CARTILLA Compilación de conceptos frente a la importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado Colombiano

Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia

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Departamento Administrativo de la Función Pública

Elizabeth Cristina Rodríguez Taylor Directora

Carla Liliana Henao Carmona

Subdirectora

Alberto Medina Aguilar Director de Empleo Público

Fernando Berrio Berrio Director de Desarrollo

Organizacional

María del Pilar Arango Viana Directora de Control Interno y Racionalización de Trámites

Claudia Patricia Hernández León

Directora Jurídica

Celmira Frasser Acevedo Jefe Oficina Asesora de Planeación

Victoria Eugenia Díaz Acosta

Jefe Oficina de Sistemas

COORDINACIÓN Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites

EQUIPO DE TRABAJO

JUAN FELIPE RUEDA GARCÍA ANDRÉS MENDEZ JIMÉNEZ SANTIAGO NUÑEZ RAMIREZ

Bogotá, D.C., Junio de 2010

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 4 CAPITULO I NORMATIVIDAD ............................................................................... 5 CAPITULO II IMPLEMENTACIÓN DEL MECI ........................................................ 8 CAPITULO III ARMONIZACIÓN MECI - CALIDAD............................................... 15 CAPITULO IV CONCEPTOS PARTICULARES.................................................... 18

4.1 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ........................................................... 19 4.2 PLANES DE MEJORAMIENTO ............................................................... 20 4.3 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO ............................................................. 23 4.4 AUDITORIA INTERNA ............................................................................. 23 4.5 ESTILO DE DIRECCIÓN ......................................................................... 27 4.6 CONTROLES ........................................................................................... 27 4.7 IMPORTANCIA DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO ............... 29 4.8 ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS ................... 33

CAPITULO V PUBLICACIONES RELACIONADAS.............................................. 35

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INTRODUCCIÓN El Departamento Administrativo de la Función Pública, como ente rector de la política de Control Interno para las entidades del Estado, presenta la Cartilla de Compilación de Conceptos Técnicos frente al Modelo Estándar de Control Interno en el Estado Colombiano, la cual se convierte en un instrumento valioso para aquellas entidades obligadas a implementar el Modelo. Esta cartilla tiene cono fin brindar orientación sobre temas inherentes a la implementación y mantenimiento del MECI, y recoge las inquietudes más frecuentes que sobre la materia han tenido las entidades desde la expedición del Decreto 1599 de 2005. Se espera que ésta compilación sea un medio para que las entidades del Estado fortalezcan el control en su interior, como un mecanismo que permita la satisfacción de los ciudadanos y la consecución de los fines esenciales del Estado.

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CAPITULO I NORMATIVIDAD

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Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Como parte de la aplicación de un apropiado Sistema de Control Interno el representante legal en cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás disposiciones legales vigentes. Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública. Determina los fundamentos del sistema de desarrollo administrativo, entendido como el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado. Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano. Mediante este decreto se determina la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993. Decreto 2913 de 2007, Que el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario.

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- Comunicado del 20 de octubre de 2008, donde se establecen los productos mínimos para evaluar la implementación del MECI

Decreto 4445 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2913 de 2007, y se amplía el plazo de implementación del MECI en las entidades de 3°, 4°, 5° y 6° categoría hasta junio de 2009. Decreto 3181 de 2009, por el cual se concede un plazo para el fortalecimiento en la implementación del MECI en las entidades que hacen parte de los municipios de 3a, 4a, 5a y 6a categoría.

- Mediante circular 100-006 de 2009 se definen las fases y fechas para culminar el proceso de implementación del MECI en los municipios mencionados en el Decreto 3181 de 2009

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CAPITULO II IMPLEMENTACIÓN

DEL MECI

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¿Qué es el MECI? Respuesta: Es un Modelo Estándar de Control Interno que tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales y con el marco legal aplicable a ellas. Está dispuesto en tres subsistemas secuenciales que se establecen dentro del ciclo de mejoramiento continúo (PHVA: planear, hacer, verificar, actuar), partiendo del Subsistema de Control Estratégico en el cual se crea el ambiente organizacional necesario para mantener el sistema y se organiza la entidad de manera tal que el control sea transversal a todas sus actividades; así mismo, en este subsistema se evita la exposición de la entidad a los distintos riesgos propios de su razón de ser, agotando la etapa del Planear. El segundo subsistema, el de Control de Gestión, operacionaliza el control dentro de la entidad por medio de todas aquellas actividades de control necesarias para garantizar el cumplimiento de sus objetivos, y además indica, como se debe desarrollar la captura y procesamiento de la información, y la creación de canales efectivos de comunicación para que la toma de decisiones sea basada en hechos reales, por este medio se desarrolla el Hacer. Por su parte, el tercer y último subsistema, el de Control de Evaluación, logra que los funcionarios evalúen los controles y la gestión de la entidad, y le da un papel importante a las Oficinas de Control Interno y los Órganos de Control como evaluadores independientes del sistema, llevando a cabo el Verificar. Para finalizar se llevan a cabo planes de mejoramiento institucionales, por procesos e individuales, terminando con el Actuar del ciclo de mejoramiento continúo. Finalmente para entender que el Modelo Estándar de Control Interno ha sido implementado deben estar correctamente desarrollados los 29 elementos de control que hacen parte del mismo. El nivel de implementación de éstos se establece en el Manual de Implementación del MECI y los productos mínimos que se requieren para cada uno de ellos han sido evidenciados en un comunicado expedido por le Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del Orden Nacional y Territorial que se encuentra dentro de la normatividad relacionada en ésta cartilla. ¿Qué entidades están obligadas a implementar el MECI? Respuesta: El artículo 1 del Decreto 1599 de 2005 establece que: ”Adoptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno en entidades y agentes obligados conforme al artículo 5 de la Ley 87 de 1993”. El citado artículo a su vez plantea: “Campo de aplicación. La presente Ley se aplicará a todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus

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diferentes órdenes y niveles, así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal” ¿Cuáles son los roles en la implementación del MECI? Respuesta: El rol de la Oficina de Control Interno en la implementación del MECI, es el siguiente:

− Evaluar periódicamente el nivel de desarrollo e implementación. − Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los recursos asignados

para la implementación. − Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las

ejecutadas. − Evaluar permanentemente el desempeño de los grupos de trabajo. − Evaluar la gestión de Responsables. − Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el Directivo

Responsable. − Concluir y recomendar acciones de ajuste. − Ajustes al diseño e implementación.

