Trabajo de “Simulación de Gestión”, de: Lic. Angela Belcastro 1

Caso de estudio: Farmacia S&S

Fragmentos

Lic. Ángela Belcastro 1

Dpto. de Informática. Fac. de Ingeniería. UNPSJB. Comodoro Rivadavia, Chubut. Argentina angelab@ing.unp.edu.ar; iastcampo@live.com.ar

Resumen El presente trabajo es un fragmento de la actividad de aprendizaje del curso de postgrado titulado: “Simulación de gestión”, dictado por el Mg. Adolfo Bustos, en el año 2015, en el marco del Magister en Gestión Empresarial, carrera de postgrado de la UNPSJB, de la Facultad de Cs. Económicas, con el seguimiento del docente Mg. Daniel Forchiassín. Este fragmento del trabajo permite ejemplificar elementos del funcionamiento de una empresa, y apoya a los estudiantes de la materia “Sistemas y organizaciones”. Se utilizó en su desarrollo, la herramienta mindmeister, y se realizaron entrevistas.

Palabras Clave Clasificaciones de costos. Recursos. Toma de decisiones. FODA. Estrategias.

Índice

Primera Parte. ………………………………………………………………………….. 1

Segunda Parte. ………………………………………………………………………….. 4

Tercera Parte ………………………………………………………………………….. 11

Cuarta Parte ………………………………………………………………………….. 11

Bibliografía ………………………………………………………………………….. 16

Agradecimientos ………………………………………………………………………….. 19

Primera Parte. Introducción Desde el punto de vista económico, un costo es el sacrificio económico inherente a una acción con vistas a lograr un objetivo. [1] En las actividades económicas, son muchos los costos que intervienen. Para poder conocer, cuál es el costo de un bien o servicio, es necesario identificar el objetivo por el cual se desea obtener. El costo, puede ser moral, político, social, y económico; éste último es de interés en este estudio.

Materiales y Métodos La investigación realizada fue cualitativa: a) Uso de técnicas para recabar información, de: “Revisión de la bibliografía del curso”, “Búsqueda y revisión de contenidos afines en libros, revistas y enlaces Web”, “Desarrollo de entrevista a principios de diciembre a la farmacéutica Ana Angliani”, b) Selección y revisión de la bibliografía de base, y enlaces Web, c) Elaboración de mapa conceptual de la Figura 1, empleando MindMeister, con clasificaciones de costos, d) En base a información recabada de la empresa seleccionada, y de empresas del mismo rubro, elaboración de casos de estudio. Aclaración: en el Anexo III, al final, se adjuntan aspectos de la entrevista desarrollada en diciembre de 2015.

Marco Teórico El costo de una cosa es aquello a lo que se renuncia para obtenerla. [3] Dentro de las empresas es necesario tomar decisiones, compara costos y beneficios de los diferentes cursos de acción que se pueden tomar. Los economistas utilizan el término “cambio marginal” para describir los pequeños ajustes que realizamos a un plan que ya existía. [2]

Los decisores consideran comúnmente beneficios y costos marginales. Por ejemplo, si bien el costo promedio de llevar un pasajero que pasó y reservó previamente su boleto, no es el mismo que el costo marginal, de llevar un pasajero más, en un avión, cuando hay asientos vacíos, y no hay reservación y pago de boletos, previa. Consideraremos inicialmente las clasificaciones de costos, y algunos aspectos del concepto económico de producción.

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Clasificaciones de costos: El mapa conceptual, de la Figura 1, que ha sido elaborado con MindMeister, muestra diversas clasificaciones de costos, citadas en el primer capítulo, del libro base del curso, titulado: “El comportamiento de los costos y la gestión de la empresa” [1]. El concepto de costos es eminentemente relativo, necesariamente condicionado por el propósito del análisis para el cual será utilizado. [6] Las dos clasificaciones más importantes, visibles en la figura 1, son la quinta y la sexta.

Figura 1. Elaboración propia. Accesible en la Web: https://www.mindmeister.com/614321821/clasificaciones-de-costos

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En cada clasificación tenemos en cuenta algunos aspectos:

• La primera clasificación tradicional, “según los elementos involucrados”, tiene una visión industrial. En esta clasificación, se consideran los costos de mayor significación, según cual sea el tipo de empresa (constructora, industrial, u otra). Si se trata de una fábrica de aluminio, el consumo de energía es uno de los costos de gran relevancia.

• En la segunda clasificación, se debe atender a las necesidades de información de la empresa, para identificar los elementos a incluir en las funciones principales. Para conocer los costos de las funciones principales, necesitaremos saber cuál es la distribución de costos, asociados a funciones de apoyo de cada función principal. Por lo que es muy importante distinguir entre funciones principales y funciones de apoyo.

• Con respecto a la tercera clasificación, “numerosas decisiones gerenciales pueden ser adoptadas sobre la base de esta clasificación”. [1] Por ejemplo, es necesario considerar esta clasificación de costos, al decidir si cerrar o no, una sucursal, o si dejar de fabricar un tipo de producto, o no hacerlo. Ya que un riesgo, que se debe evitar, es el de suprimir costos, asociados a actividades que continúan desarrollándose, por cargar datos inadecuados, manejando mal estos conceptos.

• Al considerar la cuarta clasificación, es necesario contemplar el plazo para el cual se está desarrollando el estudio. Por ejemplo, si el plazo, es de un mes, el pago anual complementario, será un costo no erogable; en cambio, si el plazo es de cinco años, será erogable. La distinción de los costos en erogables y no erogables resulta útil a la hora de calcular el punto de equilibrio financiero o punto de cierre. [1] El concepto de costo de oportunidad es frecuentemente empleado en innumerables decisiones empresariales para seleccionar una entre varias alternativas posibles. [1] cap. 8. Las siguientes, son definiciones, del término “costo de oportunidad”: ▪ Valor al que se renuncia al decidir escoger una de entre varias opciones excluyentes. [2] ▪ Valor de los recursos en la mejor alternativa, que se deja de realizar. [2] ▪ Valorización de recursos disponibles que no han demandado, erogaciones efectivas previas. [2]

• En la quinta clasificación, las expresiones “directo” e “indirecto” no pueden usarse en términos absolutos, es necesario mencionar el objeto de costo, al cual se vincula ese costo, para clasificarlo en una u otra categoría. Un costo puede ser directo respecto de un objeto de costo y, a la vez, indirecto respecto de otro. Por ejemplo, el sueldo del gerente de ventas de una sucursal es un costo directo de esa sucursal y, a la vez, indirecto, respecto de los productos que se venden en la misma.

• En la sexta clasificación, es muy importante la presencia del principio de causalidad. Un costo debe ser considerado variable, cuando la causa de la modificación de su magnitud reside en el cambio del nivel de actividad. Se subclasifican los costos variables, los primeros son aquellos cuya magnitud varía en las mismas proporciones, en que lo hace el nivel de actividad. En los segundos, la proporción, es mayor que el nivel de actividad; y en los terceros, es menor.

Es bueno contemplar la noción de “corto” y “largo” plazo, ya que costos fijos, que permanecen constantes en el corto plazo, se vuelven variables, en el largo plazo. Se emplean clasificaciones combinadas, como las siguientes cuatro clases:

• costos directos variables.

• costos directos estructurales,

• costos indirectos variables y

• costos indirectos estructurales. Estas últimas clasificaciones, se usan en un análisis de costos. Es muy importante poder identificarlas con claridad, porque de ello depende, un buen pronóstico, o el diseño de un buen sistema de información. [1]

Segunda Parte Resultados La empresa seleccionada es la sucursal de Comodoro Rivadavia de una farmacia. Para la confección del siguiente caso, se ha utilizado información de la farmacia, proveniente de entrevistas y de trabajo de campo de alumnos de Sistemas y organizaciones, del primer cuatrimestre de 2015, en el que se analiza la organización como sistema. También se empleó información adicional del rubro farmacia y de su contexto, proveniente de enlaces que se citan en la bibliografía, y se realizó entrevista adicional en diciembre de 2015.

Caso de estudio “Farmacia S&S”

Farmacia S&S se encarga proporcionar a los afiliados de S&S y de otras entidades Sociales, Mutuales y Sindicales, de acuerdo con convenios suscriptos o a suscribir, comprendidos por la Ley 19.723, medicamentos a precio social, anexos de farmacia, y artículos de higiene personal, a precios convenientes. La sucursal bajo estudio desarrolla actividades en la ciudad de Comodoro Rivadavia. La farmacia empezó a funcionar en 2011, inicialmente para brindar servicios a afiliados de la obra social del ejército, luego fue incorporando otras obras sociales, actualmente también incluye la obra social de fuerza aérea y de marítima.

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I. Descripción del Escenario Actual

MISIÓN: Contribuir al bienestar de los ciudadanos, ofreciendo el mejor servicio farmacéutico con la más alta calidad para el cuidado de la salud de nuestros clientes, respetando las normas de organismos reguladores (Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y Tecnología Médica, ANMAT), que le permiten realizar la dispensación de medicamentos.

