Ventas y Distribución – SDGestión de Ventas y Distribución en SAP

Estructura Organizativa

Sociedad CO

La sociedad CO es la unidad organizativa centralizada del componente Controlling (CO). La sociedad CO se utiliza para realizar la contabilidad de costes.

Las contabilizaciones se envían de Gestión financiera a Controlling. Durante la contabilización, se pueden especificar imputaciones adicionales relevantes para la contabilidad de costes (por ejemplo, el centro de coste o el pedido interno). Debe asignar una sociedad CO a su sociedad para asegurar que estos datos se envían a Controlling para su tratamiento posterior en la contabilidad de costes.

Área de Ventas

SD está organizado según la organización de ventas, el canal de distribución y el sector. El área de ventas es una combinación de estas tres unidades organizativas.

Organización de Ventas

Una organización de ventas es responsable de la venta y de la distribución de mercancías y servicios.

Representa la unidad de ventas como una entidad jurídica. Se encarga de las garantías del producto y de otros derechos a recursos, cada operación comercial se procesa dentro de una organización de ventas.

A cada organización de ventas se le asigna una sociedad concreta para la que usted introduce toda la información detallada de finanzas de la organización de ventas.

Canal de Distribución

El canal de distribución es el canal a través del cual los materiales o los servicios vendibles llegan a los clientes. Los canales de distribución típicos incluyen las ventas al por mayor, al por menor y contra almacén.

Dentro de una organización de ventas se puede suministrar a un cliente a través de varios canales de distribución.

Se puede asignar un canal de distribución individual a una o varias organizaciones de ventas.

Sector

Pueden definirse para la agrupación de productos, es decir, crear sectores para una amplia gama de productos.

Oficina de Ventas

Una oficina de ventas puede considerarse como una subsidiaria y se encarga de establecer el contacto entre la empresa y el mercado regional.

Grupo de Vendedores

El staff de una oficina de ventas puede subdividirse en grupos de vendedores Los grupos de vendedores se asignan a las oficinas de ventas

Vendedores

En el registro maestro de personal, asigne el vendedor a la oficina de ventas y al grupo de vendedores.

Estructura Relacionada con MM

Centro

Es un lugar en el que se producen materiales o se suministran entregas y servicios Un centro puede subdividirse en almacenes, que permiten la clasificación del stock de

materiales según los criterios predefinidos (por ejemplo, aspectos de planificación de almacén y de necesidades).

o Como centro de emplazamiento, incluye los objetos de mantenimiento que están espacialmente ubicados en este centro. Las medidas de mantenimiento por realizar están especificadas dentro de un centro de planificación de mantenimiento.

o Como un comercio o emplazamiento de ventas al por mayor, éste hace que los artículos estén disponibles para distribución y ventas.

Almacén

Es una unidad de organización que permite la diferenciación de stocks de material en un centro

Se pueden asignar diferentes almacenes a un centro. De todas formas, sólo se puede asignar un almacén por centro a un número de almacén.

Los almacenes asignados a diferentes centros pueden gestionarse bajo el mismo número de almacén. En este caso también puede asignarse únicamente un almacén por centro a un número de almacén.

Puesto de Expedición

Se encarga de la programación y la gestión de entregas a los clientes, además de las entregas de reaprovisionamiento de sus propios almacenes.

Una entrega siempre es realizada por un único puesto de expedición.

Puesto de Planificación de Transporte

El puesto de planificación de transporte es una unidad organizativa de Logística, que se ocupa de la planificación y el tratamiento de las actividades de transporte.

Datos Maestros de Clientes

El maestro de cliente incluye todos los datos necesarios para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente.

Con el fin de actualizar los datos generales en el maestro de clientes correspondiente a comercial y a contabilidad, los campos de datos se agrupan en varias etiquetas.

Los datos generales se actualizan independientemente de las unidades organizativas. Para el tratamiento del pedido de cliente, necesita las funciones del interlocutor

obligatorias: Solicitante, Destinatario de las mercancías y Destinatario de factura.

