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COMUNICACIÓN EXTERNA Código: PC-GCM-04 Versión: 1 Vigente desde: 21/08/2020 Página 1 | 24 COPIA NO CONTOLADA 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y estrategias para difundir información transparente, veraz, oportuna y objetiva a través de las diferentes herramientas de comunicación externa, con el fin de divulgar la información que produce el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), contribuyendo así al posicionamiento de la entidad como autoridad catastral, cartográfica, agrológica, geográfica y en tecnologías geoespaciales. 2. ALCANCE Inicia desde la definición de necesidades de información por parte de los procesos, realiza la definición de actividades a realizar por parte del proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo, y finaliza con el seguimiento y control de las actividades ejecutadas. 3. DEFINICIONES Banners: Pieza gráfica institucional que puede ser incluida en una página web y/o la Intranet con el fin de atraer tráfico hacia dicha página u otra de interés para la entidad. Comunicación: Conjunto de elementos que fortalecen la construcción de visión compartida y las relaciones de la entidad pública con sus grupos de interés interno, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. Comunicación Organizacional: Busca garantizar la coherencia de las entidades para lograr el propósito misional, orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, proyectos, programas y la gestión hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad. Correo Masivo: Mecanismo a través del cual se envía una información determinada a una lista de correos electrónicos organizadas bajo un solo nombre. Comunicado de Prensa: Boletín escrito que refleja la posición institucional sobre un tema determinado y es enviado a los medios de comunicación para su divulgación. En todos los casos, el comunicado de prensa debe ser autorizado y aprobado previamente por la Dirección General de la entidad. Estrategia de comunicaciones: Herramienta de planificación que sistematiza de manera global, integral y coherente los objetivos generales, las tácticas, los mensajes, las acciones, los indicadores, los instrumentos y los plazos que la organización va a poner en juego para trasladar su imagen y su mensaje al exterior en un periodo determinado. Free Press: Gestión con medios de comunicación a través de la cual se logran publicaciones y menciones sobre temas de la entidad sin ningún costo. Grupo objetivo: Grupo de personas a los cuales se dirigen los mensajes claves de la campaña, teniendo en cuenta edad, sexo, estrato socioeconómico, escolaridad y ocupación. Herramientas de Comunicación: Aquellas que utilizan las tecnologías de la información y comunicación como medio para desarrollar capacidades de diálogo, de discusión y debate, de interacción y divulgación de información. Mensaje: Es la idea central que se requiere enviar a las distintas audiencias o públicos objetivos. De su adecuada y eficiente divulgación depende, en gran parte, el éxito de una estrategia de comunicaciones. Monitoreo de Medios: Seguimiento a los medios de comunicación (prensa, radio, televisión y portales de internet) para identificar y recopilar la publicación de noticias e información publicada que ha sido generada por la entidad. Página web: Se conoce como página web al documento que forma parte de un sitio web y que suele contar con enlaces (hipervínculos o links) para facilitarla navegación entre los contenidos. Producción Audiovisual: Es la producción de contenidos que utilizan imágenes, video, o audio especialmente para televisión y medios digitales.
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COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
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Página 1 | 24 COPIA NO CONTOLADA
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y estrategias para difundir información transparente, veraz, oportuna y
objetiva a través de las diferentes herramientas de comunicación externa, con el fin de divulgar la
información que produce el Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), contribuyendo así al
posicionamiento de la entidad como autoridad catastral, cartográfica, agrológica, geográfica y en
tecnologías geoespaciales.
2. ALCANCE
Inicia desde la definición de necesidades de información por parte de los procesos, realiza la definición
de actividades a realizar por parte del proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo, y finaliza
con el seguimiento y control de las actividades ejecutadas.
3. DEFINICIONES
Banners: Pieza gráfica institucional que puede ser incluida en una página web y/o la Intranet
con el fin de atraer tráfico hacia dicha página u otra de interés para la entidad.
Comunicación: Conjunto de elementos que fortalecen la construcción de visión compartida y
las relaciones de la entidad pública con sus grupos de interés interno, facilitando el
cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.
Comunicación Organizacional: Busca garantizar la coherencia de las entidades para lograr el
propósito misional, orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la
entidad para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, proyectos,
programas y la gestión hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
Correo Masivo: Mecanismo a través del cual se envía una información determinada a una lista
de correos electrónicos organizadas bajo un solo nombre.
Comunicado de Prensa: Boletín escrito que refleja la posición institucional sobre un tema
determinado y es enviado a los medios de comunicación para su divulgación. En todos los
casos, el comunicado de prensa debe ser autorizado y aprobado previamente por la Dirección
General de la entidad.
Estrategia de comunicaciones: Herramienta de planificación que sistematiza de manera global,
integral y coherente los objetivos generales, las tácticas, los mensajes, las acciones, los
indicadores, los instrumentos y los plazos que la organización va a poner en juego para trasladar
su imagen y su mensaje al exterior en un periodo determinado.
Free Press: Gestión con medios de comunicación a través de la cual se logran publicaciones y
menciones sobre temas de la entidad sin ningún costo.
Grupo objetivo: Grupo de personas a los cuales se dirigen los mensajes claves de la campaña,
teniendo en cuenta edad, sexo, estrato socioeconómico, escolaridad y ocupación.
Herramientas de Comunicación: Aquellas que utilizan las tecnologías de la información
y comunicación como medio para desarrollar capacidades de diálogo, de discusión y debate,
de interacción y divulgación de información.
Mensaje: Es la idea central que se requiere enviar a las distintas audiencias o públicos objetivos.
De su adecuada y eficiente divulgación depende, en gran parte, el éxito de una estrategia de
comunicaciones.
Monitoreo de Medios: Seguimiento a los medios de comunicación (prensa, radio, televisión y
portales de internet) para identificar y recopilar la publicación de noticias e información
publicada que ha sido generada por la entidad.
Página web: Se conoce como página web al documento que forma parte de un sitio web y
que suele contar con enlaces (hipervínculos o links) para facilitarla navegación entre los
contenidos.
Producción Audiovisual: Es la producción de contenidos que utilizan imágenes, video, o audio
especialmente para televisión y medios digitales.
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Redes Sociales: Sitios de Internet formados por comunidades de individuos con intereses o
actividades comunes (como amistad, parentesco, trabajo) y que permiten el contacto entre
estos, de manera que se puedan comunicar e intercambiar información.
4. NORMATIVIDAD
Decretos
▪ Decreto 1499 de 2017: “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto
Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de
Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.
Nomás Técnicas
▪ NTC-ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
▪ NTC-ISO 27001:2013 Sistema de Gestión en Seguridad de la Información.
▪ NTC-ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
La comunicación externa del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) parte del principio
fundamental del acceso y derecho a la información pública; está definida como un eje
estratégico para divulgar información de calidad, clara, veraz y oportuna a su público objetivo,
sobre su gestión, resultados y actividades.
El vocero oficial del Instituto ante los medios de comunicación es el(a) Director(a) General o a
quien este delegue.
