CAPÍTULO I

INSTITUCIÓN

Institución donde se realiza la pasantía:

.- Nombre: Gobernación Estado Carabobo, Secretaria General de Gobierno.

.- Ubicación: Calle Páez entre Montes de Oca y Díaz Moreno, casa Capitolio de

Valencia Nº 101-50, Valencia estado Carabobo.

.- Descripción: Administración Pública

.- Organización: Ver Gráfico Nº 1.

.- Misión: Coordinar en forma eficiente la gestión gubernamental, orientando las

políticas públicas con los órganos, entes y demás poderes públicos, en

correspondencia con los planes nacionales en procura de mejorar la calidad de vida de

los carabobeños.

.- Visión: Ser un modelo institucional, integrador comunidad-gobierno, con alta

capacidad de análisis, dirección y coordinación estratégica que permita evaluar el

cumplimiento, funcionamiento, desempeño y decisiones gubernamentales con un

equipo comprometido, proactivo, transparente, responsable en función de la

disciplina Institucional y el bienestar del ciudadano común.

.- Objetivos estratégicos: -Ordenar la publicación de los actos emitidos por los

poderes públicos del Estado Carabobo, a fines de su reproducción en la imprenta del

Estado para su conocimiento y eficacia.

-Guardar, custodiar y mantener los documentos del patrimonio histórico y

administrativo del Estado, a fin de prestar un servicio de información documental y

así satisfacer las necesidades de los usuarios.

-Evaluar la gestión del Ejecutivo Estadal, a través de la supervisión permanente, que

permita la oportuna aplicación de correctivos, toma de decisiones y la rendición de

cuenta.

 

 

 

Unidad de la institución donde se realiza la pasantía:

.- Nombre: Dirección General de Archivo e Imprenta

.- Ubicación: Calle Páez entre Anzoátegui y Soublette, Casa del Antiguo Oncológico,

Valencia estado Carabobo.

.- Descripción: Administración Pública.

.- Misión: Velar por la adecuada y oportuna guarda, custodia, registro, control,

organización, automatización, conservación y recuperación del patrimonio

documental del estado Carabobo en sus diferentes formatos, así como, prestar

eficientemente el servicio de información a la comunidad sobre los documentos

archivados y el servicio de impresión, reproducción, diseño y encuadernación del

material gráfico a las diferentes dependencias del Ejecutivo del Estado Carabobo a

los fines de satisfacer sus necesidades.

.- Objetivos fundamentales: Ejercer y garantizar la adecuada y oportuna guarda,

custodia, registro, control, organización, automatización, digitalización y

conservación del patrimonio documental del Estado Carabobo en sus diferentes

formatos, mediante la prestación eficiente del servicio de información a la comunidad

sobre los documentos archivados; así como, garantizar el diseño, reproducción e

impresión de materiales gráficos, prestando el mejor servicio a las distintas

dependencias del Ejecutivo del Estado Carabobo.

.- Actividades: investigar sobre la normativa jurídica en materia de Archivística

Nacional, presenciar charlas de inducción de Gestión Archivística, consultar el

Archivo Central de la Institución, observar los procesos de preselección de archivos

para valoración y expurgo, verificar datos obtenidos en los procesos de preselección

de archivos para valoración y expurgo, asistir a la juramentación de la Junta de

Valoración y Expurgo.

.- Organización: Ver Gráfico Nº 2.

 

 

 

CAPÍTULO II

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Conforme lo dispone el artículo 137 de la Ley de Organización de la

Administración Pública del Estado Carabobo, el objetivo esencial de los órganos de

archivos del Estado Carabobo, es conservar y disponer de la documentación oficial de

manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para

uso del Estado Carabobo y de los particulares.

Además del resguardo efectivo de las series documentales pertenecientes a la

Administración Pública del Estado Carabobo, se debe obtener un máximo

aprovechamiento de ellos, proporcionando herramientas eficaces que permitan su

selección y valoración, para que llegado el momento, se decida su conservación

permanente, transferencia o eventual destrucción debido a la pérdida de valor

jurídico, legal, fiscal, contable, cultural, histórico o carencia de relevancia para la

ciencia y la tecnología.

En este sentido, se ha creado en el marco jurídico que reglamenta la materia, la

Tabla de Temporalidad y Retención Documental, que determina el tiempo de

permanencia de la documentación que reposa en los Archivos General, Central, de

Gestión, Técnicos y Especializados de la Administración Pública del Estado

Carabobo, así como, el destino de ésta, una vez agotado su valor respectivo, para lo

cual deberá optarse entre la conservación temporal o permanente, transferencia al

archivo correspondiente o su respectiva eliminación.

En caso de conservación temporal de los documentos, deberá especificarse el lapso

sugerido para la transferencia al Archivo General o Histórico y en caso de propuesta

de su eliminación, indicar la modalidad que se aplicará, en este caso, la destrucción se

 

 

 

realizará mediante equipos de compactación, incineración, trituración, pulverización,

cortes o cualquier otro que impida la legibilidad de los mismos.

En función de cumplir con lo establecido en la legislación internacional, nacional

y estadal, a fin de garantizar la eficaz organización y actualización de la información

almacenada, hacerla manejable, facilitando su gestión y acceso por parte de los

usuarios, es requisito sine qua non, que cada uno de los archivos pertenecientes a los

entes y órganos que conforman la Administración Pública del Estado Carabobo

apliquen el proceso técnico correspondiente en la forma, tiempo y método

implementado para ello.

La importancia de analizar, el proceso de transferencia de documentos que

realizan los distintos entes que conforman el Ejecutivo Regional desde sus Archivos

Internos de Gestión al Archivo General del Estado, para el posterior proceso de

valoración y expurgo de las series documentales que han perdido su valor

administrativo, jurídico e histórico, hace indispensable formularse las siguientes

interrogantes.

¿Cuál es el alcance y ámbito de aplicación de los procesos de Transferencia,

Valoración y Expurgo al Patrimonio Documental, que se resguardan en el Archivo

General del Estado Carabobo?, una vez determinado esto, es necesario para la

investigación verificar lo siguiente.

¿Los Archivos Internos de Gestión de cada unidad administrativa están

cumpliendo con los criterios establecidos en el Reglamento Parcial Nº 1 de la Ley de

Archivo del Estado Carabobo sobre Valoración, Retención, Desincorporación,

Expurgo y Transferencia de Documentos en los Archivos de la Administración

Pública del Estado Carabobo, al momento de realizar la transferencia de documentos

al Archivo General para su posterior valoración y expurgo?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

 

 

 

Analizar el alcance y ámbito de aplicación de los procesos de Transferencia,

Valoración y Expurgo del Patrimonio Documental de la Administración Pública del

Estado Carabobo, en virtud del cumplimiento del Reglamento Parcial Nº 1 de la Ley

de Archivo del Estado Carabobo sobre Valoración, Retención, Desincorporación,

Expurgo y Transferencia de Documentos en los Archivos de la Administración

Pública del Estado Carabobo (R.L.A.E.C).

Objetivos Específicos

Examinar los fundamentos legales referidos a la actividad archivística, en

especial a los procesos de Transferencia, Valoración y Expurgo de series

documentales almacenadas en los archivos de las dependencias que conforman la

Administración Pública del Estado Carabobo.

