Centros de Integración Juvenil, A.C. · 2014-08-20 · Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave...

Centros de Integración Juvenil, A.C.

ÍNDICE

PAG.

OBJETIVO

1

ALCANCE

1

NOTACIONES Y DEFINICIONES

1

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3

MATERIALES

5

REFERENCIAS

5

PROCEDIMIENTO

7

FLUJOGRAMA

11

ANEXOS 16

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Marzo 2012 Marzo 2012 U:/008 Serv.Grales.

Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-008-E

Vigencia Marzo 2012 a Marzo 2014

PROCEDIMIENTO PARA PROPORCIONAR EL SERVICIO DE VALIJA Y MENSAJERÍA

1 de 21

OBJETIVO

Llevar a cabo el envío y recepción de información y/o paquetería en Oficinas Centrales y

Unidades Operativas de manera interna y externa a través de la mesa de servicios con objeto de

que se realice en tiempo y forma.

ALCANCE

Al Departamento de Servicios Generales, Direcciones Generales Adjuntas, Direcciones de Área,

Subdirecciones de Área, Coordinaciones Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades

de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de

Heroína de zona metropolitana, foránea y Departamentos.

NOTACIONES Y DEFINICIONES

Mesa de Servicios: Es el área, instancia o medio electrónico que capta las solicitudes o

gestiona en automático el otorgamiento de bienes o la prestación de servicios.

Se refiere al Buzón del Departamento de Servicios Generales ubicado en la Intranet (Buzón

DGAA) en el cual se solicitan servicios diversos tales como: mantenimiento de mobiliario y

equipo eléctrico, mantenimiento a vehículos institucionales, mensajería, valija y telefonía entre

otros.

El Buzón es administrado por la Subjefatura de Valija, Telefonía, Limpieza, Traslado de

Bienes y Personal, Vigilancia y Servicios.

Valija: Es el envío y recepción de información que se realiza entre Oficinas Centrales y

Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea.

Valija Especial: Se refiere al envío urgente de paquetes y/o cajas que soliciten las áreas de

Oficinas Centrales y Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea.

Área Solicitante: Se refiere a las Áreas de Oficinas Centrales y Unidades Operativas de zona

metropolitana que solicitan servicio a través del Buzón de Servicios Generales (Mesa de

Servicios).




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Técnico B: Control Administrativo del Servicio Telefónico y Valija.

Auxiliar de Servicios Generales: Encargado del Servicio de Valija.




3 de 21

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Área Solicitante

Solicitará a través de la Mesa de Servicios los envíos urgentes de información o

paquetería “Valija Especial Día Siguiente” según sus necesidades, en un horario de

9:00 a 13:30.

Entregará al Departamento de Servicios Generales 7º. Piso en las oficinas de

Aguascalientes en un horario de 9:00 a 13:00 los sobres o paquetes para su envío, los

paquetes deberán venir armados y debidamente encintados. No se permite el envío de

valores u objetos frágiles.

Entregará al Departamento de Servicios Generales la relación por centro de costo y

número de sobres o paquetes a enviar.

El Ticket de servicio incluirá los siguientes datos:

Datos del remitente y

Datos completos del destinatario

Solicitará a través de la Mesa de Servicios, el envío de información o paquetería (Valija

Normal) según sus necesidades, en un horario de 9:00 a 13:00.

Entregará en un horario de 9:00 a 13:00 hrs la información en un sobre cerrado y

rotulado (remitente y destinatario), así como los paquetes para su envío en la recepción

del edificio de Aguascalientes y en el sótano del edificio de Tlaxcala según sea el caso.

En su caso, anexará la relación de paquetes a ser enviados con copia para el acuse de

recibido.

Nota: Será responsabilidad del Área Solicitante la forma de entrega de los paquetes,

asimismo, deberá tomar en cuenta que no se permite el envío de valores u objetos

frágiles.




4 de 21

Departamento de Servicios Generales

Revisará diariamente la Mesa de Servicios, analizará las solicitudes capturadas para

verificar que el servicio solicitado corresponda a los proporcionados por el área. Turnará

las solicitudes a la Subjefatura correspondiente.

Nota: En caso de no poder dar atención a la solicitud la capturará como rechazada

justificando el motivo.

Valija normal Oficinas Centrales (Aguascalientes y Tlaxcala)

Recibirá diariamente la información y/o paquetes para su entrega en las oficinas de

Xola y Zempoala en la recepción del edificio de Aguascalientes en un horario de 9:00 a

10:30 hrs.

Valija Especial, “Día Siguiente”

Realizará diariamente la recepción de información y/o paquetería de Oficinas Centrales

(Aguascalientes y Tlaxcala) en un horario de 9:00 a 10:30 hrs.