Por su parte, el Representante de la Alta Dirección tiene como funciones:

− Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno.

− Asegurar el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno.

− Informar a la alta dirección. − Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. − Coordinar con los directivos o responsables de área o procesos. − Hacer seguimiento a las actividades planeadas. − Someter los resultados a consideración del Comité de Coordinación de

Control Interno. Finalmente las responsabilidades del equipo MECI son las siguientes:

− Adelantar el proceso de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la dirección.

− Capacitar a los servidores de la entidad. − Asesorar en el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control

Interno. − Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas.

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− Trabajar en coordinación con los servidores designados por área. ¿El representante legal puede delegar a cualquier funcionario para la implementación del MECI?

Respuesta: El Representante Legal de la entidad como único responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designará a un directivo de primer nivel de la respectiva entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece el Anexo Técnico MECI 1000:2005 quien actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno.

La entidad deberá contar con un equipo de trabajo institucional con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos así:

− Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comité de

Coordinación de Control Interno. − Un segundo grupo operativo, que se denominará Equipo MECI conformado

por servidores públicos de la entidad, de carácter multidisciplinario con representatividad de todas las áreas organizacionales de la entidad, el cual deberá ser coordinado y supervisado por el representante de la dirección.

− Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad y los Servidores Públicos a su cargo, que tendrán bajo su responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI 1000:2005.

¿Las instituciones educativas públicas de carácter Departamental o Municipal deben implementar el MECI? Respuesta: Las instituciones de educación básica y media departamentales o municipales son dependencias de la Gobernación o Alcaldía - Secretaría de Educación, y no organismos ni entidades independientes de éstas y por lo tanto no están obligadas a implementar un Sistema de Control Interno ni a organizar una Oficina de Control Interno. Por consiguiente, corresponde al Gobernador o Alcalde implementar el control interno en toda la Gobernación o Alcaldía de manera integral, incluidas las secretarías y dependencias como son los establecimientos educativos. Los Rectores de cada establecimiento educativo, como jefes de tales dependencias, son responsables ante su superior inmediato de implementar y

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aplicar métodos y procedimientos adecuados de control y velar por la calidad, eficiencia y eficacia de estos, en la dependencia a su cargo. Finalmente, la gobernación o alcaldía pueden realizar procesos de sensibilización y capacitación al personal docente y administrativo de las instituciones, sobre los conceptos técnicos y las normas que regulan el Modelo Estándar de Control Interno e invitarlos a que sean partícipes en su implementación. ¿Los Concejos Municipales deben implementar el MECI? Respuesta: Por mandato constitucional, según lo disponen los artículos 209 y 269 de La Carta Magna, el control interno debe implementarse en todas las entidades públicas. Conforme al artículo 5º de la ley 87 de 1993, que desarrolló las citadas disposiciones constitucionales, la misma se aplica a todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal. De acuerdo con el artículo 312 de la Constitución Política, los Concejos municipales son corporaciones administrativas elegidas popularmente. Según el artículo 39 de la Ley 489 de 1998, Estatuto Básico de la Administración Pública, ésta se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano. El mismo artículo determina que las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales son corporaciones administrativas de elección popular que cumplen las funciones que les señalan la Constitución Política y la ley. La Corte Constitucional en la sentencia C-538 de 1995, ha sido clara en precisar que los Concejos municipales y distritales, así como las Asambleas departamentales, son entes administrativos. De lo expuesto se deduce que el régimen de control interno es aplicable a todo organismo del Estado que cumpla funciones administrativas y maneje recursos públicos, no sujeto a régimen privado de administración. Esta deducción encuentra mayor fundamento en los objetivos, características y elementos del control interno, detallados en los artículos 2º, 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, todos los cuales hacen

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relación a aspectos meramente administrativos y financieros comunes a todos los organismos y entidades del Estado. ¿Las empresas de servicios públicos deben implementar le MECI? Respuesta: El artículo 186 de la Ley 142 de 1994 expresa que ésta reglamenta de manera general las actividades relacionadas con los servicios públicos definidos en esta Ley; deroga todas las leyes que le sean contrarias; y prevalecerá y servirá para complementar e interpretar las leyes especiales que se dicten para algunos de los servicios públicos a los que ella se refiere. En caso de conflicto con otras leyes sobre tales servicios, se preferirá ésta, y para efectos de excepciones o derogaciones, no se entenderá que ella resulta contraria por normas posteriores sobre la materia, sino cuando éstas identifiquen de modo preciso la norma de esta Ley objeto de excepción, modificación o derogatoria. Conforme al artículo 17 de la Ley 142 de 1994, en todo caso, el régimen aplicable a las entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que presten servicios públicos, en todo lo que no disponga directamente la Constitución, será el previsto en dicha Ley la cual contempla las siguientes competencias en materia de control interno para las Empresas de Servicios Públicos domiciliarios. Corresponde a cada Entidad Prestadora de Servicios Públicos: realizar un conjunto de actividades de planeación y ejecución para lograr que sus objetivos se cumplan; definir y diseñar los procedimientos de control interno, así como la evaluación periódica de su cumplimiento, de acuerdo siempre con las reglas que establezcan las Comisiones de Regulación, actividad que podrá ser contratada con empresas privadas, y organizar la auditoria interna de la empresa, estableciendo sus funciones. Al Gerente de cada Empresa: responder por el diseño y aplicación del control interno de la respectiva empresa. A la Auditoria Interna u Oficina de Control Interno: evaluar y vigilar el control interno de la respectiva entidad, por delegación del Gerente. A las Comisiones de Regulación: promover y regular el balance de los mecanismos de control y determinar los criterios, evaluaciones y modelos de control interno. Balance de los mecanismos de control buscado por la respectiva Comisión de Regulación; velar por la progresiva incorporación y aplicación del control interno en las empresas de servicios públicos. Para ello, vigilará que se cumplan los criterios, evaluaciones, indicadores y modelos que definan las Comisiones de Regulación, y podrá apoyarse en otras entidades oficiales y particulares.