VISION: Ser una farmacia en permanente superación, reconocida por su compromiso social en el área de la salud, que se caracteriza por brindar productos de alta calidad, y por la profesionalidad y amabilidad de nuestro personal. OBJETIVOS: Objetivo real: Brindar la cobertura en dispensación de medicamentos a afiliados de la obras sociales adheridas y particulares en la ciudad de Comodoro Rivadavia, y venta de artículos de higiene personal, contribuyendo al bienestar de los ciudadanos. Llamamos dispensación de medicamentos, al acto farmacéutico asociado a la entrega y distribución de medicamentos.

[10] Otros objetivos:

• Brindar una excelente atención farmacéutica a los clientes que ingresan a nuestra farmacia

• Brindar al mercado medicamentos, insulinas y accesorios de farmacia e higiene personal, de calidad y precios accesibles, para la salud de la comunidad.

• Capacitar constantemente al personal sobre nuevos productos para la venta.

• Brindar instalaciones y condiciones adecuadas de trabajo y crear un entorno de trabajo agradable, al personal.

II. Productos y servicios

Los productos principales que se comercializan, respetando las normas existentes, son:

Nombre del Producto o servicio

Características Funciones Beneficios

I. Medicamentos de alto costo de prescripción obligatoria

Requieren receta médica, con datos específicos que permiten autorizar la dispensación del medicamento, y, a otras entidades, les permiten desarrollar una correcta trazabilidad de la correcta utilización del medicamento, mejorando las investigaciones, tanto en delitos, como en efectividad de los medicamentos. Son costosos, teniendo en cuenta el costo de adquisición, en algunos casos el monetario, en otros, el costo del medicamento está asociado al riesgo de contaminación, o a las exigencias de conservación, del mismo. El establecimiento de precios, y la propaganda, está regulada.

Asociado a especialidades médicas. Intentan mejorar la salud de los pacientes.

Si bien se emplea con el objeto de curar al paciente, tiene contraindicaciones. El médico especifica la dosis adecuada. Uno de los riesgos, es el de sobredosis. La información del medicamento está disponible en el envase del mismo. Pueden adquirirlos a través de obras sociales que trabajan con la farmacia S&S, o pagarlos con tarjeta de crédito (Visa, MasterCard, Diners, American Express y Cabal), débito o en efectivo.

II. Otros medicamentos de prescripción obligatoria

Tienen diferentes costos monetarios de adquisición. Requieren receta médica, con datos específicos que permiten autorizar la dispensación del medicamento. El establecimiento de precios, y la propaganda, está regulada.

III. Medicamentos de venta libre

El establecimiento de precios, y la propaganda, está regulada.

IV. Artículos de limpieza y perfumería

Su precio, en la mayoría de los casos, no está regulado

V. Servicios de información y atención al cliente

Servicios de información de productos para la venta, de normas de funcionamiento, de disponibilidades, principalmente de beneficios y riesgos de medicamentos de venta libre, promociones especiales de artículos con precio no regulado.

Los medicamentos de alto costo tienen un procedimiento especial, a pedido desde Buenos Aires, una vez autorizada la receta. Hay normativas que tienen un alto dinamismo, en las que se prohíbe el uso de ciertos medicamentos. LOS MEDICAMENTOS LEGALMENTE RECONOCIDOS: a) las especialidades farmacéuticas. b) las fórmulas magistrales. c) los preparados o fórmulas oficinales. Presencia del farmacéutico: En los servicios de información asociados a medicamentos, la presencia y participación del farmacéutico, es clave.

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En la selección de productos, es esencial no sólo la participación de farmacéuticos, sino también la vinculación continua con información actualizada de investigaciones sobre medicamentos, normativas, mediante sistemas de información interorganizacionales, que vinculen a la farmacia con laboratorios y droguerías. Como vemos en la dirección Web: http://apps.who.int/medicinedocs/es/d/Jh2958s/3.3.html existen medicamentos con equivalencia farmacéutica. Entre dos medicamentos hay equivalencia farmacéutica, cuando contienen las mismas cantidades de los mismos principios activos, pero no necesariamente los mismos excipientes, de manera que pueden mostrar diferente biodisponibilidad por lo que, para tener igual efecto pueden demandar diferente dosificación; hay equivalencia terapéutica cuando los productos surten los mismos efectos clínicos en igual dosificación. Las políticas nacionales para el uso de la denominación científica son un paso ineludible para lograr un mercado de medicamentos más transparente y más eficiente. La experiencia muestra que las políticas deben incluir tres medidas prioritarias:

• Garantizar que el nombre científico esté presente en el empaque de cada medicamento, con igual o mayor jerarquía que el nombre comercial.

• Crear las condiciones para que los médicos prescriban exclusivamente bajo la denominación científica. • Garantizar la calidad (seguridad y eficacia) de todos los medicamentos y la bioequivalencia (para los productos

que así lo requieran) para que los medicamentos de igual nombre científico sean realmente intercambiables entre sí.

Normativas respecto a medicamentos En la dirección web podemos ver, la ley nacional de medicamentos http://www1.hcdn.gov.ar/dependencias/dsecretaria/Periodo2002/PDF2002/TP2002/06agosto2002/tp110/4817-D-02.pdf Normativas: http://www.anmat.gov.ar/webanmat/normativas_medicamentos_cuerpo.asp

III. Clientes

Los clientes principales son:

Tipo Comportamiento o descripción

Subtipos Subclasificación

I. Clientes directos

Son directos, porque consumen ellos mismos, el medicamento que adquieren.

I.1. Por obra social. Tienen obra social, y la utilizan al adquirir el producto. Se clasifican a su vez, por cada obra social.

I.2. Particular (sin obra social). No utilizan, al adquirir el producto, ninguna obra social.

I.1.1 Adquieren medicamentos de prescripción obligatoria. Con la receta requerida

I.1.2. Adquieren medicamentos de venta libre

I.2.1 Adquieren medicamentos de prescripción obligatoria. Con la receta requerida

I.2.2 Adquieren medicamentos de venta libre

I.2.3 Adquieren otros ´productos que no son medicamentos (de limpieza y perfumería)

II. Clientes indirectos

Son indirectos, ya que otras personas se encargan de adquirir la medicación. Por ejemplo, son menores de edad.

II.1. Por obra social. Tienen obra social, y la utilizan al adquirir el producto.

I.2. Particular (sin obra social). No utilizan, al adquirir el producto, ninguna obra social.

I.1.1 Adquieren medicamentos de prescripción obligatoria. Con la receta requerida

I.1.2. Adquieren medicamentos de venta libre

I.2.1 Adquieren medicamentos de prescripción obligatoria. Con la receta requerida

I.2.2 Adquieren medicamentos de venta libre

I.2.3 Adquieren otros ´productos que no son medicamentos (de limpieza y perfumería)

Importancia de una adecuada carga de datos en el sistema de información, en las farmacias, para la sociedad y para la sustentabilidad: Existen sistemas de información de trazabilidad, que, en base a la información proporcionada para cada farmacia, en tiempo real, examinan diversos riesgos, entre ellos, el mal uso de los medicamentos, los efectos adversos, los lotes de medicamentos que ocasionan daños a la salud, considerando la dosis, otras sustancias consumidas, la edad del paciente, el momento en el que toma la medicación. Las pruebas de medicamentos se desarrollan durante varios años, el banco de datos que posibilita el desarrollo de investigaciones en medicamentos, y en su utilización, es de gran importancia para las generaciones futuras y las actuales.

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IV. Competencia:

Otras farmacias de la zona. Algunas de ellas son farmacias de autoservicio, y disponen de varias sucursales en Comodoro Rivadavia y Rada Tilly. Tres o más farmacias con diversas sucursales en Comodoro Rivadavia, y autoservicio. En una de ellas, sus dueños eran inicialmente visitantes médicos, luego crearon una Droguería, luego una farmacia, más tarde fueron abriendo otras sucursales, y actualmente instalaron una de sus sucursales, frente a una de las dos farmacias que históricamente funcionaron en Km 3, desde hace más de cincuenta años. Ahora son farmacias de autoservicio.

V. Cliente y proveedores de la cadena de valor:

▪ Receptores del servicio (pacientes o clientes). ▪ Proveedores (Laboratorios y Droguerías)

Actores que intervienen

VI. Organigrama:

La farmacia depende de la obra social S&S, es mixta, en parte autónoma, y en parte estatal. Tiene independencia de gestión, hay elementos de logística y control que son centralizados, reporta al departamento de Farmacia de Buenos Aires. Organigrama del área de Administración:

VII. Glosario:

Aparece en el anexo I. En el Anexo II. Se presentan actividades desarrolladas por cada rol de la farmacia.

