Centros de conservación de registrosGUÍAS PARA LA HISTORIA DE LA IGLESIA

R E C O P I L A R , C O N S E R V A R W Y C O M P A R T I R

L A   H I S T O R I A D E L A I G L E S I A

Publicado por La Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días Salt Lake City, Utah, EE. UU.

© 2018 por Intellectual Reserve, Inc. Todos los derechos reservados. Versión: 10/18 Traducción de Church History Guides: Records Preservation Centers Spanish PD50035893 002 Impreso en los Estados Unidos de América

Centros de conservación de registrosGUÍAS PARA LA HISTORIA DE LA IGLESIA

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Índice de temas

(Izquierda) Centro de conservación de registros de la Ciudad de México, México.

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

¿Qué es un centro de conservación de registros? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

¿Por qué tener un centro de conservación de registros? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Establecer y operar un centro de conservación de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Seleccionar la ubicación del centro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

La estrategia para acceder a los registros históricos de la Iglesia y la relación con los centros de historia de la Iglesia . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Organización y personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Capacitación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Comunicarse con el Departamento de Historia de la Iglesia para solicitar ayuda . . . . . . . . 4

Recepción y procesamiento de registros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Control físico e intelectual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Expedientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Las zonas de conservación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

La organización de las zonas de conservación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Condiciones ambientales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

El cuidado de colecciones y la labor de conservación . . . . . . . . . . . . . . 13

El cuidado de colecciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14

Trabajo de conservación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20

Digitalización de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

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IntroducciónEl Departamento de Historia de la Iglesia tiene la comisión, expresada en las Escrituras, de conservar registros de valor histórico para las generaciones futuras (véanse Doctrina y Convenios 21:1; 69:3, 8; 85:1–2). El mejor modo de lograr esto es catalogan-do los registros debidamente y almacenándolos en una instalación protegida, segura y de ambiente controlado. Desde que se organizó la Iglesia se han recopilado registros en las Oficinas Generales de la Iglesia para su salvaguarda. En 2012, la Pri-mera Presidencia autorizó el almacenamiento de registros en instalaciones descentralizadas repar-tidas por el mundo y conocidas como centros de conservación de registros (CCR).

¿Qué es un centro de conservación de registros?Un CCR es un lugar alejado de las Oficinas Gene-rales de la Iglesia que puede recibir, digitalizar y conservar registros con relevancia histórica en un entorno seguro.

Todos los registros que se almacenan en un CCR son propiedad de la Iglesia y se los considera par-te de la colección del Departamento de Historia de la Iglesia. El objetivo de un CCR es conservar registros y facilitar su acceso en línea en history.lds.org para que los investigadores puedan consultarlos desde cualquier lugar del mundo.

Definición de registroEn su sentido más amplio, un registro es información en un formato fijo que docu-menta las experiencias de una persona o relata la historia de una localidad, una unidad de la Iglesia o un acontecimiento en particular. Los registros pueden ser objetos físicos o archivos digitales. Los manuscritos, las fotografías, las grabacio-nes de video, los libros publicados, las obras de arte y los objetos son ejemplos de diversos tipos de registros.

Un CCR puede ser grande o pequeño, incipiente o bien establecido. Un centro incipiente puede empezar siendo un armario o un gabinete, y pue-de que aún no cumpla con todos los estándares citados en esta guía. Sin embargo, en cuestión de pocos años los centros incipientes deben convertir-se en centros establecidos. Un centro bien estable-cido dispone de espacio para procesar y digitalizar registros recién adquiridos, y cuenta con un cuarto de conservación propio y seguro. El lugar donde se procesan los registros tiene una o varias com-putadoras, acceso a internet, equipo de digitali-zación, espacio para almacenar suministros y un escritorio o mesa grande donde se pueden disemi-nar los registros de reciente adquisición durante su procesamiento. También son necesarios otros equipos, como una impresora y una fotocopiadora. Idealmente, el cuarto de conservación es grande, tal vez de unos 20 metros cuadrados (unos 215 pies cuadrados) o más, con controles ambientales

El bien establecido centro de conservación de registros de la Ciudad de México, México.

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independientes y tal vez estanterías móviles. Sin importar el tamaño ni el modelo, todos los centros deben contar con un espacio dedicado capaz de salvaguardar registros a la satisfacción del Depar-tamento de Historia de la Iglesia.

Los centros deben tener rótulos que los identifi-quen como un CCR. Los rótulos deben seguir las pautas establecidas por la Iglesia para sus edificios y debe solicitarlos el gerente de propiedades. Si tiene preguntas, pida ayuda a su contacto en el Departamento de Historia de la Iglesia.

¿Por qué tener un centro de conservación de registros?Tener un CCR es una parte importante de la estrategia de un Área para recopilar y compartir registros, ya que es más fácil pedirle a la gente que done registros cuando saben que serán digi-talizados o conservados en esa Área. Además,

suele ser más eficaz que los empleados o los con-tratistas del Área accedan a los registros físicos almacenados localmente durante la creación de productos y actividades.

Establecer y operar un centro de conservación de registros La decisión de establecer un CCR en un Área supone un compromiso sustancial y debe ser aprobada por el Departamento de Historia de la Iglesia, la Presidencia de Área y el director de asuntos temporales del Área. El tipo, tamaño y número de centros que un Área puede establecer depende de las necesidades, de la capacidad del Área para proveer personal y recursos, y de la capacidad del Departamento de Historia de la Iglesia para brindar soporte.

El Área debe asegurarse de que cuenta con un presupuesto adecuado para operar el cen-tro, puesto que cubre los gastos de material y equipo de oficina, estanterías, mobiliario y el mantenimiento del edificio. El Departamento de Historia de la Iglesia cubrirá los gastos del material de archivado y ciertos equipos espe-cializados (para ver un Formulario de pedido de materiales con todos los materiales disponi-bles, visite history.lds.org/adviser). Trabaje con el contralor de Área para asegurarse de que se dispone de fondos suficientes para cubrir los gastos que se anticipen.