Precisar los criterios de valoración para la realización de los procesos de

transferencia, conservación o destrucción de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, fiscal, contable e histórico o que carecen de relevancia para

la ciencia y la tecnología.

Verificar el cumplimiento de los tiempos de permanencia y destino de los

documentos al momento de transferirlos desde las distintas dependencias que

conforman el Ejecutivo Regional al Archivo General del Estado, conforme a lo

determinado en la Tabla de Temporalidad y Retención Documental que se encuentra

establecida en el artículo 10 del R.L.A.E.C.

Justificación y Alcance

La investigación se justifica, en virtud de la importancia jurídica, económica, política

y cultural, entre otras, que implica el resguardo de los documentos que conforman el

patrimonio documental del Estado y que se encuentra en el Archivo General, lo cual,

incluye los mecanismos que garanticen la eficiente gestión en los procesos de

transferencia, valoración y expurgo.

 

 

 

De ahí se desprende el alcance de esta investigación, lo cual será proporcional a la

uniforme labor de todos y cada uno de los que son parte de la importante gestión

documental que les ha sido delegada por ley, ya que al realizar las transferencias de

archivos documentales de los distintos organismos al archivo general, cumpliendo

con los parámetros y criterios establecidos en las leyes, reglamentos, manual de

normas y procedimientos y directrices relativas al caso, hará posible que la Dirección

General de Archivo e Imprenta, cumpla exitosamente su función, proporcionando a

los usuarios un servicio satisfactorio.

Limitaciones del estudio

El factor tiempo resultó ser una limitación, en razón a las pocas horas establecidas

para la práctica de pasantía concatenado con la profundidad que amerita la

investigación de la situación objeto de estudio; asociado a esto se encuentra el factor

espacio, ya que se paralizó la jornada de preselección de documentos que será

verificada por la Junta de Valoración y Expurgo, por cuanto los espacios físicos

destinados para almacenar la documentación se encuentran saturados por existir

aproximadamente diez mil (10.000) archicómodos preseleccionados hasta la fecha.

(Ver Fotografía Nº 1)

 

 

 

CAPITULO III

MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL

Con el propósito de seleccionar las fuentes de información que sirvieron de base

para la estructuración del marco referencial conceptual de esta investigación, se

realizo consulta bibliográfica y electrónica sobre las leyes, reglamentos y criterios

jurisprudenciales que rigen la materia de archivo, así como, doctrina, tesis y trabajos

de investigación que se encuentran relacionados con la actividad archivística, gestión

documental y los procesos técnicos objeto de estudio de esta investigación.

Antecedentes

Para resaltar los antecedentes del caso, a continuación se presentan datos de

algunas investigaciones que han sido realizadas por autores nacionales e

internacionales referidas al caso en concreto de la gestión archivística y la legislación

que rige la materia.

Autores: Arcángel Eduardo Sánchez Gómez y Martha Cristina Rondón de

Rincón, año 2008. Título: Legislación Archivística Venezolana: una contribución

para la consolidación de la gestión de archivos en Venezuela, este trabajo fue

realizado para la Revista Venezolana de Información, Tecnología y Conocimiento.

Este trabajo presenta las reflexiones realizadas por los autores sobre la legislación

de archivos en Venezuela, destacando lo establecido por la Ley de Archivos

Nacionales que data del año 1945 y que fue actualizada en el 2001 con la aprobación

de la Ley Orgánica de la Administración Pública.

 

 

 

Esta investigación descriptiva y documental está relacionada con el presente

informe de pasantía, ya que analiza las legislaciones que aplican en el manejo,

conservación, expedición de documentos y otras actividades archivísticas

venezolanas; haciendo énfasis en la evaluación, aplicabilidad y normalización de la

terminología de los principales estamentos legales que rigen el devenir de los

archivos del país y del patrimonio documental venezolano.

Autora: Br. Rosbelis Monsalve, año 2010, Título: Propuesta para el diseño de

instrumentos de descripción archivística normalizados. Este trabajo fue presentado

para optar al título de Licenciada en Archivología en la Universidad Central de

Venezuela Facultad de Humanidades y Educación, Escuela de Bibliotecología y

Archivología.

En esta investigación se propuso analizar los instrumentos de descripción

existentes validando su compatibilidad con las normas ISAD.G, con la finalidad de

diseñar instrumentos de descripción archivística normalizados, ajustados según los

requerimientos mínimos planteados por las referidas normas a fin de plasmar los

atributos de cada agrupación documental en un instrumento de descripción, referencia

y difusión, para lo cual se desarrollo temas como la descripción archivística, sus

instrumentos y la normalización de la actividad archivística.

La relación existente entre, la tesis anteriormente analizada y el presente informe

de pasantía se enfoca en los aspectos relativos a la descripción archivística como

inventarios, catálogos, índices e incluso cuadros de clasificación, siendo necesarios

para reforzar la importancia de los procesos técnicos que deben ejecutar los distintos

entes u organismos que conforman el Ejecutivo Regional.

Autoras: Normary Sanabria y Ihannerys Vivas, año 2010. Título: Propuesta de un

Catálogo de la Sección Expedientes Judiciales Serie Criminales del año 1941

correspondiente a la gestión del General Isaías Medina Angarita del Archivo General

de la Nación. Este trabajo fue presentado como requisito parcial ante la Escuela de

 

 

 

Bibliotecología y Archivología de la Universidad Central de Venezuela, para optar al

título de Licenciado en Archivología.

Esta investigación pretende dar inicio a una nueva etapa de indización documental

en el Archivo General de la Nación (AGN), mediante la implantación de un catálogo

de la documentación perteneciente a la Sección Expedientes Judiciales, serie

Criminales, relacionada con el período presidencial del General Isaías Medina

Angarita, año 1941.

La relación existente entre la tesis antes señalada y el presente informe de pasantía

es estrecha, a razón del análisis sobre los problemas del sector archivístico nacional

que han sido influenciados por la desactualización y el mal uso de la terminología

archivística, así como la descripción documental de archivos tanto administrativos

como históricos a nivel mundial.

Autoras: Sandra Céspedes Porras, Candy Portuguez Ramírez y Katherine

Somarribas Robleto, año 2007. Título: Propuesta teórica-metodológica para el diseño

de un Sistema Archivístico Institucional en el Sector Público. Estudio de caso: la

Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. Este

proyecto de graduación fue presentado para optar por el título de Licenciadas en

Archivística en la Universidad de Costa Rica (Ciudad Universitaria Rodrigo Facio).

Esta investigación se enfoco en el análisis de la situación de los archivos de

gestión de las unidades administrativas y el archivo central de la Comisión Nacional

de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias para diseñar una propuesta de

sistema archivístico institucional para el sector público.

La relación de este proyecto de graduación con respecto al presente informe de

pasantía se basa en la delimitación de las variables archivísticas que forman parte de

la gestión de series documentales en el sector público, con lo cual genera notables

aportes en cuanto a la adecuada aplicación de Tablas de Temporalidad y Retención

Documental que contribuirá a la recuperación del espacio físico, tanto en las unidades

 

 

 

administrativas como en el Archivo General; el ahorro de recursos (materiales,

humano, económico) y la conservación permanente de la memoria nacional.