Solo el(a) Director(a) General del Instituto designará a los servidores públicos que pueden
responder a las inquietudes o preguntas presentadas por los medios de comunicación y otros
públicos objetivos, previa autorización, y en coordinación con el proceso de Gestión de
Comunicaciones y Mercadeo.
En caso de que surja un tema noticioso de alto impacto en las direcciones territoriales, positivo
o negativo, es obligación del(a) Director(a) Territorial informar al proceso de Gestión de
Comunicaciones y Mercadeo, para determinar el proceder en la entrega de la información.
En caso de presentarse algún tipo de crisis en la entidad, el Líder del Proceso de Gestión de
Comunicaciones y Mercadeo, en cabeza de la Dirección General, coordinará las actuaciones
informativas a que haya lugar.
El proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo deberá hacer un monitoreo diario de
las noticias más relevantes del país, así como las que tienen importancia estratégica para el
IGAC.
La elaboración y divulgación de comunicados de prensa es función exclusiva del proceso de
Gestión de Comunicaciones y Mercadeo.
Todos los procesos deberán suministrar al proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo
la información que les sea solicitada de forma clara, oportuna, exacta y con los debidos
soportes (resultados, datos y estadísticas), entre otros, para ser divulgada entre los diferentes
públicos objetivos.
Solo el proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo podrá contactarse con los medios
de comunicación nacionales y regionales, así como enviar o responder información, o
convocar ruedas de prensa.
La divulgación de la información del IGAC es realizada directamente por el proceso de Gestión
de Comunicaciones y Mercadeo a través de las herramientas de comunicación externa.
La administración, manejo y publicación de los contenidos a través de las redes sociales del
Instituto (Facebook, Twitter, Youtube, Instagram, entre otras), estará a cargo del
administrador(a) de las redes autorizado por el líder del proceso de Gestión de Comunicaciones
y Mercadeo.
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El proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo deberá aprobar la ejecución de
transmisiones en vivo a través de las redes sociales, con el apoyo o a solicitud de los procesos
interesados.
El proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo apoyará el cubrimiento periodístico
(fotos, video y notas) de los eventos que realice o en los que participe el IGAC.
Todas las fotos y videos producto del cubrimiento de diferentes eventos propios y ajenos, así
como las grabaciones para las producciones audiovisuales, deben ser marcados y archivados
en el repositorio de la entidad, con la fecha y nombre de referencia.
El proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo deberá mantener organizado
detalladamente todo el material audiovisual producido para las diferentes piezas de
comunicación.
Todos los servidores públicos del nivel directivo deben tener perfil en la página web de la
entidad y su fotografía debe ser tomada por profesionales del proceso de Gestión de
Comunicaciones y Mercadeo.
Toda pieza de comunicación o material divulgativo diseñado o producido para el Instituto, sin
excepción alguna, llevará únicamente el logo del IGAC de acuerdo con los lineamientos de
identidad corporativa establecidos para tal fin. No llevará nombres o logos de Grupos Internos
de Trabajo o dependencias.
El contenido de las piezas comunicativas deberá ser suministrado por el proceso que requiera
los diseños o propuesto por el proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo, sin
embargo, los mensajes finales deberán responder a la Estrategia de Comunicación de la
entidad y tener la aprobación del líder del proceso de Gestión de Comunicaciones y
Mercadeo.
Toda pieza de comunicación que se produzca, derivada de un contrato o convenio externo y
que lleve la imagen del Instituto, debe seguir las pautas de presentación e identificaciones
corporativas contenidas en el Manual de Identidad Institucional que se encuentra disponible
para consulta en la IGACNET corporativa, y ser revisada y aprobada por el proceso de Gestión
de Comunicaciones y Mercadeo.
Para el desarrollo de las diferentes actividades de comunicación externa, los procesos deberán
seguir los lineamientos y objetivos establecidos en la Estrategia de Comunicación de la entidad,
la cual se encuentra disponible en la página web.
Los contenidos de la página web institucional están dispuestos de acuerdo con lo establecido
en el documento “Manual para la Implementación de la Política de Gobierno Digital” del
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y con las necesidades del
IGAC.
La periodicidad de publicación de la información (diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral
y/o anual) responde a las necesidades internas del IGAC y a los mandatos de ley.
Todo material de tipo gráfico destinado al portal web institucional debe cumplir con unas
normas básicas de estandarización del aspecto general de la página (colores y las fuentes
tipográficas que emplea el Instituto), cuyo uso está especificado en el Manual de Identidad
Institucional del IGAC.
Las pautas de diseño gráfico y diagramación para los contenidos del portal web institucional,
están definidas en los lineamientos del Manual de Identidad Institucional del IGAC. Así mismo,
estarán sujetas a la capacidad de la plataforma tecnológica del Instituto y a las disposiciones
internas del proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo.
El proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo atenderá las solicitudes y requerimientos
que se realicen a través de la herramienta de Soporte Informático de la IGACNET, el correo
electrónico o aplicaciones de mensajería instantánea, dependiendo del procedimiento.
Cuando el contenido de los archivos adjuntos supere la capacidad de envío permitida por la
herramienta de Soporte Informático (2Mb), los archivos se enviarán a través del correo de
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comunicación interna [email protected], indicando el número de la
incidencia que arroje la solicitud.
Por lineamientos de seguridad de la información y la capacidad del portal web institucional, los
archivos a publicarse deben ser enviados en formato PDF; con excepción de la información que
deba ser publicada en Excel por su contenido.
Los archivos en formato PDF o Excel no deberán superar las 10 MB, teniendo en cuenta la
capacidad de la página.
El envío de la solicitud de publicación, actualización o corrección de contenidos en el portal
web institucional deberá realizarse en el horario laboral del IGAC. Las solicitudes recibidas fuera
de ese horario se atenderán a primera hora del día hábil siguiente, dependiendo la cantidad
de archivos a publicarse o complejidad del cargue de la información.
Una vez recibidas las solicitudes, el proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo
verificará que cumplan los lineamientos anteriormente mencionados para proceder a su
respectiva publicación.
Las subdirecciones, oficinas, grupos internos de trabajo y dependencias en general son
responsables de solicitar y remitir al proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo los
requerimientos de publicación de los contenidos con la suficiente antelación, especialmente
aquellos que tienen vencimientos de término por Ley, toda vez que las solicitudes serán
atendidas en el orden de envío.
Todas las solicitudes de publicación, actualización o corrección tendrán mínimo un (1) día hábil
para su respectivo trámite.
Cuando no se haga efectiva la solicitud de publicación por no cumplir con los requerimientos
descritos, se notificará vía correo electrónico o a través de la herramienta de Soporte
Informático a la persona que hizo la solicitud, indicando el motivo de devolución.
Teniendo en cuenta que el proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo no realiza
ajustes a los contenidos técnicos y temáticos que se encuentran publicados en el portal web
institucional; corresponde y son responsables los procesos de reportar y enviar con la
periodicidad y anticipación que corresponda, los contenidos que por Ley deban estar
publicados a través de la página web y que sean de su competencia temática.