No se establecerá ningún CCR en los Estados Uni-dos ni en Canadá; todos los registros recopilados en ambos países deben enviarse al Departamento de Historia de la Iglesia en Salt Lake City, Utah, EE. UU., para su almacenamiento. Todos los registros digitales y audiovisuales, independientemente de dónde se recopilen, se enviarán al Departamento de Historia de la Iglesia en Salt Lake City, donde se han desarrollado equipos y sistemas especiales para conservar este tipo de registros.

Seleccionar la ubicación del centroLa ubicación de un CCR debe ser aprobada por el Departamento de Historia de la Iglesia, la Presidencia de Área y el director de asuntos tem-porales del Área. Idealmente, los CCR se esta-blecerán en edificios que son de propiedad de la Iglesia, que tienen una ocupación regular y que están alejados de terrenos propensos a padecer

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inundaciones. Los centros deben estar libres de peligros y ubicados lejos de sustancias perjudi-ciales o inflamables.

Los centros deben estar situados en vecindarios seguros y accesibles para los miembros del per-sonal. A menos que se combine con un centro de historia de la Iglesia (véase Guías para la historia de la Iglesia: Centros de historia de la Iglesia), un CCR no necesita estar accesible al público en general; no obstante, asignar un CCR a una ubicación frecuen-tada por miembros de la Iglesia —como en las inmediaciones de un templo— puede facilitar la donación de registros no solicitados.

La estrategia para acceder a los registros históricos de la Iglesia y la relación con los centros de historia de la IglesiaEl acceso en línea es el método principal para compartir los registros históricos de la Iglesia. En history.lds.org hay millones de imágenes accesibles al público, con muchas más disponi-bles previa petición a través de un acceso en línea provisional e individual.

Además, se han establecido unos cuantos centros de historia de la Iglesia en todo el mundo para dar acceso público a los registros históricos de la Iglesia, ayudar a los investigadores y recibir donaciones de registros (véase Guías para la historia de la Iglesia: Centros de historia de la Iglesia). A diferencia de los centros de historia de la Iglesia, los CCR no están abiertos al público. Sin embar-go, cuando un CCR se combine con un centro de historia de la Iglesia, los registros almacenados en él estarán accesibles en zonas seguras de acceso a registros dentro del centro de historia de la Igle-sia. Cuando un CCR no se combina con un centro de historia de la Iglesia, el acceso a los registros será inusual, aunque podría concederse acceso supervisado a los registros con el permiso del director del centro (véase “Retirada provisional de registros de sus ubicaciones de almacenamien-to”, en la página 16). En tales casos, los registros no deben salir del centro y no se debe dejar a los visitantes sin supervisión (para más información, véase el video “Removing a Record from Its Sto-rage Location” en la sección Centros de conserva-ción de registros de history.lds.org/adviser).

Organización y personalBajo la dirección de la Presidencia de Área, se debe llamar a un director y a suficiente personal para trabajar en un CCR. El número de personas necesarias depende del nivel de actividad del centro. Sin embargo, y por razones de seguridad, se recomienda que haya suficiente personal para que como mínimo haya dos personas presentes cada vez que se consultan los registros.

Por lo general, el director de un centro rinde cuentas al asesor de Área de historia de la Iglesia e, idealmente, presta servicio por tres años o más. A causa de la naturaleza técnica de esta obra, el Departamento de Historia de la Iglesia brindará dirección, capacitación y apoyo continuos. Los centros pequeños tal vez no necesiten un direc-tor; la responsabilidad de supervisar estos cen-tros debe asignarse a un asesor local de historia de la Iglesia. Cuando se combine un CCR con un centro de historia de la Iglesia, el director del centro de historia de la Iglesia supervisa la orga-nización combinada (véase Guías para la historia de la Iglesia: Centros de historia de la Iglesia).

Con la aprobación de la Presidencia de Área, el director del centro propone a los miembros del personal y los presidentes de estaca los llaman como misioneros de servicio a la Iglesia siguien-do el proceso habitual para reclutar y llamar a este tipo de misioneros. También podrían utili-zarse misioneros mayores de tiempo completo, incluso matrimonios, cuando haya un volumen de trabajo suficiente para justificar su servicio. Se recomienda que los miembros del personal sean llamados a servir en incrementos de 12, 18 o 24 meses, de tal forma que el director pueda, con mayor facilidad, hacer adaptaciones según las necesidades y circunstancias cambiantes. Algunos miembros del personal pueden ser lla-mados a servir varias veces si las circunstancias lo justifican. Los cambios en el personal deben programarse con detenimiento a fin de no per-der a todo el personal experimentado a la vez.

Los miembros del personal deben tener expe-riencia en el manejo de computadoras, ya que utilizarán programas de computación, escá-neres y cámaras digitales, y enviarán informa-ción por internet. Tener experiencia previa en bibliotecas y archivos es provechoso, mas no necesario. Hacer que los miembros del personal

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sigan un horario regular les ayudará a obtener y mantener las destrezas y los conocimientos.

CapacitaciónEl Departamento de Historia de la Iglesia dará capacitación y soporte continuos a quienes tra-bajen en un CCR. Los materiales de capacitación pueden consultarse en history.lds.org/adviser. Los asesores de Área de historia de la Iglesia y los directores de CCR deben asegurarse de que a todos los miembros del personal se les instruya en cuanto a sus responsabilidades y que comple-ten la capacitación disponible.

Comunicarse con el Departamento de Historia de la Iglesia para solicitar ayudaLas normas de esta guía tienen por objeto proteger los registros y los recursos de la Iglesia; sin embar-go, puede que no abarquen todas las situaciones. Cuando esta guía no ofrezca información suficien-te, o cuando se desee una excepción, comuníquese con el Departamento de Historia de la Iglesia para recibir instrucción adicional.

Los directores de CCR deben asegurarse de que se instruya a todos los miembros del personal en cuanto a sus responsabilidades.

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Recepción y procesamiento de registros

El procesamiento incluye organizar y descri-bir los registros a fin de poder conservarlos y acceder a ellos en el futuro. El proce-

samiento se lleva a cabo bajo la dirección del Departamento de Historia de la Iglesia; requiere tiempo e incluye a muchas personas en distintas ubicaciones. El procesamiento se basa en la infor-mación recopilada cuando se adquieren los regis-tros. Los registros adquiridos por un especialista de historia de la Iglesia que luego se entregan o envían a un centro de conservación de registros (CCR) deben tratarse de acuerdo con las instruc-ciones de Guías para la historia de la Iglesia: Centros de historia de la Iglesia. Estas instrucciones también se aplican a los registros que se donan a un CCR.

