CASO DE ESTUDIO: ESTRUCTURAS DE GOBIERNO Y ORGANIZACIÓN DE EQUIPOSMULTIDISCIPLINARIOS

Dr. Juan Cendales, MD, MBA, FACPGerente General Clinica Las AméricasMedellín, Colombia

Estructura de gobierno con equipos multidisciplinarios.

Caso de estudio

Transformando el cuidado de tu salud

MEGA

2023

1) Modelo de relacionamiento con EAPB, Proveedores

2) Generación de confianza en modelos de negociacion.

1) Formulación del Modelo de Servicio2) Fomentar Adherencia del modelo3) Consolidación del Modelo de Servicio 1) Cumplir normatividad vigente

2) Lograr la ACREDITACIÓN

1) Ambientalmente sostenible y certificada

1) Estructura Organizacional:Dinámica, Funcional y Articulada

1) Gestión de la Información2) Inteligencia de negocios3) Inteligencia colaborativa

1) Diagnosticar y generar un Modelo de G.H.2) Modelo de Productividad, Liderazgo y

Fidelización

1) Investigación2) Gestión del conocimiento3) Innovación

Resultado de KPI® 1er Nivel

Portafolio de ayudas diagnósticas, Urgencias y USFCumplimiento por encima en un 54%

13.1%

17.1%Racionalizacion gastos y costos operativos y el crecimientoCumplimiento por encima en un 96.5%

Nuevo indicador y en proceso de mejoramiento- El standard es 6.Se adicionará NPS

Contexto, proceso de transformación y priorizarCumplimiento por debajo del 52%

1

38.38%

8.5%8.7%74.98%Crecimiento en Ingresos

I.C. de satisfacción

Margen Ebitda

Avance de IE

4

Estructuras de equipos en servicios de CLA

01

Cuenta de un solo

coordinador en el servicio

02 03

Monomio Binomio Trinomio

Cuenta de dos coordinadores en el servicio

Cuenta de tres coordinadores en el servicio

Principales responsabilidadesJefe Médico de

Instituto/DepartamentoCoordinador Administrativo Coordinadora Asistencial

Liderar el equipo médico que conforma elinstituto/departamento haciendoseguimiento a las actividadesasistenciales de la unidad, evaluandodesempeño y el impacto en la atenciónmedica

Aumentar la rentabilidad y posicionamiento de la unidad para ser competitiva en el medio generando diferenciación.

Supervisar el cumplimiento de los protocolos asistenciales y administrativos garantizando la seguridad del paciente.

Elaborando, revisando, organizando ycontrolando los protocolos y guíasmédicas basadas en evidencias;garantizando su difusión y socialización,además de la medición de la adherenciaen las historias clínicas de los pacientes.

Presentar un presupuesto realista y analizar los gastos e ingresos de la unidad.

Gestión de los dispositivos y medicamentos de la unidad

Realizando trabajo colaborativo con la subdirección de seguridad del paciente, participando en los análisis de casos, en la gestión y notificación de eventos de interés en salud pública y en el aporte a la mejora continua de estos procesos.

Reportar los indicadores de gestión, analizar las no conformidades que se generen e implementar acciones correctiva, preventivas y proactivas.

Gestión del recurso humano asistencial, capacitación, cuadros de turno, selección, nomina, licencia y vacaciones.

Servicio Farmacéutico

Consulta Institucional Neumología

Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

Coordinador Administrativo

Grafica de estructura por monomios:

Elizabeth Ramírez, Consulta institucional.

1. La realidad, no es fácil estar solo y tomar decisiones solo, cuandose necesita la parte medica me remito al subdirector o directomedico. Lo bueno es que en este momentos los médicos hanentendido esta dinámica y respaldan las indicaciones que se ledan y se muestran receptivos, ante algún inconveniente se escalaa la Dirección médica o asistencial. Si seria ideal contar conalguien.

Estructura por monomios:

Coordinador Consulta institucional

(39) Personal Médico de consulta

institucional

(2) Personal Asistencial de consulta institucional

(9) Personal Administrativo

GERENTE CLÍNICA

Director (a) Médico

Administrador de Unidades

Subdirecciónde enfermeria

Grafica de estructura por binomios:

Instituto de enfermedades cardiovasculares

Urgencias Fisiatría Hemodinamia

Medicina Nuclear

Jefe Médico Coordinador Asistencial

Jefe Médico Coordinador Asistencial

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Dra. Alexis Llamas – Jefe Patricia Restrepo Instituto de enfermedades cardiovasculares.

