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Claudia Hasmín Herrera Arévalo Actualización del procedimiento de Monitoreo y Verificación de la Calidad Educativa de la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad -DIGEMOCA- Ministerio de Educación, Guatemala Asesor: M.A. José Bidel Méndez Pérez FACULTAD DE HUMANIDADES Departamento de Pedagogía Guatemala, noviembre de 2016
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Claudia Hasmín Herrera Arévalo
Actualización del procedimiento de Monitoreo y Verificación de la Calidad
Educativa de la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad
-DIGEMOCA- Ministerio de Educación, Guatemala
Asesor: M.A. José Bidel Méndez Pérez
FACULTAD DE HUMANIDADES
Departamento de Pedagogía
Guatemala, noviembre de 2016
Este informe fue presentado por la autora como trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- previo a obtener el grado de Licenciada en Pedagogía e investigación educativa. Guatemala, noviembre 2016
ÍNDICE
Introducción i
Capítulo I
Diagnóstico de la institución avaladora
1.1 Identificación institucional 1
1.2 Análisis contextual 1
1.3 Análisis institucional 10
1.4 Lista de carencias 21
Diagnóstico de la institución avalada
1.5 Identificación institucional 22
1.6 Análisis contextual 22
1.7 Análisis institucional 29
1.8 Lista de carencias 40
1.9 Problematización de las carencias 41
1.10 Elaboración de la hipótesis acción 42
1.11 Problema, hipótesis acción seleccionada 43
Capítulo II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1 El proceso administrativo 44
2.2 Etapas del proceso administrativo según autores clásicos y neoclásicos 44
2.3 Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad 48
2.4 Monitoreo 48
2.5 Monitoreo de los indicadores para la toma de decisiones 49
2.6 Verificación 50
2.7 Procedimiento según las normas ISO 9000 50
2.8 Proceso según las normas ISO 9000 51
2.9 Diferencia entre proceso y procedimiento 55
2.10 Sistemas de Gestión de la Calidad en el mundo y en Guatemala 56
Capítulo III
Plan Acción
Proceso de Intervención en el EPS 60
Capítulo IV
4.1 Producto 66
4.2 Producto y logros 67
4.3 Sistematización de la experiencia 92
Capítulo V
Evaluación del EPS
5.1 Evaluación del diagnóstico 95
5.2 Evaluación de fundamentación teórica 96
5.3 Evaluación del plan de acción 96
5.4 Evaluación del producto y sistematización de la experiencia 96
5.4 Evaluación final 97
Conclusiones 98
Recomendaciones 99
Bibliografía 100
Egrafía 101
Apéndice 102
El diagnóstico Institución avaladora 103
Lista de cotejo fase de diagnóstico 106
Lista de cotejo fase fundamentación teórica 107
Lista de cotejo fase plan acción 108
Lista de cotejo fase de los productos investigativos y sistematización de
la experiencia 109
Lista de cotejo fase final del informe de EPS 110
Lista de cotejo del diagnóstico 111
Entrevista fase de diagnóstico 112
Anexos 113
INTRODUCCIÓN
Este informe contiene información recopilada durante el EPS, en dos Direcciones
del Ministerio de Educación, con el objetivo de finalizar la carrera de Licenciatura
en Investigación Educativa en la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Capítulo I Diagnóstico se encontraran los datos de la Dirección de Desarrollo y
Fortalecimiento Institucional –DIDEFI- donde se realizó la práctica y los de la
Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad –DIGEMOCA- a la
que se le apoyo, basándose en la lista de carencias que fueron detectadas en
ambas dependencias.
Capítulo II Fundamentación Teórica se basa en toda la información que da
respaldo a la hipótesis acción a trabajar.
Capítulo III Plan Acción consiste en definir los elementos para realizar la
intervención de acuerdo con la hipótesis-acción seleccionada.
Capítulo IV Productos investigativos, sistematización de la experiencia y
evaluación se determina el producto y logros obtenidos al realizar las actividades
programadas para la ejecución. Además de las listas de cotejo las cuales
comprueban la realización de cada capítulo que se encuentra dentro de este
informe final, el cual tiene como fin cumplir con los objetivos que se trazó la
epesista.
Se incluyen conclusiones, recomendaciones, fuentes consultadas, apéndice y
anexos.
i
1
Capítulo I
1.1 Diagnóstico de la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional
-DIDEFI-
1.2 Análisis contextual
Aspecto social
Etnia
La población de esta zona es Multiétnica, dado que en la zona 10 conviven
diversos grupos etnolingüísticos.
Instituciones educativas
En la zona 10 se tienen centros educativos públicos y privados siendo estos los
siguientes:
“Instituto Experimental de La Asunción
Jardín Infantil la Colina Encantada
Colegio Bilingüe de la Academia
Colegio Parroquial Nuestra Señora de Guadalupe
Colegio Suizo Americano
Colegio Tecnológico Los Próceres
Colegio Ciudad Vieja
Colegio Internacional Sek Guatemala
Infancia Kaskaron
Escuela Oficial de Párvulos No. 18 Tula Ortega
Escuela Oficial de Párvulos Las Abejitas
Colegio Mixto " Los Ángeles "
Escuela Oficial de Párvulos anexa a Escuela Residencial Para Niños
Ciegos “Santa Lucia”
Escuela Oficial de Párvulos anexa a Escuela Oficial Urbana Mixta
Concepción Saravia
2
Escuela Oficial de Párvulos No. 25 Alberto Velásquez
Montano College
Escuela Oficial de Párvulos anexa a Escuela Oficial Urbana Mixta No. 19
Francisco Morazán
Colegio Sarasota
Centro de Estimulación y Preescolar Ánsares
Escuela Oficial de Párvulos anexa a Escuela oficial rural mixta
Vasconcelos
Colegio Centro de Estudios Americanos
Centro Escolar Altamira
Escuela Oficial Urbana Mixta No. 25 Concepción Saravia
Colegio Amigo de los Niños 'Mi Casa'
Colegio La Asunción
Escuela Oficial Urbana para Varones José Vasconcelos
Escuela Oficial para Varones No. 25 José María Vela Irrisari
Escuela Oficial Urbana Mixta No. 19 Francisco Morazán
Escuela Oficial Urbana Mixta No. 20 José Antonio Salazar
Escuela Oficial Urbana Mixta No. 53 Republica De Francia
Instituto Nacional de Educación Básica de Telesecundaria
Centro Educativo Superación Galileo
Escuela de Aplicación del Instituto Belga Guatemalteco la Sagrada
Familia
Instituto Nacional de Educación Básica Manuel José Arce Leal
Instituto Privado Mixto de Educación Diversificada de Estudios Avanzados
“Suger Montano” (DIGEACE, 2014).
Universidades
Privadas
Universidad Galileo
Universidad Internaciones
3
Universidad Francisco Marroquín
Feria patronal
“El 15 de agosto se celebra a la patrona de la ciudad, la Virgen de la
Asunción. Se ha celebrado desde el siglo XIX en el área que ocupa el
Hipódromo del Norte” (DeGuate, 2014)
Idioma
El idioma oficial es el español.
Económico
Ocupación de las habitantes
Profesionales en las distintas ramas, maestros, peritos contadores, licenciados,
ingenieros, técnicos, comerciantes, médicos, chef, pilotos, meseros, bar tender,
enfermeras, personal de limpieza, jardineros, entre otros.
Actividad comercial
La zona 10 se distingue por su diversidad de comercios, clínicas de
especialidades, restaurantes, hoteles, bancos, pastelerías, agencias de viajes,
discotecas entre otros.
Medios de comunicación
Internet
Correo postal
Fax
Televisión
Canal 13
Canal 31
4
TV Maya
La zona 10 cuenta con telefonía residencial de las siguientes empresas:
Claro
Tigo
Movistar
En telefonía celular se cuenta con:
Tigo
Claro
Movistar
Transporte
Transmetro
Transurbano
Taxi
Moto taxi
Buses urbanos ruta; 40R, 63, 101, 07
Aspecto político
Gobierno local
Cuenta con Alcalde Auxiliar y comité de colonia.
Organización administrativa
Por acuerdo gubernativo del 29 de diciembre de 1922 se suprimieron los
municipios de Ciudad Vieja y Villa de Guadalupe, y los poblados que los formaban
se anexaron como cantones a la jurisdicción municipal de Guatemala la cual está
conformada por distritos. El Distrito 9, que comprende las zonas 9 y 10 de la
Ciudad de Guatemala se divide en siete Delegaciones: D 9-1, D 9-2, D 9-3, D 9-4,
5
D 9-5, D 9-6 y D 9-7. Dentro de éste, el Barrio de “Ciudad Vieja” pertenece a la
Delegación 9-5 y cuenta con la participación de los vecinos que se han
organizado en los siguientes Comités Únicos de Barrio –CUB: El Redondel,
Ciudad Vieja y Las Margaritas, de reciente creación.
“La Alcaldesa Auxiliar es la Licenciada Priscila de Narciso, el Coordinador del
Distrito es el señor Moisés Godínez. Conjuntamente con ellos, participan en la
labor edil de este sector los Alguaciles Titulares siguientes: Licenciada Alma
Esperanza Ruiz Villatoro de Mirabal (D 9-1), señor Jorge Máximo Miranda
Orellana (D 9-2), Licenciada Guadalupe Gordillo (D 9-3), Ingeniero Carlos
Proesamer Farrington (D 9.6), Licenciado Leonel Galán Dávila (D 9-7) y las
Delegaciones 4 y 5 por el momento se encuentran en proceso de elección”.
(Morales Barco, 2015)
La Alcaldía se encuentra ubicada en la 12 Calle y Avenida la Reforma, Edificio
Reforma Montufar, Local Sótano, zona 10. Telefax 2385 3915 (Morales Barco, 2015)
Organizaciones políticas
Guatemala cuenta con 29 partidos vigentes actualmente, en la zona 10 se
localizan las siguientes sedes:
Partido de Avanzada Nacional (PAN)
Unidad Nacional de la Esperanza (UNE)
Partido Unionista (UNIONISTA)
Encuentro por Guatemala (ENCUENTRO POR GUATEMALA) (Tribunal
Supremo Electoral)
Organizaciones no Gubernamentales
Agencia Española de Cooperación Internacional
Banco Interamericano de Desarrollo
Banco Mundial
Comité Internacional de la Cruz Roja
Catholic Relief Services
6
Oficina Panamericana de la Salud
UNESCO
Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas
UNICEF
Filosofía
Grupos religiosos
La población práctica diferentes religiones:
Católicos
Inmaculada Concepción
Nuestra Señora de Guadalupe
San Ignacio
Mormones
Testigos de Jehová
Protestantes
Aspecto geográfico
Localización
“Actualmente, los límites de la zona 10 trazados por la Municipalidad de
Guatemala son los siguientes: al Norte colinda con la Avenida Mariscal Cruz y
parte de los Campos de Marte; al Sur con la 10ª calle de la zona 10; al Este con el
Barranco El Maestro y la Finca Las Margaritas; al Oeste con la Avenida de La
Reforma, zona 10”. (Cultura de Guatemala, 2015: 2)
Tamaño
La zona 10 está situada a 1,505 m. sobre el nivel del mar, con una latitud de
14°36’20” y una longitud de 90°30’48”. (Guatemala de, 2015)
7
Clima
La zona 10 goza de un clima subtropical de tierras altas, debido a su elevación
sobre el nivel del mar. El clima generalmente es templado, casi primaveral a lo
largo del año. También tiende a soplar mucho el viento, lo que puede reducir la
sensación térmica. Su temperatura media anual es de 20 °C.
Recursos naturales
El recurso más importante es el suelo es muy fértil.
Fauna
En las investigaciones de la zona 10 se contabilizan 492 especies de animales
distribuidas de la siguiente manera: insectos 132 especies, roedores 6 especies,
aves 256 especies, quirópteros 3 especies y peces 2 especies, lepidópteros
257,serpientes 37 y minerales 37. (Morales Barco, 2015)
Flora
El Jardín Botánico constituye un área única dentro de la capital, dedicada al
estudio de la flora guatemalteca y con gran potencial para la educación y la
promoción turística. Se encuentra organizado por tablones o jardineras, las cuales
suman un total de 113, estas varían en cuanto a tamaño y abundancia de
especies presentes. (Estrada, 2013)
Aspecto histórico
Primeros pobladores
Pueblos Indios gobernados por el indio Pascual Daniel.
Personalidades presentes y pasadas
Los personajes más sobresalientes en la zona 10 son los que aparecen detallados
a continuación, según datos encontrados en la página de la Municipalidad de
Guatemala, en la sección Mi Querido Barrio.
8
Raquel Zelaya (Economista): Licenciada en Economía por la Universidad Rafael
Landívar, realizó estudios superiores en Administración Pública y Ciencias
Políticas con una beca otorgada por el Gobierno de Italia, fue miembro del
Consejo de Estado en representación de la Asociación de Mujeres del País,
miembro de la Comisión de Paz –COPAZ.
Rodolfo Eduardo Herrera Llerandi (Médico y Cirujano): Nació en la Ciudad de
Guatemala en 1915, año de publicación del famoso “Libro Azul” e hijo del
Presidente Carlos Herrera (1920-1921) y de doña Chusita Llerandi Perales de
Herrera.
