Clasificación de Archivos Personales en Archivos Históricos

7/24/2019 Clasificacin de Archivos Personales en Archivos Histricos

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Universidad de San Carlos de GuatemalaEscuela de historiaTcnico universitario en archivosAdministracin de archivos IIILicda. Anna Carla Ericastilla

Criterios de clasificacin en Archivos personales

conservados en Archivos histricos

Nombre: Jedver David Marroqun LpezCarn: 200012546Fecha: 07-11-2015


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Tabla de contenidos

1. Introduccin.............................................................................. 3

2. La Clasificacin ......................................................................... 4

3. Tipos de clasificacin ............................................................... 4

4. Niveles del cuadro de clasificacin. .................................... 6

5. Definicin de Archivos personales y familiares ................... 6

6. Archivos personales: Fondos o colecciones ....................... 8

7. Criterios de clasificacin para Archivos personales. ......... 9

12. Conclusiones........................................................................... 14

13. Referencias.............................................................................. 15


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Introduccin:

Los archivos personales y familiares, por sus caractersticas,representan un reto para los Archivos histricos. Este tipo de documentos

provienen de donaciones, depsitos, transferencias y regularmente no han

sido organizados con criterios archivsticos.

Al ser trabajados regularmente como Colecciones, no se utilizan

instrumentos descriptivos como los Cuadros de Clasificacin; sin embargo,

Archivos familiares y personales tienen una estructura orgnica de origen,

la cual se debe preservar, utilizando los instrumentos descriptivos

adecuados (cuadro de clasificacin, inventarios, fichas descriptivas) y se

deben organizar en funcin de preservar su procedencia y para poder

acceder a ellos de manera eficiente.

El presente trabajo, siguiendo el mtodo deductivo, parte de la

definicin de clasificacin; determinando los tipos de clasificacin y los

niveles que corresponden. Posteriormente, se establecen algunos modelos

de cuadro de clasificacin de archivos personales, para determinar sus

propiedades y posible aplicacin como modelo general.


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Clasificacin de Archivos personales en archivos histricos

Es importante determinar los modelos tericos de clasificacinarchivstica, para establecer su idoneidad al ser aplicados a los archivospersonales.

Hay un consenso sobre los tipos de clasificacin: Orgnico, funcionaly orgnico-funcional; por otro lado, existen diversos criterios con respecto alos subniveles jerrquicos que componen el cuadro de clasificacin.

La clasificacin

Clasificar es bsicamente agrupar jerrquicamente los documentosde un fondo mediante agregados o clases, desde los ms amplios a losms especficos, de acuerdo con los principios de procedencia y ordenoriginal1para ello, se debe identificar la procedencia y sus propiedades

estructurales, es decir, las subdivisiones que posee la entidad y determinarlas funciones de estas.

De acuerdo al Archivo General de Colombia la clasificacines la adaptacin de un fondo documental a la estructura de laentidad que lo produce o produjo, una vez identificadas lascategoras administrativas (dependencias) y archivsticas (series,unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institucinproductora de los documentos2

Tipos de clasificacin:

Luego de definir qu es clasificar, es necesario, para elaborar el cuadro declasificacin aplicable a los archivos personales, determinar lascaractersticas de los tipos de clasificacin: Funcional, orgnica yorgnico-funcional.

La clasificacin funcional, se basa en las funciones de la entidad quegenera el fondo. En este tipo de clasificacin, se identifican las funciones yprocesos, los cuales son agrupados en criterios ms amplios: el cuadro declasificacin de los documentos es la estructura jerrquica y lgica,

1Cruz Mundet, Jos Ramn: La gestin de documentos en las organizaciones, Ediciones Pirmide. Pgina 186

2Archivo General de la Nacin: Instructivo para Elaborar el Cuadro General de Clasificacin Archivstica.

Direccin del Sistema Nacional de Archivos. Mxico 2012. Recuperado de:

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoCuadroClasificacion06072012.pdf Pgina

10.


