cuentas por cobrar como en el caso de la retención practicada por rendimientos financieros por $636.408, valor que representa un beneficio de control fiscal, como resultado de la consignación del banco Bancolombia; ahora, en cuanto a la gestión ineficaz para el cobro de incapacidades de sus empleados, se valida como hallazgo.
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Hallazgo No. 4. Prestamos de recursos públicos a privado (A)
4- Criterio
Los recursos públicos tienen como principal objeto financiar planes, programas proyectos y gastos públicos relacionados con el objeto, que generen beneficios a las regiones del territorio nacional, por tanto, una ejecución de estos recursos con fines diferentes es un uso indebido de los recursos, así no causen daño al patrimonio, sobre todo si es para préstamos a terceros o sector privado, pues los recursos públicos no están destinados para esa clase de transacciones.
Fuentes de criterio
.- Decreto Ley 019 de 2012 RUES.
.- Procedimiento Instrumentos Financieros Deudores
á- Condición
Revisado el auxiliar de la cuenta 130505 Clientes Nacionales, tiene un saldo inicial de $40,741,072, y un saldo final por $ 14'758.269 que corresponden a los siguientes conceptos:
Tabla No. 5
NIT _._
Valor
79953812 5.169
860025614 6.779.000
890500513 140.800
890501734 600
892000102 6.887.500
900249301 945.200
14,758.269 Fuente: Cámara De Comercio de Cúcuta
Estos saldos corresponden a los Servicios Públicos prestados por todas las Cámaras de Comercio en las diferentes ciudades a través del RUES
Pero en el libro auxiliar de esta cuenta se reflejan unos movimientos registrados durante toda la vigencia, con unos conceptos que no corresponden a la naturaleza de la cuenta, ni al origen de los recursos que son públicos.
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CONTRALORÍA
Tabla No. 6
Fecha Concepto Valor Observación
07/09/2017 Radicado. 201700008264 Pago Realizado EG 32- CCcucuta
1.854.400 No es claro el concepto. pero sugiere un préstamo a privado de la cámara. devuelto el mismo mes
02/05/2017
Radicado. 201700001931 ajuste comprobante de egreso No. 47 privado del mes de marzo 2017-cccucuta
2.600.000 No es claro el concepto. pero sugiere un préstamo en el mes de marzo, a privado de la Cámara. devuelto en junio
28/06,9017
Cancelación descuento nomina 2 quincena mayo rad.536 d escuento Prima legal mes'de junio rad.6086 y descuento nomina primera quincena junio rad.6090
2.087.000
En la nota contable dice cancelación descuento nomina, pero también se observa que le realizan un préstamo al fondo de empleados con recursos públicos, el cual es devuelto al siguiente mes.
12/10/2017 Radicado RC. 201700009373 FT. DU 0023872 bono regalo presidente junta directiva
500.000
Se aprecia un préstamo de público a privado para cancelar el egreso 57 de octubre por un bono regalo. el dinero fue devuelto en noviembre
uente: equipo auditor
En las notas contables entregadas por la entidad, solicitadas como muestra por el equipo auditor, se puede observar que en la cuenta 130505 Clientes Nacionales, que registran préstamos de recursos públicos al sector privado por diferentes conceptos, $500.000 -realizado el 12 de octubre de 2017, al Fondo de empleados, el cual recibe recursos públicos descontados a los empleados como aporte a dicho fondo, cuya nómina se paga con, recursos públicos pues son empleados que ejercen las funciones de prestar todos los servicios públicos de la Cámara, pero no se entiende porque aparece un préstamo al Fondo de empleados por $2.087.000; y otras dos notas contables por $2.600.000 y 1.854.400 del 05 de mayo y el 07 de septiembre de 2017 respectivamente, cuyo concepto de desembolso no es claro, pero según los registros contables sugiere que recursos públicos está prestando a privado de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
También se revisó la cuenta 138095 Deudores Varios. Dentro de los movimientos que se observan en el libro auxiliar de esta cuenta se observan en promedio 180 movimientos débito o registros contables durante toda la vigencia auditada, con la descripción de "préstamo público a privado', por la suma aproximada $534.000.000, por conceptos tales como pago de nómina de la parte privada, aportes de parafiscales y de seguridad social de la parte Privada de la Cámara, pago de servicio ae celulares de la parte privada, anticipos por gastos de viaje-privado, sostenimiento del presupuesto aprobado recursos privados, abono tarjetas de crédito privado, gastos de transporte parte privada, aportes riesgos profesionales pasantes, adición recursos del presupuesto privado, valor inscripción
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Registros en las Notas Contables Cuenta 130505 Clientes Nacionales
CONTRALORÍA
olimpiadas nacionales Cámaras y otros conceptos que sólo dicen Préstamo de Público a Privado sin especificar más.
