7. VARIABLE ADMINISTRATIVAS

A partir del Modelo clásico en la teoría general de la administración, se han identificado a la fecha cinco variables de estudio en la ciencia administrativa. Dichas variables son enfatizadas e incorporadas a través de los distintos modelos, escuelas o teorías. El estudio de diversos aspectos que influyen en el logro de los objetivos manifiestan la evolución y el desarrollo histórico de la administración.

Estructura de organización.

VARIABLES. División de trabajo.

Productividad.

Ambiente.

Tecnología.

A. ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN A partir de la escuela clásica, la estructura de

organización formal ha evolucionado porque se identificó la existencia de estructuras informales de la organización y el conflicto entre ambas.

  El interés por reducir la ineficiencia causada por los

conflictos entre la estructura formal e informal de la organización provocó que se buscaran otras formas de organización, entre ellas: la organización funcional, la organización matricial, la organización mixta, la organización federal, etcétera.

Dentro de la teoría clásica identificamos tres divisiones en la estructura de organización que son: la organización científica, la organización formal (conocida algunas veces como teoría administrativa), y la burocracia.

La organización Científica Fue Taylor quien, más que crear una ciencia

administrativa, definió una serie de pautas para reemplazar los métodos existentes teniendo como base reglas empíricas.

Las ideas sobre estructura jerárquica y la división del trabajo caracterizadas por la descomposición del proceso de producción en numerosas labores sencillas, comenzaban a afianzarse, y Taylor centró su atención en la forma de controlar y coordinar la ejecución de las diferentes tareas a fin de mejorar la eficiencia de la organización. De ahí que a la administración científica se le conozca también como administración de tareas.

Mediante el uso de métodos científicos, tales como los estudios de tiempo y movimientos, se analizaron las formas más eficientes para la realización de determinadas .tareas: con el fin de inducir a las personas a adoptarlas, Taylor introdujo incentivos como la remuneración por resultados, Así, las organizaciones podían aumentar sus niveles de producción con la mayor eficiencia posible, al tiempo que los trabajadores mejoraban sus niveles de ingresos económicos, En consecuencia se pensó que los trabajadores aceptarían los .métodos científicos por considerar que lo que era bueno para la compañía tendría que ser bueno para los trabajadores. A su vez, la administración, en aras de la eficiencia, tendría que prestar mayor atención a la selección y capacitación de los individuos.

Este enfoque de la organización del trabajo contiene una visión idealista sobre la naturaleza humana, porque se parte de la premisa de que si la productividad aumenta, todos los integrantes de la organización saldrán beneficiados.

Posteriormente, los investigadores demostraron que los trabajadores no siempre se comportan en forma económicamente racional; de tal manera que en los casos en que el aumento de la producción parecía ventajoso para ellos, se hacían presentes a normas de grupo para limitar el aumento de la producción.

Es evidente que los paradigmas. Administrativos no tomaron en cuenta que los trabajadores se ven afectados por variables sociales, como pueden ser el comportamiento informal del grupo.

La resistencia de los trabajadores para aumentar la producción también se reflejó en la manera de manipular los resultados derivados de la aplicación de métodos cien-tíficos y en la forma en como los sindicatos cuestionaban la distribución de las ganancias, obtenidas mediante el aumento de la eficiencia. La administración científica se ha descrito como un micro enfoque al estudio de la organización, expuso que su principal enfoque es optimizar el rendimiento de la producción.

Las otras dos divisiones de la teoría clásica, la organización formal y la burocracia, consideran un macro enfoque, ya que se relacionan con la estructura y el desarrollo de principios aplicables a los niveles más altos de autoridad dentro de la organización.

La teoría de la organización formal.

Tiene su origen en los escritos de profesionales como Fayol, quien expresó que la administración de una organización podía tornarse más eficiente mediante la aplicación de ciertos principios universales, los cuales, suministraban las directrices para estructurar la organización formal, estos principios eran:

1. Especialización por función y división deI trabajo

Dependiendo del tipo de tarea, la especialidad se producía por la subdivisión de labores. Los trabajadores que las realizaban eran asignados a departamentos funcionales.

2, Él principio escalar La cadena de mando era una línea de autoridad que descendía a través de la estructura de organización, por los diferentes niveles de responsabilidad.

3. Unidad de mando La idea según la cual los empleados tenían que reportar a un solo jefe, ya que la existencia de dos o más jefes impedía la productividad.

4. Tramo de control Determinada por el nivel óptimo de supervisión efectiva la cual, aunque variable, debía tener de cinco a seis subalternos por supervisor.

El control a través de capataces, supervisores, jefes de tarea, jefes de servicio etc. se consideró uno de los elementos indispensables.

5. Comunicación vertical La cadena de mando era el canal oficial de comunicación. Por lo mismo se producen barreras en la comunicación horizontal y general,

6. Niveles mínimos de autoridad La reducción en el número de niveles de autoridad facilita ha la comunicación y el control, a la vez que mejoraba la eficiencia.