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El procesamiento implica determinar el control intelectual y físico de los registros. Las labores de procesamiento que se llevan a cabo en un CCR pueden incluir digitalizar registros, guardarlos en contenedores de almacenamiento aprobados, etiquetar o rotular los contenedores y depositar los registros en la zona de conservación. Siem-pre que llegue una donación al centro, informe a su contacto del Departamento de Historia de la Iglesia, quien le indicará cómo debe proceder. Es importante seguir las instrucciones al pie de la letra y hacer preguntas siempre que no se esté seguro de lo que se tiene que hacer.

Lo mejor es procesar una donación con celeri-dad, por lo general a los pocos días de recibir las indicaciones del Departamento de Historia de la Iglesia. No procese más de una donación a la vez, ya que así se reduce el riesgo de mezclar los registros de donaciones diferentes y le permi-te implementar las sugerencias del Departamento de Historia de la Iglesia.

Si tuviera preguntas al procesar una donación, consulte con el Departamento de Historia de la Iglesia. Esto incluye preguntas sobre la organiza-ción de la donación, qué hacer si en la donación se descubren registros que no encajan en el ámbi-to de la colección u otros problemas similares.

Control físico e intelectual Para conservar los registros y acceder a ellos ade-cuadamente, un archivo debe tener control físico e intelectual de ellos. El control intelectual permite entender qué es el registro e incluye información como el título, una nota con un resumen, informa-ción sobre quién lo creó, una descripción física y el tipo de material. El control intelectual sirve para que la gente investigue y encuentre registros que podrían interesarles.

El control físico permite entender los atributos físicos de los registros y saber dónde están en cualquier momento. Incluye información como el tamaño del registro, la ubicación donde está alma-cenado y si alguien lo ha sacado provisionalmente de dicha ubicación. En el caso de la colección de registros históricos de la Iglesia, la información de control físico e intelectual se almacena en el Catálogo de Historia de la Iglesia. Dado que el personal del CCR no puede ver toda la informa-ción que contiene este catálogo, cada CCR lleva

a su vez una lista de control de inventario (véase la página 16 para consultar más detalles). Para más información, véase el video “The Importance of Cataloging” en history.lds.org/adviser.

Todos los registros de adquisición reciente seguirán un proceso para determinar su con-trol físico e intelectual. Durante dicho proceso, el Departamento de Historia de la Iglesia les asignará un número de referencia, que es una combinación alfanumérica única que permi-te identificar un elemento y facilitar tanto su almacenamiento como su recuperación. El Departamento de Historia de la Iglesia asig-na un identificador único a cada CCR, y a la mayoría de los registros almacenados en ese centro se les asigna un número de referencia que comienza por dicho identificador. Por ejem-plo, la mayoría de los registros almacenados en el primer CCR de Argentina tendrán números de referencia que comienzan por AR- 01. Para completar el número de referencia, a este prefijo le seguirá un número único y secuencial (por ejemplo: AR- 01- 00001, AR- 01- 00002, etcétera).

Cuando se procesa un registro, el número de referencia recién asignado se escribe en las car-petas donde se guardan los registros. Cuando un registro no cabe en una carpeta, se le insertan o adjuntan etiquetas. A su vez, el número de refe-rencia también se escribe en el exterior de la caja

(Izquierda) El procesamiento requiere tiempo y se hará bajo la dirección de un miembro del personal del Departamento de Historia de la Iglesia.

Para conservar los registros y acceder a ellos adecuadamen-te, un archivo debe tener control físico e intelectual de ellos.

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de almacenamiento para identificar los registros que hay en su interior. Todos los registros almace-nados en un CCR deben guardarse y etiquetarse debidamente (véase más al respecto en “Asegurar-se de que todos los registros se guardan y etique-tan debidamente”, en la página 14 de esta guía).

ExpedientesToda la documentación relacionada con una donación debe almacenarse en un expedien-te. Dicha documentación incluye documentos como el acuerdo de donación firmado, notas, correspondencia, etc. Cada donación debe tener su propio expediente. Al final, el expediente se almacenará en la propiedad donde se conservan los registros donados.

Las donaciones enviadas a un CCR por espe-cialistas de historia de la Iglesia incluirán un expediente ya preparado. Las donaciones hechas directamente a un CCR deben tener un expediente creado por un miembro del personal del centro. Emplee una carpeta de color cuando cree un expediente para no confundirlo con la de un registro. Rotule el expediente con el nombre del donante y deje espacio para agregar luego el número de referencia que le facilitará el Departamento de Historia de la Iglesia.

Los registros que se adquieran en copias impre-sas deben tener un archivador físico, el cual se entregará o enviará, junto con los registros físicos, a un centro de conservación de registros o al Departamento de Historia de la Iglesia. Cuando envíe donaciones al Departamento de Historia de

la Iglesia, como materiales audiovisuales, ponga la carpeta del expediente en la misma caja de envío de los registros. Los expedientes que permanezcan en el CCR deben almacenarse según el orden del número de referencia en una ubicación segura y próxima a la zona de conservación, o dentro de esta, en un archivador o una caja.

Los registros que se adquieran en formato digi-tal deben contar con un expediente digital que se transmitirá al Departamento de Historia de la Iglesia junto con los registros digitales. Probable-mente deba escanear o fotografiar el acuerdo de donación, capturando tanto el anverso como el reverso y, quizás, algunos de los otros documentos del expediente a fin de crear un expediente digital completo. Los acuerdos originales de donaciones deben almacenarse en el CCR por motivos legales. El nombre de cada documento del expediente digi-tal debe incluir el nombre del donante y una breve descripción que comunique su contenido, como se muestra a continuación:

Santos, Marta_agreement.pdf [Santos, Marta_acuerdo.pdf]

Santos, Marta_notes.docx [Santos, Marta_notas.docx]

Usar una carpeta de color para los expedientes evitará la confusión con la carpeta de un registro. No guarde los expedientes en la misma caja que los registros.