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organizada con criterios funcionales, que recoge cuantas actividades-concretadas en documentos tienen lugar3

Este tipo de clasificacin es adecuada para fondos de entidades delarga data y que han tenido mltiples transformaciones a lo largo del

tiempo. Generalmente las organizaciones y entidades cambian en formams constante que las funciones, que tienen a ser ms estables.

Ejemplo:A 100 Administracin general y organizacin

A101 Documentos constitutivosA 102 Organizacin de gobierno

E1 ActasE2 Anexos4

La clasificacin orgnica es aquella en donde las series se agrupande acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructuraorgnica de la entidad, reproduciendo sus departamentos, secciones,unidades5Este tipo de clasificacin representa fielmente la jerarquizacinentre las divisiones y la entidad generadora del fondo.

Ejemplo:Instituto Nacional de Electrificacin INDE

A. Consejo DirectivoB. Gerencia General

B.1.Gerencia de Servicios Corporativos

B.2.Gerencia de Planificacin InstitucionalB.3.Gerencia de Desarrollo de Proyectos

El modelo orgnico-funcional es muy apreciado por los archiverosporque combina los aspectos positivos de las dos formas anteriores,permitiendo tener mayor claridad de la procedencia de cadadocumento, as tambin, hace posible determinar las funciones yactividades a las que corresponden.

Para los archivos personales es aplicable el modelo funcional,

porque el tipo de entidad (una persona) no posee subdivisiones, comosera el caso de una institucin o sociedad, pero si desarrolla (n)

3Llans San Juan, Joaquim, otros: Buenas prcticas en gestin de documentos y archivos, Manual de normas

y procedimientos archivsticos de la Universidad Pblica de Navarra. Espaa, 2006. Pgina 78.4Ibd., Pgina 90

5Cruz Mundet, Jos Ramn. Op. Cit. Pgina 188.


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actividades diversas que generan documentos, que en este caso seequipara al concepto de funciones.

Niveles del cuadro de clasificacinCon respecto a los niveles jerrquicos del cuadro de clasificacin,

existen diversos modelos. A manera de ejemplo, aparecen en la siguientetabla cuatro modelos, de los cuales el de la Universidad Pblica deNavarra muestra mayor diferencia, porque las funciones se dividen encategoras no aplicables a los modelos anteriores.

Archivo Generalde la Nacin de

Mxico6

ISAD G7 Norma NODAC8 Universidad Pblica deNavarra9

Fondo Seccin Serie

Subserie Expediente

Unidaddocumental

Fondo Subfondo Serie

Subserie Unidad

documentalcompuesta

Unidad

documentalsimple

Fondo Subfondo Grupo de series

Serie Unidad

documentalcompuesta

Unidaddocumentalsimple

Nivel unidad deinstalacin (casoexcepcional)

Clases Subclases Divisiones

Auxiliares declasificacin:o Subdivisiones

especficaso Subdivisiones

uniformeso Subdivisiones

nominales

Las subdivisiones del cuadro de clasificacin aplicable a los archivosfamiliares o personales deben relacionarse con las distintas actividades.Con base a estas, se determinarn las series que agruparn losdocumentos.

Definicin de Archivos personales y familiares

Es importante precisar la definicin del trmino al cual se van aaplicar los criterios de clasificacin.

6Archivo General de la Nacin. Op. Cit. Pgina 11.

7Consejo Internacional de Archivos: Norma internacional general de descripcin archivstica, ISAD G.Suecia,

1999. Recuperado de: www.ica.org/download.php?id=1745Pgina 51.8Varios Autores: Norma de descripcin archivstica de Catalua, NODAC. Direccin General del Patrimonio

Cultural. Generalitat de Catalua. Espaa, 2009. Recuperado de:

http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_despublicada/norma_de_descripcio_arxivistica_de_cat

alunya/arxius/nodcast.pdf Pgina 229Universidad Pblica de Navarra. Op. Cit. Pgina 79.