7. Departamentos de línea y de "staff" Los departamentos de línea eran los responsables

directos de la toma de decisiones relativas a la producción de un bien o servicio: los departamentos de "staff" o de apoyo, por ejemplo el departamento de personal, debían brindar asesoría especializada y servicios para facilitar la labor de los departamentos de línea.

  Quienes formularon la teoría de la organización formal,

pusieron demasiado énfasis en la estructura, a expensas de los factores sociológicos y psicológicos relacionados con el comportamiento humano.

La estructura de organización en el modelo de calidad presenta un rompimiento con los paradigmas mencionados. La estructura .de organización es ahora la interacción constante para lograr la satisfacción del cliente como objetivo común.

8. División del trabajo A partir de; que, se establecen las diferencias

entre los niveles directivos y operativos y posteriormente la especialización y súper especialización, la división del trabajo se hizo tomando en cuenta los niveles jerárquicos y sus grados de autoridad.

  En el modelo de calidad, la división del trabajo

es por equipos considerando, las cadenas de cliente proveedor internos.

La preocupación ahora se orienta a lograr que todos y cada uno de los integrantes del equipo asuma su responsabilidad y realice satisfactoriamente sus tareas.

Las unidades departamentales y la estructura de organización clásica tienden a desaparecen; actualmente se organiza en tomo a procesos y con especial énfasis en los clientes. Se hacen patentes las redes de procesos, las técnicas, estadísticas para tomar decisiones y organizarse mejor. La idea es aprovechar al máximo los recursos con que cuenta la empresa; para ello, la estructura organizacional es flexible y adaptable.

De las tareas y funciones fragmentadas, aisladas y rutinarias, que fueron apoyadas por la estructura de organización tradicional, se propugna actualmente por el trabajo en equipo y se pone especial énfasis en la responsabilidad grupal, para que, de forma integral tome bajo su cuidado todas las tareas y funciones que deben desarrollarse.

c. Productividad La productividad como variable de estudio de la

administración ha sido do el motor de los nuevos modelos y teorías

La incesante búsqueda de la productividad ha llevado intentar diversas investigaciones, a la aplicación de variadas formas de control, a la aplicación de teorías de la motivación humana, al estudio de técnicas, métodos y principios para aumentar la productividad. Ya no es simplemente hacer más como se entiende la productividad, es hacer mejor. Si bien es cierto que la productividad es el objeto por el cual se aplican los paradigmas administrativos, la búsqueda no termina porque los cambios son permanentes.

El modelo de calidad concibe la productividad como el cumplimiento de los requisitos y expectativas de los clientes, así por ejemplo, de acuerdo con la cadena 'de Deming, la productividad (aumento en la producción) es una consecuencia.

Por lo que respecta a las personas, ya no se quiere modelar sus conductas en reglas, normas o evaluaciones; por el contrario, se busca que sean racionales, autónomas y responsables; para ello, se establecen programas de educación integral que destacan sus habilidades y creatividad.

El valor agregado toma fuerte impulso como forma de evaluación y con ello se pretende utilizar al máximo las potencialidades humanas.

el cambio en los factores de motivación, es la búsqueda de la excelencia y los valores organizacionales se orientan a la satisfacción del cliente. Se apoya el liderazgo y el impulso en la conducción grupal.

La productividad es ahora hacer las cosas bien desde el principio. Se tienen técnicas de planeación y control desde los insumos, y en el proceso, se clasifican y 'detallan cada actividad y función.

d. Ambiente   A raíz de la aplicación de los modelos

sistémicos, se hizo necesario considerar no sólo el ambiente dentro de la organización, sino también el microambiente, es decir, el surgimiento de organizaciones similares y la competencia por ofertar sus productos y servicios, afecta considerablemente la vida de las organizaciones sociales. Hoy se considera, que para obtener el éxito, las organizaciones requieren mostrar competitividad.

Los estudios sobre el ambiente interno y externo en el que se desenvuelven las organizaciones, son condición indispensable en toda la empresa

Cuando la organización se considera como un sistema, es mucho lo que se puede aprender acerca de su funcionamiento interno; sin embargo, esta manera de verla puede ser limitada. No necesariamente revelará mucho de la capacidad del sistema para manejar sus transacciones de intercambio con ese otro sistema más grande del cual forma parte; es decir, el ambiente.

Es poco lo que podemos aprender sobre la manera en cómo la organización responde a los estímulos externos, o sobre su receptividad a. la información que puede ser vital para su supervivencia. El estudio del ambiente es importante para poder comprender cabalmente a la organización misma.

 

La palabra ambiente describe aquellos hechos, circunstancias y factores que ocurren fuera de los límites de la organización y que pueden influir sobre lo que sucede en su interior. Este enfoque crea una perspectiva que sirve para recordar que la organización no existe en forma aislada, es como un sistema que está dentro de otro más grande.

