Capitulo I
23
1 CAPITULO I EL PROBLEMA Descripción del Área de Investigación El Área de Investigación es la Unidad Proyecto de Digitalización e Investigación Tecnológica, adscrita a la Dirección de Informática y Sistema de la Secretaria General de Gobierno de la Gobernación del estado Bolívar. Ubicación de la Empresa. La Gobernación del estado Bolívar se encuentra ubicada en la Calle constitución con Amor Patrio, Palacio de Gobierno, Municipio Heres, Ciudad Bolívar, edo. Bolívar. FIGURA N° 1. Ubicación Geográfica de la Gobernación del Edo. Bolívar Fuente: Gobernación del estado Bolívar, Año 2011 Gobernación del estado Bolívar
-
Upload
dorela-carrasquel -
Category
Documents
-
view
219 -
download
0
description
Capitulo I
Transcript of Capitulo I
1
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Descripción del Área de Investigación
El Área de Investigación es la Unidad Proyecto de Digitalización e
Investigación Tecnológica, adscrita a la Dirección de Informática y Sistema de la
Secretaria General de Gobierno de la Gobernación del estado Bolívar.
Ubicación de la Empresa.
La Gobernación del estado Bolívar se encuentra ubicada en la Calle
constitución con Amor Patrio, Palacio de Gobierno, Municipio Heres, Ciudad
Bolívar, edo. Bolívar.
FIGURA N° 1. Ubicación Geográfica de la Gobernación del Edo. Bolívar
Fuente: Gobernación del estado Bolívar, Año 2011
Gobernación del
estado Bolívar
2
Misión
La Gobernación del estado Bolívar es una institución que promueve el
desarrollo económico y bienestar social a través de una gestión eficiente y eficaz,
orientada a la óptima prestación de los servicios a la comunidad, permitiendo así
elevar su calidad de vida, lo cual garantiza el desarrollo integral del estado.
Visión
Ser la institución vanguardista en la promoción del desarrollo integral del
estado, contrayéndolo, como el polo de desarrollo del país basándose en sus
potenciales comerciales, turísticas, agropecuarias, forestales y en su gente; a los fines
de con de contribuir con la diversificación y bienestar de la nación.
Reseña Histórica
Entre los años 1582 y 1597, se adquiere plena conciencia de Guayana como
una Provincia integrada por los grandes ríos, desde Paulo y Papamene, hasta el río
Orinoco y de allí hasta el Amazonas. Con la fundación de San José de Oruña y Santo
Tomé, se consolida la Gobernación de Guayana, como unidad política territorial para
la época de la conquista y colonización, Gobernación que recibió Antonio de Berríos,
como herencia de su tío Don Gonzalo Jiménez de Quezada.
También la Gobernación estuvo a cargo de Sancho de Alquiza, que sólo
estuvo unos años en Guayana. La sucesión de Gobernadores de Guayana corresponde
a la Gobernación de Trinidad y Guayana. Guayana constituyó una sola Gobernación,
desde la toma de posesión hasta el nombramiento de Don Carlos de Sucre, como
gobernante en 1724. Sucre toma posesión en Agosto de 1733, cuando fue creada la
Comandancia de Guayana.
3
Para el año de 1786 incorporada a la creada Provincia de Venezuela. Provincia
y Gobernación tenían el mismo significado y contaban con una Contaduría General
para la Real Hacienda y una Tesorería General para recibir y pagar, al frente de la
cual se encargaba a un tesorero. En 1810 fue electo Alcalde Primero y Segundo de
Ciudad Guayana Don José Fernández de Heres y Don Juan Crisóstomo de Roscio. El
15 de Junio de 1817, la Provincia pasó a estar dirigida por el Jefe Supremo de la
República, Capitán General de los Ejércitos de Venezuela y de la Nueva Granada. La
turbulencia histórica política y social que vive la República desde su establecimiento
con la constitución de 1830, pasando por guerras civiles y dictaduras que culminan en
1958, constituyó un factor de atraso que impidió la modernización de las estructuras
organizativas de las Gobernaciones, unas veces bajo el mando de un Presidente de
Estado y luego dirigidas por Gobernadores nombrados por el Presidente de la
República con una autonomía muy limitada, supedita al poder central.