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Los expedientes deben almacenarse según el orden del  número de referencia cerca de la zona de conservación o en el interior de esta. 8

Las zonas de conservación

La zona de conservación se utiliza para alma-cenar registros de valor histórico perdu-rable. El acceso a la zona de conservación

debe limitarse a las personas con autorización. En lo posible, debe haber dos personas presentes siempre que se ingrese a la zona de conservación. Los conserjes y los trabajadores de mantenimien-to no deben acceder sin supervisión. Nunca se debe llevar comida ni bebida al interior de la zona de conservación. Las puertas y las ventanas de la zona de conservación deben estar asegura-das con cerraduras con llaves diferentes a las de las otras puertas del edificio. El acceso a las llaves debe controlarse cuidadosamente y dárselo solo a unas cuantas personas. Los registros no deben quedar desatendidos nunca en zonas no seguras.

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La organización de las zonas de conservación Reserve un espacio dentro de la zona de con-servación para almacenar registros de tamaño medio. Por lo general, la mayoría de los registros se almacenarán aquí. Aquellos artículos que no quepan dentro de un archivador estándar, pero sí en cajas más grandes, deben almacenarse en una sección para artículos de gran tamaño. También podrían necesitarse espacios adicionales de alma-cenamiento, como gabinetes, fundas para mapas o contenedores para piezas artísticas. Los libros deben almacenarse en cajas archivadoras en las secciones de tamaño medio o gran tamaño y no deben guardarse en estanterías. Consulte con el Departamento de Historia de la Iglesia cuando vaya a organizar la zona de conservación.

A fin de reducir el riesgo de incendio, todo el equipo de la zona de conservación debe estar apagado cuando no se utilice.

Llene cada estantería, cajón y contenedor de la zona de conservación siguiendo una secuencia lógica y el orden del número de referencia. No sobrecargue un espacio y no intente almacenar registros por tema o geografía. Nuestro método de almacenamiento es sencillo, eficaz y apro-vecha bien el espacio. No cree un método alter-nativo para almacenar registros, aun cuando el centro sea pequeño.

Los registros se almacenan siguiendo el orden del número de referencia de cada sección de la zona de conservación. Dado que la mayoría de los centros tendrán varias secciones de alma-cenamiento (por ejemplo: una para artículos de tamaño grande y otra para los de tamaño medio), podría parecer que algunos números de referencia o artículos asignados a un número de referencia se echan en falta de una sección específica. Para evitar equívocos, los miembros del personal deben crear una lista de control de inventario o un registro de ubicaciones (para más información sobre las listas de control de inventario, véase la página 16).

Condiciones ambientalesLas condiciones ambientales adecuadas son esenciales para el cuidado de las colecciones y la conservación a largo plazo. Cuando se almacenan registros en ambientes inadecuados, aumentan considerablemente las posibilidades de que se deterioren. Las condiciones indeseadas fomentan la formación de moho, la aparición de insectos y roedores, la presencia de reacciones químicas adversas y otras situaciones potencial-mente perjudiciales. Los registros que se almace-nan adecuadamente, tal y como se ha descrito en esta sección, deberían durar muchos años.

El director del centro debe trabajar deteni-damente con el gerente de propiedades y el Departamento de Historia de la Iglesia para asegurarse de que se cumplan las normas descritas en esta sección. En caso de producir-se cortes del suministro eléctrico, fallas en los equipos u otras alteraciones que sobrepasen las 72 horas, consulte lo antes posible con el Depar-tamento de Historia de la Iglesia. Si un centro no puede mantener unos estándares ambien-tales aceptables, quizás sea preciso transferir todos o algunos de ellos a otra ubicación.

Los CCR bien organizados disponen de un espacio donde trabaja el personal distinto de la zona de almacenamiento.

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MESA DE TRABAJO

Área de trabajo del personal

ARTÍCULOS DE GRAN TAMAÑO

(Izquierda) Seguir las instrucciones de esta guía resultará en una zona de conservación bien organizada y eficiente. 10

CONDICIÓN CENTROS BIEN ESTABLECIDOS CENTROS NUEVOS E INCIPIENTES

Substancias perjudiciales

No se permite el acceso de comida ni bebida a las zonas de conservación. Los restos de comida y bebida pueden atraer a insectos o dañar los registros. Tampoco se permiten animales vivos ni plantas, pues podrían atraer a insectos y parásitos, que son muy perjudiciales para los registros.

No se debe almacenar registros donde puedan estar expuestos a la humedad o a otros elementos nocivos. Retire diariamente tanto la basura como los materiales inflamables innecesarios.

Misma norma.

Calidad del aire

El aire en las zonas de conservación debe estar filtrado y sin contaminantes. La mejor manera de lograrlo es mediante el uso de un sistema de calefacción, ventilación y aire acondi-cionado de calidad. Colabore con el gerente de propiedades para asegurarse de que su sistema funciona correctamente y recibe el mantenimiento adecuado, incluyendo los oportunos cambios de filtros. Se recomienda un filtro con una calificación MERV 11 (MERV es el acrónimo inglés de Valor mínimo de calificación de eficiencia, un estándar de la industria para indi-car lo bien que un filtro capta y retiene la suciedad y el polvo).

Evite fuentes de contaminación tales como el polvo, la pintura, las obras de construcción, los estacionamientos de vehículos, las cocinas y la proximidad a productos químicos. El procesamiento de registros recién adquiridos también puede introducir contaminantes, por lo que debe hacerse en la zona de conservación.

Los estándares de calidad del aire aceptables para otros edificios próxi-mos de la Iglesia suelen ser acepta-bles a corto plazo.

Circulación del aire

El aire fresco debe entrar y salir con regularidad de la zona de conservación. La circulación de aire fresco contribuye a impedir el crecimiento de moho y puede compensar parcialmente el peligro de las elevadas temperaturas y humedades relativas. Cuando el aire está estancado, las temperaturas cálidas y la humedad alta pueden hacer que surja moho en 72 horas.

Misma norma.