  El sistema de la organización consta de aquellos

componentes sobre los cuales su propia administración ejerce un control directo. La separación en términos de control directo es impuesta por el límite que separa el sistema de la organización y el ambiente. La gerencia tiene, hasta cierto punto, el poder de influir sobre el ambiente, pero sin ejercer un control directo sobre él.

Los estudios sobre el ambiente y su influencia en las organizaciones son sumamente complejos y variados, Es importante reconocer que su consideración es indispensable en el logro de los objetivos organizacionales.

  El ambiente se define como el contexto dentro del cual se desarrolla la organización o sistema. Se clasifica al ambiente como: microambiente y ambiente de tarea.

Macroambiente, Es el conjunto de condiciones tecnológicas, legales, políticas, sociales, culturales, económicas, demográficas, ecológicas e históricas, que son comunes a todas las organizaciones. .

Ambiente de tarea. Es el ambienté de operaciones de las organizaciones y está compuesto por: proveedores, usuarios o clientes, competidores y entidades reguladoras tales como sindicatos, asociaciones, etcétera.

La organización establece su dominio en el ambiente de tarea. Cuando sus decisiones ·afectan a proveedores y consumidores entonces utiliza su poder sobre su ambiente de tarea. Pero por otra parte, depende de su ambiente de tarea cuando sus decisiones derivan de sus proveedores o. consumidores.

Todas las organizaciones buscan aumentar su poder sobre el ambiente de tarea y reducir su dependencia,

Cuanto más estable es su ambiente de tarea, menores contingencias se presentan. Cuanto más cambiante es su ambiente de tarea, mayores serán sus contingencias.

Las empresas que más se a justan a las condiciones del ambiente, están más cerca del éxito.

Los estudios de investigación en tomo a la teoría de las contingencias demostraron también que al crecer el sistema, las partes tienden a diferenciarse.

El funcionamiento del sistema depende de la integración o coordinación de los elementos para su viabilidad.

e. Tecnología La tecnología se define como una variable

ambiental sobre la cual las organizaciones tienen poco control, su impacto produce modificaciones a los sistemas.

.Se considera que la tecnología influye en: .La estructura de organización. ; .La importancia de la organización, .La eficiencia de las funciones. La variable sobre la tecnología es muy aporte a

la administración del modelo contingente, en dicho modelo la estructura de organización es contingente, por que:

1.- La organización se enfrenta a coacciones inherentes a la tecnología y al ambiente.

 2.-Las contingencias se presentan de diversas maneras en las organizaciones y cada organización presenta una variedad de reacciones a las contingencias.

 

TIPOS DE TECNOLOGÍAS   • Dé anillos: serie de tareas interdependientes para

terminar un producto. • Mediadora: une a clientes con necesidades comunes. Intensiva: centraliza recursos sobre un cliente

Flexible: amplía sus servicios en la utilización de máquinas, conocimientos y materias primas, ofrece otras productos diferentes a los iniciales

Fija: no permite aplicaciones diferentes a las originales.

  El avance de la ciencia y la tecnología producen la

innovación en aparatos, equipos y materiales.  

Hoy día no se conciben las empresas sin sistemas computarizados. Los antiguos sistemas de archivo están siendo sustituidos por archivos comprimidos, que se guardan en discos compactos o disquetes; el Internet y su enorme difusión mundial que conecta a las personas o instituciones, se hacen indispensables en un mundo globalizado.

De igual forma, los modelos y teorías administrativas se introducen continua y permanentemente, cambiando las estructuras y la concepción de la materia.

La forma de conceptuar al hombre en empresas según los diversos· modelos administrativos, también ha evolucionado.

  El modelo clásico creado en un contexto histórico

determinado por la revolución industrial, concibe al hombre como una máquina, por ello la búsqueda del aumento en la producción fue el objetivo a lograr.

  A partir del modelo neoclásico, se conceptúa al

hombre como el elemento núcleo dela empresa, por tanto, el objetivo a lograr fue la motivación. El contexto histórico en el que se crea el paradigma es la influencia de la psicología industrial, por esa razón, la productividad se relaciona con la motivación del trabajador.

El paradigma burocrático administrativo aplica un concepto del hombre como un Ser social. El contexto histórico del modelo se ubica en el desarrollo de la sociología. Las empresas grandes se toman complejas, las organizaciones que dependen del gobierno han crecido, y aparece un nuevo concepto del trabajador, se considera que éste es un servidor público. La idea fundamental del modelo burocrático es que la sociedad, reciba un servicio ordenado y coherente para lograr mayor eficacia, el orden se logra mediante documentos escritos.

Con la teoría sistémica, el hombre se considera un elemento del sistema. Los elementos de los sistemas actúan en forma interrelacionada e interdependiente. El paradigma sistémico en la administración tiende a lograr la integración del sistema a través del trabajo en equipo.

En el modelo de calidad, el hombre es considerado como un Ser racional. Si el hombre tiene la capacidad de crear, innovar, transformar, razonar y hacer una síntesis de su participación en las empresas, entonces puede hacer su trabajo añadiendo valor.