Aunque estos dineros han sido devueltos en corto tiempo y no se evidencia daño al patrimonio del Estado, durante el transcurso del período auditado, es de aclarar a la entidad auditada que estos recursos no están destinados para hacer préstamos a terceros así este tercero sea la misma Cámara de Comercio en su parte privada.
Es entendible que algunos gastos de la Cámara de Comercio de Cúcuta se reciben facturados a nombre de la entidad sin hacer distinción sobre la parte privada o pública por su misma naturaleza, como lo son las factcras del servicio de energía, acueducto o :nternet y los recursos para sus pagos deban salir de un lado y hacer el respectivo prorrateo de la parte pública y privada, pero no se entiende por qué con recursos públicos deben pagar nómina privada, líneas celulares, gastos de viaje de privado, sostenimiento del presupuesto aprobado recursos privados, abono tarjetas de crédito privado, gastos de transporte parte privada, aportes riesgos profesionales pasantes de la parte privada, adición recursos del presupuesto privado, valor inscripción olimpiadas nacionales Cámaras y otros tantos conceptos bajo la modalidad de préstamo de público a privado, si las actividades privadas de la Cámara deben ser rentables para cubrir sus propios gastos o solventarlos con créditos respaldados por su patrimonio privado.
1 Causa
Falta de un control interno contable eficiente y eficaz por parte de los funcionarios del área contable y financiera, para tener bien claro la separación en todos los sentidos de los recursos públicos de los privados que maneja la Entidad; Falta de procedimientos más puntuales donde se especifique los usos autorizados a los que se someten los dineros públicos.
Efecto
Riesgo de pérdida de recursos, información financiera poco acertada en cuanto a la utilización y empleo de los dineros públicos para fines de la nación.
Respuesta de la Entidad a la observación préstamos de re.-tirsos de públicos a privado.
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CONTRALORÍA
La Cámara de Comercio de Cúcuta, dio respuesta a la observación 4 el día 01 de octubre de 2018 „u:1 el oficio de radicado 201800004976 en cuatro (4) folios, una respuesta muy extensa, de la cual se tomará lo relevante con respecto ala observación comunicada.
"...Esta situación no se debe a la falta de un control interno eficiente y eficaz como se afirma, sino al tiempo prudencial que se requiere para realizar las devoluciones, no se trata de una política de la entidad de hacer préstamos de lo público a lo privado o al contrario o de cubrir costos de lo privado con lo público. Es importante tener en cuenta que ni técnica ni jurídicamente se trata de préstamos, para estos efectos se requiere la existencia de dos partes, que no es el caso de la Cámara de Comercio por tratarse de una y única persona jurídica.
Este tipo de situaciones obedecen a la naturaleza especial de las funciones que cumplen las Cámaras de Comercio y por consiguiente a los recursos que perciben. No obstante, tanto los recursos de origen público como los privados constituyen ingresos ordinarios de las Cámaras a la luz del artículo 93 del Código de Comercio, es decir que les pertenecen a estas entidades y se destinan para el cumplimiento de sus funciones, solo que la Contraloría General de la República tiene facultad para ejercer control y vigilancia sobre una parte de estos por determinación de la ley (Artículo 88 del Código de Comercio)..."
"...Ahora bien, también es pertinente señalar que no existe norma en el ordenamiento jurídico aplicable a las Cámaras de Comercio, que les prohiba el uso temporal de recursos públicos y/o privados para ejecutar gastos en cumplimiento de sus funciones. En este sentido, es dable utilizar los recursos de origen público de manera temporal para cubrir compromisos privados, que tal como lo afirma la (;)ntraloría General de la República..."
• Análisis de la respuesta por parte de la CGR
La Contraloría General de la Republica aclara que en ninguna parte de la observación comunicada se hace mención o afirmación sobre que la Cámara cubre costos de lo privado con lo público, la observación trata de dineros públicos prestados a la parte privada durante toda la vigencia 2017, como aparece escrito en los 180 registros débito en promedio del libro auxiliar de la cuenta 138095 deudores varios, 'PB- PRESTA MO A PRIVADO ó PB- PRES TAMO A", por tanto la Cámara si lo toma cono préstamo de dineros públicos a la parte privada.
