Angie Tatiana Murillo Gallego Los Comuneros Oswaldo

Guayasamin11-02 JM

SENA 2015

Ciclo vital del docume

nto

Ciclo vital del documento es:

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por

las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para

su custodia permanente.

Archivo de gestión

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.

Duración: Mientras dura la tramitación del procedimiento. ( 5 años)

Documentación: -administrativo -legal -contable -fiscal -técnico

ARCHIVO CENTRAL

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos).

Duración: de 30-50 años

Documentación: son los documentos transferidos de los archivos de gestión ( semiactivos Valores Primarios)

ARCHIVO HISTÓRICO

Los constituye aquella documentación que ha sido transferida desde el archivo central, la cual debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

Duración: se conservan definidamente (permanente)

Documentación: -histórico -cultural -investigativo -científico-

Plan de gestión

documental

es el Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final.

Plan de gestión documental es:

Producción

Creación y diseño de documentos

Recepción Identificación de medios de recepción

mensajería, fax, correo

tradicional, correo

electrónico, página web,

otros

Distribución de documentos

TrámiteRecepción de solicitud o trámite-

Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite

Organización documentalIdentificación de unidades administrativas y

funcionales

ConsultaUbicación de los documentos

Conservación del documento

Diagnóstico integral

Disposición final

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, para su eliminación.

Gracias