VIII. Otros elementos del contexto:

Algunas variables del entorno externo de acción indirecta:

● Variables Tecnológicas: software especializado, internet, base de datos

● Variables Políticas: Leyes políticas, leyes reguladas por la A.N.M.A.T

http://misionesonline.net/2014/11/25/la-anmat-advierte-acerca-del-uso-de-pulseras-como-

repelentes/:En esta noticia ANMAT advierte sobre una pulsera que se vende como repelente, pero que

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no cumple con las especificaciones que debe contener un producto para considerarlo como repelente,

leyes laborales, ley de contrato de trabajo. [12]

● Variables Económicas: cotización del dólar, IVA 21%, inflación

● Variables Sociales: tendencias y cambios en el uso de medicamentos

Los siguientes, son otros elementos que caracterizan al rubro farmacéutico, y su contexto:

La Secretaría de Comercio, dependiente del Ministerio de Economía, regula los precios de venta de los

medicamentos (bien de alta sensibilidad social). [5]

Las empresas de medicina prepaga y las obras sociales ofrecen a sus beneficiarios un descuento al adquirir los

medicamentos recetados por los médicos autorizados. Estos descuentos pueden variar entre un 40% a un 100%,

dependiendo de los planes y de las enfermedades de los pacientes (esto, también está regulado por el Estado).

Las farmacias están bajo la órbita, del Ministerio de Salud que establece qué se puede vender en ellas (productos

de salud e higiene personal) y ciertos requisitos, técnicos y edilicios, para su habilitación.

Las droguerías se encargan de la logística para que los medicamentos lleguen a las farmacias en tiempo y forma.

Les venden a las farmacias y éstas hacen sus compras en cuentas corrientes de corto plazo. Los descuentos a las

farmacias los establecen las droguerías por el volumen de compra de cada farmacia.

Las farmacias, por fin, venden los medicamentos a un precio establecido a particulares y beneficiarios de

empresas de medicina prepaga (seguro médico) y de obras sociales. El margen promedio ronda el 30/32 % que

puede incrementarlo cuando algún medicamento se ofrece con descuentos especiales (generalmente hay que

comprar una cantidad mínima).

Algunas farmacias grandes y/o cadenas hacen compras directas a laboratorios, accediendo a descuentos

superiores a los habituales. Algunas, incluso, poseen su propia estructura de distribución para abastecer a sus

sucursales.

Contexto político/económico del sector:

En los últimos 10 años se dieron algunos hechos que impactaron fuertemente sobre el sector.

1. Se incrementó la cantidad de beneficiarios de la seguridad social nacional (PAMI) que comprende a los

jubilados y pensionados. El gobierno desarrolló una política de inclusión de nuevos beneficiarios que se

encontraban marginados de la seguridad social pública. Se pasó de 7 a 10 millones de beneficiarios.

2. Aumentó la expectativa de vida de la población.

3. Se incrementó el trabajo formal y con ello se habilitó el acceso a los trabajadores a servicios médicos

prestados por obras sociales o reciben facilidades para acceder a planes de empresas de medicina prepaga.

4. Este contexto provocó un descenso de las ventas a particulares y un aumento de las ventas a beneficiarios

de servicios sociales que adquieren los medicamentos con los descuentos antes mencionados. [9]

El Sistema Nacional de Trazabilidad (SNT) de Medicamentos:

En el anexo I, que se encuentra al final, hay información adicional de este sistema de información, de tiempo

real, que es inter-organizacional, y vincula a diferentes organizaciones, para mejorar la salud y seguridad.

Figura 2. Extraída de [4]

La industria farmacéutica, durante el proceso de elaboración, identifica a un conjunto de productos con un lote. Cada lote manufacturado comparte sus características fisicoquímicas. El inconveniente surge cuando las unidades que lo componen comienzan a disgregarse en la cadena de distribución. En ese momento resulta fundamental la identificación por unidad del empaque de venta al público de modo de individualizar unidades comerciales hasta dispensa a paciente.

[4] El Sistema Nacional de Trazabilidad (SNT) de Medicamentos es un sistema de información destinado a identificar en forma individual y unívoca cada una de las especialidades medicinales a ser comercializadas, como así también, efectuar su seguimiento a través de toda la cadena de distribución, desde su importación o elaboración hasta la dispensa a paciente. Mediante la implementación del sistema de trazabilidad se podrá controlar de manera eficiente la distribución

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de medicamentos, conociendo en tiempo real el destino de cada especialidad medicinal liberada al mercado, verificar el origen, registrar el historial de localizaciones y traslados a lo largo de toda la cadena de distribución; como así también, conocer el momento de su dispensa, de forma tal de asegurar su legitimidad. Este Sistema permitirá detectar todas aquellas anomalías que puedan generarse en el circuito de provisión legal, garantizando al paciente la calidad y seguridad de las especialidades medicinales que utilice. Asimismo, este sistema ayuda a evitar el ingreso de especialidades medicinales ilegitimas a la cadena legal de abastecimiento. [4]

El SNT desarrollado e implementado en Argentina se apoya en la utilización de estándares globales GS1 tanto para la codificación de productos, a través de la utilización de GTIN (Global Trade item number), como para la identificación de agentes mediante la utilización de GLN (Global Location Number). [4] Para farmacias, establecimientos asistenciales públicos y privados, botiquines de farmacia, laboratorios de mezcla intravenosa y laboratorios de producción pública se utiliza un sistema mixto con estándares GS1 y estándares propios donde para identificar la localización física de estos agentes se podrá optar indistintamente por utilizar GLN o CUFE (Código de ubicación física del establecimiento- Otorgado por el SNT). [4]

IX. Procesos que se desarrollan en la farmacia:

http://www.anmat.gov.ar/Fna/Buenas_Practicas_Farmac_Farmacia_Oficinal.pdf

Procesos principales de las farmacias:

1. Adquisición, recepción, conservación de medicamentos y gestión de stocks

i. Evaluación de la procedencia y adquisición

ii. Custodia, almacenamiento y conservación

I. Descarte, destrucción, devolución

2. Dispensación: Acto profesional realizado por un farmacéutico que reúne las condiciones definidas como

servicios farmacéuticos, consistente en la interpretación de una receta, información sobre el buen uso del

medicamento, asesoramiento para prevenir incompatibilidades frente a otros medicamentos y/o

alimentos, el cumplimiento de los objetivos terapéuticos buscados y la entrega del medicamento al

paciente o al tercero que corresponda.- Incluye también la entrega de medicamentos que no requieren

prescripción (venta libre). Se deberá tener presente durante este acto la posibilidad de consultar o derivar

el paciente al profesional prescriptor.

A. Recepción del paciente / solicitante: presentación del farmacéutico e inicio del servicio.

B. Interpretación de la solicitud

a. Solicitud de un medicamento que no requiere prescripción (venta libre): el farmacéutico

deberá brindar la información necesaria de forma tal que el medicamento se adapte a la

necesidad del paciente y siempre debe estar presente la posibilidad de derivación al

profesional adecuado. En este caso, el farmacéutico es el primer y único contacto con el

sistema sanitario y su tarea es prevenir la automedicación.

b. Lectura e interpretación de la receta o prescripción.

c. Búsqueda y selección del medicamento: Consiste en localizar el medicamento solicitado en

el stock de la información que requiera sobre las distintas especialidades medicinales y sus

precios, dando cumplimiento a la ley de prescripción por su denominación común

internacional (DCI) o nombre genérico.

d. Verificación: se debe observar que exista concordancia entre el medicamento y la prescripción

o solicitud. Se debe realizar la inspección visual del medicamento como producto final:

comprobar que el medicamento tenga el aspecto adecuado y verificar que los envases primario

y secundario estén en buenas condiciones, que el nombre, concentración, forma farmacéutica

y número de lote y fecha de vencimiento descriptos en la caja sean iguales a los de la etiqueta

del frasco o ampolla que contiene en su interior.

e. Información: El farmacéutico deberá brindar información al paciente / solicitante sobre la

administración del medicamento: preparación, posología, precauciones, y correcta

conservación, entre otros. Puede incorporarse material escrito y, de ser necesario, utilizar

elementos simbólicos junto con la información oral. Verificar que el paciente ha comprendido

la información brindada y recomendar asistir a la farmacia frente a cualquier inconveniente

con la medicación utilizada. En caso de que el farmacéutico decida no dispensar el

medicamento o producto sanitario, siempre se proporcionará al interesado información

adecuada sobre el posible problema detectado, pero nunca se cuestionará la actuación de otros

profesionales de la salud.

f. Entrega, comunicación o derivación al profesional prescriptor, finalización

X. Algunos recursos:

Algunos recursos:

· Intangibles: Información:

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▪ Externa: nuevas tendencias en cuanto al uso de medicamentos nuevos en el mercado. Cambios en

regulaciones de medicamentos o de manejo de personal. Del pasado, del presente, y proyecciones

a futuro.

Fuente de la información Actualización de los conocimientos: el farmacéutico debe proveerse de

información objetiva, veraz y actualizada, por lo que deberá tener acceso a fuentes confiables, con

respaldo científico.

▪ Interna: nombres, direcciones, números de teléfonos, números CUIT de empleados, Facturas de

proveedores, partes diarios, informes de stock, facturas, información de obras sociales con las que

trabaja. Información del pasado, y del presente.

Receta o prescripción: acorde a la legislación vigente en cada jurisdicción.

Documentación: El farmacéutico debe registrar las recetas de medicamentos dispensados (libro

recetario, psicotrópicos y estupefacientes y todo otro que estipule la autoridad sanitaria). La

documentación de las prestaciones farmacéuticas posibilita la obtención de datos estadísticos que

contribuirán a alcanzar mejoras en la atención sanitaria en general y en el uso de los medicamentos

en particular.

