CIRCULAR 13 DEL 18 DE AGOSTO DE 2010

PARA: Subsecretaria, Directora(es) y Jefes(as) de Oficina DE: Secretaria ASUNTO: Documentos del Sistema Integrado de Gestión.

En el marco del Sistema Integrado de Gestión, los siguientes documentos han sido aprobados por las instancias correspondientes, encontrándose conformes en su metodología por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, por lo cual a partir de la fecha deben ser conocidos, implementados y controlados por sus equipos de trabajo, en todas las acciones que involucren a su dependencia:

Documento nuevo o actualizado Aprobó Del Proceso Prestación de los Servicios Sociales

1. Niños, niñas y adolescentes con medida de restablecimiento de derechos o de protección atendidos integralmente en los Centros Integrales de Protección. (Nuevo Indicador).

2. Porcentaje de niños-as, atendidos en el CIP Adolescentes con medida de restablecimiento de derechos o de protección reintegrados a sus familias o cuidadores. (Nuevo Indicador).

3. Porcentaje de niños-as, adolescentes que reingresan a los Centros Integrales de Protección CIP. (Nuevo Indicador).

4. Índice de Seguimiento a órdenes administrativas en Comisarías de Familia. (Nuevo Indicador).

5. Índice de recurrencia de hechos asociados a Violencia Intrafamiliar en Comisarías de Familia. (Nuevo Indicador).

6. Oportunidad del servicio en la atención a Conciliaciones, Orientación y Prevención, en Comisarías de Familia. (Nuevo Indicador).

7. Porcentaje de ciudadanos solicitantes que cumplen con criterios de participación para ingreso a los servicios de atención integral a Adultos en condición de Discapacidad. (Nuevo Indicador).

8. Porcentaje de visitas domiciliarias realizadas a las familias o referentes sociales, en el servicio de atención integral a Adultos en condición de Discapacidad. (Nuevo Indicador).

9. Porcentaje de estudios de caso realizados, en el servicio de atención integral a Adultos en condición de Discapacidad. (Nuevo Indicador).

10. Porcentaje de planes de atención realizados a la personas con discapacidad atendidas en el servicio de atención integral a Adultos en condición de Discapacidad. (Nuevo Indicador).

Director Territorial (Líder del Proceso de

Prestación de los Servicios Sociales)

Documento nuevo o actualizado Aprobó 11. Porcentaje de familias de usuarios del servicio de atención integral a

Adultos en condición de Discapacidad que asisten al proceso de atención. (Nuevo Indicador).

12. Porcentaje de Familias de personas discapacitadas con atención integral, que mejoran sus dinámicas relacionales, en el servicio de atención integral a Adultos en condición de Discapacidad. (Nuevo Indicador).

13. Porcentaje de acuerdos con comunidad en el servicio de desarrollo de competencias ocupacionales, en el servicio de atención integral a Adultos en condición de Discapacidad. (Nuevo Indicador).

14. Porcentaje de personas del servicio de atención integral a Adultos en condición de Discapacidad que finalizan el proceso de atención. (Nuevo Indicador).

15. Porcentaje de niños-as y adolescentes victimas o en alto riesgo de explotación sexual comercial, con reintegro a la vida familiar. (ESCNNA). (Nuevo Indicador).

16. Porcentaje de niños - as, adolescentes de 6 a 14 años del servicio de Atención especializada a niños-as, adolescentes explotados o en riesgo de explotación sexual comercial (ESCNNA) que fortalecen su proyecto de vida. (Nuevo Indicador).

17. Vinculación a procesos de formación, capacitación y opciones laborales de niños-as o adolescentes atendidos explotados o en riesgo de explotación sexual comercial ESCNNA en el servicio de Atención especializada . (Nuevo Indicador).

18. Vinculación a procesos de formación, capacitacion y opciones laborales de mujeres con o sin hijos atendidas en el refugio. (ESCNNA) (Nuevo Indicador).