Humberto Garavito (Artista Plástico): En Guatemala, se desempeñó como
Director de la Academia de Bellas Artes, hoy convertida en la Escuela Nacional de
Artes Plásticas “Rafael Rodríguez Padilla”.
Lugares de orgullo local
“Ministerio de Educación
Ministerio de Relaciones Exteriores
Antiguo Hospital Militar
Ministerio de la Defensa Nacional
Jardín Botánico de la Universidad de San Carlos de Guatemala
Hotel Casa Grande
Club Italiano en Guatemala” (Guatemala, Cultura de Guatemala, 2015)
Museos
Museo Ixchel del Traje Indígena, en el campus de la Universidad Francisco
Marroquín, 6a. Calle final zona 10; y junto a este recinto encontrará el Museo
Popol Vuh.
9
Salud
Hospital Privado Ciudad Vieja
Hospital Universitario Esperanza
Hospital Los Próceres
Hospital Herrera LLerandi
Hospital Centro Médico
Arqueología
Cuenta con muchas piezas arqueológicas el Museo Popol Vuh
10
1.3 Análisis institucional
Nombre
Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional -DIDEFI-
Ubicación
La DIDEFI se encuentra ubicada 6ta. Calle 1-36, zona 10 Edificio Valsari, oficina
202, en la ciudad de Guatemala, departamento de Guatemala. Colinda al Norte
con: Edificio del Ministerio de Educación, al Sur con Propiedad Privada, al Este
con Propiedad Privada y al Oeste con Propiedad Privada.
Vías de acceso
Si se viene del Norte de la ciudad por la diagonal 6 de la zona 10, si se viene del
Sur de la ciudad por Avenida Reforma zona 9 y 10.
Visión de la institución
“Proveer a través de nuestros programas un hogar permanente, educación de
calidad, atención médica y formación espiritual con el objeto de formar buenos
cristianos y miembros productivos a la sociedad guatemalteca”. (MINEDUC,
DIDEFI, 2010)
Misión de la institución
“Brindar asesoría, capacitación y monitoreo para asegurar el desarrollo y
fortalecimiento institucional, a través de la implantación de un modelo de gestión
con enfoque a procesos, que logre la satisfacción del usuario, la modernización y
consolidación de una cultura de calidad en el Ministerio de Educación”.
(MINEDUC, DIDEFI, 2010)
Políticas de la institución
“Calidad, mejoramiento de la calidad del proceso educativo para asegurar que
todas las personas sean sujetos de una educación pertinente y relevante.
11
Objetivos estratégicos
Contar con diseños e instrumentos curriculares que respondan a las
características y necesidades de la población y a los avances de la ciencia
y la tecnología.
Proveer instrumentos de desarrollo y ejecución curricular.
Fortalecer el sistema de evaluación para garantizar la calidad educativa.
Políticas educativas
a) Modelo de Gestión Fortalecimiento sistemático de los mecanismos de
efectividad y transparencia en el sistema educativo nacional.
Objetivos estratégicos
Sistematizar el proceso de información educativa.
Fortalecer el modelo de gestión para alcanzar la efectividad del proceso
educativo.
Garantizar la transparencia en el proceso de gestión.
Fortalecer criterios de calidad en la administración de las instituciones
educativas.
Establecer un sistema de remozamiento, mantenimiento y construcción de
la planta física de los centros educativos.
b) Fortalecimiento Institucional y Descentralización Fortalecer la
institucionalidad del sistema educativo nacional y la participación desde el ámbito
local para garantizar la calidad, cobertura y pertinencia social, cultural y lingüística
en todos los niveles con equidad, transparencia a y visión de largo plazo.
(MINEDUC, DIDEFI, 2016)
12
Objetivos estratégicos
Fortalecer a las instancias locales para que desarrollen el proceso de
descentralización y participación en las decisiones administrativas y
técnicas.
Promover y fortalecer la participación de diferentes sectores sociales a nivel
comunitario, municipal y regional en la educación.
Fortalecer programas de investigación y evaluación del Sistema Educativo
Nacional”. (MINEDUC, DIDEFI, 2016)
Metas
“Implementar la mejora continua de los Sistemas de Gestión de la calidad.
Promover la toma de conciencia de los requisitos del usuario en todos los
niveles de la institución.
Coordinar la elaboración y aprobación del POA y presupuesto de la
Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional”. (MINEDUC, DIDEFI,
2010)
Estructura organizacional
DIRECTOR (A) DIDEFI
SUB DIRECTOR (A)
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (A)
COMUNICADOR DEL SGC
SECRETARIA RECEPCIONISTA
COORDINADORES REGIONALES
GESTORES DE CALIDAD
(MINEDUC, DIDEFI, 2010)
13
Servicios que presta
Actualizar periódicamente el organigrama institucional del Ministerio de
Educación.
Emitir dictámenes sobre la planificación de recursos humanos
administrativos, conforme a los procesos establecidos.
Realizar los estudios de cargas de trabajo, descripción y funciones de
puestos administrativos, de acuerdo con los procesos establecidos.
Elaborar y mantener actualizados manuales de funciones y procedimientos
de cada dependencia del Ministerio de Educación.
Dar seguimiento al cumplimiento de los procesos establecidos en el
Sistema de Gestión de Calidad, mediante el monitoreo de los indicadores
correspondientes.
Recibir, evaluar, diseñar y darle seguimiento a la implementación de la
mejora continua de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
Coordinar la implementación, documentación, mantenimiento y
mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad.
Participar en la elaboración de la Planificación Estratégica y el Plan
Operativo Anual de la Institución, con el fin de integrar el Plan de Acción de
Modernización.
Asesorar al Despacho Superior en materia de programas de
modernización, mejoramiento continuo, desconcentración administrativa y
sustantiva.
Relaciones con otras dependencias
La DIDEFI funciona de forma articulada con otras dependencias del
MINEDUC. Es una dirección de apoyo para realizar actualización y creación
de manuales de procesos, manuales de funciones y formularios los cuales
se evidencian a través de las Normas de la Organización Internacional para
la Estandarización 9000.
14
Desarrollo histórico
Historia de la institución
“En el 2005, se creó la Unidad de Gestión de Calidad y Auditorías de Procesos –
UGC-, como parte de un proyecto apoyado por el Banco Mundial, cuya función
específica fue la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad basada en
las Normas ISO 9000, con el afán de crear la cultura de calidad que permitiera a
los colaboradores brindar un servicio que satisfaga las expectativas de los (las)
usuarios(as).
En julio de 2007 el Ministerio de Educación logra la primera certificación de los
procesos administrativos en la Planta Central, Dirección General de Educación
Física –DIGEF-, Dirección de Recursos Humanos –DIREH- y las Direcciones
Departamentales de Educación (DIDEDUC) de Quetzaltenango, Baja Verapaz y
Retalhuleu, incluyendo a finales de 2007, a El Progreso y Sacatepéquez.
A finales de 2007 se decide que la Gestión de la Calidad se debe institucionalizar
y no ser solamente un proyecto, por lo cual la UGC es absorbida por Ministerio de
Educación y se crea la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional
-DIDEFI-, por medio del Acuerdo Gubernativo 377-2007. Las funciones
principales de la nueva dependencia fueron ratificadas en el 2008 por el Acuerdo
Gubernativo 225-2008, Título I, Capítulo II, Artículo 23 donde se establece que la
Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional -DIDEFI-, es la dependencia
responsable de asegurar dentro del Ministerio de Educación, una gestión enfocada
a procesos, a través del Sistema de Gestión de Calidad e integrar e implementar
políticas de modernización”. (MINEDUC, DIDEFI, 2010)
Fundadores u organizadores.
“La Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional fue creada por el
Ministerio de Educación por medio del Acuerdo Gubernativo 377-2007”.
(MINEDUC, DIDEFI, 2010)
15
Usuarios
Cantidad de usuarios
Dependencias del Ministerio de Educación
25 Departamentales a nivel nacional.
Dependencias del Estado.
Establecimientos a Nivel Nacional
Situación socioeconómica
El sistema de Educación es de Calidad, efectivo, incluyente, respetuoso de
la diversidad del país y que coadyuve al fortalecimiento de la formación de
la ciudadanía guatemalteca, el uso efectivo de los recursos públicos y la
rendición de cuentas a la sociedad, son fundamentales para el logro de las
políticas, que van encaminadas a mejorar la situación socioeconómica.
Infraestructura
Edificio
Las instalaciones que ocupa actualmente son de alquiler, miden 125 m2.
Área descubierta
Carece de área descubierta, ya que el espacio es mínimo y ha sido
diseñado para dar albergue a tres oficinas, con servicios sanitarios.
Estado de conservación
La construcción en términos generales es aceptable, aunque con algunas
deficiencias en el trazo en el acondicionamiento de cada oficina, ya que el
espacio es limitado movilizarse.
Condiciones y usos
La DIDEFI-, están en un espacio rentado por lo que el personal debe velar por el
buen uso y cuidado de las mismas. Asimismo, es un espacio reducido, Para
reuniones prestan una sala en el Edificio del Ministerio de Educación.
16
Ambientes y equipamiento (incluye mobiliario, equipo y materiales) salones
específicos
No cuentan con sala de reuniones utilizan las disponibles del Ministerio de
Educación. Para ello, requiere de realizar una solicitud con días de anticipación
para el uso respectivo.
Oficinas
Dirección
Subdirección
módulos de personal
Recepcionista
Cocina
Carecen de cocina por el espacio tan reducido.
Comedor
Carecen de comedor. Utilizan el del Ministerio de Educación. En la hora del
almuerzo salen de la oficina, no les permiten comer adentro.
Servicios sanitarios
Existen dos servicios sanitarios, uno para damas y otro para caballeros.
Biblioteca
Carecen de una biblioteca. Utilizan la del Ministerio de Educación.
Bodega
Por ser una dependencia centralizada DISERSA les proporciona todos los
suministros que necesitan para el desempeño de sus labores.
Gimnasio, salón multiusos
No tiene gimnasio y cuenta con las dos salas del Ministerio de Educación.
17
Salón de proyecciones
Utilizan el salón de proyecciones del Ministerio de Educación, en el edificio
antiguo.
Área de atención al público
La DIDEFI no está dirigida para atender al público general razón por la que no
cuenta con sala de espera.
Proyección social
La DIDEFI, coopera con las dependencias que forman parte del Ministerio
de Educación.
Actividades sociales
La celebración del aniversario del Ministerio de Educación.
Actividades culturales
Actos cívicos el primer lunes de cada mes.
Feria en agosto, en honor a la patrona de la ciudad capital la virgen de la
Asunción.
Actividades académicas
Asisten regularmente a capacitaciones, seminarios o talleres.
Finanzas
Fuentes de financiamiento
El presupuesto que se le asigna anualmente al Ministerio de Educación y de
ahí se hace la distribución a cada dependencia.
Costos
Salarios
18
Los salarios del personal de la institución son cancelados con fondos del
presupuesto del Ministerio de Educación.
Materiales y suministros
Derivado al presupuesto asignado se prioriza en insumos básicos.
Reparaciones y construcciones
Por ser una oficina rentada, no se generan gastos en construcción y las
reparaciones se hacen según lo solicitado en el presupuesto para el año
2016.
Mantenimiento
Como dependencia del Ministerio de Educación este contrata personal para
la limpieza y mantenimiento de las instalaciones.
Servicios generales (electricidad, teléfono, agua)
Gestión que se encuentra a cargo de la Dirección de Adquisiciones y
Contrataciones -DIDECO-.
Control de finanzas
Por ser una dependencia centralizada del Ministerio de Educación, la
función de controlar el presupuesto asignado es la Dirección de
Administración Financiera –DAFI-
Política laboral
Todo el procedimiento para contratación de personal se encuentra cargado
en el Sistema de Gestión de Calidad “Normas ISO 9000”, en la cual se
pueden encontrar los distintos procedimientos y lineamientos para realizar el
trámite correspondiente. Siguiendo la siguiente ruta:
19
“Documentos por proceso
Recursos Humanos
Dotación del Personal renglón 011 o 022”
(MINEDUC, Calidad, Sistema de Gestión de la, 2013)
Administración
Tipos de planes
El Plan Operativo Anual (POA), se elabora en el último cuatrimestre del año en el
cual se contemplan todos los procesos que se realizaran el año siguiente,
estableciendo metas a corto y mediano plazo, según las políticas establecidas por
las autoridades. (Plan Operativo Anual 2016)
Organización
Niveles jerárquicos de organización
Jefe inmediato, el Director DIDEFI, Subdirector, personal administrativo,
coordinadores regionales y gestores de calidad.
Funciones cargo/ nivel
Existe un manual de funciones donde se establecen todas y cada una de las
plazas ocupadas por los empleados y sus funciones de acuerdo al puesto que
ocupan, el cual se encuentra en el sitio infopublica.mineduc.gob.gt.
Coordinación
Informativos internos
Esto se realiza mediante circulares.
Formularios para las comunicaciones escritas
Elaboración de oficios, circulares, memorándum, providencias, entre otras.
20
Tipos de comunicación
Verbal y escrita.
Reuniones técnicas de personal
Únicamente cuando hay necesidad.
Control
Normas de control
Se llevan registros de asistencia y se realizan dos evaluaciones del personal al
año.
Inventario de actividades realizadas
Se actualizan los inventarios físicos de la institución dos veces al año.
Se realiza memoria de labores una vez al año.
Elaboración de expedientes administrativos
Según lo amerite el caso puede dar lugar, determinadas gestiones a formación del
respectivo expediente.