· Tangibles:

▪ Maquinaria: sillas, impresoras, mesas, escritorios, computadoras, teléfonos, cámaras de seguridad,

refrigeradores de conservación de medicamentos. Área de atención para la dispensación.

▪ Financieros: dinero depositado, en cuentas bancarias, de la farmacia S&S, cuentas por cobrar,

cheques.

▪ Materiales: medicamentos, productos de limpieza para la venta, artículos de librería para oficina

(resmas de papel, carpetas).

▪ Humanos: personal de administración General, Encargado, Director Técnico Auxiliar, Vendedor

Contable, Vendedor Especializado de Comercio, Vendedor, Vendedor Cajero. Farmacéutico,

personal de apoyo

La farmacia no alquila actualmente el local en el que opera, y utiliza un sistema de software centralizado,

que se va mejorando continuamente. La farmacia recibe instrucciones de uso del sistema de información, y

puede solicitar propuestas de cambio para mejorarlo.

3. Elementos del Análisis FODA:

Fortalezas

a) Se prioriza la satisfacción del paciente que recibe el medicamento solicitado, ajustándose a las normativas vigentes, cubriendo necesidades de los pacientes.

b) Disponen de un sistema de información centralizado que apoya la trazabilidad, genera bancos de datos con información sobre los medicamentos dispensados en la farmacia, con prescripción médica. Por lo tanto, apoya el desarrollo de investigación en medicamentos, para mejorar la vida actual y futura.

c) Tienen una gran cantidad de clientes fieles, que requieren insulina. d) Algunas droguerías con las que opera le brindan la posibilidad de utilizar un sistema de información en el que le

proporcionan información que le permite evaluar las ofertas que ha logrado aprovechar, y la evolución de sus compras en la droguería (se incorporó una imagen asociada en el Anexo III). También le permite comunicarse para hacer pedidos y conocer ofertas.

e) Trabajan con varias tarjetas de crédito y de débito, y con efectivo. f) La profesional farmacéutica de la farmacia está vinculada con la UNPSJB, en docencia en la carrera de Farmacia

y en investigación. Debilidades

a) Hay productos de todo tipo, que se vencen, sólo algunos productos, pueden devolverse a los 60 días de adquiridos a los laboratorios, pero sólo se recuperan un 30% del precio del mismo. Se ha detectado, que cuando no se respetan las normas de funcionamiento asociadas a la ubicación de los medicamentos, al entregar el producto al cliente, se proporcionan medicamentos recién comprados, y van quedando los antiguos, que tienen una fecha de vencimiento anterior. Siendo que la forma de uso del sistema de información de la farmacia tiene un manual de uso, que especifica estos aspectos.

b) Hay deficiencias, que surgen de la inadecuada aplicación de métodos definidos en la farmacia, que ocasionan pérdidas, en algunos casos, provocan, stock negativo, como errores al dispensar productos, por confusión del producto; al estar ubicados inapropiadamente en las estanterías, o al no utilizar el código de barra del producto en la carga de datos, al efectuar la carga del producto entregado al cliente. Estos errores provocan problemas graves.

c) Hay clientes que solicitan productos, no se acercan posteriormente a comprarlos, y en la carga de datos, los vendedores se olvidan de solicitar el teléfono del cliente, siendo que son aspectos contemplados en la forma de uso del sistema de información.

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d) Hay problemas de rentabilidad, debido a que los precios de los medicamentos son regulados, sufren aumentos continuos, y los costos de adquisición de la mercadería, se definen en función del precio de venta (no del precio de compra).

e) No está ubicada en un muy buen lugar, está a varias cuadras de hospitales de gran concurrencia, y también de zonas céntricas.

f) Las instalaciones no están totalmente acondicionadas, para poder brindar servicios de preparación de medicamentos, que serían de utilidad, entre otros, para los pacientes diabéticos.

g) Funcionan con pocas obras sociales, mayormente con la obra social del ejército, ha incluido recientemente obras sociales de fuerza aérea y marítima.

h) Las obras sociales, en especial PAMI, tienen dificultades en su funcionamiento, que afectan negativamente, a pacientes que necesitan periódicamente insulina, o medicamentos de alto costo. La farmacia no opera con PAMI.

i) Si bien se prioriza la satisfacción del paciente que recibe el medicamento solicitado, ajustándose a las normativas vigentes, cubriendo necesidades de los pacientes; hay pérdidas, ya que el precio de los medicamentos está regulado y aumenta continuamente. Si la farmacia no dispone del medicamento, y lo solicita a las 17 hs., llegan al día siguiente, y si cambió el precio, se pierde plata, la receta hay que cargarla para solicitar el medicamento, y al cargar la receta queda el precio vigente, pero no es el precio que debe pagar la farmacia. La droguería está en Bahía Blanca, hay costo de distribución adicional.

j) Tienen pocas posibilidades de ofrecer una gran variedad y calidad en productos de perfumería y limpieza, principalmente por la ubicación de la farmacia, y siendo que opera con pocas obras sociales, tiene poca demanda.

k) No tienen una gran demanda, por lo que no pueden aprovechar muchas de las compras a mejor precio en laboratorios, que requieren un lote mínimo de 100 unidades con un descuento del 10%, y trabajan con droguerías con un 325 sobre el precio de venta.

l) Tienen una sola farmacéutica en la farmacia, y es una estructura altamente burocrática, hay muchísima documentación que se maneja impresa, y requiere la firma del profesional farmacéutico.

Oportunidades a) Recibe ofertas para productos específicos regularmente, tanto de droguerías como de laboratorios, y

continuarán estas promociones, regularmente. b) En otra ocasión, ya se han propuesto cambios desde la farmacia S&S, en el sistema de información centralizado

de la Obra social a la que pertenece, que han favorecido a las demás farmacias de la red, y tiene la posibilidad de realizar propuestas de cambio que sean favorables para el funcionamiento de las farmacias, y ayuden a operar con información altamente confiable, que apoye a la farmacia y a la obra social, en tomas de decisiones.

c) Frecuentemente reciben y recibirán, propuestas de actualización en farmacología de universidades, la profesional farmacéutica, participan en congresos de su especialidad.

d) Hay vinculación del personal con entes reguladores, laboratorios, droguerías, consejos de farmacología y universidades, que les brinda información continua, actualización sobre tendencias, normativas y posibilidad de participación en investigaciones de la especialidad.

e) Disponen de la posibilidad de obtener seguros, entre ellos del farmacéutico por mala praxis, ya que dispone de nuevas atribuciones, entre ellas, la de sustituir medicamentos.

f) Posibilidad de vinculación con Tesistas del área Informática que apoyen el desarrollo de software. Amenazas

a) Posibles cambios en la modalidad de trabajo de las farmacias, con la incorporación de una modalidad virtual, con entrega a domicilio, con pedidos por internet, en otras farmacias, permitiéndole al paciente recuperarse más fácilmente, recibiendo los medicamentos en su casa, pueden afectar la demanda de clientes particulares.

b) Cambios en normativas, pueden provocar exigencias de inversiones para modificar sistemas de información, capacitar e incluir personal profesional de diversas especialidades, pérdidas de medicamentos por prohibición de uso, y otros cambios que afecten el funcionamiento de la farmacia.

c) El nivel de seguridad puede empeorar, siendo exigencia mínima para todas las farmacias, la trazabilidad y rastreo de todas las compras de medicamentos (con prescripción o de venta libres) que se realicen, la incorporación de cambios en las instalaciones, y en las herramientas y recursos empleados de seguridad.

d) Incomprensión entre la información sobre medicamentos que poseen los médicos especialistas, y las nuevas tendencias y normativas en medicamentos que tienen a su alcance los farmacéuticos.

e) Auditores de las obras sociales, pueden presentar quejas, ante sellos faltantes, dos tintas diferentes en una receta médica, y otros elementos asociados a la documentación de operación de la farmacia.

f) Posibilidad de que otras farmacias incluyan el servicio de estudio de interacciones, con farmacéuticos que apoyan a pacientes y realizan un seguimiento, brindándoles asesoramiento, para apoyar la mejora de su salud.

Tercera Parte Consignas: se pide:

a) En la dirección http://www.anmat.gov.ar/Fna/Buenas_Practicas_Farmac_Farmacia_Oficinal.pdf encontramos: “Una buena práctica del servicio farmacéutico promueve en todo momento, el uso racional del medicamento, entendiendo como tal el proceso que comprende la prescripción apropiada, la disponibilidad oportuna, la dispensación en condiciones adecuadas y el uso en las dosis indicadas, los intervalos definidos y el periodo de tiempo indicado. La atención farmacéutica provee una sistemática de trabajo para contribuir a garantizar el uso racional del medicamento”. Contemplando las tres primeras debilidades destacadas, podemos identificar un problema prioritario:

Trabajo de “Simulación de Gestión”, de: Lic. Angela Belcastro 12

“Hay personal de la farmacia que no identifica la importancia de ciertas etapas de los métodos definidos de funcionamiento, especificados en el manual de uso del sistema de información, y al no ajustarse a las pautas de trabajo, ocasionan problemas, como:

A) Una gran cantidad de devoluciones de medicamentos y otros artículos, B) Productos entregados en forma equívoca, o cargados en el sistema como otros productos, lo que

provoca información del inventario que no es confiable, no figura como productos faltantes, pero sin embargo ya no hay más existencias de un producto, porque fue el que se venció, pero quedó mal registrado.