19. Cobertura en centros de Atención Especializada. (ESCNNA) (Nuevo Indicador).

20. Componente pedagógico para mujeres gestantes y lactantes en el servicio social de atención integral a la primera infancia en entorno familiar (instructivo actualizado; antiguo nombre: ver procedimientos de gestantes derogados con esta circular)

21. Capacitación en estilos de vida saludable (nuevo procedimiento) 22. Canje de bonos (nuevo procedimiento) 23. Toma y registro de medidas antropométricas de las personas que

reciben apoyo alimentario en la Secretaria Distrital de Integración Social (protocolo actualizado)

24. Orientación y gestión institucional para la promoción de la empleabilidad y el emprendimiento económico de los participantes del servicio de Comedores Comunitarios (instructivo actualizado; antiguo nombre: generación de ingresos a través de prácticas productivas en Comedores Comunitarios)

Documento nuevo o actualizado Aprobó 25. Caracterización de la población participante de los servicios de

Comedores Comunitarios y Canasta Complementaria de Alimentos (instructivo actualizado; antiguo nombre: caracterización de necesidades de la población participante en relación a las dotaciones iniciales y los derechos económicos, sociales y culturales en Comedores Comunitarios)

26. Operación del servicio de alimentación en los servicios sociales (procedimiento actualizado; antiguo nombre: manual del servicio de alimentación del proyecto Seguridad Alimentaria y Nutricional DABS)

27. Definición del lugar de operación de un nuevo comedor comunitario (instructivo actualizado)

28. Referenciación y seguimiento a la red de servicios sociales en los servicios de Comedores Comunitarios y Canasta Complementaria de Alimentos (instructivo actualizado)

29. Formación en derechos y ciudadanía (instructivo actualizado; antiguo nombre: formación en derechos para Comedores Comunitarios)

Del Proceso Adquisiciones: 1. Porcentaje de liquidaciones sin observaciones. (Nuevo Indicador). 2. Porcentaje de contratos terminados ya liquidados. (Nuevo Indicador). 3. Porcentaje de modificaciones en los contratos. (Nuevo Indicador). 4. Porcentaje de reportes de deficiente o a mejorar por contrato. (Nuevo

Indicador). 5. Ejecución del PAC. (Nuevo Indicador). 6. Porcentaje de Ejecución del Presupuesto. (Nuevo Indicador). 7. Porcentaje de pagos de compromisos de la vigencia. (Nuevo

Indicador). 8. Porcentaje de pagos de reservas comprometidas en la vigencia. (Nuevo

Indicador).

Directora de Gestión Corporativa (Líder del

proceso de Adquisiciones.

Del Proceso Gestión de Bienes y Servicios: 1. Percepción de Calidad del servicio de mantenimiento de bienes

muebles. (Nuevo Indicador). 2. Percepción de efectividad del servicio de mantenimiento de bienes

muebles. (Nuevo Indicador). 3. Oportunidad en el mantenimiento de bienes muebles. (Nuevo

Indicador). 4. Predios legalizados administrados por la SDIS . 5. Nivel de registros de predios tramitados para adquisición. (Nuevo

Indicador). 6. Nivel de avance de la programación de mantenimiento. (Nuevo

Indicador). 7. Avance en la Entrega de Obras Nuevas. (Nuevo Indicador). 8. Avance en la Entrega de Obras de Reforzamiento. (Nuevo Indicador). 9. Gestión de bienes y servicios (proceso actualizado)

Directora de Gestión Corporativa (Líder del

proceso Gestión de Bienes y Servicios.

Documento nuevo o actualizado Aprobó Del Proceso Construcción e Implementación de Políticas Sociales:

1. Formación política ciudadana (procedimiento reclasificado) 2. Cumplimiento del cronograma de la mesa de políticas. (Nuevo

Indicador). 3. Cumplimiento del plan de acción para la construcción de Política para la

Adultez. (Nuevo Indicador). 4. Cumplimiento del plan de acción para la construcción de Política para la

vejez. (Nuevo Indicador). 5. Cumplimiento del plan de acción para la construcción de Política para la

Infancia. (Nuevo Indicador). 6. Cumplimiento del plan de acción para la construcción de Política para la

Juventud. (Nuevo Indicador). 7. Cumplimiento del plan de acción para la construcción de Política para la

Familia. (Nuevo Indicador). 8. Procedimientos del proceso de construcción e implementación de las

políticas sociales. (Nuevo Indicador).

