CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

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La Caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ?¿Qué se requiere para hacerlo?.

La NTC 5906 no establece de manera explícita qué procesos o de qué tipo deben estar identificados, pero los procesos se pueden identificar como:

Procesos Gerenciales/Directivos/EstratégicosProcesos Misionales/Operacionales/RealizaciónProcesos de Apoyo/SoporteProcesos de Evaluación/Seguimiento y Medición

¿QUÉ ES CARACTERIZAR UN PROCESO?

Los procesos deben documentarse en función de la naturaleza de sus actividades, los requisitos del cliente/usuario y de los requisitos legales o reglamentarios que apliquen.

Influencia en la satisfacción del cliente.

Los efectos en la calidad del producto/servicio.

Influencia en la misión y estrategia.

Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.

Utilización de recursos.

ENTRE LOS PRINCIPALES FACTORES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y

SELECCIÓN DE LOS PROCESOS PUEDEN MENCIONARSE:

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IDENTIFICAR LOS PROCESOS

EXISTENTES

IDENTIFICAR LAS ENTRADAS

DEFINIR LAS ACTIVIDADESCICLO PHVA

IDENTIFICAR LAS SALIDAS

DEFINIR LOS INDICADORES

RUTA PARA CARACTERIZAR PROCESOS

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CONTENIDO: Nombre Responsable Objetivo Alcance Proveedores Entradas Ciclo PHVA Salidas Clientes Recursos Documentos Requisitos Indicadores

Proceso:

Responsable:

Objetivo:

Alcance:

Proveedor Entradas Planear Hacer Salidas Cliente

Verificar Actuar

NOMBRE RESPONSABLE FRECUENCIA DE REPORTE OBJETIVO

MAPA!A1CARACTERIZACION DEL PROCESO

versión: 0,1 Página: 1 de 1 Código: CP-

(D) Requiere documentarse: C=Cronograma, P=Procedimiento-Instructivo, R=Registro, GD=Genera Documento

RECURSO HUMANO RECURSOS FISICOS

Documentación Asociada Requisitos Legales

INDICADORES

RELACION MATEMÁTICA FRECUENCIA DE ANALISIS

FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

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Durante la caracterización de los procesos es fundamental construir los indicadores que permitan controlar y medir el desarrollo y cumplimiento del proceso, por ello se hace necesario revisar que es un indicador y como se construye, pues la mala formulación del indicador puede generar una mala evaluación del proceso o una falla en el control.

¿QUÉ ES UN INDICADOR ?

Es un valor que sirve para medir el comportamiento de variables, en función del

nivel de logro de un objetivo o meta planificados.

Es relevante en el proceso de

diseño, seguimiento y evaluaciónex post de las

acciones

Es una herramienta de control operativo

yde gestión

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DEFINICION TEÓRICA:

Es una especificación cuantitativa de la relación entre dos o más variables, que permite verificar el nivel de logro alcanzado en el cumplimiento de los objetivos.

OBJETIVO

VARIABLE

INDICADORES

SITUACIÓN ACTUAL

¿Cómo estamos?

OBJETIVOS¿Qué se quiere?

LOGROSMínimos

esperados

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1.- NOMBRE DEL INDICADOR: EXPRESIÓN VERBAL QUE “PERSONIFICA” O “SINGULARIZA” EL INDICADOR

RESPECTIVO.

2.- ATRIBUTO: CUALIDAD O CALIDAD DEL INDICADOR (POR GÉNERO, NIVEL DE ESCOLARIDAD, POR REGIÓN).

3.- UNIDAD DE MEDIDA: UNIDAD EN LA QUE SE FORMULA EL INDICADOR.

4.- FÓRMULA DE CÁLCULO: EXPRESIÓN MATEMÁTICA PARA MEDIR LA VARIACION DE LA VARIABLE.

ELEMENTOS DE LA CONSTRUCCIÓN DE UN INDICADOR

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Los  indicadores  se  vuelven  necesarios, partiendo  del  criterio  de  evaluación  que  se quiera hacer:

> De acuerdo con el cronograma o tiempo establecido para evaluar cumplimiento.

> De  acuerdo  con  sus  objetivos,  metas  o resultados.

> De acuerdo con el uso de sus  recursos, tanto monetarios, como de otro tipo. 

> Para  dar  cuenta  de  la  evolución  de  la ejecución.

¿PORQUÉ SON NECESARIOS LOS INDICADORES?

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Listar los objetivos, metas, productos y actividades a controlar.

Identificar las palabras claves que requieran

un acuerdo sobre su significado.

Construir un significado común para cada una de las palabras clave identificadas.

Relacionar los significados atribuidos a cada palabra clave e incluir la definición cuantitativa del indicador (Nº absoluto,

porcentaje).

PROPUESTA PARA CONSTRUIR INDICADORES

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