¿Cómo hacer una presentación ejecutiva?€¦ · ¿Cómo se prepara una presentación ejecutiva?...
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¿Cómo hacer una presentación ejecutiva?
Mtra. Gisele Jouanen
Noviembre 2013
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¿Qué es la comunicación?
• Proceso mediante el cual se transmite información de una entidad a otra
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¿Qué es la comunicación corporativa?
• Totalidad de los recursos de comunicación de los que dispone una organización para llegar efectivamente a su público.
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Partes fundamentales de la comunicación corporativa
• Todo comunica en una organización
• Genera expectativas
• Está integrada
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Las presentaciones ejecutivas
Están dirigidas a exponer un tema al equipo directivo
(Directores de oficina, alta dirección, inversionistas)
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¿Cómo se prepara una presentación ejecutiva?
1. Investigación. – Plantea tus objetivos sobre lo que
quieres alcanzar, qué quieres lograr y el mensaje que quieres transmitir
– Averigua que tanto sabe la audiencia sobre el tema. Si no hay información disponible, haz un repaso general de los principales temas
– Haz que la presentación sea relevante. Vincula tu presentación con otros aspectos Ej: el mercado y el país; cambios en la legislación, etc.
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2. Contenido:
Los altos ejecutivos están mas interesados en:
– Saber como se resolverá un problema
– Obtener datos que sirvan de sustento para la toma de decisiones
Da una conclusión
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3. Quien presenta
• Proyecta una imagen profesional (física, revisar aspectos técnicos, etc.)
• Anticípate a las interrupciones. Mantén la calma y se diplomático
• Prepárate para improvisar.
• Se flexible
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Presentación formal
• Puedes utilizar programas de software como power point, corel presentations, Harvard Graphics o cualquier otra que permita cautivar a la audiencia con texto, organigramas, gráficas, listas, etc.
• Los programas ofrecen variedad de colores, fuentes de estilo, características de diseño.
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Reglas para una presentación formal
1. El mensaje debe destacar de la presentación
2. Lo visual debe servir como soporte. Debe ser:
A. Simple
B. Grande y legible
C. Claro
D. Consistente
E. Progresivo
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A. Simple
• Mantén lo visual de forma simple
• Muchos colores
• Muchas fuentes y estilos • La regla 6x7
• 6 líneas por diapositiva
• 7 palabras por renglón
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Ejemplo: Comparativo de venta de automóviles
Periodo Producción total
Enero-julio 2011 1,458,735
Enero-julio 2012 1,654,709
Periodo Producción total (En millones)
Enero-julio 2011 1.4
Enero-julio 2012 1.6
Mas simple
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Puntualiza sin dar demasiada información de soporte Enlista cuando haya una secuencia. Ejemplo: ¿cómo preparar un coctel
de fruta? 1. Selecciona la fruta 2. Lava la fruta 3. Corta la fruta en diferentes
formas 4. Coloca la fruta en un recipiente 5. Etc.…
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Utiliza “bullets” o viñetas cuando no haya:
• Secuencia
• Jerarquía
• Prioridad
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• Lo visual debe servir como soporte
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B. Grande y legible
• Haz tu presentación grande y legible
• Calibri 12
• Calibri 18
• Calibri 24
• Calibri 32
• Calibri 36
• Calibri 44
Muy chica
Aléjate 2 metros para saber el
tamaño adecuado de la tipografía
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C. Claro
• Se claro
LAS LETRAS MAYUSCULAS SON DIFICILES DE LEER
Utiliza Mayúsculas y minúsculas
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• Utiliza fuentes de letra que sean fáciles de leer
• HOLA
• HOLA
La letra cursiva es difícil de leer El uso de letra normal o negrita es
fácil de leer
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Utiliza colores contrastantes
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Utiliza colores contrastantes
• Utiliza colores complementarios
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• Utiliza gráficas para decir lo mas importante de tu historia
• Si utilizas gráficas para todo, los puntos mas importantes se perderán
• Utiliza las formas mas apropiadas de las gráficas
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Gráfica circular
Ventas
1er trim.
2º trim.
3er trim.
4º trim.