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Para el Diccionario de Terminologa Archivstica, un archivo familiares: el archivo privado que rene los fondos documentales de una o variasfamilias relacionadas y de sus miembros, relativos a asuntos privados,principalmente la administracin de sus bienes y, ocasionalmente, a sus

actividades pblicas10 Posteriormente, con respecto a los archivosprivados: Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos enel ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas en eltranscurso de actividades no regidas por el derecho pblico11 Loimportante es indicar que ambos conceptos no son sinnimos, unocontiene al otro en cuanto a extensin.

Una definicin ms completa la plantea Olga Gallego, indicandoque son archivos familiares los generados por las actividades de unapersona a lo largo de su vida o por las de los distintos componentes de una

familia a travs de generaciones, constituyendo, generalmente, la etapafinal de la integracin de otras familias y de desmembraciones de suscomponentes que han dejado huella en sus fondos documentales12.

Ampliando la definicin anterior, Belmonte Garca, indica que eltrmino familia es aplicado al conjunto de personas unidas bajo relacinde parentesco consanguneo o poltico. Dicho autor aporta una definicinde archivo personal: documentacin generada y acumulada por unapersona durante la realizacin de las tareas personales y profesionales,actividades que pueden ser de muy distinta ndole y que dependen de laidiosincrasia del individuo que las realiza, el cual organiza dicha

documentacin segn su propio criterio y necesidades13

Es importante determinar que este tipo de archivo, personal ofamiliar, puede tener mucho valor social, sea porque se trate de personasdestacadas a nivel cultural, militar, poltico, etc. Pero tambin pueden sersobre personas, que segn Vzquez Murillo, no sean destacadas pero s deinters, como criminales, prostitutas o como muestra de personas de unapoca o perodo histrico.

10Diccionario de termologa archivstica, Subdireccin General de Archivos Estatales. Espaa. 1995. Pgina 6

11Ibd., pgina 7.

12Gallego Domnguez, Olga: Manual de Archivos Familiares. Editorial ANABAD. Espaa, 1993. Pgina 17.

13Belmonte Garca, Adrian:Archivos personales y familiares de la regin de Murcia.[Sin datos de editorial]

Pgina 5.


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Archivos Personales: Fondos o colecciones

Este tipo de archivo representa muchas dificultades, entre las cualesse encuentra el determinar si son fondos o colecciones.

Las definiciones son un factor determinante para la controversia quese genera al catalogar este tipo de archivos de una u otra forma. Unfondo es Un conjunto de documentos, con independencia de su tipodocumental o soporte, producidos orgnicamente y /o acumulados yutilizados por una persona fsica, familia o entidad en el transcurso de susactividades y funciones como productor14 y el concepto coleccin serefiere al conjunto inorgnico de documentos que se renen y se ordenanen funcin de criterios subjetivos independientemente de suprocedencia15

El carcter orgnico o no de los archivos personales es lo que generala controversia. Algunos autores, como Vzquez Murillo, indican que soncolecciones, debido a que considera que estos documentos no poseen uncarcter orgnico16 . Por otro lado, Belmonte Garca hace la distincinentre fondos personales, los cuales si poseen un carcter orgnico, adiferencia de las colecciones que son reuniones artificiales dedocumentacin (como seran los documentos generados por el ocio odistraccin de familias e individuos, en contraparte a documentos que sonresultado de las actividades sustantivas de estos, como las laborales oacadmicas).

Es importante hacer estas observaciones, porque generalmenteestos conjuntos documentales son denominados Colecciones dentro delos cuadros generales de fondos de los archivos. Esto es interesante, porquetodos los archivos histricos poseen diversos fondos, ya que ladocumentacin proviene de diversos productores. Entonces, los cuadrosde clasificacin generales del archivo contemplan distintos fondos. Porejemplo, en el Archivo General de Centroamrica se encuentra el fondodel Estado Mayor Presidencial y el fondo Registro Civil, entre otros; en elArchivo de Indias en Espaa, se encuentran los fondos: La casa de laContratacin de Indias, siglos XVI-XVIII, Direccin General de la Renta de

Correos, Real Compaa de la Habana, etc.17

14ISAD G. Op. Cit. Pgina 17.