BASES TEÓRICAS

Si bien el desarrollo económico está en función de las obras de desarrollo social y

físicas, muchas veces no se considera, que para tomar una decisión muy importante

en materia de desarrollo se debe recurrir a los antecedentes históricos que deben estar

sistemáticamente reflejados en instituciones como los Archivos Regionales.

Para comenzar, es necesario destacar que el documento constituye la materia

prima de cualquier archivo, sin éstos su existencia sería nula; los documentos

institucionalizan las decisiones administrativas y su archivo constituye una

herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y

cultural del Estado.

Los documentos pueden ser; Activos, siendo aquel que es utilizado habitualmente

con fines administrativos; Inactivos, cuando es un documento que se consulta con

poca frecuencia. Este término se aplica al mismo tiempo a la correspondencia y a los

expedientes individuales; Semiactivo, es aquél cuyo uso administrativo y legal es

ocasional.

Ciclo Vital del Documento; Son las etapas sucesivas de la vida de los

documentos desde su producción o recepción en las Unidad de Gestión y su

conservación temporal, hasta la eliminación o integración al Archivo Histórico.

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o

recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración

a un archivo permanente.

Los Archivos; especialistas en el tema como Elio Lodolini, Antonia Heredia y

Manuel Romero Tallafigo (1993), plantean como elemento sustantivo que el recurso

documental, así como el soporte que contiene la información son la materia principal

 

 

 

para el tratamiento archivístico. Según este punto de vista, una definición adecuada

de archivo sería la de Ramos Jimenez (1999)

“El archivo deberá reunir el conjunto de documentación, sea cual fuere su fecha,

su forma y el soporte material, que es producido, recibido por cualquier persona física

o moral o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de su actividad o

conservada por su creador o sucesor para su propia necesidad tramitado y dispuestos

en un archivo” Además, podríamos agregar la disponibilidad para su uso en el

transcurso de su ciclo de vida, por lo cual se clasifica de la siguiente forma.

♦ Archivo Central: Conjunto de documentos organizados según las unidades

administrativas que los producen y transfieren desde su archivo de gestión.

♦ Archivo de Gestión: Conserva la documentación que genera la unidad

Productora, hasta que cumpla su vigencia administrativa.

♦ Archivo Especializado: Es aquel que predomina o es exclusivo un tipo

documental (planos, electrónico, mapas, etc.)

♦ Archivo General: Unidad especializada en las funciones de gestión,

conservación (temporal o definitiva), acceso y consulta de los documentos.

♦ Archivo Histórico: Es la unidad a la cual se transfiere la documentación del

Archivo Central o del Archivo General, responsable de organizar, conservar,

administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional, dado el valor

que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

♦ Archivo Intermedio: Dícese del archivo que alberga documentos de menor

consulta, normalmente estos documentos se encuentran a la espera de la selección

documental.

♦ Archivos Nacionales: Es el organismo público puesto bajo la responsabilidad

del Gobierno, encargado de coleccionar, almacenar y de poner a la disposición de los

usuarios los documentos del Gobierno y de los órganos centrales del Estado.

 

 

 

♦ Archivo Privado: Es el conjunto de documentos producidos y/o recibidos por

entidades no Gubernamentales, pueden ser personas naturales o Jurídicas.

♦ Archivo Público: Son los que pertenecen a los órganos o Entes de la

Administración Pública.

Los documentos son testimonios de los hechos y de las obras, documentan las

personas, los derechos y las instituciones, contribuyendo a la eficacia, eficiencia y

secuencia de las entidades pertenecientes al Estado en el servicio al ciudadano; por lo

tanto, es de interés determinar lo que apuntan la doctrina sobre los siguientes

elementos:

• Gestión documental: La documentación ha sido desde siempre el producto

que refleja el quehacer de las instituciones; es ahí donde gira tanto la teoría como la

práctica de la actividad archivística. Pero otras técnicas florecientes han hecho su

arribo al alero de esta disciplina.

Es el caso de la Gestión Documental, al respecto Lodolini (1993) señala que

“durante la década del 50 comenzaron las primeras acciones de carácter práctico y

luego se desarrolló en la literatura norteamericana el concepto de Record

Management”.

Por su parte, Ruiz Rodríguez (1995) explica que “la Gestión Documental

comprende el ciclo de vida completo de la documentación, desde su producción hasta

la eliminación final o su envío al archivo para su conservación permanente evitando

lo innecesario.”

Se entiende entonces, que la Gestión Documental es la acción que comienza a

realizarse en el nivel primario de la generación documental, entendiendo esta acción

como la relación que se debe producir en las áreas y actividades de trabajo de la

organización, que comprometa de alguna forma la generación de documentos y la

participación sistemática del profesional archivero.

 

 

 

El principio de gestión documental para la planificación archivística dentro de la

organización, debe comenzar en el primer nivel de acción que es la Dirección del

Archivo sustentando el valor de la información documental para el trabajo de las

personas dentro de la organización, el valor patrimonial que ella representa en la

construcción e historia de la institución y el reconocimiento como un talento para el

aprendizaje.

A partir de la incorporación de la gestión documental se desarrollan las siguientes

áreas de acción: primero, el enfoque del análisis de procesos, la descripción,

caracterización y reconocimiento de los procesos al interior de la organización como

fuentes de generación documental.

Segundo, el análisis documental, para lo cual se debe tener la más amplia

competencia en el manejo de generación documental esto quiere decir, analizar en

que fases de los procesos de trabajo se produce documentación y los soportes o

medios donde estas se registran.

Tercero, la selección y valoración documental en los lugares donde se genera y se

dispone la documentación (archivos internos de gestión), efectuando para este caso

una preselección y prevaloración documental a efectos de una eventual transferencia

y cuarto, desarrollo de mecanismos de control, para verificar cómo se está

produciendo la documentación y cómo debe fluir, sin interferencias, desvíos o

retrasos hacia el archivo destinado para ello.

• El Patrimonio Documental de la Nación (PDN): La custodia y conservación

del PDN permite la promoción y participación en el fomento de la identidad nacional.

Contribuye a conocer el pasado de los pueblos y las bases que han permitido el

desarrollo de una Nación. Trasmite una identificación plena con su pretérito, para

reivindicarlo en el presente y futuro.

• La Protección del Patrimonio Documental de la Nación: La protección del

PDN es una de las funciones que debe cumplir cualquier Sistema Nacional de

 

 

 

Archivo, para la preservación en el tiempo y en el espacio de la memoria histórica

documental del país. Esto permitirá conocer mejor el pasado para crear una mayor

concienciación de la identidad nacional.

• El Documento Electrónico: El surgimiento de las tecnologías de la

información y las comunicaciones ha provocado grandes transformaciones en todos

los campos, el archivístico no es la excepción. Su incidencia se manifiesta, entre

otras cosas, en la aparición de los documentos electrónicos. Por lo tanto, es preciso

que se regulen aspectos concernientes a su producción, tratamiento, validez y

conservación.

• La Accesibilidad: Todo ciudadano tiene derecho al acceso de la

documentación que custodian los archivos públicos. Estos cumplen la función de

garantes y promotores de la equidad de la información, por lo tanto, ésta deberá ser de

libre consulta. Salvo cuando por razones constitucionales, legales, de conservación o

que afecten la intimidad de las personas, será de uso restringido o inaccesible.