Iluminación En las salas de almacenamiento se debe reducir la ilumi-nación natural y artificial al mínimo, pues la luz causa la decoloración de los registros y puede acelerar el deterioro químico. Lo mejor es almacenar los registros en total oscu-ridad. Los sistemas de iluminación deben estar apagados cuando no haya nadie en la zona. Se recomienda instalar un sistema de apagado automático. Evite almacenar los regis-tros cerca de las ventanas. Si esto no pudiera evitarse, utilice filtros de luz ultravioleta y recubrimientos de ventanas para reducir de forma significativa los niveles de luz ultravioleta a menos de 75 µW/l. No almacene los registros directamente debajo de una fuente de luz.

Misma norma.

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Temperatura La temperatura en las zonas de conservación debe fijarse y estabilizarse entre 12 °C (55 °F) y 21 °C (70 °F). Una vez fija-do un nivel constante de temperatura, esta no debiera variar más de ± 3 °C (± 5 °F). Por lo general, cuanto más fresco sea el ambiente, más tiempo durará el registro, pero mantener una temperatura estable dentro de un rango específico es más crucial que oscilar constantemente entre varias tempe-raturas mínimas.

Misma norma, si es posible. Sin embar-go, en un centro bien establecido podrían aceptarse de manera provi-sional unas tempe-raturas superiores a las requeridas si se compensan con una adecuada circula-ción del aire.

Humedad Debe mantenerse una humedad relativa entre el 30 % y el 55 %. Los niveles de humedad inferiores al 30 % harán que los materiales orgánicos como el papel y el cuero se encojan, se arruguen y se tornen quebradizos. Los niveles de humedad por encima del 55 % propician la aparición de moho. La humedad no debe variar más de un ± 5 % en un período de 24 horas.

Puede ser necesario el uso de humidificadores, deshumidifi-cadores o desecantes (productos que extraen la humedad del aire) para mantener los niveles de humedad adecuados.

Misma norma, si es posible. Sin embar-go, en un centro bien establecido podrían aceptarse de manera provi-sional unos nive-les de humedad estable superiores a los requeridos si se compensan con una adecuada circula-ción del aire.

Es recomendable usar monitores ambientales para medir la temperatura y la humedad.

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El cuidado de colecciones y la labor de conservación son tareas distintas, aunque cruciales para la conservación de registros.

Las labores de cuidado de colecciones tienen una naturaleza preventiva y, cuando se llevan a cabo, contribuyen a reducir el riesgo de daño que pueden sufrir los registros. La tarea de conservación consiste en reparar o estabilizar los registros para garantizar que sobrevivan en su forma original el mayor tiempo posible. Es una labor que puede resultar muy costosa y debe realizarla personal cualificado. Las per-sonas bien intencionadas, pero sin capacitación, pueden causar daños irreparables (sobre todo si utilizan cinta adhesiva y pegamentos).

El cuidado de colecciones y la labor de conservación

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El cuidado de coleccionesLas tareas de cuidado de colecciones incluyen:

• Asegurarse de que todos los registros se guar-den y etiqueten debidamente.

• Administrar la colección para asegurarse de que no falte ningún artículo.

• Manejar los registros de manera adecuada. • Supervisar las condiciones ambientales, como

la temperatura, la humedad y la exposición a la luz.

• Buscar indicios de problemas y procurar ayu-da del Departamento de Historia de la Iglesia.

Asegurarse de que todos los registros se guarden y etiqueten debidamente

Contenedores de almacenamientoGuardar adecuadamente los registros en conte-nedores aptos para archivado reduce el riesgo de que se dañen. Por tanto, la mayoría de los registros deben almacenarse en contenedores aptos para archivado, como carpetas, cajas y fundas de plástico para fotografías que se hayan manufacturado sin ácidos. Puede que algunos registros de gran tamaño no quepan en un contenedor de almacenamiento. Consulte con el Departamento de Historia de la Iglesia para solucionar estas situaciones. Los contenedores de almacenamiento aptos para archivado se pueden conseguir a través del Departamento de Historia de la Iglesia. Se debe mantener una existencia razonable de contenedores de almace-namiento en el centro de conservación de regis-tros (CCR) para que las nuevas adquisiciones de registros se procesen sin demora.

Gabinetes y estanterías de almacenamientoLos gabinetes y las estanterías donde van los contenedores de almacenamiento deben ser de acero, recubiertos de una capa de pintura de esmalte cocido o pintura en polvo. Deben tener superficies lisas, no abrasivas, sin bordes filo-sos ni protuberancias dañinas. Debe evitarse la madera, en especial la madera manufactu-rada, pues genera gases que pueden dañar los registros. Los gabinetes y las estanterías deben estar anclados al piso y al techo, para que no se tambaleen ni inclinen. El estante más bajo de la estantería debe estar de 10 a 15 centímetros (4 a 6

pulgadas) por encima del piso para proteger los registros del agua en caso de inundación.

Los gabinetes son una buena opción para alma-cenar objetos que son demasiado grandes para caber en una caja. Una funda para mapas (a veces conocida como archivador plano) es una buena opción para almacenar grandes cantida-des de mapas, dibujos, carteles, documentos de gran tamaño o artículos similares. Los gabinetes deben permitir una adecuada circulación de aire; si son herméticos se pueden generar microclimas en su interior que causen daños a los registros. Los que estén fuera de una zona segura de alma-cenaje, deben estar equipados con un mecanis-mo de cerrojo de seguridad (cerrojo con llave), tal como un sistema de doble barra.

Los muebles archivadores no son reco-mendables para almacenamiento archi-vístico de registros porque sus partes móviles pueden dañar los documentos.

Guardar adecuadamente los registros en contenedores aptos para archivado reduce el riesgo de que se dañen.

(Izquierda) Las labores de conservación deben realizarlas profesionales calificados. 14

Las cajas y los registros no deben sobresalir del borde del estante. El tamaño del estante debe corresponderse con el del contenedor que alma-cena. Por lo general, los estantes deben tener 40 centímetros (16 pulgadas) de fondo y 105 cen-tímetros (42 pulgadas) de ancho. Sin embargo, en los espacios destinados a artículos de gran tamaño es útil tener estantes de unos 90 centí-metros (36 pulgadas) de fondo por 90 centíme-tros (36 pulgadas) de ancho para manejar esos artículos grandes. La altura de cada hilera debe ser unos 5 centímetros (2 pulgadas) superior al más alto de los artículos allí almacenados.