Estructura por binomios:

Coordinador Instituto de Enfermedades

Cardiovasculares

(10) Personal Médico (12) Personal Administrativo

GERENTE CLÍNICA

Director (a) Médico

Administrador de Unidades

Subdirecciónde enfermeria (14) Personal

Asistencial

Jefe Médico de Instituto/Departamento

Testimonios

La experiencia de tener un jefe médico de departamento, esmuy exitosa, porque posee una integralidad total de todoslos servicios que conforman la unidad. De forma que no sediluye la toma de decisiones.

El binomio en la unidad, ha sido una asociación exitosa todosestos años, pero llega el momento y debido al crecimiento,en pensar en tener un trinomio, esa tercera persona que sededique netamente a lo asistencial, para una mayor fluidez yeficiencia en los procesos administrativos.

Grafica de estructura por trinomios:

Imagenología Endoscopia UCI -UCE Cirugía

Centro MédicoInstituto de la Mujer Pediatría UCE

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Coordinador Asistencial

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Coordinador Asistencial

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Coordinador Asistencial

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Coordinador Asistencial

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Coordinador Asistencial

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Coordinador Asistencial

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Coordinador Asistencial

Jefe Médico Coordinador Administrativo

Coordinador Asistencial

Admr. Diana Gaviria, Jefe. Kevin Gallego- Dra. Shairine Figueroa-

Grafica de estructura por trinomios:

(14) Personal Médico (11) Personal Administrativo

Centro MédicoLas Américas

Jefe Médico de Instituto/Departam

ento

Coordinador Administrativo

(9) Personal Asistencial

Coordinador Asistencial

CENTRO MÉDICO LAS AMERICAS

Consulta Externa

Ayudas Diagnosticas

Cardiología no invasiva

0,81%

Año 2018

REPRESENTACIÓN TOTAL INGRESOS CLÍNICA

Año 2017

2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019

INGRESOS POR AÑO CENTRO MÉDICO

ENERO A SEPTIEMBRE

1,95% 2,27% 2,52%

Año 2013 Año 2019

Videoendoscopía

Admr. Adriana Jaramillo- Jefe. Catalina López- Dra. Amalia Patiño-

Grafica de estructura por trinomios:

(27) Personal Médico (29) Personal Administrativo

Imagenología

Jefe Médico de Instituto/Departam

ento

Coordinador Administrativo

(39) Personal Asistencial

Coordinador Asistencial

Decisiones conjuntas Eficiencia Operacional Trabajo en equipo

Testimonios

El apoyo que se tiene con las otras dos áreas es muyimportante, cada una desde su fuerte puede aportar parasumar a la toma de decisiones y crecimiento del servicio.

A pesar que se venia trabajando anteriormente un modeloparecido, de 2 años hacia acá, se ha tenido una evolución,impulsado desde la parte gerencial para que fuera un modelosolido y no una estructura que se diera aleatoriamente.

Es muy importante tener los tres puntos de vistas, en tiempopasado cada quien andaba por separado, los médicos por unlado y el personal administrativo y asistencial por otro, altrabajar en conjunto, todos estamos enterados que estapasando en los tres frentes.

Dra. Amalia Patiño Admr. Adriana Jaramillo-Jefe. Catalina López

Reunión mensual de Coordinadores administrativos

Grupo de costos y presupuesto

Coordinador de administradores12 coordinadores administrativos

Grupo comercial

Reunión mensual, ultimo lunes de cada mes.

Reunión mensual de Coordinadores administrativos

04

01

02

03 05

End

INGRESOSCOSTOS Y GASTOS

MARGEN EBITDA

EJECUCIÓN OPERATIVA TENDENCIAS

ESTADOS DE RESULTADOS

MEZCLA DE MERCADO DE LA

UNIDAD.

RETOS

INFORME DE GESTIÓN

PRIMER SEMESTRE 2019

ANA MILENA GARCÉS P.Coordinadora Administrativa

JULIO

1ER SEM

JUNIO

MAYO

ABRIL

MARZO

FEBRERO

ENERO

100%75%50%0% 25%

80,78 %

91,68 %

95,92 %

110,92 %

103,09 %

125,19 %

101,43 %

104.04 %

EJECUCIÓN UNIDADES HOSPITALARIAS

7.29 %Crecimiento

IngresosAcumulado 2018-2019

6,31 %Crecimiento

Ingresos1er Sem 2018-2019

1,89 %Costos y Gastos

1er Sem Real Vs Ppto Por

encima

13,23 %Crecimiento

IngresosJulio 2018-2019

5,92%Costos y Gastos

Julio Real Vs Ppto Por encima

2.47 %Costos y Gastos

Aculados Real Vs PptoPor encima

INGRESOS REALES Vs PRESUPUESTADOS

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL

PPTO ING REAL INGLinear (REAL ING) Linear (REAL ING)

2019

OCUPACIÓN HOSPITALARIA

83,5 %

CrecimientoOcupación

2018 Vs 2019:4,33 %

Mezcla de Mercado por Entidades

35%

23%

18%

9%

3%2%

1% 9%

Enero-Julio

Sura EPS. Sura PólizaSura PAF

Nueva EventoNueva PAF.