Muestra el impacto de varios factores Ejemplo: contribuciones de la compañía,
ventas
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Gráfica de barras
0
1
2
3
4
5
6
Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3 Categoría 4
Serie 1
Serie 2
Serie 3
Sirve para comparar resultados productivos. Se puede comparar el desempeño
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Gráfica de líneas
0
2
4
6
Categoría 1
Categoría 2
Categoría 3
Categoría 4
Serie 1
Serie 2
Serie 3
Indica las tendencias
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D. Consistente
Las diferencias visuales llaman nuestra atención
Las diferencias pueden ser importantes
Utiliza sorpresas para atraer, no para distraer
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E. Progresivo
Llantas Balatas Tubo de escape Volante Radiador Tubo de escape Amortiguadores
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En síntesis
En una presentación:
• El texto sirve de soporte para transmitir un mensaje
• Utiliza imágenes para simplificar el concepto
• Utiliza lo visual como soporte, no como distracción
• Utiliza sonidos solo cuando sea muy necesario
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Recomendaciones
• Habla en voz alta y clara • Se flexible • Prepara material de soporte (análisis, datos,
tendencias, etc.) • Conoce a tu audiencia • Dirígete a todos los miembros de la audiencia • Usa las diapositivas como referencia • Si es posible, practica tu discurso • Usa el tiempo de forma efectiva • Considera unos minutos para las preguntas
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• Revisa el equipo
• Asegúrate de tener el software disponible, proyector, etc.
• Asegúrate de que la presentación pueda funcionar en cualquier computadora
• Revisa el aula
• ¿Tiene luz suficiente?
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• Ten un plan B
• Si la computadora deja de funcionar, si el proyector deja de funcionar, si no hay luz
• Trae una impresión de tus notas, utiliza en USB
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¿Qué puntos se recomiendan incluir en nuestra presentación?
Cuenta una historia de que es lo que te hace ser innovador. Las historias son emotivas y poderosas
“The most memorable presentations don’t start with data,” according to one investor. “They start with a personal story”. (Forbes)
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• Utiliza imágenes para contar tu historia
“The first two slides of the presentation I saw didn’t have any words. Instead the entrepreneur showed photographs” (Forbes)
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• Comunica de que se trata tu producto o servicio pero expresa tu pasión por el negocio
• ¿Qué es lo que de verdad te apasiona de este producto o servicio? ¿Porqué?
• “Why are you really passionate about this product?” (Forbes)
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• Introduce villanos y héroes en tu presentación
• Villanos son los problemas
• Héroes son las soluciones
• ¿Qué problemas son los que resuelve tu idea?
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• Muestra al personal.
• “Investors want to see a team. I urged the entrepreneur to avoid delivering the entire presentation on his own. He decided to introduce his marketing director who demonstrated the product…” (Forbes)
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• En una gráfica muestra los principales datos financieros como lo hacían en los videos de Dragon´s Den: Precio, proyección de ventas, utilidades esperadas, retorno de la inversión.
• Realiza un cierre de la presentación
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• Tiempo de presentación: 10 a 15 minutos
• Se va a calificar:
– Presentación sea ejecutiva (con la información de este archivo)
– Que sea creativa e inspiradora
– Material sea adecuado y que este completo
– Que se haga un buen uso del tiempo
– Cambiar la fecha implicará calificar sobre 80
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Fechas propuestas por los equipos
• 28 de Noviembre Centro Kuxtal
Mediatech
• 3 de diciembre: Emprende ideas
Chup up
Easyhot
Viverde
Lost town
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• 5 de diciembre:
Eccopuppy´s
Hormisano
Dentacube
Spa imagen
Mountain spring water
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• http://www.forbes.com/sites/carminegallo/2013/07/31/5-must-have-presentation-tips-for-pitching-to-angel-investors/2/
• http://www.cimexico.mx/blog/item/15-consejos-para-realizar-una-presentacion-ejecutiva-de-alto-impacto.html
• http://www.slideshare.net/djfrance/how-to-make-an-effective-presentation-to-executives-2011
• http://www.bidireccional.net/Blog/Comunicacion_Corporativa_1.pdf