En consecuencia, Romero Tallafigo (1993) considera que si se reconoce y

conservan los documentos, organizados y descritos en forma de memoria, es solo con

la condición de que sean accesibles y servidos al usuario, que puede ser la misma

institución productora del archivo o un ciudadano o interesado que acuda a ellos. Se

trata de tener acceso a la documentación histórica pero también se trata de hacer

posible las aspiraciones legítimas de los ciudadanos de acceder a la documentación

que les permita conocer y controlar la gestión de la administración.

• Los Procesos Técnicos: Corresponde a todas aquellas actividades propias de

la Archivística que permiten el tratamiento de la documentación, en aras de una

adecuada organización y recuperación de la información. Estos procesos son: la

clasificación, la ordenación, la descripción, la codificación, la desincorporación, la

transferencia, la valoración y el expurgo.

• Transferencia, Valoración y Expurgo

 

 

 

De todos los procesos técnicos aplicados en la gestión archivística que han sido

mencionados anteriormente, es conveniente enfocarse en la transferencia, la

valoración y expurgo para lograr el desarrollo de los objetivos específicos del

presente informe de pasantía.

Transferencia: Es trasladar, cambiar de ubicación, traspasar o entregar

documentos reflejando de esta manera su cambio a otra fase de su ciclo, en el ámbito

archivístico, es un procedimiento que consiste en el traslado de estos documentos, de

un archivo a otro al vencimiento del período de retención, establecido en la Tabla de

Temporalidad y Retención Documental (TTRD).

Los objetivos principales son:

Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de

documentos en las oficinas y descargándolas de aquellos cuyo uso es poco

frecuente. Así como, traspasar a un servicio especializado las funciones de

gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los

documentos.

La transferencia primaria, es el traslado sistemático de la documentación

que deja de tener utilidad inmediata. En sentido directo se refiere a la

disminución de la frecuencia de consulta volviéndose semiactivos, sin

embargo, sigue conservando los valores primarios.

En este mismo orden de ideas, a través del traslado de los documentos que

han perdido su utilidad inmediata, la transferencia primaria pasa a dar inicio a

la segunda fase del ciclo vital del documento en donde la consulta baja de

intensidad pasando a ser esporádica.

En este proceso, se involucra el instrumento de descripción para llevar el

control, este es el inventario de transferencia primaria mismo que da

constancia del volumen documental de manera directa y tiene relación con

cada responsable de unidad archivística al involucrarlos en la entrega

 

 

 

recepción debidamente requisitado, garantizando de esta forma la custodia de

los documentos en su etapa semiactiva.

Para llevar a cabo este proceso se establecen tiempos en la TTRD mediante el

cual están especificados los plazos de conservación en cada unidad

archivística así como su vigencia y destino final de los documentos. Con base

a este instrumento se toma la referencia para verificar el tiempo en que deben

ser transferidos los documentos para su custodia en el Archivo General en su

fase semiactiva.

Los documentos a pesar de ser transferidos no pierden sus valores primarios

que son: administrativos, legal o jurídico, fiscal o contable, siguen siendo

objeto de consulta con menor frecuencia, por lo tanto, pueden ser consultados

en cualquier momento, por este motivo la transferencia primaria se realizará

con un acta de entrega.

El instrumento de descripción involucrado de manera directa es el inventario de

transferencia primaria el cual contiene la cantidad de expedientes a transferir al

Archivo de general, siendo este, el mismo que dará la pauta para la actualización de

ambos instrumentos en cada archivo en cuestión de actualización.

Valoración: El R.L.A.E.C, delimita las bases teóricas relacionadas con los

procesos de valoración, retención, desincorporación, expurgo y transferencia de

documentos en los archivos de la Administración Pública del Estado Carabobo, bajo

los siguientes términos.

Se considera la valoración documental como el proceso de análisis de la

información desde diferentes ópticas y a partir de los resultados de dicho análisis se

establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, asignándosele tiempo y

espacio de conservación o eliminación.

Consiste en el estudio y análisis de las características históricas, administrativas,

jurídicas e informativas de las series documentales. Además, establecerá los plazos de

 

 

 

transferencia, la posible desincorporación o expurgo y el régimen de acceso en cada

ciclo vital a los documentos de archivos del Estado Carabobo.

Pueden existir criterios generales para la valoración, teniendo como base el ciclo

vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es

importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la

producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está es

su fase activa, semiactiva o inactiva.

Los documentos tendrán valor primario y secundario. Atendiendo al valor

primario los documentos deberán conservarse necesariamente mientras tengan

vigencia administrativa, y en tanto subsista su valor probatorio legal de derechos y

obligaciones de las personas y entes públicos.

Subsidiariamente, en caso de considerarse necesario al valorar un documento se

aplicará el valor secundario, considerando la trascendencia como valor testimonial o

informativo de la actuación de la Administración y el valor testimonial, informativo e

histórico de la sociedad en su conjunto.

Sin embargo, se considera el análisis aplicado con la intensión de identificar o

descartar en los documentos los valores secundarios o su etapa inactiva, cuyo interés

es meramente sociocultural aportando a la historia elementos referentes de hechos

que impactaron de manera concreta en la evolución de la institución generadora.

Así mismo, se considera un elemento más, la selección, tras una evaluación que

analice los valores de los documentos primarios para la institución que los origina

que nace en el momento de producirse el documento; secundario que perdurará tras

su uso corriente para una referencia e información de los investigadores.

La valoración es realizada en el Archivo General cuando los documentos han

concluido con su vigencia documental y prescriben sus valores primarios así como su

consulta esporádica, volviéndose objeto de análisis por un grupo interdisciplinario

denominado Junta de Valoración y Expurgo.

 

 

 

Para efectuar el análisis del valor primario o secundario que posean los

documentos que serán objeto de transferencia, conservación permanente o

destrucción, la Junta de Valoración y Expurgo tomará en cuenta los siguientes

criterios:

Criterios Objetivos:

1. Antigüedad de los documentos.

2. Uso.

3. Redundancia o duplicidad.

Criterios Subjetivos:

1. Actualidad de la información.

2. Adecuación de la documentación a las necesidades de la comunidad.

3. Calidad de la Información.

Criterios Materiales:

1. Estado físico de la documentación.

2. Formato o tipo de documento.

3. Presentación material.

Expurgo: Es el proceso técnico de revisión y selección de las series

documentales, pertenecientes a la Administración Pública del Estado Carabobo,

dirigido a decidir la transferencia, conservación permanente o destrucción de los

documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable e

histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Documentos susceptibles de expurgo, desincorporación o eliminación: son

susceptibles de expurgo los documentos y series documentales que contienen

información que se encuentre duplicada o recapitulada en otros documentos o series

documentales de cuya existencia se tenga constancia.

Igualmente deben desincorporarse los documentos y series documentales que se

generen o provengan de las distintas unidades administrativas de la región, que se

 

 

 

encuentren en avanzado estado de deterioro, que imposibilite su recuperación o cuyo

interés con fines de investigación histórica no justifiquen su restauración.