Director Poblacional. Líder del Proceso

Construcción e Implementación de Políticas Sociales.

Del Proceso Direccionamiento Estratégico: 1. Ejecución de los elementos del componente de la estructura

programática. (Nuevo Indicador). 2. Alineación de los instrumentos de seguimiento a la Gestión. (Nuevo

Indicador). 3. Planeación del Seguimiento Integral a la Gestión. 4. Seguimiento al avance del cumplimiento de los retos institucionales para

la toma de decisiones por parte del Consejo Directivo. (Nuevo Indicador).

5. Porcentaje de Avance del cumplimiento de los Objetivos Institucionales. (Nuevo Indicador).

6. Caracterización de procedimiento (formato e instructivo actualizados)

Director de Análisis y Diseño Estratégico

Del proceso Direccionamiento de los Servicios Sociales: 1. Porcentaje de servicios con Estándares de Calidad. (Nuevo Indicador). 2. Porcentaje de cumplimiento de las etapas de la metodología de

formulación de estándares de calidad del servicio. (Nuevo Indicador). 3. Porcentaje de servicios con Estándares de Calidad. (Nuevo Indicador).

Subsecretaria. Líder del Proceso

Direccionamiento de los Servicios Sociales.

Del Proceso Direccionamiento Político 1. Porcentaje de cumplimiento a los lineamientos formulados. (Nuevo

Indicador). 2. Oportunidad a los lineamientos formulados. (Nuevo Indicador). 3. Respuestas devueltas por errores de fondo. (Nuevo Indicador). 4. Oportunidad de respuestas al Concejo. (Nuevo Indicador). 5. Nivel de inclusión en Plan de Comunicaciones de las acciones

comunicativas ejecutadas. (Nuevo Indicador). 6. Cumplimiento del plan Estratégico de Comunicaciones. (Nuevo

Indicador).

Secretaria de Integración Social. Líder del Proceso Direccionamiento

Político.

Documento nuevo o actualizado Aprobó

Del Proceso Gestión del Conocimiento: 1. Cumplimiento del plan de trabajo del proceso. 2. Estado del proceso de gestión del conocimiento en la entidad. (Nuevo

Indicador). 3. Capacidad instalada en horas de trabajo en las actividades de

investigación. (Nuevo Indicador).

Director de Análisis y Diseño Estratégico. Líder del Proceso

Gestión del Conocimiento.

Del Proceso Mejora Continua: 1. Porcentaje de cumplimiento del programa de auditoria. (Nuevo

Indicador). 2. Porcentaje de cumplimiento del cronograma de seguimiento a los planes

de mejoramiento. (Nuevo Indicador). 3. Porcentaje de cumplimiento del cronograma de las acciones de fomento

de la cultura del control interno. (Nuevo Indicador). 4. Porcentaje de no conformidades cerradas. 5. Oportunidad en la entrega de informes a los entes externos de control.

(Nuevo Indicador). 6. Acciones de prevención del riesgo en la gestión de la SDIS. (Nuevo

Indicador). 7. Nivel aplicación de las evaluaciones de procesos. (Nuevo Indicador). 8. Mejora en los resultados de indicadores de proyectos y procesos. (Nuevo

Indicador).

Jefe de la Oficina de Control Interno.

Líder del Proceso de Mejora Continua.

Del Proyecto Institucionalización de la Política Pública de Seguridad Alimentaria: 1. Niños y niñas que mejoran la condición de enflaquecimiento. (Nuevo

Indicador). 2. Tiempo de Permanencia de beneficiarios en el proyecto. (Nuevo

Indicador). 3. Apoyos alimentarios entregados a beneficiarios del proyecto 515. (Nuevo

Indicador). 4. Iniciativas productivas que hagan parte de la cadena y de los circuitos

económicos de alimentos. (Nuevo Indicador). 5. Referenciación a servicios sociales básicos. (Nuevo Indicador). 6. Efectividad de la referenciación. (Nuevo Indicador). 7. Efectividad de la referenciación al sector salud. (Nuevo Indicador). 8. Efectividad de la referenciación al sector Educación. (Nuevo Indicador). 9. Efectividad de la referenciación a otros proyectos y áreas de la

Secretaría. (Nuevo Indicador). 10. Porcentaje de Pactos de Corresponsabilidad suscritos. (Nuevo

Indicador). 11. Bonos de apoyo alimentario para población en inseguridad alimentaria y

alto riesgo nutricional. (Nuevo Indicador).