Antes de 1864 fue construida la casa que fue sede de la Gobernación, se
construye por órdenes del Gobernador Juan Bautista Dalla Costa. Antes de su
construcción, en tiempos de la colonia, funcionó en este lugar la Contaduría de la
Real Hacienda. Esta construcción fue utilizada desde ese mismo año como Palacio de
Gobierno. El edificio contaba con una sola planta, sin embargo, durante la gestión de
gobierno del General Cipriano Castro, a principios del siglo XX, le fue construido un
piso superior que servía de asiento al Despacho del Gobernador.
En la década de los cincuenta, es objeto de reformas, con una ampliación
hacía la calle Boyacá. Su fachada tiene un marcado estilo neoclásico. El acceso
central está limitado por columnas que soportan un frontón triangular. A los lados
exteriores de las columnas, en el segundo nivel de la edificación, se ubican dos
balcones con barandas de hierro forjado con motivos geométricos.
4
Funciones de la Gobernación del estado Bolívar
La Gobernación del estado Bolívar es una institución pública, que se encarga
de promover el desarrollo tanto económico como social, cultural, turística a través de
una gestión eficiente, la cual está centrada a satisfacer las necesidades básicas de la
población del estado Bolívar mejorando así la calidad de vida de sus habitantes y
garantizando el desarrollo integral del estado teniendo como principios la mejora de
los sistemas: educativos, infraestructura, salud y seguridad.
Esta institución aplica un modelo de desarrollo armónico y sustentable,
acoplado al Plan de Gobierno Nacional, pero además en forma novedosa rompe
paradigmas en la administración pública. Cuando el gobierno nacional crea las
Misiones sociales rompe con un rígido esquema que fracasó en los últimos años,
debilitando a las Instituciones. Sin embargo, en corto tiempo las misiones cumplen su
objetivo en salud, educación, empleo, etc. Sin la rigidez burocrática de una institución
pública. Este modelo armónico se presenta esquematizado de la siguiente manera:
FIGURA N° 2. Modelo Desarrollo Armónico de la Gobernación del estado
Bolívar
Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011
5
1er Nivel - Elementos Estabilizadores:
Seguridad: Incorporación del mayor número posible de ingresos de Agentes
Policiales, debidamente capacitados con la finalidad de disminuir
significativamente el índice delictivo en el Estado.
Salud: Construcción y dotación de Ambulatorios y Módulos Asistenciales en
las zonas mineras y comunidades indígenas, así como continuar con la
recuperación y dotación de hospitales.
Infraestructura: Continuar impulsando el programa de viviendas a nivel de
todo el Estado, para brindar soluciones dignas a las familias guayanesas.
Educación: Continuar con el desarrollo del Plan Rescate de las Escuelas
Públicas, así como seguir implementado el plan de distribución gratuita de
libros y útiles escolares en las Escuelas Nacionales y Estadales.
2do. Nivel - Elemento Atractor
Comprende el fortalecimiento tecnológico y adecuación de la infraestructura,
espacios de trabajo y demás servicios de apoyo como transporte, comunicación y
servicios asociados; a través de la implementación de los procesos de Adecuación,
Normalización y Certificación bajo el enfoque de las Normas COVENIN ISO
9001:2000, a fin de generar un ambiente de trabajo adecuado que permita mejorar el
desempeño de la Gobernación del estado Bolívar.
3er Nivel – Elementos Dinamizadores
Agua: Su objetivo es contribuir a la consolidación de HIDROBOLÍVAR, en
su esfuerzo por hacer llegar este vital recurso a todos los rincones del estado.
6
Agroindustria: Comprende la consolidación y fortalecimiento del Instituto
regional e Desarrollo Agrícola del estado Bolívar IRTAB, para impulsar la
investigación agrícola y atender las necesidades técnicas requeridas en la
agroindustria.