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¿Las entidades en liquidación deben implementar el MECI? Respuesta: El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno se ha pronunciado en el sentido de indicar que en una entidad en liquidación, para garantizar una gestión eficiente, eficaz y transparente, encaminada exclusivamente hacia la liquidación, se intensifica la obligación de verificar el buen manejo de los recursos, el cumplimiento de las normas, la sujeción de los planes, programas y proyectos relacionados con el proceso de liquidación institucional, por lo que cobra mayor importancia la necesidad de contar con un área o empleo que tenga a su cargo las funciones de asesoría, evaluación y seguimiento a dichos elementos, los cuales constituyen el Sistema de Control Interno. Dentro de los objetivos del Sistema de Control Interno, contemplados en el artículo 2° de la ley 87 de 1993, se encuentran los de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión institucional; definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; y garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. Esta misma norma, en su artículo 6°, señala la responsabilidad del Representante Legal de cada entidad u organismo del Estado, sin exceptuar las entidades en liquidación, para que establezcan y desarrollen el Sistema de Control Interno en la organización. El artículo 34, numeral 31 del Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, establece que es deber de los servidores públicos, en este caso del Representante Legal, “adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que tratan la ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”. Armonizando los elementos de juicio expuestos, se puede concluir que durante el proceso de liquidación de una entidad, cobra mayor vigencia la necesidad de desarrollar las labores de asesoría, seguimiento y evaluación de todos los componentes del Sistema de Control Interno. Aunque la Empresa se encuentre en liquidación, continúa la obligación del Representante Legal de implementar y desarrollar el Sistema de Control Interno, las herramientas objeto de su consulta hacen parte de los diferentes componentes del Sistema de Control Interno, razón por la cual se considera que es necesario que se continúen desarrollando, adaptadas a la nueva situación de liquidación mientras la entidad termina su proceso.

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CAPITULO III ARMONIZACIÓN MECI - CALIDAD

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¿Se puede implementar MECI y Sistema de Gestión de la Calidad al tiempo? Respuesta: Los dos sistemas son complementarios y pueden implementarse simultáneamente, ya que cada uno aporta insumos importantes al otro, se sugiere que sea el mismo líder para los dos sistemas, así como el mismo equipo operativo. Tanto el Sistema de Control Interno, como el Sistema de Gestión de la Calidad, son herramientas que tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la acción de las diversas organizaciones que los implementen. Por lo general, estos Sistemas se soportan en elementos comunes, los cuales deberían ser identificados en etapas tempranas de la implementación, a fin de evitar que se dupliquen esfuerzos (NTCGP 1000:2009). Los tres Subsistemas, el de Control estratégico, el de Control de Gestión y control de Evaluación que posee el MECI permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos dentro del contexto de las entidades del Estado. Por lo anterior, la planeación y formulación articulada debe ser coherente con el uso de herramientas para evitar la duplicidad de acciones para el logro de los objetivos comunes. Al articular estas herramientas, se fortalece la capacidad administrativa, el desempeño institucional, y la gestión de los principales recursos de la entidad: humanos, materiales y financieros. Es importante precisar que el cumplimiento de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública no implica el implementar el Modelo Estándar de Control Interno, y viceversa, no obstante aporta a su cumplimiento. ¿Son armónicos el MECI y el Sistema de Gestión de Calidad? y ¿Cómo interactúan dentro del mejoramiento continuo de una entidad? Respuesta: La complementariedad, tanto de los sistemas de calidad como de control se encuentra básicamente bajo la dinámica del proceso de gestión, con una mirada de mejoramiento continuo, donde el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) integra los elementos prioritarios de la Norma de Calidad y del MECI. En la fase de planeación institucional, el Direccionamiento Estratégico, la Administración de Riesgos y el Ambiente de Control como componentes MECI al igual que la responsabilidad de la Alta Dirección y Gestión de Recursos del Sistema de Calidad, son elementos indispensables en la planeación, por parte de la Gerencia Pública. En la fase del hacer, el Subsistema de Control de Gestión y sus respectivos componentes dentro del Sistema de Control Interno, así como la realización del

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producto y prestación del servicio en el Sistema de Gestión de la Calidad, aportan al desarrollo de las actividades propias de la entidad. En la fase de verificación, el MECI a través de la Autoevaluación, la Evaluación Independiente; la medición, análisis y mejora que presenta el Sistema de Gestión de la Calidad son los mecanismos que garantizan que el quehacer institucional esté orientado a las necesidades reales de los clientes. Finalmente en la fase del actuar los Planes de Mejoramiento formulados al interior de la entidad, sumados al análisis y mejora de los productos de cada entidad permiten que se trabaje bajo un enfoque de mejoramiento continuo. Tanto el Sistema de Gestión de la Calidad como el Modelo Estándar de Control Interno se encuentran orientados a un mejoramiento permanente de la gestión y el Sistema de Control Interno de las entidades del Estado. A través del cumplimiento de los requisitos incluidos en los numerales 4, 5 y 6 de la Norma Técnica de Calidad y de lo estipulado en el Subsistema de Control Estratégico del MECI, a través de los procesos gerenciales, las entidades planean su gestión orientada a la satisfacción de sus usuarios. Con base en lo planeado y estructurado, y de acuerdo con lo establecido en el numeral 7 de la NTCGP 1000:2009 y en el Subsistema de Control de Gestión del MECI, a través de los procesos misionales y de apoyo las entidades ejecutan y desarrollan los productos y servicios que suministran a sus clientes. Finalmente, mediante el desarrollo de lo expuesto en el numeral 8 de la Norma Técnica de Calidad y en el Subsistema de Control de Evaluación del MECI, por medio de sus procesos de control y evaluación las entidades miden los resultados de su gestión y trazan las acciones de mejora requeridas para aumentar la satisfacción de sus usuarios con consideraciones de eficacia, eficiencia y efectividad, las cuales nuevamente alimentan el proceso de planeación.