La Contraloría reconoce a la Cámara de comercio de Cúcuta como una única persona jurídica con una naturaleza especial por la cual maneja recursos tanto
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públicos como privados, pero no les está permitido hacer unidad de caja con ambos recursos por razones que son bien claras para la Cámara ya que en su respuesta ratifican que ambos recursos se registran por separado contablemente en aplicación con las NIIF para Pymes y el artículo 2.2.2.43.2. Separación Contable del DUR 1074 de 2015, entre otras normas que así lo establecen.
Aunque estos recursos públicos son reconocidos como ingresos para las Cámaras de Comercio mediante el artículo 93 del Código de Comercio, esto no quiere decir que las Cámaras tengan la facultad para disponer de los recursos públicos que administra a su antojo, pues están regidos por normas que establecen su destinación específica en el cumplimiento de sus funciones legales y demás autorizadas por el gobierno y por tal motivo es que la Contraloría General de la República está facultada para ejercer control fiscal sobre ellos.
Si bien es cierto que no existe norma en el ordenamiento jurídico aplicable a las Cámaras de Comercio, que les prohíba el uso temporal de recursos públicos y/o privados para ejecutar gastos en cumplimiento de sus funciones, cómo lo afirma la Cámara de Comercio, utilizar recursos públicos para préstamos al fondo de empleados, pago de nómina de la parte privada, anticipos para gastos de viaje de la parte privada sostenimiento del presupuesto aprobado recursos privados, abono tarjetas de crédito, inscripción olimpiadas nacionales y bonos, entre otros conceptos registrados en la cuenta de deudores, no son funciones o no están dentro del cumplimiento de las funciones propias de la Cámara ejecutables con recursos públicos, Según El Artículo 86 Del Código De Comercio Y Capítulo 43 CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO DE LOS RECURSOS DE ORIGEN PÚBLICO CORRESPONDIENTES A LAS FUNCIONES REGISTRALES DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO, del DUR 1074 de 2015; más aún si las actividades privadas de la Cámara son rentables para cubrir sus propios gastos como se afirma en el oficio de respuesta, entonces no se entiende el objeto o finalidad de estos préstamos.
La Cámara aclara que en la cuenta 13809513 PB- PRESTAMO A PRIVADO, tiene saldo cero al final del periodo contable, lo cual se verifica y se ratifica pues el saldo que se menciona en la observación pertenece a otro concepto, por lo tanto se retira de la observación; también afirman que en la misma cuenta solo se registran 181 movimientos y no el promedio de 370 como se establece en la observación, por lo cual se vuelve a verificar el número de registros de movimientos débito en la cuenta 13809513 PB- PRESTAMO A PRIVADO, y efectivamente hay 180 registros débito en promedio, pues los otros registros son créditos, por tanto se modifica esta cantidad de registros, pero el valor de los préstamos por $$534.000.000 durante la vigencia se mantiene.
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Por último, la Cámara informa que tomará medidas para que el pago de nómina de la parte pública y privada se realice de forma separada y así manejar por separado los recursos como es el deber ser.
Desde que exista un buen control interno contable, aplicable tanto para la parte privada como para la parte publica de la Cámara de Comercio, los trámites administrativos para atender oportunamente las necesidades del servicio con ambos recursos, no tienen por qué cruzarse o utilizarse los recursos de un lado para cumplir con las exigencias del otro, por tanto, sí se evidencian debilidades en el Control Interno Contable de la entidad y por ende un riesgo latente.
Hallazgo No. 5. Consistencia de la información. (A)
1 Criterio
La Cámara de Comercio de Cúcuta debe diligenciar correctamente los formatos diseñados para cada actividad que realicen.
k Fuentes de criterio
Procedimientos implementados por la Cámara de Comercio de Cúcuta, para el área de compras. Manual de Contratación de Bienes y Servicios la Cámara de Comercio de Cúcuta.