Turismo: Dadas las condiciones insuperables con respecto al inmenso
potencial turístico que presenta el estado, se hace necesario continuar
dirigiendo acciones hacia el fomento del sector turismo, para la generación de
empleo y la activación de empresas de servicios del sector.
Minería: Se fomenta e incentiva el establecimiento de proyectos de
explotación e industrialización de minerales no metálicos, aprovechando la
potencialidad de esta región.
4to Nivel – Entorno Dinámico
La Gobernación una vez fortalecida y modernizada puede identificar las
variables para diseñar y ejecutar políticas con resultados positivos en corto tiempo, lo
que se traduce en la mejora de la calidad de vida de los bolivarenses, la Gobernación
debe garantizar la salud, seguridad, educación e infraestructura, definidos dentro del
modelo como elementos estabilizador.
Actualmente, la Gobernación del estado Bolívar está comprendida por 12
secretarias que permiten a la institución funcionar como un elemento conoce las
necesidades y potencialidades de la región, adecuándose rápidamente para solucionar
problemas creando oportunidades de desarrollo:
Secretaría General de Gobierno.
Secretaría del Despacho.
Secretaria de Administración y Finanzas.
7
Secretaria de Seguridad Ciudadana.
Secretaría de Cultura.
Secretaria de Planificación y Desarrollo.
Secretaría de Política y Participación Popular.
Secretaria de Empresas Socialistas Regionales.
Secretaria de Educación.
Secretaría de Turismo y Ambiente.
Secretaria de Mantenimiento y Servicios Generales.
Secretaria de Recursos Humanos.
La Secretaría General de Gobierno, esta se encarga de conducir los asuntos
internos relativos a las políticas, programas, planes y acciones, de manera coordinada
con las demás Dependencias e Institutos de la Administración Pública del Estado,
dentro del ámbito de su competencia y a través del recto ejercicio de la autoridad, así
como coadyuvar con el Gobernador del Estado para que los principios de equidad,
justicia, seguridad, defensa, respeto y protección de los ciudadanos y ciudadanas y del
bien colectivo se hagan realidad, garantizando y preservando la gobernabilidad, la
estabilidad y el desarrollo del Estado.
Dentro de las Direcciones que forman parte de la Secretaria General de
Gobierno se encuentra la Dirección de Informática y Sistema, quien tiene como
función principal proveer asistencia técnica especializada en materia de Sistemas de
Información y Comunicaciones, a fin de garantizar la optimización, simplificación y
coherencia de los procesos administrativos y técnicos que apoyan el funcionamiento
de la Gobernación del Estado Bolívar, asegurar el establecimiento y mantenimiento
8
de la tecnología informática requerida por las dependencias centralizadas de dicha
institución, y permitiendo la generación de información oportuna en apoyo a la
gestión gubernamental.
La Dirección de Informática y Sistemas contempla dentro de su estructura
organizativa a la Unidad de Proyecto de Digitalización e Investigación Tecnológica,
la cual se encarga de asegurar la formulación e integración de los planes que apoyan
el establecimiento y mantenimiento de la tecnología de información a través de la
investigación continua, e impulsar y apoyar los proyectos que aseguren la
Digitalización de los archivos principales de la Gobernación del estado Bolívar, como
lo son:
Oficina de Archivo General: Se encarga de implementar estrategias y políticas
documentales que permitan crear las condiciones ideales para organizar,
clasificar, seleccionar, resguardar, custodiar, conservar, administrar, y facilitar
la documentación de gestión producida y recibida del Despacho del
Gobernador, Secretaría Privada, y Secretaría General de Gobierno, y que haya
cumplido su vigencia administrativa y se conserve por razones legales o de
valor científico-cultural.
Oficina de Archivo de Personal: Se encarga de crear, mantener y conservar los
expedientes de los Funcionarios Públicos adscritos a las Dependencias
Centralizadas y Desconcentradas del Ejecutivo Regional, emitiendo los
documentos correspondientes a los antecedentes de servicio requeridos.
Oficina de Archivo Histórico: Se encarga de resguardar y conservar, los
documentos de valor histórico del estado Bolívar, a través de las normas
establecidas en el manejo y uso de los mismos, e igualmente facilitar el acceso
al público para fortalecer la identidad cultural.