Los procesos solicitantes serán los responsables de la veracidad, precisión, confiabilidad y
calidad de los contenidos que se envíen al proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo
para publicar a través de las diferentes secciones del portal web institucional, entendiéndose
de esta manera que la información enviada ha sido revisada y aprobada técnicamente.
La publicación y actualización de cualquier tipo de contenido está sujeta a los lineamientos de
la Política de Seguridad y Privacidad de la Información; Políticas de Tratamiento de Datos
Personales y el Manual de Gobierno Digital para entidades del Orden Nacional.
El proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo será el encargado de definir, producir
y publicar contenidos audiovisuales y notas informativas, para ser cargadas en el servicio de
noticias del portal web institucional.
El proceso de Gestión de Comunicaciones y Mercadeo será el encargado de diseñar las
presentaciones para públicos externos del Director(a) del IGAC y los Subdirectores, de acuerdo
con las solicitudes de los procesos, que deberán enviar la información completa, así como las
imágenes que se requieran para su desarrollo.
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6. DESARROLLO
6.1 COMUNICADOS DE PRENSA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO PUNTOS DE CONTROL
1.
Solicitar
comunicados de
prensa.
Solicita, a través de la
herramienta de soporte
Informático, correo electrónico,
reuniones (en caso de que se
requiera), o mensajería
instantánea, la elaboración y
publicación de un comunicado
de prensa.
Envía la información necesaria
para su desarrollo, previa
autorización de los líderes de
proceso.
Servidores
públicos
designado
(Todas las
Dependencias)
Solicitud de
comunicado
de prensa.
Continúa con la
actividad N° 3.
2.
Detectar
oportunidades de
Información.
Mantiene contacto permanente
con las Direcciones Territoriales y
procesos misionales de la entidad
para detectar oportunidades de
información.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
3. Informar al líder del
proceso.
Informa al Líder del Proceso de
Gestión de Comunicaciones y
Mercadeo el tema y/o contenido
propuesto para el (los)
comunicados de prensa.
El hecho noticioso debe
corresponder a un contenido
temático estratégico o de alto
impacto.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
4. Aprobar el
contenido.
Revisa la propuesta del tema a
publicar y da lineamiento sobre el
enfoque del comunicado y los
mensajes clave que deben ser
incluidos.
Identifica la oportunidad de
publicación de una columna y
define el tema, de acuerdo con
las necesidades de la entidad y la
agenda mediática.
Jefe de Oficina
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Solicitud de
comunicado
de prensa.
Solicitud de
columna.
5. Solicitar la
información.
Solicita la información necesaria a
los procesos para la realización
del comunicado de prensa o la
columna al proceso encargado.
(documentos, mapas, bases de
datos, infografía, fotos, entre
otros).
La entrega de la información no
deberá superar los dos días tras la
solicitud.
Realiza reunión en caso de que se
requiera para aclarar el contexto
de la información enviada.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Acta de
reunión.
Registro de
asistencia.
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6.1 COMUNICADOS DE PRENSA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO PUNTOS DE CONTROL
6.
Elaborar el
comunicado de
prensa.
Una vez obtenida la información,
redacta el comunicado de
prensa o la columna de acuerdo
con el público objetivo y el medio
al que se va a enviar.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Comunicado
de Prensa o
columna
borrador.
7.
Revisar
técnicamente el
comunicado
propuesto.
Revisa la propuesta de
comunicado y que la información
técnica sea correcta.
Envía al proceso de Gestión de
Comunicaciones y Mercadeo.
Servidores
públicos
designado
(Todas las
dependencias)
Comunicado
de Prensa
borrador.
Aprueba o hace los
ajustes necesarios.
8.
Editar el
comunicado de
prensa.
Corrige el estilo del comunicado. Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Comunicado
de Prensa
borrador.
Revisa que se hayan
incluido los mensajes
clave priorizados por
el Líder del Proceso y
ajusta de acuerdo
con el enfoque
definido.
9.
Aprobar el
comunicado o
columna.
Revisa, hace ajustes al
comunicado de prensa o la
columna, y la aprueba para su
publicación.
Jefe de Oficina
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Comunicado
de Prensa.
Columna.
10.
Enviar el
comunicado de
prensa.
Diligencia el comunicado de
prensa en el formato definido y lo
envía a las bases de datos de
periodistas nacionales y
regionales, tanto por correo
electrónico como por servicios de
mensajería instantánea.
De ser necesario, hace free press
del contenido.
Igualmente, envía el comunicado
al servidor público encargado de
subirlo a la página web de la
entidad.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Comunicado
de Prensa.
El espacio para la
publicación de las
columnas se debe
gestionar
directamente con el
medio de
comunicación
específico.
11. Monitorear
publicación.
Revisa si el comunicado fue
publicado en medios de
comunicación nacionales y
regionales, y reporta al líder del
proceso de Gestión de
Comunicaciones y Mercadeo en
un informe mensual de monitoreo
de medios.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Informe
mensual de
Monitoreo de
Medios
Si se evidencia que el
comunicado no se
publicó, se realiza free
press.
12.
Cerrar el caso y
enviar el enlace de
publicación.
Envía a los responsables vía
correo electrónico, mensajería
instantánea y/o soporte
informático del proceso, algunas
de las publicaciones en medios
de comunicación y cierra el
requerimiento en la herramienta
de soporte informático.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Correo
electrónico
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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6.2 DIFUSIÓN DE NOTICIAS Y MONITOREO DE MEDIOS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
1. Monitorear los medios
de comunicación.
Realiza tres monitoreos diarios de las
noticias más relevantes del país, así
como las que tienen importancia
estratégica para el IGAC.
Reporta vía mensajería instantánea las
más destacadas, que incluyan
menciones o que puedan acarrear un
riesgo para alguno de los procesos
misionales.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
2. Revisar las noticias
reportadas.
Revisa el monitoreo de medios y
mantiene informada a la Dirección
General sobre las noticias de
importancia estratégica, alerta sobre
los riesgos y da lineamientos al
respecto.
Jefe de Oficina
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
3.
Determinar temas a
tratar en entrevistas a
medios de
comunicación.
De acuerdo con las estrategias
aprobadas y los temas publicados,
determina la conveniencia de realizar
entrevistas en medios de
comunicación.
Identifica el tema a tratar y los medios
priorizados.
Jefe de Oficina
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
4. Gestionar las entrevistas.
Gestiona las entrevistas, visitas o
encuentros con medios de
comunicación, de acuerdo con los
lineamientos dados por el Líder del
Proceso.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
5. Realizar
acompañamiento.
Acompaña al servidor público del
IGAC designado para hacer la
entrevista, con el objetivo de detectar
riesgos y evitar malinterpretaciones por
parte del periodista.
Jefe de Oficina
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
6 Monitorear la
publicación.
Hace seguimiento al medio de
comunicación para la publicación de
la entrevista o nota producto del
espacio.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.3 GESTIÓN DE SOLICITUDES DE PRENSA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
1.
Recibir la solicitud de
información de los
medios de
comunicación.
Recibe, a través de correo electrónico o
servicios de mensajería instantánea, la
solicitud de información por parte de
algún medio de comunicación e
informa al Líder del Proceso.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Solicitud de
información
2.