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CAPITULO IV CONCEPTOS

PARTICULARES

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4.1 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO ¿Cuál es la metodología sugerida por el Departamento Administrativo de la Función Pública para la administración de riesgos? Respuesta: En la actualidad el Departamento Administrativo de la Función Pública maneja una publicación referente a la Administración de Riesgos, donde se propone las diferentes etapas para llevarla a cabo. Teniendo en cuenta lo dispuesto por esté documento, en su metodología, las etapas que se proponen a tener a la hora de realizar una adecuada administración de riesgos en una entidad son las siguientes: contexto estratégico, identificación de riesgos, análisis, valoración y establecimiento de políticas. En ese orden de ideas una vez se identifica el riesgo, el análisis buscará a través de su tabla de valores, establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo, para luego identificar los controles necesarios con el fin de evitarlo, reducirlo, compartirlo y asumirlo. A su vez la metodología maneja una serie de información para consolidarla en formatos, que permitirán evidenciar cada una de las secuencias que se proponen. ¿Todos los riesgos deben estar asociados en el mapa de riesgos institucional? Respuesta: Los procesos de la entidad son de cuatro clases: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Se entiende que los riesgos de los procesos estratégicos y misionales son a su vez riesgos institucionales, razón por la cual se trabajan desde los procesos pero hacen parte del mapa de riesgos institucional y la oficina de control interno debe hacerle seguimiento aunque los responsables son los dueños de los procesos. ¿A quien corresponde iniciar los ajustes a los mapas de riesgos? ¿A la Oficina de Control Interno o al Equipo MECI en su condición de líder del proceso de Administración del Riesgo en la entidad? Respuesta: Teniendo en cuenta que las funciones del Equipo MECI son las siguientes:

− Adelantar el proceso de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la dirección.

− Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo y el Componente de la Administración del Riesgo.

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− Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo.

− Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo al representante de la dirección, para su aplicación.

− Trabajar en coordinación con los servidores designados por área en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo.

El encargado de proponer los ajustes a los mapas de riesgos sería el Equipo MECI y quienes se encargarían de realizarlos serían los dueños de cada proceso. La Oficina de Control Interno, cumple dentro de la metodología de Administración del Riesgo una función de asesoría y evaluación, en ningún momento de ejecución a no ser que sean los riesgos de su área.

4.2 PLANES DE MEJORAMIENTO ¿Cuáles son los planes de mejoramiento existentes y en que consisten? Respuesta: Como está definido en el manual de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, los planes de mejoramiento se encuentran enmarcados en el componente Planes de Mejoramiento del Subsistema Control de Evaluación. Éstos, son elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno Ahora, y para mayor claridad, se especificarán cada uno de los planes existentes. Los planes de mejoramiento institucionales, “son elementos de control que permiten el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad pública. Integran las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad para fortalecer el desempeño institucional.” Los planes de mejoramiento por Procesos son “elementos de control que contienen los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la entidad pública, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto” Los planes de mejoramiento individuales “contienen las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de

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tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad” ¿Cómo se deben elaborar los planes de mejoramiento institucionales? Respuesta: Para el diseño del Elemento de Control Planes de Mejoramiento Institucional, es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoria Interna y Control Fiscal. Los pasos a seguir son:

a. Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Institucional considerando, entre otros, los siguientes aspectos:

− Procesos − Área organizacional responsable − Causas − Acciones − Indicadores − Responsables de la ejecución − Recursos − Cronograma de ejecución − Observaciones

Responsable: Representante Legal y los servidores responsables de los procesos.

b. Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento Institucional

al Comité de Coordinación de Control Interno. Responsable: Representante de la Dirección, los servidores responsables de los procesos y Equipo MECI.

c. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento institucional.

Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. ¿Cómo se deben elaborar los planes de mejoramiento por Procesos? Respuesta: Para el diseño del Elemento de Control Planes de Mejoramiento por Procesos, es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Autoevaluación del Control, Autoevaluación de la gestión, la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, y las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoria Interna. De igual manera, para este diseño se deberá tener en consideración las observaciones producto de las auditorias que adelante el Órgano de Control Fiscal que den lugar a la concertación de planes de mejoramiento con la entidad pública vigilada. Los pasos a seguir son:

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a. Elaborar y consolidar el plan de Mejoramiento por Procesos, considerando, entre otros, los siguientes aspectos:

− Procesos − Causas − Acciones − Indicadores − Responsables de la Ejecución − Recursos − Cronograma de Ejecución − Observaciones

Responsable: Representante Legal y servidores responsables de los procesos.

b. Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento por

Procesos al Representante Legal. Responsables: Servidores responsables de los procesos y Equipo MECI.

c. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento por Procesos.

Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

¿Cómo se deben elaborar los planes de mejoramiento individuales? Respuesta: Para el diseño del Elementos de Control Planes de Mejoramiento Individual1, es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Autoevaluación del Control, Autoevaluación de la gestión, la Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoria Interna y los resultados de las evaluaciones del desempeño y de los Acuerdos de gestión. Los pasos a seguir son:

a. Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento individual, consignando en él los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Así mismo, en este Plan debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que le brinda la entidad, a través del plan institucional de capacitación, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo. Responsable: Cada servidor y su superior inmediato.

b. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Individual.

Responsable: Cada servidor y su superior inmediato.