Verificará que los envíos hayan sido entregados en tiempo y forma a su destino de

acuerdo a lo estipulado en el contrato con servicio postal.

Servicio de Mensajería Valija Especial Foránea y Metropolitana

Realizará la recepción de información y/o paquetería de zona metropolitana y foránea

los días lunes en un horario de 9:00 a 13:00 hrs en el área de valija (sótano del edificio

de Tlaxcala).

Capturará en el Sistema Mexpost el número de guía para el envío de información y/o

paquetes.




5 de 21

Verificará que los envíos hayan sido entregados en tiempo y forma a su destino de

acuerdo a lo estipulado en el contrato con servicio postal.

Secretaria del Departamento de Servicios Generales

Elaborará, recibirá y enviará los oficios y documentos que se generen en el

Departamento, sellando los acuses correspondientes; y turnando al Jefe de

Departamento los documentos recibidos para su revisión, cada vez que las actividades

así lo requieran.

MATERIALES

Buzón de Servicios Generales

Tickets de Servicio

Sistema Mexpost

Sistema Control Red Pack

Hardware, software, consumibles e Internet

REFERENCIAS

Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y

Servicios Generales.

Manual de Organización General de Centros de Integración Juvenil, A.C.




6 de 21

ANEXOS

Registro de Valija

Control de Correspondencia y/o Paquetería por Valija




RESPONSABLE

DESCRIPCION MATERIALES

Y/O ANEXOS

7 de 21

Área Solicitante

Auxiliar de

Servicios

Generales

1. Prepara la valija y envía al Departamento de

Servicios Generales (en las áreas destinadas para

ello) en la fecha y horario establecido, pudiéndose

presentar tres casos:

1.1 Que se trate de valija para las Oficinas de

Xola y Zempoala, en este caso, entrega la

información en sobres debidamente cerrados

y rotulados.

1.1.1 Concentra la información, separa y

registra de acuerdo al área.

1.1.2 Realiza la entrega de información en

las áreas correspondientes (Oficinas de

Xola y Zempoala), y si es el caso

recibe valija para zona metropolitana y

foránea.

1.1.3 Entrega, si es el caso, a quien

corresponda la valija foránea recibida

en las Oficinas de Xola y Zempoala.

1.1.4 Lleva a cabo el registro de la

información recibida en las oficinas de

Xola y Zempoala.

1.1.5 Realiza la entrega de información en

las áreas correspondientes (Oficinas de

Aguascalientes y Tlaxcala). Termina

procedimiento.




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

8 de 21

Área Solicitante

Auxiliar de

Servicios

Generales

Técnico B

Auxiliar de

Servicios

Generales

1.2 Que se trate de valija para Unidades

Operativas de zona metropolitana y foránea,

en este caso y previa solicitud capturada en la

Mesa de Servicios, entrega la información y

/o paquetes debidamente cerrados, rotulados,

armados y encintados según sea el caso;

anexando relación por centro de costo con los

datos correspondientes.

1.2.1 Concentra la información y/o paquetes a

enviar en el área de valija, la separa de

acuerdo al destino, y registra en la relación

correspondiente.

1.2.2 Arma, fleja y pesa los paquetes.

1.2.3 Elabora relación por centro de costo y las

guías por unidad operativa dándolas de alta en

el Sistema Mexpost, verificando direcciones,

fecha y peso de cada paquete e imprime en

original y 4 copias. Turna al Auxiliar de


1.2.4 Recibe las guías, coloca original y 3 copias en

cada paquete de acuerdo al destino; conserva

la 4ª. copia y notifica a la Recepcionista para

que reporte vía telefónica el número de envíos

resultantes al centro de atención en servicio

postal.

Relación por

centro de costo

y Guías

Relación por

centro de costo

y Guías




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

9 de 21

Auxiliar de

Servicios

Generales

Área Solicitante

Técnico B

Auxiliar de

Servicios

Generales

1.2.5 Entrega los envíos reportados al Proveedor

mediante la relación de envío por centro de

costo verificando que estén completos.

1.2.6 Solicita al proveedor firma de conformidad en

la relación de envío por centro de costo.

1.2.7 Entrega al Técnico B relación por centro de

costo firmada de conformidad por el

proveedor adjuntando la 4ª. copia de las guías

que fueron enviadas para su archivo. Termina

procedimiento.

1.3 Que se trate de “valija especial” (Mensajería)

para Unidades Operativas de zona foránea, en

este caso, y previa solicitud capturada en la

Mesa de Servicios, entrega la información y/o

paquetes para su envío debidamente cerrados

y rotulados al Depto. de Servicios Generales.