Aprobar la gestión de
la información
solicitada.
Revisa la solicitud de información y
aprueba su gestión con el proceso
encargado del tema a tratar.
Jefe de Oficina
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Solicitud de
información
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6.3 GESTIÓN DE SOLICITUDES DE PRENSA
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
3. Solicitar las respuestas.
Envía las preguntas hechas por el medio
de comunicación al proceso
encargado de acuerdo con los temas
de los que es responsable.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Solicitud de
información
4. Resolver las
preguntas.
Cada proceso responde las preguntas
de acuerdo con su experticia y las envía
al servidor público del proceso de
Gestión de Comunicaciones y
Mercadeo.
Las respuestas deben ser enviadas
máximo dos días después de la solicitud.
Servidor público
designado,
(Todas las
Dependencias)
5. Editar la información.
Revisa la información enviada por el
proceso y las edita para que tengan
mensajes cortos, concisos y que
respondan a la solicitud del medio de
comunicación.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
6. Aprobar las
respuestas.
Revisa las respuestas y las aprueba para
su envío al medio de comunicación.
Jefe de Oficina
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
7.
Enviar las respuestas al
medio de
comunicación.
Envía las respuestas de la solicitud al
periodista encargado, con el material
audiovisual que haga falta (fotos,
videos, infografías, etc.).
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.4 MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO O
REGISTRO PUNTOS DE CONTROL
1. Crear estrategias para
las redes sociales.
Propone una estrategia
general de
aprovechamiento de las
redes sociales para
difundir la gestión de la
entidad y aumentar los
seguidores para un
mayor alcance.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Estrategia de
Redes Sociales
2. Aprobar la estrategia de
redes.
Aprueba la estrategia
general y da
lineamientos sobre el uso
de las redes sociales.
Jefe de Oficina
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Estrategia de
Redes Sociales
3.
Responder los
requerimientos de los
ciudadanos por
mensajes directos.
Atiende todas las
preguntas que hacen los
ciudadanos a través de
mensajes directos a la
entidad en todas las
redes sociales que
maneja el Instituto
(Instagram, Facebook y
Twitter).
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Formato
Inventario de
Mensajes
Atendidos en
Redes Sociales.
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Página 9 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.4 MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO O
REGISTRO PUNTOS DE CONTROL
4.
Monitorear
permanentemente las
redes sociales.
A través de palabras
clave, hace un
monitoreo permanente
de las menciones al
Instituto y de temas
estratégicos para la
entidad en todas las
redes sociales.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Reporta las
publicaciones
destacadas y
responde a aquellas
que considere
necesarias.
5. Identificar
oportunidades.
Identifica oportunidades
para compartir
contenidos de interés en
las redes sociales, por
ejemplo, noticias, y
realiza la publicación.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
6. Informar sobre eventos y
reuniones.
Informa al servidor
público encargado de
las redes sociales por
medio de mensajería
instantánea sobre los
eventos y reuniones en
los que participa la
Dirección General y que
deben ser divulgados a
través de las redes
sociales; da el enfoque
para su publicación, y
brinda los datos
necesarios para esta.
Jefe de Oficina
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
7.
Solicitar publicación de
contenidos en las redes
sociales.
Solicita al proceso de
Comunicaciones y
Mercadeo, a través de
Soporte Informático,
correo electrónico o
mensajería instantánea,
la publicación de
contenidos estratégicos
en las redes sociales.
Envía la información
necesaria como insumo
para la publicación.
Servidor público
designado
(Todas las
Dependencias)
8. Recopilar la
información.
Reúne la información
necesaria sobre los
eventos desarrollados;
campañas;
convocatorias lideradas;
comunicados; fotos;
videos, etc., para su
publicación en las redes
sociales (Facebook,
Instagram y Twitter).
Así mismo, solicita a los
procesos, a través de
correo electrónico, la
información relacionada
con la gestión
institucional que
requiera ser publicada.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 10 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.4 MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO O
REGISTRO PUNTOS DE CONTROL
9. Redactar parrillas de
mensajes.
Genera mensajes
llamativos y concisos,
que transmitan la
información de forma
inmediata y vinculen a
los seguidores de cada
una de las redes sociales
del IGAC (Facebook,
Instagram y/o Twitter)
alrededor del tema
publicado.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
10. Redactar la información
para las piezas graficas.
Elabora un mensaje
conciso que se incluirá
en la pieza de
comunicación que
acompañará los
mensajes en cada una
de las redes sociales y lo
envía al profesional de
diseño.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Si el mensaje va
acompañado de
fotos, se debe
verificar que
cumplan con los
parámetros para
cada una de las
redes sociales.
11. Diseñar la pieza de
comunicación.
Elabora la planeación
gráfica de la pieza
utilizando el mensaje
enviado por el servidor
público del proceso y las
imágenes o elementos
que considere
necesarios para su
composición, y la
desarrolla.
Servidor Público
diseñador
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
Pieza de
Comunicación
12.
Revisar y aprobar las
piezas de
comunicación.
Revisa y aprueba el
mensaje y el diseño de
las piezas que se
publicarán en cada red
social.
Jefe de Oficina
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
13.
Realizar ajustes a las
piezas de
comunicación.
De acuerdo con las
sugerencias hechas por
el Líder del Proceso,
hace los ajustes a las
piezas de
comunicación.
Servidor Público
diseñador
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
14.
Publicar los mensajes y
las piezas en cada red
social.
Publica los mensajes y las
piezas en cada red
social.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
El proceso de
Gestión de
Comunicaciones y
Mercadeo define en
qué redes sociales se
debe publicar cada
mensaje, así como su
horario de difusión.
15.
Responder las
interacciones de los
ciudadanos.
Revisar todas las
interacciones que tuvo
cada publicación del
Instituto y responder
todas las preguntas y los
comentarios hechos en
ellas.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información)
16. Realizar el monitoreo de
redes.
Realiza el inventario de
los mensajes publicados,
los mensajes respondidos
Servidor Público
designado
Formato
Inventario de
Mensajes
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 11 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.4 MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE REDES SOCIALES
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO O
REGISTRO PUNTOS DE CONTROL
y las interacciones
recibidas en cada red
social para el informe
mensual.
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información).
Atendidos en
Redes Sociales.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.5 PUBLICACIONES EN LA PÁGINA WEB
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO O
REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
1. Realizar el requerimiento.
Realiza el requerimiento a
través de la herramienta
de Soporte Informático o
correo electrónico.
El requerimiento puede ser
de publicación,
eliminación o modificación
de contenidos o
documentos en la página
web
Adjunta el documento en
PDF y el lugar en el que se
debe publicar.
Si se trata de un
comunicado, adjunta el
texto y las imágenes,
mapas, videos o fotos
necesarios para su
publicación.
Servidores públicos
designados
(todas las
Dependencias)
Si el
requerimiento es
una publicación,
continúe con la
actividad N° 2.
Si el
requerimiento es
una eliminación,
continúe con la
actividad N° 7.