1 Se recomienda consultar la Circular 100-003 de 2010 del DAFP, en el cual se plantean orientaciones para el manejo de los planes de mejoramiento individual

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4.3 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO ¿Qué entidades tienen la obligación de realizar el código de buen gobierno? Respuesta: el Código de Buen Gobierno sólo es obligatorio para aquellas entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y las que voluntariamente quieran adoptarlo e implementarlo como herramienta de Gestión. Frente a lo planteado anteriormente, no todas las entidades estarían obligadas a tenerlo, sin embargo, sería interesante que las entidades adoptaran un código propio con el objetivo de evidenciar el compromiso por parte de la alta dirección y a su vez ratificar el cumplimiento de los objetivos instituciones. Sin embargo, de acuerdo a lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno-MECI, las entidades sí deben contar con un documento donde se determine lo siguiente: “La identificación e implementación de los acuerdos colectivos sobre actitudes, prácticas y formas concretas de actuación que asumen los servidores públicos de cada una de las áreas de las instituciones, para garantizar una eficaz Administración Pública”. Su aplicación se traduce en la operacionalización de los siguientes aspectos:

− El respeto y reconocimiento de la dignidad de la persona humana. − La búsqueda permanente del interés general. − El contemplar los valores que regirán el buen gobierno tales como:

objetividad, tolerancia, integridad, responsabilidad, credibilidad, imparcialidad, transparencia, entre otros.

Es decir, que sean claras las políticas internas en la entidad dirigidas a la transparencia institucional, a la atención a cliente, a la participación ciudadana y a facilitar el control social.

4.4 AUDITORIA INTERNA ¿Cuál es el rol de la oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces, en la auditoría interna de calidad? Respuesta: La Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces, es la dependencia encargada de coordinar el proceso de auditorias internas de calidad, dado que la Ley 87 de 1993 en su artículo 9° le asigna la responsabilidad de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles y determina que como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas.

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Considerando que el parágrafo del Artículo 3º. de la Ley 872 de 2003, establece que el Sistema de Gestión de la Calidad es complementario al Sistema de Control Interno y podrá integrarse en cada uno de sus componentes, el DAFP, como orientador de la política sobre la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades públicas, ha conceptuado y recomendado que sea la misma oficina quien adelante la auditoria, en primer lugar porque la auditoría de calidad es compatible con la de control interno al verificar aspectos comunes y en segundo lugar, complementaria al incluir elementos que aquella no contempla y viceversa, lo anterior a fin de lograr una evaluación integral de control y gestión con el objeto de evitar reprocesos y duplicidades en el desarrollo de la operación institucional. Al respecto, es importante transcribir el concepto del Consejo de Estado, en respuesta a una consulta elevada por el Director del DAFP, que reza los siguiente: “(…) Por lo tanto, no es necesario que las auditorias sobre el Sistema de Gestión de la Calidad y de Control Interno sean independientes; lo importante es que la primera centre su trabajo en el análisis de los indicadores de eficiencia, de resultado y de impacto que se definan en cada entidad con miras al mejoramiento de los procesos en términos de calidad y de eficiencia, y al cumplimiento de factores mínimos de calidad que deben cumplir las entidades de conformidad con la norma técnica que expida el Gobierno (…)”.; la de control interno debe cumplir con los requerimientos establecidos en la Ley 87 de 1993. Así mismo, la circular 06 de 2005, emanada del DAFP, estipula que para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Gestión de la Calidad, será necesario que se habiliten auditores internos dentro de la Entidad, los cuales deberán ser coordinados por la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, y asigna a las Oficinas de Control Interno la responsabilidad de asumir su rol de evaluador independiente, realizando evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad. La coordinación de los auditores internos, está asignada al Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces ya que ésta dependencia tiene la obligación de efectuar auditorias internas para medir el grado de implementación de los Sistemas de Gestión de Calidad y de Control Interno según la normatividad antes mencionada. Se recomienda realizar auditorias integradas al Sistema de Gestión de la Calidad y MECI puesto que de acuerdo con lo establecido en el documento “Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces”, en su numeral 4, determina que:” ...Las auditorias pueden tener varios objetivos y pueden incluirlas combinadas...”; lo anterior indica que no solo resulta metodológicamente viable trabajar las auditorias conjuntamente, sino que le evita reprocesos y optimiza recursos a la entidad.

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Lo anterior, teniendo en cuenta que el Sistema de Calidad se complementa y es compatible con el Sistema de Control Interno, en la medida en que la calidad debe ser un elemento que haga parte de cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno; esto es, de las políticas generales, de la aplicación de las normas, de la planeación, de las estrategias para alcanzar los objetivos propuestos, del esquema organizacional, de la ejecución de los procesos y procedimientos, del desarrollo del talento humano, del sistema de información, entre otros. De lo anterior se puede concluir que la auditoria como técnica para cumplir con la labor evaluadora de las Oficinas de Control Interno será efectiva en la medida en que se realice con una visión integral de la organización (con un enfoque de gestión por procesos) y con un criterio de interacción con el entorno; siendo necesario abordarla de manera sistemática y profesional de acuerdo con las fases de planeación, ejecución, informe y seguimiento o como este descrita en el procedimiento adoptado en cada entidad, y cuya finalidad debe contribuir a mejorar la efectividad de la entidad. ¿Qué alcance debe tener la coordinación de las auditorias de gestión y de calidad por parte del Jefe de Control Interno? Respuesta: Desde el aspecto de la armonización del Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad, se establece que las auditorias tanto de MECI como de Calidad deben desarrollarse a través de un programa de auditorias aprobado por el Comité Directivo MECI. CALIDAD y elaborado por la Oficina de Control Interno. Este programa esta en cabeza de las Oficinas de Control Interno, y debe contemplar no solo auditorias de gestión y al Sistema de Gestión de la Calidad sino también la realización de las auditorias, es decir, auditorias de primera parte, a cargo de los servidores públicos capacitados para tal fin en cada entidad, quienes deben definir el plan de auditorias específico, con nombre propio y fechas de realización y cuidar que no sean participantes directos del proceso auditado; ellas sirven como insumo para la revisión por la dirección y de soporte para determinar el estado de implementación y conformidad del sistema de calidad. La coordinación de las auditorias por parte de la Oficina de Control interno tiene la finalidad de respetar el rol asignado por ley a la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, como evaluadora y verificadora de la gestión y el logro de los objetivos y de organizar las auditorias de tal manera que no se presenten reprocesos y las dependencias no se vean sometidas a reiteradas auditorias. ¿Quién debe ser responsable en la planeación y desarrollo de las auditorias internas? Respuesta: Todos los años las Oficinas de Control Interno deben someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno el programa anual de auditorias para el año, en este sentido lo que se recomienda es que dentro de