15NODAC Op. Cit. Pgina 19.

16Vzquez Murillo, Manuel: Manual de seleccin documental. S & C ediciones, Carmona. Espaa, 1995.

Pgina 104.17

Gua del Archivo General de Indias. Ministerio de Cultura, Espaa, 2008. Pgina 28 y 29.


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En el caso de los archivos personales, no se puede denominarFondo Archivos Personales porque en un sentido estricto, cada archivopersonal constituye un fondo particular. Si el Archivo histrico cuenta con50 archivos familiares, seran entonces 50 fondos distintos, por lo que se hapreferido agruparlos en el cuadro general de fondos bajo el trmino

coleccin, aunque no lo sean.

Criterios de clasificacin para Archivos personales:

El modelo de clasificacin utilizado es el funcional, el cual puede seraplicado de distintas formas, simples o complejas, dependiendo de lacomplejidad del fondo a clasificar.

El Instituto Aragons Pablo Serrano utiliza los siguientes niveles18:

Ttulo del fondo

1. Documentos de carcter personala. De carcter acadmico y honorficob. De carcter patrimonialc. Correspondencia

2. Documentos de funcina. Actividades pblicasb. Actividades de carcter privado

Empresariales Intelectuales

ProfesionalesCurrculumContratosOtros

3. Colecciones

Este esquema es muy bsico, pero permite determinar tres nivelesfuncionales principales para poder agrupar los documentos y determinarlas series. Un problema es la serie correspondencia, porque regularmente

se recomienda incorporarla a los documentos relacionados a lo que hacereferencia, integrando la correspondencia a expedientes u otro tipo de

18 Archivo Pablo Serrano, Cuadro de Clasificacin. Instituto Aragons de Arte y Cultura

Contemporneos. Recuperado de de:

IAACC. http://www.iaacc.es/ckfinder/userfiles/files/CUADRO%20DE%20CLASIFICACI%C3%93N.pdf


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serie, de no ser posible, entonces se pueden agrupar como una serieaparte.

Olga Gallego, al igual que el modelo anterior, indica que ladocumentacin personal se puede dividir en dos niveles fundamentales:

Documentacin de carcter personal y documentos propios de la funcin.La autora explica que puede haber interferencia y difcil discernimientoentre una categora y otra. Lo importante es determinar que los primeros serefieren a documentos de identificacin, correspondencia, records clnicos,documentos honorficos, acadmicos, etc. Los documentos de funcincorresponden al ejercicio de las actividades en entidades pblicas oprivadas, es decir, que son resultado de su profesin.

En resumen el modelo podra establecerse de la siguiente manera19:

Documentos de carcter personal

Documentos de identificacinpersonal Documentos que facultan el

ejercicio de alguna actividad. Documentos honorficos.

Documentos de estado desalud

Correspondencia.

Documentos propios de funcionesde los individuos.

Actividades pblicas (si desempecargos polticos o de Estado)

Actividades de carcter privado Documentos empresariales

Documentos Intelectuales(o acadmicos)

Polticas (emanados de laparticipacin enagrupaciones de esandole)

Profesionales (de tipolaboral)

Sociales Colecciones

19Gallego, Op. Cit. Pgina 58-62


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En cuanto al tema de la correspondencia, la autora Gallegopropone la posibilidad de clasificar todas las cartas por asunto, para astener mayor control sobre este tipo de documentos. Por otro lado, indicaque de ser posible es preferible agrupar todas las cartas con ladocumentacin a la que hacen referencia y que le sirve de apoyo o

ilustracin20

El Centro de Investigaciones Regionales de Mesoamrcia CIRMA-resguarda varios archivos y colecciones personales. En sus descripcionesindican que algunos archivos poseen cuadro de clasificacin y otros solohan sido agrupados en forma temtica o estn pendientes de trabajar. Dela consulta de dichas descripciones, elaboradas bajo la Norma ISAD G, secolocan los siguientes criterios utilizados para clasificar la documentacinde dos archivos personales:

Archivo Personal de Juan Jos ArvaloBermejo21 Archivo personal, CoronelJacobo Arbenz Guzmn22

Actividad personal y familiar Actividad profesional Relaciones externas Poltica Representacin diplomtica

Recursos de informacin.