Si el
requerimiento es
una
modificación,
continúe con la
actividad N° 9.
2. Solicitar elaboración del
banner y piezas.
Elabora el mensaje que
debe ir en las piezas de
comunicación y lo envía al
diseñador vía correo
electrónico, junto con los
demás elementos
necesarios para su
desarrollo.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Solicitud de
elaboración del
banner y piezas.
3. Elaborar el banner y
piezas de comunicación.
Elabora el banner y las
piezas para la publicación
de comunicados o
documentos, según sea
necesario, y los envía al
servidor público de Gestión
de Comunicaciones y
Mercadeo.
Servidor Público
diseñador
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Banner
Piezas de
comunicación
4. Aprobar la pieza de
comunicación.
Revisa la pieza que se va a
utilizar y la aprueba para su
publicación.
Jefe de Oficina
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Banner
Piezas de
comunicación
Si requiere
ajustes devuelve
al diseñador y
continúa con la
actividad N° 3.
5. Realizar la publicación
del documento.
Realiza la publicación del
documento en el botón Servidor Público
designado
Esta se realizará
durante el día
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 12 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.5 PUBLICACIONES EN LA PÁGINA WEB
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO O
REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
indicado por el
responsable del proceso
solicitante y revisa su
correcto funcionamiento.
Publica la información en
la sección de noticias de la
página web, con la pieza,
el banner y los
documentos adjuntos,
dependiendo del caso.
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
hábil; si el
requerimiento se
hace después
de las 4:00 p.m.,
se publicará al
siguiente día.
6
Informar de la
finalización de la
publicación.
Envía el enlace de la
publicación al proceso
solicitante a través de
soporte informático, por
correo electrónico y/o
mensajería instantánea.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Correo
Electrónico
7. Elaborar el requerimiento
de eliminación.
Realiza el requerimiento de
eliminación de un
documento publicado en
la página web a través de
soporte informático y/o
correo electrónico
explicando el motivo del
cambio.
Servidor Público
designado
(Todas las
Dependencias)
Solicitud de
Eliminación
8. Realizar la eliminación
del documento.
Realiza la eliminación del
documento.
Informar sobre el trabajo
realizado y eliminado a
través de soporte
informático y / o correo
electrónico.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Dispone de un
día hábil; si el
requerimiento se
efectúa después
de las 4:00 p.m.,
se llevará a cabo
al siguiente día.
9.
Realizar el requerimiento
de modificación de un
documento.
Realiza el requerimiento a
través de la herramienta
de soporte informático y/ o
correo electrónico,
solicitando la modificación
de un documento
publicado en la página
web y el motivo del
cambio.
Los responsables de los
procesos deben enviar los
documentos modificados.
Servidor Público
designado
(Todas las
Dependencias)
Solicitud de
modificación.
Continúa con la
actividad N° 11.
10. Tomar fotografías.
Coordina la sesión de fotos
con cada uno de los
nuevos miembros del
Comité Directivo, las edita
y envía para su
publicación.
Archiva en el repositorio
audiovisual de la entidad.
Servidor Público
fotógrafo
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
11.
Realizar la modificación
del documento en la
página web.
Realiza la modificación del
documento en la página
web y revisa la
publicación.
Servidor Público
designado
La modificación
del documento
se realizará
durante el día
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 13 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.5 PUBLICACIONES EN LA PÁGINA WEB
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO O
REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
Informa sobre el
documento modificado y
envía el enlace con la
información ajustada a
través de soporte
informático.
Redacta los perfiles de los
miembros del comité
directivo y los sube a la
página web de la entidad,
con su respectiva foto, en
la sección
correspondiente.
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
hábil, si el
requerimiento se
hace después
de las 4:00 p.m.,
se publicará al
siguiente día.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.6 DESARROLLO DE NUEVOS PROYECTOS WEB
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
1.
Realizar el
requerimiento de
un nuevo
proyecto web.
Realiza el requerimiento a través de
soporte informático, correo
electrónico, o reunión cuando se
requiera, indicando el objetivo del
nuevo proyecto web (micrositio).
Servidor público
designado
(todas las
Dependencias)
Solicitud de
requerimiento
El proceso
responsable
deberá enviar los
contenidos base
que irán en el
micrositio.
2. Aprobar el nuevo
proyecto web.
Aprueba la elaboración del nuevo
proyecto web y da línea sobre su
organización.
Jefe de Oficina
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información).
Solicitud de
requerimiento
3. Organizar y editar
los contenidos.
Organiza, redacta y/o edita los
contenidos que se van a publicar en
los nuevos proyectos web, tanto los
generales, como los documentos
para descargar, y los envía al
diseñador.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información).
Proyecto Web
4.
Diseñar y/o
rediseñar
proyectos web
(micrositios).
Diseña o rediseña los sitios web
aprobados, así como los
documentos de descarga que se
requieran para cada uno de ellos.
Envía al proceso de Gestión
Informática de Soporte para su
programación.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información).
Proyecto Web
5.
Realizar la
aprobación final
de proyectos
web.
Una vez desarrollado el proyecto
web, aprueba el diseño y los
contenidos finales antes de ser
publicados por el proceso de
Gestión Informática de Soporte.
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Mercadeo de
Información).
Proyecto Web
6.
Realizar los ajustes
solicitados al
proyecto web.
Hace los ajustes al proyecto web en
materia de diseño y contenido
solicitados por el líder del proceso
de Gestión de Comunicaciones y
Servidor Público
designado
(Oficina de
Difusión y
Proyecto Web
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 14 | 24 COPIA NO CONTOLADA
Mercadeo, o los responsables del
proceso solicitante.
Informa sobre la publicación del
proyecto web y envía el enlace a
través de soporte informático o
correo electrónico.
Mercadeo de
Información).
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.7 REALIZACIÓN DE VIDEOS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
1. Realizar cotizaciones de
productos.
Realiza cotizaciones de
productos requeridos para
fines audiovisuales, de
acuerdo con los formatos de
la entidad.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Cotizaciones.
2. Realizar requerimiento de
un video.
Realiza el requerimiento a
través de la herramienta de
soporte informático, correo
electrónico o mensajería
instantánea, enviando la
información necesaria para
la elaboración del guion; las
imágenes (mapas,
infografía, fotos, entre otros),
o la solicitud para la
grabación de nuevas
imágenes.
Líder de proceso
(Todas las
Dependencias)
Correo
electrónico.
La Información
debe ser
validada por los
jefes inmediatos.
3. Revisar la información
suministrada.
Recibe y revisa la
información enviada por el
responsable del proceso.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
4. Redactar y organizar el
guion del video.
Con base en la información
recibida del responsable del
proceso, realiza el guion del
video, que no solo describe
la voz en off del mismo, sino
su estructura general.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Propuesta del
guion del
video.
5. Aprobar el guion.
Recibe la propuesta de
guion y sugiere los ajustes
técnicos necesarios en
cuanto a contenido.
Líder de proceso
(Todas las
Dependencias)
Una vez
aprobado, no
habrá cambios
en la voz en off.
6. Producir vídeos.
Realiza la producción y
grabación de las imágenes,
de acuerdo con los
lineamientos aprobados en
el guion.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Video.