Estante para obras de arteLos centros que poseen una cantidad importante de cuadros enmarcados deben construir o com-prar una unidad de almacenamiento en la que se puedan depositar las obras verticalmente.

Los contenedores para obras de arte pueden estar hechos de madera si se les aplica una pintura de poliuretano al agua y se les da 1- 2 meses para secar y liberar gases. Si precisa más información, visite history.lds.org/adviser y vea al video “Preservation Housing for Paintings”.

Etiquetado de registrosLos números de referencia de cada donación almacenada en una caja de archivado deben ano-tarse en el exterior de la caja. Así será más fácil determinar dónde se encuentran estos números. No incluya otra información en el exterior de la caja, pues eso dificultaría reconocer el número de referencia.

El Departamento de Historia de la Iglesia le facili-tará un sello de propiedad para salvaguardar los registros en el centro y garantizar su propiedad. Selle cada carpeta poniendo el sello en el centro de la cara externa. De ser posible, selle cada eti-queta o rótulo de libro. No selle los registros.

En el exterior de todas las cajas de archivado irá una etiqueta de propiedad, facilitada también por el Departamento de Historia de la Iglesia. Las etiquetas se usan en las cajas, mientras que el sello se usa en las carpetas. Ponga la etiqueta

Los objetos que son demasiado grandes para caber en cajas de archivado pueden almacenarse en un estante o un gabinete.

Selle cada carpeta, etiqueta y rótulo de libro con el sello del Departamento de Historia de la Iglesia.

En el exterior de todas las cajas de archivado irá una eti-queta de propiedad.

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en la cara externa de la tapa, en la lengüeta supe-rior, o en un lugar parecido. Asegúrese de que la etiqueta sea visible cuando la caja esté almacena-da en un estante.

Administrar la colección para asegurarse de que no falte ningún artículoCada registro del centro debe catalogarse y alma-cenarse adecuadamente. Dado que los registros se almacenan de manera secuencial, una vez que se conoce el número de referencia se puede encontrar el registro asociado a él. Sin embargo, como los artículos de gran tamaño se almacenan aparte, ubi-car este tipo de registros en centros con colecciones grandes y diversas puede suponer un reto. Por tan-to, resulta útil tener actualizada la lista de control de inventario de los registros que hay en el centro.

Lista de control de inventarioLa lista de control de inventario, también llamada registro de ubicación, debe tener como mínimo la siguiente información de cada registro almacena-do en el CCR:

• El número de referencia correspondiente al CCR: Es el número de referencia del registro asignado por el Departamento de Historia de la Iglesia.

• La ubicación de almacenamiento: Es el lugar del CCR donde está almacenado el registro, como un número de estante, de gabinete o de cuarto. Puede que algunas colecciones, como las de materiales de gran tamaño, se almace-nen en varias ubicaciones.

• El donante: Es la persona u organización que dio el registro al Departamento de Historia de la Iglesia.

• El título (en el idioma original del registro): Es el título del registro en su idioma original.

• El título traducido (al inglés): Cuando sea necesario, se hará una traducción del título del registro al inglés.

• Anotaciones: Es cualquier información útil que quiera registrar el personal del CCR.

Auditoría anualAl menos cada año, lleve a cabo una auditoría para verificar que todos los registros del centro estén presentes y en sus ubicaciones correctas. El Departamento de Historia de la Iglesia verificará

que se haya catalogado adecuadamente cada donación que aparezca en lista de control de inventario. Usted verificará que cada donación que aparezca en la lista de control de inventario esté en la ubicación adecuada del centro. Duran-te la auditoría, busque indicios de presencia de insectos, roedores o moho (para más informa-ción, véase la página 19). Los problemas detecta-dos en la auditoría deben corregirse con ayuda del Departamento de Historia de la Iglesia.

Retirada provisional de registros de sus ubica-ciones de almacenamientoNo se deben retirar los registros de un centro. Sin embargo, el director del centro puede autorizar que ciertas personas que hacen tareas para la Iglesia tengan acceso supervisado a los registros. Ejemplos de esto serían el gerente de los servicios de publicación del Área, un miembro de la Iglesia que esté escribiendo una historia para el sitio web del Área o un empleado del Departamento de Bie-nes Raíces. En estos casos, los registros no deben sacarse del centro y no se debe dejar a los visitan-tes sin supervisión (para más información, véase el video “Removing a Record from Its Storage Location” en la sección Centros de conservación de registros de history.lds.org/adviser).

Buscar y recuperar un registroPuede valerse del inventario del centro o del Catálogo de Historia de la Iglesia (véase church-historycatalog.lds.org) para buscar un regis-tro. En el catálogo, comience por ingresar el nombre del creador, el título o palabras clave.

Procure la instrucción del Departamento de Historia de la Iglesia cuando cree una lista de control de inventario.

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Normalmente, la búsqueda generará una lista de posibles resultados. Examine la lista hasta encontrar el registro que se desea, el cual, por lo general, tendrá un número de referencia de CCR. Cuando encuentre el registro correcto, anote su número de referencia y luego búsquelo en el exterior de la caja archivadora en la zona de almacenamiento de artículos de tamaño medio, o en una caja, etiqueta o rótulo de libro en una de las zonas de almacenamiento alterna-tivo. Los registros se almacenan en cada zona de almacenamiento siguiendo el orden del número de referencia.

Cuando retire un registro de la ubicación donde está almacenado, retire la caja del estante. En su lugar, deje una nota con el número de referencia, la fecha y el nombre de la persona que solicitó el registro. Saque el registro de la caja y entréguese-lo a la persona que lo solicitó. Cuando la persona termine con el registro, inspecciónelo en busca de posibles pérdidas o daños, póngalo en el sitio correspondiente dentro de la caja y devuélvalo a su ubicación original de almacenamiento. El reci-bo con la información de la retirada del registro debe quitarse y guardarse de manera indefini-da como evidencia de quién accedió al registro (para más información, véase el video “Remo-ving a Record from Its Storage Location” en la sección Centros de conservación de registros de history.lds.org/adviser).