1.3.1 Elabora las guías de envío en el Sistema

Control Red Pack verificando direcciones,

fecha y peso de cada paquete e imprime en

original y 3 copias. Turna al Auxiliar de


1.3.2 Recibe las guías, coloca original y 2 copias en

cada paquete de acuerdo al destino; conserva

la 3ª. copia y notifica a la Recepcionista para

que reporte vía telefónica el número de

paquetes resultantes en el sistema de

recolección del proveedor de mensajería

exprés.

Relación por

centro de costo

Copia de la

Guía

Guías

Guías




RESPONSABLE


Y/O ANEXOS

10 de 21

Auxiliar de

Servicios

Generales

1.3.3 Entrega los envíos al proveedor y le solicita

su firma en la copia de la guía. Turna al

Técnico B copia firmada de la guía. Termina

procedimiento.

Nota: En caso de extravío de algún paquete el

Departamento de Servicios Generales deberá rastrear

el número de guía vía Internet, e informará al área

correspondiente el estatus del envío y lo que procede

para su recuperación.

Copia de la

Guía




11 de 21

Auxiliar de Servicios Generales Técnico BÁrea Solicitante

Inicia

Prepara la valija y envía al

Departamento de Servicios

Generales (en las áreas

destinadas para ello) en la

fecha y horario establecido,

pudiéndose presentar tres

casos:

1

Tipo de valija?

Oficinas de

Xola y

Zempoala

U.O. de zona

metropolitana y

foránea

Especial, para

U.O de zona

foránea

En este caso, entrega la

información en sobres

debidamente cerrados y

rotulados.

1.1

Concentra la información,

separa y registra de acuerdo

al área.

1.1.1

1.1.2

Realiza la entrega de

información en las áreas

correspondientes (Oficinas de

Xola y Zempoala), y si es el

caso recibe valija para zona

metropolitana y foránea.

Entrega, si es el caso, a quien

corresponda la valija foránea

recibida en las Oficinas de

Xola y Zempoala.

1.1.3

A

32

1

1




12 de 21

Técnico BAuxiliar de Servicios GeneralesÁrea Solicitante

A

Lleva a cabo el registro de la

información recibida en las

oficinas de Xola y Zempoala.

1.1.4

1.1.5

Realiza la entrega de

información en las áreas

correspondientes (Oficinas de

Aguascalientes y Tlaxcala).

1.2

Que se trate de valija para

Unidades Operativas de zona

metropolitana y foránea, en este

caso y previa solicitud capturada

en la Mesa de Servicios, entrega la

información y /o paquetes

debidamente cerrados, rotulados,

armados y encintados según sea

el caso; anexando relación por

centro de costo con los datos

correspondientes.

Termina 2

Concentra la información y/o

paquetes a enviar en el área

de valija, la separa de acuerdo

al destino, y registra en la

relación correspondiente.

1.2.1

B




13 de 21

Auxiliar de Servicios Generales

4/c

Técnico B

4/c

Guías

Relación

Área Solicitante

B

Arma, fleja y pesa los

paquetes.

1.2.2

Elabora relación por centro de

costo y las guías por unidad

operativa dándolas de alta en

el Sistema Mexpost,

verificando direcciones, fecha

y peso de cada paquete e

imprime en original y 4 copias.

Turna al Auxiliar de Servicios

Generales.

1.2.3

Guías

1.2.4

Relación

Recibe las guías, coloca

original y 3 copias en cada

paquete de acuerdo al

destino; conserva la 4ª. copia

y notifica a la Recepcionista

para que reporte vía telefónica

el número de envíos

resultantes al centro de

atención en servicio postal.

Guía /c

Relación

Entrega los envíos reportados

al Proveedor mediante la

relación de envío por centro

de costo verificando que estén

completos.

1.2.5

C




14 de 21


Guía /c

Guía /c

Relación

Técnico BÁrea Solicitante

C

Solicita al proveedor firma de

conformidad en la relación de

envío por centro de costo.

1.2.6

Relación

Entrega al Técnico B relación

por centro de costo firmada de

conformidad por el proveedor

adjuntando la 4ª. copia de las

guías que fueron enviadas

para su archivo.

1.2.7

Termina

D




15 de 21


Guía /c

3 /c

Técnico B

3 /c

Guía

Área Solicitante

D

Que se trate de “valija

especial” (Mensajería) para

Unidades Operativas de zona

foránea, en este caso, y

previa solicitud capturada en

la Mesa de Servicios, entrega

la información y/o paquetes

para su envío debidamente

cerrados y rotulados al Depto.

de Servicios Generales.