1 Condición.
Al realizar la verificación del procedimiento de contratación, compra y/o prestación de servida_ se observaron deficiencia en los registros, como se indica a continuación
Tabla No. 7 Orden de Compra v Prestación del servicio
No. De Orden Observación
21 -89- 92- 103- 174 La certificación del recibido de los elementos adquiridos se realiza
219- 240 mediante un aprobado en el sistema, sin dejar evidencia de la confrontación de las características contratadas y adquiridas.
- 174 240 Inexistencia de la certificación de entregas de bienes a los funcionarios de la Cámara.
Elaboro Equipo auditor
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- Contrato 054 de enero 30 de 2017
La Cámara de Comercio de Cúcuta suscribió el contrato 054 de enerc 30 de 2017. cuyo objeto fue "Suministro de 11 Computadores y 9 Portátiles" y en el documento Términos de Referencia Técnicos radicado con el número 000000353199 del expediente de este contrato, se establece como una de las características de los PC el chasis USFF (Ultra Small Form Factor), componente que sirvió para calificar propuestas recibidas según lo visto en el documento Cuadro Comparativo de radicado número 000000362036, sin embargo, se termina contratando la adquisición de los computadores con una característica diferente, sin que exista soporte alguno de este cambio, contrariando el Principio de Transparencia del Manual de Contratación de Bienes y Servicios acogido por la Cámara de Comercio de Cúcuta.
- Contrato 020 de 2017
La Cámara de Comercio de Cúcuta suscribe el contrato 020 el 18 de enero de 2017 con el objeto de realizar renovación de los licenciamientos de Microsoft, el alcance del objeto es 146 licencias Office 365 EntE3, 15 licencias Office 365 Enterprise E3 - por 3 meses y 23 licencias ExchOnline Plan2 y el Valor pactado en la Cláusula 23 se estableció $112.285.907 M/CTE; aclarando que en el documento "Términos de Referencia" se indicó que el valor total de la propuesta deberá presentarse en pesos colombianos, la cual no podrá exceder bajo ninguna circunstancia del valor aprobado para cada sector incluido el IVA. Para efectos de los proponentes extranieros, estos deberán igualmente presentar la propuesta en pesos colombianos. Subrayado fuera de texto.
Además, el documento "Concepto Técnico" de radicado 201700000207 cita el mencionado cuadro comparativo (radicado con el número 000000361300) de propuestas para el licenciamiento requerido manifestando que el valor ofertado por SoftwareOne es superior en $1.944.755,76 con respecto al presentado por el Proveedor que ofertó el menor valor para la renovación de las licencias. pero que no es representativo en comparación con los valores agregados ofrecidos por SoftwareOne. Adicionado a lo anterior, en los documentos previos del contrato no se registra como criterio de selección la presentación de valores agregados; esto transgrede el Principio de Transparencia del Manual de Contratación de Bienes y Servicios acogido por la Cámara de Comercio de Cúcuta. (Subrayado-es nuestro).
Así mismo, se establece como plazo del contrato 5 días hábiles, entre el 25 de enero de 2017 y el 31 de enero de 2017, según el acta de inicio, plazo que no se
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cumple como se observa en la facturación presentada por SaftwareOne y el acta de liquidación del contrato radicada con el número 201890004240 del 06/02/2018. Lo anterior sin que exista soporte de la prórroga.
Por otra parte, en el ítem 8 (Desarrollo Financiero del Contrato) del acta de liquidación radicada con el número 201890004240, suscrita el día 06 de febrero de 2018, se anota valor del contrato por $112.285.858, valor pagado al contratista por $112.588.914, saldo a favor del contratista por $303.056 y saldo a favor de la Cámara de Combycio por $0; saldos que son totalmente contrarios haciendo la operación aritmética.
Causa
Debilidades de control por parte de los funcionarios del área contable y financiera y los funcionarios encargados de la labor de supervisión.
)1, Efecto
Uso ineficiente de recursos, por el control inadecuado en las actividades realizadas.
Respuesta de la entidad:
Mediante Oficio 2018ER0105628 del 09-10-2018, la Cámara de Comercio de Cúcuta da respuesta a la Observación N° 5, trasladada mediante Oficio No. 2018EE0118590 del 02-10-2018.