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éste se incluyan las auditorias de calidad, cuyas fechas serán coordinadas con el encargado por la Dirección del tema de Calidad. Las auditorias de calidad serán realizadas por el encargado de calidad y los auditores a su cargo y al jefe de control interno deben hacerle llegar los resultados de las auditorias para incluirlos en el informe que se va a presentar al representante legal de la entidad. En los lineamientos formulados al respecto de la planeación no se ha establecido que la Oficina de Control Interno realice auditorias de calidad, razón por la cual no debería verse afectada la independencia de dicha oficina, ya que la ejecución y desarrollo de estas auditorias están a cargo del delegado de la dirección para calidad y los auditores de la entidad. ¿Cómo se deben presentar los Informes de auditorias integradas MECI – calidad? Respuesta: Es necesario precisar que los resultados que se obtienen de estas auditorias son diferentes; mientras que producto de la auditoria de gestión realizada por la Oficina de Control Interno se obtienen recomendaciones, identificación de riesgos, acciones correctivas y preventivas, que muy seguramente harán parte de un plan de mejoramiento; de la auditoria de calidad se obtiene información relacionada con elementos de mejora que no pueden se interpretados de la misma manera que los resultados propios de la auditoria de Control Interno. Razón por la cual el informe será presentado en dos capítulos, el primero contará con los resultados obtenidos de la auditoria de gestión y el segundo con los obtenidos en la auditoria de calidad. Los registros, evidencias y demás documentos que se generen como resultado de las auditorias deben reposar en la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces, ya que como se anotó anteriormente es responsable de la planeación y desarrollo de los procesos de auditoria. En relación con los informes de auditoría aprobados, estos se entregarán a los responsables del proceso auditado, según haya sido estipulado en el objetivo y alcance de la misma, para las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar y copia de éste reposará en la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces, para las acciones de seguimiento correspondientes. ¿Cómo se efectúa el seguimiento a los dos Sistemas? Respuesta: La Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme al plan previamente establecido por la misma. Una vez implementado el Sistema de Gestión de Calidad en la entidad, uno de los objetivos por los que debe velar la Oficina de Control Interno, es el aseguramiento de la calidad, enfocado a verificar que se mantiene el control y con el fin de

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identificar posibles desviaciones, esto es, valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento del sistema de calidad; acompañar y asesorar en la implementación y desarrollo del mismo; realizar su evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control en relación con este sistema y, finalmente, constituirse en el canal institucional de relación con entes externos respecto del mismo.

4.5 ESTILO DE DIRECCIÓN ¿En qué consiste el elemento Estilo de Dirección? Respuesta: Es un elemento de Control, que define la filosofía y el modo de administrar del Gobernante o Gerente Público; estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de los fines sociales del Estado. El modo o la manera que asume el nivel directivo la conducción de la entidad define un estilo de gestión propio que, a pesar de tener como base los principios y valores individuales de la máxima autoridad y de su nivel directivo, obliga a asumir los requisitos de tipo moral, ético, de responsabilidad, de transparencia, compromiso con el servicio público, conocimiento, suficiencia y capacidad gerencial necesarios para conducir la entidad en el actuar que exige la ciudadanía. El Estilo de Dirección constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y orientar las acciones de la entidad, generando autoridad y confianza y demostrando capacidad gerencial, conocimiento de las necesidades de la ciudadanía y las partes interesadas de la entidad, compromiso con el control y con el cumplimiento de la misión, visión, planes y programas, buen trato a los servidores públicos y una utilización transparente y eficiente de los recursos. El Estilo de Dirección permite que los servidores públicos se desempeñen en un ambiente que facilite tanto la comprensión y el respeto por el control, como la motivación para la sugerencia de medidas que fomenten el mejoramiento en la prestación del servicio público.

4.6 CONTROLES ¿Qué son los controles de los que se habla en el componente de Actividades de Control? Respuesta: Son un conjunto de acciones definidas para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad.

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Estos controles se diseñan para las actividades, con el objeto de definir acciones conducentes a reducir los riesgos; éstos deben ser suficientes, claros, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos. Existen dos tipos de controles:

- Preventivos: Aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo con el fin de prevenir su ocurrencia o materialización.

- Correctivos: Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad

después de ser detectado un evento no deseable; también permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia.