Manejar los registros de manera adecuadaEl manejo incorrecto de los registros representa la mayor amenaza para la conservación a largo plazo. Cuanto más se manipule un artículo, mayor será la probabilidad de que resulte dañado. A conti-nuación se indican algunas pautas para minimizar los riesgos más importantes. Cada año, todos los miembros del personal que trabajen en el centro deben repasar los cursos en línea sobre el manejo adecuado de los diversos tipos de registros; dichos cursos se encuentran en la sección Centros de con-servación de registros en history.lds.org/adviser.

Que no se rayenMantenga todos los objetos afilados (como joyas, placas de nombre, hebillas y tijeras) alejados de los registros. Para algunas piezas de arte y ciertos objetos es beneficioso utilizar material de empa-que (como papel de seda, cojines de polietileno o telas limpias de algodón) durante su transporte

o almacenamiento. Asegúrese de consultar con el Departamento de Historia de la Iglesia en cuanto al uso de materiales para el empaque, ya que algu-nos de estos materiales podrían dañar los registros.

ContaminaciónLávese siempre las manos antes de manejar los registros. Evite la transferencia de aceites y flui-dos corporales a los registros. Los alimentos, las bebidas y las plantas no deben almacenarse ni consumirse cerca de los registros, ya que podrían mancharlos y atraer a insectos, roedores y otras plagas. Evite fijar papel con adhesivos (como notas de quitar y poner) a los documentos, y no intente reparar los materiales con cinta adhesiva ni pega-mento. No es necesario usar guantes cuando se trabaja con documentos en papel. Sin embargo, es preferible usar guantes de algodón, nitrilo o látex que encajan bien y están limpios cuando se trabaja con fotografías, obras de arte y objetos. Evite tocarse la cara, los ojos o el cabello mientras lleva guantes, ya que esto los contaminaría.

DañosExamine detalladamente los artículos antes de manipularlos. Determine sus puntos fuertes y débiles y evite sobrecargarlos en sus puntos débi-les. Evite apilarlos o amontonarlos en un estante o en un carrito con ruedas. Utilice un lápiz, en vez de un bolígrafo, cuando trabaje cerca de los registros a fin de reducir el riesgo de marcarlos involuntariamente de forma permanente.

Al abrir un libro, no estire demasiado las cubier-tas, porque se puede romper el lomo. Esto sucede con frecuencia cuando se hacen fotocopias. Comuníquese con el Departamento de Historia de la Iglesia para pedir instrucciones si descubre papeles o artículos adicionales insertados en la encuadernación de un libro.

Despliegue o desenrolle los registros y almacé-nelos en posición horizontal en una caja o un cajón del tamaño adecuado. Los pliegues y el estar enrollado ocasionarán daños permanentes. Comuníquese con el Departamento de Historia de la Iglesia al manejar registros que sean demasiado grandes para almacenarlos horizontalmente o que no se queden lisos después de desenrollarlos.

Que no se caiganNo se apresure durante el manejo de los regis-tros. Maneje un artículo de cada vez, aun si es

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El material cinematográfico puede deteriorarse con el tiempo.

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en la sección Centros de conservación de regis-tros. Subir esos datos permite al Departamento de Historia de la Iglesia supervisar las condicio-nes, detectar problemas y trabajar con el gerente de propiedades para solucionar las inquietudes con prontitud.

Buscar indicios de problemas y procurar ayuda del Departamento de Historia de la IglesiaInspeccione los artículos adquiridos reciente-mente en busca de daños o indicios de la pre-sencia de insectos, roedores y moho. Si viera indicios de problemas, aísle el material y comu-níquese inmediatamente con el Departamento de Historia de la Iglesia. Al menos una vez al año inspeccione los artículos abriendo cada caja y contenedor en busca de señales de problemas. Estas incluyen la presencia de insectos (vivos o muertos), restos de pieles o partes del cuerpo; marcas de mordisqueo y agujeros de salida; pelo, pelaje o plumas; residuos en polvo o excremen-tos de insectos; restos fecales; manchas secas; y olores extraños. Comunique cualquier hallazgo sospechoso al Departamento de Historia de la Iglesia a través de su contacto.

pequeño. Utilice siempre ambas manos. Use un carrito con ruedas cuando transporte registros grandes o pesados. Ninguna parte del registro debe sobresalir por fuera del carrito. Pida ayu-da cuando un artículo sea demasiado pesado o incómodo para manejarlo usted solo. Nunca arrastre un artículo por el piso ni lo deslice sobre una mesa. Además de observar las pautas ya descritas en el manejo de registros, jamás los levante por el asa, el borde o cualquier parte que sobresalga. Tómelos por su sección más robusta. Desplácese con la lentitud necesaria para man-tener los artículos estables. Nunca camine hacia atrás, y asegúrese de que el camino esté clara-mente visible y libre de obstáculos.

Supervisar las condiciones ambientales como la temperatura, la humedad y la exposición a la luzLos centros deben usar un monitor ambiental, suministrado por el Departamento de Historia de la Iglesia, para registrar la temperatura y la humedad relativa en la sala de conservación. Cada mes deberá subir los datos del dispositivo a eclimatenotebook.com. Las instrucciones para hacerlo se encuentran en history.lds.org/adviser,

Comunique cualquier indicio de presencia de insectos, roedores y moho, como la actividad de insectos que se ve en este libro.

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El moho puede ser peligroso para su salud; actúe con cautela cuando sospe-che de su presencia. Comuníquese con el Departamento de Historia de la Igle-sia para informar de cualquier hallazgo sospechoso y recibir instrucciones.

Trabajo de conservaciónEl trabajo de conservación consiste en reparar o estabilizar los registros para garantizar que sobrevivan en su forma original el mayor tiem-po posible. Por lo general, este tipo de trabajo no se realiza en un CCR.

Son comunes las deficiencias en las condiciones de los registros, tales como páginas rasgadas, libros con el lomo roto, rasgones, grietas, la presencia de cintas adhesivas e incluso piezas

Es normal que los registros más antiguos presenten indicios de uso y desgaste.

quebradas. Si descubre que un artículo tiene estas deficiencias, tome varias fotos, mándelas al Depar-tamento de Historia de la Iglesia y siga sus indica-ciones. La mayoría de las veces se le indicará que vuelva a colocar el artículo y sus piezas rotas, sin repararlo, en el contenedor de almacenamiento.

