CASO HEPEVASA

CURSO: GESTION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

DOCENTE: LIC. CARLOS MIRANDA

INTEGRANTES

AÑO:

2012

GESTION LOGISTICA Y OPERACIONES

I. OBJETIVO

Recomendar poder mejorar los niveles de rotación de inventarios y reducir los excesos de stocks de la compañía.

II. SITUACION

De la evaluación realizada por una empresa de Consultores, esta recomienda:

- Reducir precios de venta en 15 % para colocar el aceite, producto estrella de HEPEVASA, en un nivel competitivo.

- Existen dos áreas en la empresa donde se pueden reducir costos:Publicidad Logística

- Además, realizan un diagnóstico de la empresa y dan a conocer ocho (08) puntos de cómo se encuentra funcionando.

- Ante esta situación la empresa forma dos equipos de trabajo, uno de ellos, trabajo por hacer, está formado por personal de producción y compras para estudiar la situación y emitir recomendaciones para lograr el objetivo del trabajo.

III. ANALISIS

 - Según la descripción del caso se puede verificar que existe un problema de planificación y organización el cual no se está realizando de manera eficiente.

- A su vez existe una carencia de planteamiento de objetivos, estrategias y modo de operación los cuales no están permitiendo que la empresa se pueda adaptar a los cambios y competitividad en el entorno.

- Se ha podido determinar de acuerdo al diagnóstico de los Consultores, que la empresa viene funcionando de la manera siguiente: 

1. El manejo de inventarios de productos terminados es totalmente independiente del de insumos.RECOMENDACIONES PUNTO 1: No existe una coordinación y control entre las áreas involucradas de ventas, compras y manufacturación.

2. No existe en la compañía quien asuma las responsabilidades logística, ni de administración de inventarios, dando lugar a aquellos que tienen a su cargo o se relacionan con el manejo de inventarios tiendan a imponer márgenes de seguridad elevado, aumentando los niveles de inventarios y ocasionando los sobre stocks.RECOMENDACIÓN DEL PUNTO 2: Diseñar e implementar un modelo logístico integral que tome en cuenta todos y cada uno de los elementos constitutivo de la cadena los interrelacione y los haga igualmente participe de la responsabilidad productiva en el mercado.

ORGANIGRAMA ACTUAL DE LA EMPRESA

PROPUESTA DE ORGANIGRAMA

GERENCIA GENERAL

VENTAS

ALMACEN DE PRODUCTO

TERMINADO

DISTRIBUCION

MANUFACTURA COMPRAS

ALMACEN DE INSUMOS Y MATERIALES

MARKETING FINANZAS

GERENCIA GENERAL

GERENCIAVENTAS

GERENCIAMANUFACTURA

GERENICALOGISTICA

AREA DISTRIBUCION

ALMACEN DE PRODUCTO TERMINAO

ALMACEN DE SUMINISTROS

PLANEAMIENTO

COMPRAS

GRENCIA MARKETING

GERENCIAFINANZAS

3. El manejo de inventarios de productos terminados está bajo ventas, los que no consideran una prioridad el optimizar los niveles de los mismos.RECOMENDACIÓN PUNTO 3: Que el área de ventas no debe tener bajo su responsabilidad los inventarios de productos terminados debiendo de estar encargada el áreas de distribución.

4. No existe sistema de planeamiento y control de inventarios.RECOMENDACIÓN PUNTO 4: Se debe crear las áreas de planeamiento y almacén de producto terminado y almacén de suministros, implementar un TI (Tecnología de Información), que se adecue a las necesidades de la empresa, por ejemplo SAP, etc.

5. No existe canales de comunicación formal y permanente entre la gerencia de ventas, manufactura y compras.RECOMENDACIÓN PUNTO 5: Se deben crear canales de comunicación formales y permanentes, entre las áreas involucradas como : correo eléctricos, informes, reportes, reuniones, así generara una mejora continua.

6. A pesar de existir una gerencia de compras, estas solo cumple funciones de rutina y tramitación de papeles, en el cumplimiento de los pedidos que recibe.RECOMENDACIÓN PUNTO 6: Que el gerente de compras es la persona que debe cumplir con una función de servicio hacia todas las demás actividades de la empresa, es por ello que debe de canalizar todo su esfuerzo como un solo principio para la consecución de los objetivos y políticas de la compañía.

7. Las decisiones de distribución física corresponde a ventas que se encargan de hacer llegar los productos a sus distribuidores y clientes, para lo cual tienen bajo sus órdenes a los elementos de transporte.RECOMENDACIÓN PUNTO 7: Se debe implementar un área de distribución.

8. En dos o tres oportunidades manufactura ha tenido que cambiar de producción por falta de insumos, fabricando productos que no son de preferencia de los consumidores y que se almacenan, esperando que ventas logre darles movimientos.RECOMENDACIÓN PUNTO 8: El problema lo origina producción por falta de comunicación continua con el área de compras ya que ellos se encuentran supeditado al requerimiento de producción. Tener un stock de seguridad con los productos que tienen mayor rotación.

