cap 4 como ejecutar un evento o una expocicion
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Ponentes Magistrales y de mesas de
trabajo10
Planificación del hospedaje11
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Estrategia de difusión en los medios de
comunicación12
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Difusión atreves de correo directo y
publicidad impresa13
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Invitación de representantes de los
medios14
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Diseño y elaboración de impresos y
materiales15
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Determinar el personal necesario para el
buen desarrollo del evento16
Reclutamiento, selección y capacitación 17
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Capacitación del comité organizador y
personal de apoyo 18
Determinar el material necesario para el
desarrollo del evento19
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Determinar el equipo necesario para el
desarrollo del evento20
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DURANTE EL EVENTO
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40 - Asignacion y traslado a hoteles
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a) Asignar participantes en los transportes
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b) Asignar participantes en los hoteles
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c) Distribuir habitaciones
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41 – distribucion de hoteles a los participantes, ponentes, invitados y
representantes de los medios de comunicacion.
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• A) asignar hoteles y habitaciones.
• B) asignar numero de personas por cuarto
• C) Entregar habitaciones a ponentesmagistrales, de mesa, invitados especiales, participantes y medios de comunicacion.
• D) Entregar habitaciones para el comiteorganizador, edecanes y personal de apoyo.
• E) informar sobre la siguiente actividad
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42 – Resepcion de modulos de registroy centros de informacion y control
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a) Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las
funciones del modulo
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b) Instalar al personal responsable de cada modulo
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43 – Realizacion del coctel de bienvenida
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a) Definir local o salon
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b) escenografia
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c) Programa del coctel
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d) Alimentos y bebidas
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e) Grupos musicales
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f) Espectaculos
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g) Recepcion de participantes
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h) Palabras de bienvenida
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44 – Realizacion de la inauguracion
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a) Definir recinto
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b) escenografia
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c) Lista de invitadosc
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d) Distribucion de salon
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e) Programa de inauguracion
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f) Discursos
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g) Boletines de prensa
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45 – implantacion del programageneral de actividades
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4a) ponencias magistrales
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b) Ponencias de mesa de trabajo
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c) Eventos sociales culturales
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d) Rueda de prensa
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e) Reuniones especiales
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f) acompañantes
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46 – Recopilacion de concluciones
47- clausura de evento
48 – Evento social de despedida
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49 – Elaboracion de la memoria
50 – traslado de hoteles a mediosde trasporte
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Lista de seguimientos para realizar unaexpocion
1. Definir lema2. Definir objetivos3. Pronosticar la asistencia de expositores y visitantes4. Definir lugar sede y contratar el lugar5. Elaborar presupuesto6. Contratar equipo administrativo, personal tecnico7. Definir el sistema de registro8. Definir el diseño del modulo9. Diseñar y elaborar escenografia10. Definir e numero nde modulos11. Contruir y distribucion de mudulos12. Establecer el precio por metro cuadrado13. Identificar el mercado potencial14. Elaborar un plan de difusion15. Desarrollar estrategia y campaña de ventas16. Diseñar y elaborar el folleto promocional17. Contratar servicios especiales18. Firmar contratos con expocitores19. Entregar modulos
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20- Hacer preparativos parainauguracion y clausura21 - Demontar,empacar y embarcar los modulos22 - Realizar el pago total de la renta
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Eventos internacionales
1. Tramites generales2. Contratar personal bilingue , equipo de traduccion3. Traducir las ponencias magistrales4. Invitar alos medios de comunicacion5. Atencion a ponentes e invitados