Supervisión
Los mecanismos de supervisión que se emplean dos veces al año en la institución
son a través de evaluaciones de desempeño por parte del Director, elaboradas por
la Dirección de Recursos Humanos –DIREH-.
Manuales de funciones
Para la ejecución de los proceso de la DIDEFI se creó el Manual de Funciones
que contiene la estructura organizacional de La Dirección de Desarrollo y
Fortalecimiento Institucional, sus funciones básicas generales, así como la
organización y funciones básicas de las áreas y unidades administrativas que la
conforman.
21
La estructura organizacional y funciones propuestas, deben constituir en el
soporte organizativo de las diferentes operaciones que se realicen en la gestión
del Ministerio de Educación de Guatemala (MINEDUC).
Asimismo, las funciones señaladas en el Manual; son orientadoras de las tareas
que debe cumplir cada funcionario para el logro de los objetivos señalados en los
diferentes planes y programas de trabajo, dejando a criterio de cada dirección la
desagregación de funciones en unidades de menor jerarquía y la especificación de
tareas de cada funcionario, en el marco de las funciones básicas aquí señaladas y
de acuerdo a las normas de organización y de personal establecidas por las
unidades competentes. (MINEDUC, MANUAL DE FUNCIONES DIDEFI, 2013)
1.4 Lista de Carencias
a) No hay cobertura educativa.
b) No hay calidad educativa.
c) Delincuencia por deserción escolar.
d) No hay oferta de trabajo
e) Falta un lugar adecuado para tener reuniones con el equipo de trabajo.
f) No cuentan con comedor, ni cocina dentro del edificio.
g) El equipo de computación que utilizan es muy lento.
h) No cuentan con los suficientes materiales y suministros para desarrollar sus
actividades.
i) Falta de personal para actualizar o crear documentos para los procesos de
todas las dependencias del Ministerio de Educación
j) No existen actualizaciones en manuales de funciones de las distintas
Dependencias.
La Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional –DIDEFI-,
determinó que la Epesista realice una intervención de apoyo técnico en la
actualización del procedimiento de Monitoreo y Verificación de la Calidad de
la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad –DIGEMOCA-.
22
1.5 Diagnóstico de la Dirección General de Monitoreo y Verificación de
la Calidad –DIGEMOCA-
1.6 Análisis contextual
Aspecto social
Etnia
La población de esta zona es Multiétnica, dado que en la zona 10 conviven
diversos grupos etnolingüísticos.
Instituciones educativas
Los establecimientos que podemos encontrar en la zona 9 tanto públicos como
privados son los siguientes:
“Colegio Excel
Instituto " María Auxiliadora"
Colegio Educativo Americano
Instituto " María Auxiliadora"
Colegio Mixto "Nueva Vida "
Centro Educativo Técnico en computación
Liceo Preuniversitario de Computación” (DIGEACE, 2014)
Feria patronal
El 15 de agosto se celebra a la patrona de la ciudad, la Virgen de la
Asunción. Se ha celebrado desde el siglo xix en el área que ocupa el
Hipódromo del Norte
Idioma
El idioma oficial es el español.
23
Económico
Ocupación de las habitantes
Profesionales en las distintas ramas, maestros, peritos contadores, licenciados,
ingenieros, técnicos, comerciantes, médicos, chef, pilotos, meseros, bar tender,
enfermeras, personal de limpieza, jardineros, entre otros.
Actividad comercial
Esta zona en distinguida por ser una zona de negocios comerciales, clínicas de
especialidades, restaurantes, hoteles, bancos, pastelerías, agencias de viajes,
discotecas entre otros.
Medios de comunicación
Internet
Correo postal
Fax
La zona 9 cuenta con telefonía residencial de las siguientes empresas:
Claro
Tigo
Movistar
En telefonía celular se cuenta con:
Tigo
Claro
Movistar
Transporte
Transmetro
Transurbano
24
Taxi
Moto taxi
Servicio urbano 65, 22,36,37,
Aspecto político
Gobierno local
Cuenta con Alcalde Auxiliar y comité de colonia.
Organización administrativa
Por acuerdo gubernativo del 29 de diciembre de 1922 se suprimieron los
municipios de Ciudad Vieja y Villa de Guadalupe, y los poblados que los formaban
se anexaron como cantones a la jurisdicción municipal de Guatemala. La zona 9 o
cantón Tívoli pertenece a la Delegación 9-3 del Distrito 09, que comprende las
zonas 4, 9 y10 de la Ciudad de Guatemala. Este Distrito se divide en siete
Delegaciones: D 9-1, D 9-2, D 9-3, D 9-4, D 9-5, D 9-6 y D 9-7. Además, cuenta
con la participación de los vecinos que se han organizado en los siguientes
Comités Únicos de Barrio –CUB: Terminal (D-1), Exposición (D-2), Tívoli (D 9-3),
El Roble (D 9-4), Ciudad Vieja (D-5), La Villa (D-6) y Oakland (D-7). (Morales
Barco, 2015)
La Alcaldesa Auxiliar es la señora Priscila de Narciso y los Alguaciles son la
Licenciada Alma Esperanza Ruíz Villatoro de Mirabal (D 9-1), Arquitecto Sergio
Castillo Bonini (D 9-2), el señor Jorge Máximo Miranda Orellana, Licenciada
Guadalupe Gordillo de Casasola (D 9- 4), Arquitecto José Julio Díaz Anleu (D 9-
5), Ingeniero Carlos Proesamer Farrington (D 9-6) y el Licenciado Leonel Galán
Dávila (D 9-7).
La Delegación 3 no tiene representante, solamente cuenta con una Junta de
Seguridad Local integrada por los vecinos de Tívoli, quienes a su vez tienen
reuniones permanentes para tratar el tema de seguridad e incentivar que se
denuncien los delitos cometidos en el sector. Las mismas se llevan a cabo en
25
conjunto con un representante del Ministerio de Gobernación y de la Comisaría
de la Policía Nacional Civil de la zona 4.”
La Alcaldía se encuentra ubicada en la 12 calle y Avenida La Reforma, Subsuelo
del Edificio Reforma Montufar, zona 10. Las Teléfono 2385 8915”. (Morales Barco,
2015)
Organizaciones políticas
“Guatemala cuenta con 29 partidos vigentes actualmente, en la zona 9 están las
sedes de los siguientes:
Gran Alianza Nacional (GANA)
Unión del Cambio Nacional (UCN)
Partido Productividad y Trabajo (PPT)”. (Tribunal Supremo Electoral, 2016)
Organizaciones no gubernamentales
A.I.D. Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID)
B.C.I.E. Banco Centroamericano de Integración Económica
Care Guatemala
Cuerpo de Paz
Flacso Guatemala Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales
I.I.C.A Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura
O.E.A. Organización de los Estados Americanos
Organización Panamericana de la Salud
Programa Moscamed,
Plan Internacional Oficina Regional”.
Filosofía
Grupos religiosos
La población práctica diferentes religiones:
Católicos
Santo Tomás de Aquino (La Inmaculada de Tívoli)
26
Mormones
Testigos de Jehová
Protestantes
Competividad
Existen varias organizaciones internacionales que se realizan tareas similares a
las de DIGEMOCA, tales como USAID, GIZ, Empresarios por la Educación, Plan
Internacional.
Localización
“Al Norte limita con el Parque de La Industria sobre la 8ª calle de la zona 9; al Sur
con el Boulevard “Liberación”; al Este con la 6ª avenida; y al Oeste, está limitado
por la Avenida “La Castellana””. (Guatemala, Cultura de Guatemala, 2015)
Tamaño
“Según un plano de la Ciudad de Guatemala de 1950, el “Cantón de Tívoli” zona 9
tiene una extensión de 2,630,138.91 m2. Sin embargo, con el correr del tiempo, el
crecimiento constante que la ciudad ha experimentado hacia el sur, ha hecho con
que la Comuna a través de procesos de reglamentación y ordenamiento territorial
realice nuevas delimitaciones, lo que ha hecho que el cantón se haya disminuido a
la cuarta parte de su extensión.” (Guatemala, Cultura de Guatemala, 2015)
Clima
La zona 9 goza de un clima subtropical de tierras altas, debido a su elevación
sobre el nivel del mar. El clima generalmente es templado, casi primaveral a lo
largo del año. También tiende a soplar mucho el viento, lo que puede reducir la
sensación térmica. Su temperatura media anual es de 20 °C.
Recursos naturales
Las áreas verdes que se encuentran a sus alrededores.
27
Aspecto histórico
Primeros pobladores
“José María Samayoa su esposa Tomasa Klee de Samayoa y sus hijos Julio,
Rafael, Hortensia y María Samayoa Klee”. (Guatemala, Cultura de Guatemala,
2015)
Lugares de orgullo local
“Cafesa: un restaurante estilo americano ubicado en la 6ª. Av. y 12 calle
de la zona 9, Cantón de Tívoli, fue fundado por Antonio y Amalia de la
Torre, e inaugurado el 9 de diciembre de 1960. En los últimos años se ha
unido a la administración Alejandro de la Torre.
Grupo La Fragua (12 calle 1-, zona 9, barrio de Tívoli), con una visión
futurista, Carlos Paiz Ayala y Graciela Andrade de Paiz iniciaron una
empresa comercial el 4 de mayo de 1928, con una pequeña tienda
ubicada en el centro de la Ciudad de Guatemala, donde se vendía
artículos de cuero y materiales para calzado tras un mostrador. Este local
creció y se convirtió en un negocio de variedades, que con el tiempo
debió trasladarse a otro espacio más amplio. Fue cuando se fundó
Almacenes Paiz, S.A., con la familia Paiz y sus 22 colaboradores como
accionistas.
Plazuela España: adorna una de las principales arterias de la Capital en
la Zona 9, la cual está rodeada por cuatro áreas ajardinadas, a las que se
le suman varios bancos o bancas de descanso, y la Fuente de Carlos III
en el centro de la rotonda, como su principal atracción.
Hasta 1911, los terrenos del Cantón de Tívoli eran considerados un
caserío.
28
En la parte suroccidental de Tívoli, donde hoy está el Parque de La
Industria, había una laguna a donde los muchachos solían llegar a
bañarse y pescar.
La Feria de Jocotenango fue trasladada en 1921 a los campos de Tívoli y
Reforma, pero por protestas de los vecinos retornó a su lugar original.
El Grupo Scout No. 11, que al inicio tenía su sede en la iglesia
Inmaculada del Tívoli, zona 9, después tuvo que trasladarse a las
instalaciones del Instituto Nacional de la Juventud, en la zona 11.
Uno de los primeros edificios destinados al sector comercial fue la Plaza
del Sol.
Que la primera tienda de supermercados Paiz fue abierta en la plaza
España.
Que por ordenamiento territorial, el barrio de Tívoli se redujo en una
cuarta parte.
Funerales Reforma fue la primera empresa en ofrecer servicio en
Guatemala y Centroamérica de carrozas privadas, embalsamamiento,
crematorio y velación en capillas.
Ricardo Arjona dijo en una entrevista que solía ir a Cafesa a inspirarse,
antes de escribir sus canciones.
La gasolinera Plaza España, de la 12 calle, dejó de funcionar el 4 de abril
de 2006.
Foto Arte, hoy Galería Ríos, fue la primera entendida como tal y fundada
por Roberto Ríos en 1945”. (Guatemala, Cultura de Guatemala, 2015)
Monumentos
“El Escritor Miguel de Cervantes Saavedra
Rey Carlos V
Bernal Díaz del Castillo el primer cronista del Reino de Guatemala.
Miguel Ángel Asturias Escritor Guatemalteco
Antonio José Irrisarri
Henry Dunant” (Guatemala, Cultura de Guatemala, 2015)
29
1.7 Análisis institucional
Identidad institucional
Nombre
Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad -DIGEMOCA-.
Ubicación
La Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad – DIGEMOCA- se
encuentra ubicada 6ta. Calle 2-21, zona 9 Edificio Heralso, oficina 301, 302 y 304
en la ciudad de Guatemala, departamento de Guatemala.
Vías de acceso
Cuenta con tres vías de acceso al norte por la Terminal de la zona 4, al este por la
Avenida Castellana y al oeste por Avenida Reforma.
Visión de la institución
“Aspiramos a fortalecer la calidad educativa por medio de un proceso sistemático
y continuado de monitoreo y verificación de la prestación y funcionamiento de los
servicios educativos nacionales”. (MINEDUC, DIGEMOCA, 2014)
Misión de la institución
“Somos la Dirección responsable del Ministerio de Educación, que desarrolla
procesos de Monitoreo y Verificación, que contribuye con el Despacho Superior
del Ministerio, a la toma de decisiones para el mejoramiento de la calidad
educativa en aula a nivel nacional”. (MINEDUC, DIGEMOCA, 2014)
Políticas de la institución
“Las políticas educativas del Consejo Nacional de Educación se plantean para
obtener un Sistema de Calidad con viabilidad política, técnica y financiera estas
son: de calidad; de cobertura; de equidad; de educación bilingüe, multicultural e
intercultural; de modelo de gestión; de fortalecimiento institucional y
30
descentralización; de formación del recurso humano y de aumento de la inversión
educativa. (EDUCACIÓN, 2010)
Las mismas plantean que una orientación realista de las acciones debería
sustentarse en el desarrollo de un esquema integrado, donde el acceso y la
cobertura, así como la calidad estén enmarcados en la equidad y constituyan el
centro de las acciones.