7. Realizar animaciones.
Hace las animaciones
necesarias para el video
requerido, de acuerdo con
los lineamientos aprobados.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Animación.
8. Realizar edición de
vídeos.
Edita todos los videos que se
van a publicar de la
entidad, incluyendo los
créditos correspondientes e
imagen final, de acuerdo
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información).
Video editado.
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 15 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.7 REALIZACIÓN DE VIDEOS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
con el Manual de Identidad
Institucional.
9. Revisar y aprobar el
video.
Revisa todos los elementos
del video (imágenes, voz en
off, animaciones y créditos)
y lo aprueba.
Jefe de Oficina
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Video.
Animación.
10. Realizar los ajustes.
Realiza los ajustes del video y
lo envía mediante correo
electrónico al líder del
proceso de Gestión de
Comunicaciones y
Mercadeo y al área
solicitante.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Video.
Animación.
11. Publicar el video.
Publica en las herramientas
de comunicación externa,
bajo el visto bueno del líder
del proceso de Gestión de
Comunicaciones y
Mercadeo.
Envía el enlace respectivo al
líder del proceso solicitante.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Video.
Animación.
12. Cerrar el requerimiento.
Cierra el requerimiento en
soporte informático o envía
el enlace a través de correo
electrónico.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.8 REALIZACIÓN DE TRASMISIONES EN VIVO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
1. Realizar la solicitud.
Realiza el requerimiento de
trasmisión en vivo al proceso
de Gestión de
Comunicaciones y
Mercadeo, a través de
soporte informático, reunión
en caso de que se requiera,
correo electrónico o
mensajería instantánea,
indicando el tema a tratar.
Líder del Proceso
(Todas las
Dependencias)
Correo
electrónico.
Acta
de reunión.
2. Detectar la oportunidad
de temas a tratar.
Identifica las oportunidades
de temas relevantes, analiza
las propuestas hechas por
los procesos, y define la
agenda de trasmisiones en
vivo y aprueba
Jefe de Oficina
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
3. Gestionar reunión.
Realiza una reunión con el
proceso encargado del
tema a tratar para coordinar
el enfoque de la trasmisión.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 16 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.8 REALIZACIÓN DE TRASMISIONES EN VIVO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
4. Gestionar los invitados a
la trasmisión en vivo.
Convocar a los invitados
para las trasmisiones en vivo,
tanto dentro de la entidad
como fuera de ella, de
acuerdo con los
lineamientos dados por el
Líder del Proceso.
El proceso encargado del
tema también debe apoyar
la gestión de invitados.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
5. Elaborar el guion para la
transmisión.
Realiza el guion de
preguntas de la trasmisión
de acuerdo con los objetivos
trazados.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Guion.
6 Aprobar el guion.
Ajusta y aprueba el guion de
la transmisión.
Jefe de oficina
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Guion.
7. Gestionar las fotos y perfil
de los invitados.
Solicita las fotos de perfil de
los invitados y realiza los
textos de la pieza de
invitación a la trasmisión en
vivo, con el nombre de la
charla, y las envía a diseño.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Correo
electrónico.
Fotos.
8.
Diseñar las piezas de
promoción de la
trasmisión.
Diseña la pieza de invitación
a la trasmisión para todas las
redes sociales.
Servidor Público
diseñador
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Piezas de
invitación.
9. Revisar y aprobar las
piezas de promoción.
Revisa las piezas de
invitación a la transmisión y
las aprueba.
Si es necesario, las envía
para el visto bueno de otras
entidades que hagan parte
de la transmisión.
Jefe de oficina
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Piezas de
promoción.
10. Ajustar las piezas de
promoción.
Hace los ajustes necesarios
al diseño solicitados por el
líder del proceso de Gestión
de Comunicaciones y
Mercadeo.
Servidor Público
diseñador
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Piezas de
promoción.
11.
Publicar las piezas de
promoción en las redes
sociales.
Publica las piezas de
invitación en todas las redes
y responde los comentarios
de todos los ciudadanos en
cada una.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Piezas de
promoción.
12. Hacer la prueba técnica
de la trasmisión.
Realiza la prueba técnica
con todos los invitados a la
trasmisión y socializa con
ellos las preguntas a realizar.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Transmisión en
Vivo.
13. Producir y realizar la
trasmisión en vivo.
Maneja la aplicación para
hacer la trasmisión en vivo.
Publica en la red social que
corresponde y se encarga
de toda la realización.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Transmisión en
Vivo.
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 17 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.8 REALIZACIÓN DE TRASMISIONES EN VIVO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
14. Presentar y moderar la
trasmisión en vivo.
Presenta y modera la
trasmisión en vivo y hace las
preguntas de los
ciudadanos.
Jefe de oficina
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Transmisión en
Vivo.
15.
Filtrar las preguntas que
se harán al aire y
responder los
comentarios.
Durante la transmisión, se
responden los comentarios
de las personas que buscan
el enlace o que tienen
dudas sobre la sesión, y se
recogen y filtran las
preguntas para hacer en
vivo.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Transmisión en
Vivo.
16. Hacer el monitoreo final
de la transmisión.
Hace el inventario de las
estadísticas de la trasmisión.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Estadísticas de
la transmisión.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.9 CAMPAÑAS EXTERNAS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO O
REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
1.
Realizar el requerimiento
de una campaña
externa.
Realiza el requerimiento a
través de soporte
informático, reunión
cuando se requiera o
correo electrónico,
enviando la información
necesaria (documentos,
mapas, infografía, fotos,
entre otros), para la
realización de la campaña.
Líder de Proceso
(Todas las
Dependencias)
Requerimiento de
campaña
externa.
2. Revisar el requerimiento.
Recibe y revisa la
información enviada por el
responsable del proceso.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Requerimiento de
campaña
externa.
3. Realizar la estrategia de
la campaña.
Realiza la estrategia de la
campaña y la presenta al
Líder del proceso de
Gestión de
Comunicaciones y
Mercadeo.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Estrategia de
Campaña.
4. Aprobar la estrategia de
la campaña.
Revisa y aprueba la
estrategia
Envía al proceso solicitante,
para aprobación.
Jefe de oficina
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Estrategia de la
campaña.
Si la estrategia
de la campaña
no es
aprobada se
debe regresar
al paso 3 para
sus ajustes
5.
Realizar la línea de
mensajes principal de la
campaña.
Redacta la línea de
mensajes principal que va a
cubrir toda la campaña, de
acuerdo con la estrategia
aprobada.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Línea de mensaje.
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 18 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.9 CAMPAÑAS EXTERNAS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO O
REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
6.
Elaborar los
comunicados y
contenidos de prensa.
Redacta los comunicados
de prensa y contenidos
escritos necesarios para el
desarrollo de las campañas
y los publica de acuerdo
con el procedimiento 6.1.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Comunicados de
prensa.
Contenidos
escritos.
7.
Producir los videos y
animaciones para la
campaña.
Realiza la producción y
edición de los videos y
animaciones
contemplados en la
campaña, de acuerdo con
el procedimiento 6.7.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Videos.