Señala la Cámara en su respuesta:
Con relación a la observación relacionada con "...La certificación del recibido de los elementos adquiridos se realiza mediante un aprobado en el sistema, sin dejar evidencia de la confrontación de las características contratadas y adquiridas" nos permitimos manifestarles que la Cámara de Comercio de Cúcuta durante la vigencia 2018 coi sciente de tomar las medidas necesarias que le permitieran evidenciar la entrega y recibido tanto de los bienes y servicios incluyó en el procedimiento de "AF-COM-02 Gestión de compras de bienes y servicios" como control la solicitud por el área de compras al proveedor de la elaboración del "acta de entrega" con el objeto de certificar el recibido de los elementos y servicios (se anexa procedimiento).
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Así mismo con relación ala "Inexistencia de la certificación de entregas de los bienes a los funcionarios de la Cámara" se realizó una mejora al proceso para el recibido y verificación del producto mediante un formato de entrega al usuario final. Para el caso de la verificación de los bienes intangibles como las licencias, se planteó como punto de control, la emisión de un acta de instalación, junto con los respectivos soportes, por parte de T.I. al área de compras debido a que esta área es la responsable de ejecutar la instalación de dichos bienes.
Contrato 054
Con relación a la observación "...se establece como una de las características de los PC el chasis USFF (Ultra Small Form Factor), componente que sirvió para calificar..., sin que exista soporte alguno de este cambio...", nos permitimos informar que después de haber realizado la revisión de los equipos recibidos, la única diferencia radica en el tamaño de la CPU (diferencia estética en el producto) ya que el rendimiento y capacidad de los equipos es iaual FI requerido por la entidad tal como se aprecia en el siguiente cuadro, en el cual se detalla el comparativo de las características técnicas de los equipos de escritorio adquiridos, en donde se evidencia que las características y especificaciones de los equipos entregados corresponden a las requeridas en el contrato y también a los términos de referencia
En cuanto a la verificación física del equipo del serial D1L)<KC2, se adjunta fotos donde se evidencia el service tag del equipo pendiente por verificar. Ver Anexo
Contrato 083
1. Con relación a la observación, "La Cámara de Comercio de Cúcuta suscribe el contrato 083 de marzo 15 de 2017 cuyo objeto es rOutsourcing y Administración - Control de Impresiones", en el numeral 30 de la Cláusula Cuarta - Obligaciones del Contratista, se establece que el contratista (ICOMMERCE S.A.S.) suministrará el software web para monitoreo de las impresoras, ... Cláusula 2° Valor y Forma de Pago, menciona que el valor de las hojas impresas en el mes se calcula de acuerdo con el informe emitido por el software... ", nos permitirnos hacerles conocer las siguientes consideraciones:
2. En aclaraciones realizadas por el contratista, documento indexado en el expediente del contrato, con radicado 201700001997, la empresa ICOMMERCE hace mención de dos softwares disponibles para el uso de la CCC con el fin de realizar monitoreo y control a las impresoras, estos son: (1)
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Software Kyocera Net Viewer y, (2) Kyocera COMMAND CENTER, de los cuales se encuentra en uso el segundo en mención.
Respecto al software que el proveedor entrega a la Cámara de Comercio de Cúcuta, se aclara que es un "software web que permite monitoreo de impresoras" que ciertamente es utilizado en la Entidad desde el inicio del contrato, Software Kyocera COMMAND CENTER, para realizar dicho monitoreo el cual funciona desde de un portal web que llama a la IP de la impresora sujeta de control y el cual, a su vez permite observar y/o imprimir el contador de páginas de estado en el momento que se requiera para efectos de facturación del servicio.
3. De lo anterior hay soportes evidenciados por el ingeniero auditor de la Contraloría, quien pudo observar su uso en la revisión realizada in situ. De acuerdo con b anterior, y en virtud de la vigencia del contrato, se realizará la instalación del Software Kyocera Net Viewer en el equipo del Coordinador de Mesa de Ayuda y se realizará junto con el contratista ICOMMERCE la puesta en marcha de este, de acuerdo con la recomendación del auditor de la contraloría.
Orden de compra 92
Dando respuesta a las observaciones presentadas por el equipo auditor de la Contraloría General de la República con relación "...para adquirir un aplicativo para realizar el monitoreo y control de impresiones, que se le asigna a ICOMMERCE S.A.S., ...dentro de los que se encuentra la administración, control, monitoreo, recuento, restriceanes y reportes de impresión para todos los usuarios e impresoras de la Entidad", nos permitimos presentar las siguientes consideraciones:
1. El software fue configurado con integración del Directorio activo para adicionar los usuarios e impresoras del dominio al software para su control.