9
Oficina de Archivo Administrativo: Concentra documentos que mantienen sus
valores primarios; es decir, abordan asuntos de carácter administrativo, fiscal
o legal y su uso es potencial y frecuente. Está orientado a las funciones de
recepción, recopilación, clasificación, catalogación, control, depuración,
seguridad, conservación y transferencia de documentos.
Estructura Organizativa.
A continuación se presenta el organigrama de la Gobernación del estado
Bolívar, así como también la estructura organizativa de la Dirección de Informática y
Sistemas:
10
GRAFICO Nº 1: ORGANIGRAMA DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO BOLÍVAR
Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011
11
GRAFICO Nº 2: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y SISTEMAS
Fuente: Dirección de Informática y Sistemas, Año 2011
12
Análisis Situacional.
Actualmente los Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar
llevan el proceso de gestión de documento de forma manual, donde la información
solicitada es localizada en los archivos físicos o archimóviles de acuerdo a ciertos
parámetros. Muchas veces los documentos no se encuentran organizados en el
estante, carpeta o unidad de conservación que debería estar, por lo que se genera
pérdida de tiempo al momento de realizar la búsqueda. A continuación se presenta
una matriz FODA de acuerdo al análisis situacional realizado:
TABLA N° 1: ANÁLISIS SITUACIONAL (MATRIZ FODA).
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
- Existen sistemas con un enfoque tecnológico
basados en el manejo de documentos,
aplicados en otras organizaciones, que servirán
como base y guía.
- Equipamiento informático actualizado para
poder desarrollar la Aplicación Web.
- Estructura de red que cumple con los
parámetros necesarios para el funcionamiento
de la Aplicación Web.
- Conocimientos adecuados para el desarrollo de
la Aplicación Web.
- Modalidad para el respaldo de los datos,
aplicado en el Dirección de Informática y
Sistemas.
- Interés por parte del personal de los Archivos
Centralizados de la Gobernación del estado
Bolívar en los procesos de Digitalización,
Depuración y Redimensión de Imágenes, y el
manejo de la futura Aplicación Web.
- Técnicos y analistas especializados para
definir el proceso a ser automatizado.
- Necesidad institucional de contar con una
Aplicación Web que brinde información
oportuna y veraz.
- Recurso humano capacitado en los procesos
de Digitalización, Depuración y
Redimensión de Imágenes en los Archivos
Centralizados de la Gobernación del estado
Bolívar.
- Sistema de Pre-Publicación desarrollado
para el Archivo Administrativo de la
Gobernación del estado Bolívar.
13
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
- Mantenimiento constante a los equipos de
cómputo existentes en los Archivos
Centralizados de la Gobernación del estado
Bolívar.
DEBILIDADES AMENAZAS
- Falta de Manual de Procesos que integre toda
la información y actividades llevadas a cabo
en los Archivos Centralizados de la
Gobernación del estado Bolívar.
- Falta de equipos (computadoras, scanners)
suficientes en los Archivos Centralizados de la
Gobernación del estado Bolívar.
- Insuficiente recurso humano capacitado en los
procesos de Digitalización, Depuración y
Redimensión de Imágenes en los Archivos
Centralizados de la Gobernación del estado
Bolívar.
- Despido del personal capacitado, tanto en el
proceso a ser automatizado, como en la
Digitalización, Depuración y Redimensión
de Imágenes.
- Desaprobación de la Aplicación Web a
implementar, por parte de los Jefes de los
Archivos Centralizados de la Gobernación
del estado Bolívar.
- El tiempo que debe llevar la
implementación de la aplicación web es 1
año.
Fuente: El Autor, Año 2011.