Coomeva MP Coomeva PAF

Colsanitas MP Colsanitas EPS

EPS PAF

85 %

ALLIANZ ASEGURADORA

SEGUROS BOLIVAR ASEGURADORA

-40

-30

-20

-10

0

10

20

30

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

MARGEN EBITDA

2019 2018

0,59

- 31.15

COSTOS Y GASTOS DE ADMINISTRACION Y VENTAS REAL : 2018/1-7 %PART REAL :

2019/1-7 %PART %VAR PPTO : 2019/1-7 %PART DIFERENCIA

(R-P) EJECUCIÓN

200 DISPOSITIVOS MEDICOS y MEDICAMENTOS 2,283 10.48% 2,592 11.04% 13.53% 2,394 10.33% 198 108.27%

201 BENEFICIOS A EMPLEADOS 12,594 57.78% 13,471 57.35% 6.96% 13,366 57.69% 104 100.78%

202 HONORARIOS 1,017 4.67% 1,134 4.83% 11.53% 983 4.24% 152 115.42%

210 PAPELERIA-UTILES-IMPRESOS (NP) 37 0.17% 46 0.20% 23.48% 40 0.17% 5 113.48%

211 SERV. PUBLICOS-INTERNET-CELULAR 549 2.52% 566 2.41% 3.06% 558 2.41% 8 101.40%

216 ACTIVOS MENORES (ELEM. DE TRABAJO) 265 1.22% 176 0.75% -33.74% 136 0.59% 40 129.32%

217 ALIMENTACION 1,821 8.35% 1,791 7.63% -1.62% 1,907 8.23% -116 93.91%

219 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 407 1.87% 524 2.23% 28.86% 480 2.07% 44 109.19%

235 LAVANDERIA 658 3.02% 617 2.63% -6.22% 663 2.86% -46 93.04%

237 MANTENIMIENTO ADECUACIONES Y REPUESTOS 462 2.12% 1,239 5.28%168.17% 1,114 4.81% 125 111.23%

262 SERVICIO DE ASEO 718 3.30% 746 3.18% 3.88% 752 3.24% -6 99.26%

TOTAL COSTOS Y GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y VENTAS 21,71 99.61% 23,841 101.50% 9.82% 23,267 100.42% 574 102.47%

P Y G ACUMULADO

Relacionamiento entidades – Promesa de valor

Implementación Proyecto de Alta Hospitalaria y alta predictiva

100 % de Reformas y/o Correctivos de infraestructura

Retos para terminar 2019

Dr. Bladimir Gil- Jefe Paula Meneses, Admr. Ana Milena Garcés

Unidad de Cuidados IntensivosBueno Consideró que la gestión administrativa con seguimientperiodicidad cada mes le aporta a la organización control y se conoa fondo los procesos y cada uno de los factores que influyen o noel gasto y en la ejecución de los ingresos, entonces teneroportunidad de apropiarse del servicio conociendo de fondodinámica misma y cuáles son los factores que alteran en cada unonuestros rubros, controlar y tener la oportunidad de hacerlo conseguimiento mensual.

Se comienza como especializar la función, entonces uno yacomo asistencial no tiene que estar tanto tiempo en funciónde lo administrativo que le quita demasiado tiempo y muchasveces no se tiene suficiente conocimiento.

Yo creo que la unidad se ha caracterizado por tener un buentrabajo durante muchos años, pero sí, sentía que le faltabacomo ese apoyo administrativo que de pronto nosotrosdesde el rol asistencial nos quedábamos cómo a mediascierto modo apoyar eso, ya con Ana Milena ya nos sentimoscomo más si se hubiera liberado ya nosotros poder contarcon ese apoyo para poder dedicarse más nuestro rol

Gestión eficiente de los servicios, con

reconocimiento y análisis de los factores

que intervienen.

Conocer la realidad organizacional y

construcción de la estrategia en conjunto.

Equipos con cohesión, informados para la toma de decisiones

Enfoque global con una visión única, apuntando a la consecución de la meta

Conclusiones

03 04

0201