2. Para restringir los usuarios que pueden imprimir se creó un grupo de impresión llamado GPOIMPRESION en el directorio activo y se configuró en el software Papercute para que se trajera los usuarios que estaban en ese grupo de seguridad (anexo).
3. Para poder realizar un comparativo de los costos de impresión, se configuró en el Papertcute para cada impresora el valor de la hoja de impresión en negro y color de acuerdo con la tarifa establecida por el contrato de outsourcing.
4. Como restricción para contribuir con el ahorro en el costo por impresión se configuró para cada impresora la opción de ecoprint como predeterminado.
5. Como control de administración del tóner se configuró una alarma que llegaba al correo del supervisor cuando llegaba al umbral del 5%.
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6. A través del panel general del Papertcute monitoreaba periódicamente el comportamiento de las impresoras respecto a alarmas que presentaran.
7. Se anexan los informes enviados desde la Gerencia Administrativa y Financiera para la revisión y análisis de los controles de impresiones por usuario de cada gerencia.
Contrato 020
En lo relacionado a las observaciones del contrato número 20 en el punto "En el cuadro comparativo se estudian las propuestas de los oferentes se hace referencia a que el Contratista Software One para el licenciamiento E3 por 3 meses (SKU AAA-06227) ofrece como valor agregado 9 meses gratis para una licencia; situación que como se puede visualizar en la siguiente tabla es contraria . . .", hacernos las siguientes consideraciones:
1. Dentro del cuadro comparativo aparece la anotación de licencia gratuita por 3 meses, pero se debe a un error de transcripción al momento de la elaboración de este; dicha anotación no fue tenida en cuenta como criterio para la selección del contratista ya que en el concepto técnico no se menciona esta situación particular.
2. En la página 22 de la oferta presentada por Software One, que hace parte integral del contrato se menciona que para las 15 cuentas plan E3 a 3 meses, modelo CSP tenían una única condición y era permanecer con una cuenta durante el año y las demás se podían omitir. El precio ofertado fue por 3 meses.
Con respecto a la observación "Por otra parte, en las facturas de número 20096, 22490 y 23416 se observa el cobro del servicio Cloud Support Pack - Basic que no se encuentra registrado en el ALCANCE DEL OBJETO contractual, el cual no incide en el valor del servicio ofertado", en el expediente bajo el radicado 201790002056 se encuentra el "Acuerdo de voluntades suscrito entre las partes para el soporte en la nube de SoftwareOne para licencias por suscripción, según clausula segunda "no representa valor presupuestal alguno".
En relación a la observación "...el valor ofertado por SoftwareOne es superior en $1.944.756, con respecto al presentado por el Proveedor que ofertó el menor valor para la renovación de las licencias, pero que no es representativo en comparación con los valores agregados ofrecidos por Software One" respetuosamente nos permitimos manifestarles que al analizar la propuesta desde el punto de vista técnico se determinó que esta ofrecía no sólo la venta de un licenciamiento en particular sino que la Cámara de Comercio de Cúcuta tendría la oportunidad de
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acceder a webcast semanales con información actualizada sobre las últimas tendencias tecnológicas siendo el de mayor el Pyracloud, aplicativo que nos permitiría tener una mejor organización de los contratos de licenciamiento de diferentes fabricantes en un solo lugar, solicitar cotizaciones de manera directa para estimaciones de presupuestos, además esta plataforma correspondía a un desarrollo propio del oferente por lo que se sugirió técnicamente a la administración que la diferencia en precio, por el cual excede la propuesta en comparación con la más económica, no era representativo frente al gran beneficio de capacitaciones de las diferentes herramientas ofimáticas que se encuentran integradas en el Office 365 y demás relacionados en el informe técnico.
Finalmente, con relación ala observación "...en el ítem 8 (Desarrollo financiero del contrato) del acta de liquidación radicada con el número 201890004240 suscrita el día 6 de febrero de 2018, se anota valor del contrato por $112.285.858 valor pagado al contrista por $112.588.914 saldo a favor del contratista por 6303.056...", se menciona que una vez revisado el detalle de los pagos, estos corresponden a la necesidad de la entidad y a la descripción técnica del licenciamiento CSP. El saldo a favor de SoftwareOne, según acta de liquidación, corresponde al pago de cinco meses de licenciamiento como se puede apreciar en la factura de venta no. 23416 con radicado interno 201800002019. Este pago por suscripción resultaba obligatorio de acuerdo con los requerimientos técnicos de Microsoft los cuales fueron señalados en la oferta presentada (título 8, ítem 3) por el proveedor y la cual hace parte integral del contrato: "15 cuentas plan E3 a 3 meses, modelo CSP tiene una única condición y es permanecer con una cuenta durante el año las demás se pueden omitir, el precio ofertado es por tres meses''.