14
Respuestas Inoportunas a
los solicitantes de
Documentos
Exceso de Ocupación de
Espacio Físico por los
Archivos
Aumento de Trabajo en el
Personal de los Archivos
Centralizados
Extravío de Documentos
Pérdida de Tiempo en la
Búsqueda de Documentos
Enfermedades en el
Personal de los Archivos
Centralizados
Incomodidades en los
Solicitantes de los
Documentos
Inexistencia de Sistema Automatizado para la Gestión de los Documentos
Digitalizados por el Personal de los Archivos Centralizados
de la Gobernación del Estado Bolívar
Carencia de Visiones por parte del
Personal de los Archivos
Centralizados de la GEB
Falta de Personal Capacitado
para el Desarrollo del Sistema
Incumplimiento de objetivos por
parte la empresa contratada para el
Desarrollo del Sistema
GRAFICO Nº 3: ÁRBOL DEL PROBLEMA
Fuente: El Autor, Año 2011
15
Implementar una Aplicación Web para la Gestión de Documentos Digitalizados por el
Personal de los Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar.
Gestionar de forma automatizada los Documentos Digitalizados por el Personal de los
Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar
Identificar los procesos de búsqueda, organización y digitalización de los documentos manejados por los Archivos Centralizados de la GEB.
Diseñar la base de datos e interfaces de la aplicación web para la Gestión de Documentos Digitalizados por los Archivos Centralizados de la GEB, de acuerdo a las necesidades presentadas en la institución.
Analizar los datos e información obtenida en los procesos de búsqueda, organización y digitalización de los documentos manejados por los Archivos Centralizados de la GEB.
Crear la aplicación web para la Gestión de Documentos Digitalizados por los Archivos Centralizados de la GEB, en base al diseño previamente realizado.
Capacitar al personal de la Unidad de Proyectos de Digitalización e Investigación Tecnológica, como al de los Archivos Centralizados de la GEB para el manejo de la aplicación web.
Elaborar Instrumentos de
Recolección de Datos.
Aplicar los Instrumentos de
Recolección de Datos.
Analizar la Información
Recolectada
Elaborar Documento de
Requerimientos
del Sistema
Elaborar Manual de
Usuario
Dictar Talleres en cuanto al
Manejo del Sistema
Verificar las Herramientas
necesarias para Desarrollar
la Aplicación
Diseñar las Interfaces y Base
de Datos de la Aplicación
Web
Desarrollar la Aplicación
Web en base al diseño
Revisión y Configuración
del Servidor Web
GRAFICO Nº 4: ÁRBOL DE OBJETIVOS
Fuente: El Autor, Año 2011
16
Planteamiento del Problema.
Una aplicación web se refiere a aquellas aplicaciones que los usuarios pueden
utilizar accediendo a un servidor web a través de Internet o de una intranet mediante
un navegador. Estas se han hecho muy populares debido a lo práctico del navegador
web como cliente ligero, a la independencia del sistema operativo, así como a la
facilidad para actualizar y mantener aplicaciones web sin distribuir e instalar software
a miles de usuarios potenciales.
Los sistemas o aplicaciones web a nivel mundial han tenido desde hace
muchos años atrás, grandes adelantos en el mundo de la ciencia y tecnología, las
innovaciones se presentan a un ritmo que se encuentra en aumento sin tener en cuenta
los límites geográficos, ni los sistemas políticos. Estas innovaciones tienden a
transformar todos los países del mundo que se encuentran involucrado en el medio de
la tecnología ya que implica un sistema intelectual que no solo invade toda actividad
industrial, sino practica en cualquier tipo de desarrollo humano a todos los campos de
la actuación, de la ciencia y la tecnología.
Mundialmente existe cierta cantidad de organizaciones que no cuentan con
sistemas automatizados para el manejo de sus actividades, realizándolas en forma
manual, lo que ocasiona muchas veces el cometer errores que si no son corregidos a
tiempo pueden causar distorsión en la información, lo que sería una pérdida de
tiempo para el proceso de trabajo. Para la solución de este problema, actualmente
muchas empresas se inclinan hacia el desarrollo de aplicaciones web, ya que de esta
forma se podría incrementar una buena definición de las posibilidades de la empresa
en Internet, garantizando el retorno de la inversión realizada y el éxito de la estrategia
a corto/medio plazo.