Así mismo, son susceptibles de desincorporación o eliminación, aquellos

documentos cuyo valor se pierde inmediatamente después de su uso, tales como,

circulares, anotaciones en cuadernos, memos rápidos de llamadas, invitaciones

sociales, propaganda, entre otros.

Tabla de temporalidad y retención documental (TTRD): Formato o listado que

describe los diferentes tipos documentales, en la cual se asigna el tiempo de

permanencia en el correspondiente archivo así como su destino una vez agotado el

valor respectivo del documento en cada etapa del ciclo vital (Ver Tabla Nº1).

Su importancia radica en que contribuye a la racionalización de la producción

documental, permite al archivo proporcionar un servicio eficaz y eficiente, facilita el

control y el acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella

estipulado, entre otras.

Junta de Valoración y Expurgo: Es un órgano colegiado interdisciplinario, con

carácter asesor de la Dirección General de Archivo del Estado Carabobo, cuyas

funciones se orientan al análisis de las series y tipos documentales que conforman el

fondo documental de la Administración Pública del Estado Carabobo, a los fines de

su transferencia, conservación permanente o destrucción.

Ordenamiento Jurídico que rige la materia

En este sentido, a continuación se presenta un extracto del ordenamiento jurídico

vigente en Venezuela, concerniente a la materia, cuyas disposiciones fundamentales y

principios normativos rigen la organización y funcionamiento del Archivo,

fomentando la oportuna gestión documental de la administración pública.

Así mismo, aplica sistemas de información y procesos técnicos a objeto de

garantizar el rescate, guarda, custodia, conservación, estudio y utilización por parte de

los funcionarios públicos y usuarios en general del patrimonio documental, cultural e

 

 

 

histórico, fortaleciendo la identidad de la ciudadanía propiciando el libre acceso a la

información contenida en los archivos, a fin de que se revise la veracidad de la

información.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

• Artículo 28 (Derecho de acceso a la información y los datos)

• Artículo 51 (Derecho a presentar peticiones)

• Disposición Transitoria (Salvaguarda de documentos o cualquier otra forma de

documentos elaborados)

Ley Orgánica De La Contraloría General De La República Y Del Sistema

Nacional De Control Fiscal.

• Artículo 123 (desincorporación o destrucción de documentos en los cuales no

consten derechos o acciones a favor de los entes sujetos a su control)

• Artículo 124 (Ejercicio de control previo sobre las actuaciones de cualesquiera de

los órganos que conforman el Poder Público)

Ley Orgánica De Procedimientos Administrativos

• Artículo 2 (Derechos de los interesados en dirigir instancias o peticiones a

cualquier organismo o entidad Administrativa)

• Artículo 7 (Definición de Acto Administrativo)

• Artículo 30 (Principios de economía, eficacia y celeridad que rigen la actividad

administrativa)

Ley de Archivo Nacional

• Artículo 1 (Utilidad pública)

• Artículo 3 (Organización de archivos del país)

• Artículo 8 ( Atribuciones de la Junta Superior de Archivo)

 

 

 

• Artículo 11 (Prohibición de negociar documentos oficiales e históricos)

Ley de Registro Público y del Notariado

• Artículo 14 (Transcripción en Acta por cualquier medio de reproducción o

grabación de los Archivos Públicos, siempre que no esté expresamente prohibido)

Ley Contra La Corrupción.

• Artículo 4 #2 (se considera patrimonio público los órganos y entes a los que

incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal)

• Artículo 10 (Derecho de los particulares a solicitar cualquier información sobre la

administración y custodia del patrimonio público, acceder y obtener copia de los

documentos y archivos correspondientes)

Ley De Organización De La Administración Pública Del Estado Carabobo

Sancionada Por El Consejo Legislativo Del Estado Carabobo Y Promulgada Por

El Gobernador Del Estado Carabobo.

• Artículo 136 (Definición del órgano de archivo)

• Artículo 137 (Objetivo de los archivos de la Administración Pública Estadal)

• Artículo 138 (Finalidad de los órganos de archivo Estadales)

• Artículo 139 (Deberes del Estado en cuanto a la organización y preservación de los

archivos)

Ley de Archivos del Estado Carabobo

• Artículo 1 (Garantizar guarda, custodia, conservación, utilización y estudio de los

documentos)

• Artículo 8 (Creación del Archivo General del Estado Carabobo)

• Artículo 9 (Funciones del Archivo General del Estado Carabobo)

 

 

 

Decreto Con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración

Pública.

• Exposición de Motivos (Establecer las normas básicas sobre los archivos y

registros de la Administración Pública)

• Artículo 7 #8 (Derecho de las personas a acceder a los archivos y registros de la

administración pública)

Decreto Con Rango, Valor Y Fuerza De Ley De Simplificación De Trámites

Administrativos.

• Artículo 16 (La Administración Pública deberá expedir copia para su conservación

y consulta al archivo central del órgano o ente).

• Artículo 45 (Los órganos o entes de la Administración Pública que requieran

comprobar la existencia de alguna circunstancia o requisito necesario, a quienes se

solicite información darán prioridad a la atención de dichas peticiones y las

remitirán haciendo uso de los medios automatizados disponibles al efecto)

Reglamento Parcial número 1 de la Ley de Archivos del Estado Carabobo

sobre Valoración, Retención, Desincorporación, Expurgo y Transferencia de

Documentos en los archivos de la Administración Pública del Estado Carabobo.

• Artículo 3 (clasificación de los procesos técnicos e indicación de los archivos que

deben ejecutarla)

• Artículo 4 (la valoración documental)

• Artículo 7 y 8 (el proceso de Selección y sus principios)

• Artículo 12 (el proceso de Expurgo)

• Artículo 10 (Tabla de Temporalidad y Retención Documental)

Normas Internacionales Archivísticas

♦ Norma Internacional General de Descripción Archivística “ISAD (G)”

 

 

 

Proporciona especificaciones elementales para la elaboración de descripciones

archivísticas que puedan aplicarse con independencia del tipo documental o soporte

físico de los documentos de archivo, excepto los documentos especiales como sellos,

registros sonoros o mapas.

♦ International Standard for Archival Functions “ISAF”

Tiene como objeto principal la creación normalizada de descripciones de funciones y

actividades basadas en áreas y elementos que conforman una unidad de descripción

como las áreas de identificación, descripción, relaciones y control de la descripción.

♦ International Standard Organization “ISO”

Aplica a la administración de documentos en todos los formatos o medios creados

o recibidos en el desarrollo de actividades proporcionando la guía para determinar

responsabilidades, que procuren políticas de procesos y sistemas de manejo de

archivos.

Definición de Términos Básicos

♦ Catálogo: Es un instrumento que permite conocer en detalle el fondo

documental mediante la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean

compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones

y series del mismo.

♦ Clasificación Documental: Modo en el que se organiza lógica y físicamente

los documentos, se lleva a cabo teniendo en cuenta las funciones y actividades del

respectivo archivo.

♦ Conservación documental: Mantenimiento del soporte y texto, mediante

medidas de preservación y restauración de los documentos de archivo.