Correspondencia Documentos personales

sueltos Publicaciones Borradores de libros

Recortes de peridicos

Diplomas EscuelaPolitcnica

Otra propuesta ms elaborada fue resultado de la Conferencia deArchiveros de la Universidades Espaolas, desarrolladas en el ao 2012, endonde se plante un modelo de cuadro de clasificacin general,aplicable a distintos fondos.

Este modelo resulta ms complejo, pero tambin ms completo parapoder abordar este tipo de archivos personales.

20Gallego, Op. Cit. Pgina 59

21 Archivo Personal de Juan Jos Arvalo, Recuperado de: http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GT-

CIRMA-AH-045.22Archivo personal de Jacobo Arbenz Guzmn. Recuperado de:

http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GT-CIRMA-AH-099


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Propone 8 divisiones principales con posibles sudivisiones23:

Divisiones Subdivisiones

Identificacin y organizacinpersonal

Identificacin individualVinculacin familiar y genealgica

Organizacin de la vida privada

Gestin de las relacionesinterpersonales

Gestin de relaciones privadas y deamistadGestin de las relaciones familiaresGestin de las relaciones sociales

Gestin de bienes y recursos Gestin de bienes muebles e inmueblesGestin de recursos econmicos yfinancierosGestin de recursos de informacin

Gestin del ocio y de laactividad creativa Gestin del ocio y de las aficionesGestin de la actividad creativaPreservacin y restitucin dela salud y bienestar personal

Preservacin de la saludCuidado y restablecimiento de la saludPrevisin y mantenimiento del bienestarpersonal.

Gestin de la actividadformativa

Acceso a la formacinDesarrollo del aprendizajeEvaluacin del aprendizajeAcreditacin de la formacin

Gestin de la actividadprofesional

Incorporacin a la actividad profesionalDesarrollo de la actividad profesionalResultados de la actividad profesionalFinalizacin de la actividad profesionalAsociacionismo y representacinprofesional

Representacin, proyecciny contribucin social

Actividad representativaProyeccin socialParticipacin social y accin polticaGestin de la actividad asociativaGestin de la actividad de voluntariado

Contribucin social

23Propuesta de cuadro de clasificacin comn de fondos personales (v.2.0) XVIII Jornadas de la Conferencia

de Archiveros de las Universidades Espaolas. Universidad de Cdiz, Espaa, 2012. Recuperado de:

http://dadun.unav.edu/handle/10171/2489 Pginas 8 y 9.


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Cada campo agrupa los documentos enviados o recibidosrelacionados. No contempla el criterio de correspondencia como una seriediferenciada, sino que la incorpora a las distintas agrupaciones sugeridas.

Otro aspecto interesante del modelo anterior, es que no utiliza el

criterio de Colecciones, para agrupar los tipos de documentos, comoagrupaciones de revistas o recopilaciones de libros, monedas, fotografas,timbres u otros que hayan sido obtenidos por recreacin o aficin. Ladivisin Gestin del ocio y de la actividad recreativa se refiere a ladocumentacin relacionada con estos aspectos, por lo que seranecesario crear la divisin de colecciones para complementar el modelo.

Determinar un cuadro de clasificacin es una labor primordial porparte del archivero, para posteriormente elaborar los otros instrumentosdescriptivos, como inventarios, catlogos, guas o fichas de descripcin,

que solo tendrn sentido si se construye un cuadro de clasificacinadaptado a las particularidades del fondo.