17
Por otra parte, existen muchas instituciones públicas que no llevan de forma
automatizada el control de los documentos almacenados dentro de sus archivos, lo
que no permite la optimización de sus operaciones al contar con un acceso rápido,
fácil y seguro a todos los documentos y datos que esta posea. Las aplicaciones web
desarrollada para este tipo de tareas se convierten en el mejor aliado para el
almacenamiento y control de la documentación clave para el desenvolvimiento de las
operaciones que lleva a cabo la empresa, ya sea en actividades de compra y venta,
elaboración de expedientes del personal, control de memorándum e informes
técnicos, entre otras.
En Venezuela se encuentran instituciones gubernamentales que no han
incluido dentro de sus estrategias de trabajo el diseño y desarrollo de aplicaciones
web para la presentación y publicación de sus labores y objetivos logrados. Esto
debido a que muchas veces se cuenta muy poco con la parte técnica, económica y
operacional para hacer debido uso de las aplicaciones web que se puedan elaborar de
acuerdo a las necesidades de determinada organización. Sin embargo, muchas
entidades han venido habilitando sus sitios Web para proveer en línea información
básica de su gestión y de interés sobre las temáticas que abordan, dentro (personal a
cargo) y fuera (comunidad) de dicha institución.
En el estado Bolívar, las aplicaciones web se han colocado actualmente como
uno de los recursos que poseen las empresas. Los entes que se encargan de las tomas
de decisiones han comenzado a comprender que las aplicaciones web se han
convertido no son solo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la
vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la
determinación del éxito o fracaso de estos. A tal efecto, estas aplicaciones pueden ser
implementadas para proyectos relacionados con la gestión documental, ya que al
llevar esta actividad de forma automatizada se obtendría un mayor aprovechamiento
del espacio físico, y a la vez se evita la acumulación de papel que pueda generar
18
riesgos en la seguridad, higiene y ambiente laboral, todo esto sin salir de la empresa y
teniendo un control total sobre la información.
Después de comprender el grado de importancia y los distintos beneficios que
tienen las aplicaciones web con respecto al manejo de información y documentos en
archivos, se puede confirmar que es un elemento preciso para determinar el problema
que se está presentando actualmente en la Unidad Proyecto de Digitalización de la
Gobernación del estado Bolívar. La necesidad de una aplicación web en esta
institución se debe a que requiere llevar un control automatizado en la búsqueda de
los documentos digitalizados en los Archivos Centralizados, ayudando de esta forma
a preservar los documentos o papeles archivados, y que son sensibles al deterioro,
daño o pérdida, evitando de esta forma posibles dilataciones al momento de consultar
alguna información.
Con lo planteado anteriormente se presentan los siguientes indicadores:
Inexistencia de sistema o aplicación para la gestión de documentos
digitalización.
Desconocimiento de los procesos de búsqueda, organización y digitalización
de documentos.
Carencia de herramientas e instrumentos que proporcionen un mejor método
para realizar la búsqueda de documentos.
Análisis incompleto de los datos e información en cuanto al proceso más
adecuado para la búsqueda, organización y digitalización de los documentos.
19
Poca capacitación al personal de los Archivos Centralizados de la
Gobernación del estado Bolívar en cuanto a los procesos de búsqueda,
organización y digitalización de los documentos.
Con los problemas existentes, se cumplen las siguientes interrogantes:
1. ¿Será pertinente implementar una aplicación web para la gestión de los
documentos digitalizados por los Archivos Centralizados de la Gobernación
del estado Bolívar?
2. ¿La identificación de los procesos de búsqueda, organización y digitalización
de documentos servirá de apoyo para mejorar la gestión de los documentos
digitalizados por los Archivos Centralizados de la Gobernación del estado
Bolívar?
3. ¿Será adecuado realizar un análisis de los datos e información en cuanto a los
procesos de búsqueda, organización y digitalización de los documentos?
4. ¿El diseño de la base de datos e interfaces para una aplicación web contribuirá
a la Gestión de Documentos Digitalizados por los Archivos Centralizados de
la Gobernación del estado Bolívar?
5. ¿Será necesaria la creación de una aplicación web para la Gestión de
Documentos Digitalizados por los Archivos Centralizados de la Gobernación
del estado Bolívar?