Animaciones.
8.
Diseñar el material
gráfico, digital o impreso
para la campaña.
Realiza el material gráfico,
digital o impreso, solicitado
para el desarrollo de la
campaña y gestiona los
canales para su
distribución.
Envía para publicación en
redes, página web, o en
físico.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Material gráfico
digital o impreso.
Si el material es
impreso,
gestiona el
envió a la
Dirección
Territorial en los
casos que
aplique
9.
Redactar la parrilla de
mensajes en las redes
sociales.
Elabora la parrilla de
publicación para las redes
sociales de acuerdo con la
línea de mensajes de la
campaña y las publica
dependiendo del objetivo
propuesto.
Servidor Público
designado
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Parrilla de
publicaciones.
10. Cerrar requerimiento.
Cierra el requerimiento en
soporte informático.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.10 ELABORACIÓN DE PRESENTACIONES
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
1. Solicitar la elaboración
de una presentación.
Realiza el requerimiento a
través de Soporte
Informático, correo
electrónico o mensajería
instantánea, enviando la
información necesaria para
la elaboración de la
presentación (textos,
imágenes, mapas,
infografías, fotos, entre
otros).
Líder de Proceso
(Todas las
Dependencias)
Correo
electrónico
requerimiento.
2. Elaborar la presentación.
Revisa la información y la
organiza en cada
diapositiva.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Presentación
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 19 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.10 ELABORACIÓN DE PRESENTACIONES
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
Edita los textos para que
tengan una mayor
lecturabilidad.
Hace la corrección de estilo
de la presentación para
evitar errores de redacción,
concordancia y ortografía, y
envía al profesional de
diseño.
3. Diseñar la presentación.
Planea la línea gráfica de la
presentación y luego la
diseña de acuerdo con los
contenidos enviados.
Servidor Público
diseñador.
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Presentación
diseñada
En los casos que
se requiera,
realiza las
animaciones.
4.
Aprobar el diseño y
contenido de la
presentación.
Revisa el diseño de la
presentación y los
contenidos, solicita los
ajustes que sean necesarios.
Jefe de Oficina
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Presentación
aprobada.
5. Ajustar la presentación.
Ajusta la presentación de
acuerdo con lo solicitado en
términos de imagen,
animación y contenido.
Servidor Público
diseñador.
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Presentación
aprobada.
6 Entregar la presentación
final y cerrar el caso
Entrega la presentación final
al proceso que realizó la
solicitud y cierra el
requerimiento.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión
y Mercadeo de
Información)
Presentación
aprobada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6.11 PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS PROPIOS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
1.
Elaborar el cronograma
de eventos del Instituto
para el año en curso.
Solicita a todas las áreas
misionales los eventos que
tienen programados
durante el año y elabora un
cronograma para
aprobación del líder del
proceso de Gestión de
Comunicaciones y
Mercadeo y la Dirección
General.
Jefe de Oficina.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Cronograma
de Eventos
2. Enviar las propuestas de
eventos.
El proceso responsable
deberá enviar al proceso de
Gestión de Comunicaciones
y Mercadeo una propuesta
para la realización del
evento programado, a
través de soporte
informático o correo
electrónico, con la
información necesaria sobre
Líder de Proceso
(Todas las
Dependencias)
Correo
electrónico.
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 20 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.11 PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS PROPIOS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
su objetivo, público y
requerimiento.
3. Aprobar la realización del
evento.
Revisa la propuesta y
aprueba la puesta en
marcha del evento, junto
con la Dirección General.
Informa vía correo
electrónico al proceso
interesado si se aprueba o
rechaza la realización del
evento.
Jefe de Oficina.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Correo
electrónico
Si se aprueba la
realización del
evento, continúa
con la actividad
N° 4; de lo
contario, fin del
procedimiento.
4. Realizar reunión de
planeación.
Realiza una reunión con los
responsables del proceso
para determinar las
especificaciones del evento,
los requerimientos técnicos y
de protocolo, las solicitudes
de difusión, entre otros.
Elabora un cronograma a
seguir para la realización del
evento.
Jefe de Oficina.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Acta de
reunión.
Registro de
asistencia.
Cronograma.
5.
Realizar cotizaciones
presupuestales de los
operadores.
Realiza de 3 a 5 cotizaciones
presupuestales, que se
requieran para los eventos
presenciales y virtuales, de
acuerdo con la solicitud del
proceso encargado, y las
envía al líder del proceso de
Gestión de Comunicaciones
y Mercadeo y a los
responsables del proceso.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Cotizaciones.
Correo
electrónico
6. Coordinar la producción
del evento.
En conjunto con el proceso
responsable, coordina con
el operador del evento
(cuando se necesite), todos
los requerimientos
necesarios para su correcto
desarrollo.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
7. Planear el protocolo del
evento.
Hace la planeación del
protocolo del evento, el
minuto a minuto y el guion
de presentación.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Minuto a
Minuto.
Guion de
presentación.
8. Aprobar el protocolo
general del evento.
Ajusta y aprueba el
protocolo general del
evento.
Jefe de Oficina.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Minuto a
Minuto.
Guion de
presentación.
9.
Desarrollar el concepto
de ambientación del
evento.
De acuerdo con el público y
objetivo del evento, se
desarrolla el concepto de
ambientación
(escenografía, pantalla,
sonido, etc.).
Servidor Público
diseñador.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
10. Redactar el material para
el evento.
Hace los mensajes
necesarios para todo el
material que se vaya a
utilizar durante el evento:
piezas de convocatoria,
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Mensaje para
las piezas.
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 21 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.11 PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS PROPIOS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
cartillas, pendones,
background, etc.
11. Diseñar el material
necesario para el evento.
Diseña todo el material
necesario para el evento, de
acuerdo con los
requerimientos hechos por el
proceso encargado y líder
del proceso de Gestión de
Comunicación y Mercadeo.
Servidor Público
diseñador.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Pieza o
material
gráfico en
borrador
12. Aprobar el material para
el evento.
Revisa todo el material
diseñado para el evento,
que esté unificado, y lo
aprueba.
Jefe de Oficina
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Pieza o
material
gráfico
aprobado
13. Ajustar el material para el
evento.
Hace los ajustes solicitados
por el líder del proceso de
Gestión de Comunicaciones
y Mercadeo, y los
responsables del proceso
del evento.
Servidor Público
diseñador.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Pieza o
material
gráfico
aprobado
14. Redactar la línea
discursiva del evento.
De ser necesario, elabora o
ajusta la línea discursiva que
va a manejar el
representante de la entidad
durante el evento.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Línea
discursiva.
15. Hacer seguimiento al
montaje del evento.
Realiza el seguimiento al
montaje del evento,
supervisando el
cumplimiento de los detalles
técnicos requeridos.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
16. Realizar el ensayo del
evento.
Coordina y supervisa el
ensayo del evento, de
manera que se puedan
ultimar detalles para su
correcto desarrollo.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
17. Supervisar la ejecución
del evento.