1.3

3

1.3.1

Elabora las guías de envío en

el Sistema Control Red Pack

verificando direcciones, fecha

y peso de cada paquete e

imprime en original y 3 copias.

Turna al Auxiliar de Servicios

Generales.

Guía

Recibe las guías, coloca

original y 2 copias en cada

paquete de acuerdo al

destino; conserva la 3ª. copia

y notifica a la Recepcionista

para que reporte vía telefónica

el número de paquetes

resultantes en el sistema de

recolección del proveedor de

mensajería exprés.

1.3.2

1.3.3

Entrega los envíos al

proveedor y le solicita su firma

en la copia de la guía. Turna

al Técnico B copia firmada de

la guía.

Termina

Nota: En caso de extravío de

algún paquete el

Departamento de Servicios

Generales deberá rastrear el

número de guía vía Internet, e

informará al área

correspondiente el estatus del

envío y lo que procede para

su recuperación.



DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

16 de 21

I. Nombre del Formato:

REGISTRO DE VALIJA

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Llevar el control de los documentos que los CIJ de zona

foránea envían a las áreas de Oficinas Centrales y CIJ’s

de zona metropolitana.

IV. Responsable de su Formulación: Auxiliar de Servicios Generales Responsable de la Valija.

V. Periodicidad de su Elaboración: Diario

VI. Integración del Formato: Original

VII. Distribución: Archivo del Departamento de Servicios Generales.

VIII. Forma de Llenado: Letra de molde, legible, números arábigos y bolígrafo de

tinta negra.

IX. Observaciones: Se archiva de forma semanal y el expediente se resguarda

en el área de valija en el edificio de Tlaxcala.



INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR

17 de 21

1

FECHA:

Día, mes y año en que el Servicio Postal

Mexicano realiza la entrega los paquetes.

2 REMITENTE: El nombre del CIJ de zona foránea que envía

documentos a las Oficinas Centrales.

3 No. DE GUÍA: El número de 8 dígitos asignado por el servicio

postal al paquete.

4 N: El último dígito del número de guía.

5 D.G.A.A.

Marcar con una “X” el área a la que van

dirigidos los documentos y/o paquetes.

SUB.D.O.

PLA:

PRE:

TRAT:

CAP:

C.IN:

D.G.

D.G.A.OP

DIR.D.O.

DIR.INV.

COOR.

SUB.PRO.

BIB.

OTROS:



EJEMPLAR DEL FORMATO

18 de 21

FECHA

Remitente No. Guia N D.G.A.A.SUB D.O. PLA PRE TRAT CAP C.IN D.G. DGA OP DIR D.O DIR INV. COOR.SUB. PROM BIB. OTROS

SERVICIOS GENERALES

REGISTRO DE VALIJA1

2 3 4 5



DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

19 de 21

I. Nombre del Formato:

CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y/O

PAQUETERÍA POR VALIJA

II. Clave: S/C

III. Objetivo: Llevar el control de los documentos y/o paquetes que las

áreas de Oficinas Centrales y CIJ’s de zona metropolitana

envían a los CIJ de zona foránea.

IV. Responsable de su Formulación: Fotocopiador

V. Periodicidad de su Elaboración: Semanal

VI. Integración del Formato: Original y copia.

VII. Distribución: Original: Departamento de Servicios Generales

Copia: CIJ al que se envía la información y/o paquetes.

VIII. Forma de Llenado: Letra de molde, legible, con números arábigos y bolígrafo

de tinta negra.

IX. Observaciones: Se archiva de forma semanal y el expediente se resguarda

en el área de valija en el edificio de Tlaxcala.



INSTRUCTIVO DE LLENADO

NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR

20 de 21

1

DESTINO/ORIGEN:

Nombre del CIJ al que se envía la información

o del Área que envía la información y/o

paquete.

2 MINISTRO:

Marcar con una “X” el tipo de sobre en el que

el área entrega la información.

OFICIO:

CARTA:

M. CARTA:

3 PAQUETE. Si es bolsa o caja en la que el área entrega la

información.

4 PAPELERIA: El número de paquetes que entrega el Almacén

para los CIJ de zona metropolitana.

REMESA: Actualmente ya no se utiliza, ya que se realiza

mediante el Buzón.

5 CIRCULARES: El número de circulares enviadas por las

diversas áreas.

6 OBSERVACIONES: Las especificaciones que se requieran para la

identificación del envío.

7 FECHA: El día, mes y año en que la empresa del

Servicio Postal Mexicano se lleva los paquetes

para su entrega a los CIJ de zona foránea.



EJEMPLAR DEL FORMATO

21 de 21

1 2 3 4 5 6

7

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