IV. CONCLUSIONES:

2.1 CAMBIO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Para solucionar los problemas presentados se recomienda un cambio en la estructuración del

organigrama de la empresa.

Implementación de las áreas de planeamiento, almacén de suministros, producto terminado y el área de distribución dentro del departamento de logística.

Funcionamiento de las áreas implementadas en el área de logística El área de almacén de producto terminado realizará inventarios mensuales de sus

productos almacenados, para llevar un control adecuado del stock. Reduciendo los sobre stocks. A demás se emitirán los siguientes reportes: Reporte de stocks con movimiento y sin movimiento, Reporte de ocupabilidad de almacenes. En el almacén de suministros se procederá de la misma forma.

El área de planeamiento recopilara la información obtenida de acuerdo al plan de ventas, de los inventarios del cual generara el plan de necesidades de materiales para el área de compra, a su vez con el área de manufactura revisara las necesidades de recursos, capacidad de procesamiento y el plan de producción .

Con respecto a las decisiones de la distribución física, estas ya no estarán a cargo de ventas, si no en el área de logística, específicamente en el área de distribución lo cual permitirán hacer llegar los productos a los distribuidores y clientes eficientemente, minimizando los costos.

2.2 IMPLEMENTACION DE UN ERP Dado que no existe un sistema de información en HEPEVASA y con la finalidad integrar todas

áreas de la empresa, se plantea implementar un ERP (Enterprise Resource Planning). El ERP, nos permitirá aumentar la productividad de la planta o negocio, reducir de inventarios,

minimizar el tiempo de reacción ante un aumento de ventas, disminución de compras, automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.), planificando todos los recursos de la empresa. Posibilitará la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos.

Para aumentar la eficiencia y la eficacia del proceso de productividad en el área de producción y haya una mayor difusión y análisis de información se creará el área de PCP.

El área de PCP, establecerá anticipadamente lo que la empresa deberá producir y en consecuencia lo que deberá disponer de materias primas y materiales, de equipos, de personas, así como existencias de productos acabados para proveer las ventas. Por otro lado, el Planeamiento y Control de la Producción va a monitorear y controla el desempeño de la producción en relación con lo que fue planeado, corrigiendo eventuales desviaciones o errores que puedan surgir. PCP actúa antes, durante y después del proceso productivo. Antes, cuando planea el proceso productivo, programa de materiales, máquinas, personas y existencias. Durante y después, cuando controla el funcionamiento del proceso productivo para mantenerlo de acuerdo con lo que fue planeado.

En HEPEVASA, las principales interrelaciones del PCP con las demás áreas de la empresa serán: Con el área de Mantenimiento: Programará el funcionamiento de máquinas y equipos

basándose en Documentos de Producción.

Con el área de provisiones y compras: El área de provisiones y compras funcionará con base en lo planeado por el PCP.

Con el área de recursos humanos: El PCP programa la actividad de la mano de obra, al establecer la cantidad de personas que deberán trabajar en el proceso de producción. El reclutamiento, selección y capacitación del personal son actividades que se establecen en función al Planeamiento y Control de la Producción.

Con el área financiera: El PCP se basará en los cálculos financieros, para establecer los niveles óptimos de existencias de materias primas y de productos acabados, además de los lotes económicos de producción.

Con el área de ventas: El PCP se basará en la previsión de ventas, informe que provee el área de ventas, para elaborar el plan de producción de la semana.

2.3 IMPLEMENTAR COMITÉS SEMANALES DONDE PARTICIPEN LAS ÁREAS DE MANUFACTURA, VENTAS, PCP Y DISTRIBUCIÓN PARA QUE SE REVISEN LOS SIGUIENTES TÓPICOS:

Cambios en los planes de ventas. Conocer los cambios en las ventas en las semanas o meses siguientes va permitir a las demás áreas planificar mejor sus actividades ajustando sus necesidades de mano de obra, de materiales, de cumplimento de programas, etc.

Mercado de nuestro producto. Revisar esta información en los comités es importante para saber qué producto me conviene producir, donde me conviene vender, etc.

Status de materiales. Con esta información se podrá saber si se va cubrir las necesidades de materiales de producción de acuerdo a los planes de ventas, revisar esta información en el comité ayuda a tomar decisiones adecuadas para la compañía cuando existe riesgo de quiebres de stock de algún material.

Indicadores de producción. Revisar esta información en los comités es importante para saber si se está cumpliendo con los programas, si los costos de producción están dentro de lo presupuestado, si hay necesidad de contratar una maquila para cumplir los programas, etc.

Reporte de stocks y movimientos. Dar a conocer esta información en los comités ayudará que se mueva los productos con riesgo de sobre stock y/o deterioro.