Catalogo Colectivo de Publicaciones Periódicas

IV Jornadas Nacionales de Ciencias del Mar Puerto Madryn, Setiembre 11 al 15, 2000

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Catlogo Colectivo de Publicaciones Peridicas (CCPP)en Internet: una herramienta eficiente

Lic. Vctor Ferracutti ([email protected])Lic. Fernando Gmez ([email protected])

Mg. Luis Herrera ([email protected])Sr. Adrin Mndez ([email protected])

Universidad Nacional del Sur - Biblioteca CentralAvda. Alem 1253

(8000) Baha Blanca, Argentina

Introduccin

La nueva era de la informacin y del conocimiento se ha nutrido de los siguienteselementos en el marco de accin de las bibliotecas acadmicas: (Moreiro Gonzlez,1999):

1. Internet y su conectividad2. La proliferacin de colecciones digitales en lnea, con texto completo3. Una fuerte tendencia a la bsqueda de calidad a travs de la normalizacin o

estandarizacin4. El desafo presentado por la transformacin y el cambio veloz

En cuanto al segundo punto, si bien hay esfuerzos dirigidos a completar coleccionesretrospectivamente en formato digital, el avance es lento, y ese avance se ve limitado porcuestiones de economa y de mercado. En los grficos adjuntos (ver Anexo I) puedeapreciarse la magnitud del incremento en el costo de la informacin cientfica en losltimos aos, y, ms preocupante aun, el pronstico para los aos venideros (Kyrillidou,2000). Por otra parte, tambin se ha producido un considerable crecimiento del volumende informacin publicada.

Todo esto ha creado la necesidad de dar con soluciones al problema que comoconsecuencia directa enfrentan las bibliotecas, y por ende la comunidad cientfica. Unasalida bastante natural es la de priorizar el acceso a los documentos por sobre la posesinfsica de los mismos. Por lo tanto, adquiere relevancia tener la posibilidad de consultar unCatlogo Colectivo de Publicaciones Peridicas (CCPP) actualizado, utilizando para ello elsoporte de Internet.

Nuestra propuesta consiste en un esquema de trabajo y un software que permiten unainteraccin armnica entre un Centro Coordinador y Normalizador, y un conjunto deBibliotecas Cooperantes. El software a utilizar es el SeCS, un sistema desarrolladoespecficamente para este propsito por BIREME (Brasil, http://www.bireme.br).


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Los conceptos que rigen esta propuesta valoran principalmente los esfuerzos denormalizacin, o adhesin a estndares, y el trabajo cooperativo. La funcin denormalizacin est cubierta, en el mbito de las publicaciones peridicas, por el CAICYT(Centro Argentino de Informacin Cientfica y Tcnica, http://www.conicet.gov.ar/webue/caicyt). El componente de cooperacin consiste del aporte regular de cadaBiblioteca Cooperante. Mantener el CCPP actualizado significa, en muchos casos, realizarenvos diarios de informacin y adherir a normas internacionalmente reconocidas.

Descripcin de la propuesta

La propuesta operativa, graficada en el Anexo III, es la siguiente:

1) El Centro Coordinador (CC) mantiene y garantiza la normalizacin de los datosdescriptivos de las publicaciones peridicas. Esto se traduce efectivamente en que el CCutilizar los datos catalogrficos segn sean proporcionados por los rganosnormalizadores (ISSN, ISDS, IFLA, etc.). Por otro lado, deber proveer esos datos a cadaBC.

2) Las Bibliotecas Cooperantes (BC) reciben los registros enviados por el CC y agregan alos mismos los datos de las propias existencias. Estos debern tambin estarnormalizados, revelando a travs de la frecuencia de la revista una estructura decoleccin similar en cada BC. La manera de representar las existencias de las distintascolecciones es preparada automticamente por el software y tiene un formato ya familiarpara todos.

3) Los datos indicados se actualizan mediante el envo por e-mail de un archivo desde laBC hasta el CC. Luego de un procesamiento sencillo, se publica en la Web para suconsulta, indicando para cada ttulo la/s biblioteca/s que lo poseen y sus existenciasrespectivas.

4) Como un servicio adicional, el sistema permitir enviar por e-mail un pedido defotocopias de un artculo especfico, desde la misma pantalla de consultas. El pedido sedirigir a la biblioteca que posea el fascculo requerido, y podr guardarse una copia deese pedido en la biblioteca a la que est afiliado el usuario, con fines de estudiosestadsticos. Existe la posibilidad de que el pedido se dirija inicialmente al CC y desde allhacia la BC (en forma automtica). Las distintas opciones dependern de cuestiones dendole administrativa, de no poca importancia.