Estas deben sustentarse en acciones de tipo administrativo, la participación
multisectorial, los programas de apoyo y un adecuado financiamiento y
legislación”. (MINEDUC, DIGEMOCA, 2014)
Políticas generales
“Avanzar hacia una educación de calidad.
Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los niños y
niñas de extrema pobreza y de segmentos vulnerables.
Justicia social a través de equidad educativa y permanencia escolar.
Fortalecer la educación bilingüe intercultural.
Implementar un modelo de gestión transparente que responda a las
necesidades de la comunidad educativa”. (MINEDUC, DIGEMOCA, 2014)
Políticas transversales
“Aumento de la Inversión educativa.
Descentralización Educativa.
Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo. (MINEDUC,
Marco Conceptual, 2012)
Metas
“Apoyar a los directores de escuela.
Motivar y fortalecer la participación de padres de familia.
Contar con una administración descentralizada de programas de apoyo.
Implementar el sistema nacional de atención a la infraestructura escolar.
Renovar la formación inicial.
31
Garantizar la profesionalización y actualización del docente en servicio.
Acompañar a los maestros y profesores en la implementación del
Currículum Nacional Base.
Ampliar cobertura de preprimaria especialmente preprimaria bilingüe y nivel
medio.
Implementar el CNB.
Concentrar esfuerzos en los primeros grados de primaria especialmente
rural. Convertir la lectoescritura es una prioridad nacional.
Ejecutar el presupuesto con transparencia, probidad, racionalidad y calidad.
Evaluar y monitorear las actividades para una mejora continua en los
resultados.
Involucrar a la comunidad educativa en la rendición de cuentas.
Asegurar la participación de la comunidad educativa en la verificación de
los compromisos de la escuela a través de la auditoría social” (MINEDUC,
DIGEMOCA, 2014).
Organigrama
(MINEDUC, DIGEMOCA, 2014)
32
Relación con otras instituciones
La DIGEMOCA funciona de forma articulada con otras dependencias del
MINEDUC. Es una dirección de apoyo para realizar monitoreo de
programas, proyectos o procesos a direcciones que lo solicitan y al
despacho. A través de: Diseño del monitoreo o investigación
Elaboración, validación y aplicación de instrumentos de recolección
Digitalización y procesamiento de los resultados
Conformación de bases de datos
Análisis de los resultados
Elaboración de informes
Entrega al despacho o a las direcciones solicitantes
Desarrollo histórico Historia de la institución
“La Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad -DIGEMOCA- es
la dependencia del Ministerio de Educación encargada de Verificar la Calidad en el
proceso educativo de manera sistemática y permanente.
Por Acuerdo Gubernativo Número 225-2008 del Ministerio de Educación donde se
proponen mejoras a la estructura orgánica de la institución se emite el Reglamento
Orgánico Interno del Ministerio de Educación, y en el Titulo II, Capítulo V
FUNCIONES DE CONTROL INTERNO, Artículo 16, se menciona la Dirección de
Monitoreo y Verificación de la Calidad (DIGEMOCA), que indica que esta
Dirección es la dependencia del Ministerio de Educación encargada de verificar, la
calidad en el proceso educativo de manera sistemática y permanente”. (MINEDUC,
Dependencias del MINEDUC, 2008)
Fundadores u organizadores
La Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad fue creada por el
Ministerio de Educación por medio del Acuerdo Gubernativo Número 225-2008.
33
Los usuarios
Dependencias del Ministerio de Educación
Entidades ajenas al Ministerio de Educación
Establecimientos a Nivel Nacional
Situación socioeconómica
El sistema de Educación es de Calidad, efectivo, incluyente, respetuoso de
la diversidad del país y que coadyuve al fortalecimiento de la formación de
la ciudadanía guatemalteca, el uso efectivo de los recursos públicos y la
rendición de cuentas a la sociedad, son fundamentales para el logro de las
políticas que van encaminadas a mejorar la situación socioeconómica.
Infraestructura
Edificio
Las instalaciones que ocupa actualmente son de alquiler miden 155 M2.
Estado de conservación
La construcción en términos generales es aceptable, amplia y moderna.
Condiciones y usos
Condiciones: La Dirección General de Monitoreo y Verificación de la
Calidad –DIGEMOCA-, están en un espacio rentado por lo que el personal
debe velar por el buen uso y cuidado de las mismas.
Ambientes y equipamiento (incluye mobiliario, equipo y materiales)
Salones específicos
Cuentan con dos salas de reuniones.
34
Oficinas
Dirección
Subdirección Técnica
Subdirección Administrativa
Cocina
Cuentan con microondas en cada una de las oficinas, al igual que
lavatrastos.
Comedor
El comedor no tiene la capacidad para todo el personal por lo que se distribuyen
en dos horarios.
Servicios sanitarios
Existen dos servicios sanitarios en cada una de las oficinas uno para damas y uno
para caballeros.
Biblioteca
Carecen de una biblioteca utilizan la del Ministerio de Educación.
Bodega
Cuenta con tres bodegas dos para guardar todo lo de inventarios y una para lo
que corresponde al Almacén.
Gimnasio, salón multiusos
No tiene gimnasio y cuenta con una sala de reuniones en la oficina 301 y una en
la 302.
Salón de proyecciones
Utilizan la sala de reuniones de la oficina 302 para proyecciones.
35
Proyección social
La DIGEMOCA ha participado en campañas tales como Vivir sin Drogas.
Finanzas
Fuentes de financiamiento
Al Ministerio de Educación se le asigna un presupuesto anual del cual se realiza
la distribución a cada dependencia. El presupuesto de los cuatro últimos años
asignado a la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad es el
siguiente:
2013 Q.30,042,298.00
2014 Q.19,799,993.00
2015 Q.19,266,675.00
2016 Q.18,160,837.00
Costos
Salarios
Los Salarios del personal de la Institución son cancelados con fondos del
presupuesto del Ministerio de Educación.
Materiales y suministros
Derivado al presupuesto asignado se prioriza en insumos básicos.
Reparaciones y construcciones
Se realizan reparaciones cada tres o cuatro años si se puede invertir parte de
presupuesto.
Mantenimiento
El edificio cuenta con personal para realizar el mantenimiento del mismo.
36
Servicios generales (electricidad, teléfono, agua)
Los servicios de telefonía y electricidad son pagados mensualmente. El servicio
de agua es costeado por el arrendador.
Control de finanzas
Estado de cuentas
El coordinador Financiero es el encargado de realizar estos procesos.
Disponibilidad de fondos
Se dispone del presupuesto anual de la Dirección, otorgado por el Ministerio de
Educación, el cual es insuficiente para cubrir sus necesidades.
Auditoria interna y externa
Si se llevan a cabo auditorías externas, efectuada por la contraloría de cuentas e
internas efectuadas por la Dirección de Auditoria Interna-DIDAI-.
Manejo de libros autorizados por la Contraloría General de Cuentas
Libro de viáticos, libro de entrega de cupones de combustible, libro de inventario,
hojas móviles, formularios de almacén, formularios de caja chica y caja fiscal.
Otros controles
Correspondencia, archivo digital financiero y archivo físico.
Donaciones, otros
Consultorías por parte de ONG’S, 2 vehículos donados por la Cooperación
Alemana, mobiliario.
Política laboral
Todo el procedimiento para contratación de personal se encuentra cargado
en el Sistema de Gestión de la Calidad “Normas ISO 9000”, en la cual se
37
pueden encontrar los distintos procedimientos y lineamientos para realizar el
trámite correspondiente. Siguiendo la siguiente ruta:
“Documentos por proceso
Recursos Humanos
Dotación del Personal Renglón 011 o 022”
(MINEDUC, Calidad, Sistema de Gestión de la, 2013).
Administración
Planeamiento
Plan Operativo Anual (POA), se elabora anualmente un plan operativo que aunque
no contempla cada una de las acciones cuenta con metas a corto y mediano
plazo, según las políticas establecidas por las autoridades. Plan estratégico anual,
este va sufriendo cambios debido a los procesos en los que tenga participación la
DIGEMOCA.
Organización
Niveles jerárquicos de organización
Jefe inmediato, el Director DIGEMOCA, Subdirectores, personal administrativo,
personal técnico, personal de campo,
Funciones cargo/ nivel
Existe un manual de funciones donde se establecen todas y cada una de las
plazas ocupadas por los empleados y sus funciones de acuerdo al puesto que
ocupan.
Coordinación
Informativos internos
La comunicación interna se realiza mediante boletines informativos, por correo
electrónico y por reuniones.
38
Formularios para las comunicaciones escritas
La comunicación entre dependencias se realiza por medio de Memorándum,
oficios y circulares.
Tipos de comunicación
Verbal y escrita.
Reuniones técnicas de personal
Las reuniones de equipo se realizan según lo amerite el proceso que se esté
desarrollando.
Control
Normas de control
Se llevan registros de asistencia y se realizan dos evaluaciones del personal al
año.
Inventario de actividades realizadas
Se envía a la Asistente de la Dirección un informe semanal de las actividades,
para que ella se encargue de trasladarlo al Vice despacho de Calidad.
Se realiza memoria de labores una vez al año.
Elaboración de expedientes administrativos
Se tiene una normativa interna la cual se debe respetar para evitar llamadas de
atención por medio de actas las cuales se adjuntan al expediente del empleado.
Supervisión
La Dirección de Recursos Humanos DIREH, crea evaluaciones de desempeño,
para que el director de cada una de las dependencias pueda calificar a cada uno
de los miembros de su equipo, dos veces en el año.
39
Manuales de funciones
Para la ejecución de los procesos de la DIGEMOCA se creó el Manual de
Funciones que contiene la estructura organizacional de La Dirección General de
Monitoreo y Verificación de la Calidad, sus funciones básicas generales, así como
la organización y funciones básicas de las áreas y unidades administrativas que la
conforman.
La estructura organizacional y funciones propuestas, deben constituir en el
soporte organizativo de las diferentes operaciones que se realicen en la gestión
del Ministerio de Educación de Guatemala (MINEDUC).
Asimismo, las funciones señaladas en el Manual; son orientadoras de las tareas
que debe cumplir cada funcionario para el logro de los objetivos señalados en los
diferentes planes y programas de trabajo, dejando a criterio de cada dirección la
desagregación de funciones en unidades de menor jerarquía y la especificación de
tareas de cada funcionario, en el marco de las funciones básicas aquí señaladas y
de acuerdo a las normas de organización y de personal establecidas por las
unidades competentes. (MINEDUC, DIDEFI_DIGEMOCA_INCISO1D_2012_VERSION1.pdf ,
2010)
El proceso de investigación
La DIGEMOCA, se dedica a monitorear para poder recabar
información de los diferentes niveles educativos, en los que se incluyen
docentes, directores, CTA, padres de familia, alumnos. Esta información
sirve para la toma de decisiones de las autoridades superiores, por lo que
no hay divulgación de la misma. Para realizar el monitoreo se tiene un
procedimiento en el Sistema de Gestión de Calidad, cargado en las normas
ISO 9000, el cual esta desactualizado.
40
1.8 Lista de Carencias
No hay cobertura educativa
No hay calidad educativa
Delincuencia por deserción escolar
Falta de presupuesto para materiales y suministros
No hay buen ambiente laboral
No existe una distribución de personal equitativa en los departamentos
Falta de capacitación al personal técnico y administrativo
Procedimientos desactualizados
No siguen los lineamientos para solicitar procesos
No esta actualizado el formulario para solicitud de procesos
Riesgo de error en la información recabada en campo
No hay control de procesos a ejecutar
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1.9 La problematización
Carencias Problemas
No hay cobertura educativa. ¿Qué hacer para tener cobertura educativa?
No hay calidad educativa.
¿Cómo podemos tener calidad educativa?
Delincuencia por deserción escolar.
¿Qué programas se pueden implementar para evitar la deserción escolar?
Falta de presupuesto para materiales y suministros.
¿Cómo ampliar el presupuesto asignado al Ministerio de Educación?
No hay buen ambiente laboral.
¿Cómo crear un ambiente laboral de armonía?
No existe una distribución de personal equitativa en los departamentos.
¿De qué manera se puede distribuir de forma equitativa el personal a nivel nacional?
Falta de capacitación al personal técnico y administrativo.
¿Dónde gestionar capacitaciones para el personal técnico y administrativo?
Procedimientos desactualizados.
¿Cómo superar la desactualización del procedimiento de monitoreo y verificación de la calidad Educativa en la DIGEMOCA durante los últimos 3 años? ¿Cómo se pueden actualizar los procedimientos? ¿Falta de implementación de procedimientos actualizados?
No siguen los lineamientos para solicitar procesos.
¿Cómo capacitar a los usuarios sobre lineamientos para solicitud de procesos?
No esta actualizado el formulario para solicitud de procesos.
¿De qué manera se podrían actualizar los documentos necesarios para desarrollar un proceso?
Riesgo de error en la información recabada en campo.
¿Qué mecanismo se puede utilizar para recopilar información confiable?
No hay control de procesos a ejecutar. ¿Cómo crear conciencia laboral para ejecutar procesos de calidad?
42
1.10 Hipótesis-Acción
Problema (Pregunta) Hipótesis
¿Qué hacer para tener cobertura educativa?
Si se gestiona apoyo a los docentes a Nivel Nacional, entonces se ampliara la cobertura educativa.