C) Artículos no vendidos, solicitados por clientes, de los que no se dispone el número de teléfono. Presente riesgos asociados de no solucionar el problema ahora, y fundamente, e indique, si considera o no prioritario, al problema planteado.

b) Defina una estrategia para solucionar el problema. c) Considerando los datos estratégicos proporcionados de la farmacia, y las características de la estrategia elegida,

presente indicadores que ayuden a determinar en qué medida se ha logrado resolver el problema, al finalizar la implementación completa del mismo.

Cuarta Parte. Resolución de las consignas:

a) Frente al problema considerado, encontramos: Riesgos asociados:

▪ Hay ineficiencia, cuando los medicamentos se vencen, ya que una de las actividades del farmacéutico está asociada a la destrucción de los medicamentos en mal estado, podría dedicar ese tiempo a brindar información al paciente, u otra actividad, si existiesen menos productos vencidos. Por otra parte, es un producto que se compró, y no se vendió.

▪ Puede provocar el fallecimiento del paciente, si: ✓ no recibe a tiempo el medicamento, porque se vencen, ✓ recibe el medicamento inadecuado, o ✓ la información del sistema no es correcta, figuran existencias del medicamente, pero no hay más

disponibilidades, se cargó inadecuadamente el producto, en alguna venta. ▪ Pérdida de oportunidad de brindar ese medicamento, porque el paciente recurre a otra farmacia con mejores

prestaciones, ya que puede tratarse de un cliente particular, o de un medicamento de venta libre. Otros riesgos: el medicamento no es el adecuado. La información que el farmacéutico conoce acerca de contraindicaciones, reacciones adversas, y otros datos de recetas que el paciente ha presentado en la farmacia, no es siempre suficiente para detectar estos casos. En cambio, existe el sistema de trazabilidad de medicamentos que tienen información integrada, de recetas de diversas farmacias, con cargar los datos adecuadamente en estos sistemas, otras personas realizan este control, y pueden desarrollar investigaciones acerca de la efectividad de los medicamentos. También existen otros servicios farmacéuticos, en otros países, como el estudio de interacciones. La probabilidad de ocurrencia de estos errores es alta, y la frecuencia también. Este problema afecta negativamente a la gestión de stock, que, si se desarrolla adecuadamente, permite:

▪ Atender las necesidades de la comunidad en que opera;

▪ Mejorar su valor;

▪ Aprovechar los recursos disponibles Es un problema prioritario, hay fallas en elementos de la gestión de stock, existen recursos que no se aprovechan completamente, y provocan pérdidas, que pueden afectar la calidad del servicio, provocando daños en la salud de las personas. Por otra parte, un sistema de información hecho a medida tiene la ventaja que se puede ir adecuando a las necesidades de operación, la farmacia tiene la posibilidad de proponer cambios graduales en el sistema de información al departamento de Farmacia de Buenos Aires, que favorezcan los resultados, y apoyen el servicio al cliente. Causas posibles consideradas, que han sido detectadas en la farmacia, del “vencimiento de los medicamentos”:

• No aplican el método de ubicación de medicamentos en el depósito (adelante deben quedar los productos que vencen primero), y de entrega de productos en la dispensación, de acuerdo con lo programado, y definido en el manual de uso del sistema de información.

• Los pedidos de productos no existentes, en los que no se carga el teléfono y mail del cliente que lo solicita, que no se logran vender, pueden dar lugar al vencimiento de productos.

• El sistema de información, cuando se entrega un producto con fecha de vencimiento posterior, asume que los productos con fechas de vencimiento previas, ya se vendieron. Podría realizar un control automático, considerando la lista de lotes del mismo producto con sus fechas de vencimiento respectivas, de manera que le informe al vendedor, que existen productos con fechas de vencimiento previa, al realizar la entrega. También dejar registrado este tipo de situaciones.

Otras causas que están asociadas a decisiones que no se adoptan en la farmacia, porque en su mayoría están centralizadas, como: Casi todas las droguerías con las que opera la farmacia, si bien ofrecen un excelente servicio:

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a) Si observamos la eficiencia en las entregas, se pide a las 17 hs, y llegan a más tardar al medio día del día siguiente, y vienen de Bahía Blanca. Años anteriores tuvieron dificultades con los cortes de ruta, pero en estos momentos, no se presenta esa dificultad.

b) Si consideramos la información valiosa que el sitio Web que la droguería le brinda a la farmacia, para solicitar pedidos, con esquemas de las operaciones de adquisición que la farmacia ha aprovechado, y las novedades con datos de productos y ofertas actuales.

Sin embargo, hay un costo de distribución asociado de envío, y los precios de los productos aumentan continuamente, se pretende evitar el sobre stock, pero el costo de realizar el pedido (porque no hay disponibilidades del producto y es solicitado), está asociado al riesgo de que suba el precio, y en ese caso, la farmacia se hace cargo de esa diferencia de precios; y siempre hay que contemplar el costo de envío desde Bahía Blanca. Esta decisión, lleva a la farmacia a definir la cantidad de productos a adquirir, con el objeto de evitar las pedidas por falta de oportunidad. Hay un control continuo de la gestión, si hay sobre stock, desde la farmacia, deben exponer las razones. El sistema de información puede aportarles más información, para poder decidir estas cantidades, catalogando al producto, en cada periodo estacional, según la demanda que alcanzó, y brindando, para cada producto, considerando el plazo de vencimiento del mismo, cual es el promedio de días en el que se logró vender, una cantidad X de unidades del mismo, en cada periodo estacional. También el promedio de unidades que se devolvieron, y que se deterioraron, en cada periodo estacional.

b) Las estrategias consideradas, son: Estrategia 1: Emplear las políticas actuales, en las que se desarrolla capacitación, y se identifican las fallas periódicamente. Estrategia 2: continuar con el desarrollo de capacitación continua, con la identificación regular de las fallas, y utilizar un sistema interactivo FHS$S (factor humano de S&S), accesible de la web, con control de acceso, cuyo uso permita:

▪ Al cada empleado de la farmacia: fortalecer el conocimiento y la capacidad de identificar las características y la importancia de cada fase del proceso que lleva a cabo, en la farmacia. Identificando riesgos potenciales, y problemas que se presentan, al no contemplarlos; y ventajas de considerarlos. (modulo 1)

▪ A todo el personal de la farmacia: generar un entorno de comunicación, en el que se examinen, entre otros aspectos:

✓ Elementos generales. Esquema general y elementos de funcionamiento de la farmacia, con novedades claves asociadas a nuevos proyectos y estrategias, objetivos e indicadores de calidad que se persiguen. (módulo 2)

✓ Espacio de interacción de mejora. Interacciones con propuestas del personal, de necesidades de mejora, que pueden asociarse en un principio, a mejoras graduales del sistema de información, de manera que ayude a resolver problemas identificados, que mejoren la calidad de servicio, y permitan minimizar costos. (módulo 3)

✓ Prestaciones sociales. Información de prestaciones sociales, con acceso a un grupo de red social con espacio de intercambio, que promueva la participación informal del personal. Que el administrador general y otra persona seleccionada de la farmacia, actúe de moderador en los intercambios, ante necesidades. (módulo 4)

▪ Público en general: información de la farmacia, incluyendo teléfono, mail y ubicación, misión, y otros datos de identificación de la farmacia, y el acceso a promociones periódicas, (permitidas por la entidad reguladora). Con acceso a un espacio de intercambio dinámico, que promueva la participación del cliente potencial, con ofertas de artículos de limpieza y perfumería. De manera que, si se está por vencer, o se dispone de una gran cantidad, se ofrezca a precio accesible. (módulo 5)

▪ Al vendedor especializado en comercio, administrador general y vice administrador: cargar periódicamente la lista de ofertas de productos, que se pueden promocionar, en la vista de acceso al público en general. Que pueda ocultar o eliminar alguna participación del espacio de intercambio de clientes potencial que no se considere conveniente, actuando como moderador. (módulo 6)

▪ Al administrador general, vice administrador y al personal que la farmacia habilite: actualizar novedades claves asociadas a nuevos proyectos y estrategias, objetivos e indicadores de calidad que se persiguen, que se incluyen en el módulo 2. (módulo 7)

Incorporar estrategias que promuevan el uso del sistema interactivo, por parte de los diferentes usuarios, y el análisis del personal, de potenciales mejoras de funcionamiento de la farmacia, considerando la operación que se desarrolla, los resultados alcanzados, y los recursos que se utilizan.

Aclaración: como aparece en el Anexo II, hay cargos vacantes en la farmacia, este sistema puede apoyar el proceso de integración del nuevo personal de la farmacia.