Durante el evento, supervisa
su correcto desarrollo y el
cumplimiento de los
diferentes ítems acordados.
Jefe de Oficina
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
18. Revisar el desmontaje del
evento
Tras el evento, revisa el
desmontaje de todos los
equipos y el material que fue
requerido para su desarrollo.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
19. Consolidar informe de
resultados del evento.
Realiza un informe final de
todo el evento, en el que se
incluya el número de
asistentes, participantes
destacados, soporte técnico
requerido, etc.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Informe del
evento
FIN DEL PROCEDIMIENTO
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 22 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.12 CONVOCATORIA DE MEDIOS Y CUBRIMIENTO DE EVENTOS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
1. Realizar el requerimiento
de cubrimiento.
Realiza el requerimiento al
proceso de Gestión de
Comunicaciones y
Mercadeo para la
convocatoria a periodistas
para un evento a través de
Soporte Informático o correo
electrónico, enviando la
información necesaria y
quiénes representarán a la
entidad.
Líder de Proceso
(Todas las
dependencias)
Correo
electrónico.
La Información
debe ser
revisada y
validada por los
jefes inmediatos.
2. Aprobar la convocatoria
de medios.
Aprueba la convocatoria de
medios de comunicación
para un evento
determinado.
Comunica la aprobación al
proceso solicitante.
Jefe de Oficina
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
3. Solicitar los diseños de
piezas de convocatoria.
Redacta el mensaje para las
piezas de comunicación y
solicita al diseñador,
mediante correo
electrónico, los diseños de
piezas para la convocatoria
del evento.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Mensaje para
las piezas.
En caso de que
se requiera,
realiza los ajustes
a las piezas de
convocatoria
solicitados por el
líder del proceso
de Gestión de
Comunicaciones
y Mercadeo.
4. Diseñar las piezas de
convocatoria al evento.
El profesional realiza el
diseño de las piezas para la
convocatoria al evento y las
envía por correo al
profesional del proceso de
Gestión de Comunicaciones
y Mercadeo.
Servidor Público
diseñador.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Piezas
diseñadas en
borrador
5. Revisar y aprobar las
piezas de convocatoria.
Revisa y aprueba las piezas
de comunicación para
convocar al evento.
Jefe de Oficina
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Piezas
aprobadas
Si las piezas o el
material de
divulgación no
son aprobado,
se regresa a la
actividad N° 3.
6.
Realizar la divulgación de
las piezas de
comunicación.
Realiza la divulgación de las
piezas de convocatoria a
través de las herramientas
de comunicación externa,
de acuerdo con los
lineamientos del líder del
proceso.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Información
divulgada
7.
Convocar a medios de
comunicación y
confirmar su asistencia.
Convoca a medios de
comunicación a través de
correo electrónico,
aplicaciones de mensajería
instantánea o vía telefónica
y confirma su asistencia.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Correo
electrónico
8. Realizar el comunicado
de prensa.
Realiza el comunicado de
prensa del evento de
acuerdo con su
procedimiento 6.1.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 23 | 24 COPIA NO CONTOLADA
6.12 CONVOCATORIA DE MEDIOS Y CUBRIMIENTO DE EVENTOS
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
(Dependencia)
DOCUMENTO
O REGISTRO
PUNTOS DE
CONTROL
9.
Atender los
requerimientos de los
periodistas.
Recibe y atiende las
solicitudes de los periodistas
durante el evento al que
fueron convocados.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
10.
Realizar el requerimiento
para el registro de fotos y
video.
Realiza el requerimiento en
Soporte Informático o a
través de correo electrónico,
describiendo el evento,
reunión o actividad que
requiere el registro de foto y
video, y quiénes
participarán representando
a la entidad.
Líder de Proceso
(Todas las
dependencias)
Correo
electrónico.
11. Hacer el registro
fotográfico y de video.
Cubre los eventos, visitas,
viajes, reuniones, y
actividades en las que
participe el IGAC, mediante
el registro fotográfico y/o
video, de acuerdo con las
indicaciones del líder del
proceso.
Servidor Público
fotógrafo.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
12. Editar las fotografías
realizadas.
Edita todas las fotografías
que se van a divulgar, y
envía los contenidos al
profesional encargado para
compartirlo con los medios
de comunicación y en la
página web.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Fotografías
editadas
13.
Archivar los contenidos
audiovisuales.
Marca y organiza todos los
contenidos audiovisuales
(fotos, videos, animaciones)
en el repositorio dispuesto
por el Instituto.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
Registros
archivados
14. Cerrar el requerimiento.
Cierra el requerimiento en
Soporte Informático.
Servidor Público
designado.
(Oficina de Difusión y
Mercadeo de
Información)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
7. FORMATOS ASOCIADOS
Inventario de Mensajes Atendidos en Redes Sociales.
8. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA CAMBIO VERSIÓN
21/08/2020
Se adopta como versión 1 debido a cambios en la Plataforma Estratégica
(actualización del mapa de procesos), nuevos lineamientos frente a la
generación, actualización y derogación de documentos del SGI tales
como: cambios de tipos documentales y nueva codificación por
procesos.
Emisión Inicial Oficial.
1
COMUNICACIÓN EXTERNA
Código: PC-GCM-04
Versión: 1
Vigente desde:
21/08/2020
Página 24 | 24 COPIA NO CONTOLADA
FECHA CAMBIO VERSIÓN
Cambia de Manual de Procedimiento “Comunicación Externa”, código
“P16001-01/18.V3”, versión 3, a Procedimiento, código “PC-GCM-04”,
versión 1
Se deroga totalmente la Circular 155 del 31 de mayo 2018.
Se crea el formato “Inventario de Mensajes Atendidos en Redes Sociales.”,
código “FO-GCM-PC04-01”, versión 1
31/05/2018
Se ajusta el Procedimiento de Comunicación Externa, debido a la
creación como Grupo interno de Trabajo Comunicaciones y
Marketing Estratégico según Resolución No. 117 de 2017.
Se ajusta lo correspondiente a: 1. Objetivo, 2. Alcance,
Responsabilidades
Se incorporan nuevos términos en el glosario
Se modifica el nombre del Manual de imagen corporativa por
“Lineamientos de Identidad Corporativa”.
Se ajusta el ítem 5.1. Del Procedimiento, Lineamientos o Políticas
de Operación.
Se incorpora el ítem 5.3.1. Administración y Cargue de Contenidos
en la Página Web y responsabilidades
3
Elaboró y/o Actualizó: Revisó Técnicamente:
Revisó
Metodológicamente: Aprobó:
Nombre:
María Alejandra
Sánchez
Cargo:
Profesional
Especializada
Nombre:
María Alejandra
Sánchez
Cargo:
Profesional
Especializada
Nombre:
Orlando José Maya
Martínez
Cargo:
Profesional
Especializado
Nombre:
José Fernando Reyes
Giraldo
Cargo:
Profesional Universitario
Nombre:
Laura Gonzalez
Barbosa
Cargo:
Profesional Universitario
Nombre:
Yira Paola Pérez Quiroz
Cargo:
Jefe de Oficina de
Difusión y Mercadeo
de Información.