¿Cómo podemos tener calidad educativa?
Si se adecuan las herramientas educativas a la realidad del país, entonces se podrá brindar una educación de calidad.
¿Qué programas se pueden implementar para evitar la deserción escolar?
Si se crean programas motivacionales para los estudiantes, entonces se evitará la deserción escolar.
¿De qué manera se podría gestionar financiamiento para realizar una ampliación en las instalaciones del Ministerio de Educación?
Si se gestiona un incremento en el presupuesto anual, entonces se podrá realizar una ampliación en las instalaciones del Ministerio de Educación.
¿De qué manera se puede motivar al personal para que realicen un trabajo eficiente?
Si se crean estrategias de reconocimiento laboral, entonces se podrá motivar al personal docente.
¿Cómo ampliar el presupuesto asignado al Ministerio de Educación?
Si se gestiona apoyo de entidades internacionales, entonces se podrá invertir más en educación.
¿Cómo crear un ambiente laboral de armonía?
Si se realizan talleres motivacionales, entonces el personal trabajará en equipo
¿De qué manera se puede distribuir de forma equitativa el personal a nivel nacional?
Si se establece el número de centros educativos en cada uno de los departamentos, entonces el personal podrá visitarlos.
¿Dónde gestionar capacitaciones para el personal técnico y administrativo?
Si se gestiona con entidades gubernamentales y no gubernamentales, entonces se apoyara al personal para mejorar en sus funciones.
¿Cómo superar la desactualización del procedimiento de monitoreo y verificación de la calidad Educativa en la DIGEMOCA durante los últimos 3 años?
Si se implementa la actualización en el procedimiento de Monitoreo y Verificación de la DIGEMOCA, entonces se alcanzarán las metas establecidas como dependencia del Ministerio de Educación.
¿Cómo capacitar a los usuarios sobre lineamientos para solicitud de procedimientos?
Si se crea una plataforma que sea accesible a los usuarios, entonces se les facilitará conocer los procedimientos.
¿De qué manera se podrían actualizar los documentos necesarios para desarrollar un proceso?
Si se recaba toda la información necesaria para poder crear documentos que faciliten el desarrollo del proceso a
43
los usuarios, entonces los usuarios tendrán información de manera oportuna.
¿Qué mecanismo se puede utilizar para recopilar información confiable?
Si se genera un software adecuado al dispositivo que se quiera utilizar, entonces los usuarios podrán ingresar información puntual.
¿Cómo crear conciencia laboral para ejecutar procesos de calidad?
Si se capacita al personal sobre la importancia de su trabajo, entonces se creara conciencia laboral.
1.11 Problema
¿Cómo superar la desactualización del procedimiento de monitoreo y verificación
de la calidad Educativa en la DIGEMOCA durante los últimos 3 años?
Hipótesis acción
Si se implementa la actualización en el procedimiento de Monitoreo y Verificación
de la DIGEMOCA, entonces se alcanzarán las metas establecidas como
dependencia del Ministerio de Educación.
44
Capítulo II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1 El proceso administrativo
Las diversas funciones del administrador, como planeación, organización,
integración de personal, dirección y control, en conjunto conforman el proceso
administrativo. El trabajo del jefe –persona que dirige- es asegurarse de que su
equipo de trabajo comprenda cuales son los objetivos y los métodos para poder
alcanzarlos. (Chiavenato, Koontz, Reyes Ponce, 2012)
Según Chiavenato en libro Gestión del talento humano, tercera edición, menciona
que “el jefe, director o gerente desempeña cuatro funciones administrativas que
constituyen el proceso administrativo: planear, organizar, dirigir, controlar y
ejecutar sin embargo, hace énfasis en que requiere de realizarlo en equipo por
medio de integrar, socializar diseñar, comunicar, ofrecer óptimas condiciones
laborales es entre otras para el logro de las metas y objetivos”. (Chiavenato, 2010:3)
2.2 Etapas del proceso administrativo según autores clásicos y neoclásicos
Ilustración 1 Etapas del proceso administrativo
Fuente: Elaboración propia, según Chiavenato, Koontz, Reyes Ponce, 2012.
45
De acuerdo a la ilustración 1. Etapas del proceso administrativo propuestos por
distintos autores se concluye que la planeación, la organización y el control son
básicos para el buen funcionamiento de la entidad.
A. Planeación
"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización” (Reyes Ponce Agustín, 2004, p.27).
“La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se
define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y
programas" (Fernández Arenas José Antonio, 1991).
Los planes conllevan a tener el rumbo a seguir en la dependencia para lograr las
metas establecidas, por medio de la organización de las actividades establecidas,
tomando en cuenta las acciones realizadas para erradicar errores y establecer
mejoras que fortalezcan y agilicen los procesos que se realizan.
Funciones de la planeación
Según Heinz Weihrich y Marck Cannice (1998) la planeación es la base de todas
las funciones gerenciales y consisten en:
1. Misiones o propósitos: Esta identifica la función principal de la
dependencia, todo tipo de operación organizada tiene que ser coherente.
2. Objetivos o metas: Son los que sirven para llegar al final de las acciones.
Ilustración 2 Fin de la administración por objetivos
Fuente: Elaboración propia, según Heinz Weihrich y Marck Cannice, 1998.
46
3. Políticas: Son políticas o declaraciones que definen un área en la cual se
tengan que tomar decisiones y estas tienen que ser consistentes con el
objetivo y contribuir con un logro. Las políticas ayudan a resolver
problemas, a poder delegar autoridad a los subordinados sin que se pierda
el control.
4. Estrategias: Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una
entidad, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los
recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
5. Procedimientos: Son planes para soportar actividades futuras,
lineamientos para actuar, detalles de cómo realizar las actividades.
6. Reglas: Establecen las acciones en las que no se permite la discreción.
7. Programas: Complejos de metas, políticas, procedimientos, reglas,
asignaciones de tareas, pasos a seguir y otros elementos necesarios para
realizar un curso de acción determinado.
B. Organización
"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones,
autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre
dichas unidades debe existir." (Sixto Eugenio, 1997).
"Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que
integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento
posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los
fines que la propia empresa persigue" (Guzmán Issac, 1997).
C. Coordinación
Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para
realizar eficazmente una actividad designada. Durante las etapas de la
organización es forzoso equilibrar las funciones planteadas en la empresa para
que los resultados con las funciones se desarrollen con facilidad. Se tomará como
ejemplo a la organización de un equipo de fútbol, no serviría para nada tener a
expertos jugadores (cada uno dominando su área), si no existe una sincronización,
47
armonía, comunicación y coordinación al momento del partido, las funciones que
realizarían serían inútiles, cada uno por su lado sin concretar algo. La eficacia en
cualquier organización, siempre estará en relación directa con la coordinación que
se obtiene a través de líneas de comunicación. La función que tiene la
coordinación es lograr la combinación y unidad de esfuerzos que existen en un
grupo social. (Grajales Lara, M., N., H., & Castillo Arriaga. 2002).
D. Dirección
“La dirección consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para
alcanzar las metas de la organización. (Burt Sacanlan, 1997).
Dirección consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo
de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la
motivación y supervisión”. (Lerner Joel y Baker, 1997).
E. Ejecución
Melinkoff Ramón en el libro Principios de la Administración del año de 1979, dice
que para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de
planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien
y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la
tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en
acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a
mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la
compensación a esto se le llama ejecución.
F. Control
Control “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa”, Robbins,
1996, p.654.
“El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades
reales se ajusten a las actividades proyectadas” Stoner, 1996, p.610.
48
El control “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado,
a las órdenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de
señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su
repetición”, Melinkoff, 1990, p.62.
El de Procedimiento de Monitoreo y Verificación de la Calidad Educativa de la
DIGEMOCA, encaja dentro de la fase de control ya que sus procesos permiten
garantizar él logra de las metas propuestas como dependencia del Ministerio de
Educación.
2.3 Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad
La Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad –DIGEMOCA- es
la dependencia del Ministerio de Educación encargada de Verificar la Calidad en el
proceso educativo de manera sistemática y permanente.
Su base legar es el Acuerdo Gubernativo Número 225-2008 del Ministerio de
Educación donde se proponen mejoras a la estructura orgánica de la institución se
emite el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Educación, y en el Titulo II,
Capítulo V FUNCIONES DE CONTROL INTERNO, Artículo 16, se menciona la
Dirección de Monitoreo y Verificación de la Calidad (DIGEMOCA). Según el
Acuerdo Ministerial No. 730-2010 del 03 de mayo de 2010 “Reglamento Interno de
la Dirección de Monitoreo y Verificación de la Calidad (DIGEMOCA), indica que
para que la DIGEMOCA, funcione de una manera ordena se requiere la
actualización de su proceso de monitoreo y verificación para cumplir con las metas
y los objetivos como dependencia del Ministerio de Educación.
2.4 Monitoreo
“Es un proceso continuo que acompaña y forma parte de la praxis profesional
donde tiene lugar la observación, la retroalimentación, el debate y el análisis
crítico-reflexivo y creativo sobre el desempeño del docente en el salón de clases y
su repercusión en el aprendizaje de sus educandos, así como en la formación y
desarrollo de competencias profesionales que tributan a una práctica eficiente”,
(Guach Julia y Peña Rosa, 1998).
49
“El monitoreo es considerado como un sistema de observación de condiciones o
función en relación las expectativas de los resultados cualitativos y cuantitativos
educacionales que se esperan”
Ilustración 3 Monitoreo
Fuente: Elaboración propia, según Guach Julia y Peña Rosa, 1998
2.5 Monitoreo de los indicadores para la toma de decisiones
Según DIGEMOCA, cada indicador debe ser monitoreado de forma periódica
dependiendo del número de momentos que se ejecuten durante el año. Esto se
debe definir previamente en la etapa de planificación anual. Sin embargo es
importante mencionar que más allá del número ejecutado de momentos de
monitoreo, lo imprescindible es contar con el análisis sistemático de la información
para la toma de decisiones. Ello requiere que exista un Comité conformado por el
Ministro(a), Viceministros y Directores para que sean los encargados de revisar la
información periódicamente y realizar ajustes, siguiendo un protocolo que regule
sus funciones, sus componentes y la periodicidad de las reuniones, para cumplir
con el ciclo del monitoreo.
50
Ilustración 4 Ciclo del monitoreo educativo
Fuente: Elaborado por DIGEMOCA
2.6 Verificación
Verificación es un procedimiento que permite establecer la validez o la falsedad de
cualquier proceso.
Verificación es un seguimiento que se da a una tarea realizada de monitoreo con
antelación.
2.7 Procedimiento según las normas ISO 9000
Según las normas ISO el Procedimiento es una forma específica para llevar a
cabo una actividad o un proceso. Cuando se tiene un proceso que tiene que
ocurrir en una forma específica, y se especifica cómo sucede, usted tiene un
procedimiento. Un ejemplo de procedimiento puede ser un proceso de revisión de
un contrato que puede que haya establecido con uno de sus clientes para dar la
orden de compra, existe un conjunto definido de medias para revisar, aprobar y
aceptar dicha orden, además la orden se registra y se distribuye de cierta forma en
sus trabajadores. Es muy importante tener en cuenta que no todos los procesos
necesitan contar con un procedimiento. Si cuenta con un proceso con que el que
sólo se compra producto de un proveedor autoriza, pero no tiene una forma
definida para agrega un proveedor a dicha lista, entonces tiene un proceso pero
no un procedimiento. En el desarrollo de software que no tenga una forma correcta
Toma de decisiones
Ejecución de acciones
Recopilación de
información en campo
Reporte de la
información
Análisis de la informacón
51
de insertar un código, y los desarrolladores de software escriban el código de una
forma diferentes cada vez no están siguiente un procedimiento.
2.8 Proceso según las normas ISO 9000
Según la norma ISO 9000:2005 un proceso es “un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de
entrada en resultados”.
El hecho de considerar las actividades agrupadas entre sí constituyendo procesos,
permite a una organización centrar su atención sobre “áreas de resultados” (ya
que los procesos deben obtener resultados) que son importantes conocer y
analizar para el control del conjunto de actividades y para conducir a la
organización hacia la obtención de los resultados deseados.
Este enfoque conduce a una organización hacia una serie de actuaciones tales
como:
Definir de manera sistemática las actividades que componen el proceso.
Identificar la interrelación con otros procesos.
Definir las responsabilidades respecto al proceso.
Analizar y medir los resultados de la capacidad y eficacia del proceso.
Centrarse en los recursos y métodos que permiten la mejora del proceso.
Con esta definición, se puede deducir que el enfoque basado en procesos enfatiza
cómo los resultados que se desean obtener se pueden alcanzar de manera más
eficiente si se consideran las actividades agrupadas entre sí, considerando, a su
vez, que dichas actividades deben permitir una transformación de unas entradas
en salidas y que en dicha transformación se debe aportar valor, al tiempo que se
ejerce un control sobre el conjunto de actividades.
52
Ilustración 2 Modelo de procesos
Fuente: Modelo de Procesos ISO 9001
Este gráfico ilustra el sistema de gestión de calidad basado en procesos descrito
en la familia de normas ISO 9000. Esta ilustración muestra que las partes
interesadas juegan un papel significativo para proporcionar elementos de entrada
a la organización.