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Conclusiones:

1. Los Archivos Familiares o personales son un tipo de archivo particularque corresponde a un conjunto orgnico de documentosgenerados por una persona o conjunto de personas en el

cumplimiento de sus actividades.

2.

Tradicionalmente en los archivos se reduce a colecciones a todotipo de documentacin familiar o personal, lo cual considera unasimplificacin, debido a que estos son Fondos documentales, por elcarcter orgnico de los documentos que comprenden. Junto aeste tipo de documentos pueden existir colecciones.

3. Los Archivos personales tradicionalmente son inventariados, pero seobvia la elaboracin de cuadros de clasificacin, debido a la

dificultad que representan. Es importante crear modelos que puedanser adaptados a las particularidades de cada fondo de archivo.

4.

Los Archivos personales poseen documentacin de distintas clases,lo que genera dificultades en los procesos de instalacin ydescripcin. Se deben tomar las medidas necesarias para preservarlos criterios archivsticos de procedencia y orden original al aplicarprocesos de clasificacin, ordenamiento y descripcin de este tipode archivos.

5. Los Archivos personales son de vital importancia para la sociedad,

porque pueden ser parte del Patrimonio Cultural, si se refieren apersonajes destacados, adems, pueden reflejar el contexto yrepresentar las formas de vida de un perodo histrico determinado.


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Referencias:

1. Archivo General de la Nacin: Instructivo para Elaborar el CuadroGeneral de Clasificacin Archivstica.Direccin del Sistema Nacionalde Archivos. Mxico 2012. Recuperado de:

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoCuadroClasificacion06072012.pdf

2. Archivo Pablo Serrano, Cuadro de Clasificacin. Instituto Aragonsde Arte y Cultura Contemporneos. Recuperado de de:IAACC.http://www.iaacc.es/ckfinder/userfiles/files/CUADRO%20DE%20CLASIFICACI%C3%93N.pdf

3. Belmonte Garca, Adrian:Archivos personales y familiares de la

regin de Murcia.[Sin datos de editorial] documento en formatoPDF.

4. Centro de Investigaciones Regionales de Mesoamrica CIRMA-Links de referencias:

Archivo personal de Jacobo Arbenz Guzmn:http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GT-CIRMA-AH-099

Archivo Personal de Juan Jos Arvalo:http://cirma.org.gt/glifos/index.php/ISADG:GT-CIRMA-AH-045

5.

Cruz Mundet, Jos Ramn: La gestin de documentos en lasorganizaciones, Ediciones Pirmide. [Sin datos de editorial]

6. Consejo Internacional de Archivos: Norma internacional general dedescripcin archivstica, ISAD G.Suecia, 1999. Recuperado de:www.ica.org/download.php?id=1745

7. Diccionario de termologa archivstica, Subdireccin General deArchivos Estatales. Espaa. 1995.

8.

Gallego Domnguez, Olga:Manual de Archivos Familiares. EditorialANABAD. Espaa, 1993.

9. Llans San Juan, Joaquim, otros: Buenas prcticas en gestin dedocumentos y archivos, Manual de normas y procedimientosarchivsticos de la Universidad Pblica de Navarra. Espaa, 2006.


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10.

Propuesta de cuadro de clasificacin comn de fondos personales

(v.2.0) XVIII Jornadas de la Conferencia de Archiveros de las

Universidades Espaolas. Universidad de Cdiz, Espaa, 2012.

Recuperado de: http://dadun.unav.edu/handle/10171/2489

11.

Varios Autores: Norma de descripcin archivstica de Catalua,NODAC. Direccin General del Patrimonio Cultural. Generalitat deCatalua. Espaa, 2009. Recuperado de:http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_despublicada/norma_de_descripcio_arxivistica_de_catalunya/arxius/nodcast.pdf

12.

Vzquez Murillo, Manuel:Manual de seleccin documental. S & Cediciones, Carmona. Espaa, 1995.

Clasificación de Archivos Personales en Archivos Históricos

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