Datos Maestros de Materiales (Integración con MM)

El maestro de materiales contiene información sobre todos los materiales que una compañía suministra o fabrica, almacena y vende. Es la fuente principal de datos específicos de los materiales para la empresa.

Todos los componentes de Logística SAP utilizan el maestro de materiales. La integración de todos los datos de material en un objeto de base de datos individual elimina el almacenamiento de datos redundantes.

Los datos contenidos en el maestro de materiales son necesarios, por ejemplo, para las siguientes funciones:

o En Compras, para la gestión de pedidos.o En Gestión de stocks, para la contabilización de movimientos de mercancías y el

inventario.o En Verificación de facturas, para la contabilización de facturas.o En Comercial, para la gestión de pedidos de cliente.o En Planificación de la producción, para la planificación de necesidades,

programación y la planificación de trabajo.

Determinación de Precios y Condiciones

Se utiliza para describir el cálculo de precios (para utilización externa por parte de clientes y de proveedores) y de costes (para propósitos internos, como por ejemplo la contabilidad de costes). Las Condiciones de Precios representan un conjunto de circunstancias que se dan cuando se calcula un precio.

La técnica de condiciones se refiere al método mediante el cual el sistema determina los precios a partir de la información almacenada en los registros de condición.

Durante la gestión de pedidos, el sistema utiliza la técnica de condiciones para determinar una serie de informaciones importantes de determinación de precio. Por ejemplo, el sistema determina automáticamente el precio bruto que se debe cargar al cliente y las reducciones y los recargos que sean relevantes a partir de las condiciones que se apliquen.

Clases de Condición

Una clase de condición es una representación en el sistema de algún aspecto de las actividades de determinación de precio diarias.

se puede definir una clase de condición diferente para cada tipo de precio, descuento o recargo que aparezca en las operaciones comerciales.

Secuencias de Acceso

Una secuencia de acceso es una estrategia de búsqueda que utiliza el sistema para encontrar datos válidos para una clase de condición particular(determinación de los precios – PR00)

Esta secuencia establece qué registros de condición tienen prioridad sobre otros.

Documentos de Ventas

Las operaciones comerciales relacionadas con las ventas se registran en el sistema como documentos de ventas.

Solicitudes de ofertas

Son procesos empresariales previos a la venta. Las peticiones de oferta y las ofertas dirigidas al cliente se pueden registrar y supervisar.

Una oferta proporciona al cliente una oferta legalmente vinculante para la entrega de un producto o la ejecución de un servicio con ciertas condiciones fijas

Las peticiones de oferta y las ofertas registradas en el sistema pueden visualizarse y evaluarse en una lista.

Para el análisis, puede hacer un listado con todas las ofertas gestionadas en los últimos seis meses y examinar las que fueron rechazadas y los motivos del rechazo.

Pedidos de cliente

El pedido de cliente es un acuerdo contractual entre una organización de ventas y un solicitante sobre la entrega de productos o la prestación de un servicio con un precio, unas cantidades y unos plazos definidos

o En el pedido de cliente, dispone de funciones como la determinación de precio y la impresión.

o Puede procesar los pedidos de cliente de diferentes formas, en función de sus necesidades específicas.

Planes de entregas:

Es un plan de entregas (convenido con el cliente) que contiene las cantidades y fechas de entrega.

El plan de entregas se cumple por medio de la creación de entregas en el plan tal y como van venciendo.

Una vez realizada la entrega, el sistema actualiza el campo Cantidad entregada en la posición del plan de entregas con la cantidad de entrega.

Pedidos Abiertos por Cantidad:

Un pedido abierto por cantidad es un acuerdo según el cual un cliente le pedirá una determinada cantidad de un producto a lo largo de un período determinado. El pedido abierto contiene una cantidad básica e información sobre los precios, pero ningún plan sobre fechas y cantidades determinadas de entrega.

Pedidos Abiertos por Valor:

Un pedido abierto por valor es un acuerdo legal con un cliente que contiene los materiales y servicios que el cliente recibe dentro de una tabla horaria especificada, y por un valor que llega hasta un valor previsto especificado. Un pedido abierto por valor puede contener determinados materiales o un grupo de materiales.