El seguimiento de la satisfacción de las partes interesadas requiere la evaluación
de la información relativa a su percepción respecto del grado de cumplimiento de
sus necesidades y expectativas.
La ilustración No. 2, no refleja los procesos de una forma detallada, aunque
permite distinguir cuatro grupos de procesos.
1) Responsabilidad de la dirección
a) Compromiso de la dirección
b) Enfoque al cliente
c) Política de calidad
d) Planificación
e) Responsabilidad, autoridad y comunicación
f) Revisión de la dirección
53
2) Gestión de los recursos
a) Recursos humanos
b) Infraestructura
c) Ambiente de trabajo
3) Realización del producto
a) Planificación de la realización del producto
b) Procesos relacionados con el cliente
c) Diseño y desarrollo
d) Compras
e) Producción y prestación del servicio
f) Control de los dispositivos de seguimiento y medición
4) Medición, análisis y mejora
a) Seguimiento y medición
b) Control del producto no conforme
c) Análisis de datos
d) Mejora
CICLO DE MEJORA CONTINUA DEL PROCESO
54
Mejora continua de procesos
Dentro del contexto del enfoque basado en procesos es aplicable a cada uno de
los procesos que desarrolla una organización el CICLO DE MEJORA CONTINUA,
el cual es un ciclo que está en pleno movimiento y ligado a la planificación,
implementación, control y mejora continua, tanto para los productos como para los
procesos del sistema de gestión de la calidad.
Este ciclo cuenta con las siguientes etapas:
Planificación
– Involucrar a la gente correcta
– Recopilar los datos disponibles
– Comprender las necesidades de los clientes
– Estudiar exhaustivamente el/los procesos involucrados
– ¿Es el proceso capaz de cumplir las necesidades?
– Desarrollar el plan/entrenar al personal
Desarrollo
– Implementar la mejora/verificar las causas de los problemas
– Recopilar los datos apropiados
Verificación
– Analizar y desplegar los datos
– ¿Se han alcanzado los resultados deseados?
– Comprender y documentar las diferencias
– Revisar los problemas y errores
– ¿Qué se aprendió?
– ¿Qué queda aún por resolver?
Acción
– Incorporar la mejora al proceso
55
– Comunicar la mejora a todos los integrantes de la empresa
– Identificar nuevos proyectos/problemas
MAPA DE PROCESOS
Mapa de procesos
El primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos en una
organización, en el ámbito de un sistema de gestión, es
precisamente reflexionar sobre cuáles son los procesos que deben configurar el
sistema, es decir, qué procesos deben aparecer en la estructura de procesos del
sistema.
Dentro de estos procesos encaja el MON-PRO de Monitoreo y Verificación de la
calidad educativa. El cual está cargado en las Normas ISO 9000, en procesos de
apoyo.
2.9 Diferencia entre proceso y procedimiento
Según se indica el Sistema de Gestión de Calidad normas ISO 9000, la diferencia
que existe en el proceso y el procedimiento en el siguiente: el proceso es el
conjunto de actividades mutuamente relacionadas las cuales siempre dan un
resultado y el procedimiento es la forma en la que específica como realizar las
actividades.
56
2.10 Sistemas de Gestión de la Calidad en el Mundo y en Guatemala
Como se ha visto en los números anteriores de esta Revista, el mundo ha
evolucionado enormemente en un tiempo relativamente corto, debiéndose a dos
grandes situaciones: La siempre cambiante necesidad del cliente y la globalización
de toda clase de productos y servicios. Como veíamos en nuestras ediciones
pasadas, este progreso se ha marcado mucho gracias al nacimiento y expansión
de las grandes escuelas de "Administración de la Calidad", promoviendo cada vez
más la producción de bienes y servicios, basados en normas específicas para
estandarizar y armonizar tanto la producción, como el uso de dichos productos y
servicios. Veamos un poco más a fondo estas Escuelas y sus aportes a los
Sistemas de Gestión de la Calidad.
Los sistemas japoneses de Calidad tuvieron un enorme “Boom” durante los años
60, 70 y 80. Gran parte de su éxito se debe al involucramiento masivo de todo el
país en la gestión de la Calidad. La Escuela Japonesa se especializó en varias
herramientas de control estadístico, sin embargo, usaron también herramientas
sencillas para el tratamiento y control de problemas de calidad, teniendo una gran
aceptación, en particular las herramientas denominadas como: 5s, Diagrama de
Causa y Efecto y los Sistemas Poka Yoke. Gran parte de su escuela es practicada
a nivel mundial al día de hoy.
57
La Escuela Europea de la Calidad es considerada por expertos a nivel mundial
como la más fuerte e integrada en cuanto a Sistemas de Gestión, puesto que no
solamente respondió bien ante la fuerte competencia japonesa, sino que fue más
allá al imponer una serie de nuevos modelos de Gestión que elevaron
definitivamente el estándar de Calidad en productos y servicios.
Hoy en día, las Normas que tienen mayor fortaleza y aceptación mundial son las
Normas ISO, OHSAS, PAS99, entre otras. Y no hace más de 20 años que vienen
desarrollando fuertemente Sistemas de Gestión orientados a la Sociedad como lo
son los Modelos de Excelencia EFQM (Privado) y CAF (Público), administrados
por la Fundación Europea para la Administración de la Calidad (European
Fundation for Quality Management ), actualmente el 95% de países europeos
aplican esta clase de sistemas.
La escuela Americana, a diferencia de la escuela europea y japonesa se
especializó en la aplicación de Sistemas de Calidad basados en Premios a la
Excelencia. Tomando para su creación el ejemplo del Sistema Nipón que
reconoce a las mejores prácticas institucionales por medio del Premio Nacional a
la Calidad Edwards Deming administrado por la JUSE (Japan Union Of Scientific
and Engineers).
Este reconocimiento fue nombrado Malcolm Balridge, en honor al mismo Malcolm
Balridge que fungió como Secretario de Comercio desde 1981 hasta su
fallecimiento en 1987. Dado que sus aportaciones a la Calidad fueron enormes y
que aseguraron por lo menos el mantenimiento del sistema de calidad americano,
durante los años de la competencia global japonesa y europea durante los años
90.
58
Hoy por hoy , tanto instituciones públicas como privadas de Estados Unidos
pueden participar en dicha competencia nacional y los empiezan a ser híbridos en
su forma de administración de la Calidad tomando como base las Normas
específicas europeas y los sistemas japoneses de producción, sumando los
premios por la excelencia alcanzada).
En Guatemala siempre se ha tenido la capacidad para hacer las cosas bien, sin
embargo, dados algunos inconvenientes a nivel técnico, no se ha podido dar
fortaleza formal a la integración de sistemas bajo un mismo ente rector
(COGUANOR y la OGA) lo cual se espera pueda darse en los próximos años dada
la necesidad de contar con entes especializados que permitan llevar la
normalización a niveles más populares y operativos en la nación.
Aun así, varias organizaciones e instituciones públicas bajo una visión y liderazgo
bien definidas han ido poco a poco acercándose a estos modelos mundiales de
Calidad y Excelencia.
Se tiene cuenta que los primeros sistemas de Gestión de la Calidad en Guatemala
datan de los años 90 cuando se adquiere la primera versión de la Norma ISO
9001:1994, la cual era primordialmente orientada hacia empresas e instituciones
con enfoque productivo, posteriormente la versión 2000 de la misma genera un
marco más amplio de operaciones haciéndolas más generales, luego la versión
2008 de esta Norma supuso un cambio radical en cuanto a enfoques, ya que se
orientó tanto a la producción como prestación de servicios, buscando como
primera instancia LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO.
59
Normas ISO 9000 contribuyen con normas estandarizas para regular los procesos
del país, entre ellas las del sector público específicamente las del Ministerio de
Educación.
60
Capítulo III
PLAN DE ACCIÓN
3.1 Problema
¿Cómo superar la desactualización del procedimiento de monitoreo y verificación
de la calidad Educativa en la DIGEMOCA durante los últimos 3 años?
3.2 Título
Actualización del procedimiento de Monitoreo y Verificación de la Calidad
Educativa de la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad
-DIGEMOCA- Ministerio de Educación, Guatemala.
3.3 Hipótesis-acción
Si se implementa la actualización en el procedimiento de Monitoreo y Verificación
de la DIGEMOCA, entonces se alcanzarán las metas establecidas como
dependencia del Ministerio de Educación.
3.4 Ubicación
La Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad - DIGEMOCA-
ubicada 6ta. Calle 2-21, zona 9 Edificio Heralso, oficina 301, 302 y 304 en la
ciudad de Guatemala, departamento de Guatemala.
3.5 Justificación
Como resultado del diagnóstico realizado en la Dirección de Desarrollo y
Fortalecimiento – DIDEFI -, se detectó que las dependencias del Ministerio
de Educación, tienen desactualizado algunos de sus manuales y procedimientos
específicamente la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad –
Digemoca -, el procedimiento de la misma no se ha actualizado porque requiere
normar procesos anuales que respondan al Plan Operativo Anual (POA) y así
ajustarse a las necesidades. Entonces, realizar la actualización permitirá a la
Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad lograr sus metas con
pertinencia y proveer mejoras a la calidad educativa proporcionando a las
61
autoridades del Ministerio de Educación, información oportuna para la toma de
decisiones. Por ello se realizara la actualización del procedimiento de
Monitoreo y Verificación de la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la
Calidad – DIGEMOCA -.
3.6 Objetivos
Generales
Contribuir con la mejora continua de los procesos de Monitoreo y Verificación de
la Calidad de la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la
Calidad -DIGEMOCA-.
Específicos
a. Realizar la actualización del procedimiento de Monitoreo y Verificación
de la DIGEMOCA cargado en el Sistema de Gestión de Calidad del
Ministerio de Educación de las Normas ISO 9000.
b. Crear un instructivo, como parte del procedimiento para solicitar el
apoyo en evaluaciones realizadas por DIGEDUCA.
a. Crear un instructivo, como parte del procedimiento para solicitar el
apoyo de –DIGEMOCA-. por otras direcciones del Ministerio de
Educación o entidades no gubernamentales.
c. Realizar la actualización del Formulario de Solicitud de Monitoreo,
Verificación y Evaluación de la DIGEMOCA.
d. Realizar la actualización del Formulario de Constancia de Visitas de
Monitoreo de la DIGEMOCA.
3.7 Metas
a. 1 Procedimiento de Monitoreo y Verificación.
b. 1 Instructivo de Evaluaciones con la Dirección General de Evaluación e
Investigación –DIGEDUCA -.
c. 1 Instructivo del procedimiento para solicitar el apoyo de –DIGEMOCA-.
por otras direcciones del Ministerio de Educación o entidades externas.
62
d. 1 Formulario de solicitud de Monitoreo, Verificación y Evaluación.
e. 1 Formulario de Constancia de Visitas de Monitoreo de la –DIGEMOCA-.
3.8 Beneficiarios
Directos: Personal de campo de la Dirección General de Monitoreo y Verificación
de la Calidad-DIGEMOCA-. 135 colaborares.
Indirectos: Vice despachos, Dependencias sustantivas, Instituciones no
gubernamental.
3.9 Actividades
b. Redactar un borrador para la actualización del procedimiento de
Monitoreo y Verificación de la DIGEMOCA.
c. Redactar el contenido del instructivo para solicitar el apoyo en
evaluaciones realizadas por DIGEDUCA.
d. Redactar el contenido del Instructivo para solicitar el apoyo de –
DIGEMOCA-. por otras direcciones del Ministerio de Educación o
entidades no gubernamentales.
e. Elaborar el Formulario de Solicitud de Monitoreo, Verificación y
Evaluación de la DIGEMOCA.
f. Elaborar Formulario de Constancia de Visitas de Monitoreo de la
DIGEMOCA.
3.10 Técnicas metodológicas
Trabajo en equipo con miembros de la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento
Institucional DIDEFI y de la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la
Calidad DIGEMOCA. Utilización de la Subdirectora de la Dirección de Desarrollo
y Fortalecimiento Institucional DIDEFI.
3.11 Tiempo de realización
63
Se empezó a trabajar en la actualización del Procedimiento de Monitoreo,
Verificación el día 02 de junio del presente año. Se realizó según cronograma
adjunto.
3.12 Responsables
a. Epesista responsable del proceso
b. Personal técnico y personal de campo -DIGEMOCA-.
c. Licda. Luz Mariela Rodas -DIDEFI-.
d. Director de la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional
-DIDEFI-.
e. Director de la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad
-DIGEMOCA-.
3.13 Presupuesto
Descripción Costo
Hojas bond Q. 300.00
Impresiones Q. 700.00
Lapiceros Q. 20.00
Internet Q. 400.00
Pasajes Q. 130.00
Total Q. 1,550.00
3.14 Evaluación
El tiempo para la actualización del procedimiento de Monitoreo y Verificación de la
Calidad educativa, el Instructivo para solicitar el apoyo de –DIGEMOCA- por
Direcciones Sustantivas y entidades externas al MINEDUC, el Instructivo para
solicitar el apoyo en aplicación de evaluaciones realizadas por DIGEDUCA, el
Formulario de Solicitud de Monitoreo, Verificación y/o Aplicación de Evaluaciones
y el Formulario de Constancia de Visitas de Monitoreo de la DIGEMOCA, fue un
proceso continuo pues cada una de los documentos elaborados fueron
64
revisados por la Licencia Rodas, Subdirectora de la DIDEFI, los mismos fueron
adaptados al trabajo que realiza la DIGEMOCA actualmente y principalmente para
que al usuario cumpla con los procedimientos los datos recopilados sirvan para
que las autoridades den respuesta oportuna.