El software: generalidades

El software que proponemos es el SeCS, un sistema diseado para:

a) que una biblioteca administre una base de datos con sus colecciones depublicaciones peridicas, a nivel de fascculos individuales, es decir, que manejeun kardex electrnico,

b) que un nmero ilimitado de bibliotecas cooperen con uno o ms CCPP

El sistema ha sido desarrollado por BIREME/OPAS/OMS, para ser utilizado por las


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aproximadamente 600 bibliotecas que integran el Centro Latinoamericano y del Caribe deInformacin en Ciencias de la Salud; no obstante, es de aplicacin generalizada. Elnombre SeCS proviene de "Seriadas en Ciencias de la Salud".

La versin disponible actualmente funciona bajo el sistema operativo MS-DOS, si bien enla regin se han realizado avances importantes para disponer de una versin cliente-servidor. Su utilizacin es muy sencilla, y en todo momento puede accederse a mensajesde ayuda en lnea.Es un sistema semi-abierto: todas las ventanas y menes que presenta el SeCS estnimplementados mediante bases de datos en formato ISIS, de manera que es posible,para un usuario familiarizado con ISIS, controlar estos aspectos del sistema, as comotambin los formatos de visualizacin y las FST utilizadas para generar los archivosinvertidos o ndices.

El sistema maneja tres bases de datos: TITLE (ttulos), FACIC (fascculos) y MASK(mscaras, que se explican luego). El usuario tpico no percibe este hecho, ya que no esnecesario pasar explcitamente de una base a otra. El ingreso de datos se puede dividiren dos etapas: carga de ttulos y carga de fascculos.

La carga de ttulos

Cada registro de la base TITLE contiene la descripcin bibliogrfica de un ttulo. Estaresponde a las orientaciones del International Serials Data System1 y a las reglas dedescripcin del ISBD(S)2. El listado de campos de TITLE puede verse en el Anexo II.

La carga puede realizarse en forma manual, mediante cinco ventanas de ingresosucesivas. La ayuda en lnea brinda indicaciones sobre la manera de completar cadacampo, e incluye ejemplos.

Por otra parte, si se desea utilizar informacin proveniente de una base de datos externa(p. ej., Ulrich's On Disc, o la propia base de publicaciones peridicas), es posibleautomatizar la carga en gran medida; posteriormente se debe editar cada registro paraadecuar o corregir aquellos campos que as lo requieran.

Como otra posibilidad, el centro coordinador de un catlogo colectivo puede enviarregistros de los ttulos cargados en su base a las bibliotecas cooperantes. En este caso,slo sera necesario modificar en la biblioteca destino los campos que tengan informacinpuramente local.

La carga de fascculos

La carga de fascculos se ve facilitada por la utilizacin de mscaras. A cada ttulo se leasocian tres caractersticas, para un ao tpico de publicacin:

1 ISSN International Centre. ISDS Manual. Pars : The Centre, 1983.2 International Federation of Library Associations and Institutions. ISBD(S) : International StandardBibliographic Description for Serials. Rev. ed. London : IFLA Universal Bibliographic Control andInternational MARC Programme, 1988.


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la frecuencia de aparicin de fascculos la cantidad de fascculos por volumen el sistema de numeracin de fascculos

Estas tres propiedades definen la mscara que corresponde al ttulo en cuestin. (Estcontemplada la posibilidad de que un mismo ttulo cambie de mscara con el tiempo.) Heaqu un par de ejemplos:

Mscara Significado

Q1V4F Trimestral (Quarterly): 1 volumen al ao con 4 fascculos por volumen

W1V52F+ Semanal (Weekly): 1 volumen al ao con 52 fascculos por volumencon numeracin creciente

De esta manera, a partir de un fascculo inicial, el sistema "sabe" cmo generar los datosdel siguiente, y es as como se pueden incorporar en pocos segundos los fascculos devarias dcadas. Es posible editar los registros de fascculos individuales y agregar larecepcin de nmeros especiales, ndices, suplementos, duplicados, etc, as como incluirnotas.