Subdirector para la Gestión Integral Local.

Documento nuevo o actualizado Aprobó

Del Proyecto Apoyo Gestión a la Gestión y Fortalecimiento del Talento Humano: 1. Cumplimiento de plan de acción de la meta 2, Implementar y socializar 1

sistema de información del talento humano. (Nuevo Indicador). 2. Cumplimiento de plan de acción de la meta 3, diseñar y ejecutar 1 plan

estratégico del talento humano. (Nuevo Indicador). 3. Cumplimiento de plan de acción de la meta 6, diseñar e implementar 1

programa de inducción y reinducción para la entidad. (Nuevo Indicador). 4. Cumplimiento de plan de acción de la meta 12, implementar 1 plan

integral de desarrollo humano que articule los programas de bienestar social, salud ocupacional y prepensionados con enfoque de familia. (Nuevo Indicador).

5. Cumplimiento de plan de acción de la meta 15, reconocer y pagar a 1912 servidores públicos salarios y prestaciones sociales. (Nuevo Indicador).

6. Cumplimiento de plan de acción de la meta 17, implementar 1 plan que incluya la formación de servidores en materia de garantía de los derechos, participación, ciudadanía, organización y movilización por los derechos en el marco del modelo de capacitación y aprendizaje. (Nuevo Indicador).

7. Cumplimiento de plan de acción de la meta 18, adoptar sistema propio de evaluación del desempeño del talento humano de planta y acuerdos de gestión. (Nuevo Indicador).

8. Cumplimiento de plan de acción de la meta 20, adoptar sistema propio de evaluación del desempeño del talento humano de planta y acuerdos de gestión. (Nuevo Indicador).

9. Cierre de brecha de conocimiento en los eventos de capacitación. (Nuevo Indicador).

10. Ejecución presupuestal del proyecto 512. (Nuevo Indicador). 11. Ocupación de la planta de personal. (Nuevo Indicador).

Los procedimientos adoptados por esta circular serán auditados por la Oficina de Control Interno, con el fin de establecer los niveles de conocimiento, comprensión, implementación, calidad de información, conformidad e impacto de los mismos. Las auditorías serán practicadas con los instrumentos que remitió dicha oficina por correo electrónico el pasado 22 de abril a todos los líderes de proceso.

Asimismo se informa que los siguientes documentos deben dejarse de aplicar, y retirarse de todos los puestos de trabajo de sus dependencias, por haber sido declarados obsoletos por parte de las instancias respectivas:

Documento Derogado Aprobó

Del Proceso de Prestación de los Servicios Sociales: i) Divulgación y promoción del proyecto (Familias Gestantes) ii) Solicitud de Servicio (Familias Gestantes) iii) Ingreso al proyecto (Familias Gestantes) iv) Ingreso por excepción (Familias Gestantes) v) Formación Social del proyecto (Familias Gestantes) vi) Apoyo Alimentario a Familias Gestantes vii) Seguimiento a las actividades de Formación Social y Apoyo

Alimentario (Familias Gestantes) viii) Egreso del proyecto (Familias Gestantes) ix) Traslado de modalidad de familias gestantes a nacimientos

múltiples (Familias Gestantes) x) Carnetización (Comedores Comunitarios) xi) Modalidad de comida caliente (Comedores Comunitarios)

Director Territorial (Líder del Proceso de Prestación de los

Servicios Sociales

*Mediante la aprobación de los documentos actualizados queda obsoleta y derogada su versión anterior

Lo anterior da cumplimiento al decreto 607 de 2007 en sus artículos 4 (literal L) y 14 (literales c y e).

ORIGINAL FIRMADO DISPONIBLE EN EL DESPACHO DE LA SECRETARIA

MERCEDES DEL CARMEN RÍOS HERNÁNDEZ

Anexo: Lo enunciado (190 folios)