Indicadores

• Establecimiento de márgenes convenientes para productos con precio no regulado, cuando no existe el riesgo de desperdicio por vencimiento

• Cantidad de clientes satisfechos al finalizar el proyecto, comparada con la medición inicial de satisfacción del cliente

• Cantidad promedio de productos vencidos, en los últimos tres meses del desarrollo del proyecto, comparadas con el promedio de productos vencidos de los mismos meses en años anteriores

• Cantidad promedio de devoluciones de productos, en los últimos tres meses del desarrollo del proyecto, comparadas con el promedio de devoluciones de los mismos meses en años anteriores

Trabajo de “Simulación de Gestión”, de: Lic. Angela Belcastro 14

• Cantidad de errores detectados en entrega de productos o en carga de datos, en los últimos tres meses del desarrollo del proyecto, comparadas con el promedio de devoluciones de los mismos meses en años anteriores.

• Cantidad de accesos de cada personal de la farmacia en cada módulo del sistema

• Cantidad de clientes que acceden al sistema

• Cantidad de aportes del personal, para desarrollar el análisis del problema planteado, acordados con el administrador general, que hacen a las actividades que se desarrollan en la farmacia

• Cantidad de clientes que aprovechan las ofertas incluidas en el sistema

• Cantidad de empleados satisfechos al finalizar el proyecto, comparada con la medición inicial de satisfacción del empleado

• Cantidad de clientes que proveen sus datos para recibir ofertas de determinados tipos de productos (permitidos para promoción por las leyes)

• La rotación del inventario es muy importante para maximizar la rentabilidad con la utilización de una mínima inmovilización de capital.

Ante respuesta afirmativa consideraríamos que el sistema de información actual brinda buena información para adquirir materiales: ¿Puede saber con el sistema de información existente,

a) ¿En cuánto tiempo se vendió, una cantidad N de determinado producto, adquirido en un mes X? b) ¿Cuáles fueron los productos más vendidos en el mes X, en los diferentes años, y en qué cantidad cada

uno de ellos? c) ¿Qué productos faltaron y fueron solicitados, en el mes X, y en qué cantidad, en cada año? d) ¿Avisa si se entrega un producto con vencimiento posterior a otro que se encuentra en depósito? e) ¿Avisa cuando en una semana se vencerán determinados productos? f) ¿Qué cantidad de unidades del producto P, se solicitaron en el mes X, cuántas de estas unidades se

vendieron en tres semanas? g) ¿Brinda el stock inmovilizado del período? h) Y otras preguntas que surgirán del análisis del personal, a través del sistema, podrán dar lugar a mejoras

progresivas del sistema de información, y apoyar a todas las farmacias de la ora social, minimizando costos y mejorando la administración de los recursos

Propuesta acordada, resultante del análisis, de elementos que apoyarían el control de gestión, que pueden estar asociados a aspectos destacados en las causas del problema, asociados al sistema de información, para el cual, la farmacia, pueden solicitar mejoras que favorezcan también a las demás farmacias de la obra social.

h) Posibles tomas de decisiones Potenciales tomas de decisiones en farmacias:

I. Seleccionar el mix de medicamentos a adquirir, con el objeto de evitar la necesidad de devolución por prohibición o vencimiento, y de faltas de stock, desarrollando un adecuado control de inventario, analizando históricos de ventas, y registros de faltas de oportunidad.

II. Aprovechar, o no, ciertas ventas especiales de algunos laboratorios, de medicamentos que tienen buena rotación.

III. Aprovechar ofertas de medicamentos en droguerías y/o laboratorios para mejorar las ventas, fundamentalmente de aquellos productos de un importante volumen de venta (tratamientos de hipertensión, colesterol, antibióticos, EPOC, etc.)

IV. Suspender la utilización de tarjetas de crédito y/o débito, salvo cuando el costo por su uso resulte muy bajo. V. Iniciar negociaciones con algunos laboratorios para lograr mejoras en los márgenes de venta, sobre todo de

aquellos productos de mayor rotación y un alto precio de venta.

Otras decisiones estratégicas I. Renegociar acuerdos y plazos de pago con obras sociales, con las que opera actualmente, o mantener los

convenios II. Incorporar nuevos convenios con nuevas obras sociales, o mantener los convenios actuales. III. Implantar un nuevo sistema de calidad de mayor alcance y conseguir la calificación por determinados organismos

oficiales, o no hacerlo. IV. Incorporar mejores tecnologías en software (programas), hardware (equipo) y procesos tecnológicos

indispensables para garantizar la eficiencia y la comunicación con clientes, socios comerciales y proveedores. V. Optimizar la estructura de la empresa, para mejorar el control de costos, y generar valor para el cliente; o

mantener la estructura actual

i) Ejemplos de cada tipo de costos Según los elementos involucrados: Considerando la primera necesidad de toma de decisiones destacada: Análisis de los históricos de ventas, de registros de faltas de oportunidad, para seleccionar el mix de medicamentos a adquirir, en los próximos cinco días, con el objeto de evitar la necesidad de devolución por prohibición o vencimiento, y de faltas de stock, desarrollando un adecuado control de inventario.

Trabajo de “Simulación de Gestión”, de: Lic. Angela Belcastro 15

▪ Materiales: computadoras, sillas. ▪ Laborales: sueldos, cargas sociales ▪ Servicios de terceros, como el alquiler del sistema de software, y del local ▪ Otros costos: depreciación de bienes de uso, impuestos

Según la función a la que están destinados: Considerando la necesidad de “vender medicamentos, en la farmacia durante un mes” Principal Abastecimiento: sueldos de quienes desarrollan esta actividad, costo de adquisición de las mercaderías, costo de conservación de la mercadería,

Por droguería De medicamentos de venta libre De medicamentos de venta bajo receta Por proveedores

de insumos de artículos de limpieza

Comercialización: Costo de capacitación del personal, en atención al cliente, y ante cambios continuos en regulaciones, y sistemas de información

Costo de publicidad Sueldos de quienes desarrollan esta actividad, De Apoyo Administración: Sueldos de quienes desarrollan esta actividad, Cuentas por pagar de proveedores de insumos o de artículos de limpieza Cuentas por pagar de droguería

Financiación Créditos Sueldos de quienes desarrollan esta actividad, Aparecen costos compartidos por las distintas funciones, como el alquiler del sistema de software y del local. Según el grado de evitabilidad

Considerando la necesidad de “vender medicamentos, en la farmacia durante un mes” Evitable, Mercadería (medicamentos o artículos de limpieza, con baja rotación)

Costo de almacén (si no se utiliza, y está casi vacío) Insumos (si no se utilizan) No evitable Medicamentos Artículos de limpieza Sueldos Mostrador Cargas sociales Estanterías

Energía Impuestos

Considerando “Cerrar, para el próximo mes, el convenio con una obra social, o no hacerlo”

Evitable, Costo de pérdida de la imagen de la empresa, ante desconformidad de la comunidad Costo de pérdida de clientes No evitable Medicamentos Sueldo

Según el grado de erogabilidad Análisis de los históricos de ventas, de registros de faltas de oportunidad, para seleccionar el mix de medicamentos a adquirir, en los próximos cinco días, con el objeto de evitar la necesidad de devolución por prohibición o vencimiento, y de faltas de stock, desarrollando un adecuado control de inventario. Erogables:

Mercaderías adquiridas Insumos requeridos Servicios de mantenimiento de maquinarias, solicitados en forma imprevista

No erogable:

Trabajo de “Simulación de Gestión”, de: Lic. Angela Belcastro 16

Sueldos, cargas sociales, depreciación de bienes de uso, impuestos

Según la naturaleza del devengamiento Considerando la necesidad de “vender medicamentos, en la farmacia durante un mes, mientras refaccionan el local”

Incurridos:

Facturas de proveedores o de Droguerías Sueldos

Cargas sociales Impuestos

Costo de oportunidad: Destrucción de medicamentos, por conservación inadecuada, o vencimiento. Falta de oportunidad (se pierde una venta por no contar con el producto que necesita), sin stock Poca rotación de productos existentes en depósito, y capacidad completa del depósito. Pérdida de inversión de dinero, que no se ha utilizado en el periodo, y se mantuvo para cubrir potenciales

obligaciones. Ejemplo: para pagar al electricista, que se comprometió y se atrasó, no terminó el trabajo de acuerdo con lo previsto, y cobra al final del trabajo.