65
3.15 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES REALIZADAS EN LA ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE MONITOREO Y VERIFICACIÓN DE LA CALIDAD EDUCATIVA -DIGEMOCA-
MON-PRO-01 Procedimiento de Monitoreo y Verificación de la Calidad Educativa.
MON-INS-1 Instructivo Aplicación de Evaluaciones -DIGEDUCA-.
MON-INS-2 Instructivo Solicitud de Direcciones Sustantivas y entidades externas.
MON-FOR-1Formulario de Solicitud de Monitoreo, Verificación y/o Aplicación de
Evaluaciones.
MON-FOR-2 Formulario de Constancia de Visita de Monitoreo.
No. ACTIVIDADES REALIZADAS
JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE
1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1
Recopilación de información del MON-PRO-01, MON-INS-01, MON-INS-02, MON-FOR-01 Y MON-FOR-02.
2 Elaboración del MON-PRO-01, MON-INS-01, MON-INS-02, MON-FOR-01 Y MON-FOR-02.
3 Revisión del MON-PRO-01, MON-INS-01, MON-INS-02, MON-FOR-01 Y MON-FOR-02.
4 Correcciones del MON-PRO-01, MON-INS-01, MON-INS-02, MON-FOR-01 Y MON-FOR-02.
5 Presentación del MON-PRO-01, MON-INS-01, MON-INS-02, MON-FOR-01 Y MON-FOR-02.
6 Aprobación del MON-PRO-01, MON-INS-01, MON-INS-02, MON-FOR-01 Y MON-FOR-02.
7
Cargar al Sistema de Gestión de Calidad el ISO 9000 el MON-PRO-01, MON-INS-01, MON-INS-02, MON-FOR-01 Y MON-FOR-02.
66
Capítulo IV
4.1 Productos investigativos y sistematización de la experiencia
No. ACTIVIDADES REALIZADAS RESULTADOS OBTENIDOS
1
Recopilación de información del
procedimiento de Monitoreo y
Verificación de la Calidad Educativa
de la DIGEMOCA, instructivos y
Formularios.
Clasificación de la información
necesaria para elaborar el
procedimiento de Monitoreo y
Verificación de la Calidad de la
DIGEMOCA.
2
Elaboración de documentos del
procedimiento de Monitoreo y
Verificación de la Calidad Educativa
de la DIGEMOCA, instructivos y
formularios.
Creación de borrador del
procedimiento de Monitoreo y
Verificación de la calidad
DIGEMOCA, formularios.
3
Revisión del procedimiento de
Monitoreo y Verificación de la
Calidad Educativa de la DIGEMOCA,
Instructivos y formularios.
Trabajo revisado por la
Subdirectora de la DIDEFI.
4
Correcciones del procedimiento de
Monitoreo y Verificación de la
Calidad Educativa de la DIGEMOCA,
instructivos y formularios.
Trabajo corregido.
5
Presentación del procedimiento de
Monitoreo y Verificación de la
Calidad Educativa de la DIGEMOCA,
instructivos y formularios.
Trabajo revisado y corregido.
6
Aprobación del procedimiento de
Monitoreo y Verificación de la
Calidad Educativa de la DIGEMOCA,
instructivos y formularios.
Trabajo aprobado.
7
Carga de procedimiento de
Monitoreo y Verificación de la
Calidad Educativa de la DIGEMOCA,
instructivos y formularios al Sistema
de Gestión de Calidad del Ministerio
de Educación, ISO 9000
Información oportuna y
actualizada.
67
4.2 Productos y Logros
Productos Logros
Actualización del procedimiento de
Monitoreo y Verificación de la
DIGEMOCA.
Subir y compartir la actualización del
procedimiento de Monitoreo y
Verificación de la Calidad de la
DIGEMOCA, en el Sistema de Gestión
de la Calidad del MINEDUC, normas
ISO 9000. Un procedimiento
actualizado después de tres años.
Creación de Instructivo de Aplicación
de Evaluaciones de la DIGEDUCA.
Normar la Solicitud de apoyo de
recurso humano para los procesos de
evaluaciones que realizan.
Creación de Instructivo Monitoreo a
Solicitud de Direcciones Sustantivas y
entidades externas.
Dar a conocer los procedimientos que
deben realizar las Direcciones
sustantivas y entidades no
gubernamentales, para solicitar
procesos de monitoreo y verificación a
la DIGEMOCA.
Actualización del Formulario de
Solicitud de Monitoreo, Verificación y
Aplicación de Evaluación.
Poder tener una logística previa al
desarrollo del proyecto para poder
analizar la viabilidad y factibilidad del
proceso solicitado.
Formulario de Constancia de Visitas de
Monitoreo.
Proporcionar al personal de campo de
la DIGEMOCA un formulario para
respaldar las visitas realizadas a los
establecimientos.
91
Fuentes
Planificación, Monitoreo y Verificación de la Calidad Educativa de
la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad
-DIGEMOCA-
Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional -DIDEFI-
Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad
-DIGEMOCA-
Sistema de Gestión de la Calidad del Ministerio de Educación,
Normas ISO 9000
92
4.3 Sistematización de la experiencia
El día 26 de abril de este año, me presenté en la Dirección de
Fortalecimiento y desarrollo Institucional -DIDEFI-, para entrevistarme con el
Director Licenciado Julio Suruy y la Subdirectora Luz Mariela Rodas,
quienes realizan su labor de mejorar procesos en las demás dependencias
sustantivas del Ministerio de Educación, ellos expresaron que contar
conmigo les permite evidenciar las carencias que hay dentro de la DIDEFI,
la Licenciada Rodas es la encarga de realizar el asesoramiento a varias
dependencias sobre la actualización y creación de todos los documentos
que se encuentran en el Sistema de Gestión de Calidad.
El 02 de mayo inicié a realizar el diagnóstico en dicha Dirección, trabajé y
realicé distintas tareas administrativas de apoyo a los miembros que ahí
laboran, con la persona que más tuve acercamiento fue la Licenciada
Rodas, es una persona profesional, preparada, con dedicación a su trabajo.
Me dieron a conocer los procesos en los que tiene intervención la DIDEFI, a
los cinco días de haber iniciado el diagnóstico realicé una entrevista al
Director y a la Subdirectora para identificar las carencias como entidad
sustantiva del Ministerio de Educación -MINEDUC-, especialmente en la
desactualización de procedimientos de las dependencias del MINEDUC.
Realicé la revisión en toda la documentación que hace algunos años está
sin seguimiento por la falta de personal, o desinterés de algunos Directores
por actualizar. Una de las Dependencias que no cuenta con la actualización
del Procedimiento de Monitoreo y Verificación de la Dirección General de
Monitoreo y Verificación de la Calidad -DIGEMOCA-, por ello, la DIDEFI,
solicitó realizar la actualización en el mismo.
93
Desde el 02 de junio inicié la recopilación de información cargada en el
Sistema de Gestión de Calidad Normas ISO 9000, del Procedimiento de
Monitoreo y Verificación de la Calidad Educativa en versión 1, el cual fue
cargado en el año 2013, además, busqué las estrategias de monitoreo de
los dos últimos años y toda la información que se podía integrar para
realizar un análisis sobre las deficiencias del Procedimiento de Monitoreo y
Verificación de la Calidad Educativa ya que no han realizado ninguna
actualización hasta dicha fecha.
Al tener ya listo un borrador se visualizó la necesidad de la creación de dos
instructivos que fueran parte del procedimientos uno para que las
Direcciones Sustantivas del MINEDUC y entidades externas y No
Gubernamentales puedan solicitar el apoyo a la DIGEMOCA, y así realizar
distintos procesos encaminados a mejorar la educación en Guatemala y el
otro para que la DIGEDUCA, solicité el apoyo del recurso humano a la
DIGEMOCA, según lo norma el Acuerdo Gubernativo 225-2008, para poder
realizar la aplicación de las distintas evaluaciones que se realizan durante el
ciclo escolar. Con la elaboración de estos dos instructivos el procedimiento
sea ordenado y sistemáticamente.
Al mismo tiempo en la creación de los dos formularios y cabe mencionar
que estos forman parte del procedimiento de Monitoreo Verificación de la
Calidad Educativa. Según dicho procedimiento tiene que quedar evidencia
de cada una de las solicitudes que se realicen a la DIGEMOCA, para poder
llevar un expediente para futuros procesos.
Una vez elaborado el procedimiento de Monitoreo y Verificación de la
Calidad Educativa, se envió a DIDEFI para que la Licenciada Rodas lo
revisé y solicite los cambios necesarios. Después de realizar los cambios
necesarios, se trabajó en la versión final del procedimiento.
94
El Procedimiento de Monitoreo y Verificación de la Calidad se envió a la
DIGEMOCA por medio de un oficio el 21 de septiembre para su revisión y
aprobación, lo cual llevo una semana los técnicos de la Dirección, realizaron
una extensa revisión antes de emitir su visto bueno, para que el Director lo
firme de autorizado.
Fue una bendición poder aportar un granito de arena a los procesos que se
realizan para mejorar la calidad educativa, el señor Vice Ministro de Calidad,
el 27 de septiembre recibió el documento para poder aprobarlo, agradeció
por el apoyo y trabajo para la DIGEMOCA. Pero en realidad es para la
niñez y juventud del pueblo de Guatemala.
El procedimiento de Monitoreo y Verificación de la Calidad Educativa de la
DIGEMOCA, fue cargado en el Sistema de Gestión de Calidad Educativa,
del Ministerio de Educación, ISO 9000.
Fue muy estimulante poder apoyar a la DIGEMOCA, debido a que en estos
últimos años se han dado varios cambios de autoridades y se había dejado
de actualizar el procedimiento, por lo que no se tiene una secuencia de los
procesos. Estuve trabajando con el equipo técnico y administrativo de la
DIGEMOCA, ya que con sus aportes y observaciones, se fueron
actualizando para que este responda al Plan Operativo POA y al mismo
tiempo al Plan Estratégico de Educación 2016-2020. Asimismo a los
siguientes pues el procedimiento describe cada una de las actividades que
se realizan.
Cabe añadir que fue muy positivo involucrarme en el proyecto, ya que la
DIGEMOCA no cuenta con los fondos para contratar personal para
realizarlo.
95
Contribuí con la actualización de constancia de visitas, para respaldar las
visitas a los establecimientos asignados. El tratar con personas de distintas
dependencias fue gratificante, es gente muy profesional, preparada,
humilde, con una visión de mejora continua increíble.
En lo técnico he podido practicar de gran manera parte de lo que se me
enseño en mi formación académica, pero al mismo tiempo, el reto personal
como ser humano de terminar un proyecto de vida y jamás rendirme. El
participar en un proceso que es para beneficio de la educación en el país el
verificar que lo recaudado en impuestos está siendo utilizado en
procedimientos positivos, para crecimiento en la recopilación de información
la cual utilizan las autoridades para dar información autorizada.
Esta es una experiencia de vida, para mi persona la cual le da un enfoque a
mi profesión y a lo que en ella realizare. Aunque con la inexperiencia en el
proceso, el intervenir en la actualización del procedimiento, el aprender de
personas con un alto nivel académico, produce madurez, entusiasmo para
realizar cualquier investigación y sobre todo crecimiento profesional.
96
Capítulo V
Evaluación del EPS
5.1 Evaluación del Diagnóstico
La evaluación diagnóstico se realizó con el fin de evidenciar las deficiencias
de la entidad, se realizó la observación directa para poder encontrar las
carencias que existen a nivel institucional en la DIDEFI, también se realizó
una la lista de cotejo (ver apéndice), con preguntas cerradas. Se basó en
las metas y objetivos planteados para esta fase.
Se pudo determinar la problemática actual en las finanzas, recursos
humanos, infraestructura.
5.2 Evaluación de Fundamentación Teórica
La evaluación de Fundamentación teórica se realizó analizando documentos
de fuentes confiables, de teoría que corresponde al tema. Se utilizó una
lista de cotejo (ver apéndice) para verificar que el contenido presentado sea
suficientemente claro respecto al tema.
5.3 Evaluación del Plan Acción
La evaluación del Plan Acción se realizó mediante una lista de cotejo (ver
apéndice), la cual fue creada para verificar que el problema es lo priorizado
en el diagnóstico y la hipótesis-acción corresponda al mismo.
Asimismo que la justificación sea válida, que los objetivos respondan a la
solución del problema y tengan relación con las metas. Se realizó un
cronograma para dar cumplimiento a las actividades previstas, para cumplir
con los objetivos.
97
5.4 Evaluación del producto y la sistematización de la experiencia
La evaluación del producto se realizó con una lista de cotejo (ver apéndice)
con la cual se verifico que el producto entregado a la DIGEMOCA, cumpla y
contribuya con los procesos que realizan. Asimismo para evidenciar la
participación de los involucrados.
El producto será de beneficio para la DIGEMOCA, Direcciones sustantivas
del MINEDUC y entidades no gubernamentales, las cuales serán las que
realicen las consultas respectivas y soliciten el apoyo necesario para llevar
a cabo el proceso solicitado.
5.5 Evaluación Final
La evaluación final se realizó con una lista de cotejo (ver apéndice), con el
fin de evidenciar que se halla desarrollado el informe según las indicaciones
dadas.