♦ Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una

institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y

conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

 

 

 

♦ Inventario Documental: Describe un fondo, sección o unidad a través de las

series documentales que lo componen, que contiene los datos de la guía específica,

nombres de las series, las fechas extremas (anotando, también, años predominantes) y

resumen del contenido de cada serie para la conformación del respectivo catálogo

(número de caja, estante, balda, expedientes, folios. etc.).

♦ Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como

consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o

Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

CAPÍTULO IV

MARCO METODOLÓGICO

Descripción de la metodología

La metodología aplicada en este informe final sobre la práctica de pasantía

realizada en la Dirección General de Archivo e Imprenta del Estado Carabobo es de

tipo Descriptivo, esto en virtud del análisis de los factores que influyen en la gestión

archivística y los respectivos procedimientos técnicos que la conforma.

 

 

 

De igual forma, se aplicó una metodología Bibliográfica a razón de la indagación

de textos legales que regulan la materia objeto de observación y estudio en la

pasantía, así como, la consulta realizada a textos que respaldan la doctrina

desarrollada en las bases teóricas del marco referencial conceptual.

Así mismo, se utilizó el método Documental, ya que fueron revisados documentos

de gestión interna que demuestran la preselección de documentos susceptibles a

valoración y expurgo, así como el respaldo de antecedentes relacionados con el área

objeto de estudio en los diversos documentos que se han recolectado a lo largo de la

historia archivística venezolana por investigadores del tema, tesistas y doctrinarios en

general.

Para concluir, cabe destacar que se realizo investigación de campo, ya que se

constató la realidad de la situación al tener contacto directo con los usuarios de la

Sala de Publicaciones, en donde sus requerimientos se enfocan en obtener copias

certificadas de Gacetas Oficiales relacionadas con su nacionalidad, así como con

leyes estadales o nacionales que son del interés de abogados, estudiantes y público en

general, de igual forma, se realizó la observación de las áreas de almacenaje

documental.

Paradigma de la investigación

El término paradigma se define como la representación de la forma de observar el

mundo, explicar y comprender la realidad, según Rojas (2003); así como también es

planteado por Martínez (2006) el paradigma es identificar la naturaleza profunda de

las realidades, su estructura dinámica, aquella que da razón de su comportamiento.

Este proyecto de investigación se enmarca en un paradigma constructivista, el cual

es definido como el paradigma que toma lo sucesos como creaciones del proceso de

interacción entre los participantes de la investigación, así como también asume que el

conocimiento se una construcción mental que resulta de la actividad cognoscitiva del

investigador según Stonjanovic de Casas (2002).

 

 

 

Enfoque de la investigación

El enfoque cualitativo se fundamenta en el idealismo para el cual la realidad es

construida socialmente por definiciones individuales o grupales según la situación; el

ser humano es el que concibe el cambio y es el principal actor, este tiene como

objetivo la descripción de las cualidades de un fenómeno.

Busca un concepto que pueda abarcar una parte de la realidad. No se trata de

probar o de medir en qué grado una cierta cualidad se encuentra en un cierto

acontecimiento dado, sino de descubrir tantas cualidades como sea posible

(Martínez 1998).

El presente informe se va a desarrollar conforme a un enfoque cualitativo, el cual

trata de identificar, básicamente, la naturaleza profunda de las realidades, su

estructura dinámica, aquella que da razón plena de comportamientos y

manifestaciones (Rojas 2003).

Naturaleza de la investigación

La investigación descriptiva busca únicamente describir situaciones o

acontecimientos; básicamente no está interesado en comprobar explicaciones, ni en

probar determinadas hipótesis, ni en hacer predicciones (Tamayo y Tamayo 2000),

por lo que la naturaleza de esta investigación es descriptiva.

Método de la Investigación

En cuanto al método de investigación se propone trabajar con la etnografía la cual

comúnmente se encarga de explorar los fenómenos que son de interés en el ambiente

natural donde ocurren, para lo cual se hace imprescindibles estudiar el sistema de

interacciones entre los sujetos y el escenario donde actúan como grupo (Campos y

Espinoza Pág. 44).

El objetivo principal de estudios etnográficos es establecer una imagen real y fiel

del grupo que se desea estudiar, pero su intención es contribuir a la comprensión del

 

 

 

tema en sectores o grupos más amplios con características similares (Martínez

1998).

Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Una de las técnicas más clásicas y usadas por los investigadores cualitativos es la

observación participante para adquirir información, esta consiste en obtener

impresiones del mundo que nos rodea por medio de las facultades humanas. (Álvarez,

Jurgenson 2003)

Es por esto que, en cuanto a los técnicas a utilizar en la presente investigación se

encuentra la observación participante la cual nos permite obtener información directa

del contexto donde tiene lugar la acción; así como también permita conocer bien una

cultura y lo necesario para introducirse en ella y recoger datos sobre su vida cotidiana

(Rojas 2003).

Por otra parte se tiene la entrevista, que es una técnica para obtener la información

que consiste en un diálogo entre dos o más personas: La entrevistadora

“investigadora” y la entrevistada; que se realiza con el fin de obtener información de

parte de este. Según Rojas (2003) la entrevista se define como un encuentro el cual el

entrevistador intenta obtener información, opiniones o creencias de una o varias

personas. La técnica de la entrevista permite obtener datos valiosos y así nutrir una

buena interpretación en los resultados.

Como instrumentos de investigación se encuentra, los diarios de campo, el cual

permite registrar aquellos hechos de manera exacta para luego poder obtener

resultados pertinentes. Los cuales según Rojas (2003) son aquellas anotaciones más o

menos explicadas de los procesos sociales y del contexto en el cual suceden. Estos

diarios deben describir todo lo que estaba previsto y lo que surgió en el momento.

Las técnicas e instrumentos de recolección de datos que se aplicaron en la pasantía

realizada en el Archivo General del Estado Carabobo fueron las siguientes:

 

 

 

*Observación directa y personal: al atender al usuario en la Sala de Publicaciones y

observando los documentos almacenados en los archivos de la institución incluyendo

los preseleccionados para la respectiva valoración y Expurgo

*Entrevista: Usuarios y personal interno

*Instrumento: Diario de Campo (Anotaciones Varias)

Fases Metodológicas

Como medio de trabajo intelectual, la investigación se define como un

procedimiento reflexivo, sistemático, controlado, metódico y critico que conduce

hacia el descubrimiento en cualquier campo del conocimiento. Muñoz, C. (1998)

explica que “procedimiento es el modo ordenado de actuar con el propósito de

alcanzar un fin definido” a continuación se describen los procedimientos y

actividades que se realizaron para llevar a cabo el presente estudio y la elaboración de

este informe final de pasantía.

Fase I. Examinar los fundamentos legales referidos a la actividad archivística,

en especial a los procesos de Transferencia, Valoración y Expurgo de series

documentales almacenadas en los archivos de las dependencias que conforman

la Administración Pública del Estado Carabobo.

Esta fase se llevo a cabo mediante la investigación y revisión de los instrumentos

jurídicos de orden nacional y estadal, así como de ciertas normas de índole

internacional en materia archivística, los cuales rigen la organización y

funcionamiento de los archivos de la Administración Pública en el país.

Fase II. Precisar los criterios de valoración para la realización de los procesos

de transferencia, conservación o destrucción de los documentos que han perdido

su valor administrativo, jurídico, fiscal, contable e histórico o que carecen de

relevancia para la ciencia y la tecnología.