Según su vinculación con el objeto de costos

Considerando la necesidad de “vender medicamentos, en la farmacia durante un mes”

Objeto de costo: venta de medicamentos Costos directos: Costo de medicamentos (pago a Droguerías) Pago de horas extras del personal de atención al cliente Aportes sociales del personal de atención al cliente Mostrador Estanterías del salón de ventas Costos indirectos

Alquiler del sistema de software que se emplea para facturación y para otros fines, como adquisición y devoluciones Alquiler del local

Según su vinculación con el nivel de actividad

Considerando la necesidad de “vender medicamentos, en la farmacia durante un mes”

Costos variables Costo de los medicamentos Costo de artículos de limpieza Pago de horas extras no previstas Premios Costos fijos Alquiler del local Alquiler del sistema de software Costo de mantenimiento de los equipos informáticos Salarios Horas extras previstas

Bibliografía [1] Oscar E. Bottaro. Hugo Rodríguez Jáuregui. Amaro R. Yardín. El comportamiento de los costos y la gestión de la

empresa. Versión para la segunda edición. (Con correcciones y ampliaciones). 2004. [2] Enrique Nicolás Cartier. ¿De qué hablamos cuando hablamos de costo de oportunidad. XXXVIII Congreso Argentino

de Profesores Universitarios de Costos. Octubre 2015. [3] Acceso el 16-11-2015. http://issuu.com/ignaciomaldonado/docs/principios_de_economia_parte_i [4] Ministerio de Salud. Presidencia de la Nación. ANMAT (Administración Nacional de Medicamentos, Alimentos y

tecnología médica). Buenas prácticas de trazabilidad de medicamentos. 2015. http://www.anmat.gov.ar/trazabilidad/docs/Manual_BPT_v1_0_(2015-02-18).pdf Acceso diciembre de 2015.

[5] ANMAT. Buenas prácticas de trazabilidad de medicamentos, en farmacias. http://anmat.servicios.pami.org.ar/farmacia.tiz Acceso diciembre de 2015.

Trabajo de “Simulación de Gestión”, de: Lic. Angela Belcastro 17

[6] Adolfo Bustos. Material del curso de postgrado: “Simulación de Gestión”. 2015. [7] Rubbins Coulter. Administración. Décima edición. Capítulo Uno. Pearson. 2010. [8] Revista de Costos y gestión. Instituto Argentino de Profesores Universitarios de Costos.

http://www.iapuco.org.ar/revista

[9] Cátedras de la UNLP – Carrera de FARMACIA. Prácticas farmacéuticas. http://blogs.unlp.edu.ar/practicafarmaceutica/2014/08/04/diagnostico-organizacional-caso-farmacias-pequenas-en-argentina/

[10] http://www.sefh.es/bibliotecavirtual/auxiliares/area10.pdf [11] http://www.iose.org.ar/2005/farmacias/default.asp [12] Fragmentos del trabajo de campo de la materia Sistemas y Organizaciones, sede Comodoro Rivadavia, de los

alumnos Pérez Lindo, Campos Mancilla.

Anexo 1. Introducción a las buenas prácticas de trazabilidad de medicamentos, en farmacias [5] ¿Qué soporte debo poseer para iniciar la implementación del Sistema de Trazabilidad? Se deberá contar con un sistema y una base de datos para almacenar la información en el caso de operar vía WebService o con una PC con conexión a internet en el caso de utilizar el sistema de envió manual. Para utilizar el Sistema de Trazabilidad deberá configurar una resolución mínima de pantalla de 1024x768. ¿Qué movimientos logísticos debo informar?

• Distribución del producto a un eslabón posterior

• Recepción de producto desde un eslabón anterior

• Envío de producto en carácter devolución

• Recepción de producto en carácter de devolución

• Código deteriorado/destruido

• Dispensación del producto al paciente

• Producto robado/extraviado

• Envío de producto en carácter devolución por vencimiento

• Recepción de producto en carácter de devolución por vencimiento

• envió de producto en carácter devolución por prohibición

• Recepción de producto en carácter de devolución por prohibición

• Destrucción de medicamento por prohibición

• Destrucción de medicamento por vencimiento

De Devoluciones En todos los casos de devoluciones debe informarse previamente la recepción del producto desde el eslabón anterior e informarse la devolución aclarando si se trata de un producto vencido, prohibido o un producto vigente para reingresar a stock. En el primer caso se informará el evento ‘Envío de producto en carácter de devolución por vencimiento’, en el segundo ‘Envío de producto en carácter de devolución por prohibición’ y en el último ‘Envío de producto en carácter de devolución’. GLOSARIO:

• Código unívoco: Cualquier combinación de números y/o letras a través de la cual se puede rastrear la historia completa de cada unidad de producto terminado, individualmente.

• CUFE: Es el código de ubicación física del establecimiento que se utiliza para identificar unívocamente farmacias, establecimientos asistenciales públicos o privados, botiquines de farmacia, laboratorios de mezcla intravenosa y laboratorios de producción pública dentro del Sistema Nacional de Trazabilidad.

• Dispensa o dispensación: provisión al público de especialidades medicinales, sea a título oneroso o gratuito.

• Distribución: Cualquier actividad de tenencia, abastecimiento, almacenamiento y expedición de productos farmacéuticos, sea a título oneroso o gratuito, excluida la entrega al público.

• Droguería: Establecimiento dedicado a la distribución de medicamentos por cuenta propia y al por mayor, en los términos de la Ley N° 17.565 y su normativa reglamentaria o su equivalente en las normativas jurisdiccionales.

• Empresa de Distribución de Medicamentos o Distribuidora: Establecimiento dedicado a la distribución de medicamentos que actúa por cuenta y orden de laboratorios elaboradores y/o

• importadores de dichos productos en los términos de la Resolución ex MS y AS N° 538/98 o su equivalente en las normativas jurisdiccionales.

• Especialidad Medicinal: Todo medicamento, designado por un nombre convencional, sea o no una marca de fábrica o comercial, o por el nombre genérico que corresponda a su composición y expendio, de composición cuantitativa definida, declarada y verificable, de forma farmacéutica estable y de acción terapéutica comprobable, registrado en el Registro de Especialidades Medicinales (REM) de la ANMAT.

• Establecimiento Asistencial: Cualquier tipo de establecimiento, sea público o privado, dedicado al diagnóstico y/o tratamiento de pacientes, tal como hospitales, sanatorios, clínicas, etc.

• Farmacia: Establecimiento dedicado al despacho y venta al público de medicamentos en los términos de la Ley N° 17.565 y su normativa reglamentaria o su equivalente en las normativas jurisdiccionales.

• GLN: El número mundial de localización es la clave de identificación del Sistema GS1 singular a nivel mundial utilizada para identificar entidades legales y localizaciones físicas dentro de una entidad comercial u organizacional.

• GTIN: Es el número de artículo comercial utilizado para la identificación inequívoca de artículos comerciales de todo el mundo. Para los productos identificados localmente (Argentina) corresponde el uso de la estructura GTIN 13.

• Laboratorio: Empresa titular de Registro de Especialidades Medicinales, sea como elaborador y/o importador de las mismas, en los términos de la Ley N° 16.463 y su normativa reglamentaria.

• Número de Lote: Combinación distintiva de números y/o letras que identifica inequívocamente un lote tanto en los rótulos, su registro de lote y certificados de análisis correspondientes, etc.

Trabajo de “Simulación de Gestión”, de: Lic. Angela Belcastro 18

• Movimientos Logísticos: Todos aquellos movimientos y/u operaciones realizadas sobre un producto terminado desde su elaboración hasta la dispensa al paciente.

• Operador Logístico: Establecimiento dedicado a la distribución de medicamentos que actúa por cuenta y orden de las distribuidoras en los términos de la Disposición ANMAT N° 7439/99 o su equivalente en las normativas jurisdiccionales.

• Soporte Físico o portador de datos: Es un medio para representar datos en forma legible por equipos de lectura, utilizado para permitir la captura automática de la información contenida.

• Tiempo real: Transmisión de datos en línea (on line) en el mismo momento de producido el evento a ser informado.

• Trazabilidad por unidad: Sistema de seguimiento y rastreo colocado en el empaque (unidad de venta al público), de las especialidades medicinales que permite reconstruir la cadena de distribución de cada unidad de producto terminado, individualmente.

Carga de productos Si bien la elección del soporte queda a consideración del titular del producto, se sugiere la utilización de tecnología dual (datamatrix y radiofrecuencia) conteniendo los cuatros datos: GTIN, serie, lote y vencimiento. Es requisito en todos los casos, en adición al portador, incorporar la legibilidad humana asociada de forma tal que permita la verificación por parte de los pacientes. No obstante, los establecimientos que incorporen los soportes o dispositivos físicos con capacidad para identificar unívocamente especialidades medicinales, deberán garantizar que el mismo no pueda ser removido sin dejar una marca evidente en el empaque.

Anexo II. Actividades desarrolladas por cada rol de la farmacia La dirección general de la farmacia está compuesta por un Administrador General y sus funciones son: 1. Entender en la compra de medicamentos y otros productos de farmacia a los mejores precios del mercado, abonando a los

proveedores dentro de los plazos pactados y bajo las condiciones impuestas por la política de compras y precios emanados de Prestaciones- Control de Farmacias.

2. Entender en las ventas de medicamentos en el mostrador, atendiendo las sugerencias y colaboraciones de los usuarios para lograr una mejor prestación.

3. Cumplimentar la transferencia mensual de fondos que, por disposiciones vigentes, corresponda aportar a la Dirección General de S&S.

4. Proponer contrataciones con otras Obras Sociales, respetando las cláusulas generales del “Contrato Tipo” establecido por Prestaciones- Control de Farmacias.

5. Entender en la realización de inventarios y balances anuales y en la Rendición Mensual de Cuentas (RMC). 6. Ponerse a disposición de los afiliados ante cualquier Sugerencia ó Reclamo y solucionar los temas dentro de sus posibilidades.