El sistema permite visualizar la coleccin en forma compactada, utilizando la notacinestndar, generada en forma totalmente automtica:

1955-1957 1-3; 1958 4(1) 1938 22(1,3-5); 1939-1968 23-52

Recuperacin de datos

SeCS permite recuperar registros por rango de MFNs o mediante expresiones debsqueda que empleen el lenguaje de recuperacin de ISIS. Los campos por los cuales esposible efectuar la recuperacin se controlan desde la FST de la base TITLE.

Se puede elegir entre varios formatos de visualizacin, y pueden agregarse otros,utilizando el lenguaje de formateo de ISIS. El formato por defecto es:

JOURNAL DE GYNECOLOGIE OBSTETRIQUE ET BIOLOGIE DE LAREPRODUCTION / Fderation des Socits de Gyncologieet d'Obstetrique de Langue Franaise.Vol.1, no.1(1972)- .Paris: Masson.

Continuacin de: Bulletin de la Fdration de Socitsde Gyncologie et d'Obsttrique de Langue Franaise3,1951-23,1971. Gynecologie et Obsttrique 1,1920-70(5),1971.

ISSN 0368-2315Ttulo abreviado: J. gynecol. obstet. biol. reprod.


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Se puede adems generar listados de fascculos duplicados o ausentes.

Recepcin de datos en el CC

La base TITLE del SeCS cuenta con campos para guardar informacin sobre el/loscatlogos colectivos interesados en cada ttulo (nombre del catlogo, y cdigo asignado alttulo por el CC del catlogo). El SeCS permite generar un archivo que contiene un listadode todos los ttulos de la biblioteca (identificados por su cdigo) y, para cada ttulo, lasexistencias en forma compactada. Cada BC debe enviar peridicamente al CC va emailo FTP este archivo, cuyo aspecto es:

EUN|101|1955-1957 1-3; 1958 4(1)| IADO|1827|1961-1962 1-4| EEA|187|1967-1971 1-5; 1972 6(1-3,5); 1973-1990 7-24|

............. (tantas lneas como ttulos se enven) ...........

Cada lnea representa un ttulo, y la informacin que contiene es:

cdigo de la biblioteca | cdigo del ttulo | existencias compactadas |

Por otra parte, el CC mantiene tres bases de datos:

una de ttulos (anloga a la que mantiene cada BC, pero sin asociarles existencias,es decir, sin base de fascculos),

una de bibliotecas cooperantes, que contiene los datos de cada BC (cdigo,nombre, direccin, responsable, e-mail, etc.), y

una de existencias, vinculada a las dos primeras mediante un cdigo para cadattulo y otro para cada biblioteca.

Al recibir un archivo enviado por una de las BC, el CC actualiza su base de existencias,incorporando los nuevos datos. El procedimiento consta de tres pasos: (1) quitar de labase los registros correspondientes a la biblioteca en cuestin, (2) agregar los datos delarchivo recibido, y (3) ordenar los registros de la base y regenerar completamente elarchivo invertido. Estas operaciones pueden automatizarse completamente.

(Debe existir evidentemente un grado de coordinacin que asegure, entre otras cosas,que los registros enviados por las bibliotecas correspondan a ttulos ya presentes en labase del CC.)

Conocimientos de informtica necesarios

Para el uso tpico del SeCS basta la familiaridad con los conceptos bsicos de ISIS


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(MicroISIS o WinISIS).

Para "escarbar" en el sistema modificar ventanas, automatizar carga de datos, etc.,se requiere un conocimiento ms profundo del lenguaje de formateo de ISIS, y unmanejo de los utilitarios CISIS (MX y dems, desarrollados tambin por BIREME).

Para publicar catlogos en la Web se necesita un buen conocimiento del lenguaje HTML;como software para acceder a las bases de datos e interactuar con el servidor web,recomendamos WWWISIS, o su versin ms reciente, WXIS.

Para ofrecer servicios adicionales va Web, a todo lo anterior hay que aadir herramientasde desarrollo para el entorno web: JavaScript, ActiveX, etc.

Conclusiones

En resumen, esta propuesta espera alentar una mayor interaccin entre las bibliotecasacadmicas nacionales y promover el uso racional de recursos, la normalizacin de lainformacin y el aprovechamiento de Internet. Esta integracin de esfuerzos puededesembocar en la conformacin de un Consorcio de Bibliotecas Acadmicas, unainstitucin an embrionaria para nuestro pas, pero que, habiendo recibido constanteatencin recientemente, promete dar frutos a corto plazo.

La cooperacin necesaria para gestar y mantener un CCPP en los trminos propuestosdebera tener, como un importantsimo resultado adicional, el planeamiento cooperativode las adquisiciones, como medio para asegurar una provisin suficiente de coleccionesaccesibles.