Algunos artículos de gran valía pueden justificar el costo de un trabajo de conservación importante. Si tiene preguntas en cuanto a algunos artículos en particular, comuníquese con el Departamento de Historia de la Iglesia. Los especialistas en conser-vación y los profesionales encargados del cuidado de las colecciones del departamento determinarán el curso a seguir. Cuando se considere necesario llevar a cabo una labor de conservación, el Depar-tamento de Historia de la Iglesia pagará por ella.

Soporte de conservaciónLos especialistas en conservación del Departamento de Historia de la Iglesia están a su disposición para consul-tas sobre cualquier tema relacionado con las condiciones de un registro, el ambiente de almacenamiento y otras instrucciones de esta guía. Comuní-quese con ellos a través del vínculo en history.lds.org/adviser. Incluya las fotografías necesarias, además de su número de teléfono para que se comu-niquen con usted si fuese necesario.

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Digitalización de registros

Una de las maneras más eficaces de brindar amplio acceso a los registros de la Iglesia es su digitalización y publicación en la

biblioteca en línea del Departamento de Historia de la Iglesia (véase history.lds.org). Las imágenes digitales se conservan mejor cuando se transfieren al Departamento de Historia de la Iglesia en Salt Lake City, Utah, EE. UU., y se almacenan en el sistema de conservación de registros digitales de la Iglesia. Las Áreas no deben desarrollar métodos alternativos de almacenamiento y acceso a regis-tros digitales. Sin embargo, cuando se transfieran archivos digitales será necesario almacenar una copia de manera provisional hasta que el Depar-tamento de Historia de la Iglesia confirme que la transferencia se realizó satisfactoriamente.

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El Departamento de Historia de la Iglesia ha digitalizado millones de imágenes a través de su sólido operativo digital en Salt Lake City. Sin embargo, a menos que un centro de conservación de registros (CCR) desarrolle la capacidad de digitalizar registros, la mayoría de los investi-gadores no podrán acceder a ellos. Por tanto, es deseable que los CCR desarrollen esta función. Hacer esto permite:

• Que los registros almacenados en el centro estén a disposición de los investigadores en todo el mundo a través del Catálogo de Historia de la Iglesia.

• La creación de un duplicado, por lo que se reduce el riesgo de perder información si le sucediera algo al registro original.

• Que la Iglesia disponga de una versión digital del registro en vez de la copia física original.

Existen varias opciones para digitalizar registros en un CCR, como el envío periódico de equipo al centro, el envío periódico de equipo y un operario al centro, utilizar a un contratista local o estable-cer un operativo continuado de digitalización. Independientemente de la opción que se escoja, la digitalización requiere una coordinación minucio-sa con el Departamento de Historia de la Iglesia. Los principios que se describen en esta sección permitirán que se evite la duplicación de trabajo y garantizarán que las imágenes digitales creadas tengan un valor perdurable. Detalles adicionales,

como los formatos de archivo aceptables, la con-figuración de los equipos, las técnicas de escanea-do, las prácticas para dar nombre a los archivos y los estándares de calidad, se encuentran en el documento Digital Record and Digitization Stan-dards [Normas de digitalización y de registros digitales] en history.lds.org/adviser, en la sección Centros de conservación de registros.

AprobaciónNo digitalice registros del CCR sin recibir la aprobación del Departamento de Historia de la Iglesia. La captura de la imagen (digitalización) es una parte pequeña de un proceso largo y complejo que incluye a varios grupos de trabajo del Depar-tamento de Historia de la Iglesia. Sin coordinación ni una planificación minuciosa es muy probable que las imágenes que digitalice no se vayan a uti-lizar. También es necesario contar con un equipo especializado para asegurarse de que se logran los estándares de calidad requeridos y se dispone de los formatos de imagen. El Departamento de His-toria de la Iglesia pagará los gastos relacionados con el trabajo aprobado.

CapacitaciónLas personas que digitalicen los registros deben ser diestras con las computadoras y la tecnología. Aun así, será necesario que reciban una canti-dad importante de capacitación para capturar imágenes en consonancia con las necesidades

La digitalización requiere una coordinación minuciosa con el Departamento de Historia de la Iglesia.

(Izquierda) La digitalización de registros permite que estén accesibles a los investigadores en todo el mundo. 22

del Departamento de Historia de la Iglesia. Una vez que se disponga del equipo y el personal, se harán los arreglos con el Departamento de Histo-ria de la Iglesia para recibir la capacitación. Con toda probabilidad, la capacitación se realizará por videoconferencia y durará varias horas.

PruebasComience con una pequeña cantidad de trabajo y pruebe el proceso de principio a fin. Colabore con el Departamento de Historia de la Iglesia para valorar la calidad de las imágenes y del flujo de trabajo. Antes de proseguir, solucione cualquier problema que surja.

ImplementaciónEstablezca un plan de digitalización con el Departamento de Historia de la Iglesia y cíñase meticulosamente a él. Transfiera las imágenes al Departamento de Historia de la Iglesia con regu-laridad, según lo establecido en el plan. Supervise el proceso detenidamente y comuníquese a menu-do con el Departamento de Historia de la Iglesia para asegurarse de que todo vaya bien.

Transferencia Consulte con el Departamento de Historia de la Iglesia para determinar el mejor método de transferencia de imágenes digitalizadas creadas a partir de los registros almacenados en el CCR o que se tienen en calidad de préstamo. El envío electrónico de los registros digitales es el método que se prefiere, pero si tuviera problemas conti-nuos con la conexión a internet, podría enviarlos por correo a través de soportes físicos. El Depar-tamento de Historia de la Iglesia puede facilitarle estos soportes físicos, como por ejemplo: discos duros externos (para colecciones grandes), unida-des de memoria flash, CD o DVD. Asegúrese de que los contenidos estén empaquetados de manera segura antes de enviarlos por correo y utilice el servicio de mensajería aprobado en su Área. El Departamento de Historia de la Iglesia le devolverá los discos duros en sus valijas, pero no le devolverá los demás soportes físicos. Conserve al menos una copia de todo registro digitalizado hasta recibir la confirmación del Departamento de Historia de la Iglesia de que se ha guardado correctamente el registro en el sistema de conser-vación de registros digitales. Puede eliminar la(s) copia(s) cuando reciba dicha confirmación.

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