Si el afiliado no quedara conforme con la decisión alcanzada en su nivel, lo orientará para que efectúe la presentación correspondiente ante la División Gestoría de Reclamos del Afiliado.

7. Custodiar las instalaciones fijas, bienes de uso, documentación con cargo, bienes de cambio y todo aquello bajo su guarda o tenencia.

8. Elaborar los proyectos de presupuesto y previsiones financieras con destino a Prestaciones. 9. Obtener por el conducto más rápido, las listas de precios en vigencia y proceder a la inmediata marcación y/o remarcación de

los bienes de cambio, de acuerdo con las disposiciones en vigencia. 10. Controlar los vencimientos de los medicamentos y tramitar, en forma oportuna, la devolución a los laboratorios proveedores. 11. Tramitar los reintegros por Subvenciones a afiliados por compra de medicamentos con descuento. 12. Reportar informes estadísticos y control operativo y de gestión económica-financiera a Prestaciones-Control de Farmacias. 13. Proponer y coordinar con el Jefe de Prestaciones-Control de Farmacias los nuevos servicios y precios zonales. 14. Responder por canal técnico a Recursos Humanos, Apoyo, Salud y Dirección Administrativa Financiera en forma directa, rindiendo

la documentación reglamentaria a cada una de las áreas citadas. 15. Proponer a Prestaciones, la difusión de publicidad farmacéutica S&S en la región. 16. Registrar y controlar ingresos y egresos de fondos de la Farmacia, confeccionando, de acuerdo con las normas vigentes, la

documentación contable. 17. Responder jerárquicamente a Prestaciones-Control de Farmacias. 18. Entender en todos aquellos aspectos relacionados con la Farmacia y que no estén explícitamente señalados, a efectos de

solucionar los problemas que presente el afiliado. 19. Realizar la apertura y cierre de la farmacia, puesta y salida de servicio del SAF, apertura de los locales para la limpieza diaria y

verificación, al cierre, del apagado de luces y puesta en servicio del sistema de alarma electrónico. 20. Fiscalizar el normal funcionamiento de los medios de informática para las registraciones propias de la farmacia, debiendo

controlar al finalizar las tareas, que la totalidad de los equipos hayan quedado apagados. Vendedor especializado en Comercio: Se encarga de la recepción de mercaderías adquiridas por la farmacia, controlando y registrando en el Software su ingreso, a través de los remitos o facturas. Ingresa diariamente al Software la información de la totalidad de las facturas recibidas, discriminando las mismas por línea de productos, tipo de compra y diferentes porcentajes de descuento. Ingresa al SAF, toda vez que se reciban mercaderías sin factura, los remitos que amparan la entrega, verificando al finalizar cada mes, si quedan remitos aún pendientes o se ha cancelado la totalidad con la correspondiente factura. Se encarga de registrar en el Software toda devolución de productos. Ingresa en el software, toda vez que se produzcan, las bonificaciones de productos por determinada compra realizada. Registra en el Software, toda vez que se reciban, las Notas de Crédito que anulan las devoluciones pendientes, por devolución de mercaderías o diferencia de facturas. Prepara y remite, dentro de los plazos y términos fijados por cada proveedor, la devolución de los productos que no correspondiesen al pedido y reclamar, cuando existiesen faltantes en algún pedido, la correspondiente acreditación por parte del proveedor. Dar de alta en el Software, a aquellos productos ingresados que no se encuentren registrados en el sistema; verificando su correcta denominación y precio, haciendo lo mismo con el proveedor o laboratorio cuando estos se hallen en la misma situación. Coordina con la Dirección Técnica el canje o Nota de Crédito a los Laboratorios y Droguería, por los medicamentos próximos a vencer. Colabora en las ventas en el mostrador, desarrollando las tareas propias de los restantes vendedores, cuando la afluencia de público así lo exija.

Trabajo de “Simulación de Gestión”, de: Lic. Angela Belcastro 19

Envía los artículos cargados, al vendedor para que realice la reposición. Director técnico general: Controla la planilla de "Faltantes diarios", proponiendo los pedidos urgentes a los proveedores. Realiza el proceso de compras, seleccionando en cada caso al proveedor considerando precios ofrecidos y eficiencia propia de cada uno, efectuando ajustes en los pedidos, a efectos de adecuarlos en cantidad y oportunidad a los niveles de stock autorizados. Se encarga de evitar la existencia de stock ocioso, proponiendo la transferencia a otros centros si eventualmente se produjera tal situación con algún medicamento. Organiza el almacenaje y exhibición de los productos, tanto en los depósitos como en el salón de ventas, con sentido funcional y comercial, a efectos de obtener un mejor aprovechamiento del espacio disponible, menor desgaste físico del personal, reducción del tiempo de espera de los afiliados y mayor índice de ventas. Realiza la Auditoría de las recetas de las diferentes Obras Sociales, firmando conforme aquellas que satisfagan las normas estipuladas por dichas Instituciones. En caso de existir recetas que presenten errores, hará salvarlas deficiencias detectadas. Reemplaza al Administrador General, cuando éste así lo determine, en caso de francos o licencias, a cuyo efecto recibirá un segundo juego de llaves de la farmacia. Realizar el control del stock negativo. Encargado de la Farmacia: Es el auxiliar directo del Administrador. Lleva a cabo la Administración del Personal, es el asesor del bienestar del personal ante el administrador. Confecciona los inventarios de los bienes de uso, y la distribución a los subresponsables. Se encarga de confeccionar los partes de asistencia e inasistencia, legajos personales y toda aquella documentación que el Administrador disponga. Es el responsable del control y reposición de los insumos. Lleva el control de la empresa, de limpieza, mantenimiento de los aires acondicionados, sistemas informáticos, etc. Interviene, en caso necesario, en toda queja, reclamo o sugerencia de los afiliados, a los efectos de solucionar errores. Vendedor: Se encarga de coordinar con la Dir. Tec los pedidos a efectuar diariamente, sobre la base de los expendios diarios en mostrador, provisiones a botiquines, faltantes de droguería de reposición, comprobantes para presentación de recetas y vales por falta de productos (todo ello en relación con el stock existente y los pedidos efectuados o próximos a efectuar, a los laboratorios o droguerías) y la planilla de faltantes del día, si los hubiere. Coordina con la Dir. Tec la adquisición, facturación y envío de los productos del Banco de Drogas de Alto Costo o de aquellos expresamente autorizados por Prestaciones- Salud. Mantiene en las estanterías del Salón de Ventas el nivel de almacenamiento fijado para cada producto, reponiendo diariamente al finalizar la atención al público, los remitidos a los botiquines en la jornada, utilizando el stock existente en el depósito. Se encarga de la recepción y control de mercaderías en ausencia del especialista en recepción. Colabora en las ventas en el mostrador, desarrollando las tareas propias de los restantes vendedores, cuando la afluencia de público así lo exija. Vendedor Contable Se encarga de confecciona y controlar la documentación de la "Rendición Mensual de Cuentas" (RMC) preparándola para la firma y elevación en término. Confecciona los informes a las observaciones contables efectuadas por IOSE Central como así también los correspondientes a las Auditorías realizadas por el Departamento Auditoría. Efectúa mensualmente la conciliación bancaria y de caja. Genera informes económicos y financieros. Confecciona y mantiene actualizado el registro de proveedores; controlando las deudas con los mismos, proponiendo la oportunidad de pago preparando la documentación para que se efectivicen. Determina, requiere y distribuye las necesidades de gastos. Confecciona el cronograma de pagos de los gastos fijos que mensual, bimestral o trimestralmente que deben abonarse y prepara la documentación para su concreción. Realiza pagos a proveedores, de servicios y de gastos. Mantiene actualizado el movimiento de fondos. Corrobora, diariamente y como primera actividad, la correspondencia existente entre la documentación de cierre diario, los arqueos realizados, el efectivo recaudado (por ventas o cobros de Cuentas Corrientes) y los registros de Tarjetas de Crédito. En el organigrama, figuran otros cargos no cubiertos, como el farmacéutico auxiliar y el viceadministrador.

Agradecimientos

Anexo II1. Aspectos de la entrevista

Gracias a la colaboración de la farmacéutica Ana Cangiani y Administradora General de farmacia, que brindó una explicación pormenorizada en entrevistas, una de ellas realizada en diciembre de 2015; fue posible identificar características críticas del funcionamiento y problemas específicos a los que puede enfrentarse una empresa del rubro farmacéutico. Muchos de estos aspectos, quedaron reflejados en el caso de estudio Farmacia S&S

Trabajo de “Simulación de Gestión”, de: Lic. Angela Belcastro 20

Uno de los elementos observados, fue la excelente interfaz, que el sistema de información de una de las Droguerías, les brindan, para controlar la evolución de sus compras en la misma.

Anexo II2. Trabajo que fue complementado a partir de un trabajo de campo Equipo de alumnos de la asignatura “Sistemas y organizaciones”, realizó su trabajo de campo, seleccionando la farmacia: Campos Mancilla, Víctor Hugo. Pérez Lindo, Pablo.