Referencias Bibliogrficas

Kyrillidou, Martha, "Journal Costs: Current Trends & Future Scenarios for 2020", ARL:A Bimonthly Report on Research Library Issues and Actions from ARL, CNI, andSPARC, Issue 210, June 2000. Disponible enhttp://www.arl.org/newsltr/210/costs.html (texto);http://www.arl.org/newsltr/210/costscht.gif (grfico). Consultados el 9 de Setiembrede 2000.

Moreiro Gonzlez, Jos A., "La Industria de los Contenidos", en La Sociedad de laInformacin, Mercedes Caridad Sebastin (Coordinadora), Editorial Centro de EstudiosRamn Areces, S.A., Madrid, 1999, p. 243-265.


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Anexo I

Grfico 1 - Disponible en http://www.arl.org/stats/arlstat/1999t2.html, consultado el 9de Setiembre de 2000.


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Grfico 2 - Disponible en http://www.arl.org/stats/arlstat/1999t4.html, consultado el 9 deSetiembre de 2000.


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Grfico 3 - Disponible en http://www.arl.org/newsltr/210/ costscht.gif, consultado el 9 deSetiembre de 2000. El escenario considerado asume condiciones del mercadoeditorial y tasas anuales de cambio promedio similares a las histricas.


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Anexo II - SeCS: campos de la base TITLE

(Oblig: campo obligatorio; Repet: campo repetible; S: campo completado automticamente por el sistema)

Tag Descripcin Oblig Repet001 Data Base Name S005 Tipo de registro S006 Ident. del contenido del registro S010 Cdigo del centro X020 Cdigo nacional030 Numero de registro X037 Numero SeCS040 Sistemas relacionados X050 Estado de la publicacin X098 Coleccin compactada100 Ttulo de la publicacin X110 Subttulo120 Seccin/parte130 Ttulo seccin/parte140 Mencin de responsabilidad X150 Ttulo abreviado X230 Variantes ttulo - PARALELO X240 Variantes ttulo - OTRAS X301 Fecha inicio X302 Volumen inicio303 Fascculo inicio304 Fecha trmino305 Volumen trmino306 Fascculo trmino310 Pas de publicacin X320 Estado/Provincia330 Nivel de publicacin X X340 Alfabeto del ttulo X350 Idiomas del texto X X360 Idiomas del resumen X380 Frecuencia actual X400 ISSN vigente410 Coden

Tag Descripcin Oblig Repet420 Journal code (medline)430 Clasificacin X440 Descriptores X X450 Cobertura de la indexacin X460 Forma de obtencin470 Prioridad de adquisicin480 Editor comercial490 Ciudad de publicacin X510 Ttulo - tiene ed. otro idioma X520 Ttulo - es ed. otro idioma530 Ttulo - tiene subserie X540 Ttulo - es subserie550 Ttulo - tiene suplemento/inserc X560 Ttulo - es suplemento/inserc610 Ttulo anterior continuacin620 Ttulo anterior - cont.parcial650 Ttulo anterior absorbi X660 Ttulo anterior - abs./parte X670 Ttulo anterior - subdv. De X680 Ttulo anterior - fusin de con X710 Ttulo post.- continuado por X720 Ttulo post.- cont. en parte X750 Ttulo post.- absorbido por X760 Ttulo post.- abs. en parte X770 Ttulo post.- subdividido X780 Ttulo post.- fusionado con X790 Ttulo post.- para formar X900 notas generales940 Fecha de creacin S941 Fecha de modificacin S950 documentalista (creacin) X951 documentalista (modificacin) X


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1. El CC asigna cdigos (a las BCy a los ttulos)

2. El CC ingresa la descripcinde los ttulos, y la enva a lasBC que lo requieran

3. Las BC ingresan susexistencias, y envan archivoscon esa informacin

4. El CC actualiza su base dedatos de existencias

5. El CC publica el catlogocolectivo en la Web

6. Los usuarios consultan elcatlogo colectivo va Web

7. El CC procesa y registradichas consultas

8. Los usuarios solicitan copiasde artculos a las BC (enforma directa o a travs delCC)

9. Las BC satisfacen estospedidos

CC

ServidorWeb

BC BC

Usuario

Anexo III - Esquema propuesto para el funcionamiento del catlogo colectivo

Usuario

2

1

3

4

5

6

7

9

2

3

67

8

7

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