Se alcanzaron los objetivos del proyecto, el cual fue autorizado por el Vice
Ministro de Calidad, autoridades de la DIDEFI y autoridades de la
DIGEMOCA.
98
Conclusiones
Se realizó la actualización en el Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de
Educación de las Normas ISO 9000 el procedimiento de Monitoreo y Verificación
de la DIGEMOCA, el cual mejorara la recopilación de información que se utiliza
para que las autoridades del Ministerio de Educación tomen decisiones y den
respuesta oportuna.
Se creó un instructivo para solicitar el apoyo en aplicación de evaluaciones
realizadas por DIGEDUCA el cual mejorara la logística de los procesos.
Se creó un instructivo para solicitud de monitoreo a la DIGEMOCA por parte de
Direcciones Sustantivas y entidades externas al MINEDUC, para brindarles apoyo
técnico en la realización de los procesos.
Se realizó la actualización del formulario de Solicitud de Monitoreo y/o Verificación
de la Calidad, para tener una logística previa y así poder analizar si es viable y
factible apoyar en el proceso solicitado por las Direcciones sustantivas y entidades
no gubernamentales.
Se realizó la actualización de la Constancia de Visita de Monitoreo, para poder
guardar un archivo de los establecimientos visitados, por el personal de campo.
99
Recomendaciones
Al personal de la DIGEMOCA, que realice periódicamente la actualización del
procedimiento de Monitoreo y Verificación de la Calidad Educativa, cargados en el
Sistema de Gestión de la Calidad Normas ISO 9000 del MINEDUC, para poder
desarrollar procesos oportunos
A la DIGEDUCA que utilice el instructivo para solicitar el apoyo en aplicación de
evaluaciones.
A las Direcciones sustantivas del MINEDUC y entidades no gubernamentales que
utilicen el instructivo para solicitar el apoyo por de la DIGEMOCA.
A las Direcciones sustantivas y entidades no gubernamentales que utilicen el
formulario de Solicitud de Monitoreo y/o Verificación de la Calidad, para que se
pueda evaluar la viabilidad de apoyo al proceso.
Al personal de campo de la DIGEMOCA, para que utilicen la Constancia de Visita
de Monitoreo y poder tener documentos que respalden su trabajo en los distintos
establecimientos visitados.
100
Bibliografía
Chiavenato Idalberto (2003) Gestión del talento Humano Editorial Mc Graw
Hill Edición 2003
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Segunda edición corregida y aumentada. México. Ed. Diana. 1991. 306
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estratégica del cambio, Segunda Edición 2007, Editorial Pearson Educación
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Seguimiento o Monitoreo, Puerto Rico. 1998
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Empresarial, decima cuarta edición Editorial Mc Graw Hill Edición. 2003.
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Editorial Limusa, 2002 – pág. 27
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101
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Tribunal Supremo Electoral, (23 de Mayo de 2016). Organizaciones
Políticas.
Sistema de Gestión de Calidad Educativa Ministerio de Educación
Guatemala, Normas ISO 9000 (2013)
102
103
EL DIAGNÓSTICO
1. Institución
La fase del Diagnóstico se realizará en Dirección de Desarrollo y
Fortalecimiento Institucional -DIDEFI- del municipio de Guatemala,
Guatemala. Bajo la responsabilidad del Licenciado la Julio Vicente Suruy.
1.1 Epesista
Nombre: Claudia Hasmín Herrera Arévalo
Carné: 201117070
2. Plan Diagnóstico de la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento
-DIDEFI-
a) Ubicación
La DIDEFI se encuentra ubicada 6ta. Calle 1-36, zona 10 Edificio
Valsari, oficina 202, en la ciudad de Guatemala, departamento de
Guatemala. Colinda al Norte con: Edificio del Ministerio de
Educación, al Sur con propiedad privada, al Este con Propiedad
Privada y al Oeste con Propiedad Privada.
b) Objetivo General
Identificar los diferentes problemas y necesidades de la
Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional –DIDEFI-,
proponiendo soluciones a la problemática seleccionada.
c) Objetivos específicos
Identificar las necesidades de la Dirección de Desarrollo y
Fortalecimiento Institucional DIDEFI.
Priorizar los problemas de la Institución.
Seleccionar el problema que requiere solución.
Gestionar recursos para darle solución al problema priorizado.
104
d) Justificación
Se realizará el diagnóstico para conocer las carencias y
deficiencias de la institución, para encontrar la viabilidad y
factibilidad para resolver el problema seleccionado.
e) Actividades a realizar
Utilizando la lista de cotejo se realizará una visita ocular.
Elaboración de instrumentos de observación como: lista de
cotejo.
Entrevista realizada a Director y Subdirectora.
Presentación del Diagnóstico.
f) Tiempo
Se inicia el 02 de mayo y finaliza el 08 de julio del 2016
g) Técnicas e instrumentos
Observación, elaboración de guía sectorial que permite un amplio
conocimiento de las necesidades generalizadas de la Dirección
de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional –DIDEFI-.
Análisis documental, se consultó el Acuerdo Gubernativo 377-
2007. Las funciones principales dependencia fueron ratificadas
en el 2008 por el Acuerdo Gubernativo 225-2008, Título I,
Capítulo II, Artículo 23 donde se establece que la Dirección de
Desarrollo y Fortalecimiento Institucional -DIDEFI-, es la
dependencia responsable de asegurar dentro del Ministerio de
Educación, una gestión enfocada a procesos, a través del
Sistema de Gestión de Calidad e integrar e implementar políticas
de modernización.
105
h) Recursos a utilizar
Materiales
Hojas
Instrumento de observación
Lapiceros
Humanos
Director de dependencia
Suddirectora
Personal de la dependencia
Usuarios
Financieros
Aporte de fondos propios de la Epesista.
Técnicos
Computadora
Impresora
USB
Internet
Institucional
Dependencias del Ministerio de Educación
Usuarios
i) Responsable
Epesista
Nombre: Claudia Hasmín Herrera Arévalo
Carné: 201117070
j) Evaluación
De acuerdo al cronograma y lista de cotejo.
106
23
45
69
1011
1213
1617
1819
2023
2425
2627
3031
12
36
78
910
1314
1516
1720
2122
2324
2728
2930
45
67
811
1213
1415
1819
2021
2225
2627
2829
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Julio
1 2 3 4 5 6 7
107
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES LICENCIATURA EN INVESTIGACIÓN EDUCATIVA EJERCICIO PROFESIONAL SUSPERVISADO –EPS-
EVALUACIÓN DEL CAPITULO DIAGNÓSTICO Lista de cotejo
INDICACIONES: A continuación se presentan una seria de aspectos que permiten evaluar el diagnóstico realizado en la Dirección de Desarrollo y Fortalecimiento Institucional –DIDEFI-, y en la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad –DIGEMOCA-. Respondiendo con un SI o un NO según corresponda.
No. INDICADORES SI NO
1 ¿Se presentó plan del diagnóstico? X
2 ¿Las dependencias colaboraron para brindar información? X
3 ¿Se contó con colaboración de personal de dependencias para realizar el diagnóstico?
X
4 ¿Se obtuvo la caracterización del contexto en el que se encuentran las dependencias?
X
5 ¿Se tiene la caracterización del estado en el que se encuentran las dependencias?
X
6 ¿Se detectaron las carencias de las dependencias? X
7 ¿Fue adecuado la priorización del problema a intervenir? X
8 ¿La hipótesis acción es pertinente al problema a intervenir? X
9 ¿Los instrumentos utilizados fueron apropiados? X
108
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES LICENCIATURA EN INVESTIGACIÓN EDUCATIVA EJERCICIO PROFESIONAL SUSPERVISADO –EPS-
EVALUACIÓN DEL CAPITULO DE FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA Lista de cotejo
INDICACIONES: A continuación se presentan una seria de aspectos que permiten evaluar la fundamentación teórica que sirve como respaldo para la darle solución a la hipótesis-acción en la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad –DIGEMOCA-. Respondiendo con un SI o un NO según corresponda.
No. INDICADORES SI NO
1 ¿La teoría presentada corresponde al tema contenido en el problema?
X
2 ¿El contenido presentado es suficiente para tener claridad respecto al tema?
X
3 ¿Se consultaron fuentes confiables para elaborar el contenido? X
4 ¿Se realizaron las citas correspondientes dentro del contenido? X
5 ¿Las referencias bibliográficas contienen los elementos requeridos?
X
6 ¿La epesista aporto en el desarrollo de la teoría? X
109
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES LICENCIATURA EN INVESTIGACIÓN EDUCATIVA EJERCICIO PROFESIONAL SUSPERVISADO –EPS-
EVALUACIÓN DEL CAPITULO DE PLAN ACCIÓN Lista de cotejo
INDICACIONES: A continuación se presentan una seria de aspectos que permiten evaluar el plan acción que sirve para trazar los objetivos y las metas que se cumplirán para poder intervenir en la hipótesis-acción en la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad –DIGEMOCA-. Respondiendo con un SI o un NO según corresponda.
No. INDICADORES SI NO
1 ¿El problema es el priorizado en el diagnóstico? X
2 ¿La dependencia aprobó el darle solución al problema detectado? X
3 ¿La hipótesis-acción corresponde al problema priorizado? X
4 ¿La justificación es válida para realizar la intervención ante el problema a intervenir?
X
5 ¿Se tiene la caracterización del estado en el que se encuentran las dependencias?
X
6 ¿El objetivo responden a darle solución al problema? X
7 ¿Las metas tienen relación con los objetivos? X
8 ¿Los beneficiarios están identificados? X
9 ¿Las actividades cumplen con los objetivos? X
10 ¿El tiempo asignado a cada actividad es suficiente? X
11 ¿Los responsables están identificados? X
110
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES LICENCIATURA EN INVESTIGACIÓN EDUCATIVA EJERCICIO PROFESIONAL SUSPERVISADO –EPS-
EVALUACIÓN DEL CAPITULO DE PRODUCTOS INVESTIGATIVOS Y SISTEMATIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA
Lista de cotejo
INDICACIONES: A continuación se presentan una seria de aspectos que permiten evaluar los productos investigativos la sistematización de la experiencia y evaluación en esta se verifica que el producto de la Dirección General de Monitoreo y Verificación de la Calidad –DIGEMOCA- se haya finalizado. Respondiendo con un SI o un NO según corresponda.
No. INDICADORES SI NO
1 ¿El producto cumple con lo esperado por la dependencia? X
2 ¿El producto cumple con los requerimientos científicos? X
3 ¿El producto contribuye con los procesos de la dependencia? X
4 ¿En el producto se evidencio la aplicación de la metodología de investigación?
X
5 ¿Se da claridad de la experiencia vivida durante el ejercicio profesional?
X
6 ¿Se evidencia la participación de los involucrados en el ejercicio profesional?
X
7 ¿Las lecciones aprendidas son valiosas para desarrollar su trabajo profesional?
X
111
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES LICENCIATURA EN INVESTIGACIÓN EDUCATIVA EJERCICIO PROFESIONAL SUSPERVISADO –EPS-
EVALUACIÓN FINAL DEL INFORME DE – EPS – Lista de cotejo
INDICACIONES: A continuación se presentan una seria de aspectos que permiten evaluar la finalización del informe de ejercicio profesional – EPS -. Respondiendo con un SI o un NO según corresponda.
No. INDICADORES SI NO
1 ¿La portada y los preliminares son los indicados para el informe del eps?
X
2 ¿Se siguieron las indicaciones en cuanto al tipo de letra e interlineado?
X
3 ¿Se presenta correctamente el resumen? X
4 ¿Cada capítulo está debidamente desarrollado? X
5 ¿En los apéndices aparecen los instrumentos de investigación utilizados?
X
6 ¿En los apéndices aparecen los instrumentos de evaluación aplicados?
X
7 ¿En el caso de citas se aplicó un solo sistema? X
8 ¿El informe está desarrollado según las indicaciones dadas? X
9 ¿Las referencias de las fuentes están dadas con los datos correspondientes?
X
112
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES LICENCIATURA EN INVESTIGACIÓN EDUCATIVA EJERCICIO PROFESIONAL SUSPERVISADO –EPS-
DIAGNÓSTICO Lista de Cotejo
No. INDICADORES OPTIMO DEFICIENTE
1 Personal técnico y administrativo
X
2 Equipo de computo
X
3 Infraestructura X
4 Mobiliario X
5 Áreas verdes X
6 Organización institucional X
7 Servicios sanitarios X
8 Servicio de limpieza X
9 Ventilación X
10 Transporte X
11 Finanzas X
12 Apoyo entidades externas X
113
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE HUMANIDADES LICENCIATURA EN INVESTIGACIÓN EDUCATIVA EJERCICIO PROFESIONAL SUSPERVISADO –EPS-
¿A qué entidades le brindan sus servicios?
¿Cuánto personal administrativo y técnico tienen?
¿El personal es suficiente para cubrir las necesidades de la Dirección?
¿Reciben apoyo de alguna entidad no gubernamental?
¿El presupuesto asignado es suficiente?
¿Cuentan con plazas congeladas?
¿El personal está capacitado para desempeñar sus funciones?
¿Cubren sus servicios básicos?
¿Qué clase de asesoramiento brindan a otras Direcciones del MINEDUC?
¿Cuentan con manuales actualizados dentro del MINEDUC?
114