Éstos, a su vez, pueden ser manuales o automatizados, y discrecionales o no discrecionales. Los controles Manuales son aquellos realizados por las personas responsables de los procesos en los que están inmersos el juicio y la capacidad del hombre y dependen únicamente de la participación humana para su aplicación; como ejemplos se pueden encontrar la revisión de documentos y la supervisión en la realización de un proceso. Por su parte, los controles Automatizados son procedimientos programados en el computador, en el software de soporte o en el software de aplicación diseñados para prevenir, detectar, o corregir errores o irregularidades que afecten las actividades. Es decir, este tipo de control requiere de la tecnología para su aplicación. Los controles discrecionales son aquellos que en determinadas circunstancias pueden ser obviados por los responsables de su ejecución; por ejemplo no pedir documentos de identificación a ciertas personas. Así mismo los controles no discrecionales corresponden al tipo de control que no puede ser omitido bajo ninguna circunstancia; por ejemplo el uso de la contraseña en un cajero electrónico. ¿Cuál es la responsabilidad de la Oficina de Control Interno frente a este tema? Respuesta: La Oficina de Control Interno debe capacitar y asesorar al interior de la entidad sobre la importancia de los controles como medidas tomadas por la Alta Dirección y los responsables de los procesos para aumentar la probabilidad de que los objetivos y metas establecidos serán alcanzados, y cómo estos pueden utilizarse desde el punto de vista de la prevención (para evitar hechos no deseados), o de corrección (para provocar o promover que sucedan hechos deseados), entendiendo que el sistema de control es el conjunto integrado de componentes y actividades de control utilizados por una entidad para lograr sus objetivos y metas

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Sin embargo, cuando se determina un riesgo, las diferentes acciones de mitigación del riesgo que se establecen en las diferentes actividades, deben estar a cargo del responsable del proceso.

4.7 IMPORTANCIA DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO

¿Cómo opera el Control Interno en una entidad estatal de orden municipal? Respuesta: Conforme a la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, como son los Decretos 2145 de 1999, 2539 de 2000 y 1537 de 2001, el ejercicio del Control Interno en toda entidad del Estado es una función que debe realizarse por cada empleado o trabajador a la par con las demás funciones señaladas para su cargo. Las mencionadas normas diferencian tres aspectos complementarios entre sí en materia de Control Interno, a saber:

− El ejercicio del Control Interno − El Sistema de Control Interno − La Oficina de Control Interno.

El ejercicio del Control Interno consiste en todo aquello que debe realizar cada empleado para que las funciones asignadas en el respectivo manual específico de funciones de cada cargo obedezcan a parámetros de calidad, transparencia, eficiencia y eficacia. La Oficina de Control Interno es la dependencia de cada entidad encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo; Esta Oficina estará compuesta por un Jefe de la misma y un grupo multidisciplinario (personas con profesiones y formación en distintos campos del saber). El Jefe de esta Oficina de Control Interno debe ser un funcionario público de planta, de nivel directivo y por consiguiente de libre nombramiento y remoción, designado, para el caso de las entidades de orden territorial, por el representante legal o máximo directivo del organismo respectivo, según sea su competencia y de acuerdo con lo establecido en las disposiciones propias de cada entidad. Para desarrollar su labor de evaluar el sistema de control interno de la entidad, el jefe de la Oficina de control interno debe realizar las funciones señaladas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993. De acuerdo con la ley 617 de 2000, artículo 75, los municipios de categoría 3ª, 4ª, 5ª o 6ª, no están obligados a tener oficina de Control Interno y en tal caso las

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funciones de la misma pueden ser ejercidas por una dependencia que cumpla funciones similares, como sería la oficina de planeación del municipio, pero eso no significa que deje de existir el ejercicio del control interno y el Sistema de Control Interno en la entidad, en los términos descritos anteriormente. ¿Se puede tercerizar las funciones de Control Interno en una entidad? Respuesta: Es posible que el control Interno sea ejercido por personal externo al organismo o entidad siempre y cuando se tenga en cuenta las siguientes condiciones: El artículo 269 de la Constitución Política señala.

“En las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.” .

La ley 87 de 1993, al desarrollar el artículo constitucional, en relación con los servicios que se pueden contratar en materia de control interno señaló:

“ARTÍCULO 7o. CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE CONTROL INTERNO CON EMPRESAS PRIVADAS. Las entidades públicas podrán contratar con empresas privadas colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorias internas. Sus contratos deberán ser a término fijo, no superior a tres años, y deberán ser escogidos por concurso de méritos en los siguientes casos: a) Cuando la disponibilidad de los recursos técnicos, económicos y humanos no le permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en forma directa. b) Cuando se requieran conocimientos técnicos especializados. c) Cuando por razones de conveniencia económica resultare más favorable. Se exceptúan de esta facultad los organismos de seguridad y de defensa nacional. (...)”

De conformidad con la citada disposición, es viable que las entidades y organismos que se encuentran dentro del campo de aplicación de la Ley 87 de 1993, contraten el servicio de la organización del sistema de control interno y el ejercicio de las auditorias internas, siempre que se cumpla una cualquiera de las

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condiciones señaladas por el legislador para el efecto. Sobre el alcance de lo que se debe entender por sistema de control interno, resulta necesario citar el artículo 1 de la citada ley, el cual consagra:

“Definición de control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.”

Ahora bien, en relación con la evaluación y control de la gestión de las organizaciones, la definición de las unidades u oficinas de coordinación de control interno y del jefe de la unidad de control interno señaló.

ARTÍCULO 8o. EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN EN LAS ORGANIZACIONES. Como parte de la aplicación de un apropiado Sistema de Control Interno el representante legal en cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás disposiciones legales vigentes. ARTÍCULO 9o. DEFINICIÓN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. PARÁGRAFO. Como mecanismos de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoria generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad. ARTÍCULO 10. JEFE DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIÓN DEL CONTROL INTERNO. Para la verificación y evaluación permanente del sistema de control interno, las entidades estatales designarán como asesor, coordinador, auditor Interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior y designado en los términos de la presente Ley.

Posteriormente, mediante el decreto 1537 de 2001, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del estado, en el artículo 3 consagró frente a las Oficinas de Control Interno lo siguiente:

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“ARTICULO 3. DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. En desarrollo de las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones públicas, se enmarcan en cinco tópicos, a saber: valoración de riesgo, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos.”

A su vez, en el artículo 4, en relación con la administración del riesgo, señala:

“Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas, las autoridades correspondientes establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo. Para tal efecto, la identificación y análisis de riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizacionales, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos.”