El pedido abierto por valor contiene reglas que especifican las clases de órdenes de entrega permitidas: Puede definir limitaciones en clientes y materiales.

Ordenes de Entrega:

Un cliente cumple con un pedido abierto efectuando órdenes de entrega contra el pedido abierto.

Como el pedido abierto no contiene ningún reparto con fechas de entrega, las mercancías liberadas se envían utilizando un pedido. Cuando usted crea una orden de entrega para un pedido abierto, usted lo referencia con el pedido abierto relevante con lo que el sistema actualiza automáticamente los valores liberados en ese pedido abierto.

Verificación de Disponibilidad de Stock

Al registrar un pedido de cliente, podrá confirmar la entrega de las mercancías en la fecha requerida si las mercancías están disponibles para todas las operaciones de picking y entrega.

El departamento de aprovisionamiento deberá asegurar que los departamentos de fabricación y de compras estén avisados sobre las cantidades inadecuadas de stocks para que se puedan fabricar o pedir las mercancías a tiempo.

Existen tres clases de verificación de disponibilidad:o Verificación en función de las cantidades ATP (available to promise):

Se calculará a partir del stock de almacén, las entradas de mercancías planificadas (órdenes de fabricación, pedidos de compras, órdenes previsionales) y las salidas de mercancías planificadas (pedidos de clientes, entregas, reservas).

o Verificación respecto a la contingencia: Facilitará la distribución de productos en base a un período para

determinados clientes o zonas.o Verificación respecto a la planificación:

Se ejecutará respecto a necesidades primarias; las necesidades primarias planificadas son el resultado de la planificación del plan de producción y se utilizarán para las cantidades de ventas esperadas de planificación, independientemente de los pedidos

Expedición – Entregas

Es el proceso de salida de mercancías, da soporte para todas las actividades de expedición, incluido el picking, el embalaje, el transporte y la salida de mercancías. Durante el proceso de la entrega de salida, se registra la información de planificación de expedición, se supervisa el status de las actividades de expedición y se documentan los datos acumulados durante el proceso de expedición.

Este modulo ofrece las funciones siguientes:o Creación y gestión de entregas de salida o Planificación y supervisión de pools de trabajo para actividades de expedición o Supervisión de la disponibilidad de material y tratamiento de pedidos pendientes o Supervisión de la situación de capacidad de almacenaje o Picking (con enlace opcional con el sistema de gestión de almacenes) o Embalaje de entregas o Soporte de información para la planificación de transporte o Soporte a las necesidades de comercio exterior o Impresión y transmisión de documentos de expedición o Tratamiento de la salida de mercancías

Como objeto principal del proceso de salida de mercancías, la entrega de salida ofrece soporte par a todas las actividades de expedición, incluido el picking, el embalaje, el transporte y la salida de mercancías.

Se puede crear una entrega de salida como se indica a continuación:o Con referencia a un pedido de cliente o Con referencia a un pedido de traslado

Gestión de Lotes:o Determinación de Lotes, puede ser manual (no muy usada)o Determinación Automática de lotes; se manejan a través LIFO FIFO FEFO ( te indica

que lote debes usar para el despacho)o Se puede configurar para que el lote sea visto desde el pedido o al momento de

generar la entrega.o La determinación de liberación (LIFO, FIFO, FEFO), se realiza a nivel de centro, no

se puede configurar a nivel de canal para los despachos por ejemplo para provincias, detallistas, autoservicios.

o La posición se apertura por cada lote que se determine, a esto se le conoce como sub posición, la cual tiene un signo + para la apertura de las sub posiciones.