6. ¿Será apropiado capacitar al personal de la Unidad de Proyectos de
Digitalización e Investigación Tecnológica, como al de los Archivos
20
Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar para el manejo de la
aplicación web?
Por tal motivo es importante la implementación de una aplicación web, que
satisfaga todos los requerimientos de control de documentos, utilizando las interfaces
intuitivas que extienden su entorno físico en publicadores, archivadores, directorios y
documentos, y de esta forma crear una cultura informática en la institución basada en
las condiciones necesarias para lograr los objetivos deseados.
Objetivo General
Implementar una Aplicación Web para la Gestión de Documentos
Digitalizados por los Archivos Centralizados de la Gobernación del estado
Bolívar.
Objetivos Específicos
Identificar los procesos de búsqueda, organización y digitalización de los
documentos manejados por los Archivos Centralizados de la Gobernación del
estado Bolívar.
Analizar los datos e información obtenida en los procesos de búsqueda,
organización y digitalización de los documentos manejados por los Archivos
Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar.
Diseñar la base de datos e interfaces de la aplicación web para la Gestión de
Documentos Digitalizados por los Archivos Centralizados de la Gobernación
del estado Bolívar, de acuerdo a las necesidades presentadas en la institución.
21
Crear la aplicación web para la Gestión de Documentos Digitalizados por los
Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar, en base al
diseño previamente realizado.
Capacitar al personal de la Unidad de Proyectos de Digitalización e
Investigación Tecnológica, como al de los Archivos Centralizados de la
Gobernación del estado Bolívar para el manejo de la aplicación web.
Justificación.
La implementación de la aplicación web está apoyada en la necesidad que
presenta la institución por mejorar el proceso de búsqueda de documentos en los
Archivos Centralizados, pudiendo efectuarlo mediante este de forma eficaz. Por
consiguiente, se puede justificar y destacar la importancia de esta investigación a
través del fundamento documental y la metodología a utilizar, las cuales servirán de
soporte a los objetivos de la investigación en función del estudio, enfocándose en el
problema planteado que afecta a la institución.
Con los resultados alcanzados mediante el análisis de la información
recopilada, es posible crear una aplicación web con el fin de optimizar la eficiencia
operativa de la institución y perfeccionar el sistema manual, debido a las limitaciones
que se presentan.
A tal efecto, la implantación de una aplicación web en la institución
representa un indudable grado de urgencia ya que actualmente este proceso de control
se realiza manualmente. Por otra parte esta ausencia de automatización ha producido
daños severos en muchas ocasiones, las cuales quizás se seguirán presentando de no
solucionarse este problema lo más antes posible.
22
Alcance.
El proyecto de investigación generará la implementación de una aplicación
web para la gestión de documentos digitalizados por el personal de los Archivos
Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar. Los alcances que aportará este
proyecto serán absolutamente satisfactorios no solo para la mencionada institución,
sino que podrá servir de orientación para cualquier otra organización que presente
características similares a esta.
Entre los alcances que pretende obtener este proyecto para optimizar las
labores realizadas en los Archivos Centralizados de la Gobernación del estado
Bolívar, se consideran los siguientes:
Examinar y analizar la gestión de documentos llevada a cabo por los Archivos
Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar.
Proveer información que puedan ayudar a mejorar las funciones realizadas en
la gestión de documentos.
Agilizar las labores llevadas por los Archivos Centralizados de la
Gobernación del estado Bolívar.
Lograr la mayor eficiencia en la gestión de documentos.
Al concluir este proyecto habrá la oportunidad de que la institución tome en
cuenta las consideraciones finales con el propósito de optimizar el funcionamiento
interno en cuanto a la gestión de documentos por los Archivos Centralizados de la
Gobernación del estado Bolívar.
23
Delimitación.
El proyecto será realizado en la Unidad Proyecto de Digitalización de la
Gobernación del estado Bolívar, e implementado en los Archivos Centralizados de
dicha institución, centrándose en desarrollo de una Aplicación Web de que permita
gestionar los documentos digitalizados por el personal de esos archivos.