Análisis de la respuesta por parte de la CGR:
En la respuesta presentada por la Cámara de Comercio con relación a las órdenes de compra y o prestación de servicios 21 - 89 - 92 - 103 — 174 — 219 - 240 la Entidad acepta la observación y se estructura como hallazgo, en las mismas condiciones como fue presentada la observación.
Con relación al contrato 054-2017:
Con respecto a las características (chasis) de los equipos PCs se mantine lo observado por cuanto en la respuesta de la Entidad no se acompaña soporte que evidencie el cambio en las características del chasis planteadas en los términos de referencia técnicos de radicado 00000353199, en el cuadro comparativo de radicado 000000362036 en el ítem requerimientos mínimos se consideró el chasis USFF que hace parte estudios de los estudios previos, como también se
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contempla dentro de las obligaciones del oferente según el número 3.1 de los términos de referencia 000000353217; a pesar de lo anterior no existe soporte alguno de este cambio, contrariando el Principio de Transparencia del Manual de Contratación de Bienes y Servicios acogido por la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Se retira de lo observado lo relacionado con el portátil de serial D1 LXKC2 teniendo en cuenta que se adjuntó evidencia fotográfica del equipo en mención, evidencia que se reporta en acta de visita 2 fechada el 27 de septiembre de 2018.
Contrato 083 de marzo 15 de 2017
Se acepta la respuesta de la entidad y se retira de lo observado por cuanto se adjuntó evidencia de la existencia del Software command center y se hará la instalación del software Kyocera Net Viewer, por decisión de la Cámara y no por recomendación del auditor de la Contraloría como señala la entidad en su respuesta.
- Contrato 092
Se acepta la respuesta de la entidad y se retira de lo observado por cuanto los soportes allegados evidencian la utilización software Papercute, sin embargo, en el momento de la visita los cuatro funcionarios que atendieron la diligencia solo tenían conocimiento de uso de control de picos de consumo por usuario, como se indicó en el acta de visita de fecha 26 de septiembre de 2018 numeral 3 "Que reportes emiten y que control se lleva a cabo con este software".
- Contrato 020 de 2017
Se acepta la respuesta de la entidad respecto a los 9 meses gratis de licenciamiento y se retira de lo observado por cuanto en la verificación de la propuesta de softwareOne se discriminó que para las 15 cuentas plan E3 a 3 meses, modelo CSP tenían una única condición y era permanecer con una cuenta durante el año y las demás se podían omitir y al cuadro comparativo radicado con el número 000000361300, del expediente de este contrato, con el que se estudian las propuestas de los oferentes, por cuanto obedece a un error de transcripción al momento de su elaboración, ya que no fue tenida en cuenta como criterio para la selección del contratista.
Respecto a los valores agregados ofrecidos por SoftwareOne, la respuesta de la entidad no desvirtúa lo observado por cuanto estos no fueron considerados como
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criterio de selección en los términos de referencia y esto contraria el Principio de Transparencia del Manual de Contratación de Bienes y Servicios acogido por la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Con relación al pi. ,:o y valor y forma de Pago la entidad no desvirtúa lo observado por cuanto se presentaron variaciones por la suscripción a un servicio de mantener una licencia y permanecer con una cuenta durante el año, sin que exista soporte de la prórroga.
En lo que tiene que ver con el ítem 8 (Desarrollo Financiero del Contrato) del acta de liquidación radicada con el número 201890004240, suscrita el día 06 de febrero de 2018, la respuesta dada por la entidad no desvirtúa lo observado, por el contrario en los pagos efectuados al contratista por valor de $112.658.687, son diferentes al consagrado en el acta de liquidación por $112.588.914, sin embargo respeto a el saldo a favor del contratista consagrado en el acta de liquidación la entidad en su respuesta explica que corresponden al pago de cinco meses de licenciamiento, por el requisito obligatorio por parte de Microsoft para venderle el plan E3 a tres meses requerido por la Cámara, el cual no fue previsto por la entidad en el contrato pese a que en la oferta el contratista lo indicó.
