O que faz uma solução para grandes volumes de documentos em nuvem uma boa alternativa?

Desenvolvido pela Redspark, uma empresa de produtos e serviços de software

CINCO PILARESOs cinco pilares de uma boa solução para grandes volumes de documentos são: Motor de Busca, Automação, Segurança, Infraestrutura e Custo x Benefício

Este é o Holmes e ele tem tudo isto!

Aprendendo com exemplos

O Carrefour sonhava com uma solução 100% “sem papel” para concessão de crédito aos clientes de suas lojas. O Holmes foi a plataforma escolhida para suportar o seu volume de 200 mil documentos mensais.

Na captação nós auxiliamos com o desenvolvimento de um aplicativo em Tablet, com suporte a assinatura para viabilizar o processo totalmente eletrônico com validade jurídica.

Crédito

Não se pode lidar facilmente com grandes volumes de documentos sem um motor de busca eficiente. O Holmes é o único sistema do mercado com a Trackbar, tecnologia patenteada que permite encontrar os documentos em questão de segundos. E não importa se sua base tem milhares deles!

1.BUSCA

A Gocil recebe um grande volume de processos trabalhistas. Com o Holmes o levantamento das Folhas de Ponto caiu 5 dias para 30 minutos. Antes do Holmes, em muitos casos, o documento não era encontrado nos mais de 2000 folhas de pontos/mês.

O processo de cadastro dos documentos foi automatizado com o uso de código de barras.

Processo trabalhista

Quando o volume é grande é inviável catalogar documento a documento. Por isso, nós analisamos cada cenário e buscamos automatizar o cadastro de documentos da forma mais transparente possível. Podemos viabilizar a automação através de integrações com outras sistemas (API REST), leitura de códigos de barras/QR Codes, interpretação de padrão de nomes de arquivos, estruturas de pastas, etc.

2.AUTOMAÇÃO

A empresa tem hoje 18 mil funcionários e uma rotatividade dentro da média para as empresas do Varejo. Nestes cenários torna-se essencial manter os documentos de Admissão/Rescisão organizados para evitar problemas trabalhistas e morosidade nos procedimentos internos.

Para a Magazine Luiza nós automatizamos o cadastro de 40 mil documentos mensais e o seu legado, com mais de 4 milhões de documentos, foi importando para o sistema em uma semana!

Admissão/Rescisão

O Holmes suporta diversos níveis de acesso. Alguns usuários podem baixar os documentos, outros podem apenas visualizar, outros nem isso! Todas as ações são registradas no histórico do sistema permitindo total rastreabilidade. Internamente, diversos serviços de monitoramento e controle garantem que, até mesmo, eventuais acessos feitos por nosso time para efeitos de suporte possam ser rastreados.

3. SEGURANÇA

Como qualquer empresa da construção Civil a Techint tem muita mão de obra terceirizada. Isso faz dela Co-responsável pelos funcionários dos seus fornecedores.

Graças ao Holmes e a um painel personalizado de controle de documentos de Subcontratados é possível saber quem esta ou não em dia com a documentação.

Subcontratados

Em processos onde o documento precisa estar sempre disponível, como no caso de concessão de crédito, é imprescindível uma boa infraestrutura com alta disponibilidade. No ultimo ano nosso pior SLA de disponibilidade, que é consolidado mensalmente, foi de 99,69%. Em diversos meses tivemos 100% de disponibilidade e a média do ano é de 99,76%.

Isto significa que pouquíssimas vezes o sistema esteve “fora do ar” e mesmo quando ocorreu, em muitos casos, foram janelas de manutenção programadas com aviso prévio.

4. INFRAESTRUTURA

O Portal de Documentos utiliza diversos sistemas para operacionalizar seus diferentes produtos do mercado financeiro e recuperação de crédito. O que eles têm em comum? O grande volume de documentos que hora eram armazenados em rede de arquivos, hora no próprio sistema. Isso tornava a operação ineficiente e propensa a erros.

Em menos de três meses o Holmes foi integrado aos quatro sistemas do Portal de Documentos. Nos dois meses subsequentes mais de 3 milhões de documentos foram parar no Holmes que se tornou o repositório centralizado definitivo de documentos.

Repositório Centralizado

Com o volume de documentos cada vez maior e o custo do armazenamento cada vez menor nós somos o único fornecedor do mercado que não tem gatilhos de reajuste por Storage. Nosso modelo comercial preza pela previsibilidade do investimento. É importante saber o investimento a longo prazo e um modelo por Storage dificulta esta análise (fica cada vez mais caro). Por isso nós trabalhamos com outras métricas mais adequadas a nossa proposta de lidar com grandes volumes de documentos tornando o Holmes o melhor Custo x Benefício para a sua necessidade.

5. CUSTO X BENEFICIO

HOLMESO Holmes facilita a guarda e trâmite de documentos eletrônicos auxiliando em processos de auditoria, concessão de crédito, admissão e rescisão, etc. Tudo isso com bastante Flexibilidade, Atendimento Personalizado a um excelente Custo x Benefício.

Relacionamento com o cliente

Monitoramento de infraestrutura

Relatórios API de integração

Base de conhecimento

Nossa plataforma

www.redspark.io

Sobre nós

Quem somosEmpresa de desenvolvimento de softwares e produtos

9 anos de mercado

Empresa 100% brasileira

Escritórios em São Paulo e Ribeirão Preto-SP

Representação técnica situada em Orlando, Flórida

Ganhadora do primeiro prêmio de Inovação de Cannes da América Latina com o projeto Fiat Live Store em conjunto com a Isobar Brasil - 2014

Mais de 100 projetos entregues totalizando mais de 1,6 milhão de linhas de código produzidas nos últimos 3 anos

Mais de 190 clientes ativos com o produto holmes totalizando mais de 10 milhões de documentos e 40 milhões de páginas indexadas

Mais de 50 países usando o holmes®, produto desenvolvido pela redspark

Alguns clientes

Próximos passos

Agora que já conhece um pouco mais sobre nossa solução nós gostaríamos de conhecer um pouco sobre você.

Para isso, nossos consultores podem conversar um pouco sobre sua atual realidade. O objetivo é atendê-los de maneira mais eficiente e personalizada.

Basta ligar no número 11 4890-8911 e agendar uma reunião com um consultor Holmes.

Obrigado,Holmes Team

Estamos prontos para ajudá-lo