En esta fase, la investigación se profundizo en el análisis del Reglamento Parcial

Nº 1 de la Ley de Archivo del Estado Carabobo sobre Valoración, Retención,

 

 

 

Desincorporación, Expurgo y Transferencia de Documentos en los Archivos de la

Administración Pública del Estado Carabobo (R.L.A.E.C.), ya que en el artículo 6

del mismo, se establecen los criterios objetivos, subjetivos y materiales que debe

tomar en cuenta la Junta de Valoración y Expurgo, a fin de analizar el valor primario

y secundario que posean los documentos que serán objeto de transferencia,

conservación permanente o destrucción.

Fase III. Verificar el cumplimiento de los tiempos de permanencia y destino

de los documentos al momento de transferirlos desde las distintas dependencias

que conforman el Ejecutivo Regional al Archivo General del Estado, conforme a

lo determinado en la Tabla de Temporalidad y Retención Documental que se

encuentra establecida en el artículo 10 del R.L.A.E.C.

Esta fase, se desarrolló de manera secuencial y organizada, a través de la revisión de

los datos que sustentan el proceso de transferencia realizado desde los archivos de

otras dependencias que conforman la Administración Pública del Estado Carabobo al

Archivo General Regional, concatenado con la observación directa y personal de los

mencionados documentos transferidos.

CAPITULO V

RESULTADOS, CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES

Resultados

 

 

 

En el quinto capítulo se desarrollará el análisis de los resultados, donde a través de

tres objetivos específicos, considerando las estrategias proyectadas en las fases

metodológicas, se le dará respuesta a las interrogantes planteadas en la formulación

del problema objeto de estudio.

En ese sentido, se expondrá cada objetivo especifico, sustentado en las bases

teóricas señaladas en el capítulo tres, en las normas constitucionales y legales, que

soportan la presente investigación, por último, se plasmaran las conclusiones

relacionadas al tema, así como también las recomendaciones que puedan surgir en

relación al mismo.

Los fundamentos legales referidos a la actividad archivística, en especial a los

procesos de Transferencia, Valoración y Expurgo de series documentales

almacenadas en los archivos de las dependencias que conforman la

Administración Pública del Estado Carabobo.

Luego de examinar las disposiciones normativas, se determinó, que la gestión

documental que lleva a cabo el Archivo General del Estado, es importante para la

conservación de nuestra memoria documental e identidad nacional y de todos los

procesos técnicos aplicados en esta gestión archivística, la transferencia, la

valoración y el expurgo son los de más relevancia para el desarrollo del presente

informe.

Por una parte, la transferencia tiene entre sus propósitos principales, aprovechar

el espacio, evitar la aglomeración de documentos en las oficinas y descargándolas

de aquellos cuyo uso es poco frecuente. Así como, traspasar a un servicio

especializado las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida),

acceso y consulta de los documentos.

Además, se considera la valoración documental como el proceso de análisis de la

información desde diferentes ópticas y a partir de los resultados de dicho análisis se

 

 

 

establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, asignándosele tiempo y

espacio de conservación o eliminación.

La valoración es realizada en el Archivo General cuando los documentos han

concluido con su vigencia documental y prescriben sus valores primarios así como su

consulta esporádica, volviéndose objeto de análisis por un grupo interdisciplinario

denominado Junta de Valoración y Expurgo.

Por otra parte, el proceso técnico denominado expurgo comprende la revisión y

selección de las series documentales, en este caso, las pertenecientes a la

Administración Pública del Estado Carabobo, dirigido a decidir la transferencia,

conservación permanente o destrucción de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable e histórico o que carecen de relevancia

para la ciencia y la tecnología.

Este proceso tiene como importancia la racionalización de la producción

documental, permite al archivo proporcionar un servicio eficaz y eficiente, así como

también, facilita el control y el acceso a los documentos a través de los tiempos de

retención en ella estipulado.

Los criterios de valoración para la realización de los procesos de

transferencia, conservación o destrucción de los documentos que han perdido su

valor administrativo, jurídico, fiscal, contable e histórico o que carecen de

relevancia para la ciencia y la tecnología.

Para dar cumplimiento al segundo objetivo específico de la investigación, fue

necesaria la aplicación de la técnica de observación directa y personal de documentos,

utilizando para ello el registro de observación documental y electrónica.

De tal observación directa de registros documentales se logró precisar que los

criterios de valoración aplicados a los documentos que serán objeto de transferencia,

conservación permanente o destrucción, concuerdan con los establecidos en el

artículo 6 del R.L.A.E.C.

 

 

 

Esto se refiere a la antigüedad del documento, el uso y la duplicidad del mismo, de

igual forma, se toma en cuenta los criterios subjetivos que consisten en la vigencia y

calidad de la información y la adecuación de la documentación. Finalmente se

considera los criterios materiales que vienen a ser, el estado físico de la

documentación, el tipo de documento y la presentación material.

Los tiempos de permanencia y destino de los documentos al momento de

transferirlos desde las distintas dependencias que conforman el Ejecutivo

Regional al Archivo General del Estado, conforme a lo determinado en la Tabla

de Temporalidad y Retención Documental que se encuentra establecida en el

artículo 10 del R.L.A.E.C.

Para el logro del tercer objetivo específico de la investigación, se escogieron tres

tipos documentales que tienen asignados según la tabla de temporalidad y retención

documental, el tiempo de permanencia en el correspondiente archivo así como su

destino una vez agotado el valor respectivo del documento en el ciclo vital

correspondiente.

Los datos de los procesos de transferencias de documentos de los tipos

documentales escogidos, que fueron realizados desde las distintas dependencias que

conforman el Ejecutivo Regional al Archivo General del Estado, se cotejaron con la

Tabla de Temporalidad y Retención Documental que se encuentra establecida en el

artículo 10 del R.L.A.E.C.

Del mencionado cotejo se logró verificar el cumplimiento de los lapsos de

permanencia de la documentación en su archivo de origen o en su defecto la

transferencia al archivo correspondiente una vez que se venciera el tiempo de

retención que establece la tabla de temporalidad y retención documental, a través de

la observación directa de los casi diez mil archicómodos que han sido

preseleccionados para el proceso de valoración y expurgo (Ver Fotografía Nº 1).

Conclusiones

 

 

 

En atención a los objetivos propuestos, así como en los resultados obtenidos de la

investigación, se presentan a continuación las siguientes conclusiones; para empezar,

se determinó que el documento constituye la materia prima de cualquier archivo, sin

éstos su existencia sería nula.

Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y su archivo

constituye una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica,

política y cultural del Estado, de ahí se desprende la importancia que tiene su

resguardo, conservación y custodia.

Las etapas del archivo son consecuencia directa del ciclo de vida de los

documentos, las distintas fases por las que éstos pasan dan origen al archivo de

gestión, central, intermedio e histórico, los cuales deben aplicar según el ciclo de

vida, los procesos técnicos establecidos para ello.

En la actualidad la función archivística va mucho más allá de conservar y

custodiar la información, los archivos son la base de la gestión del conocimiento y de

la información, por lo tanto, esta función debe diagnosticar y descubrir las

necesidades de información de los usuarios para desarrollar herramientas técnicas que

apoyen la ejecución del servicio.