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2 692 431 243 93 7 077.291 345 55
2 539 273 232 t -,
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CONTRALORÍA ,.,
3. ANEXOS
3.1 ESTADOS FINANCIEROS
ISTADO DE 511-UALICN FINANCIERA- PUBLICO CAMARA DE COI.ICRCIO bE CP:COTA
POR LOS PERIODOS TEHMIINAD SA Ole 31 DE 2117 Y 2016 eCrIral 52 pret.:311766n peses 2331tRoblor102/
C. e. 0.3 2.0 3- 6,317
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CONTRALORÍA
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3.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS
Para la vigencia 2017, la ejecución y cierre presupuestal de la Cámara de Comercio de Cúcuta, según reportes de la administración, se establecieron las siguientes cifras, las cuales se tuvieron en cuenta en el desarrollo de la presente actividad:
Los recaudos de los ingresos públicos para la vigencia 2017 fueron del orden de $11.862.443.317, representando un recaudo efectivo del 102,70%, del presupuesto definitivo, en su composición general. La ejecución del Registro Mercantil fue del 101,99%, del Registro de Proponentes fue del 100.87% y el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro- ESAL del 93.57%, como se registra en la siguiente tabla:
Tabla No. 9 Presupuesto de Ingresa Públicos 2017
Presupuesto Concepto Definitivo Ejecución Saldo
Ejecución
Operacionales 11.269.271078 11.224.891.528 44.383.550 9/61%
- Registro Mercantil 1821175.158 0.017291370 -196.118.212 102,00%
- Registro de Proponentes 680.578/00 686.489400 -5.911.400 10087%
- Registro de Esal 403.840.000 377.864.400 25/75.600 93,57%
- Conciliación y Arbitraje 121.008.000 129.944.543 -8.936.543 10729%
- Capacitaciones 50.500.000 10.730.400 39.769.600 21,25%
- Registro Operadores de Libranza 1.773.920 2.253.900 -479.980 127/6%
- *PB- Libro. Cúcuta a través de la Fotog.4 Edición 300.000 215.515 84.485 7184%
- Otros Ingresos Operacionales 190.000.000 0 190.000.000 0,00%
No Operacionales 281.026.000 637,55 789 356.525.789 226,87%
Total Ingresos Públicos 550,301.078 11.862443117 -312.142.239 102,70%
Fuente: Informe Ejecución Presupuestal de ingresos- vigencia 2017, Cámara de Comercio Cúcuta. *PB Público
Para la vigencia 2017, el gasto público de la Cámara de Comercio de Cúcuta tuvo una ejecución $10.306.720.435 equivalente al 92.10% del presupuesto definitivo
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de $11.191.065.989. Los gastos operacionales de administración o funcionamiento tuvieron una ejecución del 93.56% y los No operacionales la ejecución fue de 85.54%, como se visualiza en la siguiente tabla:
Tabla No. O Presupuesto de Gastos Públicos 2017
Concepto Presupuesto Definitivo
Ejecución Saldo Ejecución
Funcionamiento 9.150.653.509 8.561.381.579 589.271.930 93,56%
Gastos de personal 5.647.347.227 5.530.902.467 116.444.760
97'94%
Gastos generales 3.503.306.282 3.030.479.112 472.827.170
86 50% '
Transferencias corrientes O O
INVERSIÓN 2.040.412.480 1.745238.856 295.073.624
85,54%
Total gastos públicos 11.191.065.989 10.306.720.435 884.345.554 92,10%
Fuente: Informe Ejecución Presupuestal de Gastos-vigencia 2017. Cámara de Comercio Cúcuta. •
3.3 BENEFICIO DE CONTROL FISCAL
En el desarrollo de la auditoría se obtuvo un beneficio de control fiscal, por concepto de intereses por rendimientos financieros, donde el Banco Pichincha reconoció y pagó $636.000, a favor de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
3.4 RELACIÓN DE HALLAZGOS, AUDITORIA CCC 2017
No. Hallazgo Connotación
A D F P O
1 Cumplimiento objeto contractual X X X
2 Reporte información contractual en SIRECI X
3
4
Retención en la fuente por rendimientos financieros: incapacidades médicas por cobrar Préstamos de recursos públicos a privado X
5 Consistencia de la información X
Total hallazgos 5 1 1
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