De conformidad con las normas citadas, es responsabilidad del representante legal de cada organismo o entidad implementar y velar por la aplicación de un adecuado sistema de evaluación y control de la gestión, función que puede ser cumplida directamente o a través de delegación en un directivo de primer nivel, de acuerdo a lo establecido en el decreto 1599 de 2005 “Por medio del cual se adopta el Modelo estándar de Control Interno para el estado Colombiano –MECI- o contratando el servicio de la organización del Sistema de control interno. Por otro lado, puede, igualmente, contratar la auditoria interna, el servicio de valoración del riesgo y el ejercicio de la evaluación y seguimiento con empresas privadas colombianas. Si el representante legal opta por la contratación, deberá sustentar en un estudio técnico la causal que lo lleva a tomar está decisión, de conformidad con el artículo 7 de la citada ley 87 de 1993. El funcionamiento del Sistema de Control Interno es una función exclusiva e indelegable de todas las instancias de la organización en cabeza del representante de la entidad, por lo cual no es viable su contratación, no obstante es claro que el ejercicio de la evaluación y el seguimiento, así como la implementación y la valoración del riesgo son servicios que pueden ser contratados, de acuerdo con la autorización dada en la ley 87 de 1993. Finalmente, es necesario precisar que para dar cumplimiento al artículo 3 del decreto 1537 de 2001, las funciones de fomento de cultura del control, asesoría y acompañamiento y relación de entes externos, en caso de la tercerización de la oficina de control interno deben ser asignadas a un asesor del despacho.

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4.8 ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS ¿Quién es el responsable de implementar éste elemento? Respuesta: El elemento debe ser elaborado con la participación de todos los funcionarios y además debe contar con el compromiso de los directivos. Igualmente se debe conformar un equipo donde se cuente con representantes de cada dependencia de manera que se encarguen de multiplicar y difundir las acciones. Se deben desarrollar acciones de sensibilización que permitan realizar una identificación y selección de los principios y valores más representativos; así mismo se debe propender por el fortalecimiento de la ética organizacional y pública para que el tema despierte el interés y el dominio de todos, de manera que se logre un mayor compromiso frente al código o documento que se adopte. Una vez seleccionados y definidos los principios, valores y conductas que tienen que compartir todos los funcionarios y que le son propios en relación con su función social y su quehacer institucional, se debe contar con mecanismos y compromiso de los servidores para propender por su cabal cumplimiento. (Por ejemplo una reunión en donde los empleados firman un acta de compromiso). Es importe establecer espacios de reflexión donde se reúnan ya sea por dependencias o áreas mínimo dos veces al año para verificar que las conductas que se desarrollen en la entidad estén acordes con lo contemplado en el código de ética o el documento que se adoptó. ¿Cuál es la intención de conformar un comité de ética? Respuesta: La intención de crear este comité en el cual participen funcionarios de la alta dirección y de otros niveles de la organización es precisamente la de generar compromiso institucional y responsabilidad en la configuración de los principios y valores que regirán la organización. Principios y valores que deberán generarse con la participación de los servidores de la entidad y no por imposición o decisión de la alta dirección. Con este mecanismo se darán las orientaciones de política en el tema, así como las acciones a desarrollar al interior de la organización para construir un código de ética consensuado y participativo que posteriormente se refleje en el clima y cultura organizacional.

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¿Cuáles son los requisitos para elaborar un documento que contenga los Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos? Respuesta: La construcción del documento de Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos, parte de la voluntad y participación de todos los funcionarios para actuar y acoger el documento, al igual que se genere el ambiente adecuado para la expresión de sentimientos cuando algún funcionario falte a los principios y valores definidos. Para mayor formalidad del documento, es conveniente que se emita un acto administrativo interno, en donde se contemple mínimo los siguientes aspectos: objetivos, argumentos legales, técnicos y humanos sobre la necesidad de tener unos principios y valores institucionales, justificación, la finalidad y ámbito de aplicación; determinación y definición de los principios sobre los cuales se orienta la entidad; determinación y definición de los valores que son importantes para la organización y; para que se va a utilizar dicho documento. Es importante dar a conocer los principios y valores institucionales en el proceso de inducción que se les hace a los nuevos empleados para que, desde luego, conozcan mejor a la entidad y sus normas de conducta. Así mismo, acompañar todo este proceso con el fortalecimiento de la cultura del autocontrol en lo referente a la divulgación de los procesos de la entidad, la misión, la visión y su quehacer institucional, el conocimiento de la entidad y de los principios y valores de la organización podría fortalecer el control social, entendido como aplicar el autocontrol frente a los compañeros que no lo estén cumpliendo o aplicando, por lo tanto indistintamente del nombre que se le de a este documento, lo importante es cumplir con los parámetros mínimos anteriormente definidos y que el mismo sea plenamente conocido por todos los funcionarios de la entidad, quienes deben saber donde pueden consultarlo.

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CAPITULO V PUBLICACIONES RELACIONADAS

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- Guía de Administración del Riesgo La Guía de Administración del Riesgo tiene como fin hacer énfasis en la necesidad imperiosa de que las entidades públicas tengan inmersos en sus procesos los controles necesarios para lograr prestar servicios y productos con altos estándares de calidad. La guía es un complemento de lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno con respecto al Componente Administración de Riesgos y plantea la metodología a seguir para dar cumplimiento a lo establecido en dicho modelo.

- Rol de la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces Documento metodológico que busca que a través del perfeccionamiento e instrumentalización de cada uno de los tópicos dentro de los cuales se enmarca el Rol de la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces establecidos en el Decreto 1537 de 2001, los encargados de desarrollar ese papel en la organización, cuenten con directrices y herramientas técnicas modernas, apropiadas y suficientes para cumplir sus funciones de manera eficaz y eficiente y, por consiguiente, le permitan llevar a cabo adecuadamente la Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno y la función de auditoría interna, tal como lo establece el MECI.

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9001, la versión 2005 de la norma NTC-ISO 9000 y en las lecciones aprendidas durante un primer periodo de uso de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública), y demostrar la compatibilidad entre el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno, resaltando los elementos comunes entre los dos sistemas.

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