Dichas herramientas técnicas se refiere a los procesos técnicos correspondientes a

las actividades propias de la Archivística que permiten el tratamiento de la

documentación, en aras de una adecuada organización y recuperación de la

información. Estos procesos son: la clasificación, la ordenación, la descripción, la

codificación, la desincorporación, la transferencia, la valoración y el expurgo.

Es importante destacar, que el instrumento jurídico cuyos lineamientos generales a

desarrollar están contenidos en la Ley de Archivos del Estado Carabobo es el

Reglamento Parcial Nº 1 de la Ley de Archivo del Estado Carabobo sobre

Valoración, Retención, Desincorporación, Expurgo y Transferencia de Documentos

 

 

 

en los Archivos de la Administración Pública del Estado Carabobo (R.L.A.E.C.), el

cual regula todo el proceso archivístico que se realiza a nivel regional.

Finalmente, se concluye que el Archivo General del Estado, es la institución que al

ejercer sus labores garantiza la preservación en el tiempo y el espacio de la memoria

histórica documental de los ciudadanos, fomentando su identidad nacional al

permitirle conocer de forma confiable su pasado, es por ello que se le llama

Patrimonio Documental a los documentos que ahí se resguardan.

Recomendaciones

Mantener la gestión archivística de forma organizada como se ha hecho hasta

ahora para evitar el congestionamiento del Archivo General del Estado, ocasionado

por la transferencia irregular o incorrecta de documentos que deben reposar en el

archivo de origen, durante el tiempo establecido en la Tabla de Temporalidad y

Retención Documental.

Sostenida esta situación, se podrá mantener el logro de los objetivos

fundamentales del Archivo General del Estado Carabobo para ofrecer la información

requerida por la comunidad sobre los documentos archivados; así como, garantizar el

diseño, reproducción e impresión de materiales gráficos, prestando el mejor servicio a

las distintas dependencias del Ejecutivo del Estado Carabobo y a los particulares.

Implementar talleres de actualización y especialización, dirigido a todo el

personal que labora en el archivo general, en especial al de la oficina de expurgo,

siendo extensible a las demás unidades administrativas que conforman el Ejecutivo

Regional, sobre los criterios, mecanismos y demás procedimientos establecidos en el

R.L.A.E.C. u otro instrumento normativo de índole interno.

Con esta recomendación no solo se lograría que todo el personal humano

encargado de realizar esas actividades tengan el conocimiento idóneo de los procesos

técnicos y criterios establecidos en la norma jurídica mencionada, sino de la

 

 

 

relevancia jurídica que tiene la gestión documental que deben ejercer según la

competencia que les ha sido legalmente atribuida.

BIBLIOGRAFÍA

BRAVO GARCÍA, Javier (2000). Los Archivos de América Latina: informe

experto de la Fundación Histórica Tavera sobre la situación actual, 1º

edición. Universidad de Texas. Banco Mundial; Fundación Histórica Tavera.

Texas, Estados Unidos, 281 páginas.

FUGUERAS, Ramón Alberch. Los Archivos, entre la memoria histórica y la

sociedad del conocimiento (2003). 1º edición. Editorial UOC. Barcelona,

España. 221 páginas.

JAEN GARCÍA, Luis Fernando. El Sistema Nacional de Información

Archivística: como modelo de unificación de archivos (2006). 1º edición.

Editorial UCR. San José, Costa Rica. 157 páginas.

LORINO, Philippe. Control de Gestión Estratégico: la gestión por

actividades (1996). Volumen 107, Número 1 de Estrategia y Gestión

Competitiva. Ediciones Alfaomega. Santafé de Bogotá, Colombia. 194 páginas.  

TAMAYO Y TAMAYO, Mario. Metodología Formal de la Investigación

Cietífica (2005). 2º edición. Editorial Limusa, Noriega editores. México. 159

páginas.

 

 

 

 

 

 

Leyes Venezolanas:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

Ley Orgánica De La Contraloría General De La República Y Del Sistema

Nacional De Control Fiscal.

Ley Orgánica De Procedimientos Administrativos

Ley de Archivo Nacional

Ley de Registro Público y del Notariado

Ley Contra La Corrupción.

Ley De Organización De La Administración Pública Del Estado Carabobo.

Ley de Archivos del Estado Carabobo

Decreto Con Rango, Valor Y Fuerza De Ley Orgánica De La Administración

Pública.

Decreto Con Rango, Valor Y Fuerza De Ley De Simplificación De Trámites

Administrativos.

Reglamento Parcial número 1 de la Ley de Archivos del Estado Carabobo

sobre Valoración, Retención, Desincorporación, Expurgo y Transferencia de

Documentos en los archivos de la Administración Pública del Estado

Carabobo.

Normas Internacionales Archivísticas:

♦ Norma Internacional General de Descripción Archivística “ISAD (G)”

♦ International Standard for Archival Functions “ISAF”

♦ International Standard Organization “ISO”

Referencias electrónicas:

♦ http://www.ucla.edu.ve/secretaria/Archivo/Glosario.htm

♦ http://www.sgg.carabobo.gob.ve/

♦ http://www.sgg.carabobo.gob.ve/DArchivos.php

♦ http://www.archivologo.blogcindario.com

 

 

 

Gráfico Nº 1 Organigrama de la Estructura Regional de la Institución donde se realiza la Pasantía

 

 

 

Gráfico Nº 2 Organigrama de la unidad de la Institución donde se realiza la Pasantía

 

Fuente: Karla Salazar, 2012

Dirección General de Archivo e Imprenta del Estado Carabobo.

Dirección de Archivo Dirección de Imprenta

División de Archivo División de Imprenta

Oficina de Expurgo

 

 

 

TABLA Nº 1. Tabla de Temporalidad y Retención Documental

Tipología

Documental

Valor

Documental

Tradición

Documental

Período de retención del documento

6

Meses

1

Año

5

Años

10

Años

15

Años

25

Años

Perma

nente

Disposición Observaciones

Actas

Administrativo

Legal e Histórico

Originales

X

5 años en el

Archivo de

Gestión y 20

años en el

Archivo

General

Podrá guardarse

una (1) copia en el

Archivo de

Gestión que lo

requiera

Soporte de

Actas

Administrativo

Legal e Histórico

Originales

X

Se

mantendrán

5 años en el

Archivo de

Gestión

respectivo y

20 años en el

Archivo

General

Se evaluará si va

al Archivo

Histórico

Borrador de

Actas

Referencial

Originales

X

En el

Archivo de

Gestión

Fuente: Reglamento Parcial Nº 1 de la Ley de Archivo del Estado Carabobo sobre Valoración,

Retención, Desincorporación, Expurgo y Transferencia de Documentos en los Archivos de la

Administración Pública del Estado Carabobo, Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 3506 del 18 de

enero de 2011

 

 

 

Fotografía Nº 1. Archicómodos de documentos preseleccionados para Valoración y Expurgo

Fuente: Karla Salazar. Área de almacenaje de documentos preseleccionados para Valoración y Expurgo, ubicados en la sede de la Dirección General de Archivo e Imprenta del Estado Carabobo, junio 2012