Salida de Mercancíaso Salida de Mercancía, tiene un documento, lo cual hace que se rebaje el stock y se

refleja en la parte financiera(cuentas contables)o En forma Manual ingresas a la entrega y contabilizas la salida de mercancías /

Masiva se contabiliza todas las entregas que van en un viaje.o Si existe un error al momento de la contabilización, se puede revertir la

contabilización para realizar la modificación respectiva.o El error no se elimina, genera otro documento de anulación y posterior a eso

puedes volver a generar la contabilización (regresa a su estado original: no contabilizado).

o Se puede tener entregas individuales (uno a uno), entregas particionadas (un pedido dos entregas), entregas colectivas (asocia varios pedidos a una entrega).

Expedición – Transportes

El transporte es un elemento esencial de la cadena logística, La planificación y gestión eficaz del transporte garantizan su envío puntual y su llegada a tiempo.

Se puede utilizar las funciones de transporte para la planificación y gestión de:o Transportes entrantes en la Gestión de materiales basados en pedidos y avisos de

entregao Transportes salientes en Comercial basados en pedidos de cliente y entregas.

Estas funciones de transporte pueden realizar la planificación y la gestión tanto para el transporte entrante como para el saliente.

Otras funciones disponibles son el cálculo y la liquidación de gastos de transporte con el agente de servicios, la transferencia a contabilidad, la creación de abonos y la verificación de facturas.

Documento de Transporte; es el elemento central de la planificación de transporte y el despacho de expedición. Contiene toda la información necesaria para efectuar un transporte.

Ejecución de Transporte; El objetivo del despacho de expedición es concluir las formalidades que supone preparar un transporte para su envío al cliente. Las tareas del despacho de expedición incluyen pesar los transportes, cargar y contabilizar la salida de mercancías.

Supervisión de Transporte; para la supervisión es importante disponer en todo momento de un resumen de las actividades de transporte planificadas así como de los transportes en camino. Para ello dispone de varias herramientas.

Expedición – Picking

El proceso de picking implica la toma de mercancías de un almacén y la puesta a disposición de la cantidad justa en el área de picking en la que se prepararán las mercancías para la expedición.

Es condición previa que la salida de mercancías se haya contabilizado antes de poder efectuar el picking completo de la posición relevante para el picking

Fases de Picking; puede realizar una planificación detallada del picking creando paquetes de trabajo para el picking, las fases de picking son grupos de entregas que se identifican mediante un número

o Planificación de reaprovisionamientos para ubicación fija o Creación e impresión de órdenes de transporte o Confirmación de órdenes de transporte o Picking en dos etapas o Creación y supervisión de transportes o Impresión de notas de entrega / listas de carga o Contabilización de la salida de mercancías o Creación e impresión de documentos de facturación

Facturación

La facturación representa la etapa de tratamiento final de una operación comercial en ventas y distribución.

Las entregas y las prestaciones de servicios que se llevan a cabo a partir de pedidos de clientes se facturan al cliente.

Cuando se crea una factura, se puede hacer referencia a un pedido, una entrega, una orden individual o unas posiciones de entrega o incluso unas cantidades parciales dentro de una posición de pedido o una posición de entrega.

Es genérico para facturas, abonos, notas de cargo, facturas proforma y documentos de anulación.

Se pueden definir funciones específicas para cada clase de documento de facturación. Esto se hace utilizando elementos de operación que se especifican en tablas.

Factura

Documento de ventas utilizado para facturar una entrega de mercancías o un servicio a un cliente.

Las entregas y las prestaciones de servicios que se llevan a cabo a partir de pedidos de clientes se facturan al cliente

Cuando se crea una factura, se puede hacer referencia a un pedido, una entrega, una orden individual o unas posiciones de entrega o incluso unas cantidades parciales dentro de una posición de pedido o una posición de entrega.

Abono y Nota de Cargp

Abono: Un documento de ventas creado a partir de una reclamación de cliente. Reduce los créditos en gestión financiera.

Nota de cargo: Un documento de ventas creado a partir de una reclamación de cliente. Aumenta los créditos en gestión financiera.

Se puede tener la necesidad de crear abonos por varias razones (por ejemplo, debido a mercancías defectuosas o porque se ha facturado de más a un cliente). De manera parecida, se puede tener la necesidad de crear una nota de cargo si, por ejemplo, no se ha facturado lo suficiente al cliente.